Employee Briefing

Document Sample
Employee Briefing Powered By Docstoc
					Employee Briefing 
    July 15, 2009


                     1 
                  Overview 
•  We are reducing services due to current 
   economic conditions. 
•  We are focusing on core service delivery 
   (majority of our employees will not be laid off, 
   but services will be reduced). 
•  We are changing the organization to allow us to 
   remain functional during this time. 
•  We are aligning these changes with our core 
   values so that when we recover we are 
   positioned to facilitate our community’s recovery 
   (we have a future). 
•  Consistent with our core values, we are working 
   with our employees on a fair separation package 
   and outplacement process.
                                                   2 
                 Agenda 

•  Impact on Employees 
•  How Did We Get Here? 
•  Where are We Going? 
•  Proposed Budget 
•  Budget Schedule 
•  Reorganization and Rightsizing 
•  Employee Resources 
•  Questions
                                     3 
Impact on Employees 
•  Vast majority NOT subject to layoff; 
•  NOT implementing: 
    – furloughs, 
    – pay cuts, 
    – reduced work hours , 
    – Un­paid holidays, 
•  NOT eliminating medical leave buy back; 
•  NOT planning to reduce other benefits 
   such as sick leave and annual leave.
                                              4 
  Impact on Employees 
•  We do plan to pay full health insurance 
   coverage for each individual employee. 
•  However, health insurance costs are going 
   up.  The BCC has voted to change carriers 
   and offer alternatives. 
•  We will not be able to provide merit 
   increases again this coming year. 
•  Stress levels are high due to uncertainty, 
   EAP counseling is available.
                                                 5 
       Taxable Value Growth (or not) 
                                 From FY2000 to FY2010 

               30.000 
               25.000 
               20.000 
   Billions 




               15.000 
               10.000 
                5.000 
                0.000 
                          FY       FY       FY        FY         FY        FY 
                         2000     2002     2004      2006       2008      2010 

Previous Year Less Reductions             Net Revaluation Increase    New Costruction
                                                                                    6 
             Pasco Foreclosure Filings and 
              Foreclosure Sales by Month 

           January 2006 through March 2009 

1000 

 800 
 600 

 400 

 200 

   0 
    Jan 
           Apr 
                  Jul 


                                Jan 
                         Oct 


                                       Apr 
                                              Jul 

                                                     Oct 

                                                             Jan 

                                                                    Apr 

                                                                           Jul 



                                                                                         Jan 
                                                                                  Oct 
                         Foreclosure Sales                  Foreclosure Filings

                                                                                                7 
                 Property Taxes 1995­2010 
                                              767.86 
800 

700 
       596.40 
600 
                                                                                501.07 

500 

400 


300 


200 

100 


  ­ 
       1995      1997    1999     2001      2003        2005    2007    2009 
                                                                                          8 
                             Series1    Series2     Series3
9
Where are We Going from Here? 

•  Recovery will be slow. 
•  Board adopted Strategic Plan intended to 
   provide a road map for our recovery. 
  – Mission, Vision and Core Values 
  – Strategic Challenges 
  – Key Intended Results 
•  Need to reorganize to address current 
   economic reality, while positioning to help 
   with our community’s recovery.
                                              10 
Strategic Plan 
                      Strategic Plan 

                         Mission 
                          Vision 
                          Values 
                Strategic Challenge Areas 
                  Key Intended Results 



                      Business Plan 

                   Strategic Initiatives 
                 Measures and Milestones 



                    Operating Budget 

              County Services and Programs 
          Organizational and Department Structure 
                     Financial Policies 
                    Department Budgets 
                Staffing and Compensation 
              Capital Improvement Programs
                                                     11 
                      Core Values 
•  Respect – Treating our customers and co­workers with 
     courtesy, consideration, and appreciation at all times, under 
     all circumstances. 
•    Integrity – A workplace in which the highest standards of 
     ethics and honesty are adhered to at all times and without 
     exception. Doing the right thing even when no one is 
     watching. 
•    Innovation – An atmosphere where new and creative ideas 
     are supported and encouraged by management and staff. An 
     environment where employees are empowered to creatively 
     solve problems and deliver excellent public service. 
•    Service Excellence – A commitment to providing our 
     customers with the highest caliber of service in all areas of 
     County government. 
•    Quality – A work product that fulfills the needs of our 
     customers and consistently meets the highest standards of 
     workmanship, efficiency, and effectiveness.
                                                                  12 
             Mission and Vision 
Mission Statement 

  “Delivering services, being innovative, maintaining 
  efficiencies, building confidence – this is our mission and 
  we’re committed to doing it best.” 

Vision Statement 

  “Pasco County ­ Florida’s premier county for balanced 
  economic growth, environmental sustainability, and first 
  class services.’’ 

Tag Line 

“Bringing Opportunities Home’’
                                                              13 
Proposed Budget Overview




                           14 
15
          Proposed Budget 

•  Departments asked to cut 15% MOL. 
•  Budget submitted to BCC was based on 
   department submittals: 
  – 259 Positions identified for cuts 
  – 50% vacant/frozen 
  – 50% currently filled 
  – Proposed cuts will impact Levels of Service 
    (LOS).

                                                   16 
           Proposed Budget 
•  General Fund Revenue estimate based on 
   Rollback Millage of 6.5130, which means 
   the Board has approximately $13.2 million 
   to address their priorities. 
•  Consistent with their Strategic Plan: 
  – Financial Sustainability 
     •  Storm Reserves ­ $8.8m 
     •  Future Operations and Maintenance ­ $5m 
  – Economic development/Jobs Growth ­ $2m 
•  Level of Service ­ $13.2m                       17 
           Proposed Budget 
•  Need to balance revenue, expense cuts and 
   efficiencies. 
•  Employees have identified over $6 million in 
   efficiency savings due to the LEAP Initiative. 
•  Departments have proposed cuts of $15 
   million reducing levels of service. 
•  Need to re­organize and consolidate 
   functions. 
•  If the Board increases property taxes 
   (revenue) to the millage rate, the “average” 
   homeowner will pay an additional $84 in 
   County property taxes.                        18 
          Budget Schedule 
•  July 14 ­ BCC received Proposed Budget 
•  July ­ Departments review organization 
   charts 
•  August ­ BCC Workshops 
•  August – Admin approves re­organization 
   plans 
                   st 
•  September 9 – 1  Public Hearing 
                     nd 
•  September 22 – 2  Public Hearing and 
   Adoption
                                          19 
  Re­organization/Right­Sizing 
•  Proposed budget identifies 259 positions. 
•  Department re­organization plans may 
   cause changes in the positions identified. 
•  Once the list of positions is finalized, 
   Personnel will complete the Retention 
   Matrix. 
•  Only those positions occupied by more 
   than one person will have a retention 
   matrix completed.
                                             20 
                         Retention Matrix 
•  Seniority 
 0 to 5 years         =  1 point    Example: 
 6 to15  years       =  2 points 
15 or more years  =  3 points        16 years            = 3 points 

•  Weighted Performance               5 Evals @ 5%   = 2 points 
   Evaluation 
                                      1 Certification    = 2 points 
•  Additional Skills 
                                      1 Written Reprimand 
•  Disciplinary Action                                = (1) point 
•  Veteran’s Preference               Veteran           = 1 Point 
•  Total of 15 Possible               Total Score       = 7 Points
                                                                 21 
 Tentative Rightsizing Schedule 
•    Employee Notification         September 10 
•    Employee Briefing             September 11 
•    Apply for Vacancies           September 11­17 
•    Job/Resource Fair             September 14 
•    IT Computer Lab               September 10­30 
•    Interviews and Selections     September 18 thru Oct 2 
•    First Day in New Positions    October 12 (Monday) 
•    Last Day for Employees        October 9 (Friday)
     who are not Selected 

                                                         22 
           Separation Package 
Accrued Leave Payouts          Example: 

•    Annual Leave:  100% of    260 hours x 
                                 $15/hour = 
     unused Annual Leave         $3,900 
     (employee must  have 
     been employed for at 
     least 6 months).          500 hours x 25% = 
                                 125 hours x 
                                 $15/hour = 
•    Medical Leave:  25% of      $1,875 
     unused Medical Leave 
     (employee must have       •  Total payout = 
     been employed for at         $5,775
     least one year).                               23 
            Separation Package 
Optional COBRA Insurance            Example: 
q  County will pay 65% of           $525.58/month x 9 months 
    current health insurance          = $4,730 
    coverage, for a maximum of 
    9 months (in accordance 
    with the federal American       65% of $525.58/mo x 9 
    Recovery and                      months = $3,075 (County 
    Reinvestment Act, 2009).          share) 
q  Employee may elect  to pay 
    to continue their insurance     Employee pays: 
    benefits for themselves and       $1,655 for first 9 mo 
    family, if applicable, for a      $4,730 for next 9 mo 
    maximum of 18 months. 
                                      $6,385` total 

                                    Vs. $9,460
                                                           24 
         Separation Package 

Employee Assistance Program (EAP) 

•  Laid­off employees will still be able to 
   access the EAP 
•  Can provide free counseling services (up 
   to 6 sessions) 
•  Stress and anger management, 
   alcohol/drug abuse, financial/legal 
   issues, etc.
                                          25 
         Separation Package 
Applying for Other County Vacancies 

•  Employees will be afforded a 5­day 
   window of opportunity to apply for any 
   newly created position(s) or other current 
   vacancies. 
•  This process will be in­house only.


                                            26 
            Separation Package 
Recall Eligible List 

•    Laid­off employees will be eligible for recall for 
     up to one year in the same job title they held 
     when laid­off (same department). 
•    If it is the same job title, but different 
     department, they will be given a priority 
     interview. 
•    If a laid­off employee applies for a different job 
     title in the future, they will be treated as an in­ 
     house applicant.

                                                       27 
                  Summary 
•  We are reducing services due to current 
   economic conditions. 
•  We are focusing on core service delivery 
   (majority of our employees will not be laid off, 
   but services will be reduced). 
•  We are changing the organization to allow us to 
   remain functional during this time. 
•  We are aligning these changes with our core 
   values so that when we recover we are 
   positioned to facilitate our community’s recovery 
   (we have a future). 
•  Consistent with our core values, we are working 
   with our employees on a fair separation package 
   and outplacement process.
                                                   28 

				
Fighting Yank Fighting Yank
About These documents were primarily taken from government websites as part of a personal project to archive political and governmental documents on Docstoc. Please email gov.archive.project@gmail.com for prompt removal if you discover a copyrighted document. Thank you!