Procedimiento Auditoria Interna by vts15196

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									                                                                  Dirección del Conalep Estado de México
                             Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
     Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 1 de 7
 Estado de México




                                    Procedimiento : Auditoria Interna




Dirección del Colegio de Educación Profesional Técnica del
                     Estado de México




                    Elaboró:                                            Revisó:                                             Aprobó:


                 Auditor Líder                             Representante de la Dirección                               Director General


    “Cualquier documento impreso, diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera del portal
                           CONALEP serán considerados como COPIAS NO CONTROLADAS”
    Este documento es propiedad de la Dirección del Conalep Estado de México por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio.
                                                                 Dirección del Conalep Estado de México
                            Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
    Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 2 de 7
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                                                                     INDICE:

      SECCION                                                        CONTENIDO                                                        PAGINA


             0                    Portada                                                                                                1
             0.1                  Índice                                                                                                 2
             1                    Objetivo                                                                                               3
             2                    Alcance                                                                                                3
             3                    Referencias Normativas                                                                                 3
             4                    Responsables                                                                                           3
             5                    Términos y Definiciones                                                                                3
             6                    Desarrollo                                                                                             4
             7                    Registros                                                                                              7
             8                    Anexos                                                                                                 7




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                            Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
    Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 3 de 7
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 1.Objetivo:
    a) Determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas
         para la realización del producto, con los requisitos de la norma y con los del propio Sistema;
    b) Determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad se ha implementado y se mantiene de manera
         eficaz;
    c) Establecer los lineamientos para programar, planear y realizar auditorias internas.

 2. Alcance:
 Este procedimiento es de carácter general en todas las Auditorias Internas que se llevan a cabo en la
 Dirección del Conalep Estado de México y se aplica a todos las áreas involucradas en el Sistema de
 Gestión de la Calidad y documentos que se generan.

 3. Referencias Normativas:
 UNE-EN ISO9000:2000.
 UNE-EN ISO9001:2000.
 NMX-CC-19011
 Manual de la Calidad de la Dirección del Conalep Estado de México.

 4. Responsables:
 El Auditor Líder es el responsable de elaborar y mantener este procedimiento, los corresponsables son
 Representante de la Dirección, Jefe de Proyecto de Calidad, Auditores Internos, Subcoordinadores y Jefes
 de Unidad, Coordinadores, Jefes de Proyecto, Subjefes Técnicos Especialistas y personal participante en el
 Sistema de Gestión de la Calidad.

 5. Términos y Definiciones:
 Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
 evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
 auditoria.
 Auditado: Organización que es auditada.
 Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
 Auditor Líder: Persona calificada y competente para dirigir al equipo auditor.
 Criterio de auditoria: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
 Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.
 Evidencia de la Auditoria: Registros , declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes
 para los criterios de auditoria y que son verificables.
 Hallazgos de la auditoria: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los
 criterios de auditoria.
 Listas de verificación: Herramienta que sirve para facilitar el examen de evidencias objetivas y/o la investigación
 durante la ejecución de la auditoria.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
 No conformidad mayor.- Incumplimiento total de un requisito de la norma o de los criterios de auditoria.
 Ausencia completa de controles requeridos por la norma, controles inadecuados y relevantes en cuanto a su
 impacto sobre el sistema.
 No conformidad menor.- Incumplimiento parcial o aislado de un requisito de la norma o falta de cumplimiento a
 los requisitos establecidos.
 No conformidad potencial.- Posibilidad grave de que no se cumpla un requisito de la norma.
 Observaciones: Declaración de no conformidades potenciales, oportunidades de mejora u observaciones
 positivas, detectadas durante la auditoria.
 Plan de Auditoria: descripción de las actividades que se llevaran a cabo durante una auditoria.
 Programa de la auditoria: conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo
 determinado y dirigidas hacia un propósito especifico.
 SCGC. Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad.




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                                  Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
          Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 4 de 7
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        6. Desarrollo

No.                  Área y/o responsable                                              Descripción de la Actividad
                                                                      Inicia
6.1     Representante de la Dirección                                 6.1.1 Reúne al Comité de Calidad para elaborar el Programa de
                                                                      Auditorias Internas 15528FSCGC04/01, requisitando Minuta
                                                                      15528FSCGC04/04.

6.2     Comité de Calidad                                             6.2.1 Establece los objetivos, alcance y criterios del programa
                                                                      de auditoria, considerando las prioridades de la Dirección e
                                                                      inquietudes de partes interesadas; estado de las áreas a
                                                                      auditar y los resultados de auditorias anteriores.
                                                                      6.2.2 Determina que las auditorias internas ordinarias se
                                                                      realizaran en el mes de junio, y extraordinarias cuando exista
                                                                      causa justificada (necesidades del Sistema, prioridades de la
                                                                      Dirección o lo requieran auditorias de segunda y tercera parte).
                                                                      6.2.3 Identifica las áreas a auditar y responsables de estas. En
                                                                      caso de no ser prioritario auditar toda un área, identifica los
                                                                      procedimientos de la misma que serán auditados.
                                                                      6.2.4 Selecciona al Equipo Auditor de acuerdo a los criterios
                                                                      establecidos en la carpeta de perfiles, asegurándose de su
                                                                      objetividad e imparcialidad, mediante los resultados de la
                                                                      evaluación inicial y posterior a la realización de su trabajo; así
                                                                      como atendiendo a las actividades de las áreas a auditar, y al
                                                                      objetivo, alcance y criterio de auditoria.

6.3     Representante de la Dirección                                 6.3.1 Autoriza         el programa de auditorias y turna al Auditor
                                                                      Líder.

6.4     Auditor Líder                                                 6.4.1 Convoca por medio de memorando al Equipo Auditor a
                                                                      una reunión previa, indicando fecha y hora.

6.5     Equipo Auditor                                                6.5.1 Elabora Plan de Auditoria 15528FSCGCO4/02,
                                                                      considerando los siguientes aspectos:
                                                                          a) Objetivo de la auditoria
                                                                          b) Alcance de la auditoria
                                                                          c) Criterio de la auditoria
                                                                          d) Áreas a auditar
                                                                          e) Nombre y cargo de los responsables de las áreas a
                                                                              auditar
                                                                          f) Identificación de los procedimientos del área a auditar,
                                                                              de acuerdo a su importancia dentro del Sistema con
                                                                              relación al objetivo de la auditoria
                                                                          g) Número        de    personas      involucradas  en    los
                                                                              procedimientos
                                                                          h) Resultados de auditorias anteriores
                                                                          i) Nombre de auditores
                                                                          j) Distribución de actividades a los auditores;
                                                                          k) Fecha, hora y duración de auditoria a cada área
                                                                          l) Fecha de reuniones de apertura y clausura
                                                                          6.5.2 Elabora Lista de Verificación 15528FSCGC04/03
                                                                          para facilitar que la Auditoria se lleve a cabo de acuerdo
                                                                          con los objetivos, alcance y criterios establecidos; cuando
                                                                          lo estime necesario de acuerdo a su experiencia.


         “Cualquier documento impreso, diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera del portal
                                CONALEP serán considerados como COPIAS NO CONTROLADAS”
         Este documento es propiedad de la Dirección del Conalep Estado de México por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio.
                                                                        Dirección del Conalep Estado de México
                                   Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
           Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 5 de 7
       Estado de México



        6. Desarrollo

No.                Área y/o responsable                                                 Descripción de la Actividad
6.6      Auditor Líder                                                 6.6.1 Se asegura que ningún auditor audite su propio trabajo,
                                                                       distribuyendo de manera pertinente las actividades
                                                                       correspondientes.
                                                                       6.6.2 Autoriza y entrega Plan de Auditoria 15528FSCGCO4/02
                                                                       al Representante de la Dirección.

6.7      Representante de la Dirección                                 6.7.1 Recibe Plan de Auditoria 15528FSCGCO4/02 y revisa
                                                                       que esté acorde con el Programa de Auditoria, así como que
                                                                       ningún auditor audite su propio trabajo.
                                                                       6.7.2 Aprueba e informa por medio de memorando a los
                                                                       responsables de las áreas, la fecha y hora de auditoria,
                                                                       entregando copia del Plan de Auditoria 15528FSCGCO4/02.

6.8      Director, Subcoordinador o Jefe de Unidad 6.8.1 Recibe memorando e informa al personal a su cargo, a fin
                                                   de que se prepare para recibir a los auditor(es) asignado(s).

6.9      Auditor Líder                                                 6.9.1 Realiza la reunión de apertura, asistiendo por lo menos el
                                                                       Representante de la Dirección, el Equipo Auditor y los
                                                                       responsables de las áreas a auditar.
                                                                       6.9.2 Toma lista de asistencia en la Minuta 15528FSCGC04/04
                                                                       y confirma el Plan de Auditoria 15528FSCGC04/02.
                                                                       6.9.3 Confirma fecha y hora de la reunión de clausura y realiza
                                                                       las aclaraciones necesarias.

6.10     Equipo Auditor                                                6.10.1 Desarrollan la auditoria utilizando las técnicas
                                                                       aprendidas en el curso de “Formación Básica de Auditores
                                                                       Internos” recolectando y seleccionando información relevante;
                                                                       apoyándose con la Lista de Verificación 15528FSCGC04/03.
                                                                       6.10.2 Verifica la información obteniendo evidencia objetiva
                                                                       6.10.3 Compara la evidencia con los criterios de la auditoria
                                                                       6.10.4 Busca la aclaración con el auditado, de los hallazgos de
                                                                       auditoria
                                                                       6.10.5 Documenta los hallazgos de la auditoria en una libreta.
                                                                       6.10.6 Analiza y determina el grado de las no conformidades de
                                                                       acuerdo a los criterios internos (ver términos y definiciones de
                                                                       este procedimiento).
                                                                       6.10.7 Clasifica los hallazgos de la auditoria, registrando las no
                                                                       conformidades mayores o menores en el Reporte de No
                                                                       Conformidad 15528FSCGC04/06, y las observaciones en el
                                                                       formato Reporte de Observaciones 15528FSCGC04/05,
                                                                       recabando firma de aceptación del responsable del área
                                                                       auditada.

6.11     Auditor Líder                                                 6.11.1 Designa al auditor interno quien solicitará al
                                                                       Representante de la Dirección , el registro de los reportes de no
                                                                       conformidades, verificando que queden debidamente
                                                                       identificados en dicho formato, el consecutivo y la fecha de
                                                                       solicitud correspondientes; previo a la reunión de clausura.




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                                   Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
           Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 6 de 7
       Estado de México


        6. Desarrollo

No.               Área y/o responsable                                                   Descripción de la Actividad
6.12     Representante de la Dirección                                 6.12.1 Realiza auditoria a la Dirección y al cumplimiento por el
                                                                       Equipo Auditor del requisito 8.2.2 de la norma ISO 9001:2000,
                                                                       sin formar parte del Equipo Auditor, de acuerdo a lo establecido
                                                                       en los numerales 6.10 y 6.16.1; para asegurar la imparcialidad
                                                                       y objetividad del proceso de auditoria.

6.13     Auditor Líder                                                 6.13.1 Reúne al Equipo Auditor para elaborar el Informe de
                                                                       Auditoria 15528FSCGC04/07.
                                                                       6.13.2 Realiza la reunión de clausura, asistiendo por lo menos
                                                                       el Representante de la Dirección, los responsables de las áreas
                                                                       auditadas y el Equipo Auditor, toma lista de asistencia en la
                                                                       Minuta 15528FSCGC04/04 y presenta el Informe de Auditoria
                                                                       15528FSCGC04/07.
                                                                       6.13.3 Entrega un ejemplar autógrafo del Informe de la
                                                                       Auditoria 15528FSCGC04/07 y copia de los reportes de no
                                                                       conformidades y de observaciones, al Representante de la
                                                                       Dirección.

6.14     Representante de la Dirección                                 6.14.1 Distribuye copias del informe de la auditoria y de los
                                                                       reportes de no conformidades y de observaciones, a los
                                                                       Subcoordinadores o Jefes de Unidad auditados.

6.15     Subcoordinador o Jefe de Unidad auditado 6.15.1 Continua con procedimientos de Acción Correctiva
         con el personal a su cargo.              15528PSCGC06 y/o Acción Preventiva 15528PSCGC07.

6.16     Equipo Auditor                                                6.16.1 Requiere al responsable del área auditada, fecha
                                                                       compromiso para dar respuesta a la solicitud de las acciones
                                                                       correctivas  y/o  preventivas,     utilizando   el    formato
                                                                       15528FSCGC06/01 de acuerdo a los procedimientos Acción
                                                                       Correctiva   15528PSCGC06        y       Acción    Preventiva
                                                                       15528PSCGC07.

6.17     Equipo Auditor           y Representante de la 6.17.1 Verifican la implementación de las acciones y su
         Dirección                                      eficacia, en las fechas establecidas en el formato Solicitud de
                                                        Acción Correctiva y/o Preventiva 15528FSCGC06/01.
                                                        6.17.2 Autorizan el cierre de la acción correctiva y/o preventiva,
                                                        anotando la fecha y firmando en el espacio correspondiente del
                                                        formato     Solicitud de Acción Correctiva y/o Preventiva
                                                        15528FSCGC06/01, cerrando la auditoria.

6.18     Auditor Líder                                                 6.18.1 Archiva los registros originales en una carpeta para su
                                                                       protección, a la que identifica como carpeta de Auditoria Interna
                                                                       del año que corresponda, y resguarda en un clóset.
                                                                       6.18.2 Mantiene en archivo vigente los registros generados del
                                                                       1 de enero al 31 de diciembre del año en curso, así como su
                                                                       respaldo electrónico.




          “Cualquier documento impreso, diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera del portal
                                 CONALEP serán considerados como COPIAS NO CONTROLADAS”
          Este documento es propiedad de la Dirección del Conalep Estado de México por lo que se prohíbe su reproducción total o parcial por cualquier medio.
                                                                        Dirección del Conalep Estado de México
                                   Titulo                    Auditoria Interna                           Código:                15528PSCGC04
           Conalep                     Fecha de emisión 16/07/04                  Revisión   4                                    Página 7 de 7
       Estado de México



        6. Desarrollo

No.               Área y/o responsable                                                   Descripción de la Actividad
6.19     Representante de la Dirección                                 6.19.1 Notifica por escrito al Director, el cumplimiento de las
                                                                       auditorias realizadas.
                                                                       6.19.2 Incluye en el informe ejecutivo de Revisión por la
                                                                       Dirección, que envía al Representante de la Dirección del
                                                                       SCGC, las No Conformidades que afecten la eficacia del
                                                                       sistema corporativo en su conjunto y que por tanto, deban ser
                                                                       analizadas por el Comité de Calidad del Colegio Nacional de
                                                                       Educación Profesional Técnica, en las Revisiones por la
                                                                       Dirección del SCGC que éste lleve a cabo.
                                                                       6.19.3 A solicitud del Representante de la Dirección del
                                                                       SCGC, elabora y envía un resumen de las no
                                                                       conformidades y productos no conforme utilizando el
                                                                       formato SPDI SGC PG-07-F03 Seguimiento de Acciones
                                                                       Correctivas.

6.20     Comité de Calidad                                             6.20.1 Da seguimiento y efectúa revisión del Programa de
                                                                       Auditoria 15528FSCGC04/01 para mejorar su eficiencia y
                                                                       eficacia, de acuerdo al procedimiento de Revisión por la
                                                                       Dirección 15528PSCGC10.

                                                                       Termina.



        7. Registros
        Programa de Auditorias Internas                                                                                15528FSCGC04/01
        Plan de Auditoria                                                                                              15528FSCGC04/02
        Lista de Verificación                                                                                          15528FSCGC04/03
        Minuta                                                                                                         15528FSCGC04/04
        Reporte de Observaciones                                                                                       15528FSCGC04/05
        Reporte de No conformidad                                                                                      15528FSCGC04/06
        Informe de Auditoria                                                                                           15528FSCGC04/07
        Solicitud de Acción Correctiva y/o Preventiva                                                                  15528FSCGC06/01
        Seguimiento de Acciones Correctivas                                                                            SPDI SGC PG-07-F03


        8. Anexos
        Formato Programa de Auditorias Internas                                                                       15528FSCGC04/01
        Formato Plan de Auditoria                                                                                     15528FSCGC04/02
        Formato Lista de Verificación                                                                                 15528FSCGC04/03
        Formato Minuta                                                                                                15528FSCGC04/04
        Formato Reporte de Observaciones                                                                              15528FSCGC04/05
        Formato de Reporte de No conformidad                                                                          15528FSCGC04/06
        Formato Informe de Auditoria                                                                                  15528FSCGC04/07




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