Report Card

Document Sample
Report Card Powered By Docstoc
					Office of Internal Audit 
  FY08 Report Card 
Chesterfield County, VA 

“Providing leadership by working together with
    management to provide the citizens and
 students of Chesterfield an efficient, customer
  oriented government with the highest ethics
                and integrity.”
                   TEAM                                               INTERNAL AUDIT MEMORANDUM 

                                                               TO:           Budget and Audit Committee 

                                                                             James J. L. Stegmaier 
                                                                             County Administrator 

                                                                             Dr. Marcus Newsome 
                                                                             School Superintendent 

                                                               FROM:         Louis G. Lassiter 
                                                                             Director of Internal Audit 

                                                               DATE:         July 17, 2008 

                                                               SUBJECT:   FY08 Annual Report Card 

                                                               In  compliance  with  Administrative  Procedures,  the  Of­ 
                                                               fice of Internal Audit hereby  presents the FY08 Annual 
      Top L­R: Steve Bateson, Mike Westfall, Kim Taylor,       Report and FY09 Audit Plan. 
          Alvie Edwards, Cathy Peppers, Sherry Ariail 
     Bottom:  Deborah Eggleston, Lou Lassiter, Lora Holland    This document briefly reports to our customers how we 
                                                               performed this past year.  It also provides a copy of the 
                                                               FY09 Timing Schedule and shows where audit resources 
                                                               are being applied. We appreciate your continued support 
                                                               of our department  and value  your input on ways to im­ 
                       Visit us at the WEB                     proved our audit services. 

Page 1                                                                                                Page 1 
     OBJECTIVE #1—Develop and Implement the Audit Plan                                OBJECTIVE #1 (cont) — Develop and Implement the Audit Plan 
           Based on Entity Wide Risk Assessment                                                Based on Entity Wide Risk Assessment

                                  AUDIT CATEGORY 
                                   BY FISCAL YEAR            Computer/EDP                 FY08 FINANCIAL/FINANCIAL RELATED AUDITS 

            40                                               Performance 
                                                                                    Youth Planning & Development  Parks & Recreation 
                                                                                    Expenditures                  Expenditures 
            20                                               Special Projects       Nursing Home Health Center          Jail Canteen/Inmate Trust 
            10                                                                      Commission (Status Report)          Funds—FY07 
             0                                               Financial/Fin.         School Activity Funds (17)          Petty Cash/Change Funds 
                  FY04           FY06          FY08          Related 
                                                                                    Building Inspection            School Food and Nutrition 
                                                                                    Administration & Expenditures  Services 
                          FY04       FY05          FY06      FY07         FY08 
   Performed                                                                        Riverside Regional Jail Billings    Risk Management 

   Financial/FR                                                                     General Services Expenditures       School Board Payroll 
   ­ Act. Funds            14            16            14      15          17
   ­ Other                 17            18            20      20          15       Police Undercover Fund              Transportation CIP 
   Performance             10            10            10      10          10       Financial Statement Review          Audit Follow­Up 
   Computer/                                                                        (Status Report) 
                           2             1             1        1              2 
                           17            10            7       11              8 

   TOTAL                   60            55            52      57          52 

                                     FY06        FY06        FY07        FY08 
   No. of Audits per­ 
   formed per Auditor                3.3           7.8        7.1          7.1 
   (Office Average) 
   Percent of total time            69%           65%        65%          67% 
   charged to audits 

Page 1                                                                                                                          Page 1 
OBJECTIVE #1 (cont) —Develop and Implement the Audit Plan     OBJECTIVE #1 (cont) —Develop and Implement the Audit Plan 
         Based on Entity Wide Risk Assessment                          Based on Entity Wide Risk Assessment 

       FY08 COMPLETED PERFORMANCE AUDITS                                     FY08  PROJECTS IN PROGRESS 
Purchasing Card & Credit       Fire Efficiency                FY08 School Activity Funds     MH/MR Pharmacy 
                                                              Jail Canteen/Inmate Trust      Management Services 
Countywide Customer Service    Real Estate Assessments        Funds—FY08                     Change/Drink Fund 
School Performance             Social Services Emergency      IST Expenditures & TIP         Police Planning 
Evaluations                    Intake 
                                                              School MIS                     Utilities CIP 
MH/MR Non­Profits              Utilities Right of Way 
School Board Healthcare        General Services Surplus 
Verification                   Property and Purchasing 

                                                                OBJECTIVE #2—Training and Education Efforts to Promote 
       FY08 COMPLETED COMPUTER/EDP AUDITS                            Being Exemplary Stewards of the Public Trust 
IST Network Infrastructure     Internet Utilization 

                 FY08 SPECIAL PROJECTS                                           TRAINING SESSIONS 

Utility Credit Card Acceptance  Community Development                             FY04      FY05  FY06  FY07         FY08 
Process                         Information System (CDIS) 
                                                                Number of 
School Fees                    General Services WARR            Sessions            9        4       1        10      5
Risk Management                Parks & Recreation Revenues 
                                                                Number of          160      300      22       414    131 
Airport FBO                    Fuel Utilization                 Attendees 

Page 1                                                                                                Page 1 
      OBJECTIVE #3—Monitor Implementation of Audit                                         OBJECTIVE #4—Provide Excellent Customer Service 

                                                                                                F Y0 4  ­  F Y0 8  C u st o m e r  Ev a l u a t i o ns 
               AUDIT RECOMMENDATIONS                                                                                                                                 Satisfaction ratings: 
                                                                                                                                                                     1­Strongly Disagree 
                                                                                                           4 . 5      4 . 6      4 . 6      4 . 6         4 . 7      2­Disagree 
            500                                                                            4                                                                         3­Neutral 
            400                                                                            3                                                                         4­Agree 
                                                                                                                          Benchmark:                                 5­Strongly Agree 
            300                                                                            2                              ALGA­  4.3
                                                                                                   FY0 4       F Y0 5     F Y0 6     FY0 7      F Y0 8 
                   FY04  FY05  FY06  FY07  FY08 

          Total New   Audit Issues      Total Audit Issues Closed 
          Total of Audit Issues Open 

                                                                                     OBJECTIVE #5—Identify Areas of Cost Savings, Efficiency, and 

                      FY04  FY05  FY06  FY07  FY08                   ALGA F Y06 
                                                                                                                                                                                           ALGA F Y06 
                                                                                   Cost Savings Category                                       FY06                 FY07        FY08       benchmark 
Total New Audit        231      379     476      390      386           152 
Issues                                                                             Cost Savings as % of IA’s 
                                                                                   Budget (includes School Au­                                 247%                 433%        307%           185% 
Total Audit            247      372     460      372      315           120        dit) 
Issues Closed                                                                      Cost Savings per total hr. 
                                                                                                                                                $121                $205         $157          N/A 
Number of Open  154             161     177      195      266          N/A 
                                                                                   Dollar Savings 
Issues                                                                                                                                     $1.85 Mil               $3.5 mil    $2.4 mil       $1.5 mil 
Note:  Data is collected December 31st of each year.                               Cost Savings per audit hr. 
                                                                                                                                                $187                $313         $232          N/A 

Page 1 
                                                                                                                                                                     Page 1 
                 OR COST AVOIDANCE 
                   AUDIT NAME                      AMOUNT        A/P 
 aExternal Audit Support                             $25,000     A          OBJECTIVE #6—Demonstrate Excellence and Leadership 
                                                                                        in Government Auditing 
 aSchool Activity Fund Support                       $20,000     A 

 aJail Canteen Fund                                    $3,000    A 

 aHealthcare Dependent Changes                      $500,000      P                              ·    VLGAA Membership Committee
   Fuel Utilization                                   $1,000     A                                  ·  VLGAA Website Committee
 aPurchasing P­Cards                                $377,800     P                                ·  ALGA Membership Committee
                                                        $467     A                                      ·  ALGA Secretary
   Parks & Recreation Expenditures 
                                                                                                    ·  VASBO Assistant Secretary
   Parks & Recreation Expenditures                        $66     P     ·  Department’s external audit reviews for 1999, 2002 and 
   Real Estate Assessment                               $175     A       2005 resulted in unqualified opinions.  2008 review will 
                                                                         begin in September. 
 aWaste and Resource Recovery                       $500,000      P 

 aWaste and Resource Recovery                       $140,000     A 

   Airport FBO                                      $100,000     A

   General Services Expenditures                       $4,745     P           OBJECTIVE #7—Provide a Quality Work Environment 

   General Services Expenditures                        $117     A 

   School Food and Nutrition Services                  $1,408    A 
 aBuilding Inspection Administration &               $27,840      P                                    Or ga ni z at i onal  Cl i mat e Asse ssment 
  Building Inspection Administration &                 $1,160    A 
                                                                           1st Line Supv 
                                                                           Recog/ Comp 
 aFire Overtime Rate                                 $88,882      P 
                                                                          Tr aining/ Dev 
  Fire Vehicle Utilization                          $492,774      P 
  ($65,000 + one time savings of $427,774)                               Per f . Measur e 

 aFire Take Home Cars                                $45,000      P          Leader ship 

 aFire Inspections                                   $28,000      P         Cust. Focus 

 aFire Communication Devices                         $77,160      P        Wor k Envir . 

 aFire Medical Supply Restocking                     $20,600      P              wor
                                                                             Team k 

   Transportation VDOT Reimbursement                   $1,730    A            tr
                                                                             S at. Plan 

   General Services Surplus Property                  $2,355     A       Communication 

                                            Total $2,459,279 
                                                                                            0           2                4                 6           8    10 
            aAnnual or Recurring  A=Actual         P=Potential 
 Note: These actual and potential savings were achieved by Internal 
                                                                                                                        FY04    FY06     FY08 
 Audit working with other County departments and School Board. 
Page 1
                                                                                                                                           Page 1 
                                                                                 8                                                                                                                                    ­ F Y1
                                                                          – F Y0                                                                                                     N– F Y
                                                                   A TION                                                                                                       A TIO
                       CE                                 A   LL OC                                                                                                    LL     OC
                  SOUR                                                                                                                               R CE A
            IT RE                                                                                                         ESOU
        AUD                                                                                                     AU  DIT R

                                 Audit Res ource Allocation                                                                                       Audit Re source Allocation 
                               Other  (QAR/ Fol l ow­ 
                                 up/ Ext. Audi tor s/                                                                                     Other  (QAR/ Fol l ow­ 
                                    Countywi de)                                                                                            up/ Ext. Audi tor s/ 
                                                                                                                                               Countywi de)                          Management Ser vi ces* 
                                                                                                                                                    21%                                         21% 

            Consti tuti onal  Of f i cer s 
                                                                             Management Ser vi ces* 
                         4%                                                             33% 

                                                                                                                         Consti tuti onal  Of f i cer s 
                                                                                                                                      4%                                                          Human Ser vi ces 
                    School Boar d 
                          17%                                                                                                                                                                           11% 

                                                                                                                                                                                               County Mgmt 
                                                                            Human Ser vi ces                                                                                                          7% 
                      Communi ty Dev                                                                                                          School  Boar d 
                             13%                                                  9%                                                              21% 
                                                                                                                                                                                   Publi c Saf ety 
                                                                                                County Mgmt                                                 Communi ty Dev               6% 
                                                         Publ ic Saf ety 
                                                                                                    1%                                                          9% 

     FY08 Audit  Resource Allocation Areas/Hours                                                                FY09­FY11 Audit Resource Allocation Areas/Hours 
Management Services*                                                                  3532                     Management Services*                                                                    6400 
Human Services                                                                          938                    Human Services                                                                          3500 
County Management                                                                       149                    County Management                                                                       2000 
Public Safety                                                                           954                    Public Safety                                                                           1980 
Community Development                                                                 1355                     Community Development                                                                   2740 
School Board                                                                          1769                     School Board                                                                            6600 
Constitutional Officers                                                                 370                    Constitutional Officers                                                                 1380 

Other (QAR/Follow­up/Ext.                                                             1517                     Other (Special Projects/External                                                        6800 
Auditors, Countywide audits)                                                                                   Auditors, Countywide audits) 
          *Includes some consolidated functions                                                                                               * Includes some consolidated functions 

Page 1 
                                                                                                                                                                                        Page 1 
             AUDIT TIMING SCHEDULE FY 2009                                                       AUDIT TIMING SCHEDULE FY 2009 

                 JULY 2008                            AUGUST 2008                               JANUARY  2009                          FEBRUARY 2009 

 601.03 School Activity Funds              101.09 Petty Cash & Change Funds          101.03 Payroll Benefits County Wide    610.10 School Transportation 

 800.07 Wireless Phones                    730.01 Jail Canteen/Inmate Trust          310.05 HR Comp. Class                  106.01 Purchasing 

 202.01 Nursing Home Monitoring            901.01 External Auditors                  901.03 Audit Follow­up                 401.03 Police Benefit Fund 

 101.01 A/P Vendor Address                 606.01 School ­ Special Projects          606.01 School ­ Special Projects       606.01 School ­ Special Projects 

 606.01 School ­ Special Projects          901.02 County ­ Special Projects          901.02 County ­ Special Projects       901.02 County ­ Special Projects 

 901.02 County ­ Special Projects 

                                                                                                 MARCH 2009                              APRIL 2009 
            SEPTEMBER 2008                           OCTOBER 2008                    206.05 Chesterfield Empl.  Services    604.07 School Adult Education 
 101.07 Enterprise System Security         403.01 Emerg. Comm. 911 Center            210.01 Comprehensive  Services         201.03 Parks Construction Mgmt 
 401.02 Police Exp/Staff Ratios/Efficiency  303.01 County Attorney Expenditures      606.01 School ­ Special Projects       606.01 School ­ Special Projects 
 601.08 School—Facility Construction       402.07 Fire Revenue Recovery              901.02 County ­ Special Projects       901.02 County ­ Special Projects 
 402.08 Fire Emerg Planning Committee      606.01 School ­ Special Projects 

 606.01 School ­ Special Projects          901.02 County ­ Special Projects                        MAY 2009                               JUNE 2009 
 901.02 County ­ Special Projects                                                    304.01 Budget & Management             103.01 Gen. Serv. Construction  Mgmt. 

                                                                                     506.05 Utilities Expenditures          800.01 Strategic Performance Measures 
             NOVEMBER 2008                          DECEMBER 2008                    800.06 Unannounced Audits/Efficiency  606.01 School ­ Special Projects 
 311.01 Chesterfield Uni versi ty          603.07 School Facility Services Exp.      606.01 School ­ Special Projects       901.02 County ­ Special Projects 
 710.07 Treas. Bank Account Review         105.08 IST—Infrast. Serv. Delivery        901.02 County ­ Special Projects 
 601.09 School Food Service                901.04 Financial Statement Review 

 606.01 School ­ Special Projects          606.01 School ­ Special Projects 

 901.02 County ­ Special Projects          901.02 County ­ Special Projects 

PRIMARY COUNTY STRATEGIC GOAL OBJECTIVE:  Audits  in black support all objectives                       GOAL #7  PROTECTORS OF ENVIRONMENT 
  GOAL #1  STEWARDS OF PUBLIC TRUST                                                              GOAL #6  FIRST CHOICE BUSINESS COMMUNITY 
        GOAL #2  CUSTOMER SERVICE                                                          GOAL #5  EMPLOYER  OF CHOICE 
                GOAL #3  QUALITY OF LIFE                                             GOAL #4  SAFEST & MOST SECURE COMMUNITY 

Page 1                                                                                                                                               Page 1 
               MISSION STATEMENT 

  Providing a FIRST CHOICE Community Through 
             Excellence in Public Service 

                  STRATEGIC GOALS 
1.  To be exemplary stewards of the public trust and 
    a model for excellence in government. 
2.  To provide world­class customer service. 
3.  To be known for extraordinary quality of life. 
4.  To be the safest and most secure community. 
5.  To be the employer of choice. 
                                     STRATEGIC GOAS 
6.  To be the FIRST CHOICE business community. 
7.  To be responsible protectors of the environment. 


The mission of CCPS is to work in partnership with 
students, families and the community to ensure that each 
student  acquires  the  knowledge,  skills  and  core  values 
necessary  to  achieve  personal  success  and  to  enrich  the 

                                        Page 1 

Fighting Yank Fighting Yank
About These documents were primarily taken from government websites as part of a personal project to archive political and governmental documents on Docstoc. Please email for prompt removal if you discover a copyrighted document. Thank you!