Urusan Pejabat Arahan Perkhidmatan by zarinazakaria84

VIEWS: 1,058 PAGES: 32

									    PENGURUSAN PEJABAT
      MERUJUK KEPADA
    ARAHAN PERKHIDMATAN
            (AP)




1
                         PENGURUSAN
                         PEJABAT
       Dasar/ Peraturan ( Pekeliling /Surat Pekeliling )
       Akta Pendidikan
       Arahan Perkhidmatan Bab 1 - 8
       Arahan Perbendaharaan
       Perintah AM Bab A-G
       Akta Acara Kewangan
       Akta Pencen 1980
       Akta KWSP
       Akta kawalan Alam Sekitar
       Akta Keterangan 1950


2
    Perkara-perkara yang Ketua Jabatan
    Perlu Beri Perhatian (AP 2)
        Penyediaan Carta Organisasi / Misi / Visi serta
         objektif organisasi
        Memberitahu tentang objektif jabatan kepada
         semua kakitangan.
        Bimbingan dan latihan
        Menyelaras semua aktiviti
        Menyediakan panduan kerja
        Pembahagian kerja
        Menggalakkan perhubungan yang baik dengan
         kakitangan dan orang ramai.

3
    Menyemak semua fungsi - fungsi
    Jabatan (AP 3 )


       Menyemak semula fungsi –fungsi jabatan
        supaya fungsi – fungsi itu selaras dengan
        objektif – objektif kerajaan.

       Mewujudkan fungsi – fungsi yang perlu



4
    Mengkaji Aktiviti –aktiviti Jabatan
    (AP 4)

       Mengkaji semula aktiviti – aktiviti Jabatan

       Diamalkan satu sistem maklumat dan kawalan
        yang berkesan

       Diujudkan satu sistem kerja yang baik



5
    Mengemaskini Organisasi

       Penyusunan semula organisasi
       Perubahan sistem Kerja seperti merangka atau
        meminda sistem–sistem dan borang-borang.
       Perubahan pembahagian tugas
       Perubahan cara kawalan
       Menyenang dan merengkaskan kerja
       Pembekalan alat–alat pejabat yang sesuai

6
    SENARAI TUGAS (AP 5)

       Ketua Jabatan memberi senarai tugas
       Pembahagian tugas memerlukan penilitian
       Pegawai kanan yang mengawas atau menyelia
        kakitangan hendaklah menyusun senarai tugas
        tersebut.
       Dikemaskini dari masa kesemasa.



7
    BILA SENARAI TUGAS PERLU
    DIPINDA ATAU DIKEMSKINI

       Pertukaran objektif Sekolah
       Penyusunan semula organisasi Sekolah
       Pengurangan dan Penambahan fungsi
        Sekolah
       Pengurangan dan Penambahan jumlah
        Kakitangan
       Perubahan dalam sistem atau cara kerja

8
    Nasihat dari Jabatan –Jabatan lain
       JPN
       JPA / AG / PERBENDAHARAAN
       Bank
       MAMPU
       Pejabat Daerah
       Majlis Daerah
       Kementerian – Kementerian
       Polis dan Bomba
       Dan lain-lain

9
     MEMBINA PASUKAN (AP 7)

        Semangat kerja satu pasukan

        KMK

        Latihan dalam Jabatan (AP 8)

        Pusingan Kerja ( Job Rotation)

10
     HUBUNGAN DENGAN ORANG
     RAMAI (AP 10a & b )

        Konsep kualiti

        Bersikap adil / saksama

        Layanan teratur dan memuaskan

        Keutamaan layanan

11
     KEMUDAHAN UNTUK ORANG
     RAMAI (AP 11)

        Kaunter tempat bertanya
        Kemudahan borang
        Menyediakan tempat menulis
        Tempat menunggu
        Menyediakan tempat beratur
        Ruang Maklumat


12
     KENYATAAN PERKHIDMATAN
     (BRP)

        Memastikan kenyataan – kenyataan pegawai
         direkodkan dengan penuh dan lengkap.

        EMIS & SMS

        Kepentingannya



13
     PENGURUSAN SURAT MENYURAT
     DAN SISTEM FAIL (AP bab 3 1-12)

        Surat Rasmi – Jelas
        Kepala Surat
        Memula dan Mengakhiri surat rasmi
        Perenggan dan lampiran
        Satu perkara satu surat
        Mengalamatkan surat – Jabatan / Orang
         Ramai / Firma / Badan Berkanun / Peguam
        Rekod Surat Masuk

14
     MENULIS MINIT

        Kepentingan Minit

        Perhubungan antara pegawai

        Rekod Rundingan




15
     Minit untuk mendapat keputusan /
     Tindakan    (AP 15)

        Ditulis dengan rengkas tetapi lengkap
         kandungannya

        Surat – surat dan fail dirujuk hendaklah dicatat dan
         disertakan

        Pandangan jabatan lain hendaklah disebut.

        Syor dan pandangan penulis


16
     Melayani surat – surat yang
     diterima

        Surat memerlukan perhatian segera

        Sistem penerimaan surat

        U/P – beri terus kepada pegawai tanpa dibuka

        Surat disimpan dalam fail

17
     SAMPUL KECIL

        Langkah Sementara

        Fail tidak dapat dikesan

        Fail jumpa masukkan sebagai satu kandungan.

        Rekod pada kertas minit

18
     SURAT BERPERINGKAT
     KESELAMATAN DAN BERHARGA

        Sediakan daftar yang sesuai

        Rekodkan tarikh terima dan nama pegawai
         yang menerima

        Surat yang berharga (mengandungi wang )ikut
         Arahan Perbendaharaan 71.

19
     ARAHAN PERBENDAHARAAN 71
     (Membuka MeL)

        Mana – mana pegawai kecuali arahan AG
        Menyenggara suatu daftar terimaan
         (Pos/Penghantar)
         Semua butir dicatatkan (tarikh terima, nama
         pengirim, nombor pendaftar bungkusan, nombor
         cek, amaun dan perihal suratan atau barang.
         Simpan selamat - t/t ringkas
        Di Semak tiap –tiap hari


20
     PERINGKAT KESELAMATAN
     SURAT

        Terbuka
        Terhad
        Sulit
        Rahsia
        Rahsia Besar



21
     MAKSUD CIRI -CIRI
     KESELAMATAN

        TERBUKA    -     Tiada had
        TERHAD     -     Pegawai yang
                          menjalankan tugas
        SULIT      -     Individu
        RAHSIA     -     Maruah Negara
        RAHSIA BESAR -   Keselamatan
                          Negara

22
     PENYELENGGARAAN REKOD

        5 tahun - Kajian Keperluan (Simpan, Pindah
         Musnah)

        Senaraikan mengikut keutamaan

        Hantar Senarai ke Arkib.

        25 Tahun
23
     PENYIMPANAN REKOD

        Tempat yang sesuai
        Rak -rak khas
        Basah - dianginkan
        Maklumat terpelihara
        Pengurusan Maklumat




24
     SISTEM FAIL

        Satu Proses Kelasifikasi,Penyusunan,
         Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya
         mudah Diperolehi Dengan Cepat Apabila
         Dikehendaki

        Setiap Organisasi , Memerlukan sistem
         Penyimpanan Rekod Yang baik


25
     MENDAFTAR DAN
     MENYELENGGARA FAIL

        Pendaftaran Fail

        Tarikh Pembukaan, Tarikh Tutup Fail

        Membuka kulit Fail

        Peringkat Tindakan

26
     ELEMEN 4.16 KAWALAN REKOD-
     REKOD KUALITI - MAKSUD

        Rekod Kualiti – Data atau Maklumat yang di
         rekod akibat daripada aktiviti atau proses yang
         dilaksanakan dalam sistem kualiti.

        Kawalan bermaksud perlu adanya prosedur-
         prosedur yang didokumenkan untuk mengurus
         dan menyenggara rekod supaya mudah dirujuk
         semula dan untuk mengelakkan kemungkinan
         kehilangan rekod.

27
     ELEMEN 4.16 KAWALAN REKOD-
     REKOD KUALITI - (STANDARD)

        Pembekal hendaklah mewujud dan
         menyenggara prosedur-prosedur yang
         didokumenkan untuk mengenalpasti,
         mengumpul, mengindeks, mengguna, memfail,
         menyimpan, menyenggara dan melupuskan
         rekod-rekod kualiti.
        Rekod–rekod kualiti disenggara untuk
         membuktikan pematuhan kepada sistem
         kualiti.

28
     PENGURUSAN REKOD-REKOD
     KERAJAAN

        Rekod Kerajaan Termasuklah Surat ,
         Dokumen, Bahan Cetak,Buku , Peta, Lukisan,
         gambar, Mikrofilem, Filem Wayang Gambar
         Dan Rakaman yang Diterima Dan Yang
         diterbitkan Oleh Mana-mana Jabatan Kerajaan
         Dalam Menjalankan Urusan Rasmi Mereka.




29
     KEGUNAAN REKOD

        SEJARAH

        MAKLUMAT

        BAHAN BUKTI

        RUJUKAN,PENYELIDIKAN DAN KAJIAN

30
     SEKIAN TERIMA KASIH




              wassallam



31
     wassallam




32

								
To top