TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. 1. OBJETO. Prestación del servicio de arrendamiento de equipos de fotocopiado y equipos de fax para la Entidad, tanto en la sede central ubicada en la ciudad de Bogotá, como en las Unidades Regionales, que la Financiera tiene en las ciudades de Bucaramanga, Neiva, Medellín, Pereira, Cali, Barranquilla y Montería. 2. SERVICIOS Y ELEMENTOS BÁSICOS REQUERIDOS Arrendamiento de fotocopiadoras: Este servicio debe incluir además del suministro de los equipos, el mantenimiento preventivo y correctivo, repuestos en general, e insumos para el normal funcionamiento de los equipos, incluidos el toner y el papel. No incluye operarios, ni acetatos. El número promedio de copias totales al mes es de 56.100. Arrendamiento de fax: Este servicio debe incluir además del suministro de los equipos, el mantenimiento preventivo y correctivo, repuestos en general y mano de obra. No incluye papel. Los requerimientos técnicos deben ser equivalentes, como mínimo, al de los equipos que a continuación se relacionan y la entrega e instalación se debe realizar en las siguientes dependencias de la Entidad: CANTIDAD EQUIPO UBICACIÓN 8 4 FOTOCOPIADORAS, CON VELOCIDAD Unidades Regionales con sede en las ciudades de: Bogotá (1), DE 22 PAGINAS POR MINUTO. Bucaramanga, Neiva, Medellín, Pereira, Cali, Barranquilla, Montería . FOTOCOPIADORAS, CON VELOCIDAD (1) Piso 6º, (1) Piso 5°, (1) Piso 3º. y (1) Piso 1º. de la sede central. DE 35 PAGINAS POR MINUTO FOTOCOPIADORA, CON VELOCIDAD Piso 1° de la sede central. DE 60 PAGINAS POR MINUTO. Sede Central: Piso 1 y Piso 3 de la Dirección General en Bogotá. Unidades Regionales con sede en las ciudades de: Bucaramanga, Neiva, Medellín, Pereira, Cali, Barranquilla, Montería. 1 9 FAX DE PAPEL TERMICO El CONTRATISTA se obliga a prestar el servicio de fotocopiado con las siguientes características: a) La fotocopias deben contar con la calidad y nitidez optima para ser catalogadas como aceptables, si presenta manchas o deficiencias de toner será catalogadas como deficientes. 1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. b) Suministrar papel de mínimo 75 gr. y alta blancura, para todas la máquinas. c) Presentar mensualmente al interventor del contrato, un informe detallado de la ejecución tanto mensual como acumulada por usuario, máquina y centro de costo. La dirección de sede central en Bogotá es: Calle 103 No. 21-20. La localización de las Unidades Regionales de FINDETER, es la siguiente: SEDE Bucaramanga Neiva Medellín Pereira Cali Barranquilla Montería DIRECCIÓN Calle 35 No. 19-41, oficina 411 Calle 7ª. No. 7-06, piso 7 Carrera 43 A No. 9 sur – 91, piso 7 Calle 19 No. 9-50, piso 5 Carrera 100 No. 11-60, oficina 412 Carrera 52 No. 76-167, oficina 510 Calle 31 No. 4-47, oficina 603 3. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto de FINDETER, para el pago de la prestación del servicio, es de CINCUENTA Y OCHO MILLONES CIENTO SETENTA Y SEIS MIL PESOS ($58.176.000.oo), MONEDA CORRIENTE, incluido el IVA, a que haya lugar según las disposiciones tributarias vigentes, para lo cual cuenta con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El valor estimado del presupuesto es un aspecto estrictamente informativo que está sujeto a modificación y ajustes, razón por la cual la FINDETER no asume responsabilidad alguna por el uso que el proponente haga de él para los cálculos. 4. ESTUDIO JURÍDICO Y FACTORES DE EVALUACIÓN FINDETER efectuará la verificación jurídica y financiera, adicionalmente la calificación técnica y económica de las propuestas dentro del plazo señalado. 2 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. En dicho periodo FINDETER, podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones que considere pertinentes o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el parágrafo del articulo 4 del decreto 2170 de 2002. El proponente deberá dar respuesta a las solicitudes de aclaración, dentro del Término fijado por FINDETER, o en su defecto dentro de un plazo máximo de un (1) día hábil, en ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar, o mejorar sus propuestas. 4.1. ESTUDIO JURÍDICO La evaluación jurídica corresponde a la verificación documental para determinar si las ofertas se ajustan o no a los requerimientos de la Ley y a los presentes Términos de Referencia, no tiene calificación matemática alguna, esto es, tiene por objeto determinar si las propuestas se ajustan a los requerimientos legales y normativos de los Términos de Referencia. Las ofertas que no cumplan con los requerimientos de carácter jurídico, técnico y /o económico, no serán evaluadas ni calificadas, de lo cual se dejará constancia en el Acta de Evaluación. 4.2. FACTORES DE EVALUACIÓN FINDETER, realizará un análisis comparativo de las propuestas que se ciñan a los requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia y seleccionará aquella que obtenga el mayor puntaje. La calificación se efectuará sobre un total de cien (100) puntos, distribuidos así: FACTORES DE EVALUACIÓN Evaluación Económica (precio) Características Técnicas TOTAL PUNTAJE 60 40 100 3 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. FINDETER analizará las ofertas presentadas, aplicando los mismos criterios para todas ellas, lo que permite asegurar una selección objetiva y la escogencia del ofrecimiento más favorable para la Entidad. ü ECONÓMICA - PRECIO Una vez verificadas aritméticamente las ofertas, se calificará de acuerdo con la distribución de los Ítem que conforma este factor, así: ITEM Precio por fotocopia incluido IVA Precio por canon de arrendamiento de fax, incluido IVA TOTAL PUNTOS 50 10 60 El oferente que presente el menor precio, obtendrá un máximo de sesenta (60) puntos, los demás se calificarán en forma proporcional descendente, con relación al precio mínimo presentado. ü CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Los aspectos técnicos deberán ser ofrecidos de acuerdo con lo establecido en el Anexo No. 1 con respuesta afirmativa o negativa para asignar 5 ó 0 puntos según el caso. ITEM PUNTOS Sorter o Compaginador automático mínimo de 20 estaciones 5 Auditor para control de usuarios (Clave) 5 Copiado doble cara automático (Duplex) 5 Pedestal o mesa 5 Alimentador de papel con dos bandejas de capacidad mínima de 500 hojas 5 cada una. Reducción y ampliación, de 50 % a 200%. Mínimo 5 Alimentador de originales automático 5 Fax con corte automático de papel 5 4 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. TOTAL 40 El proponente que cumpla con el total de los requerimientos técnicos adicionales, a los básicos requeridos, obtendrá cuarenta (40) puntos. Los demás se calificarán según lo establecido en la tabla anterior. 5. CRITERIOS DE DESEMPATE En el evento en que se presente un empate en la mayor calificación, entre dos o más proponentes, se acudirá al sistema de sorteo, mediante el mecanismo de balota. A dicho sorteo se invitará a todos los proponentes y se realizará en audiencia pública, en la fecha señalada en la comunicación que para el efecto se expida. En el caso en el que se presente un solo oferente, el contrato se le asignará a éste, siempre y cuando reúna los requisitos establecidos en los términos de referencia. 6. VISITA DOMICILIARIA FINDETER realizará una visita domiciliaria a cada uno de los proponentes, antes de la adjudicación del contrato, con la cual se busca observar las instalaciones del oferente y comprobar que tiene la infraestructura necesaria para garantizar la normal prestación del servicio, en caso de ser el elegido. Esta visita no genera calificación. 7. REQUISITOS Y DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Requisitos ü El oferente debe acreditar que se encuentra legalmente constituido en Colombia, mediante Certificado de Existencia y Representación Legal y/o Registro Mercantil, 5 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. expedido por la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio, donde conste lo anteriormente citado. Dicho documento no debe tener más de treinta (30) días calendario de expedido. ü El oferente deberá manifestar por escrito, que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Ley 80 de 1993. El oferente deberá presentar garantía de seriedad de la oferta a favor de Entidades Estatales, por un valor correspondiente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta y por un plazo de sesenta (60) días calendario. Conforme con la última reglamentación expedida por la Contaduría General de la Nación, el oferente deberá presentar declaración juramentada de que no es deudor moroso del Estado y la consignación (en original, no se aceptan fotocopias) a favor del Tesoro General de la Nación – Contaduría General de la Nación, por valor de $11.445,oo (Cuenta Bancafé No. 018-99334-5, Nombre de la Cuenta: DTN Boletín Deudores Morosos), para efecto de que FINDETER pueda constatar que no es deudor moroso del Estado. De conformidad con el artículo 18 del Decreto No. 3512 del 5 de diciembre de 2003, por medio del cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal “SICE”, se exceptúan temporalmente del cumplimiento de la normas SICE, la adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS. Si los servicios objeto de la oferta se encuentran codificados en el CUBS, el oferente deberá presentar los registros respectivos tanto de la inscripción del proveedor como el de cada uno de los servicios ofrecidos, según la clasificación establecida por el SICE. ü ü ü ü El oferente deberá presentar documento expedido por su Revisor Fiscal o Representante Legal, si el tipo de sociedad no exige Revisor Fiscal, en el que se certifique el pago de aportes parafiscales durante los seis meses anteriores a la certificación. 6 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. ü El oferente deberá presentar los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2004. ü El oferente deberá presentar mínimo cinco (5) certificaciones de experiencia de contratos cuyo objeto sea la prestación de los servicios de arrendamiento de fotocopiadoras y/o fax, que hayan celebrado con posterioridad al 1 de enero de 2000 y que hayan sido o estén siendo ejecutados. Las certificaciones deberán contener, la siguiente información: § § § § § § § § Nombre o razón social del contratante. Nombre del contratista. Objeto del contrato. Valor total del contrato en pesos colombianos. Fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato. Nombre y firma de quien expide la certificación. Dirección y teléfono donde se puede confirmar la información. Calificación del servicio. 8. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ü La oferta debe ser presentada impresa en original y copia, debidamente foliada, rotulada en la parte exterior, con el nombre del oferente, dirección para correspondencia y correo electrónico, número de teléfono y número de fax. ü La propuesta económica debe indicar el valor unitario, según ANEXO No.2, y contemplar la totalidad de costos y gastos en que incurra el oferente por la prestación de los servicios. El anexo deberá ser diligenciado totalmente, no se aceptan ofertas parciales no modificaciones en el formato. ü La oferta debe tener una validez mínima de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación. 7 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. ü Las ofertas deben ser radicadas por el oferente, en el área de correspondencia que se encuentra en el piso 1º de la Entidad y posteriormente depositadas en la urna ubicada en el piso tres (3º.) de la sede central, calle 103 No. 21-20 de la ciudad de Bogotá, D.C., a más tardar el día 18 de mayo del año 2005, a las 3:00 p.m. ü Con la presentación de la propuesta, se entiende que el contenido de la misma no esta sometido a ningún tipo de reserva. Por lo anterior, FINDETER, podrá dar a conocer la información allí consignada, sin que ello represente para la Financiera responsabilidad de ninguna clase. Cualquier aclaración puede ser enviada por fax al No. 623 02 80, de la ciudad de Bogotá D.C. ó a la dirección de correo electrónico JEFERFISICOS@findeter.gov.co. 9. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Las propuestas serán evaluadas por un Comité designado por la Administración de FINDETER. Esta actividad será desarrollada en un plazo máximo de 4 días hábiles, contados a partir del día siguiente previsto como fecha límite para la presentación de las ofertas. FINDETER dará traslado a los proponentes del acta de evaluación y sus anexos, para que dentro de los 3 días hábiles siguientes, presenten por escrito las observaciones a la misma. Dichas observaciones serán resueltas dentro de los tres días hábiles siguientes e igualmente se dará traslado de las respuestas a las observaciones planteadas a todos los oferentes, informando la decisión de la Administración sobre la adjudicación o no del contrato. La adjudicación del contrato se realizará mediante acto administrativo expedido por el Presidente de FINDETER o por su delegado y comunicado a todos los oferentes. Los gastos de elaboración de la propuesta, ejecución, legalización y pago del impuesto de timbre a que haya lugar del contrato a celebrarse, serán asumidos por el oferente seleccionado. 8 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. 10. PLAZO Y FORMA DE PAGO La prestación del servicio será por el término de un (1) año contado a partir de la fecha de suscripción del Acta de Iniciación de Actividades y aprobación de las garantías del contrato a suscribirse. FINDETER cancelará el valor en mensualidades vencidas o proporcional al tiempo ejecutado, previa presentación de la factura aprobada por el interventor delegado para el contrato. El oferente favorecido, se comprometerá a suscribir el contrato dentro de los cinco días hábiles, siguientes a la notificación. 11. CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS Para garantizar las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato a suscribirse, el oferente que resulte seleccionado, constituirá a favor de FINDETER, a través de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz esté debidamente autorizada por la Superintendencia Bancaria, una garantía, en formato para contratos con entidades estatales, que cubra los siguientes riesgos: ü De cumplimiento del contrato: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato a celebrarse, la cual cubriría su vigencia y cuatro (4) meses más. ü De pago de salarios y prestaciones sociales: Para responder por las obligaciones de carácter laboral contraídas, con el fin de garantizar el pago de salarios e indemnizaciones laborales del personal empleado para la ejecución del contrato a celebrarse, por una suma igual al ocho por ciento (8%) del valor del mismo, la cual cubriría su vigencia y tres (3) años más. ü De calidad del servicio: Por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato a celebrarse, la cual cubriría su vigencia, con el fin de garantizar la buena calidad del servicio. 9 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. BOGOTÁ, D. C., ABRIL DE 2005 ANEXO No. 1 EVALUACIÓN PROPUESTA TÉCNICA ITEM Sorter o Compaginador automático mínimo de 20 estaciones Auditor para control de usuarios (Clave) Copiado doble cara automático (Duplex) Pedestal o mesa Alimentador de papel con dos bandejas de capacidad mínima de 500 hojas cada una. Reducción y ampliación, de 50 % a 200%. Mínimo Alimentador de originales automático Fax con corte automático de papel TOTAL SI NO PUNTO S ANEXO No. 2 EVALUACIÓN ECONÓMICA VALOR IVA VALOR CON IVA 10 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. UNIDAD FOTOCOPIA MES DE ARRENDAMIENTO DE FAX CONTRATACIÓN DIRECTA DEL ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADORA Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER 11 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DIRECTA DEL SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS DE FOTOCOPIADO Y FAX PARA LA FINANCIERA DE DESARROLLO TERRITORIAL S. A. – FINDETER. CRONOGRAMA ACTIVIDAD Inicio Estudio de conveniencia y aprobación Fecha Inicio Fecha Terminación Febrero 18 de 2005 Abril 25 de 2005 Mayo 11 de 2005 Mayo 10 de 2005 Mayo 11 de 2005 Mayo 18 de 2005 Mayo 16 de 2005 Mayo 17 de 2005 Mayo 18 de 2005 Mayo 23 de 2005 Mayo 23 de 2005 Mayo 25 de 2005 Mayo 28 de 2005 Mayo 28 de 2005 Enero 25 de 2005 Elaboración y aprobación Términos de Referencia Febrero 23 de 2005 Publicación página web, borrador de Términos de Mayo 5 de 2005 Referencia Recepción de observaciones al borrador de los Mayo 5 de 2005 Términos de Referencia Respuestas observaciones Mayo 10 de 2005 Ajuste y publicación de los Términos de Mayo 12 de 2005 Referencia definitivos. Recepción de solicitudes de aclaración de los Mayo 12 de 2005 Términos de Referencia definitivos Respuesta a solicitud de aclaraciones Mayo 16 de 2005 Cierre del proceso y apertura de urna Mayo 18 de 2005 Evaluación de las propuestas presentadas Mayo 19 de 2005 Publicación evaluación Mayo 23 de 2005 Adjudicación del contrato Mayo 25 de 2005 Elaboración, suscripción y perfeccionamiento Mayo 25 de 2005 contrato Suscripción Acta de Iniciación de Labores Mayo 28 de 2005 Julián J./Cesar Rocha 12