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Auditoria Administrativa

Índice

• Introducción
• MGZ Editorial
• Conociendo a la empresa
• Papeles de Trabajo
• Planes y Objetivos
• Plan estratégico
• Operaciones de la empresa
• Eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales
• Equilibrio de las cargas de trabajo
• Métodos de control
• Control de calidad
• Control de presupuesto
• Toma de decisiones
• Clasificación de riesgos identificados
• Recomendaciones
• Bibliografía
• Anexos
• Registro jurídico
• Aprobado por cliente: Control de Calidad
• Ejemplo de un `dummy'
• Listado de precios para cotización
• Asignación semanal de proyectos
• Ejemplo de Plan Estratégico para MGZ Editorial

• Introducción

Importancia de la Auditoria Administrativa

Auditoria − proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere a todo aquel
que tiene la virtud de oír.

La Auditoria es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y
eficiencia de una sección, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia de fallas en la entidad
auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de una sección o de un organismo.

... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la
exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.

−Holmes

¿Qué es la Auditoria Administrativa?

Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso
administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que


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puedan tener un impacto significativo en operación de los reportes y asegurar que la organización los este
cumpliendo y respetando.

La Auditoria Administrativa examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura
orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos investigados.

Su importancia: proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como esta
siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de
aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atención.

¿Cuál es la importancia de la Auditoria Administrativa?

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han
alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección. Además de esto, también se
valora la capacidad y lo apropiado a la practica administrativa. Es necesario una evaluación integral, es decir,
que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en la organización. Debido a esto, cada
auditoria administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.

Objetivo de una Auditoria: señalar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y soluciones; y apoyar a
los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona
análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Objetivos de la Auditoria Administrativa:

      • Control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional
        en relación con estándares preestablecidos.

      • Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la
        dinámica administrativa establecida por la organización.

      • Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la competencia, funciones y procesos
        a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

      • Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organización posee un proceso
        que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

      • Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeño de la organización en todos sus
        contenidos y ámbitos− con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos.

      • Cambio: Transforman en un instrumento que hace más transparente y receptiva a la organización
        (flexibilidad.)

      • Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de
        que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades
        de mejora.

      • Toma de decisiones.

• MGZ Editorial
• Conociendo a la Empresa

      • Actividades de MGZ Editorial


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      • Misión
      • Vision
      • Los empleados y sus funciones

MGZ Editorial es una microempresa establecida en la Republica de Panamá hace un año. Su actividad
principal consiste en el Arte grafico− diseño grafico. (Referirse al Anexo (a)), además de hacer diseño (de
revistas, afiches, panfletos, logos, etc.) se escriben artículos.

Las empresas que contratan sus servicios cuentan con los siguientes servicios a su disposición:

      • Diseño de logos y revistas
      • Escritura y edición de artículos
      • Traducciones
      • Impresiones

Misión de la Empresa:

Satisfacer de forma personalizada las necesidades de diseño, edición, traducción y manejo de impresión de
nuestros clientes, buscando siempre dar el mejor servicio a través de la innovación, la calidad y la excelencia
en cada una de nuestras tareas.

Visión de la Empresa:

Empresa líder en el mercado en brindar servicio uno a uno a sus clientes a través de la innovación y un
servicio personalizado con márgenes sostenibles de rentabilidad.

Los Empleados y sus funciones:

      • Ana Matilde Icaza: Socia Mayoritaria. Sus funciones incluyen los siguientes:
            ♦ Toma de decisiones
            ♦ Aprobación de cotizaciones
            ♦ Establecer contactos
            ♦ Venta de pautas para revistas
            ♦ Escribir artículos (ocasionalmente)

      • Yani Diaz: Socia Minoritaria. Sus funciones incluyen las siguientes:
             ♦ Supervisión de proyectos
             ♦ Diseño
             ♦ Toma de decisiones
             ♦ Aprobación de cotizaciones

      • Silvia Márquez
              ♦ Diseño
              ♦ Diagramación de revistas
              ♦ Cotizar
              ♦ Retoque de fotos digitales

      • Sofia Costarangos
              ♦ Ventas
              ♦ Mercadeo

      • Marie Boyd (eventual)


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             ♦ Traducir revistas/brochures/etc

• Papeles de Trabajo
• Planes y Objetivos
• Plan Estratégico

La implementación de un Plan estratégico tiene como objetivo primordial la toma de decisiones lógicas para
alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de error y maximizando las posibilidades de
éxito. Por ende, es necesario hacer un estudio, planteamiento e implementación de un plan estratégico, para
cubrir el área de necesidad empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO.

Actualmente, la empresa no cuenta con un PLAN ESTRATÉGICO. La empresa no ha resaltado su
importancia debido a su tamaño.

La empresa tampoco ha destacado objetivos a corto y largo plazo. El único objetivo considerado a corto
plazo es el de mantener 3−5 clientes por semana.

El Plan Estratégico debe realizarse en base a un análisis FODA como es detallado a continuación:

FORTALEZAS:

      • Abarca bajo una sola empresa los servicios de:
              ♦ Diseño gráfico
              ♦ Editorial
              ♦ Traducción
              ♦ Manejo de impresión
      • Manejo y contacto directo con los clientes no se utilizan intermediarios, por lo tanto, se trata al cliente
        de manera personalizada.
      • Por tratarse de una empresa pequeña no se dilata la toma de decisiones y se minimiza la burocracia
        administrativa.
      • Clientes leales

OPORTUNIDADES

      • Oportunidad de crecimiento a través de su base de clientes leales
      • Oportunidad de expansión hacia otras áreas como:
             ♦ Web
             ♦ Impresión directa

DEBILIDADES

      • Falta de experiencia en el manejo de una empresa y su mercado.
      • Planeación estratégica
      • Riesgo de posibles productos sustitutos
      • Personal joven

AMENAZAS

      • Que un competidor con más capacidad económica copie la idea de la empresa (servicio
        personalizado)
      • Fusiones / Compra
      • Capacidad administrativa (emprendedor no administrador)


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      • Estabilidad del personal

• Operaciones de la empresa

      • Medición de la Productividad
      • Medición de Ventas
      • Estrategia para realizar mejoras
      • Consideración sobre los Competidores
      • Estudios de Mercado
      • Alineación de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo
      • Comunicación

      • Medición de la Productividad: las operaciones de la empresa deben ser medidas y registradas
        para realizar una acertada toma de decisiones. La productividad, siendo la relación que existe entre la
        cantidad total de bienes y servicios que se producen y los insumos utilizados− no es de gran dificultad
        medir, principalmente porque los gastos de la empresa no son muy altos.

Los insumos que incurre la empresa constituye principalmente de los gastos de oficina (gastos básicos como
la electricidad) y el personal. El producto que se obtiene es un trabajo especializado de diseño.


La empresa para mantener una alta productividad, cuando recibe el proyecto, realiza una estimación del
tiempo que tomara, y realiza una cotización en base al listado determinado de precios. Las socias aprueban la
cotización y se realiza el proyecto en el tiempo estipulado, es decir, se puede realizar una medición
IMMEDIATA sobre cada proyecto. (Referirse a anexo (d))

El tamaño de la empresa facilita que se mantenga un cierto grado de informalidad en cuanto al tema de la
medición de productividad cuando nos referimos específicamente a la producción del trabajo ya que se lleva
un control de cumplimiento de asignaciones donde lo más importante es el seguimiento de las tareas
asignadas a cada uno de los diseñadores de la empresa. (Referirse al anexo (e)).

Este control se realiza con un tablero donde se señala para cada diseñador la tarea por cliente asignada.
Dado que tiempo de ejecución de cada tarea es dependiente de la complejidad, no existe una fecha límite de
entrega. Esto es debido a que en ocasiones algunos trabajos son tan sencillos que se pueden entregar el mismo
día, tal es el caso de un diseño de un logo pequeño y sencillo, y en ocasiones es un tema de varios meses, más
cuando se trata de entregar una revista que contiene una cierta información.

      • Medición de ventas:

             ♦ Cada semana se realiza una reunión donde participan todos los miembros de la empresa
               (recordemos que son 4) y en ella se revisa el cumplimiento de las asignaciones encargadas,
               entregadas y cobradas. En situaciones donde no se ha cumplido con alguna asignación se
               procede a indagar con el diseñador a cargo la razón donde sale a relucir normalmente que esto
               se debe a un retraso provocado por el cliente, ya que el debe aprobar el diseño o el trabajo
               solicitado antes de proceder al diseño final y elaboración. Este es un paso que no puede ser
               omitido ya que el trabajo finalizado que no es aceptado o revisado previamente por el cliente
               puede no contar con el aval de este último lo que provocaría una pérdida en lo referente
               materiales, tiempo y esfuerzo empleado.

             ♦ No existe una previsión de ventas a realizar como parte de un plan comercial de ventas para el
               año, en su lugar se ha optado por el señalar al vendedor (solo hay uno) que debe mantener
               una venta fija mensual con la clara intención de mantenerse por encima del punto de


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         equilibrio.

      ♦ Ante lo pequeño pero significativo del volumen de facturación se tiene que se realiza un
        reporte semanal de ingresos/gastos a los dos socios de la empresa, quienes forman parte de
        la empresa como empleados. Esto facilita que muchas veces el análisis se haga en cuestión de
        minutos y muy informal.

• Estrategia para realizar mejoras:

      ♦ La empresa mantiene un plan de observar a las grandes empresas del entorno que liderizan
        el mercado del diseño, con la intención de adaptar las grandes ideas a un nicho específico de
        clientes que han logrado a base de dar un buen servicio, siendo rápidos en la entrega, con
        trato personalizado y ofreciendo una serie de valores agregados que algunos de sus
        competidores no ofrecen, tales como la traducción de documentos, elaboración de textos,
        artículos específicos, editoriales y hasta la venta misma del producto final; recordemos que la
        empresa tiene como fuerte el diseño gráfico.

• Consideración sobre los competidores

      ♦ No se ha detectado por el momento competidores que ofrezcan el mismo servicio, en su
        lugar se han dedicado exclusivamente al diseño gráfico. Y esto se puede deber a que muchos
        de los diseñadores que son competencia, actúan en un sector un tanto informal, ya que están
        empleados para grandes empresas y mantienen un bajo perfil comercial, ofreciendo solo el
        servicio de diseño.

• Estudio de Mercado

      ♦ No existe un equipo de estudio de mercado, en su lugar, prefieren mantener el contacto
        directo personalizado con sus clientes, beneficiándose en esta estrecha relación por la
        comunicación, lo que les permite conocer directamente las necesidades de los actuales
        clientes, sus inquietudes y atender sus sugerencias. Este trato directo y personalizado ha
        redundado en recomendaciones escritas de sus clientes, permitiendo incorporar a su portafolio
        como parte de un dossier de presentación al momento de acercarse a nuevos clientes. Al
        momento los nuevos competidores solo se han integrado en un solo sector el cual es el del
        diseño, por lo que la amenaza aún existe, mientras ellos procuran el mantener las relaciones
        directas e integrar en su cartera de servicios nuevas opciones que en cierta forma garanticen la
        fidelidad de los actuales clientes.

• Alineación de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo:

      ♦ No existen objetivos definidos a corto plazo. Han establecido como prioridad principal el
        mantener sus clientes como lo han estado haciendo y ganar cada semana entre 3 y 5 clientes
        nuevos, aunque en la mayoría de los casos son clientes eventuales o de temporadas, es decir
        que solicitan trabajos específicos para cierta época del año.

• Comunicación: la comunicación es un factor importante a considerar dentro de las Operaciones
  de la Empresa debido a que la eficiencia y eficacia de cada operación dependen de la misma− de
  la interrelación y la unificación en un objetivo final.

      ♦ No existe una comunicación formal (escrita) y no se considera necesario a la escala de la
        empresa. El nivel de la empresa o el volumen de los trabajadores permite que la
        comunicación sea tan fluida que se realizan reuniones semanales con los 4 trabajadores de la


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                 empresa y se revisan todos los trabajos realizados y pendientes de cada semana, así como se
                 analizan las cotizaciones pendientes en convertirse en facturación.

• Eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales

Factores importantes en la Eficiencia de la utilización de Recursos Humanos

      • Incentivos
      • Capacitación del Personal
      • Capacidad para solucionar problemas
      • Clima Laboral
      • Modelo de interrelaciones humanas
      • Interacción de RRHH con el medio ambiente
      • Gestión de comunicación

Factores importantes en la Eficiencia de la utilización de Materiales

      • Gastos

Factores importantes en la eficiencia de la utilización de RECURSOS HUMANOS

La auditoria de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de
una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito
principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar como está funcionado el programa, localizando
prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas
y condiciones que deben incrementarse.

      • Incentivos

              ♦ Poseen un plan de incentivo, premios inmediatos y son enviados a cursos Periódicamente para
                que los empleados estén actualizados.
              ♦ Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin importar que
                departamento recibe la ganancia, se le otorga una renumeración por dicha venta.

      • Capacitación del personal

              ♦ Se comparten conocimientos.
              ♦ Ocasionalmente, se les envía a cursos.

      • La empresa cuenta capacidades para solucionar problemas, entrenar al personal, mejorar procesos,
        optimizar recursos e innovar

      • El clima laboral es de gran importancia en cuanto al aprovechamiento máximo de los recursos
        humanos. Los empleados deben sentirse a gusto con su función dentro de la empresa− lo ideal es que
        existiera un clima laboral ameno, en el cual los empleados tienen un fin común− las siguientes
        cualidades:

              ♦ Autonomía en los Conflictos
              ♦ Relaciones sociales y Estructura fuera del ambiente laboral
              ♦ Calidad de recompensa y retribución en culminaciones de proyectos
              ♦ Motivación y Flexibilidad e innovación para la toma de decisiones
              ♦ Apoyo mutuo e interés recíproco de los miembros con quien trabajan


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Los Trabajadores en la empresa poseen: flexibilidad, responsabilidad, reconocimientos, espíritu de equipo y
claridad en su trabajo.

El clima laboral dentro de la empresa es muy ameno, agradable y acogedor para el desarrollo de las funciones
de los trabajadores. Los integrantes de la empresa son todas jóvenes mujeres con actividades en común que
hace esto un ambiente más agradable.

      • Modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la tecnología, el
        proceso y la gente: la empresa no la posee. Hoy se conocen las características generales de la
        organización del futuro; en cambio, aún falta elaborar el contrato social del futuro, que
        motivará a la gente para trabajar con ella.

      • Como sistema la Empresa interactúa constantemente con el medio ambiente lo que la contribuye a
        su dinámica en los Recursos Humanos. Implica que tiene una capacidad de flexibilidad, prevención y
        reacción al cambio que le permita adaptarse a las demandas del entorno que la rodea.

      • Existe una buena gestión de la comunicación, en el cual se anticipa la crisis, a través de reuniones de
        comunicación pro−activas y fluidas con determinados targets. En momentos de crisis se realizan
        reuniones para determinar el plan de acción a tomar.

Factores importantes en la eficiencia de la utilización de MATERIALES

La importancia en la eficiencia de la utilización de materiales es un factor sumamente importante− al no
manejarlo adecuadamente, puede llevar a la empresa a la quiebra.

La compañía MGZ Editorial no tiene gastos mayores en materiales. Las entregas de sus productos finales no
se da impreso. En caso tal de que el cliente requiera de la impresión, se hace OUTSOURCING− se
subcontrata a COLOR DPI y se le cobra un 10% adicional sobre la impresión.

Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados formalmente por parte de
las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la utilización de Materiales.

• Equilibrio de las cargas de trabajo

      • Asignación de Responsabilidades
      • Alineación del personal con las necesidades del negocio
      • Dependencia del personal clave

Sin una clara asignación de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del desempeño, pueden
fallar los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas. Bajo el clima de presión en algunos
proyectos, es muy fácil olvidar tareas aparentemente irrelevantes pero críticas, a menos que los responsables
estén claramente identificados y sepan que de ellos depende concluir debidamente esa tarea.

Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estén plenamente conscientes de
ella y de cómo se relaciona con otras actividades de la Empresa.

      • Asignación de Responsabilidades:

             ♦ Semanalmente, se realiza una reunión para discutir las responsabilidades de cada persona
               sobre los proyectos. Referirse a Anexo (d)

             ♦ Cada empleado posee un claro conocimiento sobre cada función que le corresponde.


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                ♦ No existe una documentación formal sobre la asignación de responsabilidades, sin
                  embargo esto no es de mayor consideración debido al tamaño reducido del personal.

         • Alineación del personal con las necesidades del negocio

                ♦ Al momento, el personal con el cual cuenta la empresa le permite cumplir eficientemente con
                  todas las funciones. En el momento en que se aumenten la cantidad de proyectos se
                  considerara la contratación. La empresa, ofrece los estándares adecuados para que el
                  trabajador se desarrolle en un ambiente laboral satisfactorio.

                ♦ En caso tal de que se requiera del contrato de personal: en el proceso de reclutamiento y
                  selección como se menciona se selecciona a las personas con el mejor perfil al puesto
                  aspirado, siempre y cuando lleguen las exigencias de este. El aspirante debe contar con ciertas
                  competencias que se exijan.

         • Dependencia del personal clave

                ♦ Los empleados de la empresa tienen conocimientos de los proyectos entre si. La dependencia
                  del personal clave es menor− en el momento en que no se pueda contar con un empleado, otro
                  puede tomar control sobre el proyecto. Es decir, en caso de que no se pueda contar con una de
                  las diseñadoras, la otra toma control sobre el proyecto.

    • Métodos de control

Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una visión amplia sobre
los factores de control involucrados.

Proceso

         • Llega la venta, pasa al departamento de Arte (Jefe de Arte)

         • Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le corresponde el
           proyecto no es la más apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores resultados. Debido al
           tamaño de la empresa, la asignación de proyectos no ocasiona conflictos entre los empleados.

         • Se realiza una pequeña reunión con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados y
           necesarios específicos que debe tener el diseño.

         • El diseñador realiza un boceto de la idea.

                ♦ Primero a lápiz (incluyendo diagramas generales de posición)
                ♦ Después a colores a colores (incluyendo figuras y texturas pensadas).
                ♦ Se procede a diagramar, vectorizar y colocar textos (de tenerlos)

.

         • Impresión y `dummy'

                ♦ Se imprime una muestra del diseño, la cual será revisada por el jefe del departamento de
                  diseño luego por gerencia, antes que el cliente.

                ♦ Se realiza un "dummy" (es la maqueta o modelo de un periódico, libro, anuncio impreso,


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                producto, o brochure, entre otros; esto es necesario porque a veces se quiere ver como un
                panfleto va a ir doblado, poder tener en consideración los tamaños finales, o porque el objeto
                real todavía no existe.)

      • De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del cliente,
        quien determinará si es de su agrado y/o funcionalidad.


*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y cambios que le
pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita más opciones estos pasan por los mismos procesos.

*** nota: la presentación del arte dependerá del mismo. Dependiendo del tipo de diseño se presentará en un
cartón viñeta en un atríl, o a la mano si es algo que se deba manipular.

      • Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al diseñador para
        que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisión para su reproducción. (si la requiere).
        Referirse a Anexo (b)

• Control de Calidad

      • Creación de un `dummy': determina si su reproducción será efectiva, exitosa y rentable en cuanto
        a ahorro de material (de ser algo que requiera reproducción: revistas, calendarios, POP, etc.). Es una
        forma de prevenir perdidas como gastos innecesarios en materiales− y también de prevenir que
        ocurran situaciones en que el cliente no se sienta complacido con el producto final− ocasionando la
        perdida del cliente.

      • Documentación de aprobación del cliente: permite mantener una constancia que el cliente ha recibido
        el producto final satisfactoriamente.

• Control de presupuesto

Planear y presupuestar es el mejor método para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna forma la
consecución de los objetivos que la empresa se ha trazado.

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las
empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma únicamente sobre una base de resultados históricos, al
contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos
negativos que perjudique la economía de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos
sobresalientes para la elaboración de un presupuesto financiero y la aplicación de un caso práctico.

Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a través del empleo de unos recursos la posibilidad
de obtención de unos objetivos concretos.

El sistema utilizado descansa en una comparación y análisis entre cifras presupuestadas y reales, y permite
comunicar al responsable oportuno, cuando la cuantía de la desviación lo justifique, las diferencias detectadas.
El seguimiento debe ser permanente si se pretende alcanzar los objetivos básicos.

En el caso de MGZ Editorial, el presupuesto se encuentra completamente bajo control de las dos
accionistas. La comunicación entre ambas es directa mediante reuniones. La empresa no requiere de
grandes análisis sobre presupuestos debido a que su función principal es el de un servicio transformado
a producto final. La empresa trabaja bajo inversión− en caso tal de que se necesite de algún `programa'
o `tinta', se consigue de forma inmediata.


                                                                                                               10
Aunque no exista un control formal sobre el presupuesto, no es muy relevante debido al objetivo y el
tamano de la empresa.

• Toma de decisiones

      • Toma de decisiones de cambio de paradigmas
      • Toma de decisiones− costos/gastos/inversiones
      • Toma de decisiones− asignación de proyectos y clientes

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el
mismo proyecto.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la
adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

      • Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta de socios
        que es compuesta por 2 personas que además prestan sus servicios como empleados de la empresa.
        Pese a que la decisión final recae en los socios−accionistas se realizan reuniones periódicas con el
        resto del personal donde se escrutina la opinión sobre ciertos temas que afectan el servicio o las
        labores de la empresa, por lo que la opinión de los empleados es tomada en cuenta.

      • Toma de decisiones− costos/gastos/inversiones: son tomadas luego de ser cuidadosamente
        evaluadas por las dos socias.

      • Toma de decisiones− asignación de proyectos y clientes: esta decisión es tomada por todos los
        empleados en conjunto. Durante la reunión semanal, en un ambiente participativo, cada empleado
        discute sobre su cliente dentro de su cartera. En caso tal de que exista una sobrecarga de proyectos
        para un empleado, y entra un nueva trabajo para el mismo, se reasigna ese proyecto según la
        disponibilidad de tiempo. No se han producido disputas o malentendidos en cuanto a la asignación de
        proyectos.

• Recomendaciones

RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor                    Cat Riesgos                             Recomendaciones
                          A
     • Inexistencia de un          • La inexistencia de un             • Elaborar un plan
       Plan Estratégico               análisis que indique los           estratégico detallado que
                                      pro's y contra's pueden            indique: Plan de acción
                                      conllevan a decisiones             secuencial que defina
                                      poco acertadas por parte de        objetivos, etapas, tiempos,
                                      la gerencia.                       responsables y un
                                   • Los planes no                       presupuesto determinado.
                                      documentados son
                                      fácilmente descuidados,
                                      conllevando a la perdida de
                                      oportunidades.
                                   • Los planes no
                                      documentados conllevan a
                                      una mayor susceptibilidad
                                      a ser mal interpretados o
                                      olvidados por parte del

                                                                                                               11
                                    personal.
                                  • Se reduce la posibilidad de
                                    evaluar resultados al no
                                    contar con una
                                    especificación de
                                    responsabilidades
                                    documentadas.
                                  • Se pierde la posibilidad de
                                    obtener financiamientos
                                    debido a que el plan indica
                                    la seriedad de la empresa
                                    por cumplir sus objetivos.

                                                                  • Establecer una
                                  • Puede percibirse como una
                                                                    estrategia/vision de
                                    resistencia en acatar las
                                                                    mercadeo mas agresivo
                                    preferencias de los
                                                                    tomando en cuenta:
                                    clientes− conllevando a la
                                                                    preferencias de clientes
      • Estudio eficiente y   B     perdida de clientes.
                                                                    actuales y clientes
        formal del mercado        • Perdida de la ventaja
                                                                    potenciales, aumentar
                                    competitiva sobre el
                                                                    publicidad paralelamente
                                    mercado conllevando a la
                                                                    para expandir el mercado
                                    perdida de clientes
                                                                    meta y no limitarse a
                                    potenciales.
                                                                    clientes actuales.

                                                                  • Documentación formal y
      • Inexistencia de la
                                                                    detallada de la asignación
        documentación de      C   • Ineficiencia productiva por
                                                                    de responsabilidades y la
        Asignación de               parte de los empleados.
                                                                    autorización por parte de
        Responsabilidades
                                                                    las socias.

    • Inexistencia de un
                            A
      control formal sobre
                                  •                               •
      presupuesto/inversiones
ANEXOS

a. Registros Juridicos




                                                                                            12
13
14
f. Ejemplo de Plan Estratégico para MGZ Editorial

MGZ EDITORIAL

PLAN ESTRATEGICO

• PLAN EXTRATEGICO
• ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
• Producto o servicio a ofrecer
• Utilidades/beneficios presentados por el producto
• Recursos
• Esctructura del sector, competencia, y demanda
• ELEMENTOS DE MARKETING
• Identificación, evaluación y selección de mercados para:
• Proyecto I
• Proyecto II
• Proyecto III
• Proyecto IV
• Método uno a uno (no intermediarios)
• Organización interna y procedimientos
• Objetivos de ventas; previsiones de ganancias/perdidas
• PRESUPUESTO
• Recursos actuales
• Revisiones de entradas/salidas de caja (cash flow)
• Sistema de pago 50% a la vista (generalmente)
• ANÁLISIS DEL MERCADO ACTUAL A TRAVES DE LAS 5 FUERZAS DE PORTER
• Análisis como un nuevo jugador
• Red de proveedores actuales en plaza
• Rivalidad existente en el nicho a desarrollar
• Productos sustitutos existentes vs nuestros productos/servicios
• Establecer el nicho de mercado deseado

Entrada de

venta

Asignación de proyecto

Reunion

Con el

cliente

Creación / Diagram.

de

Boceto

Asignación de proyecto



                                                                    15
Impresión/ Creación de Dummy

Entrega del Dummy

Asignación de proyecto

Aprobación formal del cliente




                                16