South Western Ambulance Service NHS Trust Trust Board Meeting

Document Sample
South Western Ambulance Service NHS Trust Trust Board Meeting Powered By Docstoc
					              South Western Ambulance Service NHS Trust 

                              Trust Board Meeting 

                                September 2007 

Title:                 Operational Activity and Performance August 2007 

Board Paper No.        18A­07/08 

Purpose:               To  Provide  the  Board  with  assurance  concerning  the 
                       achievement  of  operational  performance  standards  and 
                       to  report  on  levels  of  activity  for  the  month  of  August 

Content/Summary:          ·    August Performance
                          ·    August Activity
                          ·    Performance trajectory 

Recommendation:        Board  members  to  accept  the  content  of  this  paper  as 
                       assurance  concerning  response  performance  standards 
                       for August 2007. 

Prepared By:           Steven Pryor, Director of Operations and Rachel Tozer, 
                       Information Analyst 

Presented By:          Steven Pryor, Director of Operations 

This report covers: 

Assurance          AS/05/07,           Standards for Better                C18, C19 
Framework          AS/18/07            Health (specify) 

Business Plan      Director of     Auditors’ Local Evaluation 
Objective(s)       Ops Objectives  (ALE) – specify by Key 
                                   Line of Enquiry (KLOE)

                                     1 of 11 
Statutory/Legal                      Information/Other 

*If Assurance Framework, please give details: 

AS05/07: Assurance towards meeting the S4BH Accessible and responsive care 
AS18/07: Assurance that patients receive services promptly and do not 
experience unnecessary delay at any stage of the service delivery of the care 

                                  Page 2 of 11 
        Operational Activity and Performance August 2007 

1.      Introduction 

1.1.    The  national  response  time  standards  for  emergency  and  urgent 
        ambulance services have been set since 1974. The NHS Executive Review 
        of  Ambulance  Performance  Standards  introduced  revised  standards 
        following  publication  in  July  1996.  The  revised  targets  were  issued  to 
        ambulance  services  in  Executive  Letter  EL(96)87,  as  amended  by  the 
        Department of Health’s letters to all Chief Executives dated 10 September 
        2004, 28 September 2004 and 2 March 2006. 

2.      Purpose 

2.1     To  provide  the  Board  with  assurance  concerning  the  achievement  of 
        operational  performance  standards  and  to  report  on  levels  of  activity  for 
        the month of August 2007. 

3.      Overview of Performance 

3.1     As  suggested  in  the  ‘Intelligent  Ambulance  Board’  guidance,  detailed 
        operational  performance  statistics  are  available  weekly  and  monthly  on 
        the Trust’s intranet site and available in the appendix of this report. 

3.2     Table 1 indicates that, as a whole, the Trust attained the A8 performance 
        standard  during  August  2007  and  narrowly  missed  the  A19  and  B19 
        standard requirements (95%). 

3.3     The 78.91% Category A response performance standard  for August  2007 
        is the highest level achieved since the Trusts formation in July 2006. 

                       Table 1 

                                         AUGUST 2007         YTD 
                       Cat A 8 Min          78.91            78.30 
                       Cat A 19 Min         94.06            94.29 
                       Cat B 19 Min         92.55            93.28

                                       Page 3 of 11 
                 3.4              Trends: Performance and Activity 

                 3.4.1            The graph below shows that all three performance indicators (A8, A19 
                                  and B19)  had reasonably consistent levels  of  performance throughout 
                                  the past 12 months. 

                                                                SWA ST Emergency A ctivity and Performance 
                                                                       A ugust 2006 to A ugust 2007 

               100.00                                                                                                                              35000 











                 0.00                                                                                                                              0 
                           Aug     Sept      Oct         Nov      Dec       Jan      Feb      Mar     Apr       May       Jun     Jul      Aug 

                         Cat A      Cat B           Cat C        Cat A % Resp within 8 Min      Cat A % Resp within 19 Min       Cat B % Resp within 19 Min

                                                                         Page 4 of 11 
3.4.2     The performance spreadsheet below includes A8 national performance 
          standards and provides an indicative national benchmark against other 
          ambulance  services.    It  should  be  noted  however  that  it  represents  a 
          different  time  frame  than  any  other  data  provided  in  this  paper  as  it 
          covers the four weeks prior to 2 September 2007. 

3.4.3     It  is  the  latest  national  information  available  but  it  is  important  to 
          recognise  that  the  data  shown  is  indicative,  un­published  and  not 
          currently validated. 

  National Performance Spreadsheet – Four Weeks Prior to 2 September 2007 

                                                              % of Cat A calls 
                                                                responded to 
                                                              within 8 mins of 
                                                              details recorded 
                                                                This    Year to 
         Ambulance Trust                                       week       date 
         Isle of Wight Healthcare NHS Trust (Ambulance)        84.6%     83.3% 
         Staffordshire Ambulance Service NHS Trust             86.1%     84.0% 
         London Ambulance Service                              81.8%     79.5% 
         Great Western Ambulance Service NHS Trust            65.0%  68.9% 
         North East Ambulance Service NHS Trust                82.2%     78.5% 
         North West Ambulance Service NHS Trust                76.5%     75.5% 
         Yorkshire Ambulance Service NHS Trust                 76.5%     75.4% 
         East Midlands Ambulance Service NHS Trust             78.3%     78.9% 
         West Midlands Ambulance Service NHS Trust             81.7%     82.0% 
         East of England Ambulance Service NHS Trust           75.1%     76.9% 
         South East Coast Ambulance Service NHS Trust          77.7%     76.9% 
         South Central Ambulance Service NHS Trust            72.4%  76.8% 
         South Western Ambulance Service NHS Trust             80.9%  78.3% 
         England total                                         78.0%      77.5%

                                      Page 5 of 11 
3.4.4      Table 2 indicates the call connect position nationally for the four weeks 
           prior to 2 September and the year to date position for Call Connect. 

Table 2 
                                                                  Call Connect 
                                                                % of Cat A calls 
                                                             responded to within 8 
                                                            mins of details recorded 
                                                                            Year to 
 Ambulance Trust                                            This week         date 
 Isle of Wight Healthcare NHS Trust (Ambulance)               77.9%          77.0% 
 Staffordshire Ambulance Service NHS Trust                    77.9%          77.1% 
 London Ambulance Service                                     64.8%          58.6% 
 Great Western Ambulance Service NHS Trust                    52.1%          55.6% 
 North East Ambulance Service NHS Trust                       68.9%          62.1% 
 North West Ambulance Service NHS Trust                       64.9%          62.6% 
 Yorkshire Ambulance Service NHS Trust                        60.6%          53.9% 
 East Midlands Ambulance Service NHS Trust                    66.7%          66.4% 
 West Midlands Ambulance Service NHS Trust                    70.2%          69.8% 
 East of England Ambulance Service NHS Trust                  64.0%          62.6% 
 South East Coast Ambulance Service NHS Trust                 61.1%          58.8% 
 South Central Ambulance Service NHS Trust                    59.4%          61.7% 
 South Western Ambulance Service NHS Trust                    71.4%         68.9% 
 England total                                                64.6%          62.2% 

3.4.5      Although comparison is difficult and complex Table 2 does suggest the 
           Trust  is  well  placed  and  making  significant  Call  Connect  progress 
           against the national background. 

3.5        Activity 

3.5.1      Based  on  three  years  previous  levels  of  activity  increase  it  was 
           anticipated  that  the  Trust  would  experience  a  6%  rise  in  activity  this 
           year.    Planning  assumptions  were  therefore  made  against  this 

3.5.2      Table 3 compares the level of activity between the year to date (YTD) 
           2006 to the year to date 2007 as a Trust and by Division. 

3.5.3      The  level  of  activity  experienced  YTD  2007  has  decreased  slightly  to 
           5.96% and is within forecast.

                                       Page 6 of 11 
3.5.4      The  increase  in  activity  in  East  Division  (8.16%),  with  Dorset  7.10% 
           and  Somerset  9.97%  remains  high  against  forecast  and  is  a 
           challenging trend when delivering 8A performance. 

Table 3 
                                           YTD 2006/7         YTD 2007/8         +/­ Variance 
            Whole Trust                      146327             155051              5.96% 

            East Division                      62187              67260              8.16% 
            West Division                      83444              86578              3.76% 

   East    Somerset                            22918              25202              9.97% 
 Division  Dorset                              39269              42058              7.10% 

           North & East Devon                  23812              24882              4.49% 
           South & West Devon                  31702              32679              3.08% 
           Cornwall                            27930              29017              3.89% 

3.5.5      Table 4 indicates that the level of activity actually experienced when 
           comparing August 2006 to August 2007 has increased by 7.20% 
           across the Trust which is significantly above the 6% level forecast. 
Table 4 
                                     AUGUST 2006        AUGUST 2007         +/­ Variance 
            Whole Trust                 30344              32528               7.20% 

            East Division                 12683             14208              12.02% 
            West Division                 17518             18092               3.28% 

   East    Somerset                       4580               5080              10.92% 
 Division  Dorset                         8103               9128              12.65% 

           North & East Devon             4861               5174              6.44% 
           South & West Devon             6667               6726              0.88% 
           Cornwall                       5990               6192              3.37% 

3.5.6      Specifically  Table  4  indicates  that  the  increase  in  activity  in  specific 
           geographical areas, Dorset, Somerset, and North East Devon are likely 
           to  have  had  a  significant  impacting  on  adherence  to  the  Trusts 
           forecasted Call Connect trajectory. 

3.5.7      These  swings  in  activity  by  volume  and  by  area  demonstrate  how 
           difficult it is to forecast and plan the allocation in resources across the 

                                      Page 7 of 11 
4      Category A 8 Minute Performance 

4.1    Overall  performance  for  the  Trust  has  already  been  reported  in  Table  1. 
       Table  5  indicates  that  regardless  of  the  increased  activity  being 
       encountered  the  East  Division  attained  the  A8  and  A19  performance 
       standard  and  narrowly  missed  the  B19  performance  standard  both  in 
       August and for the year to date. 

4.2    Table 5 also indicates that the West Division attained the A8 performance 
       standard  and  narrowly  missed  the  A19  and  B19  performance  standards 
       both in August and for the year to date. 

              Table 5 
                                                   August          YTD 
                             Cat A 8 Min            79.45          78.17 

                             Cat A 19 Min           96.55          96.37 
                             Cat B 19 Min           92.28          93.27 

                             Cat A 8 Min            78.92          78.77 

                             Cat A 19 Min           92.76          93.22 
                             Cat B 19 Min           92.89          93.45 

5      Call Connect Performance Standards 

5.1    In  order  to  achieve  the Call  Connect  performance standard  of  75%  from 
       1  April  2008  a  trajectory  has  been  set  to  achieve  the  higher  ‘standard’ 
       performance  levels  required  this  year.  Performance  is  monitored  against 
       this  years  A8  performance  standard  and  also  set  against  the  required 
       trajectory level. 

5.2    The Department  of Health  Recovery  Support  Unit  (RSU)  have provided  a 
       ‘short’  window  in  which  Ambulance Trusts  can  refine,  review,  recalculate 
       and  resubmit  the  original  trajectory  submitted  in  September  2006.  An 
       executive  decision  has  been  taken  that  the  Trust  should  retain  and  use 
       the  original  trajectory  as  previously  submitted  to  the  Department  of 
       Health.    This  paper  therefore  utilises  the  original  trajectory  as  a 
       benchmark against progress. 

5.3    Set  against  the  background  of  activity  previously  described  the  Trust  is 
       currently under the required improvement trajectory at August 2007.

                                     Page 8 of 11 
                                       5.4        It  should  be  noted  that  many  of  the  resources  described  within  the 
                                                  Performance Improvement Plan are still to be implemented. 

                                                                          April  May    June    July  Aug 
                                                     Required Trajectory  78.06  78.86  78.61  80.31  83.02 
                                                     Actual Trajectory    77.43  78.28  78.56  78.13  78.91 

                                                             SWAST Category A Performance Trajectory and Actual 200708 



 Cat A Performance Percentage 







                                         Apr         May        Jun      Jul     Aug        Sep             Oct           Nov      Dec       Jan     Feb      Mar 
Trajectory                               78.06      78.86      78.61    80.31    83.02     83.64         83.21           85.75     84.03    85.24    86.02    86.65 
Trust Actual                             77.43      78.28      78.56    78.13    78.91 

                                                                                           Trajectory              Trust Actual 

                                       5.5        While  considerably  off  trajectory  for  August 2007  several factors  need  to 
                                                  be considered:

                                          ·       The original trajectory was calculated assuming that 35% of all emergency 
                                                  calls  would  be  Category  A.    The  Department  of  Health  adjusted  the 
                                                  national  data  set  for  AMPDs  on  1  April  2007  which  resulted  in  26%  to 
                                                  28% of emergency calls being categorised as A.

                                                                                        Page 9 of 11 
   ·   The  original  trajectory  was  also  calculated  assuming  a  6%  increase  in 
       activity  being  evenly  distributed  across  the  Trust.    This  paper  has 
       demonstrated  that  increases  in  activity  have  not  been  evenly  distributed 
       by volume or location with increases in August of 12.65% in Somerset and 
       10.95% in Somerset.  The year to date activity increase identified in table 
       3  further  indicates  the  adverse  impact  on  East  Division  (Dorset  and 
       Somerset).  The  uneven  distribution  in  activity  across  the  Trust 
       contributes  to East Division  being 6.85% and West  Division  being  2.01% 
       off their self established divisional trajectories.

   ·   Whilst  a  training  plan  was  devised  to  meet  the  original  Performance 
       Improvement  Plan  (PIP)  trajectory,  the  requirements  of  the  Operations 
       Directorate  in  relation  to  the number  and timing  of  courses  has  changed 
       several times.   This  has led  to  capacity  issues  within  the Education team 
       and it was not possible for them to provide training courses in accordance 
       with the revised PIP training requirements. This has been compounded to 
       a  certain  extent  by  the  attrition  rates.  Therefore  despite  the  full 
       cooperation  of  the  Education  team  in  providing  additional  courses 
       wherever possible the implementation of new PIP resources has not been 
       entirely  in  accord  with  the  calculations  which  set  the  original  trajectory 
       due  to  the  availability  of  trained  ambulance  clinicians.  In  addition, 
       although  the  Human  Resources  Directorate  and  Operational  Managers 
       have  been  working  in  partnership  and  harmony  there  have  been 
       significant  challenges  encountered  in  relation  to  vacancy  information  and 
       recruitment  and  selection  timescales  which  have  resulted  in  some 
       resources  not  being  able  to  be  implemented  in  accordance  with  the 
       trajectory timescales and calculations. 

5.6    The  Trust  Board  will  be  aware  from  a  previous  paper  that  a  significant 
       number  of  new  PIP  resources  are  now  due  to  be  implemented  during 
       October,  November  and  December  2007.  It  is  anticipated  that  the 
       implementation  of  these  resources  will  significantly  close  the  trajectory 
       gap currently being experienced. 

5.7    A  multi­directorate  heads  of  department  group,  led  by  the  Head  of 
       Operations West, has  been established to increase the  level of  focus and 
       engagement  across  the  Trust  in  the  achievement  of  the  Performance 
       Improvement  Plan.  The  work  of  this  group  was  presented  to  the 
       ‘Directors Group’ during August 2007.

                                     Page 10 of 11
5.8    It  should  be  noted  that  all  operational  areas  of  the  Trust  are  now 
       achieving  levels  of  Category  A  performance  standards  in  excess  of  those 
       ever previously achieved, even prior to merger. 

                                                           AUGUST 2007    YTD 
                                           Cat A 8 Min        74.54       73.20 
         East  Division 

                            Somerset       Cat A 19 Min       92.35       92.67 
                                           Cat B 19 Min       92.49       92.40 

                                           Cat A 8 Min        82.37       81.29 
                                           Cat A 19 Min       99.05       98.86 
                                           Cat B 19 Min       92.16       94.46 

                                                           AUGUST 2007    YTD 
                                           Cat A 8 Min        76.56       76.33 
                           North & East 
                                           Cat A 19 Min       92.09       92.59 
                                           Cat B 19 Min       92.81       92.59 
         West Division 

                                           Cat A 8 Min        84.02       83.69 
                           South & West    Cat A 19 Min       96.94       97.26 
                              Devon        Cat B 19 Min       96.85       97.11 

                                           Cat A 8 Min        75.44       75.20 
                                           Cat A 19 Min       88.90       89.18 
                                           Cat B 19 Min       88.47       89.82 

5.9    The ‘Call Connect’ A8 performance position for the Trust for August 2007 
       was  71.4%  and  the  YTD  at  the  end  of  August  was  68.9%.  This  is 
       considered to be a reasonable position when benchmarked against others 

6      Recommendation 

6.1    The  Board  are  recommended  to  accept  the  contents  of  this  paper  as 
       assurance concerning response performance standards for August 2007. 

Steven Pryor 
Director of Operations

                                           Page 11 of 11 

Shared By:
Description: South Western Ambulance Service NHS Trust Trust Board Meeting