SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES AUDITORIA INTERNA REGLAMENTO DE

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SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES AUDITORIA INTERNA REGLAMENTO DE Powered By Docstoc
					        CONASEJO NACIONAL DE SUPERVISIÓN DEL
                SISTEMA FINANCIERO



                                                     CONASSIF




     SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES
           AUDITORIA INTERNA
     REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
         FUNCIONAMIENTO DE LA
        AUDITORIA INTERNA DE LA
     SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES


APROBADO POR EL CONSEJO NACIONAL DE SUPERVISIÓN DEL SISTEMA
FINANCIERO, MEDIANTE ARTÍCULO 9, DEL ACTA DE LA SESIÓN 635-2007,
CELEBRADA EL 12 DE MARZO DEL 2007. REFORMADO POR MEDIO DEL
ARTÍCULO 8 DEL ACTA DE LA SESIÓN 658-2007, CELEBRADA EL 9 DE
JULIO DEL 2007. PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL “LA GACETA” 217,
DEL 12 DE NOVIEMBRE DEL 2007.




  RIGE A PARTIR DE SU PUBLICACIÓN EN EL DIARIO OFICIAL “LA GACETA”
        REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
 FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA DE LA
        SUPERINTENDENCIA DE PENSIONES
                                           CAPÍTULO I
                                      Disposiciones generales

Artículo 1. Definiciones.

Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

          a) CONASSIF: El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero.
          b) Superintendencia: La Superintendencia de Pensiones (SUPEN).
          c) Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva,
             resolutoria, directiva u operativa de la administración. Desde el punto de vista orgánico es el
             conjunto de órganos que deciden y ejecutan; incluyendo al jerarca, como última instancia.
          d) Jerarca: El CONASSIF.
          e) Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso,
             con autoridad para ordenar o tomar decisiones.
          f) Auditoría Interna: Auditoría Interna de la Superintendencia de Pensiones.

Artículo 2. Concepto funcional de la auditoría interna

La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona
seguridad a la organización, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones.
Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un
enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración
del riesgo, del control y de los procesos de dirección, conforme con las disposiciones de la
Ley General de Control Interno. La auditoría interna proporciona a la ciudadanía una
garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración se
ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas.

Artículo 3. Marco legal y técnico

La función de Auditoría Interna de SUPEN se regirá de conformidad con lo establecido en
el Artículo 39 de la Ley del Régimen Privado de Pensiones Complementarias, la Ley
General de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, el
presente Reglamento y las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la
Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio.

Artículo 4. Ámbito de acción

La Auditoría Interna es parte integral y vital del sistema de control interno de la SUPEN, y
ejercerá sus funciones en todas las dependencias de la Superintendencia.




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Artículo 5. Responsabilidad sobre el control interno

La administración activa es la responsable del diseño, la implantación, la operación,
evaluación, el mejoramiento y el perfeccionamiento del sistema de control interno
institucional, así como de realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo
funcionamiento, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 10 de la Ley General de
Control Interno.

                                        CAPÍTULO II
                          De la organización de la Auditoría Interna

                                           Sección I
                                    Organización y personal

Artículo 6.

La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno. El funcionario
deberá conocer las disposiciones legales que rigen en general a la Administración Pública,
y, específicamente, las de la SUPEN relativas a la función de supervisión, regulación y
fiscalización del Sistema Nacional de Pensiones.

Artículo 7.

El Auditor Interno dependerá orgánicamente del CONASSIF, quien lo nombrará por
tiempo indefinido, como funcionario de tiempo completo y dedicación exclusiva. El
nombramiento se efectuará de conformidad con lo establecido en el Artículo 31 de la Ley
General de Control Interno y en los “Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de
auditor y subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en
dichos cargos”, emitidos por la Contraloría General de la República.

Solo podrá ser removido o suspendido del cargo por justa causa, conforme dictamen previo
y vinculante de la Contraloría General de la República, con aplicación de lo dispuesto en el
Artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, los
“Lineamientos sobre la garantía de inamovilidad de los auditores y subauditores internos
regulada en el Artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República” y demás lineamientos que emita la Contraloría General de la República.

Artículo 8.

El Auditor Interno responderá directamente por su gestión ante el CONASSIF.

En caso de ausencia, enfermedad o justa causa del Auditor Interno, el CONASSIF podrá
nombrar un sustituto en condiciones pro-témpore, por el tiempo que dure la ausencia del
titular, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Autónomo de Servicios del
Banco Central de Costa Rica y sus Organismos de Desconcentración Máxima y
“Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las



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condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos”, emitidos por la
Contraloría General de la República. El funcionario designado debe reunir las mismas
calidades exigidas al titular. El funcionario que actuare en sustitución del Auditor Interno
responderá por su gestión ante el CONASSIF.

Artículo 9.

Corresponde al Auditor Interno la dirección superior y la administración de la Auditoria
Interna, entre otras, tendrá las siguientes responsabilidades:

               Liderar el proceso de planificación estratégica. Establecer y mantener actualizadas la visión,
               la misión y las principales políticas que regirán el accionar de la Auditoría Interna, así como
               los enunciados o códigos éticos que deberán tener en cuenta sus funcionarios al conducirse
               en sus distintas relaciones internas y externas.
               Establecer una estructura organizativa para la Auditoría Interna concordante con la razón de
               ser y las disposiciones legales y normativas que regulan a la SUPEN, con el fin de
               garantizar, entre otros, una administración eficaz, eficiente y económica de los recursos
               asignados, así como la efectividad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y
               técnicas.
               Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procesos, procedimientos
               operativos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus
               competencias.
               Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de
               administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial
               de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los Artículos
               6 de la Ley General de Control Interno y el 8 de la Ley Contra la Corrupción y
               Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
               Establecer la planificación para el desarrollo de las labores de la Auditoría Interna y
               proponer al CONASSIF, debidamente justificados, los requerimientos de recursos para
               desarrollar el plan de trabajo, y en general para el buen funcionamiento de la Auditoría
               Interna.
               Implantar una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad
               de los procesos, servicios y productos de la Auditoría Interna.
               Delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo
               establece la Ley General de Administración Pública.
               Implantar las medidas necesarias para el manejo eficaz de las relaciones de coordinación
               que en el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna, procedan con el jerarca, los
               titulares subordinados y otras instancias internas y externas.
               Establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la auditoría interna.
               Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento
               de la Auditoría Interna.

Artículo 10.

El Auditor Interno actuará como jefe de personal de la Auditoría Interna y en esa condición
ejercerá todas las funciones que le son propias en la administración de personal, por lo que
deberá contarse con su autorización para el nombramiento, traslados, suspensiones,
remociones, sanciones, concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de
acuerdo con el marco jurídico que rige a la SUPEN y de conformidad con los Artículos 24
y 28 de la Ley General de Control Interno.




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Artículo 11.

La Auditoría Interna contará con la organización y el personal asistente necesario, el cual
debe poseer suficiente conocimiento en auditoría, administración, contabilidad, finanzas,
banca y otras especialidades relacionadas con las funciones propias de la SUPEN, que lo
califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones a él encomendadas. Lo anterior de
acuerdo con los manuales ocupacionales y descriptivos de puestos establecidos para los
funcionarios de la Auditoría Interna. Será obligación del auditor y subauditor interno
observar las respectivas funciones establecidas en dichos manuales.

                                          Sección II
                                  Independencia y objetividad

Artículo 12.

Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus funciones con pericia y debido
cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con total independencia funcional y
de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.

El Auditor Interno deberá establecer medidas formales para controlar y administrar
situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que
pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia) la objetividad e independencia de la
Auditoría Interna.

Asimismo, el Auditor Interno deberá vigilar y tomar las decisiones que correspondan para
que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias,
con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos,
prácticas y demás disposiciones administrativas, tanto institucionales como de la Auditoría
Interna, que les sean aplicables.

Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el Artículo 9 de este Reglamento.

Artículo 13.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, no podrán, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 34 de la Ley General de Control Interno:

           a) Realizar funciones y actuaciones propias de la administración activa, salvo las necesarias
              para cumplir su competencia.
           b) Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
           c) Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en
              los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y
              afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea
              fuera de la jornada laboral.
           d) Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones
              nacionales o municipales.
           e) Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén



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               realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa
               o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos sujetos a la ley.

De igual forma le son aplicables a estos funcionarios las prohibiciones establecidas en el
Reglamento Autónomo de Servicios del Banco Central de Costa Rica y sus Organismos de
Desconcentración Máxima, así como las que se derivan del ordenamiento jurídico aplicable
a la Superintendencia.

Artículo 14.

El Auditor Interno y sus subalternos no podrán pertenecer ni ejercer funciones de ninguna
otra unidad administrativa de la Superintendencia, ni formar parte de grupos de trabajo,
comités o similares. Cuando así lo solicite el jerarca, la participación será exclusivamente
en función de asesor en asuntos de su competencia y no con carácter permanente. Lo
indicado con excepción de lo siguiente:

El Auditor Interno o en su defecto el Subauditor Interno, participará en las sesiones que
celebre el CONASSIF, con carácter asesor según la normativa y criterios establecidos por
la Contraloría General de la República al respecto.

                                        Sección III
                                 Coordinaciones y relaciones

Artículo 15.

El Auditor Interno podrá proveer e intercambiar información con la Contraloría General de
la República, así como con otros entes y órganos de control que conforme con la ley
correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación interna
que al respecto debe darse y sin que ello implique limitación para la efectiva actuación de la
Auditoría Interna.

Artículo 16.

El Auditor Interno deberá establecer las relaciones de coordinación necesarias para que el
responsable del control del presupuesto cumpla con el deber de mantener un registro
separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del
gasto, de manera que se controlen la ejecución y las modificaciones de los recursos
presupuestarios asignados a la Auditoría Interna.

Artículo 17.

La Asesoría Jurídica de la Superintendencia, conforme se estipula en el inciso c) Artículo
33 de la Ley General de Control Interno, brindará el oportuno y efectivo servicio mediante
los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, con el fin de establecer
adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico.




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Artículo 18.

Al amparo del Artículo 33 de la Ley General de Control Interno, el Auditor Interno
realizará las gestiones pertinentes para lograr la incorporación de profesionales o técnicos
de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la SUPEN, para que lleven a cabo labores de
su especialidad en apoyo a los estudios de auditoría que realice la Auditoría Interna, cuando
ello resulte necesario.

                                        CAPÍTULO III
                            Competencias, deberes y atribuciones

Artículo 19.

Competencias. Compete a la auditoría interna principalmente los siguientes:

         a)    Realizar auditorías o estudios especiales de auditoría en cualesquiera dependencias de la
               Superintendencia en el momento en que se considere oportuno.
         b)    Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos
               públicos sujetos a su competencia institucional.
         c)    Evaluar en forma regular el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control
               interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
         d)    Asesorar, en materia de su competencia, al CONASSIF; además advertir a los órganos
               pasivos que fiscaliza sobre posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones,
               cuando sean de su conocimiento.
         e)    Autorizar mediante razón apertura, cuando lo solicite el CONASSIF o a criterio del Auditor
               Interno, los libros que sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control
               interno.
         f)    Preparar los planes anuales de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos
               que establece la Contraloría General de la República.
         g)    Elaborar un informe anual de la ejecución del plan anual de trabajo y del estado de las
               recomendaciones de la Auditoría Interna y de la Contraloría General de la República; en
               este último caso, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes
               y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
         h)    Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica
               aplicable, con las limitaciones que establece el Artículo 34 de la Ley General de Control
               Interno.

Artículo 20. Deberes

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes
obligaciones:

         a)    Cumplir las competencias asignadas por ley.
         b)    Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
         c)    Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones
               realicen en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
         d)    Administrar de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea
               responsable.
         e)    No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus
               informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se



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               estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad
               civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los entes y órganos
               sujetos a la Ley General de Control Interno.
         f)    Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
         g)    Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la
               República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales
               disposiciones y recomendaciones se aplicará el Artículo 26 de la Ley Orgánica de la
               Contraloría General de la República.
         h)    Facilitar y entregar la información que le solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de
               las atribuciones que dispone el inciso 23) del Artículo 121 de la Constitución Política, y
               colaborar con dicha información.
         i)    Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Artículo 21. Potestades

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna tendrán las siguientes
potestades:

         a)    Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, los valores, las
               cuentas bancarias y los documentos de los órganos de su competencia institucional, así
               como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o
               bienes públicos de los órganos de su competencia institucional; también tendrán libre
               acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno
               podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que
               consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que se realicen con
               otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se
               requieran.
         b)    Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos
               públicos de los órganos de su competencia institucional, en la forma, las condiciones y el
               plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su
               competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la
               administración o custodia de fondos públicos de los órganos de su competencia
               institucional.
         c)    Solicitar, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y
               las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.
         d)    Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de
               acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

                                         CAPÍTULO IV
         De los servicios de la Auditoría Interna y comunicación de resultados

Artículo 22.

La Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con el “Manual de Normas para
el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público” y otra normativa y criterios que
en materia de los servicios de auditoría emita la Contraloría General. Como complemento
se deben usar las Normas adoptadas por el Instituto de Auditores Internos de Costa Rica, el
Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y demás normativa internacional aplicable.

Artículo 23.

Los servicios de fiscalización de la actividad de auditoría interna conforme a sus


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competencias se clasifican en los servicios de auditoría y los servicios preventivos.

Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditoría, incluidos los
estudios especiales de auditoría.

Los servicios preventivos incluyen la asesoría, advertencia y autorización de libros.

Artículo 24.

La Auditoría Interna deberá comunicar oficialmente los resultados del trabajo, mediante
informes, oficios u otros dirigidos al jerarca o a los titulares subordinados de la
administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las
respectivas recomendaciones o atender los asuntos comunicados.

Artículo 25.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su
competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los
primeros, denominados de control interno, que contienen hallazgos con sus
correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados relaciones de
hechos, contienen la recomendación sobre la apertura de un procedimiento administrativo o
sobre la denuncia al Ministerio Público.

Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares
subordinados, se procederá de acuerdo con el Artículo 36 de la Ley General de Control
Interno. En caso de contener recomendaciones dirigidas al jerarca, el proceder se realizará
de conformidad con el Artículo 37 de esa Ley.

Artículo 26.

El Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios
de comunicación sobre los resultados de los servicios preventivos conforme a la naturaleza
de los estudios y los criterios pertinentes.

Artículo 27.

Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría
deben ser comentados con los funcionarios responsables, de previo a emitir las
conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus opiniones,
puntos de vista y determinar cualquier corrección que sea necesaria. Se exceptúan los casos
de auditoría o estudio especial de auditoría con carácter reservado, o informes de relación
de hechos, en la que sus resultados, a discreción del Auditor Interno, no deberán discutirse,
o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de
naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.




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Artículo 28.

La Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento de las recomendaciones,
observaciones y demás resultantes de su gestión que hayan sido formuladas en sus
memorandos u oficios e informes de auditoría, para asegurarse de su oportuna, adecuada y
eficaz atención por parte de la administración; también deberá dársele seguimiento a los
resultados de las evaluaciones realizadas por la Contraloría General de la República y
demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.

Artículo 29.

Durante un procedimiento administrativo de carácter disciplinario, el informe de relación
de hechos u otro informe elaborado por la Auditoría Interna, deben ser considerados por el
Órgano Director como elemento fundamental de apoyo en la investigación de hechos que
pudieran ser contrarios al ordenamiento jurídico, para que éste establezca las respectivas
sanciones a los funcionarios que se presuman responsables. Esto sin que el Órgano Director
renuncie a sus potestades legales de establecer por sus propios medios, la verdad real de los
hechos.

Artículo 30.

La Auditoría Interna contará con procedimientos específicos para la atención y trámites de
denuncias que reciba al amparo de lo establecido en el Artículo 6 de la Ley General de
Control Interno y el Artículo 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento
Ilícito en la Función Pública, en los que considerará, en lo que fuere aplicable, los
criterios de admisión, archivo y desestimación de denuncias contenidos en los
“Lineamientos para la atención de denuncias planteadas ante la Contraloría General de
la República”.

Artículo 31.

Lo dispuesto en el presente capítulo se efectuará de conformidad con lo establecido al
respecto en los manuales, las políticas y los procedimientos definidos de acuerdo con el
Artículo 9 de este Reglamento.

                                     CAPÍTULO V
                                   Disposiciones finales

Artículo 32.

Se deroga el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la
Superintendencia de Pensiones y sus reformas, aprobado por el Consejo Directivo de la
SUPEN mediante Artículo 9 del Acta de la Sesión 13-96, celebrada el 11 de diciembre de
1996 y modificada por Artículo 9 del Acta de la Sesión 17-97, celebrada el 19 de febrero de
1997, promulgado con base en los “Lineamientos generales que deben observarse en la



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promulgación del reglamento de organización y funciones de las auditorías internas de las
entidades y órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República”,
publicados en el Diario Oficial La Gaceta N° 14 del 21 de enero de 1988.

Artículo 33.

Este Reglamento fue aprobado por el Consejo Nacional de Supervisión del Sistema
Financiero, mediante Artículo 9 del Acta de la Sesión 635-2007, celebrada el 12 de marzo
de 2007; reformado por medio del Artículo 8 del Acta de la Sesión 658-2007, celebrada el
9 de julio de 2007 y rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

ReglaOrg.Func.AuditoríaInterna-SUPEN




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