PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA - PDF by vts15196

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                                      AUDITORIA INTERNA
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1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y los requisitos para la planificación y ejecución de las
Auditorias, para informar de los resultados y para mantener los registros.


Seleccionar Auditores internos de manera objetiva e imparcial, teniendo en cuenta que
estos no deben auditar su propio trabajo.




2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación,
para verificar por medio de Auditorias Internas, si este se ha implementado y se
mantiene de manera eficaz.




3. DEFINICIONES


•   Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
    evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en
    que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
•   Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
    no conformidad detectada u otra situación indeseable.


•   Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
    una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.


•   Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

•   Norma ISO NTC 9001/2000

•   Norma NTC ISO 19011.
•   Procedimiento para el Control del Producto No Conforme.
•   Procedimiento para el Control de Acciones Correctivas.
•   Lista de Chequeo.
•   Informe de Auditoria de Calidad.
•   Registro de no conformidades.
•   Informe de Acción Correctiva.
•   Caracterización del Proceso de Seguimiento y Mejora Continua.
•   Caracterización del Proceso de Dirección y Planeación estratégica




4. DESARROLLO


4.1.   Planificación de las Auditorias


El Responsable del mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, elabora un
programa anual de auditorias internas que cubra la totalidad del sistema descrito en el
Manual de Gestión de la Calidad de la Corporación, teniendo en cuenta el estado y la
importancia de los procesos y áreas a auditar.

La frecuencia con la cual se auditarán las Areas o Procesos de la organización será
cada seis (6) meses.
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La planificación de las auditorias describe los auditores responsables los cuales son
personas calificadas y con independencia del proceso auditado.



En el formato “Informe de Auditoria de Calidad”, se define el alcance de la auditoria
(documentos, registros y actividades que aplican para el proceso a auditar) y los criterios
de la misma (las no conformidades son los incumplimientos de los requisitos
establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad o por el usuario, tales como, lo
descrito en los términos de referencia, contratos entre otros, y las debilidades son no
conformidades en potencia), también se indica quien será el auditor y quienes los
auditados.


4.2.   Implementación de las Auditorias Internas de Calidad


Para cada auditoria interna, el auditor responsable conoce con anterioridad los
procedimientos e instrucciones utilizados por la entidad en el proceso a auditar, además
con base en los resultados de auditorias previas y condiciones especiales que haya
podido generar la auditoria, se diligencia el formato “Lista de chequeo”.



Para el desarrollo mismo de las auditorias se tiene en cuenta, a manera de información,
la norma NTC-ISO 19011.


4.3.   Metodología para la Ejecución de la Auditoria


Para todas y cada una de las auditorias internas, se deben seguir los siguientes pasos
por parte del Auditor:
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   Conocimiento del alcance de la Auditoria (documentos y registros que aplican).
   Conocimiento de los resultados de Auditorias previas.
   Objetivos de la Auditoria (se describen en el formato Informe de Auditoria de
   Calidad)
   Descripción de las Actividades a realizar durante la Auditoria (incluye tiempo).
   Seguimiento de Auditorias previas.
   Cierre de No Conformidades abiertas en Auditorias previas.
   Ejecución de la Auditoria (describir los eventos No Conformes, las Debilidades y las
   Fortalezas del Área Auditada en el formato Informe de Auditoria de Calidad)
   Esto se tiene en cuenta verificando la implementación y el mantenimiento del
   Sistema de Gestión de la Calidad, verificando si los resultados relacionados con la
   Calidad son conformes, haciendo seguimiento a las acciones correctivas e
   identificando oportunidades de mejora.
   Informar sobre los resultados de la Auditoria al responsable del Proceso Auditado y
   dejar copia del Informe de Auditoria.
   Entregar el Informe de Auditoria de Calidad y la Lista de Chequeo originales al
   responsable del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.


4.4.   Resultados de las Auditorias de Calidad


Una vez se ha diligenciado completamente el Informe de Auditoria de Calidad, el
responsable del Proceso Auditado se encarga de tomar acciones sin demora
injustificada para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas, estableciendo
la fecha límite para que la acción correctiva quede implementada.
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Para esta labor, el responsable del Área Auditada sigue el Procedimiento para control
del servicio No Conforme.


Todas las No conformidades producto de Auditorias deben quedar registradas en el
formato “Registro de acciones correctivas”, en este formato se describe en forma
detallada la No Conformidad encontrada, en el bloque “Descripción de la no
conformidad” y la acción correctiva propuesta para dar solución a la no Conformidad
encontrada en la columna actividad del bloque Plan de implementación de las acciones.


Todas las No conformidades producto de Auditorias generan Acción Correctiva, por lo
tanto se siguen las pautas del Procedimiento para el control de Acciones Correctivas.


La responsabilidad de analizar la causa de las no conformidades detectadas en la
Auditoria y de definir e implementar Acciones Correctivas para cerrar dichas no
conformidades, es únicamente del Responsable del proceso Auditado y de este
depende el cierre de dicha no-conformidad.


Una copia del informe de la auditoria queda en poder del auditado y de los responsables
del Proceso Auditado, los originales de la Lista de Chequeo y del Informe de la Auditoria
son entregados al responsable del mantenimiento del sistema de gestión de calidad.


4.5.   Seguimiento a los Resultados de la Auditoria


Cumplida la fecha límite establecida por el auditado para implementar la acción
correctiva, el responsable del sistema de gestión de calidad verifica, por medio de un
Auditor (preferiblemente el mismo que encontró la No Conformidad) si la Acción
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implementada ataca la causa de dicha no Conformidad y si esta ya fue cerrada,
haciendo el seguimiento de la acción tomada.


El responsable del área Auditada, es el único encargado de que la no conformidad
quede cerrada y debe informar al Representante de la dirección y/o Coordinador de
calidad y al Auditor para cumplir con esto.


Las actividades de seguimiento incluyen la verificación de las acciones tomadas y los
resultados de la verificación, siguiendo las pautas del Procedimiento para el control de
Acciones Correctivas.


4.6.   Utilización de los Resultados de las Auditorias para la revisión del SGC


Con base en los Informes de Auditoria de Calidad, el responsable del Sistema de
Gestión de Calidad elabora un cuadro resumen de los resultados de cada una de las
Auditorias y lo presenta a la Dirección. Este cuadro resumen es revisado y sirve para
que se tomen las medidas necesarias por parte de la Dirección durante la revisión del
Sistema de Gestión de la Calidad. (Ver la Caracterización del Proceso de Dirección y
planeación estratégica).


Con estos resultados se pueden identificar falencias en el Sistema de Gestión de la
Calidad e indicar oportunidades de mejora.


4.7.   Calificación de los Auditores Internos de Calidad
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Para poder realizar auditorias internas de calidad en la organización, los auditores
internos cumplen con el siguiente perfil:


Educación:
Ser bachiller. Se verifica con el diploma.


Formación:
Haber recibido mínimo 15 horas de entrenamiento y capacitación en cursos de
auditorias internas de Calidad. Se verifica con certificados de asistencia y/o diploma del
auditor.


Experiencia:
Haber trabajado en entidades públicas un tiempo mínimo de (1) un año, se verifica con
certificación laboral cuando no cumpla con este tiempo en la entidad.


5. REGISTROS DE CALIDAD


Constituyen registros de calidad de este procedimiento, la Lista de Chequeo, el Informe
de Auditoria de Calidad, el Programa Anual de Auditorias y el Cuadro resumen de las
Auditorias del mes.


Estos registros son archivados por el responsable del Sistema de Gestión de Calidad,
por el tiempo que se considere y aportan información para futuras Auditorias o para
revisiones del Sistema.
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6. ACTUALIZACIONES

 FECHA DE        PARTE       NÚMERO DE
                                                MODIFICACIONES
MODIFICACIÓN   MODIFICADA     VERSIÓN

								
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