CONTROL DE GESTIÓN (1)

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CONTROL DE GESTIÓN (1) Powered By Docstoc
					     CONTROL
   DE GESTIÓN (1)
 DESARROLLO DE LOS NEGOCIOS
 DISEÑO ORGANIZACIONAL



        UNIVERSIDAD ARTURO PRAT
    Departamento de Auditoría y Sistemas de Información
                     Iquique - Chile
¿Cómo funciona hoy la
    Empresa?
Crecimiento continuo de mercados
      => Mercados Estancados.
Crecimiento Competencia => Reducción de
Mercados.
Inestabilidad.
 PERIODO       MERCADOS     TURBULENCIA   ADMINISTRACION    RENTABILIDAD       AREA CLAVE
                                                            MARCACA POR


 1900-1960   CRECIENTES     CONTROLABLE   TRADICIONAL       EFICIENCIA         PRODUCCION


                                          PLANEAMIENTO
                                                            PARTICIPACION EN   MARKETING
 1960-1977   ESTANCADOS       ALTA        ESTRATEGICO
                                                            EL MERCADO
                                          /MARKETING


                                                           VENTAJAS             TODAS
1977 EN      CRECIENTES Y                  ESTRATEGIA Y    COMPETITIVAS
                            MUY ALTA
ADELANTE     DECRECIENTES                  COMPETENCIA     DINAMICAS
        El Entorno de negocios hoy
 Aceleración del cambio permanente en el
  mundo de negocios.
 Globalización. (alta presión competitiva)
 Información disponible masivamente,
  clientes más exigentes.
 Necesidad de productos personalizados.
 Reducción de márgenes de utilidad.
 Desregulación, desprotección de mercados.
 Cambios de los medios de distribución de
  los productos.
                                 LA METAMORFOSIS
                                DE LA ADMINISTRACIÓN




                                                  PENSAMIENTO SISTEMICO O INTEGRADOR
LA PERSONA
                                                                                          DOMINIO




                 PENSAMIENTO LINEAL /SECUENCIAL
   COMO
                                                                                         PERSONAL
 RECURSO




                         DETERMINISTA
VISION DE LA                                                                               VISIONES
  CUPULA                                                                                 COMPARTIDAS
                                                                                                        ORGANIZACION
                                                                                                          FLEXIBLE/
                                                                                       RECONOCIMIENTO   INTELIGENTE
OBJETIVIDAD
                                                                                       DE LOS MODELOS
FORMALISMO                                                                                MENTALES



                                                                                         APRENDIZAJE
INDIVIDUALISMO                                                                            EN EQUIPO
Modelo de Anthony
         • Decisiones estratégicas
         • Resultados a largo plazo
         • Impacto institucional

         • Decisiones tácticas
         • Resultados a mediano Plazo
         • Impacto en Area o función

         • Decisiones de control
         • Resultados a corto plazo
         • Impacto control operacional

         • Decisiones de operación
         • Resultados inmediatos
         • Impacto en proceso de Trans.
            Modelo de Blumenthal
                                  Sistema de Información


CGC
                                       MIG
CGC


CGC

                                       MIO
CGC

      CGC        CGC   Centro Gerencial de Control
      MIG        MIG   Modulo de Información Gerencial
                 MIO   Modulo de Información Operacional
      MIO
       Anthony - Blumenthal
 NIVELES DE DECISION Y                                        BASES DE DATOS Y
EMPLEO DE INFORMACION                                      PROCESO DE INFORMACION
                                                           Información para la toma de
             Información con alto nivel de agregación,   decisiones estratégico, medición
                   concentración de información           de desempeño de la empresa,
                                                           información del medio socio
                                                                   económico


                Información periódica, concentrada,      Información para el análisis de la
                   estadísticas, proyecciones, etc.      operación, supervisión y control
                                                             táctico. Soporte a toma de
                                                            decisiones a mediano plazo

                     Información diaria sumarizada,
                    información sobre excepciones,        Información para el control de
                          análisis comparativos           operaciones y para soporte de
                                                          decisiones a corto e inmediato
                                                            plazo. Supervisión directa


                     Información diaria detallada,         Información a nivel operativo
                        registros individuales,              necesaria para soportar la
                         información en línea                operación cotidiana de la
                                                               empresa y registro de
                                                                   operaciones

                 DATOS OPERATIVOS
      Niveles Conceptuales de la Organización

                             CLIENTES
                                                NIVEL ESTRATEGICO

                     Misión, Objetivos, Estrategia
                            PRODUCTOS Y SERVICIOS

                                FUNCIONES

     Actividades, Procesos, Sistemas de Información y Comunicación

NIVEL ORGANIZATIVO             ESTRUCTURA

                            RECURSOS HUMANOS



          Recursos Económicos, Recursos Materiales,
                  Recursos de Conocimiento
                                            NIVEL DE RECURSOS
MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION

  Modelo responde 5 preguntas:
     QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO.

  NIVEL ESTRATEGICO:
     El QUÉ.
     Permite situar a la Organización (Posicionamiento)
     El posicionamiento depende de dos variables MISION Y
      ESTRUCTURA
     VARIABLES:
         FINALIDAD
         MISION
         POLITICA
         OBJETIVOS CUANTO, CUANDO, CON QUÉ
         ESTRATEGIAS
         PROGRAMA
         PREVISIONES
         CLIENTES
         SERVICIOS
MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION

 Modelo responde 5 preguntas:
    QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO.

  NIVEL ORGANIZATIVO:
    El CÓMO.
    Cómo la misión se concreta en la estructura
    VARIABLES:

          FUNCIONES
          ACTIVIDADES
          PROCESOS
          ESTRUCTURA
          CULTURAL
MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION

Modelo responde 5 preguntas:
   QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO.

 NIVEL DE RECURSOS:
   El CON QUÉ, QUIÉNES
   Nv.Estratégico ALMA, Nv.Organizativo MENTE y Nv. De
    RECURSOS CUERPO
   VARIABLES:

         RECURSOS HUMANOS
         RECURSOS MATERIALES
         RECURSOS FINANCIEROS
         RECUROS DE CONOCIMIENTO
DISEÑO ORGANIZACIONAL...

 Rol de la Estructura Organizacional.
     COORDINAR.
     MOTIVAR.


 La estructura configura la forma como
  las personas se comportan o cómo
  actuarán en el escenario organizacional.
DISEÑO ORGANIZACIONAL...

 Luego de formular la estrategia, se
  debe diseñar una estructura
  organizacional que soporte la
  implementación de la misma.
DISEÑO ORGANIZACIONAL...

 FORMACION DE BLOQUES
  ORGANIZATIVOS.

                          VERTICAL
  • DIFERENCIACION
  • INTEGRACION          HORIZONTAL
 DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación, Integración, Costos
  Burocráticos (1)....

   Costos Burocráticos:

       “         Implementación,
       coordinación, motivación
       de las actividades, operar
       un sistema de estructura..”
  DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación, Integración, Costos
  Burocráticos (2)....

   Costos Burocráticos:
      • Cuanto más compleja sea la estructura,
        mayores serán los costos burocráticos.

      • Mayor        diferenciación,    mayor
        integración,        mayor      tiempo
        administrativo.

      • Rentabilidad.
                       Buen
                      Diseño
                   Organizacional



Ahorros en los   Cómo      incrementa la   Capacidad de
 Costos de la
 Estructura
                 Rentabilidad el Diseño    creación de
                 Organizacional ...???
Organizacional                                VALOR


 Ventaja,                                   Ventaja en
bajo costo.                                Diferenciación




                  INCREMENTO EN
                    LA UTILIDAD
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...

 Propósito, especificar las relaciones de
  reporte que vinculan a las personas.
 Especificar la cantidad apropiada de niveles
  jerárquicos y el correcto control para
  implementar la Estrategia.
    ESTRUCTURA PLANA
    ESTRUCTURA ALTA
    Estructura ALTA
1
2                             1
3
                              2
4
                              3
5                     Estructura PLANA

6
7
  DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...

 Problemas de Jerarquías ALTAS:

     Coordinación y Monitoreo.
     Cadena de mando Mínima.
     Distorsión de la Información.
     Motivación.
     Gran Cantidad de Gerencias Medias.

                                         COSTOS
                                      BUROCRATICOS
 DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...
          Centralización o
        Descentralización?????

Cuándo la autoridad se considera
        centralizada???

Cuándo la autoridad se considera
      descentralizada???
 DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...
Descentralización promueve.....
   Reducción de sobrecarga de la información.
   Gerentes con más tiempo para decisiones
    estratégicas.
   Reduce los costos burocráticos.
   Promueve la Flexibilidad organizacional.
   Aumenta la motivación y Responsabilidad.
   Permite desarrollar una Ventaja Estratégica en
    los negocios.
 DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...


Si la Descentralización es tan
efectiva, Por qué no todas las
organizaciones se descentralizan
o evitan estructuras altas o
verticales ??????....
 DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Vertical ...


La Centralización               Tiene        sus
ventajas....

   Facilita la coordinación.
   Permite que las decisiones se ajusten a los
    grandes objetivos institucionales. Por qué???.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...
 Propósito, es la división y agrupación de las
  tareas para el logro de los objetivos de
  negocio.
 PRINCIPIO:
    “ La Estructura Organizacional sigue a la
    Estrategia de Crecimiento de una
    Organización, o en otras palabras el rango
    y variedad de tareas que escoge seguir” .
    Alfred D.Chandler
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...
 Criterios de Departamentalización...

    Homogeneidad de las tareas (AFINIDAD)
    Categorías de tareas (Operativas o Asesoras).
    Producto. (Criterio si existe especialización).
    Territorio.(Criterio si existen zonas geográficas)
    Cliente.(Criterio si existen )
    Equipo de tareas. ( Equipos múltiples o matriciales)
     Conjunto de labores a un equipo que posee los conocimeintos
     y capacidades necesarias.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Simple o Funcional:
    Normalmente la utiliza una organización
     pequeña, que genera pocos productos
     relacionados para un segmento específico
     del mercado.

     Normalmente es el empresario y dueño
      quien asume la mayor parte de las tareas
      administrativas.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Simple o Funcional (2):

    No existe       mucha    disposición   a     la
     formalidad.
    Diferenciación Horizontal es BAJA.
    Se definen las tareas por especialización.
   Estructura Organizativa por Funciones

                                      GERENTE GENERAL




             GERENTE DE                  GERENTE DE                  GERENTE DE
             PRODUCCION                  MARKETING                    FINANZAS




                                     INVESTIG.
                           CONTROL
INGENIERIA      PROCESOS                DE       VENTAS   CONTABI.   CREDITO      COMPRAS
                           CALIDAD   MERCADOS
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Simple o Funcional (3):
   Ventajas:
    Fomenta la Especialización.
    Mejor control y monitoreo de las acciones.
    Reduce los costos burocráticos.
    Incrementa la flexibilidad operacional.
    Permite un uso eficiente de los recursos.
    Lealtad a las metas del grupo más que a
     las de la organización..
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Simple o Funcional (4):
   Problemas:

    Comunicación.
    Medición.


    Estratégicos.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura por Territorio:


    Más probable en organizaciones          en
     organizaciones dispersas físicamente.


    Las regiones geográficas se convierten en
     la base de agrupación de las actividades
     organizacionales.
Estructura Organizativa por Territorio

                                    GERENTE GENERAL




           GERENTE DE                  GERENTE DE                  GERENTE DE
           ZONA NORTE                 ZONA CENTRO                   ZONA SUR




SUC 1RA.      SUC.2DA.   SUC.3RA.   ISUC.4Y5     SUC.     SUC6 7    SUC 8        SUC.9
REGION        REGION     REGION      REGION    SANTIAGO   REGION   REGION       REGION
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

   Estructura por Territorio:
    Ventajas y Problemas:

     Responde a las Necesidades Locales.

     Reduce Costos.

     Mayor y mejor Control.
     Poca efectividad en caso de Integración y
      Diversificación.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura por Productos:

    Las actvidades de producción y ventas de
     un producto, se        encuentran con las
     líneas de productos o proyectos a fin de
     reducir   los   costos    burocráticos  e
     incrementar la capacidad de monitoreo y
     control.
 Estructura Organizativa por Producto

                                   GERENTE GENERAL



            GERENTE DE                GERENTE DE                 GERENTE DE
            CHEVROLET                   VOLVO                     PONTIAC



               MODELO    MODELO    IMODELO   MODELO    MODELO    MODELO
                                                                            MODELO
CAMIONETA      CUATRO      DOS      CUATRO     DOS       DOS     CUATRO
                                                                           DEPORTIVO
               PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

   Estructura por Producto:
    Ventajas y Problemas (1):
     Identificación con un solo producto
      (solidaridad).
     Facilita la administración (Centros de
      responsabilidad).

     Amplio campo de actividades           de los
      administradores (funciones).
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

   Estructura por Producto:
    Ventajas y Problemas (2):

     Problemas de orden de competencias.

     Problemas de duplicación de capacidades.

     Se adapta mejor a grandes empresas con
      muchos productos.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Matricial:
  Origen USA       (Necesidad      doble    flujo   de
   autoridad).
  Suele deberse a:
    • Presión de liderazgo, tanto en las funciones   y el
      producto, terriotorio, proyect...
    • Necesidad de compartir recursos (Administración
      Eficiente.)
             Estructura Organizativa Matricial
    GERENTE DE PRODUCTO



                                                GERENTE GENERAL




                                                GERENTE FUNCIONAL




                          ADMINISTRACION   PRODUCCION        VENTAS   I+D



PRODUCTO 1



PRODUCTO 2



PRODUCTO 3
     DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...
     Estructura Matricial:
      Ventajas y Problemas:
     Costosa, compleja, largo período de adaptación.
     Ruptura principio de unidad de mando.
     Lucha de poderes.
     Flexibilidad.
     Cooperación.
     Reduce conflictos.
     Genera moticación.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Múltiple:
  Permite el crecimiento con manejo adecuado del
   control organizacional.
  Cada línea de producto o unidad de negocio
   establece su propia unidad o división
   autosuficiente.
  Existe mayor diferenciación vertical.
   DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...

 Estructura, Múltiple (2):

  Cada división tiene un complejo y completo
   conjunto de servicios.

  Costos burocráticos MUY ALTOS.
  Responsabilidades Estratégicas.
                              Estructura Organizativa Múltiple

                                                                                                          DIRECTORIO

                                                                                                      Gerencia General


                                           Ge1                                                                                  Ge1                                                                                                  Ge1




                                                                                                                                                                                      GERENT E DE PRODUCT O
                                                                                                                                                                                                                                    GERENT E GENERAL



                                       GERENT E GENERAL                                                                       GERENT E GENERAL                                                                                      GERENT E FUNCIONAL




             GERENT E DE                  GERENT E DE                 GERENT E DE                     GERENT E DE               GERENT E DE                 GERENT E DE                                       ADMINISTRACION   PRODUCCION         VENTAS   I+ D
             PRODUCCION                   MARKETING                    FINANZAS                       CHEVROLET                   VOLVO                       PONTIAC
                                                                                                                                                                                  PRODUCTO 1

                                      INVESTIG.                                                           MODELO    MODELO    IMODELO   MODELO    MODELO    MODELO                PRODUCTO 2
                           CONTROL                                                                                                                                     MODELO
INGENIERIA      PROCESOS                 DE       VENTAS   CONTABI.   CREDITO       COMPRAS   CAMIONETA   CUATRO      DOS      CUATRO     DOS       DOS     CUATRO
                           CALIDAD                                                                                                                                    DEPORTIVO
                                     MERCADOS                                                             PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS   PUERTAS
                                                                                                                                                                                  PRODUCTO 3
     DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...
     Estructura Múltiple:
      Ventajas y Problemas:
     Mejor y Mayor control Financiero.
     Mejor y Mayor control Estratégico.
     Permite un Mayor y Mejor Crecimiento.
     Promueve la Eficiencia Interna.
     Conflictos de relación Autoridad Corporatriva
      divisional.
     Distorción de la Información.
     DISEÑO ORGANIZACIONAL...
 Diferenciación Horizontal ...
     Estructura Múltiple:
      Ventajas y Problemas (2):


     Competencia de Recursos.
     Transferencia de Precios.
     Concentración en el Corto Plazo en I+D.
     Altos Costos Burocráticos.
         Secuencia
                                                 SIMPLE
   Estrategia / Estructura      FUNCIONAL
                                                  INTEGRACION VERTICAL
  DIVERSIFICACION
  NO RELACIONADA
                                                          DIVERSIFICACION
                                                           RELACIONADA
                             CRECIMIENTO
         HOLDING                                     FUNCIONAL
                                                    CENTRALIZADA
  ADQUISICION
  DE NEGOCIOS                                      DIVERSIFICACION
NO RELACIONADOS               MULTIDIVISIONAL       RELACIONADA

                                    EXPANSION
                                   TERRITORIAL
     HOLGIN GLOBAL                                    FUNCIONAL
                                                       GLOBAL


           CRECIMIENTO                            DIVERSIFICACION
                                                   RELACIONADA
                              MULTINACIONAL
                                 GLOBAL
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
   Integración ...

 La primera decisión que se toma respecto al
  diseño organizacional es la Diferenciación;
  la segunda corresponde al nivel de
  Integración.

 La integración se refiere al grado en que la
  organización     busca      coordinar   sus
  actividades que generan valor.
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
   Integración (2) ...


 Existen elevados costos burocráticos
  asociados a la coordinación de las
  actividades generadoras de VALOR.

 Es necesario entonces sólo integrar las
  actividades necesarias que la estrategia
  requiere para una implementación más
  efectiva.
      DISEÑO ORGANIZACIONAL...
       Integración, Mecanismos ...

   Contacto Directo       Gerente de Ventas Y Producción

   Roles de Vinculación   Gerente de Ventas Y Planta

   Comités de Trabajo     Ventas, Producción, I+D

   Equipos                Comité Ejecutivo Organizacional

   Roles Integradores     Planificación Estratégica (Gerente)

   Matriz                 Todos los Roles son integradores
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
   Integración, Mecanismos ...

 Rol de Vinculación



       Ventas              Producción
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
   Integración, Mecanismos ...

 Comité o Equipo de Trabajo

         Ventas          Producción




        Marketing
                          Servicios
    DISEÑO ORGANIZACIONAL...
     Integración, Mecanismos ...

   Rol Integrador


División1           Rol             División1
                 Integrador
                                 Elementos de un Sistema
                  ENTORNO
                                       de Control



                  CULTURA
                ORGANIZATIVA



                   ESTILOS DE
               COMPORTAMIENTO
                  INDIVIDUAL E
                INTERPERSONAL
ESTRUCTURA                               ESTRATEGIA
ORGANIZATIVA



                  SISTEMA
                DE CONTROL

                RESULTADO