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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO
MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE
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MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE
PRESENTACIÓN
EL PRESENTE SISTEMA CONTABLE RESPONDE A UNA DE LAS PRINCIPALES PREOCUPACIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL, EN EL SENTIDO DE SENTAR LAS BASES ORGANIZATIVAS DE SUS
CELULAS -UBPP´S- QUE LE PERMITAN UN MANEJO MAS CLARO Y EFICAZ DE SUS RECURSOS.
LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS DIFERENTES UBPP´S ENCONTRARAN EN EL
SISTEMA CONTABLE UN VALIOSO APOYO EN EL REGISTRO DE SUS OPERACIONES, LO QUE NOS
PERMITIRA CONTAR CON UNA INFORMACIÓN CONFIABLE Y OPORTUNA TANTO A LAS AREAS DONDE
SE EJERCE EL PRESUPUESTO, COMO A LA INSTANCIA ENCARGADA DE SU FISCALIZACIÓN Y CONTROL.
CORRESPONDE AL CONJUNTO DE ADMINISTRATIVOS SU IMPLANTACIÓN Y A LA CONTRALORIA SU
SEGUIMIENTO, PARA QUE CON LAS OBSERVACIONES DERIVADAS DE SU VALIOSA EXPERIENCIA, NOS
CONDUZCAN A SU ENRIQUECIMIENTO Y SUPERACIÓN DE ESTE SISTEMA; POR LO QUE LAS CRITICAS Y
SUGERENCIAS SERÁN SIEMPRE BIENVENIDAS.
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INDICE
1.- SISTEMA CONTABLE
1.1 INTRODUCCIÓN
1.2 CATÁLOGO DE CUENTAS
1.3 MOVIMIENTO CONTABLE DE LAS PRINCIPALES CUENTAS
1.4 GUÍA CONTABILIZADORA
1.5 ASPECTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
1.6 GLOSARIO
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INSTRUCTIVO DEL SISTEMA CONTABLE
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INTRODUCCIÓN
EL PRESENTE DOCUMENTO TIENE COMO PROPÓSITO FUNDAMENTAL EL DE UNIFICAR LOS REGISTROS
E INFORMACIÓN DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LA INSTITUCIÓN,
PRETENDIENDO ADEMÁS QUE ESTE MANUAL SIRVA DE GUÍA EN CUANTO A LA COMUNICACIÓN Y
COORDINACIÓN DE TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REALICEN DENTRO DE LA INSTITUCIÓN.
POR OTRO LADO, SE PUEDE DECIR QUE ESTE MANUAL TRATA DE QUE LA INFORMACIÓN SEA MÁS
AGIL, VERAZ Y OPORTUNA PARA LA PRESENTACIÓN DE SUS RESULTADOS EN LAS ACTIVIDADES
ENCOMENDADAS EN CADA UNO DE LOS DEPARTAMENTOS. CABE SEÑALARSE QUE DE NINGUNA
MANERA TRATA DE SER RIGIDO, SINO POR EL CONTRARIO, PROPORCIONA LINEAMIENTOS
INDICATIVOS QUE PERMITIRAN LA ESTRUCTURACIÓN EN CADA UNA DE LAS AREAS.
EN EL PRESENTE DOCUMENTO SE SEÑALA EL CATÁLOGO DE CUENTAS, ASÍ COMO TAMBIÉN DEL
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CADA UNA DE ELLAS (SE PRESENTAN A NUESTRO CRITERIO LAS
QUE PUEDEN SER MAS USUALES).
DECIR QUE ESTE TRABAJO PODRA SER ENRIQUECIDO CON TODAS AQUELLAS APORTACIONES QUE SE
RECABEN DE LAS PERSONAS ENCARGADAS DEL MANEJO PRESUPUESTAL COMO CONTABLE DENTRO
DE SU DEPARTAMENTO.
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CATÁLOGO DE CUENTAS PARA EL MANEJO DE SUBSIDIO
I. CUENTAS DE ACTIVO
10. CIRCULANTE:
102 BANCOS
01 CUENTA “X” BANCO “X”
104 ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES
105 FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR
107 DEUDORES DIVERSOS
01 “X”
02 “Y”
03 “Z”
108 ANTICIPO A PROVEEDORES
109 ALMACEN
11 FIJO:
110 GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO
111 MAQUINARIA Y EQUIPO
112 VEHÍCULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE
113 EQUIPO DE INSTRUMENTO MÉDICO
114 EQUIPO DE COMPUTO
115 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMÓN
120 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
121 TERRENOS
123 COLECCIÓN CIENTÍFICA, ART. Y CULT.110 EQUIPO DE TRANSPORTE
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CUENTAS DE PASIVO
20 CIRCULANTE:
201 PROVEEDORES
01 “X”
02 “Y”
03 “Z”
202 ACREEDORES DIVERSOS
01 “X”
02 “Y”
03 “Z”
204 IMPUESTOS POR PAGAR
206 RETENCIONES
II. CUENTAS DE PATRIMONIO
300 PATRIMONIO
301 RESULTADO DEL EJERCICIO
III. CUENTAS DE RESULTADOS
40 CUENTAS DE INGRESOS:
400 INGRESOS PRESUPUESTALES
402 INGRESOS EXTRAORDINARIOS
404 PRODUCTOS FINANCIEROS
405 OTROS PRODUCTOS
50 CUENTAS DE EGRESOS:
500 GASTOS PRESUPUESTALES
502 OTROS GASTOS
503 GASTOS FINANCIEROS
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102 B A N C O S
SE CARGA: SE ABONA:
-POR TODOS AQUELLOS INGRESOS - POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS
QUE TIENE EL DEPARTAMENTO QUE TENGA QUE HACER EL DE-
Y QUE PUEDEN SER: PARTAMENTO, COMO PUEDEN SER:
LA CAJA.
- PRESUPUESTO ASIGNADO - DOCUMENTO POR PAGAR A CAR-
- INGRESOS POR SERVICIOS ESCO- - GO DEL DEPARTAMENTO
- LARES
-
- INGRESOS POR SERVICIOS PROFE - ACREEDORES DIVERSOS
- SIONALES
-
- INGRESOS POR OTROS - POR OTROS PAGOS DIVERSOS
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
DEUDORA Y REPRESENTA LOS FONDOS DISPONI-
BLES EN CUENTAS BANCARIAS, EL CUAL DEBERÁ
CONCILIARSE CON LOS ESTADOS DE CUENTA QUE
PROPORCIONE EL BANCO SOBRE EL MANEJO DE -
LAS CUENTAS RESPECTIVAS.
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104 ESTIMACION PARA CUENTAS INCOBRABLES
SE CARGA: SE ABONA:
- POR LA CANCELACIÓN DE ADEUDOS - POR EL ESTIMADO DE LOS SALDOS PEN-
PENDIENTES DE COMPROBAR A CAR- DIENTES DE COMPROBAR, QUE SE ESTI-
GO DE TERCEROS Y A FAVOR DE LA MEN COMO INCOBRABLES.
ENTIDAD.
POR EL INCREMENTO DE LA ESTIMACIÓN
QUE SE DETERMINE POR EL TRANSCURSO
DEL TIEMPO.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE NO
RECUPERAR POR LOS GASTOS PENDIENTES
DE COMPROBAR O REINTEGRAR DE PARTE
DE LOS DEUDORES DIVERSOS
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR
POR UBPP Y PERSONA.
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105 FONDO REVOLVENTE POR RECUPERAR
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE POR RECUPERAR, SE- - POR EL IMPORTE DE LOS CHEQUES COBRA-
GÚN REQUISICIONES DE FONDOS A DOS EN TESORERÍA, SEGÚN REQUISICIONES
TESORERÍA ENVIADAS AL DEPARTA- ENVIADAS AL DEPARTAMENTO DE CONTROL
MENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL. PRESUPUESTAL.
SU SALDO ES DE NATURALIZA DEUDORA Y REPRESEN-
TA PENDIENTE DE RECUPERAR POR REQUISICIONES EN-
VIADA A CONTROL PRESUPUESTAL.
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107 DEUDORES DIVERSOS
SE CARGA: SE ABONA:
- DEL IMPORTE DE LAS CANTIDADES - DEL IMPORTE DE LAS COMPROBACIONES
ENTREGADAS A LA(S) PERSONA (S) INTERNAS QUE SE REALICEN EN FORMA -
RESPONSALBES DE EFECTUAR EL PARCIAL O TOTAL EN EL TRANSCURSO DEL
GASTO O SERVICIO DURANTE EL EJERCICIO PRESUPUESTAL.
EJERCICIO PRESUPUESTAL, SUJETO
A COMPROBACIÓN INTERNA ANTE
EL DEPARTAMENTO.
- DEL IMPORTE DE PRESTAMOS QUE
SE CONCEDEN A OTROS DEPARTA-
MENTOS.
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DEUDOR Y REPRE-
SENTA ADEUDOS A FAVOR DEL DEPARTAMENTO.
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108 ANTICIPO A PROVEEDORES
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO - POR LA APLICACIÓN TOTAL O PARCIAL AL GAS-
DEL EJERCICIO. TO PRESUPUESTAL DEL ANTICIPO AL PRO—
VEEDOR PARA FINIQUITAR SU OBLIGACIÓN
- POR EL MONTO PARCIAL CONCEDI DE ENTREGAR TOTAL O PARCIALMENTE LOS
DO PROVEEDORES A CUENTA DEL ARTÍCULOS O SERVICIOS ADQUIRIDOS.
IMPORTE TOTAL DE LOS ARTÍCULOS
O SERVICIOS QUE PROPORCIONARÁ. - POR LA PARTE PROPORCIONAL QUE SE AMOR-
TIZA DEL ANTICIPO QUE POR INICIO DE OBRA
- POR EL IMPORTE DEL ANTICIPO QUE SE ENTREGÓ AL CONTRATISTA.
POR INICIO DE OBRA, SE CONCEDA
A CONTRATISTAS, EL CUAL SE
AMORTIZARÁ EN LOS PAGOS POR
AVANCES DE OBRA.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS ANTICIPOS
CONCEDIDOS A PROVEEDORES O CONTRATISTAS PEN—
DIENTES DE AMORTIZAR.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP,
PROYECTO, PARTIDA, PROVEEDOR O CONTRATISTA.
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109 A L M A C E N
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS MERCANCÍAS
INICIO DEL EJERCICIO. QUE SE ENTREGAN A LAS UBPP.
- POR EL IMPORTE DE LAS MERCAN- - POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLUCIONES
CÍAS ADQUIRIDAS DURANTE EL - DE MERCANCÍAS QUE SE HAGA A LOS
EJERCICIO. PROVEEDORES.
- POR EL IMPORTE DE LAS DEVOLU- - POR LAS MERMAS Y PERDIDA DE MERCAN
CIONES QUE REALICEN LAS UBPP. CÁ.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL INVENTARIO
FINAL DE LAS EXISTENCIAS DE MERCANCIAS EN EL AL-
MACÉN.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR ALMACÉN
UBPP., PARTIDA, ARTÍCULOS.
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110 GANADO Y EQUIPO DE TRABAJO
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y
INICIO DEL EJERCICIO. BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS.
DE LOS SEMOVIENTES.
- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI-
REALICEN DURANTE EL EJERCICIO. GUIENTE EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL TOTAL DE
LOS SEMOVIENTES EN EXISTENCIA.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.
Y SEMOVIENTES
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111 MAQUINARIA Y EQUIPO
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS
INICIO Y BAJAS POR DIFERENTES CON--
CEPTOS DE LA MAQUINARIA Y
- POR LAS ADQUISICIONES QUE EQUIPO.
SE REALICEN EN EL TRANSCUR-
SO DEL EJERCICIO. – POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
SIGUIENTE EJERCICIO.
- POR DONATIVOS Y APOYOS DE
PROYECTOS.
SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL TOTAL
DE MAQUINARIA QUE SE HA INVERTIDO.
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112 VEHICULO Y EQUIPO DE TRANSPORTE
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO INICIO - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS QUE
CIO DEL EJERCICIO. POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN CON
VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE
- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIENTE
REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL EJERCICIO.
EJERCICIO.
- POR DONATIVOS Y APOYOS DE PRO-
YECTOS.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DE LOS
VEHÍCULOS Y EQUIPO DE TRANSPORTE EN EXISTEN-
CIA.
OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP
Y ARTÍCULOS.
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113 EQUIPO E INSTRUMENTAL MEDICO
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y
INICIO DEL EJERCICIO. BAJAS POR DIFERENTES CONCEPTOS
SE REALICEN CON EL EQUIPO E INS-
TRUMENTAL MÉDICO.
- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SI-
REALICEN EN EL TRANSCURSO DEL SUIENTE EJERCICIO.
EJERCICIO
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL
EQUIPO E INSTRUMENTAL MÉDICO EN EXISTEN-
CIA.
OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
UBPP Y ARTÍCULO.
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114 EQUIPO DE COMPUTO
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS Y BAJAS
INICIO DEL EJERCICIO QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA-
LICEN CON EL EQUIPO DE COMPUTO.
- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRANSPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
REALICEN DURANTE EL EJERCICIO. TE EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DEL
EQUIPO DE COMPUTO EN EXISTENCIA
OBSERVACIONES SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR -
UBPP Y ARTÍCULO.
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115 MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMON
SE CARGA: SE ABONA:
-. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BA-
INICIO DEL EJERCICIO. JAS QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS
SE REALICEN CON EL MOBILIARIO Y
EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN.
- POR LAS ADQUISICIONES QUE SE - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SI --
REALICEN EN EL TRANSCURSO GUIENTE EJERCICIO.
DEL EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL DEL
MOBILIARIO Y EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN EN -
EXISTENCIA.
OBSERVACIONES, SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
UBPP Y ARTÍCULO.
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120 EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE
INICIO DEL EJERCICIO POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA-
LICEN CON LOS EDIFICIOS Y CONS-
TRUCCIONES.
- POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
CIONES QUE SE REALICEN DURANTE SIGUIENTE EJERCICIO.
EL EJERCICIO.
- POR LA CAPITALIZACIÓN DE LAS
OBRAS EN PROCESO QUE HAN SIDO
ENTREGADAS POR LAS CONSTRUC-
TORAS.
SU SALDO REPRESENTE, EL COSTO TOTAL DE LOS EDIFICIOS
Y CONSTRUCCIONES PROPIEDAD DE LA INSTITUCIIÓN.
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121 T E R R E N O S
SE CARGA: SE ABONA:
-. POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO - POR EL IMPORTE DE LAS BAJAS QUE POR
DEL EJERCICIO. DIFERENTES CONCEPTOS SE REALICEN -
CON LOS TERRENOS.
- POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISICIO- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
NES QUE SE REALICEN DURANTE EL - TE EJERCICIO.
EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LOS TE-
RRENOS PROPIEDAD DE LA INSTITUCIÓN.
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123 COLECCIÓN, CIENTIFICA ARTISTICA Y LITERARIA
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL SALDO AL - POR EL IMPORTE DE LAS VENTAS O BAJAS
INICIO DEL EJERCICIO. QUE POR DIFERENTES CONCEPTOS SE REA
CEN
- POR EL IMPORTE DE LAS ADQUISI-
CIONES QUE SE REALICEN DURAN- - POR EL TRASPASO DEL SALDO AL SIGUIEN-
TE EL EJERCICIO. TE EJERCICIO.
- POR DONACIONES HECHA A LA INS-
TITUCIÓN.
- POR NUEVAS CREACIONES LITERA-
RIAS.
SU SALDO REPRESENTA, EL COSTO TOTAL DE LA COLECCIÓN
CIENTÍFICA, ARTÍSTICA Y LITERARIA PROPIEDAD DE LA INS-
TITUCIÓN.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR UBPP.
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201 PROVEEDORES
SE CARGA: SE ABONA:
- DE LOS PAGOS EFECTUADOS POR EL - POR LA ADQUISICION DE BIENES, YA SEA
DEPARTAMENTO A CONTRATISTAS, DE ACTIVO O DE CUALQUIER COMPRA -
O CUALQUIER OTRO CONCEPTO.- REALIZADA POR EL DEPARTAMENTO A -
CREDITO.
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
ACREEDORA Y REPRESENTA EL VALOR DE LOS --
ADEUDOS PENDIENTES DE CUBRIR POR LOS CON-
CEPTOS ANTERIORMENTE ANUNCIADOS.
.
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202 ACREEDORES DIVERSOS
SE CARGA: SE ABONA:
- DE LOS PAGOS REALIZADOS AL - DEL IMPORTE EN DOCUMENTOS QUE
PERSONAL UNA VEZ RECUPERA- PRESENTA PERSONAL DEL DEPARTA-
DOS LOS GASTOS ANTE LA TESO- MENTO PARA SU PAGO Y SEAN PEN--
RERÍA DIENTE DE RECUPERACIÓN A CON--
TROL PRESUPUESTAL.
SU SALDO ES ACREEDOR Y REPRESENTA EL IMPORTE
PENDIENTE DE PAGO AL PERSONAL QUE ENTREGO
COMPROBANTES PARA SU RECUPERACIÓN.
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204 IMPUESTOS POR PAGAR
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DE LOS PAGOS PAR- - POR EL IMPORTE DEL SALDO PENDIENTE
CIALES TOTALES DE LOS IMPUES— DE PAGAR AL INICIO DEL EJERCICIO.
TOS RETENIDOS Y ENTREGADOS A
LAS DEPENDENCIAS CORRESPON— - POR EL IMPORTE DE LAS RETENCIONES
DIENTES. QUE POR CONCEPTO DEL ISPT 10% IVA
S/HONORARIOS Y OTRO TIPO DE IMPUES-
- POR IMPORTE DE IMPUESTOS RE- TOS QUE SE RETENGA PERIÓDICAMENTE
TENIDOS (DE MÁS) Y REINTEGRA- PARA SU PAGO.
DOS A LAS DIF. PERSONAS.
- POR EL TRASPASO DEL SALDO AL
SIGUIENTE EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LOS IM-
PUESTOS PENDIENTES DE PAGO ANTE LAS DE-
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR
EJERCICIOS PRESUPUESTAL, TIPO DE RETENCIÓN Y DE-
PENDENCIA.
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206 R E T E N C I O N E S
SE CARGA: SE ABONA:
-SE CARGA POR EL VALOR NOMINAL - SE ABONA POR EL VALOR NÓMINAL DE
DE LAS RETENCIONES PAGADAS A - LAS RETENCIONES PENDIENTES DE PA-
CARGO DEL DEPARTAMENTO A LA TE- GO AL INICIAR EL EJERCICIO.
SORERÍA.
- POR TODAS LAS OBLIGACIONES SUS -
CRITAS POR EL DEPARTAMENTO A UN
PLAZO MENOR DE UN AÑO.
EL SALDO DE ESTA CUENTA ES DE NATURALEZA
ACREEDORA Y REPRESENTA LAS OBLIGACIONES
POR PARTE DEL DEPARTAMENTO, PENDIENTES DE
LIQUIDAR.
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300 P A T R I M O N I O
SE CARGA: SE ABONA:
- POR LA BAJA QUE POR DIFERENTES - POR EL IMPORTE DEL SALDO AL INICIO
CONCEPTOS SUFRA EL PATRIMONIO DEL EJERCICIO.
UNIVERSITARIO.
- POR EL TRASPASO DEL SALDO AL – - POR EL IMPORTE DE LA CAPITALIZACIÓN
SIGUIENTE EJERCICIO. DE LOS ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS DU-
RANTE EL EJERCICIO.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DEL
PATRIMONIO UNIVERSITARIO CON QUE --
CUENTA LA INSTITUCIÓN.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR
POR UBPP.
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301 RESULTADO DEL EJERCICIO
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DEL DÉFICIT PRESEN - POR EL IMPORTE DEL SUPERÁVIT PRESEN-
TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA TADO EN EL EJERCICIO QUE TERMINA.
- POR EL TRASPASO.DEL SUPERÁVIT DEL - POR EL TRASPASO DEL DÉFICIT DEL EJER-
EJERCICIO, A LA CUENTA DE RESULTA- CICIO AL SIGUIENTE EJERCICIO A LA CUEN-
DOS, DE RESULTADOS DE EJERCICIO TA DE RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTE-
ANTERIORES. RIORES.
SU SALDO REPRESENTA, EL TOTAL DE LA UTILI-
DAD O PÉRDIDA OBTENIDO EN EL EJERCICIO QUE
TERMINA.
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400 INGRESOS PRESUPUESTALES
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL PAGO A LA TESOFE DE LA RE- - POR EL IMPORTE DE CADA MINISTRACIÓN
DUCCIÓN AUTORIZADA DEL PRESU— QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA -
PUESTO, RECURSOS HAN SIDO LIBE— INSTITUCIÓN.
RADOS EN SU TOTALIDAD.
- POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DEL PAGO DE LAS APLI-
DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS. CACIONES AL PRESUPUESTO DE LA INSTI-
TUCIÓN, QUE LIBERE LA TESOFE.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE DE LOS INGRESOS
PRESUPUESTALES PAGADOS POR LA TESOFE A FAVOR DE
LA INSTITUCIÓN.
OBSERVACIONES: SE UTILIZARÁ AUXILIAR POR TIPO DE
APORTACIÓN POR PROGRAMA Y SUBPROGRAMA.
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402 INGRESOS EXTRAORDINARIOS
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DE LA MINISTRACIÓN
DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS. QUE LIBERE LA TESOFE A FAVOR DE LA
INSTITUCIÓN PARA PAGOS EXTRAORDI—
NARIOS.
SU SALDO REPRESENTA EL IMPORTE TOTAL DE LOS
INGRESOS EXTRAORDINARIOS PAGADOS POR LA –
TESOFE A FAVOR.
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404 PRODUCTOS FINANCIEROS
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL TRASPASO DEL SALDO ACREE- - POR EL IMPORTE DE INTERESES GENE-
DOR A LA CUENTA DE RESULTADOS RADOS POR DEPÓSITOS BANCARIOS.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE POR CON-
CEPTO DE INTERESES A FAVOR DE LA INSTITU—
CIÓN.
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405 OTROS PRODUCTOS
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL TRASPASO DEL SALDO -- - POR EL IMPORTE DE OTROS CON-
ACREEDOR A LA CUENTA DE RE- CEPTOS DISTINTOS A INGRESOS -
SULTADOS. NORMALES, QUE SE RECIBAN EN
CUENTA BANCARIA.
SU SALDO REPRESENTA, EL IMPORTE TOTAL
QUE POR OTROS CONCEPTOS OBTENGA LA -
INSTITUCIÓN.
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500 GASTOS PRESUPUESTALES
SE CARGA: SE ABONA:
- POR EL IMPORTE DE LOS GASTOS - POR LAS CANTIDADES RECUPERADAS NO
EFECTUADOS DURANTE EL EJER- EROGADAS.
CICIO PRESUPUESTAL, LOS CUA-
LES SE AFECTARAN A LOS PRO-- - POR SU SALDO AL FINAL DEL EJERCICIO
YECTOS Y PARTIDAS AUTORIZA- POR AJUSTE.
DAS PARA EL DEPARTAMENTO.
SU SALDO ES DE NATURALEZA DEUDORA
Y EXPRESA EL PRESUPUESTO EJERCIDO AL
FINALIZAR EL EJERCICIO PRESUPUESTAL.
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502 OTROS GASTOS
SE CARGA: SE ABONA:
- POR TODAS AQUELLAS EROGACIONES - AL FINAL DEL CIERRE POR AJUSTE.
QUE EFECTUA EL DEPARTAMENTO,
QUE NO ESTAN CONTEMPLADAS DEN-
TRO DEL CATÁLOGO.
SU SALDO ES DEUDOR Y REPSENTA LA CANTIDAD
DE PAGOS REALIZADOS NO CONTEMPLADOS DEL
GASTO PRESUPUESTAL.
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503 GASTOS FINANCIEROS
SE CARGA: SE ABONA:
- POR TODAS AQUELLAS COMISIONES - AL CIERRE DEL EJERCICIO POR
O INTERESES QUE PAGAN A INSTITU- AJUSTE.
CIONES BANCARIAS, SEA CUAL FUERE
SU CAUSA (COMISIONES POR CHEQUES
DEVUELTOS, INTERESES POR PRESTA-
MOS, ETC.)
SU SALDO ES DEUDOR Y REPRESENTA EL
TOTAL DE GASTOS POR COMISIONES INDI-
CADAS.
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PÓLIZAS
OPERACIÓN DOCUMENTOS FUENTES QUE SE CUENTAS DE CARGO CUENTAS DE ABONO
ORIGINA
- Solicitud de Requisición de Fondos a - Ficha de Depósito P. I. 102 Bancos 202 Acreedores Diversos
Tesorería, por concepto de FONDO
REVOLVENTE.
- Por el gasto efectuado por el - Facturas, Recibos, etc. P.Ch. 500 Gastos Presupuéstales 102 Bancos
Departamento y entreguen la doc. 501 Proyecto “X” 102-01 Cuenta “X”
Partida “X”
- Por la entrega de documentos sujetos - Facturas, Recibos, etc. P. D. 500 Gastos Presupuestales 202 Acreedores Diversos
a recuperación. 501 Proyectos
- Por la recuperación de los gastos - Requisición de Fondos y Ficha de P.I. 102 Bancos 400 Ingresos Presupuéstales
efectuados en Tesorería depósito
P.Ch 202 Acreedores Diversos 102 Bancos
- Pago a Acreedores internos por Recu- - Recibos
peración de gastos
- Por la recuperación de Fondo Rev. - Requisición de Fondos P.D. 107 Deudores Diversos 400 Ingresos Presuéstales
- Por el Depósito de Recuperación del - Ficha de Depósito P.I. 102 Bancos 107 Deudores Diversos
Fondo Revolvente
- Por la dotación de material surtido por - Requisición al Almacén P.D. 500 Gastos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales
el Almacén General. valuada 501 Proyecto “X”
Partida “X”
- Por los pedidos de materiales surtidos - Pedidos P.D 500 Gastos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales
por Recursos Materiales (de acuerdo – 501 Proyecto “X”
a normatividad) Partida “X”
P.D. 500 Gastos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales
- Por la dotación de vales de gasolina. - Oficio
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PÓLIZAS
OPERACIÓN DOCUMENTOS FUENTES QUE SE CUENTAS DE CARGO CUENTAS DE ABONO
ORIGINA
- Por el consumo de servicio teléfonico - Oficio y/o copia de Estado de P.D. 500 Gastos Presupuéstales 400 Ingresos Presupuéstales
Pagado por la Admón., Central Cuentas
- Por la entrega de dinero por parte del - Oficio de Solicitud de Fondos P.Ch. 107 Deudores Diversos 102 Bancos
Departamento al responsable del gasto. “X” 101 Cuenta “X”
- Por la comprobación interna por parte - Documentos originales P.D. 500 Gastos Presupuéstales 107 Deudores Diversos
del responsable del gasto al (Facturas, recibos) 501 Proyecto “X”
Departamento. Partida “X”
- Compra de material (no existente en el - Facturas P.Ch 500 Gastos Presupuéstales 102 Bancos
Almacén) (contado). 501 Proyectos “X” 102-1 Cuenta “X”
Partida “X”
- Compra de material a crédito - Facturas P.D. 500 Gastos Presupuéstales 201 Proveedores
501 Proyecto “X” 201-01 “X”
Partida “X”
- Pago a Proveedores - Copia Factura P:Ch. 201 Proveedores 102 Bancos
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PÓLIZAS
OPERACIÓN DOCUMENTOS FUENTES QUE SE CUENTAS DE CARGO CUENTAS DE ABONO
ORIGINA
- Adquisición de Equipo de Computo y - Factura P.Ch. 500 Gastos Presupuéstales 102 Bancos
otros Proyecto “X” 102-01 Cuenta “X”
Partida
P.D. 114 Equipó de Cómputo 300 Patrimonio
“X”
PARA EL CASO DE
PRÁCTICAS Y EXCURSIONES
- Por la comprobación de las nóminas a - Requisición de Fondos, Nominas P.D. 500 Gastos Presupuéstales 202 Acreedores Diversos
Contraloría y Tesorería. Ficha de Depósito P. I. 102 Bancos 400 Ingresos Presupuéstales
- Por la expedición del cheque al profesor
responsable del grupo y viaje - Nóminas y cheque P.Ch. 107 Deudores Diversos 102 Bancos
- Por la comprobación interna del - Nómina P.D. 202 Acreedores Diversos 107 Deudores Diversos
profesor responsable del viaje
P.D. 202 Acreedores Diversos 107 Deudores Diversos
- Por la comprobación interna por parte - Nóminas Firmadas
del profesor responsable del viaje,
P. I. 102 Bancos 202 Acreedores Diversos
cuando exista remanente. - Dicha de Depósito
P.D. 202 Acreedores Diversos 107 Deudores Diversos
- Por la comprobación interna cuando - Nóminas firmadas
exista excedente de gastos por P.Ch. 500 Gastos Presupuéstales 102 Bancos
imprevistos en el viaje. - Comprobación de gastos
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MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE
PÓLIZAS
OPERACIÓN DOCUMENTOS FUENTES QUE SE CUENTAS DE CARGO CUENTAS DE ABONO
ORIGINA
- Por el reintegro a la Tesorería por - Copia del Gasto a Comprobar P.Ch. 400 Ingresos Presupuéstales 102 Bancos
remanente de gastos por comprobar o
Fondo Revolvente (Reing. Por
Subsidio).
- Requisición de Fondos a Tesorería P.D. 202 Acreedores Diversos 400 Ingresos Presupuestales
- Por el reintegro del Fondo
Revolvente a través de control con documentos originales
Presupuestal (facturas, viáticos, etc.)
P.D. PÓLIZA DE DIARIO
P.I. PÓLIZA DE INGRESOS
P. Ch PÓLIZA CHEQUE
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ASPECTOS A CONSIDERAR CON CARÁCTER GENERAL Y OBLIGATORIO
• Cuentas bancarias se abrirán a nombre de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO, y la UBPP que corresponda. ( Ejem. UACH-CONTRALORÍA
GENERAL). Y bajo la modalidad de firmas mancomunadas.
• Las cuentas bancarias se deberán reportar ante el departamento de Ingresos de la Tesorería General de la UACh.
• Las UBPP´s que manejen recursos propios, deben contar con una cuenta bancaria para estos y otra para subsidio.
• Todos los cheques que se expidan deberán ser NOMINATIVOS, y los que sean por un importe superior a $2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.) además
deberán ser cruzados, para abono en cuenta o no negociable, considerando que este importe limite se variara de acuerdo a las reformas que sufra la Ley del
Impuesto Sobre La Renta.
• Las Pólizas cheque deben ser copia fiel del cheque que amparan.
• Las pólizas cheque en el recuadro de Recibido deben indicar fecha, nombre y firma; cuando este documento sea entregado a una tercera persona será a través
de poder y previa identificación, dejando constancia mediante fotocopia del documentos que avale esta situación.
• Las pólizas de Ingresos, egresos y Diario deben tener su respectivo asiento contable y deben estar debidamente requísitadas, llenando y firmando los recuadros
al calce de las pólizas (elaboró, revisó y autorizó), considerando que estas funciones las deben realizar personas diferentes.
• Conservar copia de la documentación soporte de las pólizas tanto de ingresos, como de egresos y las de diario; así como en las Requisiciones de Fondos a
Tesorería.
• La ficha de depósito debe indicar el origen del ingreso, la cual será referencia para la elaboración de la póliza de ingreso
• Los gastos a comprobar internos, invariablemente se deben soportar mediante recibos, los cuales se encuentran establecidos en la normatividad interna, y este
cuenta con la estructura y funciones de pagaré.
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• Queda estrictamente prohibido otorgar recursos como préstamos personales. Así como entregar cantidad alguna a personas que no tengan relación laboral con
la UACH.
• En el Gasto a comprobar interno, se indique invariablemente fecha de reintegro o comprobación de recursos. Y una vez transcurrido dicho plazo el
administrativo de la UBPP, deberá requerir mediante oficio la comprobación o reintegro.
• Realizar conciliaciones bancarias mensuales debidamente requisitadas al contar con los nombres y firmas autógrafas de quien elabora, revisa y autoriza.
• Toda persona que gire cheques sin fondos de las cuentas de la UACh, y este movimiento ocasione cargos bancarios, estos importes serán responsabilidad de
los libradores de la cuenta, debiendo estos realizar el reintegro en efecivo de dichos cargos.
• Invariablemente se tendrá que respetar en todas las pólizas (diario, ingresos y egresos) el orden cronológico y numérico
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GLOSARIO
Sistema contable:
• Es el proceso contable para llevar ordenadamente las cuentas de la empresa, estar informados de cual es situación de la misma y buscar alternativas
atractivas que le permitan ahorrar en costo y/o gastos, para aumentar sus expectativas de rendimiento.
Guía Contabilizadota:
• Manual en el que se establecen los preceptos e instrucciones necesarios para el correcto registro de las operaciones. Usualmente incluye. Catalogo de
cuentas, análisis de movimientos de cada una de las cuentas
Catálogo de cuentas:
• Lista ordenada de cuentas, esto es, un listado de cuentas que en un momento determinado son requeridos para el control de las operaciones de una
entidad.
Cuenta:
• Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, de
Pasivo y de Capital.
Activo:
• Bienes y derechos propiedad del ente económico.
Activo Circulante:
• Bienes y derechos que están en rotación o movimiento constante y de fácil conversión en dinero en efectivo
Activo Fijo:
• Bienes y derechos que tienen cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propósito de usarlos y no de venderlos.
Cargos Diferidos:
• Gastos pagados por anticipado por lo que se espera recibir un servicio aprovechable posteriormente.
Pasivo:
• Deudas y obligaciones del ente económico.
Pasivo Circulante o Flotante:
• Deudas y obligaciones que venzan en un plazo menor de un año.
Pasivo Fijo o Consolidado:
• Deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, a partir de la fecha del balance
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Créditos diferidos:
• Cantidades cobradas anticipadamente por lo que se tiene la obligación de proporcionar un servicio y que son convertibles en utilidad conforme pasa el
tiempo.
Debe:
• Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.
Haber:
• Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
Movimiento deudor:
• Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta
Movimiento acreedor:
• se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo deudor:
• Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
Saldo acreedor:
• Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Balanza de comprobación:
• Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los asientos del Diario han sido registrados en las cuenta s de
mayor, respetando la partida doble.
Balance general o Estado de situación:
• Es el documento contable que presenta la situación financiera de un ente en una fecha determinada
Estado de resultados:
• Es un documento contable que muestra detallada y ordenadamente la utilidad o perdida del ejercicio.
Póliza de ingresos:
• Documento en el cual se registran todas las entradas de efectivo, en Bancos.
Póliza de egresos:
• Documento en el cual se registran todas las salidas de efectivo en Bancos.
Póliza de diario
• Documento en el cual se registran operaciones distintas de entrada y salida de efectivo.
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