Part F Scheme of Members Allowances

Document Sample
Part F Scheme of Members Allowances Powered By Docstoc
					                        Part F 

            Scheme of 

Updated 4 August 2009
Scheme of Members’ Allowances 

Basic Allowance 
1,    A  Basic  Allowance  of  £4,779  per  Municipal  Year  shall  be  paid  to  each 
      Member of the Council. 

2.    The  allowance  is  calculated  at  the  LGA  daily  rate  X  32  days  (48  less 
      33% voluntary element). 

Special Responsibility Allowance 

3.    The following Special Responsibility Allowances apply:­ 

                            Responsibility                          Amount 

        Chair of Management Committee                                £5,974 

        Chair of Scrutiny & Performance Committee                    £3,585 

        Chair of Policy Development Committee                        £3,585 

        Chair of Planning and Traffic Committee                      £3,585 

        Chair of Licensing Committee                                 £1,195 

        Chair of Audit Committee                                     £1,195 

        Chair of Harbour Management Board                            £1,195 

        Independent Members of Harbour Management                     £478 

        Brief Holder                                                 £3,585 

        Chair (Independent) of Standards Committee                    £956 

        Independent Members of Standards Committee                    £478 

Special Responsibility Allowances are calculated as follows: 

Chair of Management Committee (1.25 of basic – 0.75 to account for being a 
Briefholder and 0.5 for presiding over the Management Committee) 

Chair of Policy Development Committee (0.75 of basic) 
Chair of Scrutiny and Performance Committee (0.75 of basic)

                                                                      Part F ­ Page 1 
Briefholders (0.75 of basic) 
Chair of Planning and Traffic Committee (0.75 of basic) 
Chair of Harbour Management Board (0.25 of basic) 
Chair of Licensing Committee (0.25 of basic) 
Chair of Audit Committee (0.25 of basic) 

Chair of the Standards Committee (0.2 of the basic allowance). 
Independent  Members  of  Harbour  Management  Board  and  Standards 
Committee (0.1 of basic) 

Only One Special Responsibility Allowance 
4.    Only  one  Special  Responsibility  Allowance  shall  be  payable  and  this 
      shall  be  assumed  to  be  the  one  attracting  the  highest  amount  unless 
      notified otherwise. 

Election for Part of the Year 

5.    Where the term of office of a Member begins or ends otherwise than at 
      the beginning or end of the Municipal Year his/her entitlement shall be to 
      payment of a proportion of the basic allowance in direct correlation to the 
      proportion of the year to which his/her term of office relates. 

Repayment of Allowance 

6.    Where  a  payment  of  an  allowance  has  already  been  paid  for  a  period 
      during which the Member concerned:­ 

      (a)  ceases to become a Member of the Authority 

      (b)  is in any other way not entitled to receive the allowance in respect 
           of that period 

      such part of the allowance as relates to any such period shall be repaid 
      to the Authority. 

Election to Forego 
7.    Any  Member  can  elect  to  forgo  the  whole  or  a  portion  of  his/her 
      allowance by giving notice to the Democratic Services Manager. 

Carer’s Allowance 
8.     A carer’s allowance may be claimed by Members of the Council where 
       additional  expenditure is incurred  by  the  Member  on  childcare  or  care

                                                                   Part F ­ Page 2 
       for  a  sick  or  dependent  relative  to  enable  them  to  fulfil  their  Council 
       duties by attending a meeting/activity. 

9.     Meetings/activities  which  qualify  for  the  allowance  will  be  those 
       specified  on  the  list  of  approved  duties;  attended  as  of  right  or  by 

10.    Reimbursement  of  expenditure  on  childcare  will  be  restricted  to 
       children up to their 14  birthday who normally reside with the Member. 

11.    Reimbursement of expenditure on care for a sick or dependent relative 
       will  be  restricted  to  care  which  would  otherwise  be  carried  out  by  the 

12.    No  payments  will  normally  be  made  in  respect  of  care  provided  by  a 
       close relative or a person normally resident at the Member’s home. 

13.    It is the responsibility of the Member employing the carer to ensure that 
       s/he is suitably qualified to provide the care required. 

14.    Payments  to  Members  will  be  made  for  the  period  of  the  qualifying 
       meeting/activity and the travelling time to and from the Member’s home 
       and the meeting/activity. 

15.    Payments  to  Members  will  reimburse  actual  expenditure  up  to  a 
       maximum hourly rate set by the Council (currently £5.05 per hour). 

16.  The maximum hourly rate set by the Council is the local Minimum Wage 
     for that year. 

Subsistence Allowance 

                        Breakfast                 £4.92 

                        Lunch                     £6.77 

                        Tea                       £2.67 

                        Evening Meal              £8.83 

                        Bed & Breakfast           £60.00 

Note:   Tea and dinner allowances cannot be claimed on the same day 

Travelling Allowance 
17.  The following allowances apply:­

                                                                        Part F ­ Page 3 
       Mileage             40p per mile (this applies to cycling and walking) 

       Each Additional  3p per mile 
       Passenger who would be eligible to claim travelling expenses 

18.  In  exceptional  circumstances,  and  at  the  discretion  of  the  Democratic 
     Services  Manager,  where  there  is  no  alternative  means  of  transport 
     reasonably available taxi fares shall be reimbursed on the production of 
     a receipt. 

Approved Duties 
19.  The  following  list  of  qualifying  duties  apply  to  claims  for  Subsistence, 
     Carer’s Allowance and Travelling Expenses

   ·    a meeting of the Authority.

   ·    a meeting of a committee or sub­committee of the Authority.

   ·    a  meeting  of  some  other  body  to  which  the  Authority  make 
        appointments or nominations, or

   ·    a  meeting  of  a  committee  or  sub­committee  of  a  body  to  which  the 
        authority make appointments or nominations.

   ·    a  meeting  which  has  both  been  authorised  by  the  Authority,  a 
        committee,  or  sub­committee  of  the  Authority  or  a  joint  committee  of 
        the Authority and one or more other authorities, or a sub­committee of 
        a joint committee,

   ·    and  to  which  representatives  of  more  than  one  political  group  have 
        been invited  (if the  authority is  divided into  several  political  groups) or 
        to  which  two  or  more  councillors  have  been  invited  (if  the  authority  is 
        not divided into political groups).

   ·    a  meeting  of  a  local  authority  association  of  which  the  Authority  is  a 

   ·    duties  undertaken  on  behalf  of  the  Authority  in  pursuance  of  any 
        standing  order  requiring  a  Member  or  Members  to  be  present  while 
        tender documents are opened.

   ·    duties  undertaken  on  behalf  of  the  Authority  in  connection  with  the 
        discharge  of  any  function  of  the  Authority  conferred  by  or  under  any 
        enactment  and  empowering  or  requiring  the  Authority  to  inspect  or 
        authorise the inspection of premises.

                                                                         Part F ­ Page 4 
   ·   duties  undertaken  on  behalf  of  the  Authority  in  connection  with 
       arrangements  made  by  the  Authority  for  the attendance  of  pupils  at  a 
       school  approved  for  the purposes  of  section 342  of  the  Education  Act 
       1996 and

   ·   the  carrying  out  of  any  other  duty  approved  by  the  Authority,  or  any 
       duty of a class so approved, for the purpose of, or in connection with, 
       the discharge of the functions of the Authority or any of its committees 
       or sub­committees. 

Method of Payment 
20.  Payment of Basic Allowance and Special Responsibility Allowances shall 
     be paid by monthly instalments commencing in the month of election and 
     payable  direct  in  to  the  Councillors  bank  account.    Payment  is  paid  on 
     the 15  of the month and represents two weeks payment in arrears and 
     two weeks in advance. 

21.  Payment of Carers Allowance, Travelling and Subsistence shall be paid 
     on  15  of  the  month  direct  in  to  the  Councillors  bank  account  on 
     submission of the appropriate claim form. 

Submission of Claims 

22.  Claims  for  Carers  Allowance,  Travelling  or  Subsistence  must  be  made 
     on  the  appropriate  form  and  submitted  to  Democratic  Services  no  later 
     than 21  of the month for payment the following month. 

23.  Subsistence  Claims  must  be  supported  by  appropriate  receipts  in  all 

Independent  Members  of  Harbour  Management  Board 
and Standards Committee 

24.  Independent  members  of  the  Harbour  Management  Board  and  Standards 
     Committee may claim Travelling and Subsistence Allowance. 

Members of More Than One Authority 
25.  Where a Member of the Authority is also the Member of another authority 
     that Member may not receive allowances from more than one authority in 
     respect of the same duties. 

26.  The  Authority  shall  keep  a  record  of  the  payments  made  to  each 
     Councillor to be available for inspection and purchase.

                                                                      Part F ­ Page 5
27.  As soon as possible at the end of the year the Authority shall publish the 
     total amount to each recipient in respect of :­ 

     (a)      Basic Allowance 
     (b)      Special responsibility allowance 
     (c)      Dependants’ carers allowance 
     (d)      Travelling and subsistence allowance 

28.  The  Authority  shall,  as  soon  as  reasonably  practicable  after  making  an 
     amendment  to  a  scheme,  make  arrangements  for  its  publication  in  a 
     newspaper  circulating  in  the  area  and  ensure  that  copies  are  available 
     for inspection and purchase. 

Index for Annual Adjustment 
29.  The  Basic  and  Special  Responsibility  Allowance  shall  be  adjusted 
     annually in accordance with the median male white collar worker rate as 
     notified by the Local Government Association.  The use of this Index will 
     be reviewed every 4 years. (next review 2011) 

Published by Democratic Services, Weymouth and Portland Borough Council, 
Council Offices, North Quay, Weymouth DT4 8TA  Tel: 01305 838224 E­Mail

                                                                    Part F ­ Page 6