INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL ARRENDAMIENTO

INVITACIÓN PÚBLICA A COTIZAR TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL ARRENDAMIENTO DE 300 COMPUTADORES DE ESCRITORIO DE MARCA, PARA PROYECTOS CENTRO DE EXTENSIÓN ACADÉMICA Y OTRAS DEPENDENCIAS DE LA FACULTAD DE ARTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. BOGOTÁ CIUDAD UNIVERSITARIA, MARZO DE 2006 CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS OFERENTES 1.1. OBJETO La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE ARTES que en estos Términos de Referencia se denominará UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, en consideración a que el Consejo de Facultad de Artes en su sesión del 7 de febrero de 2006, Acta No.6, autorizó iniciar el proceso contractual para Contratar mediante el sistema de precios unitarios fijos mensuales (en pesos) con una duración de 12 meses, el arrendamiento de 300 computadores personales de escritorio de marca, con sus correspondientes garantías durante el periodo de arrendamiento en sitio, generación de informes quincenales para controlar el estado del arrendamiento y mantenimientos efectuados a cada computador, dentro de los niveles de servicio establecidos y el traslado de los mismos dentro de la ciudad de Bogotá, de acuerdo al Anexo Técnico de este documento, contemplado en el CAPÍTULO VI - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, los términos de referencia y sus adendos. Además cuenta con el aval de la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones según Oficio DNIC-426-2006 1.2. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El contrato que se suscriba se regirá por las normas establecidas en el Acuerdo 73 de 1995 del Consejo Superior Universitario, “Régimen de contratación de la Universidad Nacional de Colombia” Acuerdo 16 de 2004 del Consejo Superior Universitario, la Resolución No. 040 de 2001, y el Manual de Contratación adoptado mediante la Resolución de Rectoría No. 321 de 2004, y demás normas que los modifiquen y/o complementen, además de las normas legales, comerciales y civiles que rigen la materia. La presente invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno. Se trata de una solicitud de OFERTA que será analizada interiormente por la UNIVERSIDAD, en desarrollo de su régimen propio de contratación, y que, por lo tanto, no la obliga a contratar. 1.3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL El presupuesto oficial estimado para contratar es de ($ 647.280.000) La UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA cuenta con los recursos para efectuar esta contratación, amparado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 1482 de 2006. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 2 NOTA: El presupuesto asignado a esta contratación corresponde a un estimativo del valor del mismo, por cuanto LA UNIVERSIDAD podrá arrendar un menor número de computadores o un monto menor al presupuesto oficial, no obstante, la UNIVERSIDAD garantizará la contratación por un mínimo del 60% del presupuesto oficial estimado. El presupuesto asignado comprende todos los costos que pueda generar el contrato. Por lo tanto, el OFERENTE deberá proyectar todos los costos en que pudiera incurrir durante la ejecución del mismo. Teniendo en cuenta que dentro del presupuesto oficial del contrato está incluido el valor del IVA, se deja constancia que éste solo se pagará si hay lugar a ello de la reglamentación que para el efecto tenga el gobierno nacional. 1.4. INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD acuerdo con la legislación vigente (Artículo 35 numeral 2 de la Ley 788 de 2002) y La UNIVERSIDAD, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el OFERENTE allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. información suministrada por el OFERENTE. No obstante, la entidad podrá verificar la 1.5. CALIDADES DEL OFERENTE Podrán participar en este proceso de contratación únicamente las personas domiciliados en Colombia, cuyo objeto social consista en el arrendamiento de jurídicas y los consorcios o uniones temporales legalmente constituidos y computadores de escritorio de marca a que se refiere el objeto de la convocatoria y que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades demás normas concordantes. consagradas en la Constitución Política, en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 3 La capacidad K de contratación mínima, certificada por la por la Cámara de Comercio de la ciudad correspondiente al lugar de domicilio, resulta del puntaje total de calificación en el registro de proponentes. Para que el proponente se considere habilitado para participar, su puntaje expresado en smlmv, debe ser igual o superior al valor del presupuesto oficial expresado también en salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV). temporal, y en el último caso señalarán los términos y extensión de su participación en la OFERTA y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la UNIVERSIDAD. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993. Para el caso de los consorcios o uniones temporales, la capacidad de contratación se calculará sumando el puntaje de todos sus miembros, y el cálculo de la capacidad residual restando el valor de todos los contratos vigentes de sus miembros menos el valor del porcentaje ya ejecutado. Las personas jurídicas deberán haberse constituido legalmente por lo menos Los OFERENTES indicarán si su participación es a título de consorcio o unión cinco (5) años antes de la fecha de presentación de las Ofertas y acreditar que la duración de la sociedad no será inferior a la duración del contrato y cinco (5) años más. En el evento de consorcios o uniones temporales, deberá acreditarse el cumplimiento de las condiciones descritas en los documentos de la OFERTA por cada uno de sus miembros. 1.6. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o Sedes de cada uno de LA UNIVERSIDAD dentro de la etapa de evaluación de las ofertas, podrá designar UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 4 los OFERENTES, con el fin de verificar la información que los mismos han consignado en sus Ofertas. 1.7. LOCALIZACIÓN DE LOS SITIOS DONDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO La Universidad requiere el arriendo de 300 computadores personales de escritorio proyectos de extensión. de marca, para la ciudad de Bogotá D.C., en donde la Universidad desarrolla UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 5 CAPITULO II 2.1. ETAPAS DEL PROCESO La cronología del proceso se da en la Tabla No. 1 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Actividad APERTURA INVITACIÓN Y REFERENCIA PUBLICACIÓN DE TÉRMINOS DE Fechas Desde 23 de Marzo de 2006 23 de Marzo 24 de de 2006 2006 Hasta Hora Nacional Lugar Página Web Universidad (http://www.unal.edu.co OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Marzo de Cra. 30 No. 45-03 Edificio Hasta las 3:00 Edificio 303 de Arquitectura Primer Piso, Oficina 128, p.m. Programa de Medios Digitales Página Web Universidad Nacional 9:00 a.m a 4:00 p.m. (http://www.unal.edu.co Cra. 30 No. 45-03 Edificio Edificio 303 de Arquitectura Segundo Piso, Oficina 217, Unidad Administrativa Cra. 30 No. 45-03 Edificio Edificio 303 de Arquitectura Primer Piso, Oficina 128, Programa de Medios Digitales Hasta las 3:00 p.m. Página Web Universidad Nacional (http://www.unal.edu.co RESPUESTA A OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS 27 de 2006 Marzo de RECEPCIÓN DE OFERTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN 28 de Marzo de 2006 SOLICITUD ACLARACIONES A LAS OFERTAS 29 de 2006 30 de 2006 de 2006 Marzo de RESPUESTAS A LAS ACLARACIONES DE LAS OFERTAS OFERTAS PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Marzo de PROCESO DE EVALUACIÓN DE LAS 31 de Marzo 4 de Abril de 2006 5 de Abril de 2006 Página Web Universidad Nacional (http://www.unal.edu.co Cra. 30 No. 45-03 Edificio Hasta las 4:00 303 de Arquitectura Primer Piso, Oficina 128, Programa de Medios p.m. Digitales. _______ con copia Promd_fabog@unal.edu.co Página Web Universidad Nacional (http://www.unal.edu.co Vía fax / correo electrónico, OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Y CONSULTA DE OFERTAS 6 de Abril de 2006 RESPUESTAS A OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN INFORME DE EVALUACIÓN DEFINITIVO 7 de Abril de 2006 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 6 TABLA No. 1 - ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Nota: 1. El cronograma del proceso de contratación podrá ser modificado por la UNIVERSIDAD. Cualquier variación será comunicada a través de la página WEB de la UNIVERSIDAD. 2. Si vencida la fecha para presentación de observaciones al informe de evaluación preliminar, la UNIVERSIDAD NO ha recibido observaciones por parte de los participantes, el documento quedará ratificado como informe de evaluación final. 2.1.1. APERTURA INVITACIÓN Y PUBLICACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA Los términos de referencia serán publicados en la Página Web de la UNIVERSIDAD http://www.unal.edu.co, a partir de la fecha indicada en la TABLA No. 1. – ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. La UNIVERSIDAD no asume responsabilidad alguna por la inadecuada o incompleta consulta que los OFERENTES realicen de la página electrónica. 2.1.2. OBSERVACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS Los OFERENTES podrán hacer llegar las observaciones a los Términos de Referencia que estime convenientes, a más tardar en la fecha y hora indicada en Medios Digitales, Facultad de Artes Solo se tendrán como presentadas las observaciones que se hagan por escrito (Correo Electrónico y/o Telefax), dentro de la fecha y hora límite establecidos en el cronograma de la presente invitación a la siguiente dirección: Cra. 30 No. 45-03 Edificio Edificio 303 de Arquitectura Primer Piso, Oficina 128 Ext: 3165000 Ext. – 12626, 12655, 12662 Fax: 3165000 Ext. – 12626, 12662 la TABLA No. 1. - ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN, al Programa de UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 7 Correo promd_fabog@unal.edu.co. Electrónico: lysarmientom@unal.edu.co con copia a La respuesta a las observaciones y/o las adendas se realizarán conforme al cronograma establecido en la TABLA No. 1. - ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. Todas las adendas, avisos y comunicaciones que envíe la UNIVERSIDAD, con relación a los términos de referencia, pasarán a formar parte bajo el título, de los mismos, y serán publicados en la página Web http://www.unal.edu.co PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ARRENDAMIENTO DE 300 COMPUTADORES DE ESCRITORIO DE MARCA, PARA PROYECTOS CENTRO DE EXTENSION ACADEMICA Y OTRAS DEPENDENCIAS DE LA FACULTAD DE ARTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los OFERENTES, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las OFERTAS. Toda modificación se hará mediante ADENDAS numeradas, las cuales formarán parte integral de los Términos de Referencia. página Web de la UNIVERSIDAD. El silencio por parte de la UNIVERSIDAD a la fecha de cierre de los presentes términos de referencia, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitud de modificaciones, deberá tenerse como negado y en consecuencia las condiciones de los términos habrán de tomarse como se expidieron originalmente. modificación no procede recurso alguno por la vía gubernativa. Contra la negativa a solicitud de Las copias de las diferentes en la adendas y oficios de modificación serán publicados de manera abierta Todas las interpretaciones equivocadas, que con base en sus propios juicios, conclusiones, análisis, etc., que obtenga el OFERENTE respecto de los términos de esta invitación, son de su exclusiva responsabilidad, por tanto, la UNIVERSIDAD, no asume responsabilidad alguna por tales interpretaciones. La presentación de la OFERTA por parte del OFERENTE, constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones y demás documentos de los presentes términos, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 8 UNIVERSIDAD sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes que se contratarán; que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de la OFERTA, necesarios para el debido cumplimiento del objeto. 2.1.3. RECEPCIÓN DE OFERTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN Las OFERTAS deben ser presentadas, en la fecha y hora señaladas en la tabla No.1 (ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN), marcada por el reloj de pared ubicado en la Cra. 30 No. 45-03 Edificio Edificio 303 de Arquitectura Segundo esta hora no se recibirán más OFERTAS. De lo anterior se levantará un acta que contendrá la relación de las OFERTAS presentadas. El acta deberá ser suscrita por los funcionarios de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Sede Bogotá que allí intervengan y por los OFERENTES presentes que manifiesten su deseo de firmarla. Cuando la UNIVERSIDAD lo estime conveniente, se podrá prorrogar los plazos precontractuales establecidos, antes de su vencimiento. 2.1.4. SOLICITUD ACLARACIONES A LAS OFERTAS La UNIVERSIDAD a través del Programa De Medios Digitales, Facultad de Artes explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las OFERTAS, sin que por ello pueda el OFERENTE adicionar, modificar, completar o mejorar su OFERTA, ni La UNIVERSIDAD hacer variación alguna a los términos de Pública. Las respuestas a las aclaraciones se reciben (Original, vía fax o e-mail), Cra. 30 No. 45-03 Edificio 303 de Arquitectura Primer Piso, Oficina 128, Correo Electrónico: lysarmientom@unal.edu.co con copia a promd_fabog@unal.edu.co. la misma o violar los principios fundamentales que rigen la presente Invitación Piso, Oficina 217, Unidad Administrativa en urna ubica para tal fin, después de podrá solicitar por escrito una vez cerrada la invitación, las aclaraciones y UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 9 2.1.5. RESPUESTAS A LAS ACLARACIONES DE LAS OFERTAS Las respuestas a las aclaraciones se recibirán hasta la fecha y hora indicada en la Tabla No. 1 – ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. 2.1.6. PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN PRELIMINAR Los resultados de la evaluación de las OFERTAS serán publicados en la página Web de Contratación de la UNIVERSIDAD http://www.unal.edu.co a partir de la fecha indicada en la Tabla No. 1 – ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. 2.1.7. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN PRELIMINAR Y CONSULTA DE OFERTAS Los OFERENTES podrán hacer llegar las observaciones al Informe de evaluación preliminar que estimen convenientes, a más tardar en la fecha y hora indicada en la TABLA No. 1. - ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN, en la Cra. 30 No. 45-03 Edificio 303 de Arquitectura Segundo Piso, Oficina 217, Unidad promd_fabog@unal.edu.co. Administrativa, Correo Electrónico: lysarmientom@unal.edu.co con copia a En este mismo período, los OFERENTES podrán tener acceso a las OFERTAS para verificar contra el informe de evaluación preliminar y presentar observaciones. 2.1.8. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES Y PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN FINAL Los resultados de la evaluación serán publicados en la página Web de la UNIVERSIDAD (http://www.unal.edu.co en la fecha indicada en la TABLA No. 1. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. 2.1.9. VALIDEZ DE LAS OFERTAS UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 10 Las OFERTAS deberán tener una validez mínima de sesenta (60) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación. 2.1.10. CONFIDENCIALIDAD Y RETIRO DE LA OFERTA El contenido de las OFERTAS será de carácter reservado en la medida que la ley lo determina. El OFERENTE podrá solicitar el retiro de su OFERTA mediante escrito dirigido a la Universidad Nacional de Colombia, en la Cra. 30 No. 45-03 Edificio 303 de Arquitectura Segundo Piso, Oficina 217, Unidad Administrativa, hasta la fecha y hora previstas para el plazo de entrega de la OFERTA. En tal caso, en la diligencia de cierre de la Invitación y apertura de OFERTAS, no se abrirán los sobres que contengan el original y las copias de la OFERTA retirada. 2.1.11. NEGATIVA O ABSTENCIÓN INJUSTIFICADA A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Si el OFERENTE seleccionado mediante la presente Invitación no suscribe el contrato dentro del término previsto, quedará a favor de la UNIVERSIDAD, la garantía de seriedad de la OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. En este evento la UNIVERSIDAD podrá seleccionar, dentro de los cinco (5) días siguientes, al OFERENTE calificado en segundo lugar, siempre y cuando su OFERTA sea igualmente favorable para la UNIVERSIDAD. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 11 CAPITULO III CONDICIONES GENERALES DE LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 3.1. La OFERTA y sus documentos anexos deben redactarse en idioma español y presentarse en escrito elaborado a máquina o en cualquier medio electrónico. 3.2. La OFERTA debe ser presentada en original y dos (2) copias, debidamente numeradas, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado, en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el la contratación, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original o copia. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el original. Deben contener documentos legales exigidos, OFERTA técnica y OFERTA económica, con todos sus anexos, más un disquete o CD con todos los anexos diligenciados. No se aceptarán OFERTAS cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. nombre, dirección, teléfono y número de fax del OFERENTE, el nombre de 3.3. No se aceptarán OFERTAS complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación. Tampoco se aceptarán las OFERTAS enviadas por correo. 3.4. Si se presentan OFERTAS en Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar individualmente los documentos que acrediten existencia y representación legal. 3.5. En la OFERTA deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo en él todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 12 3.6. No se aceptará la presentación de OFERTAS parciales o alternativas, OFERENTE, ya sea por si mismo o por interpuesta persona. igualmente no se aceptará la presentación de más de una OFERTA por UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 13 CAPITULO IV 4. DOCUMENTOS DE LA OFERTA La OFERTA debe sujetarse a los términos y condiciones del presente documento, así: 4.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA La OFERTA deberá estar acompañada de carta de presentación firmada por el representante legal o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso. estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, y demás normas que regulan esta materia, y que tampoco se encuentra en ninguno de los eventos de prohibiciones para contratar, la cual deberá ser diligenciada según el formato del ANEXO No. 1 adjunto a estos términos de referencia. 4.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Con la suscripción de la carta de presentación, el OFERENTE deberá manifestar no Cuando el OFERENTE, o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, se deberá comprobar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio. En el certificado se verificará la siguiente información: Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre) La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos cinco (5) años antes de la fecha de presentación de la OFERTA. La duración de la sociedad no será inferior al plazo de duración del contrato y cinco (5) años más contados a partir de la fecha de entrega de la OFERTA. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la OFERTA. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 14 4.3. PAZ Y SALVO PAGO DE APORTES PARAFISCALES Se deberá presentar una certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando este cargo exista, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes parafiscales. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá anexar este documento. Si no esta obligado a realizar estos aportes, deberá adjuntar una certificación situación. La omisión de este documento, o el incumplimiento de los requisitos para su presentación no serán subsanables y generarán el rechazo de la OFERTA. expedida por el Revisor Fiscal o por el representante legal aclarando esta 4.4. REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES ( RUP) El OFERENTE deberá comprobar que está inscrito en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio, en la siguiente clasificación: ACTIVIDAD: 2 CONSULTOR ESPECIALIDAD: 10 OTROS GRUPO: 02 SISTEMAS DE INFORMACIÓN Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre) En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de los miembros deberá estar inscrito en el Registro Único de Proponentes en la clasificación mencionada. 4.5. AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR OFERTA Y SUSCRIBIR CONTRATO Si el representante legal del OFERENTE o de alguno de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 15 anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano respectivo. para presentar OFERTA y suscribir el contrato en caso de ser adjudicado, deberá 4.6. DOCUMENTO FORMAL QUE ACREDITE LA CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Si el OFERENTE presenta su OFERTA a título de consorcio o unión temporal, deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente: a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la OFERTA y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización de la UNIVERSIDAD. b) Señalar la duración del consorcio o unión temporal la cual no será inferior a la del plazo de ejecución y liquidación del contrato y un año más. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, representará al consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1º del artículo 7º de la Ley 80 de 1993. La omisión de este documento o de las firmas de sus integrantes y la falta de designación de representante legal o la falta, en el caso de la Uniones Temporales, del señalamiento de los términos y extensión de la rechazo de la OFERTA. 4.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA participación de los miembros que las integran, no son subsanables y generan el La OFERTA deberá acompañarse de una póliza otorgada por una compañía de siguiente: seguros legalmente establecida en el país. En dicho documento se verificará lo Asegurado/Beneficiario: Universidad Nacional de Colombia – Facultad de Artes. Cuantía: Diez por ciento (10%) del valor total de la OFERTA (IVA incluido). UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 16 Vigencia: 90 días. Tomador/Afianzado: La póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del OFERENTE o de la razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Cuando la OFERTA la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión Temporal (indicando sus integrantes). En caso de que figure a nombre de uno de sus garantía el nombre de todos los integrantes del consorcio o unión temporal. representante legal del OFERENTE. Recibo de pago: Donde se constate que el valor de la garantía fue efectivamente cancelado. integrantes como tomador/afianzado, deberá indicarse en el contenido de la Firma del representante legal: La póliza deberá firmarse por parte del relacionados con la suscripción y prórrogas de la garantía de seriedad serán a cargo del OFERENTE. La UNIVERSIDAD podrá solicitar la prórroga de dicha garantía. Todos los gastos La UNIVERSIDAD hará efectiva la totalidad de la garantía, a título de indemnización por perjuicios en los siguientes casos: fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia o en su OFERTA, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación de su otorgamiento. OFERTA, en caso que la UNIVERSIDAD decida modificar el calendario de la invitación. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de la seriedad de asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la OFERTA del OFERENTE, ya que queda expresamente claro que la sola presentación de la OFERTA constituye aceptación plena por parte de este último de todas las condiciones de estos términos de referencia. la OFERTA, la UNIVERSIDAD podrá demandar por la vía ejecutiva el valor Cuando el OFERENTE se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la Cuando el OFERENTE, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 17 4.8. ESTADOS FINANCIEROS Los siguientes documentos deben ser presentados por cada uno de los OFERENTES que se presenten en forma individual, y por cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal. a. Estados financieros certificados o dictaminados, Balance General correctamente clasificado y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2004 con sus respectivas Notas a los Estados Financieros. Se deben presentar de igual manera los balances de prueba con corte a 30 de junio de 2005. Tanto los estados financieros solicitados como sus notas deben ser elaborados y presentados conforme al Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Los estados financieros y sus notas deben ser firmados por el Representante Legal, el Contador parágrafo 2º de la Ley 43 de 1990. Público y el Revisor Fiscal en los casos en que este último sea necesario, de acuerdo al artículo 13 b. Fotocopia de la tarjeta profesional del Contador Público y del Revisor Fiscal, expedida por la Junta Central de Contadores. c. Fotocopia del certificado de vigencia de inscripción de la matrícula del Contador Público y del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores. Si el OFERENTE no allega el certificado de antecedentes fiscal(es), que suscribe(n) los estados financieros o si el certificado de disciplinarios del (os) contador (es) publico(s) y / o del (los) revisor(es) antecedentes disciplinarios allegados en la OFERTA no se encuentran vigentes, la UNIVERSIDAD podrá solicitarlos en cualquier momento; si el OFERENTE no responde a la solicitud, dentro del plazo estipulado por la UNIVERSIDAD, la OFERTA será rechazada. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 18 d. Diligenciamiento del ANEXO 2 y ANEXO 3 relacionados con la información referencia. En el caso en que se presenten consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes debe cumplir con los requisitos mencionados. Cuando el OFERENTE, o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal sea persona natural y no haya tenido que declarar renta con anterioridad, en reemplazo de este documento debe anexar una certificación firmada por un contador público indicando la causal de no declarante y el certificado de ingresos y retenciones de 2004. financiera, formatos anexos a los presentes términos de 4.9. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA Deberá diligenciarse el Anexo 4 "Experiencia técnica", en el cual se consignará la información sobre la experiencia del OFERENTE en Contratos de PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA ARRENDAMIENTO DE COMPUTADORES DE ESCRITORIO DE MARCA, debidamente soportada mediante certificaciones que deben anexarse al formulario. El OFERENTE deberá allegar con su cotización, tres (3) certificaciones de contratos celebrados por la empresa, cuyo objeto sea el arrendamiento de computadores de marca, últimos años contados a partir de la fecha de cierre del proceso, celebrados con entidades públicas o privadas, en su calidad de usuario final Dichas certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información: • • • • • • Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del bien. Objeto del contrato. Relación de actividades desarrolladas durante la ejecución del contrato. Valor del contrato. Fecha del Contrato. Nombre y firma de la persona o entidad contratante que expide la certificación. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES que hayan sido ejecutados dentro de los tres (3) 19 • • Tiempo de respuesta (excelente-bueno) Cumplimiento (excelente- bueno) No se tendrá en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones o que tengan calificación del servicio regular o mala. Esta certificación debe ser firmada por el representante legal del contratante y/o por el Supervisor o persona encargada de manejar el contrato. NOTA: Sólo serán validas las certificaciones que contengan la totalidad de la información aquí solicitada. no será evaluada. Se podrán aportar las certificaciones en cualquier formato. La OFERTA que no allegue por lo menos tres (3) certificaciones válidas, 4.13 CONTRATOS VIGENTES Deberá diligenciarse el Anexo 4 "Información sobre Contratos vigentes", en el cual el OFERENTE deberá suministrar la información sobre todos los Contratos que tenga en ejecución, adjudicados sin iniciar a la fecha de cierre de esta convocatoria, y/o suspendidos, ya sean con entidades públicas y/o privadas. Se deberán anexar al formulario las certificaciones que soporten la información consignada. En el evento de no poseer Contratos vigentes o adjudicados a la fecha de cierre de la presente Convocatoria, el OFERENTE deberá manifestarlo expresamente en la Carta de presentación de la OFERTA de que trata el Numeral rechazo de la OFERTA. En el caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá llenar un formulario por separado y suministrar toda la información solicitada debidamente formulario. soportada mediante certificaciones que deben anexarse al 4.1 so pena de UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 20 CAPITULO V 5. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA La UNIVERSIDAD rechazará las OFERTAS que no cumplan con los requisitos exigidos y entre otros, en los siguientes casos: 5.1. Cuando se encuentre que el OFERENTE está incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones previstas en la Constitución o en la Ley. 5.2. La presentación de varias OFERTAS por el mismo OFERENTE por sí, por interpuestas personas o por personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial (ya sea en consorcio, unión temporal o individualmente). 5.3. Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la OFERTA o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del OFERENTE a la UNIVERSIDAD o los demás OFERENTES. 5.4. Cuando el OFERENTE habiendo sido requerido por La UNIVERSIDAD para aportar documentos o suministrar información, conforme a lo establecido en los términos de referencia o aclaraciones, no los allegue dentro del término fijado en la tabla No.1 Cronología del Proceso de Contratación, o habiéndolos aportado, no esté acorde con las exigencias. 5.5. Cuando la OFERTA presentada no cumpla con los requerimientos mínimos obligatorios establecidos en estos términos de referencia. 5.6. Cuando las certificaciones, anexos, y demás documentos necesarios para la evaluación de las OFERTAS presenten enmendaduras. 5.7. Cuando el valor de la OFERTA (ajustada al peso) supere el presupuesto oficial. 5.8. Cuando no coincida la información diligenciada en los formatos o certificaciones, con la información de los documentos soportes solicitados como aclaraciones por parte de la UNIVERSIDAD, se entiende que la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 21 información no coincide cuando no exista correspondencia, entre la respectivos formatos o certificaciones. 5.9. información obtenida frente a la relacionada por el OFERENTE en los comparación de OFERTAS. Cuando el OFERENTE omita alguno de los datos necesarios para la 5.10. Cuando se presenten OFERTAS alternativas o parciales. 5.11. Cuando el OFERENTE, su representante legal, o en el caso de consorcios y uniones temporales cualquiera de los miembros o representantes legales de Responsables fiscales de la Contraloría General de la República (Ley 610 de 2000). 5.12. Cuando el representante legal de una persona jurídica o los representantes legales que participen en un consorcio o unión temporal ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación. 5.13. Cuando se detecte un error aritmético mayor o igual al 1% en el valor total de la OFERTA económica. quien los constituyen, aparezca reportado en el Boletín de UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 22 CAPITULO VI 6. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 6.1. SUMINISTRO DE COMPUTADORES PERSONALES DE ESCRITORIO DE MARCA El Contratista deberá suministrar bajo la modalidad de arriendo, una cantidad estimada de 300 Computadores Personales de escritorio de marca, de la siguiente configuración mínima, la cual se ha determinado según la características de las aplicaciones y servicios utilizados por los usuarios en sus estaciones: COMPONENTE Procesador MÍNIMO REQUERIDO Intel Pentium IV de 2,8 Ghz o superior con tecnología Hyper-Threading Velocidad del Bus (FSB) 800 MHz Caché nivel 2: 1MB integrada al procesador 1GB de 400 Mhz DDR 80 GB SMART de 7200 RPM 16X DVD-ROM y 48X32X48X CD RW CRT de 17 pulgadas,Pantalla plana,Resolución de 1280 x 1024 @ 65 Hz, Punto de ajuste de 0.20 mm,Plug & play OFRECIDO * Memoria RAM Disco duro Combo CDRW + DVD Monitor Tarjeta de video Tarjeta de red Unidad de diskette Teclado Mouse Multimedia Puertos USB Puertos de entrada/salida Chasis Otros Integrada 10/100 Mbps RJ45 3.5 pulgadas 1.44 MB de capacidad alta densidad Expandido – distribución en español (PS/2 o USB) Óptico de dos botones (PS/2 o USB) scroll incorporada. Compatible sound blaster Tarjeta de sonido 4 puertos mínimo y 2 en la parte delantera de chasis Un conector serial 9 pines Paralelo de 25 pines (DB25) mouse mini-DIN de 6 pines NIC RJ45 Torre vertical o Small Form Factor. Con accesorio integrado al chasis que permita asegurarlo mediante candado. Se deben incluir reguladores de 1KVA. Y cada CPU debe ser entregada con sellos de seguridad por parte del proveedor. de dos direcciones de teclado mini-DIN de 6 pines de NOTA: El suministro de arriendo de 300 computadores personales de escritorio de marca será realizado de acuerdo al requerimiento de cada uno de los proyectos en cuanto a cantidad y tiempo de arrendamiento. La UNIVERSIDAD contratará como mínimo el 60% del valor a contratar estimado como presupuesto oficial. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 23 6.2. GARANTÍAS Durante la vigencia del contrato, El Contratista deberá garantizar el correcto y permanente estado de funcionamiento y operatividad de computadores personales de marca y sus accesorios, siendo responsable el contratista de garantizar una Línea de Atención Inmediata para el reporte de cualquier falla. La atención técnica deberá ser atendida en el sitio donde se encuentren los equipos, dentro de los Niveles de Servicio (SLAs) establecidos. La mano de obra, transporte, repuestos y cualquier otro incurrido dentro del proceso de solución de la falla, correrán por cuenta de El Contratista. 6.3. ALCANCE Los equipos y/o componentes deberán incluir el mantenimiento correctivo de mínimo 6x9 (lunes a sábado de 8 a 6pm). En los casos en que para la solución de una falla en uno de los equipos o sus componentes, el contratista supere los tiempos establecidos en los acuerdos de servicio, reemplazará los equipos por otros de iguales o mejores características de los contratados dentro de un periodo no superior a un (1) día hábil. 6.4. TIEMPOS DE RESPUESTA En caso de presentarse alguna falla, con una de las partes de los equipos y/o componentes, FACULTAD DE ARTES UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA la reportará a la Línea de Atención Inmediata indicada por El Contratista, el cual deberá enviar un técnico para diagnosticar y solucionar el problema dentro de las siguientes 4 horas hábiles. Nota: En caso de que El Contratista no disponga de los elementos necesarios para dar solución reemplazará la parte del equipo en un máximo de un (1) día hábil. 6.5. UBICACIÓN DE LOS COMPUTADORES Y/O ELEMENTOS. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA FACULTAD DE ARTES, podrá ubicar los equipos y/o componentes y elementos objeto del contrato solicitados en alquiler en cualquiera de sus Edificios, en Bogotá, según las necesidades de FACULTAD DE ARTES UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 24 6.6. VALOR DE LA PROPUESTA La propuesta deberá presentar el valor unitario mensual del arrendamiento, el valor del IVA y el valor total incluido IVA, así como el valor total del arrendamiento incluido el IVA para los 300 computadores personales de escritorio de marca durante los 12 meses de arriendo según ANEXO No. 5 La Facultad de Artes dará por entendido que se incluyen todos y cada uno de los costos correspondientes al arrendamiento solicitado. CAPITULO VII 7. OFERTA ECONÓMICA El valor del arrendamiento se debe diligenciar suministrando la siguiente información: FACULTAD DE ARTES ARRIENDO ITEM 1 DESCRIPCIÓN HARDWARE Computadores personales de escritorio de marca básicas capitulo VI 300 CANTIDAD UNITARIO MENSUAL IVA VALOR VALOR TOTAL INCLUIDO IVA según especificaciones VALOR TOTAL COTIZACIÓN $ UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 25 CAPITULO VIII 8. CRITERIOS DE EVALUACION 8.1. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Se escogerán las Ofertas que técnica y económicamente sean más favorables para la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA - FACULTAD DE ARTES, por lo tanto, para la selección de los Oferentes llamados a negociar se tendrán en cuenta los criterios económicos y experiencia que demuestren en sus Ofertas. Las Ofertas que obtengan la condición de HABILITADAS, serán tenidas en cuenta para la evaluación y calificación financiera, técnica y económica, siendo estas últimas las que determinarán el ORDEN DE ELEGIBILIDAD de las OFERTAS, sobre una asignación máxima de 400 PUNTOS, otorgados según evaluación de los siguientes factores: FACTORES 1. JURÍDICO 2. EXPERIENCIA 4. FINANCIERA 5. ECONÓMICA 6. TÉCNICOS 7. TIEMPO DE RESPUESTA A SUMINISTRO EQUIPOS TOTAL 400 puntos PUNTAJE HABILITA O DESHABILITA HABILITA O DESHABILITA 100 puntos 200 puntos 50 puntos 50 puntos 8.1.1. EVALUACIÓN JURÍDICA (HABILITA O DESHABILITA) Se realizará con base en la revisión de la totalidad de los documentos que contiene la OFERTA, de acuerdo con los requerimientos de los términos de referencia y las disposiciones legales vigentes. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 26 Este aspecto no dará puntaje pero habilitará o deshabilitará al OFERENTE para su continuidad dentro del proceso. 8.1.2. EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA (HABILITA O DESHABILITA) La presente verificación consiste en que la sumatoria de mínimo tres (3) certificaciones solicitadas que CUMPLAN con el lleno de los requisitos de que trata el numeral 4.12., y que al menos una de ellas sea de un monto igual o superior al 40% del presupuesto oficial de esta convocatoria pública. Para el caso de los deberá ser por un monto del 100% del presupuesto oficial de esta convocatoria. Este aspecto no dará puntaje pero habilitará o deshabilitará la OFERTA para continuar con las evaluaciones. consorcios o uniones temporales, la sumatoria de las certificaciones presentadas 8.1.3. EVALUACIÓN FINANCIERA (100 PUNTOS MAX.) Esta evaluación se realizará sobre los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2004. En el caso de consorcios y uniones temporales, se calificará sobre el total de la suma ponderada de las partidas del Balance de cada una de las empresas que lo componen, teniendo en cuenta el porcentaje de participación de cada una de ellas en el consorcio o unión temporal. La FACULTAD DE ARTES-UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, efectuará un análisis de los documentos solicitados y calificará los factores: Capital de Trabajo, Índice de Endeudamiento, e Índice de Liquidez. Al OFERENTE se le calificará de la siguiente manera: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 27 8.1.3.1. CAPITAL DE TRABAJO (40 puntos max.) CAPITAL DE TRABAJO = ACTIVO CORRIENTE – (menos) PASIVO CORRIENTE El Capital de Trabajo del OFERENTE deberá cumplir con la condición de ser igual o mayor al 20% de la disponibilidad presupuestal estipulada en el numeral 1.3. Se asignarán cuarenta (40) puntos a la cotización que presente mayor Capital de Trabajo, las demás obtendrán un puntaje proporcional por regla de tres simple. 8.1.3.2 Índice de Endeudamiento (30 puntos máx.) ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO (IE) = PASIVO TOTAL/ACTIVO TOTAL Evaluado según los siguientes rangos: ≤ 0,40 >0,40 ≤ 0,50 >0,50 ≤ 0,60 >0,60 30 puntos 20 puntos 10 puntos 0 puntos 8.1.3.3. Índice de Liquidez (30 puntos máx.) ÍNDICE DE LIQUIDEZ (IL) = ACTIVO CORRIENTE/PASIVO CORRIENTE Evaluado según los siguientes rangos: >2,00 >1,70 ≤ 2,00 >1,40 ≤ 1,70 ≥1,00≤1,40 <1,00 30 puntos 20 puntos 10 puntos 5 puntos 0 puntos UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 28 8.1.4. CALIFICACIÓN OFERTA ECONÓMICA Se hará una confrontación aritmética en la cual LA UNIVERSIDAD verificará el precio de cada cotización, teniendo en cuenta los valores unitarios y las cantidades del producto y verificando que haya correspondencia entre estos y los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el precio total, prevalecerá el unitario registrado. 8.1.4.1 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERROR U OMISIÓN EN LA COTIZACIÓN Si el error u omisión en la cotización no es sustancial y es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados. 8.1.4.2 EVALUACIÓN COTIZACIÓN ECONÓMICA, DOSCIENTOS (200) PUNTOS Se asignará el máximo puntaje a la cotización que presente el menor valor entre las cotizaciones presentadas, luego con base en regla de tres simple, se asignará el puntaje de forma proporcional a las cotizaciones que presenten mayores valores. NO SE VALORARAN LAS COTIZACIONES EN LAS CUALES EL VALOR DE LA COTIZACIÓN PRESUPUESTO QUE LA FACULTAD DE ARTES TIENE DISPUESTO PARA ESTE PROCESO DE ARRENDAMIENTO. 8.1.5. ASPECTOS TÉCNICOS CINCUENTA (50) PUNTOS Los Cotizantes, podrán presentar especificaciones por encima de las mínimas establecidas que tendrán puntaje así: BÁSICA DE 300 COMPUTADORES DE MARCA, SUPERE EL UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 29 1. De acuerdo a especificaciones 2. Mayores especificaciones en ítems básicos, Así: • Para mejor velocidad de procesamiento • Para mayor Cantidad de Memoria • Para mayor Capacidad de almacenamiento Habilita –Inhabilita Cincuenta (50) puntos Veinte (20) puntos Veinte (20) puntos Diez (10) puntos Para el numeral 2, se calificará con el máximo puntaje la cotización que suministre las mayores especificaciones las demás cotizaciones no tendrán puntaje 8.1.5.1 EVALUACIÓN DE TIEMPOS DE RESPUESTA PARA EL SUMINISTRO DE LOS COMPUTADORES DE MARCA: 50 PUNTOS Tiempos de respuesta para el suministro de los computadores de marca, así: • • • De 8 a 10 días De 11 a 15 dias Más de 15 días Treinta (30) puntos Veinte (20) puntos Cero (0) puntos Cincuenta (50) puntos Se calificará con el máximo puntaje al cotizante que entregue en el menor tiempo los computadores de marca contratados. 8.1.6. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse un empate entre dos o más Ofertas que sean igualmente favorables para la entidad, se escogerá la OFERTA que haya obtenido un mayor puntaje en el valor de la OFERTA económica, de persistir el empate se escogerá la OFERTA que ofrezca menor tiempo de respuesta a la atención de solicitudes. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 30 CAPITULO IX CONDICIONES DEL CONTRATO Debe entenderse que todas las pautas fijadas en el presente capítulo pretenden, exclusivamente, informar a los OFERENTES sobre las cláusulas que contemplaría el contrato que eventualmente pudiera derivarse de la presente invitación. Los OFERENTES aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones de los o aclaraciones, el orden de prelación para aclararlos es el siguiente: términos de referencia, contrato, OFERTA. Los términos de referencia y la OFERTA, forman parte integrante del contrato a celebrar. En caso de dudas, vacíos contratos celebrados con la UNIVERSIDAD. presentes términos, y aquellas que de conformidad con la ley deben tener los 9.1. VIGENCIA DEL CONTRATO La vigencia del contrato se iniciará en la fecha en que se suscriba el acta de iniciación respectiva, y cubrirá el plazo para la ejecución del objeto contractual en el Acuerdo 73 de 1995 (2 meses). más el término fijado para la liquidación total, de conformidad con lo establecido 9.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución para el arrendamiento de computadores de escritorio de marca es de doce (12) meses a partir del acta de iniciación. El plazo podrá ser prorrogado previa aprobación del Comité de Contratación de la Facultad d e Artes y concepto del Supervisor del contrato. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 31 9.3. TÉRMINO PARA FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO El contratista deberá devolver, a la Oficina de la Unidad de Gestión Administrativa Oficina 217, el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la que se le haya entregado para su legalización, acompañado de la garantía única en los términos establecidos en el numeral 9.6 del presente documento, el recibo de pago de la publicación del contrato en el diario único de contratación pública y el recibo de pago del impuesto de timbre. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, si el OFERENTE a quien se le otorgue el contrato no lo suscribiere dentro del término señalado, se procederá a hacer efectivo el valor de la garantía de seriedad de la OFERTA, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al por la mencionada garantía. En todos los casos en que los OFERENTES a quienes se les otorgue contrato se seriedad de la OFERTA. La UNIVERSIDAD podrá prorrogar, a su juicio, el término para la firma del contrato, lo cual comunicará oportunamente al OFERENTE favorecido. reconocimiento de perjuicios causados que la UNIVERSIDAD estime no cubiertos de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – Edificio de Arquitectura No.303, nieguen a suscribirlo, la UNIVERSIDAD hará efectivo el valor de la garantía de 9.4. FORMA DE PAGO La Universidad Nacional de Colombia ha fijado la siguiente forma de pago: El valor del contrato se pagará por mensualidades vencidas conforme al servicio efectivamente prestado, dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de presentación de la factura correspondiente por parte del contratista. El OFERENTE deberá manifestar por escrito, en su carta de presentación, que acepta las condiciones de pago. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 32 9.5. NUMERO DE CUENTA BANCARIA El OFERENTE debe presentar una certificación expedida por la entidad financiera efectuará los pagos, en caso de suscribir el contrato. en donde tenga cuenta de ahorros o corriente, a través de la cual la UNIVERSIDAD Dicha certificación debe contener el nombre del titular, el número de identificación, el número de la cuenta, tipo de cuenta (Ahorros o corriente), estado de la cuenta (activa o inactiva), y que no sea conjunta. 9.6. GARANTÍA ÚNICA El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con el Acuerdo 016 de 2004 que modificó el artículo 14 del Acuerdo 73 de 1995, en una compañía de seguros o en una entidad bancaria legalmente autorizada para funcionar en Colombia, cuyas pólizas matrices estén aprobadas por la Superintendencia Bancaria, garantía única que se ampare los siguientes riesgos: mantendrá vigente durante la ejecución del Contrato y hasta su liquidación, que a. Cumplimiento de todas las estipulaciones pactadas sobre los términos, condiciones y especificaciones del Contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del mismo, con vigencia igual al plazo de ejecución del Contrato y dos (2) meses más. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare. b. Calidad del servicio y correcto funcionamiento de los equipos. Por cuantía del veinte por ciento (20%) del valor del contrato u orden y con una vigencia igual a la duración del contrato y de dos (2) meses más. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 33 NOTA: El CONTRATISTA deberá reponer las garantías antes mencionadas, cuando en razón de las sanciones impuestas o de otros hechos se disminuyere o agotare su valor y cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón de siniestros, durante el término de ejecución del presente Contrato, según sea el caso. 9.7 DOMICILIO CONTRACTUAL Para los efectos de este proceso de selección y del Contrato que se derive, se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá, D. C. 9.8 DEVOLUCIÓN DE LAS GARANTÍAS Al OFERENTE favorecido con la asignación y a los demás participantes, se les devolverá la garantía de seriedad de la OFERTA cuando esté perfeccionado el Contrato, previa solicitud escrita en este sentido. 9.9. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La Universidad Nacional de Colombia ejercerá la vigilancia y control, para verificar que el arrendamiento objeto de la presente contratación se desarrollen y se entreguen conforme a los términos pactados, mediante un Supervisor, quien será el Director del Centro de Extensión Académica de la Facultad de Artes. El instrucciones al CONTRATISTA sobre asuntos de su responsabilidad; éste debe acatarlas. Todas las comunicaciones y solicitudes destinadas al CONTRATISTA serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. Serán funciones de la SUPERVISIÓN todas las tendientes a asegurar, para la UNIVERSIDAD, que el CONTRATISTA cumpla con las obligaciones pactadas en el contrato para la correcta ejecución de su objeto. Supervisor del contrato está facultado para hacer solicitudes e impartir UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 34 9.10. CESIÓN DEL CONTRATO El CONTRATISTA seleccionado no podrá ceder el contrato que se suscriba a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, sin previo consentimiento para negar la autorización de la cesión. por escrito de la UNIVERSIDAD, pudiendo éste reservarse las razones que tenga 9.12 SANCIONES Por el incumplimiento de la obligación de entregar los bienes y servicios en el plazo contractual pactado y/o definido en la OFERTA, el 0.5% del valor del contrato por cada día de retraso injustificado, hasta completar el 10% del valor del contrato. 9.13. GASTOS, DERECHOS E IMPUESTOS Serán por cuenta del OFERENTE seleccionado todos los gastos, impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se causen por razón del perfeccionamiento y legalización del Contrato (Impuesto de timbre y derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública si a ello hubiere lugar) o durante su legales vigentes sobre el particular. ejecución y que se requieran cancelar para dar cumplimiento a las disposiciones 9.14. REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO Se perfecciona con la firma de las partes y el registro presupuestal. Para su legalización y ejecución requiere: UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 35 a) Pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación de recaudo correspondiente. b) El impuesto de Timbre Nacional, el cual podrá ser descontado por la UNIVERSIDAD del primer pago, previa solicitud del CONTRATISTA. Pública, requisito que se entenderá cumplido con la entrega del comprobante c) Constitución por parte del CONTRATISTA de la garantía exigida, la cual será aprobada por la UNIVERSIDAD. El CONTRATISTA deberá entregar los documentos de legalización y ejecución del contrato, en la Oficina de la Unidad de Gestión Administrativa de la Facultad de Artes de la UNIVERSIDAD – Edificio de Arquitectura No.303 Oficina 217, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del mismo, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la OFERTA. 9.15. CONFIDENCIALIDAD Todos los datos e informaciones a las cuales tuviera acceso el OFERENTE, desde cuando se encuentre preparando la OFERTA y durante la ejecución del contrato, vence ni por terminación ni por caducidad del contrato. serán mantenidos en forma confidencial. Esta confidencialidad será continua y no UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 36 ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACIÓN Bogotá, D.C., Arquitecto FERNANDO MONTENEGRO LIZARRALDE Decano Facultad de Artes Universidad Nacional de Colombia Ref. : INVITACIÓN PÚBLICA PARA EL ARRENDAMIENTO DE 300 COMPUTADORES DE ESCRITORIO DE MARCA, PARA PROYECTOS CENTRO DE EXTENSIÓN ACADÉMICA Y OTRAS DEPENDENCIAS DE LA FACULTAD DE ARTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Respetado Decano: Yo, .................................................., en mi calidad de Representante Legal de la empresa ................................, y de conformidad con las condiciones que se estipulan en los documentos de la invitación, presento cotización para participar en la invitación para el arriendo de 300 computadores de marca a la Universidad Nacional de Colombia, Facultad de Artes sede Bogotá. 1. 2. 3. Que la OFERTA aquí presentada y el contrato que llegare a celebrarse solo Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés Que conozco en su totalidad los términos de referencia de la presente compromete a los firmantes de esta carta y a la firma que represento. comercial en esta OFERTA ni en el contrato probable que de ella se derive. invitación, y acepto los requisitos en ellos contenidos; por lo tanto, manifiesto que no existe de mi parte observación alguna, por lo cual renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos. 4. Que he recibido los siguientes documentos de aclaraciones dentro del proceso de presentación de OFERTAS: ................................................... (Indicar número y fecha), y acepto su contenido. 5. 6. Que me comprometo a cumplir a cabalidad con todos los requerimientos técnicos obligatorios mencionados en los términos de referencia. partir de la fecha del acta de iniciación, previa legalización del mismo. Que me comprometo a ejecutar el contrato, en caso de ser seleccionado, a UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 37 7. incompatibilidad señaladas en la ley y que no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. 8. 9. Que a la fecha, la firma que represento ha dado cumplimiento íntegro y Que a la fecha, la firma que represento ha dado cumplimiento íntegro y oportuno al pago de salarios a empleados y ex empleados. No nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e oportuno al pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, así como de los respectivos Bienestar Familiar y el Servicio Nacional de Aprendizaje. 10. 11. Que la firma que represento se compromete a ejecutar totalmente el objeto Que la presente OFERTA consta de ............................. (.....) folios del respectivo contrato en los plazos y fechas indicados por la UNIVERSIDAD. debidamente numerados. 12. 13. 14. Que toda la información presentada en mi OFERTA, es veraz y susceptible Que el valor de la OFERTA presentada es de ($.......), y el valor total Que la OFERTA presentada tiene una validez de sesenta (60) días de comprobación. incluido el IVA es de ($.......). calendario, contados a partir de la fecha de cierre del plazo para la entrega de las OFERTAS. aportes para la Caja de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de Atentamente: Razón Nombre C.C. No. Social.........................................................Nit................................ Representante legal................................................................... de..................................................... .................................. Dirección............................................................................... Teléfono(s)............................................................................ FAX Ciudad .......................................................................................... ..................................................................................... FIRMA REPRESENTANTE LEGAL Relación de documentos adjuntos. NOTA: Ninguna estipulación de esta Carta de Presentación, reemplaza la información o documentación exigida en los términos de referencia. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 38 ANEXO 2 INFORMACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2004 RAZÓN SOCIAL: NIT: FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA (Individual, Consorcio, Unión Temporal): PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN**: DESCRIPCIÓN CUENTA Valor Ponderado según porcentaje de participación ACTIVO ACTIVO CORRIENTE Disponible Inversiones a corto plazo Deudores Inventarios TOTAL ACTIVO CORRIENTE TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE TOTAL ACTIVO VALOR AÑO 2004 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Valor Ponderado según porcentaje de participación PASIVO PASIVO CORRIENTE Obligaciones Financieras Obligaciones Laborales Cuentas por pagar Impuestos, Gravámenes y tasas TOTAL PASIVO CORRIENTE TOTAL PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO TOTAL PATRIMONIO VALOR AÑO 2004 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Representante Legal C.C Revisor Fiscal Matrícula Contador Público Matrícula Notas: OFERENTE individual: Deberá diligenciar el presente formulario teniendo en cuenta lo establecido en los Términos de Referencia OFERENTE en consorcio o unión temporal: Cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá diligenciar y presentar el presente formulario por separado de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referncia. ** Deberá especificarse el porcentaje de participación del integrante dentro del consorcio o unión temporal. Para OFERENTEs individuales el porcentaje de participación es igual al 100%. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 39 ANEXO 3 INFORMACIÓN FINANCIERA A 31 DE DICIEMBRE DE 2004 PARTICIPACIÓN % en VALOR PONDERADO según el consorcio o unión porcentaje de participación temporal (*) RAZÓN FINANCIERA FORMULA INTEGRANTE VALOR NETO CAPITAL DE TRABAJO Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Activo Corriente - Pasivo Corriente Integrante 4 Integrante 5 Integrante 6 Total Acumulado Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Activo Corriente / Pasivo Corriente Integrante 4 Integrante 5 Integrante 6 Total Acumulado Integrante 1 Integrante 2 Integrante 3 Integrante 4 Integrante 5 Integrante 6 Total Acumulado LIQUIDEZ ENDEUDAMIENTO Pasivo total / Activo Total Representante C.C Revisor Fiscal Matrícula Contador Público Matrícula Notas: OFERENTE individual: Deberá diligenciar el presente formulario teniendo en cuenta lo establecido en los Términos de Referencia OFERENTE en consorcio o unión temporal: Se deberá diligenciar y presentar el presente formulario tomando la información financiera de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia (*) Deberá especificarse el porcentaje de participación del integrante dentro del consorcio o unión temporal. Para OFERENTEs individuales el porcentaje de participación es igual al 100%. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 40 ANEXO 4 FORMATO DE EXPERIENCIA DEL COTIZANTE OBJETO:______________________ COTIZANTE:______________________ EMPRESA O No. CONTRATO ENTIDAD CONTRATAN TE FECHA DE INICIO FECHA DE VALOR DEL CERTIFICACIÓN A FOLIO No. TERMINACIÓN CONTRATO TOTAL NOTA: LA INFORMACIÓN INCLUIDA EN ESTE FORMULARIO ES DE RESPONSABILIDAD DEL OFERENTE. ______________________________________________ FIRMA REPRESENTANTE LEGAL FECHA: NOMBRE: ANEXO 5 FORMATO PROPUESTA ECONOMICA FACULTAD DE ARTES ARRIENDO ITEM 1 DESCRIPCIÓN HARDWARE Computadores personales de escritorio de marca básicas capitulo VI 300 CANTIDAD UNITARIO MENSUAL IVA VALOR VALOR TOTAL INCLUIDO IVA según especificaciones VALOR TOTAL COTIZACIÓN $ UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE ARTES 42