Possible reporting scenarios and required actions

Document Sample
Possible reporting scenarios and required actions Powered By Docstoc
					BETTER UNIVERSITIES RENEWAL FUND ‐ PROGRESS SCENARIOS AND REQUIRED ACTIONS 
 
 
Scenario number        Progress Scenario description                         Action required in progress report 
                        
Scenario 1             Projects tracking on schedule – with milestone            •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       descriptions and completion dates unchanged.                  and expenditure. 
                                                                                 •   No additional action or variation to the funding agreement required.   
Scenario 2             Projects completed on or ahead of schedule and            •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       have completed prior to 31 July 2009 report.                  and expenditure. 
                                                                                 •   No additional action or variation to the funding agreement required.   
Scenario 3             Projects tracking on target to be completed ahead         •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       of schedule (but to be completed after 31 July                and expenditure. 
                       2009). Milestone descriptions remain the same             •   No additional action or variation to the funding agreement required.   
                       but dates are tracking ahead of schedule. 
                        
Scenario 4             Projects tracking to be completed ahead of                •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       schedule with changes to description and dates of             and expenditure. 
                       milestones.  (However the overall description of          •   No additional action or variation to the funding agreement required.   
                       the project scope is unchanged). 
                        
Scenario 5             Projects tracking on target to be completed before        •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       30 June 2011, but with slippage to interim                    and expenditure.  If slippage is less than 6 months, then no variation to 
                       milestone delivery dates.  Slippage is six months             the funding agreement is required at this stage, but clearly note the 
                       or less.                                                      slippage of dates in the progress report.  The final project completion 
                                                                                     date must not extend beyond 30 June 2011.   
                                                                                 •   See further instructions below.  
                                                                              
Scenario 6             Projects tracking on target to be completed by 30         •   Submit progress report with details of planned and actual milestones 
                       June 2011, but with slippage to interim milestone             and expenditure.  If slippage is more than 6 months, a written request 
                       delivery dates.  Slippage is more than six months.            for a variation to the funding agreement will be required.  The final 
                                                                                     project completion date must not extend beyond 30 June 2011.   
Scenario number             Progress Scenario description                        Action required in progress report 
                             
Scenario 7                  The overall scope of the project is no longer            •   A written request for a variation to the funding agreement will be 
                            possible, and you wish to propose a new project              required.  Contact DEEWR explaining why the original project did not 
                            scope.                                                       come to fruition and with details of the new proposed project.  The new 
                                                                                         project must comply with the original BURF criteria.  
                                                                                         http://www.deewr.gov.au/HigherEducation/Programs/BURF/Pages/def
                                                                                         ault.aspx 
 
Steps for documenting slippage in project milestones in the 31 July Progress Report. 
 
Where the overall project scope remains unchanged but the project component has been delayed by up to six months, and/or the description of the 
milestones has changed slightly, and the project is still on track to complete before 30 June 2011, use the following process to record the new milestone 
dates/descriptions. 
 
    1. Provide a progress report using the template provided, indicating in it where the delays/changes have occurred and how the milestones have been 
        affected.  Use the columns titled "Actual milestones achieved" and "Actual spent" to show how the milestone dates/descriptions and expenditure 
        have varied from the original plan provided in the Schedule of Works.  An example of how to document a slipped milestone in this way is provided in 
        the attached progress report template. 
     
    2. In a separate attachment of no more than 200 words, provide a short summary of the proposed changes and a reason for the time slippage or change 
        to the milestone descriptions.  
     
    3. DEEWR will review the progress report, noting the proposed new dates or milestones, and respond to you in due course with our acceptance (or 
        otherwise) of the report.   
 
However, if the project milestone dates have slipped by more than 6 months or beyond 30 June 2011, and/or the project scope has changed significantly 
then please discuss this with DEEWR before submitting your progress report and a written request for a variation to the funding agreement.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:10
posted:3/13/2010
language:English
pages:2
Description: Possible reporting scenarios and required actions