Corporate Travel by maclaren1


Policies & Procedures 
(May 23, 2006) 

I.      Corporate Travel Policy Statement 

II.     Key features of the Travel Policy 

III.    Definitions 

IV.     Travel Online 

V.      Travel Reservations 
        A.     U.S. Domestic Air Travel 
        B.     International Air Travel 
        C.     First Class Travel 
        D.     Electronic (“E”) Tickets 
        E.     Frequent Flyer Programs 
        G.     Meeting and Group Air Travel 
        H.     Airline Safety 
        I.     Hotel Accommodations 
        J.     Corporate Apartments (NYC) 
        K.     Ground Transportation – Personal and Rental Cars and Private Car Services 

VI.     Payment Methods and Expense Reimbursement 
        A.     Corporate American Express Card 
        B.     Travel Advances: (Company Paid Airline Tickets, Cash Advances, Advance 
               Purchase of Airline Tickets, and Non­refundable, Canceled Trips) 
        C.     Receipts and Other Requirements 
        D.     Travel Management System (TMS) 
        E.     Reimbursement Options 
        F.     Approval of Expenses 
        G.     Travel Accident Insurance 
        H.     Meals and Entertainment 
        I.     Miscellaneous Expenses 
        J.     Loss of Company Property 
        K.     Personal Property Losses During Business Travel 
        L.     Telephone Expenses 
        M.     Travel Expense Report Checklist 

VII. MetLife Travel Assistance Program
VIII.  Travel Agency Service Fees 
Appendix A – Additional Cost Savings Opportunities
Important Phone Numbers 
MetLife Travel Director                                                       212­578­5719 
MetLife Travel Manager                                                        212­375­1483 x13 
Travel and Transport Business Reservations                                    888­MET­TRVL 
Travel Online Questions                                                       888­430­3799 
NYHO Travel Office ­ International Reservations                               212­578­3001 
NYC Hotels  and Corporate Apts.                                               888­777­6039 
T&T Emergency After Hours Number                                              800­405­9887 (within US)* 
                                                                              402­399­4667 (over seas)* 

T&T Personal Travel Reservation Agent                             888­932­6658 
Employee Reimbursement Questions (PO/AP Svc. Ctr.)          800­942­BILL 
American Express Card Applications (PO/AP Svc. Ctr.)              800­942­BILL 
American Express Card Replacement                                 800­528­2122 
American Express Problems                                         212­578­4360 
Telephone Calling Card Application (Purchasing)                   212­578­2558 
Audio Conferencing  (AT&T Operator)                               800­303­4275 
Video Conferencing (I/T Telecommunications)                       212­578­2409 
Risk Management                                                   212­578­6091 
MetLife Fleet Manager                                             401­827­3822 
Conference Services                                               212­578­ 6377 
Small Meeting Counselors                                          888­888­4886 

Car Service In NY Metropolitan Area: 

Call GT3 Call Center for reservations:                                       800­256­8716 (prompt #1) 
GT3 Customer Service                                                         800­256­8716 (prompt # 1) 

Starlight ­ Atlanta area car service ­                                       866­723­5466 

MetLife Travel Assistance Program 
 Within the United States                                                          800­454­3679 
 Outside of the United States                                                       312­935­3783
I. Corporate Travel Policy Statement 
This policy is intended to balance the critical need to 
control travel costs while supporting business productivity. 
While MetLife’s goal is to make company travel as 
comfortable as possible, it also needs to aggressively pursue 
cost savings opportunities. 

Each associate is responsible for understanding and 
complying with MetLife’s policy and is expected to 
exercise good judgment with respect to expenses. 
While individual items may appear minor, in aggregate 
they have a substantial impact on company costs. 

Whenever possible, associates should be flexible in 
their travel plans to take advantage of low cost airfares, 
as well as savings on other travel arrangements. 
The Company will reimburse associates traveling on company 
business for all travel expenses that are reasonable, lawful, and 

At the time the reservation is made, the associate will 
be advised of the MetLife policy and procedures as 
required. If the associate insists on a travel booking 
that is contrary to policy, the agent is instructed to 
enter a code specifying the policy exception. This 
transaction will be included in an exception report provided 
to management. 

Travel counselors are trained in company policy and 
instructed to communicate these requirements. They 
have no authority to revise, bypass, or otherwise change 
policy. Exceptions to policy result in higher expenses and 
the inability to capitalize on negotiated programs. 
Questions relating to travel policy application or interpretation 
should be addressed to either the MetLife Travel Director 
at 212­578­5719, or the Travel Manager at 212­375­1483 (ext. 13). 

This policy includes basic savings measures. Appendix A 
contains additional cost savings opportunities that can 
be implemented by local management to augment this 

II. Key Features of the Travel Policy 
This travel policy applies to all MetLife associates and 
other individuals whose travel is being paid for or 
reimbursed by MetLife.
1. All business travel reservations, including air, hotel, 
and car rental, must be made through the Travel Online 
Reservation System or Travel & 
Transport for domestic travel and NYHO Travel 
Services for international travel. Travel agency service 
fees are charged back to cost center managers via a 
monthly general ledger entry. Wherever possible, Travel 
Online must be used to book domestic reservations. 

2. MetLife preferred airline vendors must be 
used unless a significantly less expensive alternative is 
available. MetLife’s preferred auto rental vendors and hotels must 
always be used. 

3. Whenever possible, airfare reservations should be 
made at least 7 days in advance to assure the availability 
of low fares. The lowest applicable fare must be 
chosen and non­refundable tickets purchased when 

4. Wherever possible, all travel expenses must be charged 
to the Corporate American Express card. 

5. The Travel Management System (TMS) must be used 
by associates to submit reimbursement requests. 

6. Travel expenses should be submitted for reimbursement 
within 30 days after completion of the trip. 
Travelers should call the PO/AP Service Center with 
any unanswered questions (1­800­942­BILL). 

7. Original receipts are required for all expenditures of 
$25 or more. 

8. Reports will be provided to management on opportunities 
for additional travel savings and to ensure compliance 
with the corporate travel policy objectives (e.g., use of corporate 
travel agency). 

9. When appropriate, management can require stricter cost saving 
standards than required in the Corporate Policy. 

10. When traveling domestically or internationally, MetLife 
associates can obtain medical and other types of assistance 
through the MetLife Travel Assistance Program.
III. Definitions: 
For the purposes of this policy, Travel & Transport (T&T) 
is defined as the MetLife dedicated reservation center 
operated by T&T located in Kansas City, Missouri. NYHO 
Travel Services is defined as the travel management and 
reservations operation located in Long Island City. 
Preferred airline vendors are American, Delta, and 
Continental Airlines. Preferred auto 
vendors are Hertz, National, and Enterprise. 

IV. Travel On­Line Reservation System 
MetLife’s Travel Online Reservation System was rolled out in 2001. 
 Fares average 17% lower when booked through Travel Online and service 
 charges are ½ the charge of agent­booked tickets.  As a result, all MetLife employees 
 traveling on company business are expected to utilize MetLife’s Travel Online 
Reservation System for domestic travel. Associates are encouraged to use Travel Online 
or simple round trip international travel.   To access Travel Online from the Internet, 
go to From MetLife’s intranet, go to, 
 click on "Travel, then On­line Reservation system".  (Note: Trips with more than 
 4 separate legs should be made by calling the agency­ 1­888­638­8785.) 

Personal travel should be arranged through T&T’s leisure travel and vacation desk by calling 

V. Travel Reservations 
All reimbursable business travel arrangements, 
including air, hotel, and car rental for domestic travel 
must be made through T&T at 1­888­638­8785, or by  using 
 MetLife’s Travel OnLine Reservation System , 
and through NYHO Travel Services at 212­578­3001 
for international travel. All such travel must be 
charged to the Corporate American Express card. 
All reservations, changes, and other related travel 
transactions are to be made through T&T during the 
regular weekday hours of 9 a.m. to 5 p.m. CST. Use of 
T&T’s “After Hours” service is authorized for emergency 
service only. This special service should not be used for 
trip planning, reservations, or changes which can be 
made during regular business hours. MetLife pays an 
additional fee (which is charged to the caller’s cost center) 
for each reservation, making the use of 
this service for non­emergencies extremely expensive.
Travel and Transport monitors Internet web sites and offers 
lower fares to travelers. Only Travel and Transport is authorized 
to book web fares for business travel by MetLife Associates) . If you 
come across a lower fare on a website which you would like to 
book, notify T&T so they can book it for you (1­888­MET­TRVL. 

Reservations should be made as far in advance as 
possible to obtain the lowest airfares (21 or more 
days offers the greatest savings.) All travel booked 
less than 7 days in advance will be included in exception 
reports sent to management. 

T&T also uses an automated system (CARES) that continues 
to check for lower fares after a reservation is 
made until shortly before departure. If a lower fare is 
found on the same itinerary, the lower fare will automatically 
be rebooked. If a lower fare is found on an alternate 
itinerary, within the guidelines explained below, travelers 
will be notified and should consider changing their 

Preferred Vendors/Lowest Air Fare 
T&T’s travel counselors are trained to offer MetLife’s preferred 
air carriers and other discount fares. Associates are required to choose 
the lowest applicable fare offered by a preferred vendor. In 
cases where a lower fare is available on a non­preferred 
carrier, T&T and the Travel Online Reservation System will 
offer that fare and associates have the option of selecting the 
non­preferred carrier. 
(In order for MetLife to retain preferred vendor discounts, 
associates should only consider using non­preferred 
vendors when savings are $100 or more.) 

Associates are expected to accept the lowest economy 
nonstop (coach) airfare within a “two hour window” 
on either side of the requested arrival or departure 
time. For example, an associate wishing to depart at 8:00 a.m. 
would be offered flights between 6:00 a.m. and 10:00 a.m. 
If an associate can be more flexible with departure 
or arrival times, please inform the travel agent as 
additional savings may be achievable. 
Refusal to accept the lowest airfare, as described 
above, is a policy exception and will be included in 
management reports. 

Requesting or selecting a more expensive seat on a flight 
when a less expensive ticket is available is a policy 
exception. This is often done to obtain upgraded seating.
Associates should use connecting and one­stop flights if 
they add no more than 90 minutes to the scheduled trip 
duration, and result in total fare savings of $300 or more. 
T&T will offer these options, where available. 

Alternate Airports 
In areas serviced by more than one airport (e.g., New 
York/Newark, Chicago, Houston, SF Bay Area), associates 
should use the airport with the lower cost flight if total 
airfare savings of $300 can be achieved. These options 
will be offered by Travel and Transport agents where 

Commuter /Turboprops 
The use of a small commuter or turboprop aircraft may 
be declined when regular jet service is available, 
regardless of airfare. T&T has been instructed not to 
offer any airline carrier that is experiencing workforce 
disruption or is under FAA warning for safety concerns. 

Upgrades to business or first class may be made at personal 
expense only. The associate’s costs will be calculated 
from the lowest airfare quoted by T&T. 

Group Travel 
Whenever ten or more associates are traveling to the 
same destination during the same week, regardless of 
points of origin, special airfare discounts may be available. 
T&T should be contacted well in advance to 
arrange for group travel possibilities and to obtain related 

Non­Refundable and Penalty Fee Tickets. 
MetLife policy requires associates to purchase non­refundable 
tickets whenever possible. If a change is 
made, the additional flight change fee is reimbursable as 
a business expense and is almost always less than the difference 
between the restricted and unrestricted fares. 

Non ­Refundable Ticket ­ Canceled Trip ­ Reimbursement 
Many airlines restrict the reuse of non­refundable airline 
tickets. For domestic flights, associates must notify Travel 
and Transport prior to the original flight's departure time 
if their ticket will not be used.  Otherwise, unused 
non­refundable tickets often lose their entire value. 
Domestic tickets can normally be reused within 12 months 
of the original booking dates.  Unused non­refundable 
international tickets must often be rebooked prior to departure 
to retain their value.  Travel and Transport will advise the traveler 
of the requirements in each instance.
For reimbursement of unused non­refundable tickets, the 
traveler must complete a TMS expense report once the original 
travel date has passed and submit the passenger ticket receipt 
and itinerary as documentation of the expense.  If the traveler 
was previously issued a travel advance for the cost of the ticket, 
(i.e., ticket purchased more than 30 days in advance), they should 
use a TMS expense report to clear the previously issued advance. 
When the ticket is reused, submit the additional "add collect" cost 
of the new ticket for reimbursement when filing an expense report 
for that trip. 

Non Refundable Canceled Ticket Reuse 
To ensure that outstanding tickets are reused, travelers should apply 
outstanding unused non­refundable tickets against the cost of 
future travel at the earliest possible date even if the face value 
of the exchanged ticket is higher than another vendor's tickets. 

Saturday Night Stay­Overs 
Because of airline pricing, total travel costs are often 
lower if the associate is able to stay over on a weekend, 
even with the additional costs of lodging and meals 
required for the extra night(s). MetLife does not require 
associates to stay over on weekends, but will reimburse 
hotel and meal expenses for Friday and Saturday nights 
if the individual associate elects to remain for a weekend. 
Travelers are advised to obtain approval from their management 
before booking Saturday night stay­overs to 
avoid delays in reimbursing their expenses. 
Travelers must provide price quotes from Travel and 
Transport to substantiate the savings (e.g., traveler’s itinerary). 

Back­to­Back Ticketing 

MetLife will not engage in back­to­back ticketing. It is 
a practice prohibited by the airlines, which can jeopar­ 
dize negotiated discounts with MetLife’s preferred airline 
vendors. In our airline contracts, we agree not to do 
back­to­back ticketing. 

Back­to­back ticketing is the practice of buying two sets 
of discounted airline tickets, each involving a Saturday 
night stay. These tickets are generally much cheaper 
than tickets normally purchased for business travel. In 
back­to­back ticketing, the traveler splits the tickets and 
uses one flight from each set of tickets together in order 
to avoid the required Saturday night stay­over. In many 
cases, not all flight segments are used from each set of 
tickets. Travelers engaging in this practice may be denied 
boarding by an airline unless the fare difference is paid. 
They may also jeopardize their mileage accounts.
Since international travel is extremely expensive, managers 
should carefully evaluate 
the cost benefit of all travel, especially attendance at 
international conventions, seminars, meetings, etc. sponsored 
by business, professional or governmental agencies. 
Economy (coach) class should be used for international 
flights of less than six hours duration within or between 
foreign countries, unless the fare structure allows an 
automatic upgrade at no additional cost. 
Business class may be used on flights of six continuous 
hours or longer, if approved by the associate’s management. 
As with domestic travel, associates are expected to use 
MetLife preferred carriers, unless a lower fare of at least 
$100 is available on another carrier. 
Executive Group Members receive a semi­annual report of 
all international travel (other than approved conferences). 

When traveling internationally, MetLife associates should 
always carry their MetLife Travel Assistance Program 
identification card with them.  Should you need medical or other 
assistance, you can contact the provider of this service (AXA 
Assistance USA) 24 hours a day, 7 days a week at the following 
telephone number:  312­ 935­3783.  (See Section 7 for further 
information on the MetLife Travel Assistance Program.) 

Managers should not approve purchase 
of first class tickets unless the situation is extremely 
unusual and has been approved by a member of the Executive 
Group. Except for situations approved by the Executive Group, 
travelers are expected to pay for the additional cost of First 
Class tickets and Management will receive monthly reports 
of first class travel. 

T&T will offer E­tickets, when available. E­Tickets should 
be used as they result in cost savings in administrative 
handling and agency processing. They eliminate the need 
for ticket delivery (a direct savings to the company) and 
offer convenience in reduced paper and expedited airport 
check in. They also allow MetLife to track unused 
airline tickets. Associates will receive a passenger 
receipt which must be submitted with their travel 
expense report. Most airlines charge an additional $25 to 
$50 for paper tickets. 

While Frequent Flyer Mileage credits may be accumulated
for personal use, no additional company expense may 
be incurred to obtain such credits or to use them. Associates are not 
entitled to reimbursement for business travel paid for 
with frequent flyer credits. Declining the lowest fare in 
order to earn or use points  in the associate’s preferred 
mileage program is a policy exception and will be 
noted in management reports. Such action may result in 
a denied reimbursement. 

Some airlines have special clubs that provide the associate 
with certain privileges. These club memberships are 
considered to be a matter of personal preference and 
therefore are not reimbursable by the Company. 

Associates planning larger conferences (more than 50 attendees) 
should contact Conference Services (212­578­6377). 

Small Meetings: 
Travel and Transport also has several experienced meeting planners 
assigned to the Kansas City Reservation Center Team.  They are 
available to assist MetLife planners with all phases of planning 
and arranging small meetings of 50 or fewer attendees 
(1­888­888­4886).  Lodging and meeting room savings in the 20% 
range  are not unusual when professional small­meeting planning 
services are utilized. 

Regardless of whether planned internally or through a specialized outside 
meeting company, air travel for meetings and group 
travel is to be booked and ticketed by T&T or via the Travel Online 
Reservation System.  This allows MetLife to maximize discount leverage 
and insures best  pricing for such travel. 
Some outside conferences negotiate special airfare rates 
for meeting attendees that cannot be booked through an 
agency. In those cases, associates may book their airfare 
through the conference and not T&T. 

Airline travel is by far safer than any other type of transportation. 
However, as a general rule, no more than three 
senior officers or ten associates should travel together on 
the same flight. 

Associates must make all hotel reservations through T&T, 
or by booking through the Travel Online reservation system, 
whether or not air travel is involved. MetLife has negotiated preferred, 
corporate rates with moderately priced hotels in key locations, and associates 
will be offered these accommodations at the time of booking. 
Whenever possible, hotels used by MetLife local offices have been 
included in the program. Associates are required to reserve lodging at 
these preferred hotels, unless there is no room availability 
at the MetLife rate. In such cases, the lowest corporate 
discount otherwise available through the agency at 
the preferred property or a nearby hotel recommended by 
T&T must be used. 

Associates should verify at check­in that the rate being 
charged is the MetLife corporate rate or the rate printed 
on the itinerary from T&T. 

Associates may book a non­preferred hotel property in 
cases when they are traveling with a client who 
selects an alternate hotel, are attending a conference 
held at a non­preferred property, have chosen a significantly 
less expensive hotel, or a preferred hotel is not located 
within a reasonable drive to the primary business 
location (i.e., 30 minutes).The reservation should still 
be made through T&T unless the conference rate cannot 
be booked through an agency, but must be booked directly 
with the hotel or through the conference management. 
Upgrades at check­in or when making a reservation (to a 
 more deluxe room or a Concierge/Executive Floor) at rates 
 higher than the normal standard rate confirmed are not 
 permitted and will not be reimbursed by the Company as a 
 business expense. 

When preferred hotels are not available, MetLife associates 
must select alternative accommodations which are not more 
expensive than the MetLife normal / average rate for that city 
which is viewable on the Travel Online Reservation System 
(see hotel reservations). 

Failure to cancel a reservation will result in a “NO 
SHOW” charge that will not be reimbursed by the 
Company. Since all hotel reservations are guaranteed for 
a late arrival, it is the associate’s responsibility to inform 
T&T or NYHO Travel Services of the trip’s cancellation as 
soon as possible but no later than 4:00 p.m. on the date of 
arrival so that the reservation can be cancelled. When 
canceling a reservation, associates should always obtain 
a cancellation number from the T&T agent.  Some hotels require 
a 24 or 48 hour cancel policy.  Check Travel Online under 
"hotel details" or with Travel and Transport. 

Corporate Apartments (NYC) 
The Company has a number of attractive and comfortable
apartments available on a “first­come, first­serve” basis 
in Stuyvesant Town. MetLife business associates 
traveling to New York City  or Long Island City 
are expected to stay in these  apartments when they are 
available. Reservations can be made by accessing MetLife’s 
travel web page and clicking on New York City Lodging. 
This action will generate an e­mail request form that 
you will need to complete.  A confirmation will be sent back 
to you via email.  Or you can arrange for a corporate apartment 
by  calling Travel & Transport (888) 777­6039 or booking the 
apartments using the Travel Online Reservation System. 

The associate’s cost center must be used when making 
the reservations. Directions and key pick­up instructions 
will be provided when the reservation is made. In the 
event all apartments are occupied, Travel & Transport 
will make arrangements at an appropriate hotel where 
special rates have been negotiated. 
If plans change, and the associate will not be needing a 
Corporate Apartment, or NYC hotel, be sure to call 
(888) 638­8785 to cancel hotel accommodations, 
or 1­888­777­6039 to cancel apartments. 

Corporate apartments are also available to employees 
on weekends for personal use at a cost of $100 per 
night for a 1 bedroom apartment and $125 for a 2 
bedroom apartment. 

Hotel Point Programs and Clubs 
While hotel point program credits may be accumulated 
and applied for personal use, no additional company 
expense may be incurred or deviation from MetLife’s 
Preferred Hotel Program made to obtain such credits. 
Company policy prohibits individual associates from 
obtaining hotel points or special amenities as a result of 
directing or influencing business to a particular hotel. 
Some hotels have frequent traveler and health club programs 
that involve a fee for membership. These memberships 
are considered a matter of personal preference and 
are not reimbursable by the Company.  Associates are 
not entitled to reimbursement for business travel paid with 
hotel or credit card point programs. 

Lodging with Friends or Relatives 
If an associate stays at the home of a friend or relative 
instead of at a hotel while on a travel assignment, it is permissible 
to give a token gift to the host. The gift should be 
a dinner or non­cash present and should not normally 
exceed $100 per trip. In such a case, reimbursement is 
allowed with the proper receipts and explanation. 

Personal Car 
Associates who use their personal car on company business will 
be reimbursed at a rate per mile that is revised periodically 
and generally follows IRS guidelines. Associates will also be 
reimbursed for parking and toll expenses. “Travel on company 
business” excludes commutes to one’s normal work 
place since that is not a reimbursable business expense. 
The reimbursement rate for personal car use for business 
travel covers all automobile operating costs, including 
gas, depreciation, insurance, repairs, etc. Consequently, 
any damage to or theft of an associate’s car, or its contents 
during a business trip is not a reimbursable business 

Mileage reimbursement for use of personal cars on company 
business cannot exceed the cost of air or train travel 
to the associate’s destination. 

Car Rentals 
The use of a rental car must be justified to the associate’s 
management as an economical alternative that meets 
business needs. 
To ensure that car rentals are handled cost effectively 
in accordance with corporate policy, associates must: 
• Book car rentals through T&T whether or not air 
travel is involved. 
• Use MetLife’s preferred suppliers Hertz, 
National, or Enterprise.  Enterprise 
is considered a secondary preferred car rental vendor 
primarily for off­airport car rentals.  Associates are not 
entitled to reimbursement for business travel paid with any 
rental or card point program. 

Aside from preferred rates, these vendors offer liability 
and collision insurance coverage without additional cost. 
While car rental bookings must be made through T&T, 
there may be emergency circumstances where associates 
may need to contact the preferred car rental company 
directly. If this is the case, please use the following 
MetLife identification numbers to secure MetLife special 
corporate rates: 

Hertz ID #47801 
National ID #5000350 
Enterprise ID #NA24MLF 

Intermediate or mid­size cars should be rented unless 
more than three associates are traveling together, or a 
significant amount of equipment/baggage is being transported. 
In such instances, a standard (full­size) car is 
The rental of sports/luxury/premium cars is not allowed, 
except when they are available through promotional discounts
at no additional cost and do not void the insurance coverage 
contained in the corporate agreement. 

Other Savings Opportunities on Car Rentals 
1. Associates traveling together for the same purpose, are 
expected to share the same rental vehicle. 
2. Rental cars should be returned with a full tank of gasoline 
to avoid a refueling charge by the vendor. Vendor 
charges can be twice the actual cost of local gasoline 
rates.  All 3 preferred vendors charge $2.99 / gallon to refill 
3. If a rental car is required for more than one year, associates 
should consider leasing as a cost savings alternative. 
Contact the MetLife Fleet Manager for more 
information at 401­827­3822. 

Coverage Options with Car Rentals in the U.S. 
Hertz, National, and Enterprise rental car companies include physical 
damage insurance in their contract subject to their deductible. 
Full coverage is available when the vehicle is rented, but it is not 
MetLife’s policy to purchase this additional protection. 
Therefore, in the U.S., associates should decline the 
Collision Damage Waiver (CDW) and/or Loss/Damage 
Waiver (LDW) and Supplemental Liability Insurance 
(SLI) when rentals are for business. 

Personal effects coverage can also be purchased at the 
associate’s expense. Personal items (including computers) 
stolen from a rental vehicle are the responsibility of 
the associate. 

Since insurance coverage only applies to negotiated rates, 
don't accept lower, promotional fares when picking up vehicles. 
When using Travel Online, always verify that the Hertz location 
you are renting from includes insurance since some locations 
do not participate in the Hertz corporate program (Check the 
Travel Online Hertz non participating vendor locations list on the 
Rental Screen Car.). 

You should elect collision and comprehensive 
coverage in the event you are unable to rent from Hertz, 
 National, or Enterprise and utilize a non­preferred car rental company. 

Injuries to employees arising out of, or in the course of, a 
valid business trip are covered by MetLife’s Workers’ 
Compensation Insurance and/or Business Travel 
Accident Insurance. Rental car companies may offer 
Personal Accident Insurance (PAI) covering accidental 
death, medical coverage, ambulance fees, etc. However, 
its cost and that of other options are considered personal 
expenses and will not be reimbursed. 

Coverage Options Outside the U.S.
Associates should purchase available options, the cost of 
which will be reimbursed as a business expense. 

Personal Travel 
The Company and MetLife’s preferred rental car insurance coverage 
do not assume the liability for cars rented by associates 
for other than company business. Personal use of 
rented vehicles before or after the business portion of a 
trip is covered by car rental insurance. Vacation and personal 
trips are not covered. 
If there are any questions about insurance coverage for 
particular situations, contact Risk Management (212­ 
578­ 4041). 

Accidents Involving Rental Cars 
If an accident occurs, the associate should complete all 
required local accident reports and send copies as soon 
as possible to MetLife’s Risk Management Unit in Long 
Island City. 

Private Car Services 
Car Service is expensive and should only be used when 
absolutely necessary. 

Within New York City, associates should normally use 
taxis or public transportation to go to and from business 
meetings. When using a private car service as part of a 
business trip within the NYC Metropolitan area (e.g., 
transportation to the airport), an approved car service 
must be used.  Select your vendor based upon your pick­up location, 
NOT your destination. 

The New York Metropolitan area includes the NYC boroughs, Long 
Island, Rockland, Putnam and Westchester Counties, Central and 
Northern New Jersey, and Southern Connecticut. 

Car Service reservations can be made through GT3’s call center. 

1.  GT3’s reservations phone number: 800­256­8716 (prompt #1). 
2.    GT3's Customer Service: 800­256­8716 (prompt #1). 

Cooper Atlanta Transportation Services (formerly known as Starlight) 
for Atlanta and Alpharetta Ga.: 1­866­723­5466 

Local taxi services can be booked directly with the vendor.  Generally, 
any service that includes taxi or cab in the company name or provides 
metered service is considered a taxi service. 

Preferred Car Service vendor fares are often attractive from the office to 
airports, but may be very expensive from your residence to the airport. 
In these instances, with management approval, associates may use a 
less costly local service vendor.  However, in these instances, the 
same insurance coverage may not apply.
After Hour Use of Car Service in the NYC Metropolitan Area: Each 
Business Unit is responsible for ensuring that the use of these services is 
appropriate.  Employees should check with their management beforehand 
to understand the circumstances in which the use of car 
service for after hour commutation is authorized. 

Starting at  9 PM: 
Associates returning home from work or work­related events can use corporate 
car service starting at 9pm to go to destinations both within and outside of the 
NYC 5 boroughs. 

For other cities, outside of the New York Metropolitan Area, when 
car service is necessary, associates should use preferred vendors designated 
by their local office.  Management approval is necessary if preferred vendors 
are not used. 

The same 9 pm guideline also applies for commutation home for offices 
outside of the NYC Metropolitan Area. 

Some Car Service Tips To Keep in Mind:
·  Never have a car service wait for you while you are attending 
   a meeting.
·  Be prompt since you will be charged for waiting time.
·  When possible, share a ride with other associates.
·  If canceling a car service reservation, do it at least 
   2 hours before the scheduled pick up time to avoid no 
   show charges. 

Car service  vendors are paid by either the associate’s corporate 
American Express card or personal credit card.  Reimbursement 
will be made by submitting an expense report (i.e., TMS). 

VI. Payment Methods and Expense Reimbursement $ 
Associates who receive a Corporate American Express 
card are responsible for maintaining their account in 
good standing. Associates should review their statements 
every month to verify that the charges are correct and 
that payments from their travel expense reports are posted 
properly. Failure to do so may result in the cancellation 
of the card and may also adversely affect the credit 
rating of the associate.  Accounts that go past due for 60 days 
will be charged a delinquency fee which is the responsibility 
of the cardholder and not reimbursable from MetLife. 
If the card is lost, call 1­800­528­2122 for a replacement.
The Company requires use of the Corporate American 
Express cards by associates who travel. This is done to 
facilitate the payment process and to provide needed 
information for vendor negotiations and planning. Any 
associate on the administrative payroll making more 
than one business trip per year or spending more than 
$500 per year in business travel and entertainment 
expenses must apply for the Corporate American Express 
card. It is provided to employees at no additional cost. 

The Corporate American Express card must be used for 
all business travel expenditures, including air, hotels and 
car rentals, wherever it is a form of payment acceptable 
to the service provider. Personal expenses should not be 
charged to the corporate card. Personal charges lessen 
the value of corporate travel data and can contribute to 
loss of card privileges by associates. 
Corporate American Express card applications are available 
from the travel web page (Click on Travel> Travel Related Services). 
Associates should complete an application, obtain the approval 
Signature from their manager, and submit the application to 
the PO/AP Service Center (fax number on the application). 

The final issuance of the card is based on American 
Express underwriting requirements. Application 
processing takes three to four weeks. The 
Corporate American Express card will be canceled when 
an associate retires or leaves the Company. 

Please note that  MetLife has access to information regarding 
your use of the American Express Corporate Card, including 
information on your charges and statements from American 

Since travel expenditures should be charged to the 
Corporate American Express card, the Company does not 
usually authorize advances where either airline tickets 
are charged to the Company, or an associate is given cash 
to pay for anticipated expenses. In cases when the associate 
does not have a personal credit card or Corporate 
American Express card, and cannot obtain one for the 
trip, Company Paid Airline Tickets and cash advances 
can be obtained on an exception basis.  Travel advances 
can not be requested for the expenses of others.  Expenses 
for trips scheduled within 30 days are not eligible for advances. 
The travel advance should be cleared upon returning from the 

Company Paid Airline Tickets
Company Paid Airline Tickets are ordered through T&T 
and billed directly to MetLife on a special American 
Express account. The cost of a Company Paid Airline 
Ticket is considered the same as a monetary advance to 
the employee. No more than two sets of Company Paid 
Airline Tickets should be issued to an associate in any calendar 
year.  Consultants can not use this account. 
Company Paid Airline Tickets can be arranged with 
written authorization from the associate’s approving 
manager or officer. A subordinate or peer cannot authorize 
the request, nor can any associate approve their own 
Company Paid Airline Tickets. There is an approval form (available 
from the travel agency) that must be signed by the manager 
or officer and faxed to T&T to authorize charging the 

After the trip is completed, the traveler must submit a 
travel expense report that includes the cost of any 
Company Paid Airline Ticket that was used. The cost of the 
Company Paid Airline Ticket must then be deducted from 
the reimbursement being made to the employee by entering 
the amount on the appropriate section at the bottom of 
the expense report form. All original receipts, including 
the airline passenger receipt should be submitted. 
When authorized, Company Paid Airline Tickets are 
expected to be returned or accounted for within 30 days 
of completing the trip for which the ticket was issued. 
Outstanding ticket advances greater than 3 months old will be 
reported to the associate’s department head. Unused paper 
tickets should always be sent to Travel & Transport or NYHO 
Travel Services. They will be applied to another business trip 
or refunded as soon as possible. 

Cash Advances 
Cash advances are expensive to administer and should 
only be approved by management when absolutely necessary. 
Travel expenses should be charged to the associates’ 
corporate card or personal card where the employee does 
not qualify for a corporate card. Cash advances are not 
 issued for incidental out­of­pocket expenses. 
If a cash advance is necessary, specific written approval 
in the form of a memo from the traveler’s manager must 
be submitted to PO/AP Service Center when requesting a 
cash advance. The approval memo must include the traveler’s 
employee number, cost center, travel dates, the 
purpose of the trip and the amount requested. 
The amount of the cash advance must be deducted from 
the employee’s travel expense reimbursement (TMS) being 
made to the employee by entering the amount on the 
appropriate section at the bottom of the expense report 
form. All original receipts must be submitted. 
When authorized, advances are expected to be returned
or accounted for within 30 days of completing the trip for 
which the advance was allowed. Outstanding advances 
greater than 3 months old will be reported to the associate’s 
department head. 

Advance Purchase of Airline Tickets 
Associates are encouraged to purchase airline tickets 
well in advance of travel to take advantage of lower cost 
airfare. As a result, payment for such tickets may be due 
to American Express before the trip is taken. If airline 
tickets are purchased 30 days or more in advance of a 
trip, associates may request payment to American 
Express prior to the trip. 

A Travel Advance Reimbursement Request (Form 228 or 
TMS) must be submitted with a photocopy of the airline 
ticket attached. A copy of the travel itinerary receipt is acceptable 
for electronic tickets, as long as the itinerary indicates 
both the ticket number and the amount of the 
charge. “Advance Reimbursement for Airline Ticket” 
should be entered in the description area. The amount 
must be paid directly to American Express. 

After the trip is completed, the traveler must submit a 
travel expense report that includes the cost of the airline 
ticket. The cost of the ticket must then be deducted from 
the reimbursement being made to the employee by entering 
the amount on the appropriate section at the bottom 
of the expense report form. All original receipts, including 
the airline passenger receipt should be submitted. 

When authorized, advances are expected to be returned 
or accounted for within 30 days of completing the trip for 
which the advance was allowed. Outstanding advances 
greater than 3 months old will be reported to the associate’s 
department head. 
When pre­reimbursed tickets are not used, they should immediately 
be reported to Travel & Transport or NYHO Travel Services. 
They will be applied to another business trip or refunded 
as soon as possible. 

When traveling on company business, the associate is 
entitled to reimbursement for valid business related 
expenses. For reimbursement, original receipts are 
required for all expenditures of $25 or more. Receipts 
must indicate the form of payment used by the associate. 
For expenses paid by credit card, the type of card (Amex, 
Visa, or Master Card) and account number should appear 
on the receipt. For expenses paid by personal check, the check 
number should appear on the receipt, or a copy of the canceled 
check should be submitted.
Airline expenses require that a copy of the electronic itinerary 
receipt e­mailed by T&T be submitted for reimbursement. For 
lodging expenses, employees must obtain an itemized 
room bill. The itemized bill identifies the individual 
charges for reimbursement reporting, and also serves to 
make sure that nothing was billed to the room in error. 
The following are non­reimbursable expenses: movies, 
videos, in­room bar charges, laundry, gift shop, reading 
material, charges for hotel spa, masseuse or exercise 

In order to be reimbursed, the employee must also provide 
a receipt showing how the bill was paid. If an 
employee uses express check­out services, they should 
make sure the itemized bill indicates the method of payment 
(i.e., American Express Card) or else obtain a fax 
copy of the paid folio from the hotel. This serves to make 
sure that MetLife is not also billed directly by the hotel 
for charges that are submitted by employees for expense 

Expenses must be actually incurred by the associate in 
order to be reimbursable. There are no “per diem” 

Reimbursing International Travel Expenses: 
Since the MetLife PO/AP Accounts Payable unit currently 
only processes reimbursements in US Dollars, 
expenses incurred in foreign currencies must be 
converted to US Dollars by  MetLife travelers on 
their expense report.  The conversion rate used should 
be the rate in effect during the period of the trip. 
As a result of the policy change, POAP now requires 
that a copy of the traveler's American Express or bank 
card statement accompany the reimbursement request. 
(A current up­to­date Amex statement is always available 
on the Travel Web Site ­ under Travel Related Services.) 
For expenses not charged to a credit card, a copy of 
the conversion calculation must accompany the 
reimbursement request.  A conversion chart website 
is available on the Travel web site located under 
Travel Related Services.  If you have any questions 
relating to currency conversion for reimbursement purposes, 
please contact the AP Hotline at 800­942­2455, Option 4. 

Associates must use TMS for reimbursement once it is 
made available to their department. TMS is 
an on­line travel reimbursement 
system which enables MetLife business associates to 
electronically prepare and submit travel expense reports for 
approval and reimbursement. TMS enables associates to
electronically track the status of travel expense reports 
which remain on­line for future reference and review. 
Reimbursements not requiring receipts can be paid the 
same day that approval occurs. Approved travel expenses 
are paid within 3­5 business days after receipt documentation 
is received at the PO/AP Service Center in Rensselaer. 
This system is designed to not only improve the reimbursement 
process for MetLife associates, but also to 
provide management with greater control over expenses, 
and compile detailed expense information for budget 
analysis and vendor negotiations. 

Associates have the option of a direct payment sent to their 
Corporate American Express card or being reimbursed by an 
Electronic Funds Transfer (EFT) direct deposit.  Please see below for 
reimbursement via direct deposit. 

American Express Direct Payment 
In the designated section of the travel expense report, 
associates should indicate the part of a reimbursement to 
be sent directly to American Express to cover charges to 
the corporate card. Associates are expected to use this 
feature and designate the appropriate amount to be 
sent to American Express. If the correct card number does 
not appear, contact 212­578­4360 to update your corporate 
American Express card information. 

Cardholders will continue to receive a monthly American Express 
billing statement reflecting individual charges where the card was 
 used. The statement will also reflect amounts associates have 
designated to pay to American Express on their travel 
expense report. It is important that associates keep track 
of direct payments remitted for them by MetLife, since 
they are responsible for payment of the remaining balance. 
Payments post to the associate’s account 2­3 days following 
PO/AP processing. This is also a less costly method of processing 
Electronic Funds Transfer (EFT) or Check 
Associates who receive EFT direct deposit for their payroll will 
automatically receive TMS payments by EFT direct deposit.  This 
will be deposited to the same bank account designated for payroll in 
the Associate Information Center (AIC).  EFT is the fastest means 
of making money available to the associates.  The associate will 
receive a Lotus Note notification that the TMS was paid.  Funds are 
usually available between 2­3 business days following PO/AP 
processing.  Associates not currently using EFT or wishing to make 
a change to their EFT selections can do so in the AIC.  Please note 
payments for TMS will not be shown in ePayStatements.  The 
associate should check their bank account to ensure TMS payments 
are credited.  If an Associate chooses to receive their payroll via 
check their TMS will be a check.
It is the responsibility of each manager to monitor and control 
costs associated with travel. Approval of an expense 
report, whether submitted on Form 228 or via the Travel 
Management System (TMS) is that manager’s certification 
that all expenses incurred were for a valid business purpose, 
based on guidelines set forth in the Corporate Travel 
Policy. Managers must also verify that expenses are reasonable 
and necessary to conduct business. 

Management review of expense reports should ensure 
that all reimbursement requests are supported by documentation. 
When reviewing TMS travel expense reports, 
managers should be certain to review receipts of expenses 
that are not reasonable and when the employee indicates 
that all required receipts are not submitted 

Associates are expected to adhere to the travel policy 
(i.e., booking reservations through T&T, using TMS, 
appropriate business expenses…). Information will be 
made available to management of lost savings because 
of travelers who have not observed policy. Failure to 
observe policy may result in delayed reimbursement and 
in some instances denial of reimbursement of out­of­policy 

G. Travel Accident Insurance 
The cost of travel accident insurance purchased for the 
duration of a business trip is not reimbursable. MetLife 
associates are already covered by supplemental insurance 
when traveling on company business. 
In addition to group life insurance coverage under 
MetLife Options, associates paid through the 
Administrative Payroll have accidental death and dis­ 
memberment coverage of two times their annual salary 
when traveling on company business. 
$200,000 of additional  travel accident 
insurance coverage at no cost to the associate is also in 
effect for a company business trip when an airline or 
train ticket is charged to the Corporate American 
Express card. 

Business Meals 
Business meals are reimbursable expenses up to a reasonable 
amount. What is considered a “reasonable 
amount” can vary by city. Guidelines for major cities are 
available from the Rensselaer PO/AP Service Center (1­
The Company will reimburse lunch expenses of employees 
on travel assignment that are approved by management. 
Since any lunch costs incurred by associates when 
not traveling are normally an out­of­pocket expense, 
managers have the perogative not to reimburse travelers 
for such expenses. 

In addition, the following corporate procedures apply: 
If the meal or entertainment involves expenses for 
clients, business contacts, or other MetLife associates, 
supplemental information is required detailing the time, 
place, cost, and business purpose of the expense. This 
information is added to the back of the Form 228 or to a 
supplemental TMS screen. 
If the business meal is for the associate only, and does 
not involve overnight stay, supplemental information 
must be provided indicating the specific business purpose 
of the meal. Meals not involving an overnight trip, 
for which the associate can not provide an appropriate 
business purpose for the meal, will be reported as income 
to the associate on IRS Form W2. 

Meal and Entertainment Expenses With and Without Clients: 
The bill must be paid by the senior MetLife person attending the function. 
Reimbursement requests must be approved by a more senior manager 
who has not attended the event. – A subordinate or peer cannot approve 
the request, nor can any associate approve his or her own expenses. 

For any business meal or entertainment expense, supplementary 
information must be provided detailing the business 
purpose and listing the attendees. This information 
is added to the back of Form 228 or to a supplemental 
TMS screen. 

Entertainment expenses for MetLife associates when 
clients are not present are generally not allowed, and 
require an explanation with specific written approval 
from an officer. Entertainment expenses should only be 
approved for appropriate business events. 

MetLife does not reimburse the cost of anniversary, retirement, 
or other employee celebrations, parties, outings, 
picnics, or events. Exceptions require officer approval.  Refer 
to the HRSC web site for details on gifts, awards, and prizes. 

Spousal Expenses 
Spousal expenses are non­deductible expenses which 
are rarely reimbursable. When a client’s spouse is present, 
managers may reimburse meal and entertainment 
expenses of an employee’s spouse who performs a necessary 
business purpose by his/her presence. Other spousal 
expenses, especially travel, are rarely reimbursable, and 
should only be approved after discussion with the department
Executive Management Group members receive a semiannual 
report of all spousal expense reimbursements. 

Entertainment at Sporting and Cultural Events 
A receipt is required as proof of payment for sporting and 
cultural events. Ticket stubs alone are not sufficient to 
establish proof of payment for reimbursement. Due to 
IRS requirements for business entertainment expenses, 
supplementary information must be provided detailing 
the location, business purpose, and attendees. 

The Company reimburses for laundry/valet services for 
trips of more than five consecutive business days and for 
associates on business trips that are unexpectedly 

Reimbursement is allowed for a reasonable number of 
personal phone calls made while on overnight trips. Hotel 
phone access charges for voicemail and e­mail access 
will also be reimbursed. 

Personal medical items and supplies are not reimbursable 
as business expenses. Medicines and medical services are 
usually covered by the associate’s medical plan. Expenses 
for personal items and supplies, such as 
toothpaste and soap, are also not reimbursable. 
The Company will not reimburse arrangements for childcare 
and boarding of pets. 
Hotel health club and in­room movies charges will not be 

Subscriptions Policy: Having access to up­to­date business 
News is important for all MetLife associates. Utilizing the 
Internet is the easiest, most efficient, and least expensive 
method to obtain current business information as opposed to 
traditional subscriptions to "hard­copy" magazines and 
news­papers.  As a result, subscriptions to general news and 
business publications are considered a personal expense of the 
employee and will not be paid for by the Company via invoice, 
employee reimbursement, or Purchasing Card.  Examples of 
these publications include but are not limited to: Atlanta 
Business Chronicle, Barron's, Boston Business Journal, Business 
Week, Consumer Reports, Crain's NY Business, Dayton News 
Daily, Dollars and Sense, Down Jones, Financial Times, Forbes, 
Fortune, New Haven Register, Newsweek, NY Times, New Yorker 
PC Magazine, Roanoke Times, St. Louis Post Dispatch, San 
Francisco Chronicle, Smart Money, US News, USA Today, Wall 
Street Journal, Washington Post, and Windows NT Magazine. 

At management discretion, when a clear business need exists, 
job­specific trade­type subscriptions may still be reimbursed.
Examples of these publications include: National Underwriter, 
Pensions and Investments, LIMRA publications, and Morningstar. 

Employees are expected to demonstrate reasonable care, 
when traveling with company property. For instance, laptops 
should always be put away and not left unattended. 
Wherever practical, a security cable should be used with 
a laptop computer. When company property is lost, a 
police report must be filed and the incident reported to 
MetLife does not accept responsibility for personal property 
losses during business travel. Theft or loss of personal 
property may be covered under an individual’s 
homeowner policy. Associates who typically travel with 
valuable personal property, such as a portable computer 
or personal jewelry, or are planning a trip that will 
involve carrying such items, should check their personal 
insurance coverage. A separate schedule and premium 
may be required to provide coverage. 

Frequent travelers should request and 
use AT&T calling cards to take advantage of substantial 
corporate discounts. To apply for a card, contact Purchasing at 
212­578­2558. Use of the Company AT&T 
calling card should be limited to business calls since all 
charges are billed directly to MetLife. 

1. Attach original receipts for all expenses of $25 or more. 
2. Provide specific information concerning the purpose of 
the trip, and the purpose of meals with others or client 
entertainment, in order to properly document the 
nature of the expense. 
3. Explain any unusual circumstances or expenses that 
might generate a question. 
4.  Obtain necessary approvals. 

VII. MetLife Travel Assistance Program 

MetLife has contracted with AXA Assistance USA, also 
known as MetLife Travel Assistance , to provide assistance 
for MetLife associates travelling both domestically and 
internationally.  AXA Assistance USA, is a global company 
with 39 international call centers which provide a broad 
range of travel and medical assistance services to all 
MetLife associates. This service is available for all business 
and leisure within and outside of the United States, 24 hours 
a day, 7 days a week.
Below are the telephone numbers for the MetLife Travel 
Assistance program.  All you need to do is identify yourself 
as a MetLife employee. 

Within the United States: 1­800­454 3679 
Outside the United States: 1­312­935­3783 

For additional information about MetLife Travel Assistance, 
as well as a link to download a wallet size identification card, 
go to the AXA web site at­assistance­ 

VIII.  Travel Agency Service Fees 
To obtain optimum discounts on airline tickets, MetLife 
has entered into contracts with preferred airlines (American, 
Continental, and Delta). These agreements 
provide substantial discounts on tickets purchased 
from these carriers and offer attractive fares in several heavily 
used markets including Newark to Boston, Newark to St. Louis, 
Newark to Atlanta and NYC and Newark to the West Coast. 
These fares and discounts are only available when travel is 
purchased from Travel and Transport and via the Travel Online 
Reservation System. 

The current charges for reservation services are: 

$42 per airline ticket, booked through the agency 
$21 per airline ticket booked through Travel On­Line 
$15 for an Amtrak ticket. 

Appendix A 
Additional Cost Savings Opportunities A 
1. Use pre­trip authorization to give management the 
opportunity to avoid unnecessary travel. This can be 
accomplished via Lotus Notes. 
2. Use video or audio­conferencing as an alternative to 
travel. For more information on video conferencing, 
please call 212­578­2409. For audio­conferencing, call 
3. Be more flexible in travel dates and when scheduling 
4. Require use of connecting flights and/or alternate airports 
when substantial savings are possible. 
5. Book airline flights 14 to 21 days in advance. 
6. Consider extending the minimum flight time for business 
class on international flights. On average, the full 
economy fare is 40% less than business class. 
7. Use electronic ticketing and save on processing and 
overnight delivery costs, and additional $25­$50 charges. 
E­tickets also avoid the substantial 
cost of unused paper tickets that are never 
turned in for refunds. (Note: Soon e­tickets will 
become the standard and all requests for paper tickets 
will be noted on exception reports.) 
8. Mandate use of the Travel Online reservation system. 
For more information on these and other cost savings 
opportunities, please contact either the MetLife Travel 
Director at 212­578­5719, or the Travel Manager 
(212­375­1483 ext. 13). 
Metropolitan Life Insurance Company 
One Madison Avenue, New York, NY 10010­3690 
18000091810 (0300)

To top