MELEBIHI ERP_ Penyelidikan Kembali by malj

VIEWS: 174 PAGES: 40

									                          APLIKASI PERUSAHAAN:
  PANDANGAN KONSEPTUAL MENGENAI ERP, CRM, DAN SCM


Penyimpanan Data dan Penggalian Data
         Bisnis menghasilkan data yang sangat banyak setiap hari. Laporan terbaru
pada     penyimpanan   mendiskusikan   bagaimana    kebutuhan   penyimpanan     data
Chicago Mercantile Exchangemeningkat dari 4TB menjadi 180TB hanya dalam 30
bulan!
         Setiap transaksi, setiap kontak dengan konsumen, pemasok, dan pekerja
akan menghasilkan data yang berharga yang mungkin berguna bagi perusahaan.
Bagaimana sebuah bisnis mengumpulkam, menyimpan, dan menganalisa semua
data yang masuk, keluar, dan ada diseluruh organisasi? Diagram dibawah
mengilustrasikan konsep penggalian data, yang melibatkan tiga langkah:
   1. Menangkap dan menyimpan data,
   2. Merubah data mentah menjadi informasi, dan
   3. Merubah informasi menjadi pengetahuan.
         Pada sisi kiri, kita mempunyai data. Data dalam konteks ini terdiri dari
semua data mentah yang sebuah organisasi kumpulkan melalui operasi normal.
Tersebar keseluruh organisasi, titik pengumpulan data ini dapat terdiri dari website,
aplikasi POS, server, sistem manufaktur, atau bahkan karyawan. Pada tiitk ini
dalam proses penggalian data, data masih tidak mempunyai arti. Saat ini,
penyimpanan paling disukai didistrbusikan secara fisik. Saat kita menciptakan
gudang data atau pasar data, kita menciptakan database yang disentralisasi secara
virtual yang berisi semua data mentah yang dikumpulkan dari seluruh organisasi.
Semua data yang ”muncul” menjadi satu database umum. Hal ini adalah hal yang
penting dalam penyediaan pandangan makro mengenai organisasi.

                  Pergudangan
                                                Pengetahuan
                      Data
           Data                  Informasi                    Pengetahuan
                   Penggalian                   Manajemen
                     Data

                           Gambar 1. Penggalian Data
         Menangkap dan menyimpan data adalah langkah pertama, tetapi hal ini
akan menjadi tidak berguna jika dilakukan tanpa analisa – proses pengaplikasian
formula matematik dan statistik yang kompleks untuk “menggali” pergudangan
data. Disini, organisasi mencoba untuk membuka tren yang tersembunyi. Menggali
data mentah yang dikumpulkan dari            seluruh organisasi, tidak hanya oleh




                                                                                   1
departemen, menyediakan informasi baru bagaimana performansi konsumen,
pemasok, dan bahkan proses perusahaan sendiri.
        Mengubah data mentah menjadi informasi menjadi tahap kedua dari
penggalian data. Ingat, informasi tidak berguna jika tidak mempengaruhi vara
organisasi berfungsi. Tema ini merupakan tema yang sering diangkat dalam semua
aplikasi. Organisasi memulai untuk memahami bahwa penggalian data tidak hanya
mengenai kompleksitas teknologi dan lebih jauh lagi mengenai kompleksitas bisnis,
yang mungkin lebih sulit untuk ditanggulangi, tetapi utamanya karena dua alasan
ini, yaitu:
1. Menurunkan pengetahuan yang sebenarnya mengenai cara dimana fungsi
    organisasi dapat menyiksa karena proses bisnis sering berakar dalam pada
    kebudayaan perusahaan.
2. Mencari dalam lingkunp internal berarti mengakui bahwa operasi bisnis tidak
    optimal; hal ini membawa kepada penunjukkan dalam organisasi, bagian mana
    yang tidak produktif.
        Langkah akhir dari penggalian data adalah mengaplikasikan pengetahuan
yang diperoleh, yang harus menuju kebijaksanaan. Pemimpin perusahaan secara
konstan mencari kebijaksanaan. Penggalian dan pergudangan data adalah tema
yang berada dalam tiga apliaksi perusahaan yang difokuskan dalam jurnal ini –
ERP, CRM, dan SCM.nya pada efesiensi dalam perusahaan, hubungan dengan
konsumen, atau manajemen rantai pasok, kebutuhan akan pengetahuan sebelum
melakukan aksi adalah hal yang sangat penting.


ERP (Enterprise Resource Planning)
        Hampir setiap diskusi mengenai ERP dimulai dengan sistem MRP dan MRP II
dari tahun 70-an dan 80-an. Dalam lingkungan manufaktur yang lalu, fokus
awalnya adalah pada ”widget”: kemampuan untuk menghasilkan produk adalah
fokusnya. Organisasi biasanya menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
Seberapa banyak widget yang saya butuhkan? Seberapa lama waktu yang
diperlukan untuk menghasilkan widget sebanyak mungkin? Bagaimana saya dapat
menghasilkan lebih banyak lagi widget? Hal ini, tentunya, adalah pertanyaan yang
valid, tetapi karena pemanufakturan terjadi dalam suatu bentang waktu, jumlah
pertanyaan yang sulit bertambah. Pertanyaan seperti itu secara luas difokuskan
pada area pengadaan komponen untuk widget jadi dan pada penyimpanan material
yang sebaiknya digunakan untuk membuat widget. Organisasi mencoba untuk
memahami total pemanufakturan jadi dan bagaimana mendapatkan produk jadi.




                                                                               2
        MRP II menambahkan fokus pada perencanaan proses ini. Sistem ini
mengintegrasikan kapasitas, desain teknik dan manajemen, biaya, dan rencana
perusahaan jangka panjang kedalam sebuah persamaan. Banyak organisasi yang
mengimplementasikan         pendekatan       ini     mengadakan     mekasnisme       untuk
mengkorelasikan perencanaan dan proses peramalan dengan jumlah produksi
aktual. Hal ini mendukung organisasi untuk meraih keseluruhan efisiensi yang
tinggi dalam arena manufaktur. Isu yang sebenarnya adalah bahwa sementara
organisasai mempunyai penanganan aspek pemanufakturan bisnis yang lebih baik,
hal itu masih merupakan integrasi yang lepas dengan komponen lain dari
keuangan, penjualan, pemasaran, konsumen, kepuasan, dan distribusi, untuk
menyebutkan beberapa.
        ERP adalah mesin software yang dahsyat yang berusaha untuk menyediakan
tampilan tanpa lapisan ke semua departemen, sistem, dan data yang ada dalam
sebuah organisasi agar setiap departemen memahami bagaimana itu sesuai dalam
makrostruktur organisasi dan bagaimana hal itu berpengaruh pada makrostruktur
itu.   Pengertian     tersebut   adalah    penting    dalam   memfasilitasi   peningkatan
komunikasi antara departemen, manajemen pengetahuan yang lebih baik, dan
proses yang diperbaiki. Peningkatan tersebut adalah dasar dari perubahan bisnis
yang fundamental.


ERP: Semua Hal yang Perlu Diperhatikan, Keuntungannya adalah Nyata
        Mari perhatikan contoh klasik ini: pemenuhan pesanan. Dalam lingkungan
tradisional, konsumen akan menempatkan pesanan, yang wakil dari perusahaan
masukan. Sistem tersebut mungkin menghasilkan output pada gudang dimana
persediaan akan dikesampingkan untuk konsumen. Kemudian, informasi dari
gudang akan dimasukkan kembali kedalam sistem pengiriman untuk dikirimkan,
dan sistem persediaan akan di-update, agar hasilnya menjadi akurat saat hal
tersebut   di-input    kedalam    sistem   manufaktur.    Selanjutnya,   informasi   akan
dimasukan kedalam sistem pembayaran, yang mungkin atau tidak mungkin terikat
secara langsung kedalam sistem keuangan perusahaan. Melalui seluruh proses ini,
departemen penjualan dan pemasaran mencoba untuk melakukan peramalan,
manajemen corong, dan menentukan rencana pemasaran di masa depan. Dalam
waktu tersebut, saat konsumen dipanggil kembali untuk memeriksa status,
perwakilannya tidak dapat mengakses sistem yang sesuai untuk menjawab
konsumen secara akurat. Akibatnya, konsumen akan menjadi frustasi. Frustasi
tersebut mengarah pada ketidakpuasan konsumen, yang akan berdampak pada
penjualan yang lebih sedikit.




                                                                                         3
        Sekarang bayangkan bahwa contoh diatas ada pada sebuah organisasi
dengan sistem ERP yang sukses. ERP berada diantara semua sistem dan pengguna
tanpa menghiraukan dimana posisi mereka dalam saluran. ERP tahu semua
perbedaan pokok koleksi data, dan harus mempunyai tampilan dengan semua
format yang berbeda dari data tertentu (dari warisan 3270 sampai 5250 pada
Windows dengan format yang sesuai). ERP juga dengan pintar dapat merutekan
pesanan kepada bagian yang tepat dan pada waktu yang tepat; mengurangi jumlah
waktu seseorang harus memasukan data secara drastis akan mengurangi error.
ERP juga mengambil semua data dan memformatnya sehingga setiap departemen
dapat   melakukan    fungsi   kebutuhannya     sendiri.    Sebagai   contoh,   perwakilan
konsumen dapat melihat semua yang berhubungan dengan pesanan untuk
memenuhi kepuasan pelanggan.
        Sementara keuntungan ERP mengesankan, menyebarkan sistem ERP adalah
pengerjaan utama untuk semua organisasi. Alasan dasar penelusuran pesanan dan
disamping manajemen, beberapa isu yang nyata terjadi selama penyebaran ERP
yang berhubungan dengan pekerjaan yang berhubungan. Perubahan mental
karyawan organisasi penting untuk merubah proses bisnis. Tujuan perusahaan
harus dikomunikasikan, disosialisasikan, dan didukung. Jika tidak, organisasi akan
menghabiskan jutaan dollar yang berupa waktu, software, dan hardware dengan
hasil yang tak berarti.
        Secara umum, tujuan berkisar antara mengintegrasikan informasi, mungkin
keuangan atau hubungan dengan konsumen. Kadang-kadang tujuan merefleksikan
keinginan kepada pemanufaktur lebih efisien. Pada tingkatan manapun, banyak
perusahaan telah melakukan spesialisasi pada ERP-nya yang ditawarkan untuk
pasar vertikal tertentu, dan sebagian besar telah mengatur tawaran mereka, agar
konsumen tidak perlu menanggung sakit kepala akibat pendekatan semua atau
tidak sama sekali.
        Pada akhirnya, tujuan ERP adalah untuk merubah proses bisnis saat ini yang
tidak efektif. Selain semua kegagalan yang telah dipublikasikan, perusahaan masih
mengeluarkan     uang     dalam   lingkungan     ini.     Mengapa?    Perusahaan    yang
menunjukkan performansi lebih baik, mengetahui bisnisnya lebih baik, dan bereaksi
lebih efektif adalah posisi yang lebih baik untuk bertahan.


Manajemen       Hubungan       dengan    Konsumen           (Costumer      Relationship
Management)
        Costumer Relationship Management (CRM) adalah 3 aplikasi perusahaan
yang paling sering dibicarakan yang menjadi fokus dalam jurnal ini. CRM terlihat




                                                                                       4
mempunyai akar pada tiga area: call centre systems, aplikasi meja bantuan, dan
otomasi usaha penjualan. Kebanyakan dari kita mungkin tidak asing dnegan satu
dari ketiga ini. Pada pertengahan 1990-an beberapa perusahaan seperti Siebel and
Clarify    (sekarang    Amdocs)    menawarkan       penggabungan    fungsi   bersebrangan
dengan perpektif penjualan ”front end”, sementara penyedia software ”back end”
seperti SAP dan Oracle sebagian besar berfokus pada fungsi yang berhubungan
dengan keuangan, pasokan, manajemen rantai, dan akhir-akhir ini e-bussiness.
          Saat ekonomi sebagian besar sedang menurun pada awal dekade ini, dan
konsumen berhati-hati, kebutuhan dan keinginan untuk lebih dekat dengan
konsumen merupakan arti yang utama dari diferensiasi tempat pemasaran.
Perusahaan yang berusaha meraih diferensiasi ini harus menanyakan pertanyaan-
pertanyaan di bawah ini:
   1. Apa arti dari dekat dengan konsumen?
   2. Bagaimana dekat dengan konsumen saat ini?
   3. Bagaimana saya menggerakkan atau menambah pendapat baru dengan
          menggunakan CRM?
          Pertanyaan pertama mempunyai banyak jawaban yang mungkin dijawab.
Tentu saja, perusahaan yang menjelajahi semua metode yang mungkin digunakan
mempunyai posisi untuk memperoleh gambaran yang lebih baik mengenai
konsumen. Untuk tujuan ini, hanya akan memfokuskan pada beberapa aspek yang
penting. Yang pertama adalah untuk membuka pola pembelian yang berdasarkan
konsumen. Membuka tren ini adalah hal yang mendasar untuk setiap bisnis.
Seseorang mungkin mengargumentasikan bahwa sistem CRM yang mahal tidak
dibutuhkan untuk melakukan ini. Untuk tingkatan tertentu, hal ini adalah benar.
Tetapi, analisa untuk pola pembelian adalah berbeda dengan sejarah pembelian.
Sejarah pembelian konsumen hanya merupakan satu dari beberapa pola. Yang lain
termasuk keuangan pasar, demografik, geografi, pesan penjualan saat ini, dan aksi
yang berhubungan lainnya seperti penjualan, pengenalan produk baru, penawaran
yang kompetitif, penempatan posisi yang taktis, dan penentuan harga.
          Pertanyaan    kedua    diatas     sama   pentingnya   dengan   pertanyaan   lain.
Membuat konsumen merasa unik karena anda mengerti apa yang mereka suka dan
tidak suka adalah susah tetapi penting. Sistem CRM memungkinkan jumlah input
yang sangat banyak mengenai konsumen dalam hal untuk membangun profil yang
komprehensif. Contoh yang sederhana (dan salah satu yang paling umum) adalah
konsep kontak manajer. Ada banyak peralatan penjualan untuk menghubungi pihak
manajemen. Peralatan CRP yang terintegrasi dapat menambah integrasi real time
dengan      sistem     lainnya   (seperti    keuangan,   manajemen       pemesanan,   dan




                                                                                         5
pengendalian kualitas). Dengan memberi tim pra-penjualan, perwakilan konsumen,
dan tim paska-penjualan kemampuan untuk memasukan informasi mengenai siklus
konsumen yang terus-menerus membangun profil yang memungkinkan setiap
anggota tim untuk melayani konsumen lebih baik. Dengan memberikan manajemen
penjualan ”satu click” kemampuan kepastian pelaporan, masalah yang terjadi pada
jaringan, dan memecah pendapatan berdasarkan produk, atau ukuran metrik lain
yang dapat meyakinkan peramalan yang sukses dan implementasi strategi
pemasaran.
        Pertanyaan yang ketiga, membutuhkan analisa yang lebih kompleks.
Bagaimana sebuah bisnis memperoleh kesempatan pendatapatan baru dari data
ini?   Kadang-kadang   pola   pembelian    konsumen       dapat   menawarkan   aliran
pendapatan baru. Lahan analisis yang kompleks ini adalah aspek yang paling sulit
dari mesin CRM, tetapi hal ini dapat mengungkapkan data yang penting. Sebagai
contoh, sebuah retailer menemukan bahwa jika harga sekaleng bola tenis seharga
$ 25, penjualan raket tenis (item marjin lebih tinggi) naik. Sebagai tambahan,
pengecer hanya dapat menjelajahi merek konsumen seperti dalam pemberian
seperangkat produk, tetapi mereka dapat mengkorelasikan bahwa informasi pada
posisi awal dimana itu disimpan. Dengan mengukur tren terus-menerus, pengecer
dapat menentukan imbas dari posisi awal pada kebiasaan pembelian konsumen.
Dengan menggunakan informasi ini, mereka dapat membuat kesepakatan yang
lebih baik dengan pemasok oleh ruang awal pemasaran ”premium”.
        Untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan pengaturan distribusi yang
efektif, banyak bisnis mengikat sistem distribusi mereka kedalam pelayanan cuaca
nasional karena kejadian cuaca yang utama dapat mempengaruhi operasi.
        Contohnya   banyak,   tetapi   intinya   adalah   bahwa    dengan   mengenal
konsumen anda saat ini, adalah sangat penting. Tidak ada hal yang disebut
”ekonomi baru” yang dapat merubahnya. Kita mempunyai peralatan yang kompleks
untuk membantu kita melakukan ini; mereka mengumpulkan dan menganalisa
informasi untuk membantu kita untuk meningkatkan hubungan dengan konsumen
yang lebih dekat, memperoleh kesempatan pendapatan baru, dan sasaran
pemasaran berinsiasi untuk imbas yang maksimum.
        Kita juga harus menyadari bahwa konsumen ini mempunyai banyak cara
untuk berhubungan langsung dengan organisasi saat ini – diantaranya adalah
website, sales representatives, kasir, dan call centres. Menggunakan sebuah
emtode (seperti CRM) untuk mendapatkan pandangan mengenai konsumen secara
makro tidak berharga dalam lingkungan komunikasi yang terbagi-bagi. Tetapi,
seperti sistem ERP, sistem CRM hanya akan efektif jika organsasi mensosialisasikan




                                                                                   6
tujuan proyek dan benar-benar menggunakan peralatannya. Hal ini adalah
tantangan untuk implementasi CRM terbesar saat ini. Itu bukan software; itu
adalah menetapkan kegunaan software. Banyak perusahaan masih berjuang akan
hal ini. Perubahan pola pikir harus menjadi prioritas utama.
       Sistem CRM terus berkembang. Artikel pada majalah CIO edisi Januari 2006
melontarkan pertanyaan, ”apakah CRM mati?” Penulis berpendapat bahwa mungkin
satu dari kelemahan terbesar CRM adalah bahwa CRM tidak pernah benar-benar
langsung membantu konsumen. Terlebih lagi, solusi terlihat sijual kepada eksekutif
sebagai cara untuk menunjukkan ketidakefektifan. Tetapi, apa yang kebanyakan
sistem CRM sediakan adalah cara untuk menelusuri konsumen, rute dan fasilitas
komunikasi kedalam, dan laporan mengenai perkembangan beragam pemasaran,
penjualan, atau aktivitas pendukung.
       Tetapi apa yang semua solusi ini secara umum tidak ditujukan adalah
kebutuhan untuk menolong organisasi dalam menyelesaikan masalah konsumen,
menjawab pertanyaan mereka lebih cepat atau menolong konsumen menyelesaikan
masalah mereka. Sebagai hasilnya, industri sedang mencari perubahan yang
lamban tetapi tetap dalam fokus dan investasi dari otomatisasi fungsi utama kantor
internal terdepan menjadi proses pelurusan tepi seperti pendukung konsumen
secara online, pengembalian produk, atau manajemen akuntansi.
       Generasi berikutnya dari CRM adalah mecoba untuk mengintegrasikan
organisasi yang mempunyai inisatif mengenai ERP yang lebih efektif untuk melihat
bagaimana pola pembelian konsumen mempengaruhi pemanufakturan, sumber
daya manusia, keuangan, dan renana jangka panjang. Pada waktu yang sama, ada
peminatan   yang   diperbaharui    yang   muncul   dalam   beberapa     area   seperti
manajemen pengetahuan, kecerdasan bisnis, dan apa yang beberapa orang sebut
service resolution management (SRM). Seperti dijelaskan oleh para pemimpin
dalam sektor ini seperti Knova Software, SRM bertujuan untuk memperbaiki akses
ke   pengetahuan      perusahaan       dengan   memecah        tempat    peluncuran,
menyederhanakan penulisan dan penangkapan konten baru, dan menyediakan
jawaban yang lebih konsisten meliputi semua saluran penjualan dan pelayanan.
       Dalam lingungan ini, gudang data adalah kuncinya; mengumpulkan,
meyimpan, dan menganalisa informasi secara efektif adalah penting untuk
keberhasilan sebuah organisasi dalam hal menciptakan kembali bahwa pasar yang
lama dimana pembeli dan penjual bertemu, dapat melihat dari mata ke mata, dan
berhubungan.




                                                                                    7
Manajemen Rantai Pasok (Supply Chain Management/SCM)
      Manajemen rantai pasok (SCM) membantu bisnis untuk memahami aktifitas
yang menyediakan material tingkat komponen untuk produk jadi mereka secara
efektif. Sebagai contoh, pada sektor retail, penjual utama adalah kuncinya, dan
dalam industri otomotif, hubungan sebgaian pemasok dapat mempengaruhi
kemampuan pemanufaktur untuk membangun sebuah mobil dengan tepat waktu.
Dengan berfokus pada SCM, perusahaan dapat banyak memperbaiki efesiensi
operasionalnya.   SCM   berusaha       meraih     pengendalian       biaya    bisnis    dengan
mengungkapkan     kesulitan    dalam    hubungan        kunci     mereka    (contoh,    dengan
pemasok internal dan perusahaan pembuat eksternal).
      Isu yang mendasar adalah perlunya pemahaman mengenai permintaan
konsumen dan menggabungkannya dengan sisi bisnis pemasok. Dengan melakukan
ini, organisasi dapat mengurangi atau bahkan mencegah terlalu banyaknya
produksi dan/atau kekuarangan produk yang menambah biaya.
      Software SCM mampu meraih hasil ini dalam cara yang beragam dan
implementasi yang beraga,. Dasarnya, SCM berhubungan dengan pemaosk ke
database yang menunjukkan peramalan, persediaan aktual, pengiriman, atau
kerangka waktu logistik dalam organisasi pelanggan. Sebagai contoh, pemasok
merubah jadwal pengiriman untuk meyakinkan bahwa konsumennya mempunyai
pesediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Pemasok dapat
men-download peramalan kedalam sistem manufakturnya sendiri untuk otomasi
proses internal mereka juga.
      Beberapa industri dikategorikan dalam SCM menjadi dua komponen dasar –
perencanaan rantai pasok (supply chain planning/SCP) dan pelaksanaan rantai
pasok (supply chain execution/SCE). SCP adalah software yang menghasilkan
jumlah produksi, persediaan, dll berdasarkan input mengenai penjualan dan
peramalan konsumen. SCE adalah proses yang terotomasi yang utamanya
berhubungan dengan perutean informasi-informasi kepada sistem yang sesuai,
departemen, dan perusahaan pembuat. Kita juga dapat berhubungan dengan
sistem SCM ke sistem ERP untuk mengirimkan invoice (surat penagihan) secara
terintegrasi. Variasinya tidak terbatas, itu semua kembali pada interface gudang
data. Data tersebut, digali dengan efektif, dapat menghasilkan informasi dan
pengetahuan untuk melancarkan organisasi.


Penyedia Jasa dan ERP, CRM, dab SCM
      Selama bertahun-tahun, penyedia jasa telah berjuang untuk berkomunikasi
dengan   organisasi   yang    tingkatannya      lebih   tinggi.    Mereka    berjuang    untuk




                                                                                             8
menghubungkan inisiatif mengenai Lapisan Aplikasi pada prosuk mereka yang
biasanya berada pada lapisan 1 – 3 dari referensi model OSI. Enam ide untuk
membuat hubungan, dapat dilihat dibawah ini.
1. Belajarlah bagaimana untuk berkomunikasi secara berbeda. Anda tidak harus
   menjadi ahli dalam seperangkat aplikasi ini untuk memahami kepentingan
   mereka secara keseluruhan paa organisasi. Ide untuk mengintegrasikan
   beragam departemen alam perusahaan, mendekatkan diri kepada konsumen,
   dan meluruskan rantai pasok, semuanya adalah konsep yang sangat tidak jelas.
   Pemahaman     yang       tidak   menyeluruh       mengenai    bagaimana       aplikasi    ini
   menunjukkan      giginya    pada   konsep   ini    adalah    penting   jika   anda   telah
   berkomunikasi dengan tingkat yang lebih tinggi. Bacalah studi kasus, artikel,
   dan contoh-contoh. Jika anda bekerja dalam jabatan tertentu, dapatkan
   pemahaman mengenai industri tersebut. Belajarlah memahami konsumen
   dalam pandangan konsumen itu sendiri.
2. Ingat bahwa konektivitas adalah penting untuk aplikasi ini menjadi efektif.
   Konsep pergudangan data dan penggalian data dibutuhkan untuk konektivitas
   pada keseluruhan level baru. Dimana data akan disimpan? Dimana titik
   pengumpulan? Harukah kita naikkan poin pengumpulan tersebut melebihi
   rencana   yang    ada?     Kapan   sistem   harus    di-update?    Sekumpulan?           Atau
   mendekati waktu yang sebenarnya? Atau waktu yang sebenarnya? Bagaimana
   mngumpulkannya atau didistribusikan ke luar organisasi? Seberapa mudah dan
   efektif secara biaya yang konsumen anda dan pemasok dapat mengkoneksi
   aplikasi ini? Apakah infrastuktur ekstranet adalah khusus, atau menggunakan
   internet umum? Dimana pemasok dan partner dilokasikan? Bagaimana masa
   depan aktifitas M&A mempengaruhi rencana yang ada? Sudahkah organisasi
   melakukan studi pendahuluan untuk melihat lalu lintas tambahan yang akan
   berpengaruh terhadap jaringan yang ada? Ini adalah pertanyaan-pertanyaan
   contoh yang dapat digunakan disekitar penyebaran aplikasi ini. Tanya jawab
   anda tidak akan sampai pada hal ini jika anda tidak mengerti secara
   keseluruhan tujuan organisasi pada area ini.
3. Belajarlah mengenai nilai konektivitas internet lebih dari website publik dan
   email. Sering kali, jaringan khusus yang terpisah diatur untuk reailitas,
   keamanan, dan profil performansi yang mereka bawa ke dalam seperangkat
   aplikasi strategi ini. Dengan memberikan banyak sistem ini yang dikembangkan
   dengan web interface, bagimana melakukan transportasi pada produk ini seperti
   VPN yang melakukannya kedalam campuran? Akankah mereka diakses melalu
   website yang aman yang mengutilisasikan SSL? Apa parameter performansi




                                                                                              9
   yang harus diperhatikan dari dalam arsitektur server? Apakah organisasi
   mempunyai strategi internet, dan dapatkah aplikasi ini memainkan semuanya?
   Dapatlah VPN meredakan kebutuhan konektivitas yang dapat ditembus dan juga
   menjangkau kebutuhan akan privasi dan keamanan yang dibutuhkan oleh
   informasi dalam aplikasi ini?
4. Kenalilah bahwa kesempatan yang baru berhubungan dengan yang baru,
   jaringan ketiga–jaringan penyimpanan–akan menjadi tempat dimana uang akan
   dikeluarkan pada tahun 2006. Semua data ini harus disimpan di suatu tempat.
   Di masa lalu, pusat data adalah domain dari konsumen. Bencana alam pada
   tahun 2005 (Terutama Tsunami di Indonesia dan Badai Katrina) bersamaan
   dengan peningkatan yang terus-menerus dalam data yang disetujui bersama
   menghasilkan yang baru, perhatian yang mendalam pada semua data ini
   disimpan dan diatur.
5. Pahami aturan permainan. Seacra kolektif, perusahaan menghabiskan milyaran
   dollar pada implementasi ini. Seberapa besar invetasi dilindungi dalam hal
   bencana? Adakah pelayanan perbaikan bencana alam yang anda dapat
   tawarkan untuk membantu melindungi inisiatif ini? Ingatlah, kunci dari
   semuanya ini adalah gudang data yang efektif. Bahwa data mungkin adalah
   aset tunggal yang paling penting untuk keseluruhan proyek. Pusat pelayanan
   data internet dan fungsi outsourcing lainnya dapat menambah nilai pelayanan
   saat perusahaan mempertimbangkan invetasi ini.
6. Bantulah konsumen anda untuk memfokuskan pada bisnisnya. Pelayanan
   manajemen yang diperkejakan untuk memonitor kesehatan pendukung jaringan
   konsumen dapat menjadi solusi dan mejatuhkan TCO. Banyak organisasi akan
   akan menderita penurunan performansi saat aplikasi ini diimplementasikan
   karena perubahan dalam fungsi pekerjaan diantara semua yang menggunakan
   sistem ini. Yakinkanlah bahwa performansi jaringan konsumen bukat faktor
   yang    berkontribusi.   Manajemen      dan   pelayanan    pemonitoran     dapat
   berkonstribusi dengan besar untuk meraih sasaran ini.
7. Lebar posisi jaringan mungkin mempunyi nilai yang sama dengan kedalaman
   posisi. Beberapa aplikasi ini akan mempunyai pengaruh yang lebih besar pada
   departemen tertentu dibandingkan dengan departemen lainya. Sementara
   organisasi IT bertanggung jawab akan setiap detailnya, bagian lain mungkin
   menyediakan arah strategisnya. Secara langsung, bertemu dengan penjualan
   dan pemasaran untuk berbicara mengenai insiatif CRM. Bertemu dengan
   pemanufaktur    untuk    membicarakan   ERP   dan   SCM.   Dan   juga   beberapa
   perusahaan mungkin akan mempunyai seluruh departemen untuk berdedikasi




                                                                                 10
pada inisiatif ini, jadi jangan hanya berpikir dalam, tetapi juga luas. Semakin
banyak anda tahu mengenai bisnis, semakin anda bersiap untuk melakukan
percakapan dengan tingkat yang lebih tinggi.




                                                                            11
              IMPLEMENTASI ERP DAN PERANGKAPNYA


        Sistem ERP meliputi perencanaan, implementasi dan pemeliharaan yang
dilakukan terus-menerus. Untuk membantu            men-standardisasikan dan men-
sistemkan implementasi ERP, diperlukan metodologi yang terstruktur dengan
pendekatan dari sisi disiplin ilmu teknik bukan hanya dipandang dari sisi individu
pengembang software. Langkah-langkah dasar dari metodologi terstruktur ini
adalah :
       Pendefinisian proyek dan Analisis Kebutuhan, yaitu pendefinisian term of
        reference,   menentukan     kebutuhan    pengguna     dan   batasan    sistem,
        membangkitkan fungsi yang lebih spesifik dan model logika untuk solusi
        terbaik
       Desain Eksternal, yaitu mendesain detail dari solusi yang telah dipilih,
        seperti pembuatan diagram-diagram yang dibutuhkan (DFD, ERD, dll)
       Desain internal, yaitu proses pembangunan, pengujian, peng-instal-an, dan
        pengesetan software
       Pre-implementasi, meliputi proses evaluasi dan penyetujuan
       Implementasi, yaitu proses implementasi sistem
       Post-implementasi, yaitu pengontrolan proses evaluasi dan debugging
        (pencarian bug).
        Ketika perusahaan membeli sebuah sistem ERP, yang perlu diperhatikan
adalah apakah sistem ERP tersebut betul-betul memberikan manfaat dan memiliki
fungsi yang spesifik. Untuk mengetahui apakah sistem ERP ini layak atau tidak,
perlu dilakukan feasibility analysis. Kegunaan flexibilit study meliputi analisa tujuan
dan konsep sistem, evaluasi pendekatan yang berbeda untuk tujuan yang dapat
diterima, dan identifikasi pendekatan yang telah direncanakan.


Audit Terintegrasi
        Istilah audit terintegrasi berasal dari terminology IT, data terintegrasi yang
kemudian memunculkan proses Sistem Terintegrasi dan Proses Integrasi Sistem
melahirkan ERP. Suatu produk ERP merupakan suatu alat untuk meng-automasi
proses bisnis dengan menggunakan user interface yang terintegrasi, set data yang
terintegrasi dan set kode yang terntegrasi . ERP menyimpan data bisnis yang
penting bagi perusahaan pada beberapa departemen yang berbeda. Duplikasi
informasi tersebut dapat terjadi, dan dapat terjadi perbedaan informasi karena ada




                                                                                    12
informasi yang belum diperbarui. Antar departemen juga dapat terjadi kesulitan
dalam bertukar informasi.
       Karakteristik   utama   dari   sistem   terintegrasi   adalah   sistem   tersebut
mengkombinasikan dokumen yang berbeda tetapi saling berhubungan ke dalam
penyimpanan dokumen dalam komputer. Ciri kedua dari sistem terintegrasi adalah
adanya proses pendokumentasian berbagai dokumen yang berbeda dan pencatatan
data untuk dokumen yang terpisah dilakukan dengan satu proses input data pada
komputer.
       Penggunaan ERP secara tepat akan menghasilkan peningkatan keuntungan
yang signifikan, mengurangi kesalahan yang terjadi, meningkatkan kecepatan dan
efisiensi serta adanya akses informasi yang lebih lengkap.
       Implementasi ERP bukan hal yang mudah karena proses re-egineering yang
dilakukan membutuhkan keamanan, jaminan kualitas, dan pelatihan bagi karyawan
perusahaan yang terlibat dalam sistem ERP.


Arsitektur Sistem ERP
       Keamanan pada sistem ERP dapat digambarkan sebagai piramid seperti
pada gambar di bawah ini,




       Lapis yang paling dalam adalah sistem ERP dan lapisan yang paling luar
adalah keamanan secara fisik. Pemilihan security software juga perlu diperhatikan.
Software ini dapat dirancang oleh pengembang sistem ERP atau dapat pula
membeli security software yang telah ada.
       ERP mencakup transaksi finansial dan transaksi operasi yang penting dan
sensitif dari data produksi. Oleh karena itu, keamanan sangat penting bagi sistem




                                                                                     13
ERP. ERP terdiri dari beberapa aplikasi modul yang berbeda yang mendukung
aktivitas yang berbeda pada perusahaan.


Karakteristik Sistem ERP
       Pada sistem ERP, beberapa prosedur kendali tidak menghasilkan bukti
pendokumentasian secara langsung.
Informasi seringkali didokumentasikan pada form yang tidak dapat dilihat tanpa
menggunakan komputer.
Informasi finansial dan bisnis seringkali dihasilkan dari sistem ERP secara otomatis
berdasarkan data yang sebelumnya telah dimasukkan, tanpa instruksi dari
manusia.
       Kesalahan yang dapat diamati pada sistem non-ERP dapat tidak terdeteksi
karena pengurangan keterlibatan manusia pada proses yang terkomputerisasi.
Dengan pengendalian yang lebih baik, sistem ERP dapat lebih terpercaya daripada
sistem non-ERP. Karena sistem ERP memperlakukan semua data dengan prosedur
yang sama dan pengendalian yang sama. Sistem non ERP mengandung berbagai
human error yang acak. Setelah ERP diimplementasikan, perubahan akan sulit
dilakukan.


Batch-Controlled Systems (Sistem KumpulanTerkendali)
       Dalam sebauh komputer, batch job (pekerjaan terkumpul) adalah sebuah
program yang membuat komputer berjalan tanpa interaksi dengan pengguna.
Dalam sistem ERP, berjalannya batch job program interaktif berjalan di bagian
depan. Secara umum, program interaktif mempunyai prioritas pada program batch,
yang berjalan selama rentang waktu tertentu saat program interaktif menunggu
untuk digunakan. Dalam sistem batch yang umum, departemen pengguna
memasukan sekumpulan transaksi ke departemen IT secara periodik untuk
pemrosesan dan perekaman data.


Sistem Online
       Dalam komputer, keinteraktifan adalah dialog yang terjadi antara manusia
(atau mungkin makhluk hidup lainnya) dan sebuah program komputer. (Program
yang berjalan tanpa keterlibatan pengguna adalah tidak interaktif; mereka
biasanya disebut program batch atau background [latar belakang]).
       World wide web (jaringan seluruh dunia) menawarkan tidak hanya interaksi
dengan browser (program aplikasi Web [jaringan internet]) tetapi juga dengan
halaman yang dikeluarkan oleh browse. Undangan implisitnya disebut hypertext




                                                                                 14
link menuju halaman lain dan menyediakan sebagian besar bentuk interaktif pada
Web (yang dianggap sebagai program aplikasi interkoneksi besar).
       GUI adalah user interface grafis (dari pada user interface murni berisi teks)
pada sebuah komputer. Aplikasi-aplikasi biasanya mengunakan elemen GUI
bersamaan dengan sistem operasi dan menambahkan elemen               dan ide user
interface grafisnya sendiri.
Proses online mengijinkan pemasukan transaksi langsung kedalam komputer oleh
departemen pengguna, dengan sering tanpa batch control. Sistem ini mengizinkan
penggunaan kendali, seperti prosedur pengeditan otomatis, yang dapat lebih efektif
dan lebih cepat dari batch control.
       Ada banyak jenis sistem online, tetapi mereka dapat dibagi menjadi 3
kelompok utama, yaitu:
   Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data batch-control
    unuk transaksi master file dan basis data.
   Online inquiry (penyelidikan online), dengan pemasukan data, validasi data,
    pengumpulan data online. Master file di-update dari transaksi file (penerimaan
    data secara online).
   Online inquiry (penyelidikan online), dengan peng-update-an online untuk
    transaksi dan master file (real time update).


Masalah yang Terjadi pada Sistem Online
       Masalah-masalah yang berhubungan dengan sistem online termasuk:
   Data mungkin hilang atau berubah selama transmisi transaksi dari terminal
    pengguna ke komputer.
   Banyak karyawan mungkin dapat memasukkan transaksi melalui terminal,
    dengan demikian kemungkinan akan terjadi peningkatan error dan pemasukan
    yang tidak sah.
   Prosedur   tambahan    mungkin    memerlukan    penanganan   proses   yang   tak
    berfungsi. Departemen IT harus dapat mengidentifikasi transaksi apa yang
    sudah atau belum diproses. Kemungkinan untuk kembali ke posisi yang telah
    diketahui (check point) dan perosesan ulang transaksi dari check point harus
    ada.


Proses Pendistribusian Data
       Proses pendistribusian data berhubungan dengan jaringan komputer lokal
atau minikomputer yang sering online ke instalasi komputer pusat. Sistem-sistem
tersebut adalah:




                                                                                 15
   Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer pusat; online
    inquiry pada komputer pusat.
      Pengeditan input lokal; memproses pada komputer lokal dan pusat; online
    inquiry pada komputer lokal dan pusat.
   Pengeditan input lokal; utamanya melakukan proses di komputer lokal pada
    master file lokal; penggabungan formulir data finansial dan bisnis dari master
    file lokal di komputer pusat; online inquiry pada komputer pusat.
   Pengeditan lokal; memroses dan meng-update file melalui jaringan komputer
    tanpa instalasi komputer pusat.
Fitur penting dari sistem proses pendistribusian data adalah pengendalian internal
yang dibagi diantara beberapa lokasi atau tingkat pemrosesan secara fisik.


Sistem yang Terintegrasi
         Pemrosesan data adalah proses yang terintegrasi saat pemasukan atau
pembangkitan data secara otomatis meng-update file data yang digunakan oleh
lebih dari satu sistem. Dimana terapat sistem batch process konvensional, langkah
proses yang sukses akan dieksekusi oleh subsistem yang terpisah (seperangkat
program) dalam sebuah perintah logis dengan data batch yang secara progresif
ditransfer dari satu program ke program berikutnya. Dalam sistem untuk
melakukan transaksi, file data merupakan milik lebih dari satu aplikasi yang
mungkin di-update secara terus-menerus oleh setiap masing-masing item.


Basis Data
         Basis data adalah pengumpulan data yang digunakan oleh sejumlah aplikasi
yang berbeda. Basis data dapat diakses menggunakan metode akses konvensional,
atau mungkin diatur dan diakses oleh sistem manajemen basis data (database
management system/DBMS). Saat menggunakan DBMS, data adalah independen
dari    program   aplikasi. Struktur data    terdiri   dari   seluruh   basis data   yang
didefinisikan oleh DBMS. Struktur ini biasanya dinamakan “skema”. Setiap aplikasi
program individual biasanya akan memperhatikan hanya sebagian dari keseluruhan
skema. Aplikasi program yang memperlihatkan basis data adalah “subskema”.
         Saat terjadi penggunaan data secara bersama-sama oleh banyak pengguna,
tanggung jawab keakurasian data harus dengan jelas ditetapkan. Hal ini sering
dilakukan melalui administrator basis data (database administrator/DBA), yang
harus     indenden   dari   pengguna   maupun     pemrogram       (Pertimbangan      Kunci
Pengendalian/Key Control Consideration). DBA harus menetukan dan meng-update




                                                                                       16
sistem    kamus/petunjuk    (dictionary/directory)     data.     Kamus/petunjuk   harus
memperhatikan isi dari basis data dan aturan-aturan untuk peng-update-annya.
         Pengeditan dan pengecekan validasi yang tepat haris diaplikasikan pada
penginputan data. Karena beberapa program menggunakan sebuah elemen data,
sebuah error mungkin menghasilkan pengaruh yang berkali lipat. Hal ini diketahui
sebagai ”cascading” (mengalir kebawah) atau error kumulatif.
         Beberapa orang mungkin berpikir mengenai ERP dalam hal perubahan yang
sangat cepat. Perusahaan yang menginvestasikan jumlah yang besar pada sistem
yang besar dan kompleks ini jarang menguraikan pengaturan dari perkembangan
sistem sebelumnya dimana mereka bergantung untuk menjalankan perusahaannya.
Karena     ada   banyak   pihak   yang   terlibat,    penyedia    ERP   dan   konsumen
memperkenalkan perubahan teknologi dan          penyebaran secara berangsur untuk
menghindari kesalahan yang menyebabkan bertambahnya biaya.
         Sekarang, ERP masih berkembang, beradaptasi dengan perkembangan
teknologi dan permintaan pasar. Ada empat tren yang penting membentuk evolusi
ERP yang terus-menerus: perbaikan dalam integrasi dan fleksibilitas; penambahan
apliaksi e-business, dapat menjangkau pengguna lebih luas; dan mengadopsi
teknologi internet.


Positif dan Negatif
         Kebanyakan organisasi tidak memahami biaya yang berhubungan dengan
sistem ERP saat pertama kali memulai implementasi. Biasanya, keuntungannya
dapat dipahami. Perusahaan pembuat ERP akan menjaminnya. Biaya tidak muncul
sampai implementasi – dan mengapa perusahaan pembuat ERP harus berbicara
pada organisasi mengenai biaya dan kesulitan saat mereka mencoba melakukan
penjualan?
         Pada permukaannya, ada banyak alasan atraktif untuk mengimplementasi
ERP. Keuntungan tersebut adalah:
   Sebuah sistem tunggal sebagai pendukung daripada beberapa sistem kecil yang
    berbeda.
   Sebuah arsitektur aplikasi tunggal dengan interface terbatas.
   Pendekatan pada ketidakmampuan manjemen informasi menjangkau aplikasi
    yang beragam.
   Pendekatan pada praktik sistem dan prosedur terbaik.
   Lebih terintegrasi, jadi biayanya lebih rendah.
   Pekerjaan mengenai biaya umum dan pengaruhnya lebih ”terotomasi”.




                                                                                    17
Dapat    dimengerti       bahwa    perusahaan       tidak    mempertimbangkan         biaya         dan
pengaruhnya. Beberapa diantaranya adalah:
   Usaha     pengimplementasian       akan     menjadi      lebih    besar   dari    yang      telah
    dibicarakan, atau bahkan yang dibayangkan. Kita mendengar dari organisasi
    yang telah mengimplementasikan jadwal yang dipercepat dan dibawah budget.
   Karena kekayaan fungsionalitas, ”efek kotak mainan” dapat terjadi. Pengguna
    melihat     semua       fungsionalitas     yang     tersedia      dan     tiba-tiba       mereka
    menginginkannya sekarang. Luas jangkauannya dapat bertambah dengan tak
    terkendali.
   Pencampuran lingkungan yang ada antara apa yang telah dilakukan secara
    manual dan apa yang dilakukan oleh sistem akan berjalan secara dramatis
    setelah implementasi. Lebih banyak lagi pekerjaan yang terotomasi. Otomasi
    secara signifikan akan mengurangi fleksibilitas mengenai bagaimana anda
    mengoperasikan sesuatu sebagai bisnis.
   Penggunan perlu lebih mengerti tentang komputer. Banyak orang yang melihat
    ini sebagai tantangan secara personal – bahkan diluar kemampuan mereka –
    tidak akan mengatasinya, atau bahkan meninggalkan perusahaan.
   Kata ”enterprise” (perusahaan) dalam ERP berarti apapun yang terjadi dalam
    satu area mempunyai pengaruh yang bereaksi pada area lainnya. Memahami
    implikasi aksi dari satu area, pada area lainnya dalam perusahaan, adalah
    sesuatu yang bukan terjadi dalam waktu semalam. Pelatihan cenderung
    berfokus    pada      bagaimana    saya    melakukan       pekerjaan      saya. Seharusnya
    berfokus pada apa yang menjadi pengaruh atas pekerjaan saya, pada area
    lainnnya.
   Cukup dekat tidak lagi menjadi cukup baik. Integritas data menjadi penting.
    Komputer      tidak    dapat     membuat     keputusan       manusia.      Jika   persediaan
    dipindahkan,     tidak    akan    ada     orang    yang    mengingat       dimana         mereka
    menaruhnya. Informasi butuh dimasukan ke dalam sistem atau mereka akan
    menjadi efek domino.
   Sistem ERP cenderung menggantikan sistem yang lama. Hal seperti merupakan
    lompatan      yang    besar    untuk    semua     area    dalam    perusahaan         .   Hal    ini
    menggantikan kepercayaan Ford dengan performansi Ferarri yang tinggi. Hal ini
    terjadi pada tingkat teknis dan juga pada tingkat bisnis. Cara baru perlu
    dipelajari daam jangka waktu yang pendek. Sesuatu harus dilakukan secara
    konsisten. Kita tidak dapat lagi melakukan sesuatu dengan satu cara satu dalam
    cabang dan dengan cara lain dalam cabang lain. Sistem akan menentukan
    bagaimana kita melakukan berbagai hal dalam semua lokasi.




                                                                                                     18
      Bahkan dalam satu lokasi, perlakukan khusus mungkin tidak dapat dilakukan
      lagi tanpa merubah konfigurasi sistem. Jika sistem mengatakan anda dapat
      mempunyai masa kredit 0, 15, 30, atau 60 hari, anda tidak akan menawarkan
      masa kredit        45   hari    tanpa     merubah     konfigurasi. Jika kosistensi        dapat
      diimplementasi, ada potensi yang baik untuk menghemat biaya dan juga
      mengeluarkan susunan khusus yang mengurangi keuntungan.


Budaya Perusahaan
         Semua poin diatas berisi mengenai isu-isu teknis atau isu bisnis, yang dapat
diatur     jika   mereka       mengidentifikasinya         sedini   mungkin.      Pelatihan     dapat
menunjukkan bahwa pengaruh membatasi mereka pada area yang berbeda.
Program QA dapat berfokus pada data kualitas. Apa yang sebagian besar manajer
yang telah melalui implementasi ERP, akan mengatakan, pengaruh terbesar adalah
pada     ”budaya     perusahaan”.         Hal    ini   selalu   diremehkan      dan    tidak   pernah
diperhatikan. Budaya perusahaan adalah kombinasi dari dua hal:
      Tipe orang yang dipekerjakan oleh perusahaan. Nilai-nilai personalnya,
       kemampuan, kebiasaan, dll.
      Cara organisasi bekerja. Fokus, proses pengambilan keputusan, perilaku
       staffnya, kestabilan, dll.
         Keduanya saling melengkapi. Pelamar pekerjaan yang merasa sejalan
dengan cara organisasi bekerja dan nyaman dengan gaya seseorang yang
mewawancarai mereka, akan lebih disukai untuk mendapat perkerjaan tersebut,
dan meneruskan kebudayaan tersebut.
         Untuk mengimplementasikan sistem ERP dengan sukses, sebuah organisasi
harus merubah ”budaya perusahaan-”nya. Mungkin dibutuhkan untuk merubah
dari yang sangat fleksibel dan tidak banyak memperhatikan konsistensi dan
akurasi,     menjadi      yang       paling   terobsesi    dengan     detail.    Dengan    persiapan
mempunyai praktik bisnis sebenarnya lebih baik daripada hanya didokumentasikan
dan dilupakan. Orang-orang perlu merubah dari berfokus pada peralihan menjadi
berfokus pada keuntungan. ERP membuat keuntungan dapat diukur lebih jauh
sampai ke departemen, konsumen dan tingkat material.
         Staff perlu merubah fokus mereka dari pekerjaan mereka sendiri, menjadi
keseluruhan organisasi. Apa yang mereka lakukan pada areanya mempunyai
pengaruh pada tempat yang mungkin mereka tidak pernah bayangkan. Tidak ada
yang mudah, dan dalam banyak kasus tidak akan dapat diraih. Beberapa orang
tidak akan        siap   untuk membuat            perubahan     dan   juga      akan   meninggalkan
kemauannya sendiri atau diminta keluar. Ini adalah biaya ERP.




                                                                                                   19
          Dimensi lain dari ”budaya perusahaan” adalah kerangka waktu dimana
perubahan dibuat. Pada dasarnya, hal itu perlu terjadi dalam beberapa hari. Satu
minggu anda dapat membelokkan semua peraturan dan membuangnya; minggu
depannya sistem tidak akan membiarkan anda.
          Seberapapun banyaknya pelatihan dan persiapan dilakukan, tidak akan
menyiapkan orang-orang dari kenyataan. Tidak dapat dikatakan bahwa persiapan
tidak     harus      dilakukan.   Persiapan      akan   meringankan    rasa   sakit,   tidak
menghilangkannya secara keseluruhan. Semakin banyak persiapan semakin sedikit
rasa sakit.
          Pada sisi yang positif, beberapa orang akan memperoleh sistem seperti
peribahasa bebek dalam air. Orang-orang ini cenderung lebih muda (tetapi tidak
semuanya), karyawan yang lebih baru yang mempunyai pengalaman dalam
organisasi lainnya. Mereka tahu keuntungan sistem yang baik dan frustasi dengan
sistem yang ada saat ini. Mereka akan pindah pada kesempatan untuk dapat
mengunakan teknologi baru.


Manajemen Perubahan
          Manajemen      perubahan      adalah    mengenai    penentuan   ekspetasi    yang
mengurangi rasa sakit dari perubahan. Orang-orang terlibat dalam perubahan yang
diharapkan berubah dari A ke B. Mungkin dimana mereka benar-benar berada
adalah C. Manajemen perubahan adalah mengenai membuat mereka terbiasa
dengan ide bahwa C adalah tujuan yang sebenarnya.
          Sebagai contoh, suatu sistem baru adalah loncatan untuk menunjukkan
masalah. Jika pengguna mengharapkan bahwa semuanya tidak berjalan lancar
pada hari pertama, dan mereka mungkin telat bekerja pada awal minggu karena
masalah yang terjadi dalam sistem yang baru, mereka kurang suka menolak sistem
saat itu menjadi salah. Disisi lain, mengatakan pada staff bahwa sistem baru ini
akan sangat baik dengan tanpa masalah yang dapat mengakibatkan kekecewaan
dan penolakan saat bug terjadi. Oleh karena itu, manajemen perubahan dapat
diukur.
          Pengukuran perilaku perubahan bukanlah proses yang rumit. Dengan
persiapan yang baik, kita dapat melihat bagaimana perasaan orang mengenai
perubahan dalam periode waktu tertentu, dan bagaimana mereka berubah dari
harapan mereka. Hasil dari uang yang dihabiskan pada manajemen perubajan
dapat     dilihat.    Tidak   menaruh     dalam    usaha     sebelum   implementasi    akan
menimbulkan biaya setelah implementasi.




                                                                                         20
      Apa biaya menurut organisasi dari sebuah sistem yang digerakkan orang,
dan dimana dengannya mereka sedikit merasakan kepemilikan? Mereka akan
menenggelamkannya, atau meyakinkan diri bahwa hal tersebut tidak akan meraih
potensinya. Dengan cara yang sama organisasi tidak akan pernah memperoleh
pengembalian investasi yang diharapkan.


Pengalaman Lainnya
      Sebuah organisasi survey yang telah mengimplementasikan ERP diterbitkan
akhir-akhir ini. Hal itu mengidentifikasi ”10 penyebab umum terjadinya bencana”.


Manajemen dan Pelatihan Perubahan
      Hal ini telah disebut sebagai masalah utama dalam implementasi. Perubahan
praktek bekerja untuk menyesuaikan dengan sistem adalah kesulitan utama. Juga
yang disebut adalah pelatihan melalui modul dan memulai pelatihan secepatnya.


Kepada BPR dan Bukan Kepada BPR
      Sulit untuk menggambarkan garis antara perubahan proses bisnis untuk
menyesuaikan dengan sistem atau tetap memakai proses bisnis dan membayar
biayanya, dalam dollar dan waktu, untuk merubah sistem. Selama waktu dan biaya
menekan pengimplementasian, pola yang umum bukan untuk memodifikasi sistem,
tetapi merubah cara orang bekerja. Umpan balik ini terdapat dalam manajemen
dan pelatihan perubahan.


Perencanaan yang Buruk
      Perencanaan meliputi beberapa area seperti mempunyai kasus bisnis yang
kuat, pada kemampuan pengguna utuk membuat keputusan pada konfigurasi, pada
investasi dalam sebuah rencana yang menangkap semua isu yang berhubungan
dengan pengimplementasian.


Meremehkan Kemampuan IT
      Sebagian besar orang memperbaharui teknologi lama, kemampuan staff
harus diperbaharui juga. Pembaharuan juga akan menempatkan permintaan yang
signifikan pada tim yang mampu merawat lingkungan lama tetapi stabil. Biasanya
usaha ini diremehkan.




                                                                                   21
Manajemen Proyek yang Buruk
       Sangat sedikit organisasi yang mempunyai pengalaman dalam menjalankan
proyek yang kompleks seperti pengimplementasian solusi yang terintegrasi dalam
skala besar. Biasanya, dibutuhkan kontraktor dari luar yang datang dan mengatur
pelatihan-pelatihan   utama.   Hal   ini   dapat   menjadi   garis   yang   baik   antara
melepaskan tanggung jawab dan berbagi tanggung jawab. Banyak perusahaan
konsultasi melakukan pelayanan yang buruk pada kliennya dengan tidak berbagi
tanggung jawab.


Percobaan Teknologi
       Usaha untuk membangun interface, laporan perubahan, menata software
dan mengubah data biasanya diremehkan. Untuk mengumpulkan data, dan
memberishkan data yang dirubah, juga akan membutuhkan usaha diluar yang
biasanya diharapkan.


Pembelian Eksekutif yang Rendah
       Implementasi proyek membutuhkan keterlibatan Eksekutif Senior untuk
meyakinkan partisipasi yang benar dalam menggabungkan bisnis dan IT, dan
menyelesaikan konflik.


Meremehkan Sumber Daya
       Pengeluaran budget biasanya pada manajemen perubahan dan pelatihan
pengguna, percobaan integrasi, proses perbaikan, pembuatan laporan dan biaya
konsultasi.


Evaluasi Software yang Tidak Cukup
       Hal ini melibatkan kejutan yang muncul setelah software dibeli. Organisasi
biasanya tidak cukup mengerti apa, dan bagaimana produk bekerja sebelum
menandatangani kontrak. Batas ERP adalah sangat dahsyat dan terintegrasi dimana
pelaporan dan hubungan pada sistem lainnya (baik bagi anda sendiri atau
konsumen dan pemasok) dapat menjadi lebih sulit daripada apa yang anda
perkirakan. Perusahaan yang mebutuhkan ERP harus menenguji bagiamana mereka
menerima permintaan online dari konsumen, atau konsumennya konsumen, dan
menguji kemampuan teknologi sebagaimana pengaruh teknologi ini dari sisi bisnis.




                                                                                      22
                   DILUAR ERP: PENYELIDIKAN KEMBALI


       “Kami telah menghabiskan jutaan Pound untuk mengimplementasikan ERP,
tetapi kami belum mendapatkan hasil yang dijanjikan – penghematan yang tidak
signifikan, tidak ada tanda perbaikan performansi”. Terdengar familiar? Hal ini tidak
mengejutkan, karena komplain ini datang terlalu sering dari para pebisnis tingkat
atas – dan merupakan sebuah komentar yang tambah sering terdengar pada
pengadilan hukum, dimana bahkan kebaikan-kebaikannya disebut-sebut untuk
membela kesalahan mereka dalam membawa keuntungan yang mereka janjikan
pada bisnis yang mengimplementasikan ERP yang mahal.
       Jadi mengapa implementasi sistem utama ini tidak memberikan hasil yang
dijanjikan? Alasan-alasan yang muncul menjadi sama kompleks nya dengan ERP itu
sendiri. – mereka tidak mendapatkan hasil yang dijanjikan, misalnya, karena
mereka mencoba untuk melakukannya berlebihan. Jangkauan yang amat luas dari
pembatalan ERP dengan sendirinya dapat membawa kepada proses implementasi
yang panjang dan menyakitkan. Karena hal ini menyebar keseluruh perusahaan
dari   penjualan    dan   pemasaran   sampai   keuangan,    personalia,   purchasing
(pengadaan), produksi, pasokan dan distribusi – ada hal yang tidak dapat
dihindarkan yang berhubungan dengan siapa yang mensponsori ERP untuk
diimplementasikan pada perusahaan, dan siapa yang mengharapkan keuntungan
dari pengimplementasiannya. Masalah-masalah dapat muncul, sebagai contoh, saat
beberapa fungsi bisnis dikatakan bahwa mereka memperoleh fungsinya untuk
mengatur operasi yang mereka tidak benar-benar inginkan atau yang tidak sesuai
dengan kebutuhan mereka. Faktor-faktor yang berbeda dapat membangkitkan
kecenderungan ini. Sering kali, komunikasi merupakan kuncinya: keputusan
mungkin dibuat terlalu tinggi tanpa referensi yang tepat pada kebutuhan-
kebutuhan setempat; spesifikasi mungkin menggunakan bahasa yang hanya
dipikirkan untuk dipahami oleh mereka yang menggunakannya atau mereka yang
mendengarkannya.
       Kebudayaan sebuah perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan
implementasi ERP: sebuah organisasi dengan akar penjualan dan pemasaraan,
mengatakan, atau yang berhubungan dengan keuangan, mungkin tidak cukup
memahami dan menyediakan kebutuhan fungsi lainnya dalam ERP seperti produksi
atau distribusi. Tingkat perubahan yang diperoleh dari pengimplementasi ERP
menambah kekompleksitasannya dan lebih lanjut menambah masalah.                Bisnis
harus membuat orang-orang yang berada dalamnya menerima apa yang dapat




                                                                                  23
menjadi perubahan utama pada apa yang mereka lakukan – sebagai contoh dalam
pemindahan dari sistem saat ini ke sistem baru; dan bagaimana mereka
melakukannya – sebagai contoh perpindahan dari proses saat ini ke proses baru.
Konflik antar profesional dalam bisnis, dan antara perusahaan penjual dan bisnis,
dapat juga berpengaruh. Keputusan untuk mengimplementasikan ERP biasanya
terjadi sebagai hasil dari kasus bisnis yang terdiri dari biaya, keuntungan,
perbaikan    performansi,    dan     jangka   waktu.   Selama     waktu    dipercepat   dan
pengiriman     ditunda,     pertanyaan-pertanyaan       akan      muncul    dan    mungkin
berpengaruh.    Dengan       karir    yang    sering   bergantung    pada     penyelesaian
implementasi, keputusan dapat dibuat dengan hal ini daripada pencapaian
keuntungan dalam jangka panjang.
      Dengan tingkat kekompleksan ini, implementasi ERP perlu dibatasi dengan
baik dan resiko ditaksir secara hati-hati. Lebih banyak fungsi yang diintegrasikan
dalam sistem, lebih kompleks pula ERP dan pengimplementasiannya. Dengan
kompleksitas tersebut, elemen-elemen resiko bertambah. Lebih jauh, seperti
disarankan    dalam   Gambar         1,   selama   implementasi    bertambah      kompleks,
implementasi lebih lagi menghabiskan biaya, seringkali sampai pada jangka waktu
dan budgetnya lebih dari direncanakan sebelum hal ini selesai dilakukan. Saat hal
ini terjadi, sesuatu harus dilakukan. Dan apa yang terjadi umumnya satu atau lebih
fungsi operasional, biasanya menjadi yang terakhir diimplementasikan, atau usaha
dilakukan untuk menyederhanakan hal ini sampai pada satu titik dimana mereka
tidak dapat menghasilkan keuntungan yang dijanjikan dan diperkirakan.


Pengimplementasian Solusi, Bukan Software
      Dibawah ini adalah beberapa pertanyaan mengenai kompleksitas ERP yang
mungkin muncul: apakah berlebihan untuk perusahan manapun, tim konsultan
/proyek untuk ditangani: adakah, pada permulaan, pemahaman yang buruk
mengenai keseluruhan proyek ERP dan keseluruhan pengaruh pada organisasi oleh
perusahaan dan perusahaan yang dikontrak?
      Cukup sering kegagalan dalam implementasi ERP muncul sebagai hasil dari
usaha untuk menyederhanakan prosesnya pada beragam tahap. Kebutuhan agar
implementasi disetujui dapat menyebabkan, sebagai contoh, penyederhanaan
spesifikasi sistem dalam tahap perencanaan. Sama halnya dengan biaya proyek
dan pemenggalan rentang waktu, biasanya berhubungan dengan pemahaman awal
yang tidak cukup, akan juga mendukung terjadinya penyederhanaan. Lebih jauh
lagi, untuk menjaga entropi tetap rendah, perusahaan akan menghindarkan
penambahan produk terbaik dikelasnya dari pihak ketiga, saat miliknya tidak




                                                                                         24
cukup, dan mungkin mendorong penyederhanaan atau merubah prosesnya agar
sesuai dengan software. Lebih jauh lagi, sering kali tim desain kehilangan
pandangan mengenai perbaikan proses karena mereka terlalu berfokus pada
penyesuaian dengan software dan dibawah tekanan untuk menyelesaikannya.
      Usaha ini membawa diri mereka sendiri pada batas atau bahkan keluar dari
sistem pendukung untuk beberapa fungsi perancanaan operasional yang penting –
ironisnya, dengan tepat fungsi-fungsi tersebut adalah yang paling disukai untuk
membawa keuntungan finansial dan performansi pada bisnis.


Daerah Kesempatan
      Pemanufakturan, rencana pengisian persediaan adalah fungsi operasional
yang secara serius dapat dipengaruhi saat pengimplementasian ERP yang luas
dipacu, dengan tidak menyediakan teknologi yang tepat dalam solusi original
ataupun dengan menyederhanakan implementasi agar solusi mempunyai titik temu
dengan kebutuhan dan harapannya. Sesungguhnya, penyederhanaan solusi rantai
pasok telah membuktikan cara yang pasti untuk menjamin ketidakpastian.
      Pengaruh fungsi utama rantai pasok seperti perencanaan safety stock
biasanya   tidak   dihiraukan,   dan,   sesungguhnya,   jangkauan   fungsional   dari
kebutuhan ini dalam ERP lemah.
      Betapa serius hal ini dapat dipahami dari penghargaan nilai persediaan
dalam bisnis oleh sebuah bisnis, bahkan dalam perencanaan yang buruk.
Penghitungan yang cepat akan menunjukkan ukuran penghargaan dalam sebuah
bisnis yang menghasilkan ratusan dari jutaan Pound, menyimpan 8 minggu atau
lebih persediaan dimana efesiensi potensialnya dari pesanan, dapat dikatakan
sebesar %. Tetapi ada lebih lagi. Persediaan yang direncanakan dengan baik tidak
akan hanya menghasilkan disinvestasi dan penyimpanan dalam biaya finansial, hal
ini juga akan menghasilkan perbaikan dalam performansi pelayanan yang secara
langsung mempengaruhi garis bawah dan batas biaya hilangnya penjualan strategis
yang tidak dapat dihindarkan. Diluar rantai pasok itu sendiri, kesempatan ini
berhubungan langsung dengan penjualan dan keuangan. Hal ini mengejutkan
bahwa tambang kesempatan yang besar ini dibiarkan begitu saja.


Kesenjangan Fungsional
      Beberapa ERP mempunyai kemampuan perencanaan persediaan yang belum
sempurna, ERP ini tidak menyediakan transparansi, perencanaan persediaan yang
ilmiah, dan optimisasi. ERP ini tidak mempunyai peralatan yang memungkinkan
para manajer logistik atau perencana untuk mengerti dengan cukup jelas dan rinci




                                                                                  25
“dimana” dan “apa” operasi mereka: dimana inefisiensi terjadi, bagaimana biaya
dapat dipotong, bagaimana memperbaiki performansi.
       Jadi, walaupun investasi dalam software ERP untuk rantai pasok besar,
banyak perusahaan dengan distribusi yang intensif, menderita karena beragam
persediaan yang buruk (persediaan dan tempat yang salah) yang diakibatkan oleh
kemampuan pemodelan persediaan yang lemah. ERP dan banyak rantai pasok
cocok untuk memodelkan rantai pasok secara deterministik. Mereka menentukan
peramalan dan mengembalikan peramalan pada banyak rantai pasok sebagaimana
rencana distribusi dalam jenis proses MRP. Tetapi prediksi deterministik mempunyai
masalah. Pemrediksian permintaan dilakukan seakurat pemrediksian persediaan
pada pasar. Dari hari ke hari, anda akan banyak berhenti, terutama saat
menangani pencampuran beragam produk yang besar. Seberapa jauh perhentian
tergantung pada permintaan dan juga pasokan. Kesalahpahaman dari elemen-
elemen ini akan mengakibatkan tersedianya persediaan tetapi tidak berpengaruh
pada tingkat pelayanan secara proporsiaonal: salah pengabungan.
       Dengan melakukan peramalan, sebuah pendekatan biasanya digunakan,
adalah baik tetapi hal itu hanya akan menyelesaikan sebagian masalah. Pemodelan
yang lebih lanjut dari kondisi ketidakpastian untuk menghitung tingkat safety stock
yang dapat diandalkan diperlukan untuk menjaga persediaan tetap rendah, pada
satu sisi, dan memperbaiki performansi tingkat pelayanan di sisi lain. Dalam kondisi
bisnis yang sulit, kemampuan pemodelan persediaan ERP dan residen tidaklah
cukup. Situasi ini termasuk, sebagai contoh:
-   Dibutuhkan tingkat pelayanan konsumen yang tinggi (98% atau lebih);
-   Pergerakan aliran produk yabng lambat (makin bertambah bahkan dalam CPG);
-   Siklus hidup produk yang pendek atau produk yang berubah sesuai fashion;
-   Rentang hidup produk pendek;
-   Rantai distribusi dengan multiple level.
Bagian analisis yang tertinggal dalam ERP dan sistem rantai pasok adalah
permintaan statistik yang kuat dan pemodelan pasokan. Dengan memahami
rentang hasil yang mungkin terjadi dan fungsi statistikya adalah penting untuk
kesuksesan optimisasi persediaan.


Rintangan untuk Melangkah Maju
       Jadi, selain implementasi ERP yang mahal, perusahaan akan mengalami:
-   Persediaan barang jadi agregat yang berlebihanan tetapi tingkat pelayanannya
    tidak cukup.




                                                                                 26
-   Tekanan dari konsumen retail yang kuat utntuk tingkat pelayanan yang lebih
    tinggi.
-   Tingkat intervensi manual atau dengan percepatan untuk mengatasi persediaan
    kekurangan.
-   Persediaan menjadi usang.
-   Usaha untuk menyeimbangkan harapan pelayanan konsumen dan tujuan umum
    perusahaan.




                                                                            27
  PELAKSANAAN (IMPLEMENTASI) ERP DAN REENGINEERING
             PROSES BISNIS PADA UNIVERSITAS KECIL


Implementasi ERP pada sistem pengajaran perguruan tinggi dan universitas kecil
mengajarkan tentang pelatihan reengineering. Implementasi sistem perencanaan
sumber daya perusahaan (ERP = Enterprise resource planning) sering memerlukan
pengorganisasian untuk merubah keberadaan bisnis dalam penerapan sistem baru
yang sesuai. Perguruan tinggi dan universitas kecil seperti University of Wisconsin-
Superior (UWS) menghadapi tantangan dan kesempatan              yang spesifik ketika
mengimplementasikan     sistem    ERP.     UWS   mendapatkan    pelajaran   berharga
mengenai pelatihan bisnis reengineering saat pengimplementasian administrasi
siswa   dengan    People-Soft    Student    Administration   (SA),   sebagian   besar
pembelajaran dapat dipakai pada perguruan tinggi dan universitas kecil lainnya
dimulai dari proyek ERP yang mereka miliki.



LATAR BELAKANG
        UWS adalah pergutuan tinggi kecil seni liberal (liberal-arts college) di
Wisconsin utara dengan sekitar 2,700 mahasiswa, perguruan ini adalah satu dari 13
jurusan four-year di sistem universitas Wisconsin. UWS membangun sistem warisan
yang dibangunnya pada Unisys A-Series mainframe pada tahun 1980an, dengan
beberapa tambahan utama yang diimplementasikan pada 1990an. SIS mendukung
regristrasi, penilaian, penagihan yang diotomatiskan, auditing derajat tingkatan,
dan peminjaman langsung. Oleh karena kepemilikan sistemnya alami, hanya
fakultas, penasehat dan staff administrasi yang dapat mengakses sistem tersebut.
SIS juga tidak bisa menangani            peningkatan permintaan untuk web-based
pelayanan mahasiswa dan untuk melaporkan end-user.
        Pada tahun 1998 sistem Universitas Wisconsin memperoleh lisensi sistem
yang luas untuk digunakan oleh PeopIeSoft SA.. Kampus UWS memulainya dengan
mengimplementasikan modul pendaftaran, yang mana calon mahasiswa jurusan
dan mahasiswa yang mempunyai status pendaftar. Modul ini dimulai pada musim
semi 2000. Sebuah modul dokumen mahasiswa, digunakan untuk tracking
dokumen mahasiswa, menggolongkan, dan membagi dalam kelas–kelas, berawal
dengan menyelenggarakan registrasi pada musim semi 2000, dan           secara penuh
dijalankan pada musim gugur 2000. Dua modul sisanya, pembayaran ongkos kirim
mahasiswa,    pembayaran    mahasiswa,biaya      pertolongan,   mengatur    pinjaman




                                                                                  28
mahasiswa, uang bantuan, dan pinjaman langsung, juga mulai dijalankan pada
musim gugur 2000
         Berdasarkan tujuan awal, sistem ini sesuai jadwal dan berada dalam
anggaran, proyek ini dikatakan sukses. Meskipun begitu, tidak setiap bagian dari
proyek berjalan sesuai rencana. Pengimplementasi banyak mendapat pelajaran
berharga dari prosesnya. Sebuah tantangan besar yaitu berhadapan dengan
perubahan untuk praktek bisnis dimana kampus telah mengembangkan disekitar
sistem warisan mulai tahun 1980an.
         SA adalah sebuah paket configurable. Meskipun begitu, SA membawa
banyak kemampuan bisnis yang dipekerjakan oleh sistem yang lain, biasanya
besar, sekolah yang tidak bisa dimodifikasi. Banyak perubahan pada sistem asli
harus ditinjau dan diuji secara menyeluruh bilamana sewaktu–waktu suatu
tambahan atau suatu upgrade diterapkan.
         Kampus harus terlebih dahulu menerima cara baru beroperasi, mengabdopsi
banyak dari proses baru seperti mungkin mengambil keuntungan penuh dari sistem
baru dan untuk meminimasi kerumitan dari perawatan yang dilakukan berulang–
ulang. Pelatihan bertujuan agar end-user tidak hanya terdapat pada sistem baru
tetapi juga pada cara baru pada pengoperasiannya.


THE IMPLEMENTERS
         Keputusan untuk mengimplementasikan People-Soft SA ditentukan oleh
panitia acara dimana meliputi manajemen utama dari universitas dan pemimpin-
pemimpin universitas dari kantor pelayanan.
         Pembantu rektor menunjuk kepala administrasi sistem informasi (AIS =
Administrative Information Systems) sebagai pemimpin proyek. Empat tim inti
implementasi dihadapkan bersama, salah satunya berasal dari siswa kantor
pelayanan. Tim perijinan terdiri dari perwakilan AIS, dan dua orang dari kantor
perijinan. Dua orang pekerja AIS, dua dari kantor pendaftaran dan satu orang dari
kantor    pertimbangan   membentuk   daftar   siswa   yang   tergabung   dalam   tim
implementasi. Tim keuangan meliputi satu pekerja AIS dan dua berasal dari kantor
bendahara. Tim implementasi bantuan keuangan meliputi satu pekerja IT dan dua
orang berasal dari kantor bantuan keuangan. Masing-masing pengawas kantor dan
banyak peserta cross-functional (dengan fungsi silang) juga menjadi anggota
penting tim ini.




                                                                                 29
DATA DAN INFORMASI YANG MENINGKAT
     Pengguna administratif dengan cepat menemukan bahwa waktu yang
diperlukan untuk memasukkan data meningkat secara signifikan dalam sistem
baru. Mengingat sistem yang terdahulu telah menggunakan satu atau dua tampilan
entry data utama dan telah melayani selusin atau lebih field yang berbeda, sistem
yang baru menuntut pengguna dapat menavigasikan melalui lima hingga sepuluh
tampilan untuk menyelesaikan proses yang sama. Sistem yang baru menangkap
banyak data dalam database relasional ini, terdiri dari selusin bahkan ratusan tabel.
Dengan begitu menuntut pengguna untuk menavigasikan melalui berbagai tampilan
dan dan mengisi begitu banyak field. Memasukkan aplikasi mahasiswa memerlukan
waktu satu sampai dua menit dalam sistem yang terdahulu. Memasukkan sebuah
aplikasi dalam SA dapat dua kali lebih lama. Dalam sisi positif, waktu ini menurun
sekitar empat hingga enam menit ketika kantor pendaftaran pertama memulai
menggunakan sistem baru ini hingga sekitar 2 hingga 3 menit.
       Berdasarkan jumlah tabel yang banyak dan kebutuhan akan keakuratan
data   dalam   sistem     baru,   pengguna    sekarang    harus   mereview   berbagai
pengecualian dalam mengedit laporan. Staf IT kampus telah menulis berbagai
laporan untuk mencari duplikasi record, dan data yang tidak valid serta tidak
masuk akal. Sebagai contoh, suatu laporan menampilkan alamat yang tidak
lengkap ketika satu atau lebih field alamat hilang, seperti kode ZIP. Laporan lain
membantu untuk memverifikasi bahwa semua mahasiswa memiliki setidaknya satu
alamat aktif yang masuk dalam database. Hal ini membutuhkan waktu untuk
mereview laporan ini dan membuat koreksi yang diperlukan terhadap data dalam
sistem.   Mereka   yang    tertarik   untuk   menangani    implementasi   ERP   harus
merencanakan untuk untuk menghabiskan waktu tambahan untuk mereview
beberapa laporan dan membuat koreksi yang tepat pada data tersebut.
       Laporan yang dihasilkan dari SIS yang terdahulu tidak selalu dapat ditiru
dalam sistem yang baru. Faktanya, staf administratif bersama dengan staf IT
kampus mendesain ulang banyak laporan untuk menarik keuntungan dari data
tambahan yang sekarang sedang dikumpulkan oleh SA dan dari kemampuan
reporting yang lebih besar dari yang disediakan sistem, seperti cross tabs dan
chart. Beberapa data tidak lagi ditampilkan dalam format yang sama. Sebagai
contoh, suatu laporan terdahulu dari mahasiswa yang telah terdaftar. Laporan
menunjukkan satu baris tiap mahasiswa, menggunakan empat kolom, untuk dua
matakuliah pokok pertama dan dua matakuliah tambahan pertama. SA tidak
memiliki batasan jumlah matakulian pokok dan tambahan yang dapat diambil
mahasiswa. Meskipun demikian, hal ini membuat suatu keinginan untuk mendesain




                                                                                  30
ulang laporan untuk mendaftar setiap matakuliah pokok dan tambahan dalam
sebuah baris baru. Pengguna akhir mendesain ulang banyak laporan dalam suatu
cara untuk menggabungkan informasi dari dua atau lebih listing terdahulu,
demikian mengurangi jumlah keseluruhan laporan. Pelaksana masa depan dari
sistem ERP seharusnya merencanakan untuk mereview dan mendesain ulang
semua laporan terdahulu untuk mengambil keuntungan dari sistem baru.
         Meskipun pengguna administratif sekarang menggunakan banyak tampilan
dan memasukkan banyak data, data baru ini membantu untuk menghasilkan
laporan yang bermanfaat dan akurat untuk manajemen universitas pada berbagai
level dan bagi Sistem Universitas Wisconsin, sebuah otoritas pusat dalam kampus
tersebut. Karena pengguna administratif menjadi lebih nyaman dengan sistem baru
dan lebih lancar dengan tampilan dan proses yang baru.


PEMBAGIAN DATA
         User administratif dari administrasi, pencatat/pendaftar, bendahara, dan
kantor     bantuan    keuangan     harus       mengubah        cara   operasi    dengan
mematuhi/memperhatikan       anggota   lain.    Ketika   SIS     menetapkan     sejumlah
kemampuan pembagian data, SA membawa pembagian data ke level yang lebih
tinggi dalam perusahaan. Alamat calon murid, dimasukkan di kantor administrasi,
akan dapat dilihat oleh tiga kantor yang lain dengan cepat. Hal ini memiliki
penerapan yang signifikan di kantor lain. Contohnya, masukan yang salah dalam
kolom alamat akan menghalangi murid menerima surat penting dari pendaftar
kantor. Perekaman yang tidak lengkap dari murid pindahan dari sekolah lain akan
menghalangi murid dalam bersaing untuk bantuan keuangan jenis tertentu.
         Pengaksesan terhadap masukan data menjadi hal yang penting, sebagai titik
dimana kebanyakan data demografis tercantum. Alamat yang dimasukkan pada
titik ini dapat digunakan untuk mengirimkan surat pemberitahuan yang penting
seperti tenggat waktu registrasi dan informasi biaya perkuliahan. Pengejaan yang
benar dari nama murid digunakan nantinya untuk membuat pencatatan murid
dalam pelayanan Web, Web portal, dan e-mail account.            Pelayanan web mampu
memberikan akses untuk registrasi, mengecek kelas, transkrip secara tidak resmi,
derajat audit, dan data murid lainnya. Web portal digunakan sebagai bagian dari
kelas. E-mail account sering digunakan untuk komunikasi penting dari dosen
penasehat, instruktur, dan staf administrasi. Merubah pengejaan nama account
yang tidak benar akan memakan waktu proses yang lama.
         Memasuki akses kantor juga perlu mentransfer kredit dan data GPA penting
dalam menentukan murid yang pantas masuk dalam klasifikasi, jumlah bantuan




                                                                                     31
finansial yang murid terima, dan kumpulan kelas dimana dapat memenuhi syarat
untuk menjadi anggotanya. Pemindahan yang terlambat dari dokumen murid,
misalnya karena transkrip yang salah penempatan, dapat menghindari murid dari
registrasi online.


PENCATATAN RANGKAP (DUPLICATE RECORD)
       SIS memberikan toleransi terhadap pencatatan rangkap. Beberapa data
mahasiswa disimpan dalam dua tabel, sehingga ketika ditemukan pencatatan
ganda, maka akan sulit menggabungkan dua catatan dalam satu tabel dan
beberapa catatan dalam tabel yang lain. SA (student Administration) memberikan
toleransi yang tidak begitu luas dalam hubungannya dengan pencatatan rangkap
ini. Database yang berhubungan dengan sistem ERP ini kemungkinan besar
membutuhkan modifikasi beberapa tabel untuk menggabungkan dua catatan
mahasiswa, dan mengeliminasi pencatatan rangkap.
       Staff Administrasi dan IT harus mendesain proses untuk menemukan
pencacatan rangkap dan mengeliminasinya. Beberapa data mahasiswa diambil
melalui telepon, dan kemungkinan kesalahan mendengar nama serta alamat
mahasiswa dapat terjadi. Oleh karena itu, pencatatan rangkap mungkin sekali
terjadi. Karena data yang masuk tidak terjadi terus-menerus dan jumlah data yang
masuk banyak (ribuan data tiap waktu pada kampus yang sama), maka Staff
Administrasi dan IT sepakat untuk menerima pencatatan rangkap. Mereka
menemukan beberapa masalah ketika data tersebut digunakan sebagi syarat untuk
memasuki sekolah dan memberikan data yang akurat dalam bentuk dokumen.
       Staff IT merancang suatu laporan pemeriksaan pengecualian yang mencoba
untuk mencocokkan nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan nomor jaminan sosial
dengan beberapa kombinasi untuk memeriksa sebanyak mungkin pencatatan
rangkap yang terjadi. Laporan ini tidak dapat menemukan semua pencatatan
rangkap, seperti salah mengeja nama dan format alamat yang tidak sama. Selain
itu, data calon tidak diharuskan menyediakan nomor jaminan sosial. Oleh karena
itu, laporan tersebut tidak dapat diandalkan untuk mengeliminasi pencatatan
rangkap.
       Staff IT kampus mengimplementasikan third-party sytem, FirstLogic, dimana
format alamat sesuai dengan aturan kode pos ketika data dimasukkan ke dalam
sistem. Keuntungan lainnya adalah sistem ini membantu menemukan pencatatan
rangkap dengan membuat suatu adress field yang sesuai. Misalnya, laporan
penemuan pencatatan rangkap dapat mengalami kesalahan dua data karena kata
”street”   ditulis ”St” pada suatu pencatatan alamat dan kata ”street”     pada




                                                                             32
pencatatan lainnya. Firstlogic mengganti semua variasi kata ”street” dengan ”St”
pada setiap pencatatan. Dengan demikian, laporan dapat menemukan pencatatan
rangkap lainnya.


DIMENSI WAKTU PADA DATA
      SIS merekam informasi terkini tentang para mahasiswanya. SIS hanya
mempunyai data tentang mailing terakhir dan alamat tetap, dan direkam hanya
oleh latest major. SA brefungsi untuk menambahkan dimensi waktunya. Sebagai
contoh, nama dan alamat mahasiswa diberikan label dengan tanggal yang sesuai.
Layar legasi membutuhkan input data dari operator untuk menjelaskan informasi
yang disimpan. Sistem itu membutuhkan penyisipan baris data.
      Kebanyakan entri tanggal adalah berupa hal yang pasti, sedangkan
beberapa informasi lainnya membutuhkan analisis seksama. Contoh, jika seorang
mahasiswa keluar dari suatu semester lebih awal, maka persentase biaya dari kelas
yang ditinggalkan tersebut pasti akan berubah. Bagaimanapun, tanggal yang
digunakan pada saat mahasiswa tersebut keluar harus diteliti seksama. Jadi yang
dicantumkan adalah data pada saat mahasiswa tersebut keluar secara resmi. Bukan
tanggal pada saat mahasiswa tersebut mengisi formulir pengisian data di SIS.


LEGACY DATA
      Tidak semua data yang terdahulu dapat dipindah ke sistem yang baru
dengan mudah.Karena SIS tidak mempunyai dimensi data. Jadi data terdahulu
harus dibuat ulang secara manual. Sebagai contoh, staff pembantu administrasi
harus memasukkan nama mata pelajaran dan tanggal ketika mata pelajaran
tersebut diubah. Mereka juga harus mengkoreksi data yang sudah pasti tentang
perputaran mahasiswa.


PELAYANAN BERBASIS WEB
      SA memungkinkan didapatnya berbagai pelayanan melalui Web. Mahasiswa
bisa mendaftar ingin masuk ke kelas apa saja dngan menggunakan E Hive, sebuah
layanan berbasis Web. Karena kebijakan sekolah, periode pendaftaran mahasiswa
biasanya ditentukan berdasar klasifikasi: senior bisa mendaftar sebelum yunior,
yunior sebelum mahasiswa tingkat dua, dan mahasiswa tingkat dua sebelum
mahasiswa baru. Karena itu mahsiswa harus log in untuk memeriksa tanggal dan
waktu kapan mereka mendaftar.
      Setelah mereka memenuhi persyaratan pendaftaran, mereka bisa memilih
kelas apa saja yang mereka ikuti dan mulai melakukan registrasi awal. Bisa saja




                                                                               33
suatu kelas tidak dapat menampung jumlah mahasiswa yang mendaftar atau ada
beberapa mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan. Mungkin juga mahasiswa
tersebut belum membayar denda parkir atau iuran perpustakaan. contohnya.
Sistem mencek persyaratan, pendaftaran yang sedang berlaku, dan kapasitas kelas
tersebut, juga mengonfirmasikan pendaftaran atau penolakan pendaftaran dan
menyediakan petunjuk bagaimana mengatasi masalah tersebut.
       Servis berbasis Web, memerlukan redesain cara mahasiswa mendapatkan
akun. Dimasa lalu, mahasiswa mendaftar pada orang yang bertugas di kantor
registrasi dan menerima akun email setelah registrasi pertama mereka. Dengan SA,
mahasiswa harus memiliki akun sebelum mereka dapat mendaftarkan diri secara
online – akun yang dimaksud bukan akun email sederhana. Akun yang baru
memungkinkan akses ke pengenalan SA berbasis web (registrasi, melihat nilai, dan
transkrip tidak resmi), Web Portal (untuk aktifitas kelas yang spesifik), dan e-mail.
Staf IT kampus, mendesain sebuah proses untuk membuat hanya satu akun untuk
tiga tipe servis tersebut, namun tetap memerlukan sinkronisasi detail password dan
perubahan akun pada tiga sistem tersebut.
       UWS adalah salah satu sekolah di AS yang menggunakan SA berbasis web.
Pada perilisan pertamanya, diperlukan beberapa modifikasi. Contohnya, staf        IT
kampus harus menjelaskan kembali pesan-pesan tidak jelas yang ditampilkan
sistem dan memodifikasi cara tampilan informasi muncul di layar. Perilisan
berikutnya dari vendor, dengan sebelumnya memperbaiki defisiensi perkenalan.
Pengimplementasi harus siap mengoreksi kesalahan dalam sistem ERP pada
perilisan versi pertamanya. Bertanya pada user sesegera mungkin saat mereka
menemukan masalah dapat mempercepat perbaikan pula.


MAINTENANCE
       Vendor ERP memberikan perbaikan dan Upgrade sistem, dan tidak terkecuali
SA. Setiap perubahan yang terjadi pada sistem membutuhkan pengujian yang
seksama untuk meyakinkan bahwa fungsi yang terpengaruh tidak merubah
operasionalnya. Sekolah biasanya membuat modifikasi untuk membetulkan fungsi
yang tidak dapat diterima atau menambahkan fungsi yng sebelumnya tidak ada
pada sistem tersebut. Saat perbaikan atau Upgrade sistem, modifikasi ini harus
diperiksa ulang, diaplikasikan, dan dilakukan pengujian. Oleh karena itu modifikasi
sebenarnya tidak diinginkan karena merupakan maintenance yang rumit.
       Sekolah bisa melakukan perbaikan dan Upgrade sistem secara berkala,
minimal 3 bulan sekali.




                                                                                  34
       Pegawai   administrasi   harus   memilih   penguji   yang      handal   dan
mengalokasikan waktu kapan meraka bisa menguji sistem tanpa ada gangguan
operasi. Pertama, pegawai UWS IT mencoba mengaplikasikan perbaikan dan
Upgrade sistem pada beberapa laptop yang merepresentasikan salinan yang
lengkap dari SA dengan database versi yang paling akhir ada. Kegiatan tadi bisa
disebut juga dengan uji lingkungan. Kemudian pengguna administrasi dapat
meminjam laptop tersebut. Karena perbaikan dan Upgrade sistem biasanya harus
diaplikasikan secara tepat, maka pengujiannya akan memakan waktu yang sangat
lama. Pelaksana dari UWS mencoba menyelesaikan semua pengujian tadi dalam
waktu seminggu setelah perbaikan diaplikasikan pada uji lingkungan.
       Untuk melakukan perbaikan sistem, staff IT harus mematikan dulu sistem
tersebut. Staff IT UWS menetapkan bahwa waktu yang terbaik untuk memperbaiki
sistem adalah selama akhir pekan. Hal tersebut akan meminimasi interupsi pada
Web dan layanan SA serta dapat memberikan waktu untuk recovery sebelum hari
Senin. Staff pembantu administrasi UWS biasanya datang pada saat akhir pekan
untuk menyelesaikan tugas yang belum selesai. Jadi staff IT UWS harus
mengkoordinasikan dulu dengan semua pegawai administrasi pada saat ingin
mematikan sistem. Staff IT akan memberitahukan melalui email kepada seluruh
kampus tentang kapan sistem itu dimatikan dan apa antisipasinya.
       Sedangkan jika kita melakukan upgrade sistem, maka akan mempengaruhi
fungsi pelayanan secara signifikan. Pemakainya mungkin harus mengikuti pelatihan
untuk versi baru sistem, karena ada berbagai fitur dan cara baru untuk
mengoperasikannya.
       Proyek ERP dapat meningkatkan turnover karyawan. Pelaksana sebaiknya
melakukan pelatihan untuk pemakai sistem dengan pengajar dari staff IT. Hal ini
akan membantu untuk mengurangi turnover karyawan. Akan tetapi, seorang
programmer sistem pergi selama implementasi, dan seorang ahli keuangan
dipindahkan ke departemen yang lain mengikuti implementsi. Suatu review tentang
retensi kebijakan dapat membantu untuk tetap mempertahankan staff yang
bernilai.


KEBIASAAN SEKOLAH
       Database ERP menyediakan data mengenai setiap orang yang memiliki
nomor identitas yang unik. Walaupun pengguna dapat mencari seseorang dalam
suatu sistem dengan menggunakan nama terakhir dan nama pertama, identitas
yang unik merupakan salah satu langkah pasti untuk menempatkan siswa atau
pekerja dalam suatu daftar. Karena UWS mengawasi kedua-duanya baik siswa




                                                                                35
maupun pekerja dalam SA, pengguna bagian administrasi harus belajar untuk
membedakan antara keduanya.
        Walaupun nomor akan mengenali seseorang dalam kampus, bukan berarti
kebiasaan dalam kampus akan berubah. Sekarang ini, ID yang unik digunakan
dimana-mana, tetapi pelaksana pada designed mailing UWS dan komunikasi
dengan   siswa   lainnya,   staff   pengajar,   staff     lainnya   secara   personal    yang
menyampaikan kebiasaan dari kampus tersebut. Untuk membantu mengurangi
keresahan selama pendaftaran melalui Web, kantor pendaftaran melakukan
pendaftaran per orang untuk siswa-siswa yang tidak menginginkan daftar secara
online. Pengukuran ini, diantara lainnya, membantu kampus untuk mempromosikan
sistem ini, selain mengurangi kepenatan dan keresahan.


PELAJARAN YANG DIDAPAT
        Tantangan   utama     dalam    proses    bisnis     reengineering    adalah     untuk
melupakan cara tradisional dalam mengerjakan sesuatu dan memiliki pikiran
terbuka terhadap fungsi-fungsi yang ditawarkan SA. Kebanyakan dari fungsi
tersebut mengembangkan cara suatu kampus beroperasi, meskipun sebagian kecil
dari fungsi tersebut tidak sesuai dengan kampus kecil kami. Sebagian dapat
disusun kembali, tapi user harus bisa menyesuaikan yang tak bisa disusun ulang.
        Menerapkan sebuah sistem ERP pada kampus kecil memberikan tantangan
sebagaimana kesempatan. Staf yang berskala kecil dan kompensasi rendah
menambah kesulitan penerapan ERP tersebut. Tentu saja sebuah kampus kecil juga
berarti memiliki alur laporan yang pendek dan staf yang serbaguna. Faktor ini
harus digunakan demi kebaikan untuk penerap lainnya pada kampus yang kecil
pula.
        Keputusan tentang perubahan proses, pengiriman staf untuk mengikuti
training, atau mengatur penerapan jadwal dapat dibuat lebih cepat pada kampus
kecil. Konsultan tetap diperlukan, namun jumlahnya dapat diminimasi dengan
member kesempatan kepada staff serbagunai . Staf internal juga harus memiliki
kewenangan tambahan untuk membuat keputusan.
        Kampus kecil dapat menjaga grup implementasi mereka tetap kecil dan
menganjurkan training silang. Dengan cara ini, user administrative menjadi lebih
peka pada bagaimana kerja mereka mempengaruhi lainnya dan bersikap proaktif
dalam menyesuaikan sistem yang baru.
        Terutama,   penting   untuk    kampus     kecil    dalam    menyesuaikan        proses
bisnisnya kepada sistem baru dibandingkan dengan menyesuaikan sistem untuk
masuk pada praktek yang telah berjalan. UWS memilih untuk mengaplikasikan




                                                                                           36
sesedikit mungkin penyesuaian, sebagaimana staf IT universitas diberi beban
terlalu banyak dengan tugas yang telah ada sehingga tidak dapat melakukan
maintenance tambahan.
        Yang penting, komunitas masyarakat termasuk fakultas, mahasiswa, staf
administrative, dan top manajemen- harus diberi tahu bahwa sistem yang baru
harus memerlukan perubahan dalam bagaimana memasukkan data dan menerima
informasi. Sebuah sistem administrasi mahasiswa baru sepertinya akan punya
pendaftaran mahasiswa untuk kelas-kelas dan menerima nilai dari web.
        Fakultas harus disiapkan untuk melihat dan mencetak daftar nama kelas dan
memasukkan nilai mahasiswa pada Web. Staf administrasi, harus menyiapkan diri
untuk mereview laporan lebih banyak, memasukan data yang lebih banyak pula,
dan menghabiskan waktu lebih banyak.
        Pengguna dari sistem baru di UWS harus mempelajari banyak istilah baru.
Contohnya, screen disebut panel; a date specific entry : baris; shortcut pada panel
tertentu : favorit. Pengimplementasi menemukan bahwa mengunakan istilah baru
secara eksklusif akan sangat berguna selama sesi kampus training untuk
membantu proses transisi. Istilah baru akan menjadi sangat familiar setelah
beberapa bulan pertama.
        Pengimplementasi    menemukan      bahwa    banyak     proses   bisnis   yang
memerlukan reengineering, setelah sistem berjalan. Karena kampus berukuran
kecil dan sistemnya sangat besar dan kompleks, percobaan yang berjumlah
terbatas harus dilaksanakan. Dalam proyek ERP, sangat krusial untuk menjadi
proaktif dan menyelesaikan sebanyak mungkin reengineering proses bisnis sebelum
sistem berjalan. Calon implementer harus berencana untuk menggandakan kasus
percobaan dan untuk reengineering proses bisnis yang signifikan.
        Banyak perubahan pada proses bisnis memerlukan kantor administrative
untuk menadapatkan data lebih      banyak menggunakan entry lebih banyak pada
layar, dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memasukkan data dan
mereview     laporan.    Calon    pengimplementasi     harus     berencana       untuk
memperkerjakan staf tambahan sementara untuk membantu selama proses
implementasi. Staf tambahan tersebut juga harus disiapkan untuk menghadapi
area yang penuh dengan tegangan akibat perubahan yang terjadi karena sistem
baru.
        Memilih sistem paling fleksibel dan personel dengan rangking tertinggi untuk
menjamin reengineering proses bahwa cara baru dalam menjalankan bisnis
diterima dan direncanakan untuk itu. Peringkat tinggi dari personel mengakibatkan
penerimaan yang cepat pada perubahan ini dan implementasi yang berjalan sukses




                                                                                   37
pada kantor secara berturut-turut. Tidak semua proses akan di reengineer untuk
waktu yang akan datang. Beberapa masalah akan ditemukan setelah sistem
berjalan. Dalam kasus tersebut, pengimplementasi harus bisa untuk meletakkan
segala sesuatu pada tempatnya dan mengimplementasikan perubahan yang cepat
pada pemulihan proses dalam usaha awal reengineering.


       Tantangan   utama     dalam    proses    reengineering      bisnis   adalah   untuk
melupakan cara tradisional untuk melakukan sesuatu dan membuat pikiran terbuka
tentang fungsi baru yang ditawarkan SA. Banyak dari fungsi ini mengembangkan
cara kampus beroperasi, meskipun beberapa tidak cocok untuk kampus kecil kami
yang sangat baik. Beberapa dapat dikonfigurasi ulang, tetapi pemakai harus lebih
dulu melakukan penyesuaian ke yang tidak bisa dilakukan. Penerapan sistem ERP
dalam kampus kecil memberikan tantangan seperti halnya kesempatan. Staff yang
kecil dan kompensasi kecil menambahkan kesulitan dalam implementasi tetapi
kampus kecil juga berarti bentuk pelaporan pendek/singkat dan staff yang cakap
dalam beberapa hal. Penerapan lain pada kampus kecil harus menggunakan faktor
ini untuk keuntungan mereka. Keputusan mengenai proses perubahan, mengirim
staff untuk pelatihan, atau mengatur jadwal penerapan dapat dibuat lebih cepat
pada   kampus   kecil.    Konsultan   akan     diperlukan,     tetapi   jumlahnya    dapat
diminimumkan dengan jumlah staff yang cakap dalam beberapa hal.
       Kampus kecil dapat menjaga pelaksanaannya grup kecil dan mendorong
pelatihan silang. Dalam cara ini, pengguna administrasi akan menjadi lebih tahu
bagaimana sistem ini bekerja mempengaruhi yang lain dan proaktif dalam praktek
merubah bisnis untuk menjadi sistem baru yang cocok.
       Sangat penting khususnya untuk kampus kecil untuk mengatur proses bisnis
ini menjadi sistem baru yang cocok daripada mengkostumisasi sistem menjadi
cocok dengan praktek yang ada. UWS memilih untuk melaksanakan sangat sedikit
kustomisasi, seperti staff IT universitas yang sudah melebihi batas dengan tugas
yang ada dan tidak dapat melakukan perawatan tambahan. Komunitas kampus
termasuk   fakultas,     mahasiswa,   staff    administrasi,    dan     manajemen     atas
diinformasikan bahwa sistem baru akan memerlukan perubahan bagaimana
memasukkan data dan menerima informasi. Sistem administrasi mahasiswa baru
akan mungkin sekali memiliki mahasiswa yang mendaftar untuk kelas dan
menerima grades dalam web. Fakultas harus mempersiapkan untuk melihat dan
mencetak daftar nama kelas dan memasukkan grade mahasiswa dalam web. Staff
administrasi harus mengharapkan untuk mengulas beberapa laporan, memasukkan
beberapa data, dan menghabiskan lebih banyak waktu juga. Pengguna sistem baru




                                                                                       38
pada UWS memperoleh pelajaran dalam banyak istilah baru. Pengaplikasian ini
berguna untuk menggunakan istilah baru selama sesi pelatihan dalam kampus
untuk membantu proses transisi. Istilah baru ini menjadi lebih familiar setelah
beberapa bulan pertama.
       Karena kampus ini sangat kecil dan sistem sangat besar dan kompleks,
jumlah pengujian yang terbatas adalah yang terpenuhi. Menjadi proaktif dan
lengkap seperti beberapa proses reengineering bisnis sangat mungkin sebelum
sistem meninggalkan tempat yang penting dalam proyek ERP. Aplikasi ke depan
yang harus direncakan untuk kasus berbagai macam tes dan untuk proses
reengineering bisnis yang signifikan.
       Banyak orang di beberapa kampus yang mengiplementasikan ERP akan
merealisasikan manfaat dari sistem yang baru. Pengaplikasi harus perhatian pada
manfaat atas seluruh biaya yang diaplikasikan pada sistem baru.
Proyek implementasi sistem harus meningkatkan hubungan publik yang baik.
Pengaplikasi mungkin mendapatkan diri mereka sendiri sendiri menjual sistem
kepada peserta yang segan dan pengguna akhir. Pengguna itu menolak terhadap
perubahan dan teknologi secara umum dan akan merasa marah. Pengaplikasi dapat
membantu mereka dengan sabar. Pengaplikasi harus mencoba untuk melibatkan
semua grup dalam kampus untuk memastikan penerimaan sistem dan usaha
reegineering.
       Aplikasi ERP sering menyingkirkan posisi administrasi, tetapi dalam kampus
kecil bahwa hal ini tidak harus menjadi masalah. Pengetahuan ini harus membantu
mengurangi stress dari banyak peserta yang segan. Sebagai tambahan, sistem
sangat meningkatkan kemampuan administrasi. Bagaimanapun juga kemampuan
administrasi yang ada dan staff IT akan diperlukan untuk meningkatkan secara
signifikan untuk menggunakan sistem secara efektif. Akhirnya, kampus harus
memilih mengaplikasikan sistem ERP untuk merealisasikan fitur terbaik mereka.
UWS hanya memulai untuk pendekatan tahap ini, tetapi banyak keuntungan akan
menjadi jelas :
   1. Mahasiswa      sekarang    dapat   mengakses   pelayanan    berbasis   web,
       membolehkan administrasi mendukung staff untuk menyediakan lebih
       banyak waktu untuk aktivitas yang lain. Mereka dapat mendaftarkan untuk
       kursus secara instant dan melihat efek kursus ini terhadap kemajuan
       mereka dengan menggunakan audit online.




                                                                               39
   2. Penasehat sekarang mempunyai akses online untuk daftar orang yang
      dinasehati. Mereka juga dapat menjalankan audit dan transkrip untuk
      memonitor kemajuan orang yang mereka nasehati.
   3. Instruktur dapat memilih untuk menerima daftar nama kelas secara online.
      Mereka juga dapat memasukkan grade final dengan menggunakan sistem
      baru.
   4. Dapat dimengerti, laporan kertas yang diprint out akan menjadi usang.
      Sistem baru harus menghilangkan banyak tugas manual dan secara cepat
      memberikan informasi sekarang secara akurat kepada mahasiswa, fakultas,
      penasehat, dan pembuat keputusan universitas.
Kesuksesan dari pengaplikasian ERP pada UWS berasal dari dedikasi dan keahlian
pengaplikasi ini, dan untuk kesempurnaan dukungan berasal dari manajemen atas
universitas dan UWS (University of Wisconsin System). Kampus kecil yang lain
dapat mengumpulkan tingkatan dukungan ini dan sumber daya yang tepat dan
diharapkan dapat meraih sukses yang sama dalam implementasi ERP mereka.




                                                                           40

								
To top