MAKALAH RINGKASAN by merantau

VIEWS: 42,231 PAGES: 34

									                                     BAB 1

                          KONSEP DASAR SISTEM

A. PENDAHULUAN

          Pada bab pertama ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah
  satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan
  system informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk
  analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana
  menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk
  memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang
  manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor sebagai
  berikut ini :

  1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri.
     Untuk membangun sistem dengan and-user yang berkualitas, seorang manajer
     harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak
     lain.

  2. Seorang manajer bisnis memang mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi
     dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep
     sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang
     diinginkan oleh perusahaan.

  3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai sistem
     informasi.


B. KONSEP SISTEM

          Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling
  bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan
  hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang
  bertanggung jawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data
  dan informasi. Proses ini yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang
  baik disebut system analysis and design (SA&D). Proses SA&D ini didasarkan pada
  pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa
  prinsip dasar sebagai berikut :

       Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem
        sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

       Memilih cakupan yang tepat atas keadaan atas keadaan yang dianalisa akan
        berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

       Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga
        strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar kemasalah yang
        kecil.

                                       1
       Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian yang lain mengkin
        sekali berbeda, sehingga pemecahan altenatif yang menunjukan perspektif yang
        berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

       Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga
        seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan
        masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah terhadap
        pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak
        ketahap berikutnya.

C. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

         Ada beberapa macam kerangka macam kerangka kerja organisasional dari
  suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif.
  Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar berikut adalah manusia,
  teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan
  adalah setiap kali mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang
  ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh
  sederhananya adalah kalau teknologi komputer dikantor berubah, maka orang dalam
  organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara merubahnya adalah dengan
  dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi
  berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah
  dalam kontek kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah ?
  jawaban secara konkrit mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka
  kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita
  dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah,
  dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang
  menguntungkan perusahaan.




                                    Manusia
                                    (People)




           Struktur                                                Teknologi
          Organisasi




                                Tugas / Prosedur



                 Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi

                                        2
D. KARAKTERISTIK SISTEM

         Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan
  unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang
  dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :
      Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsur mana yang
         termasuk di dalam sistem dengan sistem lainnya.

        Lingkungan (Environtment) : Segala sesuatu diluar sistem; lingkungan
         menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

        Masukan (Input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari
         lingkungan yang dikonsumsikan dan dimaipulasi oleh suatu sistem.

        Keluaran (Output) : Sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen,
         tampilan dilayar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan
         sistem oleh kegiatan suatu sistem.

        Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu
         sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun
         output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

        Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu
         atau berinteraksi.

        Penyimpanan (Stroge) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk
         penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan
         sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara
         komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan
         berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari
         berbagai data yang sama.


E. JENIS-JENIS SISTEM

         Dalam teori sistem dapat dijumpai bukan satu dua, melainkan puluhan jenis
  sistem yang diketengahkan oleh para ilmuan, namun yang erat kaitannnya dengan
  sistem informasi nampaknya adalah apa yang ditampilkan oleh Gordon B. Davis
  sebagai berikut :
       Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstrak System and Physical System)
              Sistem Abstrak
                 Sistem Abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan yang
                 satu sama yang lain berada dalam ketergantungan.

             Sistem Fisik
              Sistem Fisik adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama-sama
              beroperasi untuk mencapai suatu tujuan.




                                       3
      Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System and
       Probabilistic System)
            Sistem Deterministik
              Sistem Deterministik adalah sistem yang dalam operasinya dapat
              menentukan hasilnya secara pasti.
              Contohnya : program computer

           Sistem Probabilistik
            Sistem Probabilistik adalah sistem yang dalam operasinya tak dapat
            diduga hasilnya secara pasti.
            Contohnya : sebuah korporasi

      Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka (Closed System and Open System)
            Sistem Tertutup
              Sistem Tertutup adalah sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan,
              informasi atau energi dengan lingkungan.
              Contohnya : computer

           Sistem Terbuka
            Sistem Terbuka adalah sistem yang memungkinkan terjadinya
            pertukaran bahan, informasi atau energi lingkungan.
            Contohnya : sistem biologis, dan sistem organisasi

       Seorang perencana sistem biasanya memilih sistem yang relatif tertutup dan
deterministik, dengan lain perkataan suatu sistem yang mapan dan dapat diramal yang
selalu menunjukan tepat sebagaimana direncanakan. Sistem-sistem seperti ini
umumnya lebih mudah untuk direncanakan daripada sistem yang terbuka dan
probabilistik, karena sistem-sistem seperti itu dapat diperkirakan perilakunya. Juga
lebih mudah untuk diatur dan dikontrol.
       Dalam bidang sistem informsasi, unsur-unsur mesin seperti komputer dan
program komputer bersifat relatif tertutup dan determnistik, sedang unsur-unsur
manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik. Penggunaan manusia dan mesin
dalm suatu sistem merupakan sistem manusia/mesin. Ragam kombinasi manusia
dengan mesin dapat saja dimungkinkan. Sistem-sistem manusia-mesin dapat lebih
berbobot pada mesin, sedang penggunaan manusia hanyalah selaku monitor terhadap
operasi mesin, atau sebaliknya suatu sistem dapat lebih berbobot pada manusia,
sehingga mesin hanyalah memegang peranan sebagai penunjang seperti dalam
penyajian komputasi atau penyajian data.




                                     4
                                     BAB II

                                MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

          Manajemen dengan segala permasalahannya sebenarnya sudah lama dikenal
  orang, seusia peradapan manusia itu sendiri. Dari papirus Mesir, catatan Tiongkok
  Kuno, tulisan-tulisan Yunani dan Romawi Purba dapat diketahui bagaimana
  pentingnya mengelola pemerintahan. Definisi Sokrates mengenai manajemen sebagai
  keterampilan mempunyai makna sebagaimana kita kenal sekarang sebagai fungsi
  manajer. Dalam dialognya dengan Nicomachides, Sokrates mengemukakan
  pemikiran-pemikirannya yang maknanya tidak jauh berbeda dengan pemikiran-
  pemikiran yang kita kenal dalam manajemen masa kini.
          Pada awal abab 20 ini, tepatnya pada tahun 1911, muncul Frederick W. Taylor
  dengan karyanya yang berjudul “The Principles of Scientifik Management”.
  Pemikiran Taylor yang dituangkan dalam karyanya itu didasarkan atas
  pengalamannya yang dimulai dari masinis sampai menjadi teknik pada Midvale Steel
  Company di Philadelphia Amerika Serikat. Itu terjadi antara yahun 1873 ketika terjadi
  depresi sampai tahun 1884. Pada tahun itu Taylor mengahabiskan waktunya untuk
  menganalisis kegiatan para pekerja dalam menangani bahan-bahan dan mesin-mesin.
  Sampailah ia kepada kesimpulan bahwa sejumlah besar persentase buruh dan bahan
  habis disebabkan organisasi dan supervise pekerjaan yang tidak efisien.

          Jika Frederick W. Taylor dianggap sebagai pencetus manajemen ilmiah
  modern, maka yang oleh para ahli benar-benar diakui sebagai bapak teori manajemen
  modern adalah Henry Fayol, seorang industrial Perancis. Berbeda dengan Taylor yang
  didalam kehidupannya dimulai dari seorang tukang yang tidak berpendidikan,
  meskipun ia dari keluarga terpelajar, Fayol adalah insinyur pertambangan lulusan
  Sekolah Pertambangan Nasional di St. Etienne Perancis.
          Dilahirkan dari keluarga borjuis Perancis, ia mulai bekerja sebagai insinyur
  pada tambang Commentry, yang terkenal karena seringnya terjadi kebakaran dibawah
  tanah. Dalam jabatannya yang lama dan berhasil itu, Fayol meneliti prinsip-prinsip
  praktis dan sederhana yang dapat dipergunakan untuk menerangkan apa yang menjadi
  tugas pekerjaan seorang manajer. Dua ceramah penting telah diberikannya, masing-
  masing pada tahun 1900 dan 1908 disusul pada tahun 1916 dengan monograpnya
  yang terkenal sampai sekarang mengenai “Manajemen Umum dan Industri”.
          Dalam studinya mengenai manajemen dengan pendekatan dari sudut kualitas
  pegawai (personel), Fayol mengetengahkan beberapa faktor :
       Fisik : sehat, giat, atentif.
       Mental : mampu unutk belajar, mengerti, menilai dan menyesuaikan diri.
       Moral : kuat, teguh, berprakarsa, setia, bijaksana, mempunyai harga diri, siap
          menerima tanggung jawab.
       Pendidikan Umun : pengetehuan umum tentang hal-hal yang tidak termasuk
          fungsi pekerjaan.
       Pendidikan Khusus : pengetahuan khusus sesuai dengan fungsi pekerjaan.
       Pengalaman : pengetahuan yang timbul dari pekerjaan yang sesuai.

         Selanjutnya Fayol mencatat empat belas prinsip manajemen yang tumbuh dari
  pengalamannya. Dikatakannya bahwa prinsip manajemen sifatnya luwes dan tidak

                                        5
  mutlak, harus dapat digunakan dalam kondisi yang berubah-ubah. Keempat belas
  prinsip tersebut dirumuskan oleh Fayol sebagai berikut :
       Pembagian tugas (division of work)
       Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
       Disiplin (dicipline)
       Kesatuan perintah (unity of command)
       Kesatuan pengarahan (unity of direction)
       Pengutamaan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination
          of individual interest to general interest)
       Penggajian pegawai ( remuneration of personnel)
       Pemusatan wewenang (centralization)
       Jenjang kepangkatan (scaler chain)
       Ketertiban (order)
       Keadilan (equity)
       Stabilitas masa jabatan (stsbility of tenure of personel)
       Prakarsa (initiative)
       Jiwa korps (esprit de corps)

          Dalam karyanya itu, Fayol banyak menekankan pada pentingnya apa yang ia
  sebut “prevoyance” dari fungsi manajerial, yang berarti “memandang ke depan” yang
  ia maksudkan adalah menilai masa depan dan melakukan persiapan untuk itu.
          Mengenai kedua pelopor manajemen ilmiah modern ini, yaitu Taylor dan
  Fayol, dua orang sarjana Amerika Harold Koontz dan Cyril O’Donell dalam bukunya
  Principles of Management mengatakan bahwa karya Taylor dan Fayol pada
  hakikatnya saling melengkapi. Kedua pelopor ilmiah itu menyadari bahwa masalah
  pegawai beserta manajemennya pada semua tingkat adalah “kunci dari pada
  keberhasilan industry”. Untuk memecahkan masalah tersebut, kedua ahli itu telah
  menerapkan metode-metode ilmiah. Bahwa Taylor mengutamakan karyanya pada
  tingkat operatif secara kejenjangan dari bawah ke atas sedengkan Fayol
  mengkonsentrasikan pada direktur pelaksana dan bekerja dari atas ke bawah, hanyalah
  merupakan refleksi dari karyanya yang sangat berbeda itu.


B. PENGERTIAN MANAJEMEN

           Banyak definisi manajemen yang telah diketengahkan oleh para ahli yang
  dapat yang dapat kita kaji dalam berbagai literatur, yang perumusannya tergantung
  pada keyakinan dan pandangan para ahli masing-masing.
           Ada yang mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu,yaitu ilmu yang
  mempelajari dan meneliti upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
  direncanakan secara efektif dan efisien dengan bantuan sejumlah sumber.
           Ada yang menyebut manajemen sebagai pengorganisasian suatu usaha disertai
  pengawasan terhadapnya untuk mencapai tujuan tertentu. Ada pula yang menyatakan
  bahwa manajemen merupakan kekuatan yang menjalankan sebuah perusahaan dan
  yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya. Ahli lainnya tampil
  dengan pendapatnya yang menegaskan bahwa manajemen merupakan tindakan
  memikirkan dan mencapai hasil-hasil yang diinginkan melalui usaha kelompok yang
  terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat-bakat manusia dan sumber-sumber daya.


                                       6
        Definisi lain menyarakan bahwa manajemen adalah pemuasan-pemausan
kebutuhan ekonomi dan social karena bersifat produktif bagi manusia, bagi
perekonomian dan bagi masyarakat.
        George R Terry mendefinisikan manajemen dengan memandangnya dari sudut
proses :
        “Manajemen merupakan sebauh proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-
tindakan : perencanaan, pengorganisasion, penggiatan dan pengawasan, yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan
melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya”.
        Definisi Terry tersebut mencangkup sekaligus fungsi-fungsi fundamental
dalam bentuk tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan itu. Adapun sumber daya yang mendukung pencapaian sasaran itu
adalah apa yang lazim dikenal sebagai “Enam M”, yaitu :
     Men                    - Manusia
     Materials              - Bahan
     Machines               - Mesin
     Methods                - Metode
     Money                  - Uang
     Markets                - Pasar

       Sumber-sumber daya tersebut dikelola dengan tindakan-tindakan dalam
bentuk apa yang umum dikenal sebagai “P.O.A.C”, sebagai singkatan dari :
    Planning              - Perencanaan
    Organizing            - Pengorganisasian
    Actuating             - Penggiatan
    Controlling           - Pengawasan

       Mengenai fungsi manajemen, antara George R Terry dengan pemuka-pemuka
manajemen lainnya, seperti Harold Kontz dan Cyrill O’ Donnel serta Henry Fayol,
terdapat sedikit perbedaan. Fungsi-fungsi manajemen yang harus dilaksanakan
menurut Harold dan Cyrill O’ Donnel adalah sebagai berikut :
     Planning              - Perencanaan
     Organizing            - Pengorganisasian
     Staffing              - Pengisian jabatan
     Directing             - Pengarahan
     Controlling           - Pengawasan

       Sedangkan menurut Hendry Fayol, fungsi-fungsi manajemen yang harus
diimplementasikan itu adalah :
     Planning               - Perencanaan
     Organizing             - Pengorganisasian
     Commanding             - Pemberian perintah
     Coordinating           - Pengkoordinasian
     Controlling            - Pengawasan

       Dari perbandingan diantara para ahli menajemen kenamaan tersebut, jelas
tampak adanya persamaan dan perbedaan istilah untuk setiap tahap. Tiga tahap dalam
proses manajemen itu dinyatakan secara eksplisit, yakni : Planning, Organizing, dan
Controlling. Dan untuk pelaksanaan fingsi-fungsi inilah pula, terutama pentingnya

                                     7
  sistem informasi. Informasi menyangkut faktor utama dan pertama dari rumus “Six
  M”, yaitu manusia yang terdiri dari pimpinan dan yang dipimpin atau anak buah.,
  yang dalam manajemen memegang peranan yang sangat menentukan.
         Keberhasilan manajemen adalah akibat dari kemampuan si manajer dalam
  memimpin. Sebaliknya, kegagalan manajemen atau salah urus diakibatkan oleh
  ketidakmampuan si manajer dalam memimpin. Kepepimpinan seorang manajer
  ditunjang oleh sistem informasi manajemennya. Pentingnya sistem informasi bagi
  unsure manusia dalam manajemen adalah karena manusialah dalam hal ini para
  pegawai sebagai anak buah si manajer yang paling luwes diantara sumber-sumber
  daya yang dapat dimanfaatkan seorang manajer dalam menghadapi perubahan-
  perubahan.
         Perubahan senantiasa timbul dalam manajemen, dan perubahan itu sering kali
  merupakan hambatan bagi manajer. Ada perubahan yang sifatnya revolusioner, ada
  yang evolusioner, ada yang tampak, ada pula yang tidak tampak. Ada yang timbul
  didalam organisasi, ada yang datangnya dari luar.
         Perubahan menimbulkan problema-problema yang selain ada yang dapat
  dihindarkan, banyak pula yang tidak bisa dicegah. Adakala sebuah organisasi tertentu
  mengalami perubahan yang demikian traumatiknya, sehingga merupakan kejutan bagi
  sejumlah pegawai, dan mereka ini tidak mampu menghadapi situasi yang baru itu.
         Sehubungan dengan itu seorang menajer harus dapat menghadapi dan
  menyesuiakan diri dengan perubahan-perubahan. Apabila tidak menyesuaikan diri
  dengan perubahan-perubahan, akan timbul proses “pembusukan”. Ini disebabkan
  kekuatan-kekuatan ekstern yang memaksakan perubahan, sedangkan kekuatan-
  kekuatan intern menahannya. Manajer yang berhasil adalah mereka yang dapat
  menghayati perubahan, menghadapi dan menyesuaikan diri dengan setiap perubahan.
  Dalam hubungan ini sistem informasi banyak membantu fungsi dan tugas manajer.

C. PERENCANAAN MANAJEMEN

           Perencanaan merupakan fungsi pertama yang fundamental dalam proses
  manajemen. Lancarnya implementasi fungsi-fungsi lainnya banyak bergantung pada
  perencanaan. Perencanaan bukan saja diperlukan untuk memulai pelaksanaan fungsi-
  fungsi manajemen lainnya, seperti pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan
  lain-lain, tetapi juga diperlukan bagi setiap fungsi tersebut. Ini berarti bahwa sebelum
  melakukan pengorganisasian, terlebih dahulu mengadakan perencanaan khusus untuk
  fungsi itu. Demikian pula, sebelum melakukan penggerakan, terlebih dahulu
  mengadakan perencanaan.
           Perencanaan meliputi tindakan : memilih dan menghubungkan fakta-fakta
  serta membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang
  dalam hal menvisualisasi dan merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang
  dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.
           F.E. Kast dan Jim Rosenzweig mengatakan bahwa perencaan suatu usaha
  adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan untuk memaksimumkan
  efektifitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan. Fungsi
  perencanaan antara lain untuk menetapkan arah dan strategi, untuk menentukan titik
  awal kegiatan, untuk membimbing, untuk memperoleh ukuran yang dapat
  dipergunakan pengawasan, untuk mencegah dan mengurangi pemborosan waktu dan
  faktor produksi, untuk meningkatkan koordinasi, untuk memudahkan penyesuaian
  kepada situasi yang berubah-berubah.


                                         8
       Untuk memperoleh kejelasan, perencanaan dapat dibagi menjadi dua yaitu :
      Perencanaan strategis
       Perencanaan strategis kadang-kadang disebut juga perencanaan administrative
       dan perencanaan kreatif.

         Robert N. Anthony dalam buku “Management Control System”
mendefinisikan perencanaan strategis sebagai berikut :
“Perencanaan strategis adalah proses memutuskan mengenai tujuan yang akan dicapai
organisasi, perubahan-perubahan dalan tujuan tersebut, sumber-sumber yang
digunakan untuk tujua itu, dan mengenai kebijaksanan untuk menentukan pengadaan,
penggunaan dan penempatan sumber-sumber tersebut.
         Istilah strategi dalam rumusan tersebut ialah dalam pengertian memutuskan
tentang bagaimana memadukan dan menggunakan sumber-sumber. Tegasnya,
perencanaan strategis adalah proses mengenai bagaimana seharusnya melakukan
formulasi perencanaan jangka panjang yang bersifat strategis yang merubah sifat atau
arah organisasi.
         Pada dasarnya semua perencanaan harus diramalkan atas dasar langkah-
langkah pemecahan masalah yang analitik. Secara sederhana langkah-langkah tersebut
adalah sebagai berikut :
               Tentukan dan batasi permasalahan
               Kumpulkan semua fakta yang berhubungan
               Pertimbangkan alternatif-alternatif yang memungkinkan untuk masalah
               Ambil kesimpulan
               Lakukan kegiatan untuk memecahkan masalah
         Dalam bentuk yang lebih rumit bagi sebuah bisnis, langkah-langkah berikut
ini dapat dijalankan :
               Buatlah tata letak bagi sebuah rencana
               Tegaskan tujuan dan sasaran
               Siapkan dasar pemikiran perencanaan
               Selidiki alternatif kegiatan
               Adakan penilaian terhadap cara-cara kegiatan
               Adakan pilihan cara untuk dilaksanakan
               Rumuskan rencana-rencana yang diperlukan dalam bidang fingsional
               Pastikan implementasi perencanaan yang tepat
Oleh karena itu perencanaan jangka panjang bersangkutan dengan penentuan dasar-
dasar aktfitas dengan penglihatan ke masa depan yang berkaitan dengan kurun waktu
lama yang harus dilalui, maka perencanaan tersebut harus dinyatakan dalam istilah-
istilah umum dan harus bisa dimodifikasi apabila kondisi berubah.

       Perencanaan taktis
        Berbeda dengan perencanaa strategis yang memerlukan penglihatan ke masa
depan yang jauh, perencanaan taktis atau kadang-kadang juga disebut perencanaan
operatif dan perencanaan rutin bersangkutan dengan masa depan yang dekat saja dan
biasanya dirancangkan dalan jangka waktu dalam lingkupan waktu menurut
perencanaan jangka panjang.
        Perencanaan yang terperinci yang menunjang perencanaan jangka panjang
dikembangkan oleh staf yang mempunyai keahlian khusus.
        Tujuan perencanaan taktis adalah mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang
diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran strategis. Dengan demikian, perencanaan
taktis merupakan penjabaran perencanaan strategis.

                                     9
D. PENGAWASAN MANAJEMEN

          Informasi bukan saja penting bagi perencanaan, tetapi juga untuk pengawasan
  manajemen. Robert N. Anthony dan kawan-kawan dalam bukunya Management
  Control System mendefenisikan pengawasan manajemen sebagai berikut :
          Proses dimana manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan
  digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
          Dalam pada itu, S. Bernard Rosenblatt dan kawan-kawan dalam bukunya
  “Modern Business, A System Approach” menyatakan bahwa pengawasan adalah
  proses pengecekan rencana dan pelurusan penyimpangan dari arah yang telah
  direncanakan suatu aktifitas yang bersinambungan.
          Tujuan sistem pengawasan manajemen adalah agar dalam mencapai tujuan
  organisasi terdapat keselarasan. Keselarasan tujuan yang sempurna tak dapat dicapai
  sepernuhnya, tetapi paling tidak secara realistik jangan sampai terjadi konflik antara
  tujuan organisasi dengan tujuan perorangan. Jika sistem pengawasan manajemen
  menyebabkan konflik tersebut menjadi parah, jelas sistem tersebut salah. Sebagai
  contoh, apabila sistem itu menimbulkan situasi sedemikian rupa, sehingga suatu
  bagian dari organisasi dapat meningkatkan keuntungan, tetapi merugikan organisasi
  keseluruhan, maka disini terdapat kesalahan. Dalam hubungan ini, pertimbangkan
  psikologis memegang peranan yang penting. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi,
  persuasi dan motivasi merupakan bagian dalam proses tersebut.
          Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti bahwa sistem
  tersebut meliputi semua aspek dari pengoperasian organisasi. Perlunya sistem total ini
  ialah karena fungsi manajemen adalah memastikan bahwa semua bagian dari operasi
  berada dalam keadaan seimbang antara satu sama lainnya. Agar dapat memeriksa
  keseimbangan tersebut, manajemen memerlukan informasi mengenai setiap bagian.
  Dalam hal inilah pentingnya sistem informasi manajemen.
          Sistem pengawasan manajemen adalah, atau seharusnya, merupakan sistem
  yang, terkoodinasikan dan terintegrasikan, yaitu meskipun data yang dikumpulkan
  untuk suatu tujuan berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat
  dipadukan satu sama lain, dengan kata lain perkataan sistem pengawasan manajemen
  adalah sistem tunggal, tetapi meliputi subsistem-subsistem yang isi mengisi.
          Proses pengawasan manajemen cendrung untuk berlangsung secara berirama,
  mengikuti pola dan jadwal waktu secara pasti, dari bulan ke bulan, dari tahun ke
  tahun. Meskipun demikian, dalam mencari penyesuaian dengan norma-norma yang
  telah ditentukan. Tetap berusaha mengembangkan inter-relasi secara efektif antar
  faktor-faktor kritis yang terdapat dalam organisasi.

  Fungsi Pengawasan

         Ralph Currier Davis dan Alan C. Filley membagi fungsi pengawasan menjadi
  delapan sub fungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai berikut :
       Perencanaan rutin
       Penjadwalan
       Persiapan
       Pengabaran
       Pengarahan
       Pemeriksaan
       Pembandingan
       Pembetulan
                                        10
         Ke empat tahap pertama biasanya berlangsung sebelum pekerjaan yang harus
  diawasi itu dilaksanakan ke empat terakhir berlangsung sewaktu pekerjaan dijalankan.

E. PERANAN MANAJER

          Kenyataan menunjukkan bahwa sejak munculnya pemikiran Frederick W.
  Taylor dan Henry Fayol yang terkenal itu hingga sekarang, belum ada kererangan
  yang benar-benar jelas mengenai apa yang sebetulnya harus dilakukan oleh seorang
  manajer. Kenyataannya ialah bahwa tugas pekerjaan manajer sangat rumit. Tugasnya
  bertumpuk dan tidak mudah didelegasikan wewenangnya kepada orang lain dengan
  begitu saja. Akibatnya ia harus bekerja banyak diluar waktu kantor.
          Untuk memperoleh kejelasan mengenai peranan manajer itu, dapat dipaparkan
  sebagai berikut :
       Peranan Antar Personal
          Dari wewenang yang formal pada seorang manajer secara langsung timbul tiga
          peranan yang meliputi hubungan antar personal yang mendasar. Ke tiga
          peranan tersebut adalah sebagai berikut :
               Peranan tokoh
               Peranan pemimpin
               Peranan penghubung
       Peranan Informasional
          Disebabkan kontak antar personal, baik dengan bawahannya maupun dengan
          jaringan kontaknya, maka seorang manajer muncul sebagai “pusat saraf” dari
          unit organisasinya. Mungkin dia tidak mengetahui tentang segala hal, tetapi ia
          lebih banyak tahu daripada setia anggota stafnya.
          Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut :
                Peranan monitor
                Peranan penyebar
                Peranan juru bicara
       Peranan Memutuskan
          Informasi, sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri. Informasi adalah sumber
          dasar bagi pengambilan keputusan. Satu hal yang jelas dalam studi karya
          manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting
          dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat
          peranan pengambilan keputusan :
               Peranan wiraswasta
               Peranan pengendali gangguan
               Peranan penentu sumber
               Peranan perunding

          Dari berbagai peranan yang dipaparkan diatas jelas bahwa peranan yang
  banyak itu tidak mudah dipisah-pisahkan. Menurut istilah psikologi, peranan-peranan
  tersebut merupakan “Gestalt”, keseluruhan yang terpadu.
          Satu hal yang perlu dicamkan ialah bahwa keberhasilan seorang manajer
  sangat dipengaruhi oleh wawasan terhadap tugasnya sendiri. Penampilan seorang
  manajer tergantung pada apakah ia benar-benar memahami dan benar-benar tanggap
  akan tekanan-tekanan dan dilemma-dilema yang terdapat dalam tugas pekerjaannya.
  Jadi seorang manajer harus introspektif terhadap pekerjaannya demi efektifitas
  tugasnya.


                                        11
                                     BAB III

                 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

A. PENDAHULUAN

          Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya
  sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering
  kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang
  wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang
  tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
  bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
  pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
     Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini
  akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu:
  “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara
  rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan
  berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
  manajer”.

B. PENGERTIAN INFORMASI

         Pendapat Gordon B. Davis yang menyatakan bahwa informasi adalah data
  yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan
  mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
         Definisi Gordon B. Davis itu menunjukkan pengertian informasi yang sempit,
  yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Dan itu
  memang informasi dalam hubungannya dengan manajemen. Tetapi pada
  kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang lebih luas daripada yang
  tercangkup oleh kegiatan manajemen.
         Dr. R.J Beishon dalam karyanya berjudul “Information Flow and Manager’s
  Decisions” menjelaskan pengertian informasi sebagai berikut :
         “informasi diinterpresentasikan, barangkali, lebih luas dari pada biasanya,
  yang mencangkup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-harinya,
  apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini
  memandang hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi,
  demikian pula hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon.
         Tetapi pengertian informasi dalam sistem informasi menjadi terbatas. Bahwa
  informasi dalam sistem informasi harus dipahami atau dimengerti adalah jelas, tetapi
  informasi tersebut harus disampaikan kepada orang lain. Karenanya informasi seperti
  itu dinamakan “informasi manusia” untuk membedakan dari informasi sebagai
  persepsi dari lingkungan alamiah.
         Informasi manusia tersebut sering disebut “pesan”. Istilah pesan itu
  mengandung arti informasi yang dating dari pengirim pesan yang ditujukan kepada
  penerima pesan. Proses penyampaian pesan dan penerimaan pesan tersebut dinamakan
  komunikasi.




                                        12
  Informasi pada tahap-tahap manajemen

          Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada
  gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya. Informasi
  pada tahap-tahap manajemen meliputi :
       Informasi untuk perencanaan
       Informasi untuk penggiatan
       Informasi untuk pengawasan

  Jenis-jenis informasi
          Para ahli sistem informasi manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama
  mengenai jenis-jenis informasi yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai
  pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen
  diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang akan dipaparkan sebagai
  berikut :
       Informasi berdasarkan persyaratan
          Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh
          seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera
          dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen
          diklasifikasikan sebagai berikut :
               Informasi yang tepat waktunya
               Informasi yang bernilai
               Informasi yang dapat dipercaya
       Informasi berdasarkan dimensi waktu
          Informasi berdasarkan waktu diklasifikasikan sebagai berikut :
               Informasi masa lalu
               Informasi masa kini
       Informasi berdasarkan sasaran
          Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada
          seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat dalam organisasi
          maupun diluar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut :
               Informasi individual
               Informasi komunitas

         Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi beserta jenis-
  jenisnya yang patut difahami para manajer dalam rangka melaksanakan Sistem
  Informasi Manajemen.


C. PROSES KOMUNIKASI

         Perihal komunikasi secara implicit dimuka telah ditampilkan, karena memang
  kalau kita berbicara mengenai informasi tak mungkin lepas dari komunikasi sebagai
  proses penyampaiannya oleh seseorang kepada orang lain.
         Lasswell merupakan bahwa cara yang terbaik untuk menerangkan komunikasi
  ialah menjawab pertanyaan : Who Says What In Which Channel To Whom Whith
  What Effect”.
         Jawaban terhadap pertanyaan yang merupakan paradigm komunikasi itu
  adalah unsure-unsur atau komponene-komponen yang terdapat dalam proses
  komunikasi. Apabila kita terapkan paradigm komunikasi itu dalam kihupan

                                        13
manajemen dalm kaitannnya dengan sistem informasi manajemen, maka jelas bahwa
yang berfungsi sebagai komunikator sebagai unsur pertama adalah manajer, apakah
itu manajer puncak atau administrator atau manajer yang lebih rendah jenjangnya,
apabila pimpinan tersebut menyampaikan suatu pesan kepada para karyawan sebagai
bawahannya. Tetapi adakalanya bawahan menjadi komunikator, jika ia datang
menghadap kepada pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan, misalnya laporan,
gagasan atau keluhan.
        Jadi, yang brfungsi sebagai komunikator adalah orang yang menyampaikan
suatu pesan kepada orang lain. Wilbur Schramm, seorang pakar komunikasi yang
amat terkenal, mengatakan bahwa pesan komunikasi bisa informasi, gagasan atau
sikap. Tampak bahwa komunikator sebagi unsur pertama dan sebagai unsur kedua
dari proses komunikasi itu kait mengkait dengan ketat, yang satu dari yang lainnya
tidak mungkin dipisahkan.
        Unsur ketiga adalah media sebagai saluran untuk melangsungkan suatu pesan
dari komunikator itu. Media disini mengandung makna yang luas, yang
diklasifikasikan menjadi media primer dan media sekunder. Yang termasuk media
primer adalah bahasa, kial atau isyarat dengan anggota tubuh, misalnya
menganggukkan kepala, mengkedipkan mata, melambaikan tangan dan sebagainya.
        Media sekunder adalah sarana untuk meneruskan pesan kepada komunikan
sebagai unsur keempat, yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-
keduanya, banyak dan jauh.
        Dalam kehidupan manajemen pada umumnya semua media, baik media
primer maupun media sekunder, dipergunakan secara luas. Unsur kelima dari
komunikasi itu adalah efek yang melekat pada komunikan dan harus sesuai dengan
tujuan komunikator. Dalam kehidupan manajemen jika seorang manajer atau
administrator menyampaikan suatu pesan atau informasi tentunya mempunyai tujuan.
Tujuannya macam-macam, dapat diklasifikasikan sebagai tujuan mengubah sikap,
mengubah opini atau pandangan atau pendapat, dan mengubah perilaku komunikan.
        Sikap adalah kondisi internal seseorang dalam bentuk kecendrungan semata-
mata : tersembunyi atau tertutup, baru sikapnya itu diketahui orang apabila
diekspresikan. Pengekspresikannya dapat dilakukan secara verbal, yakni dengan kata-
kata atau secara nirverbal fisik. Jika diekspresikan secara verbal, maka jadilah opini
atau pendapat, dan kalau diekspresikan secara inverbal fisik, jadilah perilaku atau
kegiatan atau tindakan. Berdasarkan penjelasan itu, maka yang utama sebenarnya
perubahan sikap. Kalau kita analisis lebih jauh, sikap yang terdapat dalam diri
seseorang itu terdiri dari tiga komponen, yakni kognisi berbentuk pikiran, afeksi
berbentuk perasaan dan konasi berbentuk tekad atau itikad. Konasi adalah resultan
paduan kognisi dan afeksi, dengan perkataan lain tekad atau itikad adalah hasil
paduan hasil pikiran dan perasaan.

Jenis-jenis komunikasi

       Untuk memudahkan pemahaman mengenai seluk beluk komunikasi itu, kita
mengadakan klasifikasi sebagai berikut :
1. Komunikasi tatap muka
   Komunikasi jenis ini adalah komunikasi yang berlangsung secara berhadapan
   muka antara komunikator dengan komunikan. Karena saling melihat, komunikator
   akan mengetahui tanggapan komunikan terhadap dirinya dan terhadap pesan yang
   disampaikan. Dapat pula dikatakan bahwa umpan balik terjadi seketika. Jika
   umpan baliknya positif maka si komunikator dapat bertahan pada gayanya semula.

                                      14
   Sebaliknya, apabila umpan baliknya negatif, maka ia dapat mengubah gayanya.
   Terjadinya umpan balik negatif, karena gaya komunikasinya tidak komunikatif.
   Komunikasi tatap muka terdiri dari dua jenis, sebagai berikut :
        Komunikasi antar persona
          Komunikasi jenis ini adalah komunikasi antara seorang komunikator
          dengan seorang komunikan, yang disebut komunikasi diadik, atau antara
          seorang komunikator dengan dua orang komunikan, yang dinamakan
          komunikasi triadik.
          Cirri-cir komunikasi antar persona adalah sebagai berikut :
          - Berlangsung dua arah timbale balik
          - Bersifat dialogis
          - Umpan balik berlangsung seketika
          - Kerangka referensi
       Yang dimaksud kerangka refensi ialah paduan nilai-nilai yang menyangkut
    pendidikan, kebudayaan, status sosial, status ekonomi, agama dan lain-lain yang
    membentuk pribadi seseorang.
        Komunikasi kelompok
          Komunikasi kelompok terbagi dua bagian diantaranya :
          - Komunikasi kelompok kecil
              Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung
              dalam situasi yang memungkinkan dialihkannya ke situasi komunikasi
              antar persona.
          - Komunikasi kelompok besar
              Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang dilangsungkan
              dalam jumlah yang relative sangat banyak, sehingga diselenggarakan
              dilapangan terbuka atau gedung yang besar.
              Cirri-ciri komunikasi kelompok besar adalah :
              1. Berlangsung satu arah
              2. Komunikan bersifat heterogen
              3. Komunikan bersikap emosional
              4. Menimbulkan wabah mental

2. Komunikasi bermedia
      Yang dimaksud media disini ialah media sekunder, yang seperti telah
   disinggung dimuka berupa sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada
   komunikan yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-duanya.
   Komunikasi bermedia terbagi dua bagian :
       Komunikasi media masa
       Komunikasi medio


Teknik-teknik komunikasi

         Bagi para manajer teknik-teknik komunikasi perlu di fahami secara seksama,
meskipun tidak secara teoritis sama sekali, lebih-lebih para menajer yang mengelola
organisasi besar, karena setiap informasi yang disampaikan kepada sasaran, tidak
semata-mata agar khalyak didalam organisasi atau diluar organisasi mengetahui,
tetapi tidak jarang agar melaksanakan. Ini berarti bahwa informasi yang disampaikan,
tidak hanya diharapkan menimbulkan efek kognitif saja, tetapi juga efek behavioral.
Teknik-teknik komunikasi diantaranya sebagai berikut :

                                     15
      Teknik komunikasi informative
      Teknik komunikasi persuasive
      Teknik komunikasi koersif


D. KOMUNIKASI MANAJEMEN

          Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi, diantaranya
  adalah Komunikasi Manajemen atau kadang-kadang dinamakan juga Komunikasi
  Organisasional. Yang lainnya adalah Komunikasi Politik, Komunikasi Tradisional,
  Komunikasi Kebudayaan, Komunikasi Pembangunan, Komunikasi Internasional dan
  sebagainya.
          Sesuai dengan maknanya istilahnya Komunikasi Manajemen adalah
  komunikasi dalam lingkupan kegiatan manajemen yang dengan sendirinya terdapat
  dalam organisasi.
          Jika komunikasi manajemen mencankup tiga demensi : dimensi pertama
  adalah komunikasi vertikal, dimensi kedua komunikasi horizontal dan dimensi yang
  ketiga komunikasi eksternal.
       Komunikasi Vertikal
          Komunikasi vertikal berlangsung dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas
          dengan kata lain komunikasi vertikal berlangusng dari pimpinan ke bawahan
          dan sebaliknya
          Pimpinan memberikan informasi, instruksi, petunjuk, penjelasan dan lain-lain
          kepada bawahannya sementara bawahan memberikan laporan, saran, dan
          sebagainya kepada pimpinan.
       Komunikasi Horisontal
          Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar petugas yang mempunyai
          kedudukan yang setara dalam suatu organisasi, baik dalam unit yang sama
          maupun berbeda. Disebabkan kedudukan yang setara, maka komunikasi antar
          petugas ini sering kali lebih bersifat informal daripada formal. Komunikasi
          seperti ini terjadi sewaktu istirahat atau pulang kerja.
       Komunikasi Eksternal
          Komunikasi eksernal adalah komunikasi antara manajer dengan orang-orang
          yang berada diluar organisasi. Komunikasi eksternal dilakukan bukan saja
          dengan menggunakan media massa, tetapi juga dengan media-media lainnya,
          bahkan tidak jarang dilakukan secara tatap muka.

         Demikianlah tiga dimensi komunikasi manajemen dalam bentuk proses
  pengiriman dan penerimaan informasi menurut jalur-jalur manajemen. Pentingnya
  pemahaman komunikasi ini karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan
  mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

E. DEFENISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

          Untuk dapat memahami arti sistem informasi manajemen baiklah kita kutip
  terlebih dahulu beberapa defenisi yang diketengahkan oleh para ahli.
          Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam bukunya “Information System for
  Modern Management” mendefenisikan SIM sebagai :



                                       16
        “Proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan
dan diperoleh kembali (proses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan,
pengoperasian dan pengawasan”.
        Meskipun demikian, Gordon B. Davis menyatakan bahwa dia sendiri
menggunakan istilah “Management Information System”. Dia mendefenisikan
sebagai :
        “Sisstem manusia/mesin yang terpadukan untuk menyajikan informasi guna
mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi”
        Drs. Soetedjo Moeljodihardjo dalam karyanya “Management Information
System” mendefenisikan SIM sebagai berikut :
        “SIM adalah “suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat
waktunya bagi manajemen tentang external environment dan internal operation dari
suatu bidang usaha, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan
memperbaiki planning dan control”.
        Dalam Ensiklopedia Manajemen yang disusun oleh Drs. Komaruddin
dijelaskan sebagai berikut :
        Sistem informasi manajemen adalah pendekatan yang terorganisasi dan
terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan
kemudahan bagi proses manajemen.
        Defenisi yang diketengahkan oleh Roberts W. Holmes menyatakan sebagai
berikut :
        SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan
yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna
merencanakan, mengawasi, dan menilai aktifitas organisasi.

        Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau
denagn pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses
informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total
system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total sistem, maka sistem informasi
manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang
tercangkup oleh total system tersebut. Meskipun pada subsistem dalam organisasi
dengan manajemennya itu , terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan
subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan
untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan
sistem, maka gerak subsistem-subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak
menyelewengkan dari arah.
        Untuk itulah perlunya informasi yang harus dikelola secara sistematis, karena
jelas di situ bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari
puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga ke luar organisasi secara
timbal balik.




                                     17
                                    BAB IV

                  KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI
                          MANAJEMEN


A. PENDAHULUAN

           Istilah komputer atau dalam bahasa Inggris “computer” bersumber dari
  perkataan “computere” yang secara harfiah berarti “menghitung” atau
  “memperhitungkan”.
           Bagaimana pentingnya komputer dan bagaimana besarnya dampak yang
  timbul pada bidang-bidang lain, antara lain terbukti bahwa menurut para ahli, program
  penyelidikan ruang angkasa yang dilakukan oleh negara-negara super power sekarang
  ini, tak mungkin dilaksanakan tanpa komputer. Komputer melebihi kekuatan manusia
  dalam hal melaksanakan tugas mental yang teamat banyak.
           Dalam perkembangannya, komputer secara elektronik penuh mengalami
  beberapa generasi yang terdiri dari tiga generas, yakni generasi pertama mulai tahun
  1945 sampai tahun 1959, generasi kedua mulai tahun 1959 sampai tahun 1965, dan
  generasi ketiga mulai tahun 1965 sampai sekarang.

  Generasi Pertama (1945-1959)

          Pada tahun 1945 itu adalah tampilnya mesin komputer yang di beri nama
  ENIAC (Elektronic Numerical Integrator and Calculator) yang merupakan “general
  pupose computer” atau komputer untuk segala tujuan, yang keseluruhannya
  dijalankan secara elektronik. Yang menciptakannya adalah Prof. Jhon W. Mauchly
  dan Prosper Eckert dari Universitas Pensylvania dengan menggunakan fasilitas dari
  Moore School of Electrical Engineering.
          Pada tahun 1946, Eckert dan Mauchly membentuk sebuah perusahaan dengan
  nama Eckert-Mauchly Computer Corporation yang bergerak dalam pembuatan mesin
  komputer untuk bidang perniagaan. Pada tahun 1947 perusahaan tersebut menanda
  tangani kontrak dengan National Bureau of Standards untuk membuat mesin
  komputer, yang dapat diselesaikan pada tahun 1951 dengan diberi nama UNIVAC,
  singkatan dari Universal Automatic Computer.
          Dari tahun ke tahun mesin komputer itu terus berkembang sehingga sejumlah
  perusahaan dapat menciptakan berbagai merk, IBM terkenal dengan Mark Computer
  Seriesnya, Burroughs dengan magnetic drum computer type E101, dan lain
  sebagainya.

  Generasi Kedua (1959-1965)

          Perkembangan komputer sejak tahun 1959 ditandai dengan munculnya
  transistor sebagai pengganti tabung hampa. Apabila dibandingkan dengan mesin-
  mesin komputer generasi pertama, mesin-mesin komputer generasi kedua ini
  menimbulkan banyak keuntungan pada pihak pemakai, antara lain karena mesin-
  mesin tersebut bentuknya lebih kecil, lebih ringan, sehingga menjadi lebih ringan,
  semakin tinggi “daya ingatnya”, semakin cepat proses pengolahan datanya, semakin
  besar daya tampungnya, dan yang paling penting semakin tinggi daya kemampuannya
  untuk memecahkan permasalahan yang rumuit-rumit.

                                       18
           Kemajuan yang dapat dicatat dalam perkembangan komputer generasi kedua
  ini ialah diciptakannya oleh Control Data Corporation (CDC) sebuah mesin komputer
  dengan model 6600 super computer yang dapat menyelesaikan tiga juta operasi per
  detik, berikutnya model 7600 dengan bentuk lebih besar yang bisa melaksanakan 25
  juta operasi per detik.

  Generasi Ketiga (1965-…….)

          Generasi ketiga dimulai tahun 1965 pada saat mana mulai diperkenalkannya
  kepada masyarakat mesin komputer jenis baru dengan sistem yang dinamakan
  “monolithic integrated circuits” sebagai pengganti transistor. Penggunaan peralatan
  elektronis yang baru ini menyebabkan timbulnya keuntungan baru bagi pihak pemakai
  dalam hal kapasitasnya yang lebih besar, fasilitas programnya semakin lengkap,
  kemampuannya dalam programming dan processing secara gamda dalm waktu yang
  sama dan juga dalam hal jumlah tenaga manusia yang lebih sedikit, tidak terbatasnya
  intruksi-intruksi bagi bekerjanya mesin-mesin tersebut, dan kecepatannya yang luar
  biasa.
          Kecepatan kerja komputer disebabkan kelangsungannya melalui getaran-
  getaran elektronis, karenanya waktu komputer diukur dengan perseribu detik,
  persejuta detik dan per milyar detik.
          Sedemikian cepatnya komputer sehingga dapat menyelesaikan 500.000
  operasi hitungan per detik, membaca pita magnetic sebanyak 100.000 huruf per detik,
  dan mencetak 1500 garis per menit. Sebagai ilustrasi mengenai kecepatannya, sebuah
  masalah yang secara manual memerlukan penghitungan selama tiga bulan, dengan
  mesin komputer dapat dipecahkan hanya dalam tiga detik saja.


B. SISTEM KERJA KOMPUTER

          Sistem kerja komputer pada hakikatnya sinkron dengan proses berlangsungnya
  sistem informasi manajemen, yang meliputi kegiatan-kegiatan :
       Pengumpulan data (input)
       Pengolahan data (processing)
       Penyajian informasi hasil pengolahan (output)

         Ada tiga aspek dasar dalam sistem pengolahan data secara elektronis dengan
  mesin komputer itu, yaitu aspek-aspek :
     a. Hardware                      - peralatan
     b. Software                      - prosedur
     c. Brainware                     - personalia

          Hardware adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikn
  suatu sistem komputer. Untuk dapat terlaksananya proses komputerisasi, maka
  sebagai konsekuensinya peralatan komputer yang akan digunakan harus ada. Ini tidak
  berarti bahwa sebuah perusahaan, jawatannya atau instansi lainnya yang akan
  menyelenggarakan komputerisasi itu harus memiliki peralatannya sendiri. Dapat
  diusahakan dengan jalan lain, misalnya dengan menyewa, baik seluruh faset maupun
  sebagian.



                                      19
      Software adalah seluruh faset dari sistem pengolahan data diluar mesin
komputer dan peralatan lainnya yang termasuk hardware. Tanpa software, proses
komputerisasi tidak mungkin berjalan.
      Inti dari fasilitas software ini adalah :
  System design, yang mencangkup :
        Jenis data yang akan diolah
        Jaringan pengolahan data
        Jenis informasi yang akan dihasilkan
        Dan lain-lain
  Program, yang terdiri dari :
        Users program, yang berasal dari programmers
        Operating system, yakni program yang membantu pelaksanaan users
           program
        Prosedur lainnya, diantaranya standar yang dugunakan, peraturan yang
           berlaku, dan sebagainya.

        Seperti halnya dengan penggadaan hardware, penggadaan software pun dapat
ditempuh dengan memiliki sendiri, sebagian menyewa dan sebagainya.
        Brainware atau “liveware” adalah aspek manusia yang menangani proses
komputerisasi. Bahwa aspek ini penting, jelas sekali, karena kesalahan informasi yang
dihasilkan mesin komputer seringkali disebabkan faktor personalia yang
menanganinya, baik yang menangani aspek hardware maupun aspek software. Pada
umumnya aspek brainware ini meliputi personalia yang biasa dikenal dengan istilah
“Electronic Data Processing Personal” sebagai berikut :
  Data Processing Manager
    Data processing manager adalah pemimpin unit yang bertanggung jawab atas
    keseluruhan proses berlangsungnya pekerjaan.
  System Analysis
    Para system analysis merupakan kelompok yang mempunyai keahlian khusus
    dalam mengembangkan sistem informasi dan menerapkannya dalam organisasi
    dimana mereka berkerja. Dalam tugasnya seorang system analysis mengadakan
    rancangan input dan menentukan output apa yang dikehendaki.
  Programmers
    Kelompok ini melakukan kegiatannya dalam bentuk penyusunan program untuk
    disampaikan kepada mesin komputer. Kelompok ini menangani bahasa khas
    untuk komputer. Jadi data yang disusun dalam bahasa manuasia oleh para
    programmers diterjemahkan menjadi bahasa komputer. Bahasa komputer dapat
    diklasifikasikan menjadi dua jenis :
     Bahasa tertentu yang hanya dipahami oleh merk tertentu saja. Sebagai contoh,
        mesin komputer type IBM, NCR, ICI, atau UNIVAC mempunyai bahasa
        sendiri-sendiri yang apabila dipergunakan untuk mesin komputer merk lain,
        tidak akan jalan.
     Bahasa yang dapat dipergunakan oleh semua jenis mesin komputer,
        diantaranya “Common Business Oriented Language (COBOL)” dan Formula
        Translator (FORTRAN). Cobol adalah bahasa komputer yang secara luas
        dipergunakan dalam bisnis sedang FORTRAN biasanya dipakai untuk
        pengolahan data yang sifatnya ilmiah.
  Machine Operator
    Para petugas ini kadang-kadang dinamakan juga “computer operator”, karena
    menggarap langsung pengolahan data, menangani mesin komputer beserta

                                     20
      komponen-komponennya, seperti key punch machine, tape machine, disc
      machine, dan lain sebagainya.
     Data Entry Operator
      Tugas operator ini mengurus data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan
      data, perekaman data ke dalam media komputer sampai pada pemeriksaan dan
      pengiriman informasi yang dihasilkan komputer.

         Disamping personalia yang disebutkan diatas masih terdapat petugas-petugas
  lainnya yang sifatnya penunjang. Tetapi, walupun sebagai penunjang dalam suatu
  organisasi setiap unsur tetap penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  Yang beda hanyalah besar kecilnya peranan.

  Klasifikasi Komputer

          Selain berdasarkan perkembangannya sehingga menimbulkan klasifikasi
  komputer generasi pertama, generasi kedua dan generasi ketiga, komputer juga
  diklasifikasikan sebagai berikut :

  1. Komputer menurut jenis data yang diolah

      a. Digital Computer
          Digital Computer adalah mesin komputer yang diciptakan untuk mengolah
       data yang bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, huruf, tanda baca dan lain-lain.
       Mesin komputer jenis ini banyak digunakan dalam bisnis seperti untuk
       menghitung penjualan dan biaya.
      b. Analog Computer
          Jenis komputer ini dibuat untuk mengolah data yang sifatnya kualitatif untuk
          mengukur variabel-variabel seperti voltase, kecepatan suara, resistansi udara,
          suhu, dan lain-lain. Analog computer ini banyak digunakan dalam kegiatan
          ilmiah.
      c. Hybrid Computer
          Komputer jenis ini diperuntukkan pengolahan data yang sifatnya baik
          kuantitatif maupun kualitatif. Dengan kata lain data kuantitatif yang diolah
          menghasilkan data kualitatif atau sebaliknya.

  2. Komputer menurut tujuan
     a. Special Purpose Computer
        Komputer jenis ini dibuat untuk pengolahan data yang spesifik, misalnya
        accounting dalam suatu kegiatan bisnis. Jadi komputer jenis ini tidak dapat
        digunakan untuk pemecahan masalah lain.
     b. General Purpose Computer
        Sesuai dengan makna istilahnya, jenis komputer ini dibuat untuk keperluan
        pemecahan berbagai jenis masalah.


C. PROSES KERJA KOMPUTER

         Proses kerja komputer analog dengan proses pemecahan masalah yang
  dilakukan manusia. Seseorang yang berusaha memecahkan suatu masalah, pertama-
  tama akan mengamati masalahnya dengan salah satu dari pancaindranya, dengan

                                         21
   perantara penglihatan atau pendengaran atau indera lainnya. Setelah masalah
   sebenarnya difahami, ia melakukan pengolahan, antara lain mengingat,
   membandingkan, menilai dan lain-lain. Hasil pemecahan yang kesemuanya itu
   dilakukan dalam benak, kemudian dikeluarkan dalam bentuk tenaga, misalnya
   berbicara, menulis dan lain-lain.
          Apa yang dilakukan oleh manusia itu pada hakikatnya sama dengan apa yang
   terdapat dalam sistem computer.
          Untuk “pemecahan masalah” dengan lain istilah “pengolahan data”, dengan
   menggunakan komputer, cara pelaksanaanya dilakukan oleh tiga unit yaitu :
     Unit yang membaca data
     Unit yang mengolah data
     Unit yang merekam/mengeluarkan hasil pengolahan

           Unit atau bagian besar dari mesin komputer inilah yang diartikan komponen-
   komponen fungsional, yang menurut termiologi dalam dunia komputer adalah sebagai
   berikut :
        INPUT UNIT                     - Unit pembaca data
        PROCESSING UNIT                - Unit pusat pengolah
        OUTPUT UNIT                    - Unit penghasil

1. Input Unit

          Data yang merupakan bahan mentah harus dirubah atau dialihkan terlebih
   dahulu kedalam bentuk khusus yang dapat dibaca oleh komputer dengan
   dimasukannya kedalam alat yang disebut Input Device. Ini dapat berbentuk Card
   Reader, Paper Tape Reader, Magnetic Disk dan lain-lain. Jika yang dipergunakan
   Card Reader, maka data yang akan diproses harus di “punch” terlebih dahulu pada
   kartu punch. Kartu punch ini terdiri dari 80 kolom yang terbagi dalam 12 baris.

2. Processing Unit

          Processing atau pengolahan dilakukan oleh Central Processing atau kadang-
   kadang disebut juga Central Processing Unit (CPU), yang dalam sistem komputer
   merupakan hatinya. Ini terdiri dari sejumlah unsur yang meskipun bervariasi diantara
   mesin komputer yang satu dengan yang lainnya, fungsinya sama. Tiga unsur penting
   dalam CPU tersebut ialah :
        Primary strorage unit
        Airthetic logic unit
        Control unit

3. Output Unit

          Hasil processing disajikan melalui alat yang dinamakan Output Device yang
   dapat berbentuk “print out”, paper tape, magnetic dan lain-lain.

           Demikian penjelasan yang sangat sederhana mengenai unit-unit fungsional
   atau komponen-komponen dari suatu sistem komputer. Jadi komponen-komponen
   tersebut bekerja atas dasar instruksi/program yang diberikan kepadanya melalui
   Control Unit dalam Central Processing Unit. Jelas kiranya bahwa proses pelaksanaan
   suatu pekerjaan yang dilakukan oleh suatu sistem komputer merupakan pengolahan

                                        22
  data yang meliputi tahap-tahap : penyiapan data, pembacaan data, manipulasi data,
  dan penyajian informasi.


D. KOMPUTERISASI DI INDONESIA

          Indonesia pertama kali mengenal komputer pada tahun 1956 pada waktu Bank
  Sentral Indonesia membeli sebuah komputer merk Univac System 1004 buatan
  Amerika Serikat. Meskipun dipelopori oleh Bank Sentral Indonesia tersebut, ternyata
  lembaga-lembaga, badan-badan, atau perusahaan-perusahaan lainnya tidak ada yang
  mengikutinya, padahaal mesin-mesin komputer pada waktu itu sedang hangat-
  hangatnya membanjiri dunia.
          Baru pada tahun 1964 didatangkan sebuah komputer lagi, kali ini untuk
  keperluan TNI Angkatan Darat di Bandung. Jenisnya adalah IBM System 1401. Jenis
  yang sama juga telah di datangkan tiga tahun kemudian, juga ke kota sama, yakni
  Bandung, tetapi kali ini untuk ITB sebagai perguruan tinggai pertama yang
  menggunakan komputer.
          Sesudah Orde Baru, jelasnya sejak tahun tujuh puluhan, jumlah komputer di
  Indonesia terus meningkat dengan pesat. Jika pada tahun 1973 tercatat 23 unit
  komputer, pada tahun 1974 bertambah menjadi 29 unit, dan pada tahun 1975
  meningkat menjadi 41 unit, 15 unit diantaranya terdapat pada perusahaan-perusahaan.
  Sejak tahun 1977, jumlah meningkat dengan pesat. Pada tahun itu tercatat ada 70 buah
  unit komputer yang tersebar di 13 kota di seluruh Indonesia, tetapi yang terbanyak
  adalah Jakarta, yang pada waktu itu tercatat 49 unit.
          Pada tahun 1977 itu ada 11 lembaga pemerintah yang menggunakan lebih dari
  satu unit komputer. Yang paling banyak menggunakan komputer adalah Pertamina
  yang pada tahun itu memasang tujuh unit tersebar di Jakarta, Pangkalan Brandan,
  Plaju, Dumai dan Balik Papan. Berikutnya yang relatif banyak menggunakan
  komputer adalah Depertemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik sebanyak empat
  unit, dan juga PLN dalam jumlah yang sama. Yang lainnya, yang menggunakan lebih
  dari satu unit adalah antara lain Depertemen Keuangan, Bank Indonesia, Garuda
  Indonesian Airways, PN Pupuk Sriwijaya, Perum Telkom, Bumi Putra dan Jiwasraya.
          Dan pada saat sekarang ini orang-orang tidak lagi canggung akan dengan
  adanya komputer, setiap organisasi sudah banyak memiliki komputer sebagai alat
  bantu dalam pekerjaannya. Dan juga komputer sudah menjelajah dikalangan
  mahasiswa dan pelajar lainnya untuk membantu dalam proses belajar yang diharuskan
  dengan menggunakan komputer.

  Beberapa alternatif komputerisasi

          Bagi sistem informasi manajemen, komputer merupakan alat semata-mata
  untuk mempercepat proses pengolahan data menjadi informasi. Prosesnya memang
  luar biasa cepatnya. Tidak lebih dari itu, ini berarti bahwa komputer dalam hal-hal
  tertentu saja dapat menandingi otak manusia, tetapi dalam hal-hal lainnya tidak.
  Dalam hal yang sifatnya kuantitas, komputer bisa mengalahkan otak manusia, tatapi
  dalam hal kualitas, manusia tetap unggul, tidak bisa diganti oleh komputer.
          Yang memerlukan komputer jelas adalah organisasi-organisasi besar, tetapi
  tidak semua organisasi besar menghadapi setiap hari data bervolume besar untuk
  diolah, sedang organisasi lain hanyalah sebulan sekali, dan organisasi lainnya hanya
  setahun sekali. Tetapi kesemuanya memerlukan pengolahan yang cepat. Oleh karena

                                       23
itu ada empat kemungkinan yang dapat dipilih dalam kegiatan komputerisasi itu
dengan berlandaskan pertimbangan mahalnya harga unit komputer.
1. Memiliki sendiri
2. Menyewa
3. Mengadakan bagi waktu
4. Membeli jasa “pusat data”

Pengorganisasian Unit Pengolahan Data

        Meskipun tugas Unit Pengolahan Data adalah melayani dan menunjang
pimpinan organisasi, namun pelayanan yang dilakukan, bersangkutan sangat erat
dengan proses pengambilan keputusan. Karena itulah, sistem informasi untuk
pimpinan yang diciptakan, dikembangkan, dipergunakan dan diperlihara harus bersifat
integratif, sebab pelayanan yang diberikan oleh Unit Pengolahan Data meliputi semua
segi organisasi dan semua aspek kegiatannnya.
        Dalam mengoperasikan Unit Pengolahan Data, selain harus jelas tujuannnya,
harus sinkron dengan tujuan organisasi yang akan dicapai. Meskipun unit itu sendiri
antara yang satu dengan yang lainnya mempunyai persamaan yang hakiki, namun dala
hubungannya dengan tujuan terdapat perbedaan-perbedaan. Tujuan Unit Pengolahan
Data pada sebuah bank tidak sama dengan perusahaan asuransi, berbeda dengan
perusahaan penerbangan, apalagi dengan instansi militer.
        Selain tujuan, harus jelas pula tugas yang harus dilakukan oleh Unit
Pengolahan Data itu, karena hanya dengan demikian, Unit Pengolahan Data benar-
benar dapat membantu pimpinan organisasi mengambil keputusan yang tepat demi
tercapainya tujuan organisasi secara efisien.




                                    24
                                     BAB V

                       PENGAMBILAN KEPUTUSAN


A. PENTINGNYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM MANAJEMEN

          Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat
  penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil
  pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang
  bersangkutan dengan organisasi yang mereka pimpin. Penting, oleh karena
  menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan dalam pengmabilan keputusan bisa
  merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang.
          Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka
  pemecahan suatu masalah untuk memperoleh suatu hasil akhir guna dilaksanakan.
  Ada masalah yang mudah saja dipecahkan, ada yang sukar, ada juga yang sangat sulit,
  tergantung pada besarnya masalah, dan luasnya sangkut-paut dengan berbagai faktor.
  Atas dasar itulah, maka keputusan yang dihasilkan ada yang tidak mengandung resiko
  apa-apa, ada yang resikonya kecil saja, dan ada pula resiko yang besar. Di situlah
  pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan
  sejumlah alternatif. Dan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, dalam arti kata
  yang paling kecil resikonya.
          Kepemimpinan seorang administrator atau manajer banyak ditentukan oleh
  kemampuan mengambil keputusan yang dinilai adalah sejauh mana keputusan-
  keputusan yang diambil dapat mempercepat pencapaian tujuan dengan efisien.
          Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Ph.D., semakin tinggi kedudukan
  seseorang dalam suatu organisasi, semakin banyak memerlukan “manajerial skill” dan
  semakin berkurang membutukan “technical skill”, oleh karena semakin berkurang
  keterlibatannya dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional. Semakin luas
  keterampilan manajerial seorang manajer, semakin banyak yang harus diketahui
  olehnya aspek-aspek manajemen. Aspek-aspek manajemen ini meliputi berbagai
  faktor intern organisasi, dan berbagai faktor ektern organisasi. Lebih-lebih faktor-
  faktor ekstern organisasi, dikarenakan erat hubungannya dengan “Envirommental In
  pact Assessment” patut mendapat perhatian khusus dari seorang manajer puncak. Ini
  menyangkut politik, ekonomi, hukum, sosial dan kebudayaan. Seorang manajer harus
  peka terhadap gejala sosial akibat dinamikanya masyarakat. Kebijakan pemerintah
  bukan tidak mungkin merugikan organisasi, tetapi kerugian itu tersebut tidak akan
  fatal apabila seorang manajer memiliki daya ramal rasional yang kuat, sehingga setiap
  gejala yang mucul, apa saja yang akan terjadi bisa diduga sebelumnya. Dengan
  demikian dapat diadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu.
          Jelas, setiap tindakan yang dilakukan adalah pengambilan keputusan.


B. BERBAGAI KEKUATAN              YANG      MEMPENGARUHI            PENGAMBILAN
   KEPUTUSAN

          Seperti telah disinggung, pengambilan keputusan pada hakikatnya adalah
  pemilihan alternatif yang paling kecil resikonya, untuk dilaksanakan dalam rangka
  pencapaian tujuan yang telah dilakukan. Dalam proses pengambilan tersebut terdapat
  tiga kekuatan yang selalu mempengaruhinya, yaitu :

                                       25
1. Dinamika individu
2. Dinamika kelompok
3. Dinamika lingkungan

1. Dinamika individu

           Organisasi merupakan wadah individu-individu, yang masing-masing
   membawa sikapnya, dan wataknya sendiri. Setiap individu itu tidak statis, melainkan
   dinamis, sesuai dengan sifat alamiah manusia, lebih-lebih kalau manusia-manusia itu
   bergabung dalam suatu wadah yang bernama organisasi.
           Dalam proses dinamikanya itu, individu dengan organisasi pengaruh-
   mempengaruhi. Individu mempengaruhi organisasi, tetapi organisasi pun
   mempengaruhi individu. Secara ontogenetik dan filogenetik, antara individu yang satu
   dengan individu yang lain akan berbeda dalam mengambil keputusan untuk
   kepentingan pribadinya. Setiap pengambilan keputusan oleh seseorang demi
   kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan pribadinya. Sebagai
   contoh, seorang direktur perusahaan atau kepala jawatan yang dihadapkan pada
   pengambilan keputusan wanita mana yang ditetapkan sebagai sekretaris dari sejumlah
   pelamar, maka disini faktor pribadinya akan turut berbicara.
           Korupsi di sebuah perusahaan yang dilakukan oleh seorang bendaharawan
   adalah hasil keputusan yang diambil olehnya, yang memang merugikan dirinya,
   dalam bentuk pengajuan di pengadilan, tetapi disamping itu juga merugikan kantor
   dimana ia bekerja. Jelas disini bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
   seorang pegawai bisa berpengaruh besar organisasi tempat ia bekerja. Jelas pula
   dinamika individu tidak selalu positif. Dalam hubungan ini manajer perlu menaruh
   perhatian yang seksama dalam mendelegasikan wewenangnya.
           Tugas utama manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan
   efisien. Tujuan organisasi sudah jelas, dan tujuan individu-individu harus sinkron
   dengannya. Jika tujuan individu bertentangan dengan tujuan organisasi, maka
   pencapaian tujuan organisasi akan mengalami penghambatan. Ole karena itu,
   individu-individu yang terdapat di semua lini, baik dalam manajemen puncak,
   manajemen tengah, manajemen pengawasan, maupun individu-individu pelaksana
   harus mempunyai tujuan yang sama dengan tujuan organisasi.

2. Dinamika kelompok

           Menurut Floyd D. Ruch dalam bukunya “ Psychology and Life”, dinamika
   kelompok adalah analisa daripada relasi-relasi kelompok sosial, berdasarkan prinsip
   bahwa tingkah laku dalam kelompok itu adalah hasil interaksi yang dinamis antara
   individu-individu dalam situasi sosial.
           Bedasarkan defenisi Rush tersebut, maka para karyawan sebuah perusahaan,
   atau organisasi ke karyawan apa pun adalah kelompok sosial, karena mereka terdiri
   dari sejumlah individu yang telah terlihat dalam interaksi yang intensif dan teratur,
   sehingga individu-individu tersebut terdapat pembagian tugas, struktur dan norma-
   norma tertentu. Setiap kelompok mempunyai norma-norma sendiri-sendiri. Norma
   adalah nilai-nilai yang dalam kehidupan manusia menentukan mana yang boleh dan
   mana yang tidakboleh dilakukan. Norma mempunyai fungsi ganda, pertama mengikat
   rasa persatuan, dan kedua memperteguh rasa persatuan.
           Pengaruh norma kelompok ini perlu diperhatikan oleh manager, oleh karena
   bawahannya yang merupakan individu-individu yang tergabung dalam organisasi

                                        26
  yang ia pimpin itu, adalah kelompok sekunder yang mereka masuki dengan membawa
  norma-norma kelompok primernya.
          Dewasa ini perusahaan, organisasi dan lain-lain banyak yang diperlengkapi
  hubungan masyarakat dengan ditempatkan sebagai biro, bagian atau seksi. Ini penting,
  karena direktur perusahaan lebih-lebih sebuah departemen atau pemerintah daerah
  propinsi atau perusahaan taraf nasional yang meliputi puluhan ribu karyawan, tidak
  mungkin berinteraksi dengan seluruh karyawan. Adalah tugas kepala humas antara
  lain menangani internal public, selain ekternal public untuk meneliti sikap, opini dan
  perilaku karyawan guna disampaikan hasilnya kepada atasannya. Dengan demikian
  keharusan peka dan tanggap terhadap dinamika kelompok dapat dipenuhi oleh
  seorang pemimpin organisasi.

3. Dinamika lingkungan

         Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah situasi, kondisi dan faktor-
  faktor yang berkaitan dengan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambil
  merupakan jawaban terhadap suatu tantangan. Tantangan itu timbul sebagai akibat
  perubahan situasi dan kondisi. Apabila keputusan sudah diambil, maka ia akan
  mengubah situasi dan kondisi dan berbagai faktor yang bersangkutan.
         Bagi seorang manajer, memperhatikan dinamika lingkungan sangat penting,
  oleh karena akan memperoleh wawasan dalam pengambilan suatu keputusan. Suatu
  keputusan yang diambilnya tidak akan berdiri sendiri, lebih-lebih keputusan penting,
  akan merupakan sumber penjabaran yang akan berbentuk keputusan-keputusan lain
  yang derajatnya lebih rendah yang akan dibuat oleh eselon-eselon yang lebih rendah.
         Dengan demikian pengambilan keputusan dengan lingkungan itu saling
  pengaruh-mempengaruhi. Lingkungan yang dinamis memaksa seorang manajer
  mengambil suatu keputusan, lalu pada gilirannya, keputusan yang diambil ini
  mengubah lingkungan dan begitu seterusnya.
         Demikianlah tiga kekuatan, yaitu dinamika individu, dinamika lingkungan
  yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Dan apabila keputusan itu diambil, akan
  mempengaruhi pula individu, kelompok dan lingkungan.


C. JENIS-JENIS KEPUTUSAN

         Setiap keputusan mengandung isi dan tujuan. Isu suatu keputusan adalah apa
  yang dikehendaki oleh si pengambil keputusan dan apa yang harus dilaksanakan oleh
  mereka yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Oleh karena harus
  dilaksanakan, maka isi keputusan itu harus jelas. Jika menyangkut manusia, siapa
  yang harus melaksanakannya, bila menyangkut waktu, kapan mulai berlakunya
  keputusan tersebut dan berapa lama harus dilaksanakan kalau menyangkut biaya, dari
  mana biaya akan dikeluarkan dan sebagainya.
         Demikian pula, tujuan keputusan harus jelas bagi si pelaksana dan bagi
  mereka yang berhubungan dengan keputusan tersebut. Tujuan biasanya berkaitan
  dengan argumentasi, seseorang yang mengambil keputusan pasti mempunyai alasan
  mengapa keputusan itu diambil.
         Tidak semua keputusan dituangkan dalam surat keputusan. Ada juga
  keputusan dalam organisasi yang diambil dan diumumkan dalam bentuk lain,
  umpamanya instruksi atau edaran. Yang bagaimana harus dituangkan dalam surat
  keputusan tergantung pada derajat isi keputusan tersebut. Yang penting adalah bahwa

                                        27
   dalam sebuah organisasi, surat keputusan mempunyai kepastian hukum dibandingkan
   dengan bentuk lain yang lebih rendah derajatnya. Keputusan diklasifikasikan
   berdasarkan struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan situasi.

1. Keputusan berdasarkan struktur organisasi

           Dalam jenjang manajemen suatu organisasi, manajer puncak berfungsi sebagai
   administrator. Kedudukannya adalah pada jenjang paling atas. Ia menetapkan
   kebijakan umum dan bertanggung jawab atas jalannya organisasi secara keseluruhan.
           Di bawah manajer puncak terdapat manajer eksekutif atau manajer pelaksana,
   yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan manajer operatif
   sedemikian rupa, sehingga semua tugas dilakasanakan dengan efektif, sesuai dengan
   perencanaan dan tujuan yang telah ditetapkan. Jika administrator berada dalam
   manajemen puncak, maka manajer eksekutif dan manajer operatif berada dalam
   manajemen tengah.
           Di bawah manajer operatif terdapat para pengawas atau mandor yang
   mengamati jalannya pekerjaan secara teknis yang dilakukan para pekerja. Para pekerja
   inilah dalam struktur organisasi merupakan tahap paling bawah yang tidak
   mempunyai anak buah.
           Berdasarkan struktur organisasi tersebut, keputusan diklasifikasikan sebagai
   berikut :
   a. Keputusan administratif
           Keputusan administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang
       administrator/manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi ke karyawan.
       Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan
       kebijakan yang oleh eselon bawahan harus dilakukan penorganisasian.

   b. Keputusan eksekutif
         Keputusan eksekutif adalah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif.
      Seperti dijelaskan diatas, kedudukan manajer eksekutif berada diantara manajer
      puncak dan manajer operatif. Tugas manajer eksekutif adalah meneruskan
      gagasan administrator dalam fungsinya sebagai koordinator yang
      mengkoordinasikan para manajer operatif.

   c. Keputusan operatif
         Keputusan operatif adalah keputusan yang diambil oleh manajer operatif
      dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan paduan manajer eksekutif. Yang
      dimaksudkan dengan pelaksanaan ialah segala kegiatan operasional dalam
      memproduksi hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.

   d. Keputusan teknis
         Keputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya yang diambil oleh para
      pengawasnya atau mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan ini mengenai
      masalah-masalah teknis.


2. Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi

           Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi terdiri dari berbagai jenis yang
   dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

                                        28
a. Keputusan menurut sistem

        Sistem keputusan, yaitu model sistem dimana keputusan diambil sifatnya
tertutup dan terbuka.

   1. Sistem keputusan tertutup
   2. Sistem keputusan terbuka

b. Keputusan menurut urgensi

        Menurut sistem ini, keputusan terbagi 4 jenis :
   1.   Keputusan vital
   2.   Keputusan penting
   3.   Keputusan biasa
   4.   Keputusan formalitas

c. Keputusan menurut efek

        Keputusan ini diklasifikasikan sebagai berikut :
   1.   Keputusan managerial
   2.   Keputusan teknis
   3.   Keputusan ekonomis
   4.   Keputusan yuridis
   5.   Keputusan politis

d. Keputusan menurut daya laku

      Klasifikasinya sebagai berikut :
   1. Keputusan definitif
   2. Keputusan sementara
   3. Keputusan darurat

e. Keputusan menurut frekuensi

      Berdasarkan frekuensinya, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :
   1. Keputusan incidental
   2. Keputusan rutin

f. Keputusan menurut kemampuan organisasi

   1. Keputusan terprogram
   2. Keputusan tak terprogram

       Demikianlah berbagai jenis keputusan, dengan mengetahui macam-macam
keputusan itu, maka kiranya dapat diperkirakan informasi yang bagaimana yang
diperlukan, dari mana sumbernya, bagaimana memperolehnya. Dengan demikian,
maka keputusan dapat diambil dengan tepat dan cepat.




                                       29
D. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

           Pengambilan keputusan ada yang mudah, ada yang sulit, ada juga yang sangat
  sulit. Ini tergantung pada luasnya ruang lingkup permasalahan yang bersangkutan
  dengan pengambilan keputusan tersebut. Dalam organisasi kecil permasalahan hanya
  sederhana saja, pengambilan keputusanpun dapat dilakukan dengan mudah. Dan lain
  kalau organisasi itu besar dengan ruang lingkup yang luas dan banyak manusia yang
  yang tergabung, serta meliputi biaya pengolahan yang besar jumlahnya, maka suatu
  keputusan belum tentu mudah.
           Beberapa model pengambilan keputusan menitik beratkan pada arus balik dari
  hasil keputusan. Sebagai contoh A. Rubenstein dan C.J. Habersrop mengemukakan
  tahap-tahap berikut :

         1.   Pengenalan masalah
         2.   Analisa dan pernyataan alternatif-alternatif
         3.   Pilihan diantara alternatif-alternatif
         4.   Komunikasi dan implementasi keputusan
         5.   Tindak lanjut dan arus balik hasil-hasil keputusan

         Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan
  dalam rangka memecahkan masalah yang rumit dan sulit.

  1. Identifikasi masalah

          Dalam proses pengambilan keputusan, pertama-tama masalahnya harus benar-
  benar jelas. Harus jelas pula perumusannya. Dalam mengkaji masalah ini, jawaban
  dari beberapa pertanyaan berikut ini akan memperjelas perumusan masalah :
  a. Mengapa masalah itu harus dipecahkan ?
  b. Apa untung ruginya ?
  c. Faktor-faktor apa yang berpengaruh ?
  d. Kapan harus diselesaikan ?
  e. Berapa biaya diperlukan ?
  f. Harapan apa yang dapat diperoleh ?
  g. Bagaimana melaksanakannya ?
  h. Siapa yang akan diikutsertakan ?

  2. Pengumpulan data

          Untuk memecahkan masalah, data sangat diperlukan, dan data ini sudah tentu
  harus relevan. Untuk inilah pentingnya sistem informasi dalam suatu manajemen.
  Data bukan saja informasi yang masuk, kemudian disimpan untuk dijadikan informasi
  lagi ke luar. Bukan itu saja, tetapi juga hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu
  masalah diwaktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau
  diperlukan dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan landasan
  pemecahan masalah yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.

  3. Analisis data

          Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul kemudian diolah dengan sistematis,
  sesuai dengan pertanyaan yang dirumuskan pada tahap identifikasi masalah tadi. Data

                                         30
  yang sudah dikumpulkan itu kini menjadi informasi, karena kini dipergunakan, dalam
  hal ini untuk pengambilan keputusan.

  4. Penentuan alternatif

          Data yang sudah dianalisa itu menimbulkan beberapa alternatif yang harus
  diambil salah satu yang menurut pertimbangan paling baik. Dalam penentuan
  alternatif ini tidak mungkin minta tolong pada komputer, sebab komputer
  kemampuangnya terbatas, hanya mampu mempercepat proses saja, tidak bisa
  menyamai pikiran manusia, apalagi melebihinya.
          Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang,
  berlandaskan pemikiran yang masak. Sepeti juga yang telah disinggung dimuka,
  alternatif yang baik adalah yang paling kecil resikonya, murah, aman, sesuai dan tidak
  menimbulkan efek negatif. Bahwa kemudian ternyata memang ada resikonya, maka
  resiko tersebut sudah diperhitungkan.

  5. Pelaksanaan alternatif

          Jika altenatif telah diputuskan, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan
  alternatif tersebut yang menghendaki direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-
  kegiatan. Pelaksanaan tersebut harus sinkron dengan strategi yang sudah digariskan.

  6. Penilaian

          Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir proses pengambilan keputusan.
  Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan cocok
  dengan perencanaan. Kalau tidak, harus segera diadakan tindakan-tindakan untuk
  memperbaikinya.


E. SARANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

          Seorang pemimpin organisasi kekaryaan, untuk pemecahan masalah tertentu,
  dapat mengambil keputusan sendiri tanpa membawa orang lain, tetapi dapat juga
  mengikutsertakan sejumlah orang bila dirasakan bahwa masalah yang harus
  dipecahkan terlalu sulit. Apabila seorang pemimpin mengikutsertakan orang lain,
  tidaklah berarti bahwa ia tidak mampu melaksanakan kepemimpinan, malah justru
  dengan mengajak stafnya atau bawahannya memikirkan bersama suatu masalah, nilai
  kepemimpinannya tinggi. Dalam teori kepemimpinan ia telah melaksanakan gaya
  kepemimpinan demokratis. Jenis kepemimpinan ini oleh siapa pun juga dianggap
  lebih baik daripada gaya kepemimpinan otokratis atau kepemimpinan bebas.
          Dengan gaya kepemimpinan demokratis tersebut, keputusan yang diambil
  merupakan keputusan bersama, kerena mereka yang akan melaksanakan keputusan
  nanti, turus memutuskan, ikut menyumbangkan pikiran. Dengan demikian mereka
  bertanggung jawab secara bersama-sama.
          Sehubungan dengan itu, maka dalam rangka membawa serta orang lain dalam
  pengambilan keputusan, seorang manajer dapat mengadakan rapat dan surah saran.




                                        31
1. Rapat (meeting)

        Dalam organisasi kekaryaan rapat bisa bertarap rapat pimpinan/direksi atau
rapat pegawai. Rapat mana yang akan diselenggarakan tergantung pada besar kecilnya
masalah yang akan dipecahkan. Sudah tentu masalah yang dibawa ke rapat pimpinan
adalah masalah yang sifatnya manajerial yang menyangkut kebijakan pimpinan.
        Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari rapat itu, yakni :

a. Masalah yang akan dipecahkan akan menjadi jelas, karena dikupas dalam forum
   terbuka
b. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman di antara para peserta rapat akan dapat
   menghasilkan cara pemecahan masalah yang lebih mantap
c. Akan timbul banyak alternatif, sehingga dapat dipilih salah satu yang paling kecil
   resikonya
d. Akan dapat ditanamkan rasa keterikatan di antara para pegawai, sehingga akan
   menumbuhkan rasa tanggung jawab yang lebih besar
e. Akan dapat dikembangkan jiwa demokrasi, karena para peserta rapat terlatih
   untuk menerima pendapat orang lain.

       Meskipun rapat banyak manfaatnya, namun seringkali tidak memuaskan,
disebabkan :

1. Penyelenggaraan rapat tidak dipersiapkan, sehingga kelangsungannya tidak lancar
   dan hasilnya tidak sebagaimana yang diharapkan
2. Rapat diadakan terlalu mendadak, sehingga orang-orang yang diharapkan hadir,
   terlalu banyak yang tidak datang
3. Suasana rapat diliputi emosi dan menonjolkan pribadi sehingga tujuan pribadi
   diboncengkan pada tujuan organisasi


2. Curah saran (brainstorming)

        Curah saran atau brainstorming adalah suatu cara untuk mendapatkan banyk
gagasan dari sekelompok manusia dalam waktu sangat singkat. Curah saran
merupakan tata cara untuk menggalakkan kreatifitas dalam suatu kelompok dengan
menghilangkan atau mengurangi faktor-faktor yang merintangi pengekspresian
gagasan-gagasan yang baru dan kreatif.
        Lebih tegas lagi apa yang dikatakan oleh Austin J. Freeley bahwa tujuan curah
saran adalah untuk menciptakan suatu situasi yang menggalakan jalan pintas dalam
proses logis dan untuk memproduksikan sejumlah besar gagasan dalam waktu singkat.
        Dari definisi-defenisi tersebut jelas bahwa curah saran memang merupakan
suatu pertemuan, tetapi bukan rapat pimpinan atau rapat pegawai seperti biasa kita
jumpai dalam organisasi, melainkan lebih tepat dikatakan diskusi kelompok, sebab
disitu para peserta bukan saja diberi kebebasan, melainkan digalakkan untuk
mengemukakan gagasannya.




                                     32
        Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan curah saran
ini :

a. Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15 orang.
   Jika lebih banyak orang yang dapat diikut sertakan, sebaiknya dibagi menjadi
   kelompok kecil
b. Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal para peserta dalam
   keadaan tidak kaku serta mempunyai kebebasan untuk mengemukakan pendapat
c. Karna tujuan curan saran adalah untuk menampung gagasan sebanyak-banyaknya
   dalam waktu sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu masalah, maka waktu
   yang ditetapkan tidak lebih dari satu jam
d. Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada para peserta masalah yang akan
   dipecahkan
e. Curah saran akan berhasil apabila para peserta hampir sama derajatnya dengan
   fungsinya
f. Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu, karena
   sifatnya tidak resmi
g. Para peserta digalakan untuk berpartisipasi
h. Selama diskusi penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan
i. Semau gagasan, termasuk yang sekilas tampak tidak bernilai, dituangkan dalam
   bentuk tulisan
j. Begitu curah saran selesai dan semua gagasan dihimpun dalam bentuk yang
   mudah diperiksa, maka kegiatan meningkat pada tahap penilaian secara
   menyeluruh.

        Demikian, beberapa cara pengambilan keputusan yang dapat dipergunakan
oleh seorang manajer manakala harus mengambil keputusan yang penting.
        Hasil keputusan penting akan merupakan informasi penting bagi manajemen,
baik untuk tahap perencanaan, penggiatan ataupun pengawasan. Penyampaian atau
penyebaran informasi kepada khalayak, baik khalayak intern maupun khalayak
ekstern, yang dilaksanakan dengan sistem yang mapan dan mantap, akan merupakan
bantuan yang besar bagi lancarnya manajemen.




                         ______________________




                                    33
                        DAFTAR PUSTAKA


Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A., Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV.
               Mandar Maju, Bandung, 1989

Muhammad Fakhri Husein, SE dan Amin Wibowo, SE,MBA, Sistem Informasi
              Manajemen, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 2002




                                 34

								
To top