How To Write For The Media

HOW TO WRITE FOR THE MEDIA  Public Service Announcement  A public service announcement (PSA) is used to inform the public – through the media – of a university event or  activity that promotes public service aims and objectives.  Every television, radio and newspaper outlet has policies governing PSAs. The organization issuing the PSA must  be able to demonstrate that the information contained in the PSA is in the public interest. For example, a PSA could  be used to promote a lecture series, an art or architecture exhibit or even a public book signing – as long as the  events either raise money for a recognized charity or are non­profit.  PSAs differ from news releases in that they are short, contain only the bare facts, and should be written in a style  that is broadcast ready. The idea is that an announcer should be able to read the text as is with little or no editing. A  PSA should be no more than 30 seconds long.  When writing a PSA remember the ‘inverted pyramid’ principle: focus on the most important information at the  beginning and leave information of lesser importance to the end. You would want to include the following  information (a) what the event is (b) when it is being held (c) location of the event (d) the sponsor (e) correct contact  information including a name and phone number.  Media Advisory  A media advisory is used to invite the media to an important event or to advise reporters and editors about a change  in a previously announced program. It can also be used to remind the media about a news conference or other  Carleton University event to which they have already been invited.  A media advisory should contain the facts with little editorial comment. A suggested format would be to include  basic information under the following headings: Event, When, Where, Contact information (phone numbers and  email address), and Background. Under this category, you could include more information about a speaker, event, or  sponsoring group/department.  The advisory can be used in conjunction with other communication tools e.g. public service announcement and/or  news release. Typically, a news release would be available on the day of or after the event while a media advisory  would be sent out about one week in advance. It is a good practice to phone the media a day in advance to remind  them of the event.  News Release  A news release is used to inform the news media about an initiative that your department and/or the University  believe is important ­ and interesting ­ to the public.  The objective of a news release is to get the information it contains to the public – through the media – accurately. A  news release is generally used when making an appointment announcement; to support a media advisory and/or  public service announcement about a conference, event or book launch; or, to announce an award.  News releases are longer in length than a public service announcement or media advisory and more detailed  information is usually included. They offer an excellent opportunity to put forward key university themes and  messages. Before beginning to write your release, think about the key messages by asking the following questions: What are  your departmental goals and objectives for this initiative?  How do they fit with the university’s key public themes?  For example, Carleton University issued a news release about a Carleton professor who spends his spring term  teaching at Harvard University and was named a “favourite professor” by the Harvard graduating class. The news  release was directly tied to a university­wide goal of publicizing Carleton’s top­notch faculty. Excellence in teaching  is a key public theme for the university.  Here are some key University themes and messages: ·  A research­intensive University ·  Outstanding student experience ·  High quality teaching and programs ·  Ongoing improvements to campus ·  Capital Advantage ·  Community Outreach and Carleton Cares ·  Student/alumni/faculty success  Carefully choosing language that supports these themes helps to build a cohesive picture for the outside world that  Carleton University is at the forefront of post­secondary education in Canada.  Here are a few key rules to follow when writing a news release:  1.  Remember that you are writing the news release for journalists – so write it using the form and style that a  journalist would use. A good rule of thumb is to use “CP Style” ­ the style adopted by the Canadian Press  (CP). A ‘CP Style’ news release would use the ‘inverted pyramid’ approach:  focusing on the most  important information in the first paragraph, adding information of lesser importance in the paragraphs  that follow;  2.  The first (or lead) paragraph is the most important paragraph of a news release.  It should be no more than  30 words long. It should read the same way the opening sentence of a news story reads: simple, clear and  direct;  3.  A news release should be no more than two pages long. In the case of a conference, an agenda can be  included at the end of the release. However, it is often sufficient to include a web site where this  information is available. A full program/agenda can be included in a media kit to be distributed at the  event;  4.  Answer ‘who’, ‘what’, ‘where’, ‘when’, ‘why’ and ‘how’ in the first few paragraphs;  5.  Keep sentences short and concise (CP style). Use commonplace words;  6.  Keep quotes natural sounding.