Aviso de Prácticas de Privacidad
Este aviso describe la manera en la que su información médica puede ser utilizada y divulgada y cómo usted puede obtener acceso a dicha información. Poor favor, lea este aviso detenidamente.
¿Quién debe cumplir las reglas de este Aviso?
El personal de todos los centros de CHOP que maneja su información médica debe cumplir las reglas contenidas en este Aviso. “CHOP” incluye a The Children’s Hospital of Philadelphia y todas las organizaciones relacionadas, incluyendo: • The Children’s Seashore House of The Children’s Hospital of Philadelphia • The Children’s Hospital of Philadelphia Practice Association • CHOP Clinical Associates • Children’s Anesthesiology Associates, Children’s Health Care Associates, Children’s Surgical Associates, Radiology Associates of Children’s Hospital, y sus organizaciones de Nueva Jersey • The Children’s Hospital Foundation • First Medical Insurance Company (un Grupo de retención de riesgos)
Mi hijo(a) tiene menos de 18 años. ¿Cuáles son sus derechos de privacidad?
Los pacientes menores de 18 años normalmente se consideran menores de edad. La mayor parte del tiempo, los padres o tutores legales de los pacientes menores de edad toman decisiones respecto a la atención médica de sus hijos y tienen los derechos de privacidad que se describen en este Aviso. Sin embargo, hay ocasiones en que los pacientes menores de edad pueden tomar decisiones en cuanto a su propia atención médica y tienen los derechos que se describen en este Aviso. Por ejemplo, la ley establece que los menores de edad pueden buscar ayuda por sí mismos en caso de trastornos médicos como por ejemplo problemas de salud mental, enfermedades de transmisión sexual, farmacodependencias y embarazo. Algunos menores de edad (por ejemplo los que están casados o han tenido un hijo) se consideran “menores emancipados” y tienen los mismos derechos que los adultos en cuanto a la toma de decisiones sobre la totalidad de su atención médica. Cuando la ley permite que los pacientes menores de edad tomen decisiones sobre su propia atención médica, por lo general ellos pueden controlar la divulgación de la información médica sobre su persona incluso a sus padres/tutores legales.
¿Qué es un Aviso de prácticas de privacidad?
The Children’s Hospital of Philadelphia (CHOP) sabe que su información médica es personal y privada. La información médica puede incluir notas de sus citas con el médico y hospitalizaciones, informes de cirugía, resultados de pruebas y análisis de laboratorio y copias de radiografías. Estos son tan sólo algunos ejemplos. Se podrían incluir otros tipos de información sobre su atención médica. Por ley, debemos mantener la privacidad de su información médica y darle este Aviso de prácticas de privacidad (Aviso) que le informa sobre: • cómo CHOP puede utilizar y revelar su información médica sin su autorización por escrito • cuáles son sus derechos con respecto a la privacidad de su información médica, incluso cómo puede ver su información u obtener una copia de la misma de CHOP. Si usted es el padre/la madre o el tutor legal que recibe este Aviso porque su niño recibe atención en CHOP, entienda que cuando decimos “usted” en este Aviso, nos referimos a su niño. Estamos hablando de la privacidad de la información médica relativa a él o ella.
¿Cómo utilizamos y revelamos su información sin su permiso?
Los proveedores de atención médica podrían utilizar y revelar su información médica por ciertas razones sin su permiso por escrito. Las razones más comunes se enumeran a continuación, junto con algunos ejemplos. Tratamiento Los miembros del equipo de atención médica de CHOP pueden utilizar y revelar su información a fin de brindarle atención médica. Por ejemplo, podríamos revelar información para: • coordinar los distintos servicios que usted necesita, como medicamentos de venta con receta, análisis de laboratorio, radiografías, servicios de atención médica en el hogar y equipo médico • manejar su atención médica continua con su pediatra, médico que lo(a) derivó y otros médicos • brindar información sobre opciones de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud • derivarlo(a) a programas comunitarios que brindan o coordinan atención médica o servicios relacionados, como servicios de intervención temprana, servicios educativos o asistenciales y asesoramiento en crisis
Pago por la atención médica El personal de CHOP podría utilizar y revelar su información médica a fin de que podamos recibir pago por su atención médica. Por ejemplo, podríamos revelar información para: • obtener autorización de su compañía de seguro médico para el pago de sus servicios médicos • cobrarle a usted, a su compañía de seguro médico o a otra persona que haya aceptado pagar por su atención médica Administración de nuestros centros de atención médica El personal de CHOP puede utilizar y revelar su información médica para ayudarnos a administrar nuestros centros de atención médica. Por ejemplo, podríamos utilizar información para: • evaluar y mejorar los servicios que brindamos a nuestros pacientes • prepararnos para inspecciones o revisiones de nuestros centros • investigar y resolver reclamos de pacientes, padres o miembros del personal • educar a nuestro personal Comunicación con usted El personal de CHOP puede utilizar su dirección y número de teléfono a fin de comunicarse con usted para: • cancelar, reprogramar o recordarle una cita • darle instrucciones sobre cómo prepararse para un procedimiento o cómo cuidar su salud • informarle sobre nuestros servicios y programas de recaudación de fondos Si usted no está disponible, es posible que dejemos un mensaje en su contestador automático o con la persona que conteste el teléfono. Investigación médica CHOP lleva a cabo investigaciones para aprender más sobre la salud y la enfermedad. Los investigadores a menudo necesitan utilizar información médica para hacer su trabajo. Muchos estudios de investigación en los que se utilizará y revelará su información médica sólo se pueden realizar con su permiso por escrito. Algunas veces, los investigadores pueden usar información médica sobre su persona sin su permiso por escrito para: • decidir si se puede realizar un proyecto de investigación • llevar a cabo estudios de investigación, en situaciones limitadas, utilizando información médica que ya se ha recopilado Cuando un investigador desea utilizar su información para llevar a cabo un estudio de investigación sin pedir su permiso, un comité especial de CHOP debe aprobar la solicitud. Este comité trabaja con el investigador para proteger su privacidad. La información que se cree y recabe sobre usted durante un estudio de investigación podría utilizarse y revelarse según se describe en este Aviso.
Para evitar una grave amenaza contra la salud o seguridad Podemos revelar su información médica para evitar o reducir una amenaza grave contra su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros. Por ejemplo, si usted tiene una enfermedad contagiosa (por ej., meningitis), podríamos informar a todas las personas con las que tuvo contacto para que puedan buscar atención médica. Donación de órganos y tejidos Podemos revelar información médica a bancos de donación de órganos y grupos involucrados en la donación o el trasplante de órganos. Esta información puede ayudar a determinar si un paciente que ha muerto o que está cercano a morir puede ser candidato para la donación de órganos. Responder a una orden judicial, citación judicial u otro pedido legal Podríamos revelar su información médica a un abogado u otro funcionario autorizado en respuesta a una: • orden judicial • citación judicial u otro pedido similar autorizado por ley. Es necesario que la persona que solicita su información nos diga que se han tomado las medidas para informarle de tal solicitud u obtenga una orden judicial que proteja la privacidad de su información una vez recibida. Cierta información médica altamente confidencial, como información sobre el VIH y el abuso de sustancias sólo se puede revelar a un abogado u otro funcionario autorizado si se obtiene una orden judicial. Correccional Podríamos revelar su información médica a un centro o funcionario correccional si usted se encuentra preso en una cárcel o prisión o bajo la custodia de un funcionario encargado de imponer el cumplimiento de la ley. Por ejemplo, podríamos revelar información si la institución o el funcionario nos dice que es necesario para: • brindarle atención médica a usted o a otra persona • proteger su salud y seguridad y la de los demás • proporcionar seguridad a las personas en el centro correccional Además podríamos revelar información médica a las autoridades encargadas de imponer el cumplimiento de la ley a fin de identificar o atrapar a una persona que ha escapado de un centro correccional u de otro tipo de custodia legal. Cumplimiento de la ley Podríamos revelar su información médica, con algunas limitaciones, a la policía u otros funcionarios encargados de imponer el cumplimiento de la ley cuando su divulgación esté permitida o sea requerida por la ley. Por ejemplo, podríamos: • reportar cierto tipo de heridas si lo requiere la ley, como heridas causadas por armas de fuego • alertar a las autoridades sobre una muerte que creemos puede haber sido resultado de un acto criminal • responder a un pedido de información, si usted es víctima de un crimen y acepta se divulgue la información o en algunos casos en los que no puede dar su acuerdo debido a sus lesiones • proporcionar información para identificar o atrapar a una persona que ha admitido haber participado en un crimen violento cuando creemos que la víctima puede haber sufrido daños físicos de gravedad. • responder a un pedido de información necesaria para ayudar a identificar o encontrar a una persona sospechosa, fugitiva, testigo o reportada como desaparecida • reportar evidencia de un crimen en uno de nuestros cuatro centros • responder a una orden judicial, orden de comparecencia o procedimiento legal similar
¿De qué otras maneras podríamos revelar su información sin su permiso?
Salud y seguridad públicas Podríamos revelar su información médica para cumplir con las leyes federales, estatales y locales que requieren que revelemos información que tiene un impacto sobre la salud y seguridad públicas. Por ley debemos: • reportar enfermedades contagiosas a agencias de salud pública • reportar nacimientos, muertes, quemaduras y casos de presuntos actos de abuso o abandono, ante oficinas de gobierno estatales y locales que realizan un seguimiento de estos datos • revelar información necesaria para llevar a cabo actividades de auxilio a damnificados, ante la Cruz Roja u otras agencias de ayuda para in formar a sus familiares dónde se encuentra y cuál es su estado de salud
Actividades gubernamentales especiales. Podríamos revelar su información médica a funcionarios federales autorizados para: • actividades de seguridad nacional permitidas por ley • la protección de funcionarios del gobierno o jefes de estado de otros países o para investigar amenazas contra estas personas • actividades militares y de veteranos según lo permita la ley si usted es o fue miembro de las fuerzas armadas Actividades de supervisión de atención médica Podríamos revelar información médica a las agencias que supervisan los programas de atención médica. Estos organismos usan la información para otorgar licencias, llevar a cabo investigaciones y vigilar que los proveedores de atención médica acaten la ley. Por ejemplo, estas actividades incluyen: • auditorias por agencias de Medicaid • inspecciones por el Departamento de Salud Juez de instrucción, médico forense y director de funeraria Podríamos revelar información médica a un juez de instrucción o médico forense cuando sea necesario para identificar a una persona que ha muerto o para determinar la causa de muerte. Además podemos revelar información a un director de funeraria, cuando sea necesario para que cumpla con sus deberes. Reclamo relacionado con el trabajo Podríamos revelar información médica a los programas de compensación del trabajador o programas similares que brindan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Según lo permite o exige la ley Podríamos revelar su información médica en otras situaciones cuando lo permita o exija la ley. Brindar servicios en nombre de CHOP Podríamos revelar su información médica a personas y organizaciones que asisten a CHOP con las actividades comerciales. CHOP tiene acuerdos con estas personas y organizaciones para asegurarse de que toda la información médica que les revelemos esté protegida y sea sólo utilizada y revelada para brindar servicios en nuestro nombre. Por ejemplo, podríamos revelar su información a otros que: • facturan a las compañías de seguros en nuestro nombre • nos brindan asistencia técnica relativa al software para ayudarnos con el mantenimiento de nuestros sistemas informáticos • evalúan nuestras operaciones para ayudarnos a mejorar • nos ayudan con nuestros programas de recaudación de fondos
¿Cómo podríamos utilizar y revelar su información si usted no se opone?
Directorio de pacientes internados. Podríamos revelar información de directorio a una persona que llama o a un visitante que pregunta por usted por su nombre, a menos que usted se oponga. La información de directorio incluye su nombre, número de habitación, ubicación y número de teléfono en CHOP y su estado general (como por ejemplo indeterminado, bueno, satisfactorio, grave o crítico). Podríamos dar información de directorio, incluso su religión (si nos la revela) a miembros del clero para que puedan visitarlo(a). Participación en el cuidado. Podríamos revelar información sobre su persona a alguien que no sea el padre/la madre o el tutor legal si dicha persona participa en su atención médica o en el pago de la misma. Por ejemplo, si un familiar o amigo lo(a) acompaña a CHOP y está presente mientras se proporciona atención médica, entonces asumiremos que dicha persona puede escuchar sobre su estado y atención médica, a menos que usted nos indique lo contrario. Intentaremos informarnos sobre quién es esa persona y, de ser posible y apropiado, le daremos la oportunidad de que nos diga si esa persona puede escuchar cierta información. Trataremos de revelar sólo la información relacionada con la participación de esa persona en su atención médica. Actividades de recaudación de fondos.
Podríamos utilizar y revelar información limitada (como su nombre, dirección, número de teléfono y fechas en las que recibió atención médica en CHOP) para comunicarnos con usted e invitarlo a apoyar nuestras actividades de recaudación de fondos. Usted podría recibir llamadas, cartas u otras comunicaciones de The Children’s Hospital Foundation, que recauda fondos para CHOP, o de una organización externa que ayuda a CHOP con la recaudación de fondos, pidiéndole que considere realizar una donación. Todos los materiales para la recaudación de fondos que le enviemos incluirán información sobre cómo puede ser eliminado de nuestra lista de correo. Dependemos de la recaudación de fondos para respaldar el avance de la atención médica, investigación y educación pediátricas y brindamos muchos servicios y programas especiales a nuestros pacientes y la comunidad.
¿Cuándo es necesario su permiso escrito para utilizar y revelar su información?
Para otros tipos de utilización o divulgación, necesitamos su permiso por escrito. Por ejemplo, normalmente necesitamos permiso por escrito para revelar su información médica directamente a su escuela, campamento o guardería infantil. Además necesitamos permiso especial antes de poder revelar cierto tipo de información médica altamente confidencial que cuenta con protecciones legales adicionales. Por ejemplo, la ley federal y estatal podría exigir que obtengamos su permiso escrito para revelar lo siguiente: • notas de psicoterapia escritas y guardadas por su terapeuta • otra información de salud mental • información sobre tratamientos de abuso de sustancias (drogas y alcohol) • Información sobre las pruebas, el diagnóstico y el tratamiento del VIH/SIDA
¿Cuáles son sus derechos de privacidad?
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica. Si desea hacer uso de cualquiera de estos derechos, comuníquese con su médico u otro proveedor de atención médica de CHOP o nuestro Departamento de administración de información de salud (Health Information Management Department) en la dirección que se indica más abajo. En algunos casos puede ser necesario que envíe su solicitud por escrito. Derecho a ver y obtener una copia Usted tiene derecho a ver y obtener una copia de sus expedientes médicos, registros de facturación y otros registros que CHOP utiliza para tomar decisiones de tratamiento o facturación relativas a su persona, con ciertas excepciones. Si solicita una copia de sus expedientes, podríamos cobrarle una tarifa razonable por los costos de copiado y envío, según lo autoriza la ley estatal. Derecho a solicitar un cambio en su información médica Usted tiene derecho a solicitar que se cambie la información que usted cree es incorrecta o incompleta contenida en sus expedientes médicos, registros de facturación u otros registros que CHOP utiliza para tomar decisiones de tratamiento o facturación relativas a su persona. Consideraremos detenidamente todas las solicitudes y le informaremos si se puede hacer el cambio solicitado. Derecho a obtener una lista de ciertas divulgaciones de su información médica Usted tiene derecho a saber cuando CHOP ha revelado su información sin su permiso según lo permite o exige la ley. Ciertas divulgaciones no estarán en esta lista, por ejemplo las realizadas antes del 14 de abril de 2003 o aquellas realizadas para proporcionar tratamiento, realizar cobros o administrar nuestros centros de atención médica. Derecho a solicitar restricciones Usted tiene derecho a pedirnos que limitemos la manera en que utilizamos y revelamos su información médica, incluso la información que revelamos a alguien que participa en su atención médica o en el pago de la misma. Consideraremos detenidamente todas las solicitudes y le diremos si podemos aceptar su solicitud. Por favor comprenda que no podremos aceptar la mayoría de las solicitudes porque podrían impedirnos utilizar o revelar información necesaria para el tratamiento, pago y administración de nuestros centros de atención médica. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales Usted tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted de cierta manera o en cierto lugar para proteger mejor su privacidad. Por ejemplo, usted puede pedirnos que nos comuniquemos con usted sólo en su trabajo o sólo en su casa. No tiene que dar una razón para la solicitud. Aceptaremos todas las solicitudes razonables. Si el hecho de aceptar una solicitud pudiera impedirle a CHOP cobrar por su atención médica, usted necesitará proporcionar más información sobre cómo se pagará su factura. Derecho a revocar una autorización Usted tiene derecho a cambiar de opinión después de firmar un formulario de permiso que permita a CHOP revelar su información médica. Usted puede cancelar su permiso por escrito en cualquier momento. Si cancela su permiso, no revelaremos nada más de su información médica. No podemos recuperar la información que ya hemos revelado.
Derecho a obtener una copia impresa de este aviso Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de la versión actual de este Aviso. Podemos cambiar este Aviso en cualquier momento. Todos los cambios que hagamos se aplicarán a la información médica que CHOP ya tiene sobre usted. Cumpliremos los términos y condiciones del Aviso que esté en vigencia. En nuestro sitio web también encontrará una copia de nuestro Aviso actual y otra información útil sobre la privacidad del paciente: http://www.chop.edu/about_chop/hipaa/index.shtml.
¿Con quién comunicarse si se han violado sus derechos de privacidad o tiene preguntas sobre este Aviso?
Si cree que se ha violado la privacidad de su información médica, puede presentar un reclamo directamente al Representante de CHOP a cargo de temas de privacidad ya sea por teléfono o por escrito (vea la información de contacto abajo). Respetamos su derecho a presentar un reclamo y no tomaremos ninguna medida en contra suya por hacerlo. Todas las quejas que recibimos se investigan en tu totalidad. Además puede presentar un reclamo ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (Office for Civil Rights, United States Department of Health and Human Services). La información sobre cómo presentar un reclamo ante esta agencia gubernamental se puede encontrar en http://www.hhs. gov/ocr/privacyhowtofile.htm o llamando al 1-800-368-1019. Si tiene preguntas sobre este Aviso o necesita ayuda para ejercitar cualquiera de sus derechos de privacidad, puede comunicarse con el Representante de CHOP a cargo de temas de privacidad (vea la información de contacto abajo). Representante a cargo de temas de privacidad The Children’s Hospital of Philadelphia Attention: Privacy Officer 34th Street and Civic Center Boulevard Philadelphia, PA, 19104 (215) 590-1000 Health Information Management Department The Children’s Hospital of Philadelphia Attention: HIM 34th and Civic Center Boulevard Level A, Room 246 Philadelphia, PA 19104 (215) 590-1000 Fecha de vigencia: 1 de septiembre de 2006
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