MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE by acm31250

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          MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE




MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE
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                                   MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE



                               PRESENTACIÓN




EL PRESENTE SISTEMA CONTABLE RESPONDE A UNA DE LAS PRINCIPALES PREOCUPACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL, EN EL SENTIDO DE SENTAR LAS BASES ORGANIZATIVAS DE SUS
CELULAS -UBPP´S- QUE LE PERMITAN UN MANEJO MAS CLARO Y EFICAZ DE SUS RECURSOS.


LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS DIFERENTES UBPP´S ENCONTRARAN EN EL
SISTEMA CONTABLE UN VALIOSO APOYO EN EL REGISTRO DE SUS OPERACIONES, LO QUE NOS
PERMITIRA CONTAR CON UNA INFORMACIÓN CONFIABLE Y OPORTUNA TANTO A LAS AREAS DONDE
SE EJERCE EL PRESUPUESTO, COMO A LA INSTANCIA ENCARGADA DE SU FISCALIZACIÓN Y CONTROL.


CORRESPONDE AL CONJUNTO DE ADMINISTRATIVOS SU IMPLANTACIÓN Y A LA CONTRALORIA SU
SEGUIMIENTO, PARA QUE CON LAS OBSERVACIONES DERIVADAS DE SU VALIOSA EXPERIENCIA, NOS
CONDUZCAN A SU ENRIQUECIMIENTO Y SUPERACIÓN DE ESTE SISTEMA; POR LO QUE LAS CRITICAS Y
SUGERENCIAS SERÁN SIEMPRE BIENVENIDAS.
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                                 INDICE



1.- SISTEMA CONTABLE


 1.1 INTRODUCCIÓN

 1.2 CATÁLOGO DE CUENTAS

 1.3 MOVIMIENTO CONTABLE DE LAS PRINCIPALES CUENTAS

 1.4 GUÍA CONTABILIZADORA

 1.5 ASPECTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE

 1.6 GLOSARIO
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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA CONTABLE
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                              INTRODUCCIÓN


EL PRESENTE DOCUMENTO TIENE COMO PROPÓSITO FUNDAMENTAL EL DE UNIFICAR LOS REGISTROS
E INFORMACIÓN DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LA INSTITUCIÓN,
PRETENDIENDO ADEMÁS QUE ESTE MANUAL SIRVA DE GUÍA EN CUANTO A LA COMUNICACIÓN Y
COORDINACIÓN DE TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REALICEN DENTRO DE LA INSTITUCIÓN.


POR OTRO LADO, SE PUEDE DECIR QUE ESTE MANUAL TRATA DE QUE LA INFORMACIÓN SEA MÁS
AGIL, VERAZ Y OPORTUNA PARA LA PRESENTACIÓN DE SUS RESULTADOS EN LAS ACTIVIDADES
ENCOMENDADAS EN CADA UNO DE LOS DEPARTAMENTOS. CABE SEÑALARSE QUE DE NINGUNA
MANERA TRATA DE SER RIGIDO, SINO POR EL CONTRARIO, PROPORCIONA LINEAMIENTOS
INDICATIVOS QUE PERMITIRAN LA ESTRUCTURACIÓN EN CADA UNA DE LAS AREAS.


EN EL PRESENTE DOCUMENTO SE SEÑALA EL CATÁLOGO DE CUENTAS, ASÍ COMO TAMBIÉN DEL
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CADA UNA DE ELLAS (SE PRESENTAN A NUESTRO CRITERIO LAS
QUE PUEDEN SER MAS USUALES).

DECIR QUE ESTE TRABAJO PODRA SER ENRIQUECIDO CON TODAS AQUELLAS APORTACIONES QUE SE
RECABEN DE LAS PERSONAS ENCARGADAS DEL MANEJO PRESUPUESTAL COMO CONTABLE DENTRO
DE SU DEPARTAMENTO.
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                  CATÁLOGO DE CUENTAS PARA EL MANEJO DE SUBSIDIO

I.   CUENTAS DE ACTIVO
     10.   CIRCULANTE:

           102 BANCOS
               01 CUENTA “X” BANCO “X”
           104 ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
           105 FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR
           107 DEUDORES DIVERSOS
               01 “X”
               02 “Y”
               03 “Z”
           108 ANTICIPO A PROVEEDORES
           109 ALMACEN

     11 FIJO:

           110 GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO
           111 MAQUINARIA Y EQUIPO
           112 VEHÍCULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE
           113 EQUIPO DE INSTRUMENTO MÉDICO
           114 EQUIPO DE COMPUTO
           115 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMÓN
           120 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
           121 TERRENOS
           123 COLECCIÓN CIENTÍFICA, ART. Y CULT.110 EQUIPO DE TRANSPORTE
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CUENTAS DE PASIVO
        20 CIRCULANTE:

           201 PROVEEDORES
               01 “X”
               02 “Y”
               03 “Z”
           202 ACREEDORES DIVERSOS
               01 “X”
               02 “Y”
               03 “Z”
           204 IMPUESTOS POR PAGAR
           206 RETENCIONES

II.     CUENTAS DE PATRIMONIO
           300 PATRIMONIO
           301 RESULTADO DEL EJERCICIO


III.    CUENTAS DE RESULTADOS

        40 CUENTAS DE INGRESOS:

           400 INGRESOS PRESUPUESTALES
           402 INGRESOS EXTRAORDINARIOS
           404 PRODUCTOS FINANCIEROS
           405 OTROS PRODUCTOS

       50 CUENTAS DE EGRESOS:

           500 GASTOS PRESUPUESTALES
           502 OTROS GASTOS
           503 GASTOS FINANCIEROS
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102                         B   A    N   C     O     S

SE CARGA:                                          SE ABONA:

-POR TODOS AQUELLOS INGRESOS              - POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS
 QUE TIENE EL DEPARTAMENTO                  QUE TENGA QUE HACER EL DE-
 Y QUE PUEDEN SER:                          PARTAMENTO, COMO PUEDEN SER:
 LA CAJA.

-   PRESUPUESTO ASIGNADO                     - DOCUMENTO POR PAGAR A CAR-
-   INGRESOS POR SERVICIOS ESCO-             - GO DEL DEPARTAMENTO
-   LARES
-
-     INGRESOS POR SERVICIOS PROFE           - ACREEDORES DIVERSOS
-     SIONALES
-
-     INGRESOS POR OTROS                     - POR OTROS PAGOS DIVERSOS


                     EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
                     DEUDORA Y REPRESENTA LOS FONDOS DISPONI-
                     BLES EN CUENTAS BANCARIAS, EL CUAL DEBERÁ
                     CONCILIARSE CON LOS ESTADOS DE CUENTA QUE
                     PROPORCIONE EL BANCO SOBRE EL MANEJO DE -
                     LAS CUENTAS RESPECTIVAS.
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104                ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES

SE CARGA:                                 SE ABONA:

- POR LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS      - POR EL ESTIMADO DE LOS SALDOS PEN-
  PENDIENTES DE COMPROBAR A CAR-       DIENTES DE COMPROBAR, QUE SE ESTI-
  GO DE TERCEROS Y A FAVOR DE LA       MEN COMO INCOBRABLES.
  ENTIDAD.

                                      POR EL INCREMENTO DE LA ESTIMACIÓN
                                      QUE SE DETERMINE POR EL TRANSCURSO
                                      DEL TIEMPO.




                  SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE NO
                  RECUPERAR POR LOS GASTOS PENDIENTES
                  DE COMPROBAR O REINTEGRAR DE PARTE
                  DE LOS DEUDORES DIVERSOS

                  OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR
                  POR UBPP Y PERSONA.
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105                  FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR


SE CARGA:                                    SE ABONA:

- POR EL IMPORTE POR RECUPERAR, SE-    -   POR EL IMPORTE DE LOS CHEQUES COBRA-
  GÚN REQUISICIONES DE FONDOS A            DOS EN TESORERÍA, SEGÚN REQUISICIONES
  TESORERÍA ENVIADAS AL DEPARTA-            ENVIADAS AL DEPARTAMENTO DE CONTROL
  MENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL.           PRESUPUESTAL.




                  SU SALDO ES DE NATURALIZA DEUDORA Y REPRESEN-
                  TA PENDIENTE DE RECUPERAR POR REQUISICIONES EN-
                  VIADA A CONTROL PRESUPUESTAL.
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107                       DEUDORES DIVERSOS

SE CARGA:                                  SE ABONA:

-   DEL IMPORTE DE LAS CANTIDADES    - DEL IMPORTE DE LAS COMPROBACIONES
    ENTREGADAS A LA(S) PERSONA (S)     INTERNAS QUE SE REALICEN EN FORMA -
    RESPONSALBES DE EFECTUAR EL        PARCIAL O TOTAL EN EL TRANSCURSO DEL
    GASTO O SERVICIO DURANTE EL        EJERCICIO PRESUPUESTAL.
    EJERCICIO PRESUPUESTAL, SUJETO
    A COMPROBACIÓN INTERNA ANTE
    EL DEPARTAMENTO.

-   DEL IMPORTE DE PRESTAMOS QUE
    SE CONCEDEN A OTROS DEPARTA-
    MENTOS.




                   EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRE-
                   SENTA ADEUDOS A FAVOR DEL DEPARTAMENTO.
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108                               ANTICIPO A PROVEEDORES
SE CARGA:                                            SE ABONA:
-       POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO   - POR LA APLICACIÓN TOTAL O PARCIAL AL GAS-
        DEL EJERCICIO.                       TO PRESUPUESTAL DEL ANTICIPO AL PRO—
                                             VEEDOR PARA FINIQUITAR SU OBLIGACIÓN
    -    POR EL MONTO PARCIAL CONCEDI        DE ENTREGAR TOTAL O PARCIALMENTE LOS
        DO PROVEEDORES A CUENTA DEL          ARTÍCULOS O SERVICIOS ADQUIRIDOS.
        IMPORTE TOTAL DE LOS ARTÍCULOS
        O SERVICIOS QUE PROPORCIONARÁ. - POR LA PARTE PROPORCIONAL QUE SE AMOR-
                                         TIZA DEL ANTICIPO QUE POR INICIO DE OBRA
-       POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE  SE ENTREGÓ AL CONTRATISTA.
        POR INICIO DE OBRA, SE CONCEDA
        A CONTRATISTAS, EL CUAL SE
        AMORTIZARÁ EN LOS PAGOS POR
        AVANCES DE OBRA.



                         SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS ANTICIPOS
                         CONCEDIDOS A PROVEEDORES O CONTRATISTAS PEN—
                         DIENTES DE AMORTIZAR.

                         OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP,
                         PROYECTO, PARTIDA, PROVEEDOR O CONTRATISTA.
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109                           A L M A C E N

SE CARGA:                                  SE ABONA:

-    POR EL IMPORTE DEL SALDO AL         - POR EL IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS
    INICIO DEL EJERCICIO.                  QUE SE ENTREGAN A LAS UBPP.

-    POR EL IMPORTE DE LAS MERCAN-       - POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLUCIONES
    CÍAS ADQUIRIDAS DURANTE EL -           DE MERCANCÍAS QUE SE HAGA A LOS
    EJERCICIO.                             PROVEEDORES.

-    POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLU-       - POR LAS MERMAS Y PERDIDA DE MERCAN
    CIONES QUE REALICEN LAS UBPP.          CÁ.




                   SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL INVENTARIO
                   FINAL DE LAS EXISTENCIAS DE MERCANCIAS EN EL AL-
                   MACÉN.

                   OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR ALMACÉN
                   UBPP., PARTIDA, ARTÍCULOS.
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110                        GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO

SE CARGA:                                  SE ABONA:

-    POR EL IMPORTE DEL SALDO AL        - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y
    INICIO DEL EJERCICIO.                 BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS.
                                          DE LOS SEMOVIENTES.
-   POR LAS ADQUISICIONES QUE SE        - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI-
    REALICEN DURANTE EL EJERCICIO.        GUIENTE EJERCICIO.




                   SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL TOTAL DE
                   LOS SEMOVIENTES EN EXISTENCIA.

                   OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.
                   Y SEMOVIENTES
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111                         MAQUINARIA Y EQUIPO

SE CARGA:                                 SE ABONA:

-     POR EL IMPORTE DEL SALDO AL      - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS
      INICIO                            Y BAJAS POR DIFERENTES CON--
                                        CEPTOS DE LA MAQUINARIA Y
-    POR LAS ADQUISICIONES QUE          EQUIPO.
     SE REALICEN EN EL TRANSCUR-
    SO DEL EJERCICIO.                  – POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
                                         SIGUIENTE EJERCICIO.
-     POR DONATIVOS Y APOYOS DE
      PROYECTOS.




                    SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL TOTAL
                    DE MAQUINARIA QUE SE HA INVERTIDO.
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112                   VEHICULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE

SE CARGA:                                    SE ABONA:

-   POR EL IMPORTE DEL SALDO INICIO     - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS QUE
    CIO DEL EJERCICIO.                    POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN CON
                                          VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE

-    POR LAS ADQUISICIONES QUE SE       - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIENTE
    REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL         EJERCICIO.
    EJERCICIO.

-     POR DONATIVOS Y APOYOS DE PRO-
       YECTOS.




                    SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DE LOS
                    VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE EN EXISTEN-
                    CIA.

                    OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP
                    Y ARTÍCULOS.
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113                      EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO
SE CARGA:                                 SE ABONA:

-   POR EL IMPORTE DEL SALDO AL        - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y
    INICIO DEL EJERCICIO.                BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS
                                         SE REALICEN CON EL EQUIPO E INS-
                                         TRUMENTAL MÉDICO.

-   POR LAS ADQUISICIONES QUE SE      - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SI-
    REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL       SUIENTE EJERCICIO.
    EJERCICIO




                  SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL
                  EQUIPO E INSTRUMENTAL MÉDICO EN EXISTEN-
                  CIA.

                  OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
                  UBPP Y ARTÍCULO.
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114                         EQUIPO DE COMPUTO

SE CARGA:                                 SE ABONA:

-   POR EL IMPORTE DEL SALDO AL         - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS
    INICIO DEL EJERCICIO                  QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA-
                                          LICEN CON EL EQUIPO DE COMPUTO.

-   POR LAS ADQUISICIONES QUE SE       - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
    REALICEN DURANTE EL EJERCICIO.       TE EJERCICIO.




                  SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DEL
                  EQUIPO DE COMPUTO EN EXISTENCIA

                  OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR -
                  UBPP Y ARTÍCULO.
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                                     MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE


115                        MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMON

SE CARGA:                                   SE ABONA:

-. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL          - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BA-
    INICIO DEL EJERCICIO.                 JAS QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS
                                           SE REALICEN CON EL MOBILIARIO Y
                                           EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN.


-     POR LAS ADQUISICIONES QUE SE      - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI --
       REALICEN EN EL TRANSCURSO          GUIENTE EJERCICIO.
       DEL EJERCICIO.




                    SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL
                    MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN EN -
                    EXISTENCIA.

                    OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
                    UBPP Y ARTÍCULO.
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120                      EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES

SE CARGA:                                 SE ABONA:

-   POR EL IMPORTE DEL SALDO AL         - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE
    INICIO DEL EJERCICIO                  POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA-
                                         LICEN CON LOS EDIFICIOS Y CONS-
                                         TRUCCIONES.

-   POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI-     - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
    CIONES QUE SE REALICEN DURANTE       SIGUIENTE EJERCICIO.
    EL EJERCICIO.

-   POR LA CAPITALIZACIÓN DE LAS
    OBRAS EN PROCESO QUE HAN SIDO
    ENTREGADAS POR LAS CONSTRUC-
    TORAS.



                  SU SALDO REPRESENTE, EL COSTO TOTAL DE LOS EDIFICIOS
                  Y CONSTRUCCIONES PROPIEDAD DE LA INSTITUCIIÓN.
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121                           T E R R E N O S

SE CARGA:                                      SE ABONA:

-. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO      - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE POR
   DEL EJERCICIO.                            DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN -
                                             CON LOS TERRENOS.

-     POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISICIO-    - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
      NES QUE SE REALICEN DURANTE EL -       TE EJERCICIO.
      EJERCICIO.




                     SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LOS TE-
                     RRENOS PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN.
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123                COLECCIÓN, CIENTIFICA ARTISTICA Y LITERARIA
SE CARGA:                                  SE ABONA:

  -   POR EL IMPORTE DEL SALDO AL       - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BAJAS
       INICIO DEL EJERCICIO.              QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA
                                           CEN
  -   POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI-
       CIONES QUE SE REALICEN DURAN-    - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
       TE EL EJERCICIO.                   TE EJERCICIO.

  -   POR DONACIONES HECHA A LA INS-
       TITUCIÓN.

  -   POR NUEVAS CREACIONES LITERA-
       RIAS.



                 SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LA COLECCIÓN
                 CIENTÍFICA, ARTÍSTICA Y LITERARIA PROPIEDAD DE LA INS-
                 TITUCIÓN.

                 OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.
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201                            PROVEEDORES


SE CARGA:                                    SE ABONA:

-     DE LOS PAGOS EFECTUADOS POR EL    - POR LA ADQUISICION DE BIENES, YA SEA
      DEPARTAMENTO A CONTRATISTAS,        DE ACTIVO O DE CUALQUIER COMPRA -
      O CUALQUIER OTRO CONCEPTO.-         REALIZADA POR EL DEPARTAMENTO A -
                                          CREDITO.




                    EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
                    ACREEDORA Y REPRESENTA EL VALOR DE LOS --
                    ADEUDOS PENDIENTES DE CUBRIR POR LOS CON-
                    CEPTOS ANTERIORMENTE ANUNCIADOS.
.
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202                    ACREEDORES DIVERSOS


SE CARGA:                                SE ABONA:

-   DE LOS PAGOS REALIZADOS AL       - DEL IMPORTE EN DOCUMENTOS QUE
    PERSONAL UNA VEZ RECUPERA-         PRESENTA PERSONAL DEL DEPARTA-
    DOS LOS GASTOS ANTE LA TESO-       MENTO PARA SU PAGO Y SEAN PEN--
    RERÍA                              DIENTE DE RECUPERACIÓN A CON--
                                       TROL PRESUPUESTAL.




                  SU SALDO ES ACREEDOR Y REPRESENTA EL IMPORTE
                  PENDIENTE DE PAGO AL PERSONAL QUE ENTREGO
                  COMPROBANTES PARA SU RECUPERACIÓN.
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204                       IMPUESTOS POR PAGAR
SE CARGA:                                   SE ABONA:

-   POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS PAR-    - POR EL IMPORTE DEL SALDO PENDIENTE
    CIALES TOTALES DE LOS IMPUES—         DE PAGAR AL INICIO DEL EJERCICIO.
    TOS RETENIDOS Y ENTREGADOS A
    LAS DEPENDENCIAS CORRESPON—         - POR EL IMPORTE DE LAS RETENCIONES
    DIENTES.                             QUE POR CONCEPTO DEL ISPT 10% IVA
                                          S/HONORARIOS Y OTRO TIPO DE IMPUES-
-    POR IMPORTE DE IMPUESTOS RE-        TOS QUE SE RETENGA PERIÓDICAMENTE
    TENIDOS (DE MÁS) Y REINTEGRA-        PARA SU PAGO.
    DOS A LAS DIF. PERSONAS.

-    POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
    SIGUIENTE EJERCICIO.




                   SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LOS IM-
                   PUESTOS PENDIENTES DE PAGO ANTE LAS DE-

                   OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
                   EJERCICIOS PRESUPUESTAL, TIPO DE RETENCIÓN Y DE-
                   PENDENCIA.
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206                   R E T E N C I O N E S


SE CARGA:                               SE ABONA:

-SE CARGA POR EL VALOR NOMINAL      - SE ABONA POR EL VALOR NÓMINAL DE
DE LAS RETENCIONES PAGADAS A -        LAS RETENCIONES PENDIENTES DE PA-
CARGO DEL DEPARTAMENTO A LA TE-       GO AL INICIAR EL EJERCICIO.
SORERÍA.
                                    - POR TODAS LAS OBLIGACIONES SUS -
                                      CRITAS POR EL DEPARTAMENTO A UN
                                      PLAZO MENOR DE UN AÑO.




                 EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
                 ACREEDORA Y REPRESENTA LAS OBLIGACIONES
                 POR PARTE DEL DEPARTAMENTO, PENDIENTES DE
                 LIQUIDAR.
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300                        P A T R I M O N I O

SE CARGA:                                    SE ABONA:

-   POR LA BAJA QUE POR DIFERENTES      - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO
    CONCEPTOS SUFRA EL PATRIMONIO         DEL EJERCICIO.
    UNIVERSITARIO.

-     POR EL TRASPASO DEL SALDO AL –     - POR EL IMPORTE DE LA CAPITALIZACIÓN
      SIGUIENTE EJERCICIO.                 DE LOS ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS DU-
                                           RANTE EL EJERCICIO.




                    SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL
                    PATRIMONIO UNIVERSITARIO CON QUE --
                    CUENTA LA INSTITUCIÓN.

                    OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR
                    POR UBPP.
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301                     RESULTADO DEL EJERCICIO

SE CARGA:                                     SE ABONA:

-    POR EL IMPORTE DEL DÉFICIT PRESEN   - POR EL IMPORTE DEL SUPERÁVIT PRESEN-
    TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA       TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA.

-   POR EL TRASPASO.DEL SUPERÁVIT DEL - POR EL TRASPASO DEL DÉFICIT DEL EJER-
    EJERCICIO, A LA CUENTA DE RESULTA-  CICIO AL SIGUIENTE EJERCICIO A LA CUEN-
    DOS, DE RESULTADOS DE EJERCICIO     TA DE RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTE-
    ANTERIORES.                          RIORES.




                   SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LA UTILI-
                   DAD O PÉRDIDA OBTENIDO EN EL EJERCICIO QUE
                   TERMINA.
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400                          INGRESOS PRESUPUESTALES

SE CARGA:                                     SE ABONA:

-   POR EL PAGO A LA TESOFE DE LA RE-    - POR EL IMPORTE DE CADA MINISTRACIÓN
    DUCCIÓN AUTORIZADA DEL PRESU—          QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA -
    PUESTO, RECURSOS HAN SIDO LIBE—        INSTITUCIÓN.
    RADOS EN SU TOTALIDAD.

-   POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE-     - POR EL IMPORTE DEL PAGO DE LAS APLI-
    DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS.         CACIONES AL PRESUPUESTO DE LA INSTI-
                                           TUCIÓN, QUE LIBERE LA TESOFE.




                    SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS INGRESOS
                    PRESUPUESTALES PAGADOS POR LA TESOFE A FAVOR DE
                    LA INSTITUCIÓN.

                    OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR TIPO DE
                    APORTACIÓN POR PROGRAMA Y SUBPROGRAMA.
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402                        INGRESOS EXTRAORDINARIOS


SE CARGA:                                   SE ABONA:

-   POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE-    - POR EL IMPORTE DE LA MINISTRACIÓN
    DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS.        QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA
                                          INSTITUCIÓN PARA PAGOS EXTRAORDI—
                                          NARIOS.




                  SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DE LOS
                  INGRESOS EXTRAORDINARIOS PAGADOS POR LA –
                  TESOFE A FAVOR.
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404                       PRODUCTOS FINANCIEROS

SE CARGA:                                    SE ABONA:

-   POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE-    - POR EL IMPORTE DE INTERESES GENE-
    DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS         RADOS POR DEPÓSITOS BANCARIOS.




                   SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE POR CON-
                   CEPTO DE INTERESES A FAVOR DE LA INSTITU—
                   CIÓN.
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405                           OTROS PRODUCTOS

SE CARGA:                                  SE ABONA:

-   POR EL TRASPASO DEL SALDO --       - POR EL IMPORTE DE OTROS CON-
    ACREEDOR A LA CUENTA DE RE-          CEPTOS DISTINTOS A INGRESOS -
    SULTADOS.                            NORMALES, QUE SE RECIBAN EN
                                         CUENTA BANCARIA.




                    SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL
                    QUE POR OTROS CONCEPTOS OBTENGA LA -
                    INSTITUCIÓN.
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500                          GASTOS PRESUPUESTALES


SE CARGA:                                   SE ABONA:

-     POR EL IMPORTE DE LOS GASTOS      - POR LAS CANTIDADES RECUPERADAS NO
      EFECTUADOS DURANTE EL EJER-         EROGADAS.
      CICIO PRESUPUESTAL, LOS CUA-
      LES SE AFECTARAN A LOS PRO--      - POR SU SALDO AL FINAL DEL EJERCICIO
      YECTOS Y PARTIDAS AUTORIZA-         POR AJUSTE.
      DAS PARA EL DEPARTAMENTO.




                     SU SALDO ES DE NATURALEZA DEUDORA
                     Y EXPRESA EL PRESUPUESTO EJERCIDO AL
                     FINALIZAR EL EJERCICIO PRESUPUESTAL.
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502                       OTROS       GASTOS

SE CARGA:                                 SE ABONA:

-   POR TODAS AQUELLAS EROGACIONES    - AL FINAL DEL CIERRE POR AJUSTE.
    QUE EFECTUA EL DEPARTAMENTO,
    QUE NO ESTAN CONTEMPLADAS DEN-
    TRO DEL CATÁLOGO.




                  SU SALDO ES DEUDOR Y REPSENTA LA CANTIDAD
                  DE PAGOS REALIZADOS NO CONTEMPLADOS DEL
                  GASTO PRESUPUESTAL.
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503                        GASTOS FINANCIEROS

SE CARGA:                                 SE ABONA:

-   POR TODAS AQUELLAS COMISIONES      - AL CIERRE DEL EJERCICIO POR
    O INTERESES QUE PAGAN A INSTITU-     AJUSTE.
    CIONES BANCARIAS, SEA CUAL FUERE
    SU CAUSA (COMISIONES POR CHEQUES
    DEVUELTOS, INTERESES POR PRESTA-
    MOS, ETC.)




                       SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL
                       TOTAL DE GASTOS POR COMISIONES INDI-
                       CADAS.
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                                                                         MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE

                                                                                       PÓLIZAS
          OPERACIÓN                                DOCUMENTOS FUENTES                  QUE SE      CUENTAS DE CARGO           CUENTAS DE ABONO
                                                                                       ORIGINA

-    Solicitud de Requisición de Fondos a      -    Ficha de Depósito                    P. I.   102 Bancos                  202 Acreedores Diversos
     Tesorería, por concepto de FONDO
     REVOLVENTE.

-    Por el gasto efectuado por el             -    Facturas, Recibos, etc.              P.Ch.   500 Gastos Presupuéstales   102 Bancos
     Departamento y entreguen la doc.                                                            501 Proyecto “X”            102-01 Cuenta “X”
                                                                                                       Partida “X”
-    Por la entrega de documentos sujetos      -    Facturas, Recibos, etc.              P. D.   500 Gastos Presupuestales   202 Acreedores Diversos
    a recuperación.                                                                              501 Proyectos

-    Por la recuperación de los gastos         -    Requisición de Fondos y Ficha de     P.I.    102 Bancos                  400 Ingresos Presupuéstales
     efectuados en Tesorería                        depósito

                                                                                         P.Ch    202 Acreedores Diversos     102 Bancos
-   Pago a Acreedores internos por Recu-       -    Recibos
    peración de gastos

-    Por la recuperación de Fondo Rev.         -    Requisición de Fondos                P.D.    107 Deudores Diversos       400 Ingresos Presuéstales

-    Por el Depósito de Recuperación del       -    Ficha de Depósito                    P.I.    102 Bancos                  107 Deudores Diversos
     Fondo Revolvente

-    Por la dotación de material surtido por   -    Requisición al Almacén               P.D.    500 Gastos Presupuéstales   400 Ingresos Presupuéstales
     el Almacén General.                            valuada                                      501 Proyecto “X”
                                                                                                       Partida “X”
-    Por los pedidos de materiales surtidos    -    Pedidos                              P.D     500 Gastos Presupuéstales   400 Ingresos Presupuéstales
     por Recursos Materiales (de acuerdo –                                                       501 Proyecto “X”
      a normatividad)                                                                                  Partida “X”

                                                                                         P.D.    500 Gastos Presupuéstales   400 Ingresos Presupuéstales
-    Por la dotación de vales de gasolina.     -    Oficio
                                                       UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                       MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE

                                                                                   PÓLIZAS
       OPERACIÓN                             DOCUMENTOS FUENTES                    QUE SE        CUENTAS DE CARGO         CUENTAS DE ABONO
                                                                                   ORIGINA


-   Por el consumo de servicio teléfonico      -   Oficio y/o copia de Estado de    P.D.     500 Gastos Presupuéstales   400 Ingresos Presupuéstales
    Pagado por la Admón., Central                  Cuentas

-   Por la entrega de dinero por parte del     -   Oficio de Solicitud de Fondos    P.Ch.    107 Deudores Diversos       102 Bancos
    Departamento al responsable del gasto.                                                         “X”                   101 Cuenta “X”

-   Por la comprobación interna por parte      -   Documentos originales            P.D.     500 Gastos Presupuéstales   107 Deudores Diversos
    del responsable del gasto al                   (Facturas, recibos)                       501 Proyecto “X”
    Departamento.                                                                                  Partida “X”

-   Compra de material (no existente en el     -   Facturas                         P.Ch     500 Gastos Presupuéstales   102 Bancos
    Almacén) (contado).                                                                      501 Proyectos “X”           102-1 Cuenta “X”
                                                                                                    Partida “X”
-   Compra de material a crédito               -   Facturas                         P.D.     500 Gastos Presupuéstales   201 Proveedores
                                                                                             501 Proyecto “X”            201-01 “X”
                                                                                                   Partida “X”

-   Pago a Proveedores                         -   Copia Factura                    P:Ch.    201 Proveedores             102 Bancos
                                                        UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                        MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE

                                                                                     PÓLIZAS
        OPERACIÓN                                  DOCUMENTOS FUENTES                QUE SE      CUENTAS DE CARGO           CUENTAS DE ABONO
                                                                                     ORIGINA
-   Adquisición de Equipo de Computo y         -    Factura                            P.Ch.   500 Gastos Presupuéstales   102 Bancos
    otros                                                                                          Proyecto “X”            102-01 Cuenta “X”
                                                                                                     Partida

                                                                                       P.D.    114 Equipó de Cómputo       300 Patrimonio
                                                                                                   “X”

        PARA EL CASO DE
    PRÁCTICAS Y EXCURSIONES

-   Por la comprobación de las nóminas a       -    Requisición de Fondos, Nominas     P.D.    500 Gastos Presupuéstales   202 Acreedores Diversos
    Contraloría y Tesorería.                        Ficha de Depósito                  P. I.   102 Bancos                  400 Ingresos Presupuéstales

-   Por la expedición del cheque al profesor
    responsable del grupo y viaje              -    Nóminas y cheque                   P.Ch.   107 Deudores Diversos       102 Bancos

-   Por la comprobación interna del            -    Nómina                             P.D.    202 Acreedores Diversos     107 Deudores Diversos
    profesor responsable del viaje

                                                                                       P.D.    202 Acreedores Diversos     107 Deudores Diversos
-   Por la comprobación interna por parte      -    Nóminas Firmadas
    del profesor responsable del viaje,
                                                                                       P. I.   102 Bancos                  202 Acreedores Diversos
    cuando exista remanente.                   -    Dicha de Depósito

                                                                                       P.D.    202 Acreedores Diversos     107 Deudores Diversos
-   Por la comprobación interna cuando         -    Nóminas firmadas
    exista excedente de gastos por                                                     P.Ch.   500 Gastos Presupuéstales   102 Bancos
    imprevistos en el viaje.                   -    Comprobación de gastos
                                                   UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                  MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE


                                                                               PÓLIZAS
        OPERACIÓN                             DOCUMENTOS FUENTES              QUE SE        CUENTAS DE CARGO            CUENTAS DE ABONO
                                                                              ORIGINA


-   Por el reintegro a la Tesorería por   -    Copia del Gasto a Comprobar      P.Ch.    400 Ingresos Presupuéstales   102 Bancos
    remanente de gastos por comprobar o
    Fondo Revolvente (Reing. Por
    Subsidio).

                                          -    Requisición de Fondos a Tesorería P.D.    202 Acreedores Diversos       400 Ingresos Presupuestales
-   Por el reintegro del Fondo
    Revolvente a través de control             con documentos originales
    Presupuestal                               (facturas, viáticos, etc.)




P.D. PÓLIZA DE DIARIO

P.I. PÓLIZA DE INGRESOS

P. Ch PÓLIZA CHEQUE
                                                            UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                             MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE


                                        ASPECTOS A CONSIDERAR CON CARÁCTER GENERAL Y OBLIGATORIO


•   Cuentas bancarias se abrirán a nombre de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO, y la UBPP que corresponda. ( Ejem. UACH-CONTRALORÍA
    GENERAL). Y bajo la modalidad de firmas mancomunadas.

•   Las cuentas bancarias se deberán reportar ante el departamento de Ingresos de la Tesorería General de la UACh.

•   Las UBPP´s que manejen recursos propios, deben contar con una cuenta bancaria para estos y otra para subsidio.

•   Todos los cheques que se expidan deberán ser NOMINATIVOS, y los que sean por un importe superior a $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.) además
    deberán ser cruzados, para abono en cuenta o no negociable, considerando que este importe limite se variara de acuerdo a las reformas que sufra la Ley del
    Impuesto Sobre La Renta.

•   Las Pólizas cheque deben ser copia fiel del cheque que amparan.

•   Las pólizas cheque en el recuadro de Recibido deben indicar fecha, nombre y firma; cuando este documento sea entregado a una tercera persona será a través
    de poder y previa identificación, dejando constancia mediante fotocopia del documentos que avale esta situación.

•   Las pólizas de Ingresos, egresos y Diario deben tener su respectivo asiento contable y deben estar debidamente requísitadas, llenando y firmando los recuadros
    al calce de las pólizas (elaboró, revisó y autorizó), considerando que estas funciones las deben realizar personas diferentes.

•   Conservar copia de la documentación soporte de las pólizas tanto de ingresos, como de egresos y las de diario; así como en las Requisiciones de Fondos a
    Tesorería.

•   La ficha de depósito debe indicar el origen del ingreso, la cual será referencia para la elaboración de la póliza de ingreso

•    Los gastos a comprobar internos, invariablemente se deben soportar mediante recibos, los cuales se encuentran establecidos en la normatividad interna, y este
    cuenta con la estructura y funciones de pagaré.
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                                                                           MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE



•    Queda estrictamente prohibido otorgar recursos como préstamos personales. Así como entregar cantidad alguna a personas que no tengan relación laboral con
    la UACH.

•   En el Gasto a comprobar interno, se indique invariablemente fecha de reintegro o comprobación de recursos. Y una vez transcurrido dicho plazo el
    administrativo de la UBPP, deberá requerir mediante oficio la comprobación o reintegro.

•   Realizar conciliaciones bancarias mensuales debidamente requisitadas al contar con los nombres y firmas autógrafas de quien elabora, revisa y autoriza.

•    Toda persona que gire cheques sin fondos de las cuentas de la UACh, y este movimiento ocasione cargos bancarios, estos importes serán responsabilidad de
    los libradores de la cuenta, debiendo estos realizar el reintegro en efecivo de dichos cargos.

•   Invariablemente se tendrá que respetar en todas las pólizas (diario, ingresos y egresos) el orden cronológico y numérico
                                                     UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                   MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE

                                                                      GLOSARIO
Sistema contable:
     • Es el proceso contable para llevar ordenadamente las cuentas de la empresa, estar informados de cual es situación de la misma y buscar alternativas
        atractivas que le permitan ahorrar en costo y/o gastos, para aumentar sus expectativas de rendimiento.
Guía Contabilizadota:
     • Manual en el que se establecen los preceptos e instrucciones necesarios para el correcto registro de las operaciones. Usualmente incluye. Catalogo de
        cuentas, análisis de movimientos de cada una de las cuentas
Catálogo de cuentas:
     • Lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de cuentas que en un momento determinado son requeridos para el control de las operaciones de una
        entidad.
Cuenta:
     • Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, de
        Pasivo y de Capital.
Activo:
     • Bienes y derechos propiedad del ente económico.
Activo Circulante:
     • Bienes y derechos que están en rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo
Activo Fijo:
     • Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos.
Cargos Diferidos:
     • Gastos pagados por anticipado por lo que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente.
Pasivo:
     • Deudas y obligaciones del ente económico.
Pasivo Circulante o Flotante:
     • Deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un año.
Pasivo Fijo o Consolidado:
     • Deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, a partir de la fecha del balance
                                                    UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO


                                                                  MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE


Créditos diferidos:
    • Cantidades cobradas anticipadamente por lo que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el
         tiempo.
Debe:
    • Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.
Haber:
    • Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
Movimiento deudor:
    • Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta
Movimiento acreedor:
    • se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo deudor:
    • Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
Saldo acreedor:
    • Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Balanza de comprobación:
    • Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario han sido registrados en las cuenta s de
         mayor, respetando la partida doble.
Balance general o Estado de situación:
    • Es el documento contable que presenta la situación financiera de un ente en una fecha determinada
Estado de resultados:
    • Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.
Póliza de ingresos:
    • Documento en el cual se registran todas las entradas de efectivo, en Bancos.
Póliza de egresos:
    • Documento en el cual se registran todas las salidas de efectivo en Bancos.
Póliza de diario
    • Documento en el cual se registran operaciones distintas de entrada y salida de efectivo.

								
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