Docstoc

17106384-Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen

Document Sample
17106384-Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen Powered By Docstoc
					                                       BAB I

                             KONSEP DASAR SISTEM



PENDAHULUAN
       Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari
empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem
informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis
sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa
keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi
kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau
pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.
   1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri.
       Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer
       harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh
       pihak lain.
   2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan
       professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep
       sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang
       diinginkan oleh perusahaan.
   3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai
       Sistem Informasi.


KONSEP SISTEM
       Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling
bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan
hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang
bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data
dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik
disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada
pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa
prinsip dasar berikut ini.
       Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem
        sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.
       Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh
        terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
       Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,
        sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke
        masalah yang kecil.
       Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin
        sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif
        yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir
        dipilih.
       Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga
        seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan
        masalah. Hal     ini   memungkinkan komitmen         yang terus     bertambah
        (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya
        adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.


KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM
        Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun
yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang
dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugas-
tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali
kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus
mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah
kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut
harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan
pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan
komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks
kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban
secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus
mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat
menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan




                                           2
kita   dapat    menggunakan    perubahan       teknologi   agar   terjadi   inovasi   yang
menguntungkan perusahaan.


                                       Manusia
                                       (People)




            Struktur                                                    Teknologi
           Organisasi




                                    Tugas / Prosedur




                   Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi


Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi
Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari
sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami
mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972)
membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan
(reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan
(processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan
dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses,
output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa
eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan
yang berbeda.
       Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
        hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
       Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
       Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)




                                           3
                         Penerima
                        (Recertors)



                      RANGSANGAN/                 Memori
                       STIMULUS                   Jangka
                                                  Pendek
        Lingkungan                                                      Memori
                                                                        Jangka
                                                                        Panjang


                       TINDAKAN
                                                Processor

                        Yang
                     Mempengaruhi



                                                 Memori Luar




    Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara
                                        Kerja EDI


Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat
ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman
proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita
dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.
        Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya
         kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
         relevan.
        Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif,
         serta kelayakan solusi/tindakan.
        Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.




                                            4
       Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
        keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.
       Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
        dilakukan tepet waktu dan efisien.
       Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
        dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki
        solusi.
Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh
sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan
pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk
menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek
membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-
faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan
karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan
jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam
memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan
bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia
agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi
sistem informasi tersebut.

                                         Intelligence



            Follow-Up                                                 Desain


                                             Umpan
                                              Balik



                                                                       Pilihan
           Implementasi



                                             Persuasi



                     Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan


                                             5
KARAKTERISTIK SISTEM
       Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan
unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang
dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.
   1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang
       termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
   2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan
       menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
   3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari
       lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
   4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,
       tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan
       sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
   5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem
       yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output.
       Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
   6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu
       atau berinteraksi.
   7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk
       penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan
       sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara
       komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan
       berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari
       berbagai data yang sama.




                                         6
                            Komponen 1             Komponen 2




                            Komponen 3           Penyimpanan 1




                   Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem


              Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian
     Sistem                                  Penggajian
Batasan          Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain
Lingkungan       Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank
Input            Kartu gaji
Output           Cek gaji
Komponen                Menghitung total pembayaran
                        Menghitung pengurangan
Interface               Mencocokan kartu gaji dengan pegawai
                        Menyortir cek pembayaran menurut departemen
Storage                 Tunjangan pegawai
                        Tunjangan pembayaran




                                         7
Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)
Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang
menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.
   a. Sistem Logik (Logical System)
       Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung
       hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah
       sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya,
       dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan
       berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih
       diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga
       untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan
       implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.
   b. Sistem Fisik (Physical System)
       Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem
       ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang
       bagaimana dan dimana sistem beroperasi.
       Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :
       Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan
       menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas
       dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang
       dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan
       menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards
       atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual
       atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata
       kuliah).




                                           8
                                        BAB II

                           KONSEP DASAR INFORMASI


LINGKUNGAN INFORMASI
       Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen
modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana
diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di
dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi
kelangsungan organisasi bisnis.
       Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi,
tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi
staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan
pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra
kerja, dinas pajak, dan lain-lain.
       Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang
digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing
berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh,
manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan
staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.
       Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar
atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan
operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan
hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi
mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi
rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas
informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi,
kuota, dan anggaran-anggaran. Selain           arus informasi mendatar adan vertikal,
informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara
pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada
pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal
organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar
piramida di bawah ini.

                                           9
                                                                    Pemegang
                                                                     Saham




        Pelanggan

                                                                            Pemasok




        Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi


DATA
       Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan
transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung
kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui
suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai
yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
       Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya,
data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
       Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya +
dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara
individual.
       Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik,
foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
       Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau
suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
       Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan
bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu
kejadian atau aktivitas.

                                           10
INFORMASI
       informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat
mendatang.



                  Data                 Proses                 Informasi



                  1.3                Perhitungan            Rata-rata
                  1.4                rata-rata              penjualan daalm
                  1.5                penjualan dalam        kuartal terakhir
                  1.7                kuartal terakhir       sebesar 1,3 milyar
                   …
                Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi


       Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi
itu mempunyai kandungan ―makna‖, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan
hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami
informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu
kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.




                                       11
          Masukan                         Proses                            Keluaran
           (Data)                         (Model)                          (Informasi)




           Data                                                                Penerima
       (ditangkap)                           Basis
                                             Data




                       Hasil                                    Tindakan
                     Tindakan                                   Keputusan




                             Gambar 2.3. Siklus Informasi


Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :
     1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran
         terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya,
         efeknya seperti kalau informasi itu benar.
     2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
     3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan
         terhadap informasi yang telah ada.
     4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap
         informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
     5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga
         keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.




                                           12
HIRARKI DATA
       Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen
data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.



                                Berkas




                 Rekaman                       Rekaman




                                Elemen Data                    Elemen Data



                              Gambar 2.4. Hierarki Data


      Elemen Data
       Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi
       unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat
       berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang
       berkaitan dengan pegawai.
       Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.
      Rekaman
       Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai
       contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat
       dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel
       dan baris.
      Berkas
       Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas,
       berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu
       subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang
       disebut table atau relasi.


                                         13
       Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk
       sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat
       mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja,
       dan sebagainya.


KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI
       Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan
literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.
            Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood
 Karakteristik              Manajer               Manajer                 Manajer
   Informasi          Tingkat Bawah               Tingkat            Tingkat Bawah
                      (Pengendalian              Menengah            (Perencanaan
                       Operasional)             (Pengendalian          Strategis)
                                                Manajemen)
Sumber              Banyak dari internal                         Banyak dari eksternal

Lingkup             Sempit, terdefinisi                          Sangat luas
                    dengan baik
Tingkat             Rinci                                        Ringkas
Keringkasan
Garis Waktu         Masa Lalu                                    Masa Depan

Kekinian            Sangat mutakhir                              Cukup
                    Usang
Keakurasian         Tinggi                                       Rendah
yang diperlukan
Frekuensi           Sangat sering                                jarang
Pemakaian
              Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter




                                           14
            Karakteristik                           Pokok Permasalahan
    1. Tipe data                        Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
    2. Akurasi/Presisi                  Apakah data cukup presisi?
    3. Usia                             Apakah data tepat waktu?
    4. Rentang waktu                    Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?
    5. Tingkat keringkasan              Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?
    6. Kelengkapan                      Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?
    7. Kemudahan akses                  Apakah data mudah diakses?
    8. sumber                           Apakah sumber bias atau tidak akurat?
    9. Relevansi/Nilai                  Apakah data mempengaruhi keputusan?
                                        Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?


KUALITAS INFORMASI
        Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk
menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas
informasi sering kali diukur berdasarkan :
       Aman (Secutiy)
       Tepat Waktu (Timeliness)
       Akurat (Accurate)
       Terkait (Relevance)
       Lengkap (Completeness)
       Korektif (Corectness)
       Jelas (Clearly)
sering dikenal dengan istilah STAR-C3


INFORMASI untuk MANAJEMEN
        Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu
organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari
pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan
laporan ataupun komputer.
        Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu
:

                                             15
1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan
   sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya,
   berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak
   banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi
   yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau
   barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan
   renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan
   sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum
   masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang
   berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang
   digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi
   permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini
   tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian
   manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak
   industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal
   adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat
   dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh
   kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan
   yang dilakukan lima tahun terakhir).




                                     16
                                       BAB III

                    KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI


PENGERTIAN
       Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –
orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain
dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur
pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang
disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
       Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang
menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi
menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran
informasi informal (mulut ke mulut).


KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI
       Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep
keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta
nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi
bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan
diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan
yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu
Anda ketahui mengenai sistem informasi.




                                          17
                     Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi


Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha
Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.
      Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan
       manajerial termasuk mengenai berbagai komponen              dan peran sistem
       informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal
       adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan
       untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan
       kompetitif.
      Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai
       isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software,
       jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.
      Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi,
       manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis
      Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi
       merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi
       untuk memenuhi peluang bisnis.




                                         18
      Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola
       teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam
       bisnis.


JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI
       Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia
bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis
sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau
manajemen.



                                          Sistem
                                         Informasi



                   Sistem                                       Sistem
                 Pendukung                                    Pendukung
                  Operasai                                    Manajemen




   Sistem           Sistem       Sistem Kerja      Sistem       Decision         Executive
 Pemrosesan      Pengendalian       Sama          Informasi     Support         Information
  Transaksi        Proses        Perusahaan      Manajemen       Sistem           Sistem



         Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi


Sistem Pendukung Operasi
Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan
digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi                   semacam ini
menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para
manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara
efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung
komunikasi dan kerjasama perusahaan.




                                           19
Sistem Pendukung Manajemen
Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan
untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut
akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan
dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis
adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi
mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi
manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.


Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi
       Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi
operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar
untuk tugas-tugas dasar operasi      seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan
manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan
adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan,
pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di
seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan
manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya              seperti akuntansi dan
pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi
strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis
perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para
pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi
dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan
fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.


FUNGSI SISTEM INFORMASI
      Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis,
       seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan
       manajemen sumber daya manusia.
      Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral
       pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.




                                          20
      Sumber     utama   informasi   dan    dukungan   yang   dibutuhkan   untuk
       menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan
       parktisi bisnis.
      Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang
       kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar
       global.
      Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria
       dan wanita.
      Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan
       perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.


KOMPONEN SISTEM INFORMASI
       Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi
produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa
komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :
      Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya
       dasar sistem informasi.
      Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi,
       sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software
       meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data
       dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi
       dan jaringan.
      Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi
       berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.
      Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan,
       output, penyimpanan, dan pengendalian.




                                        21
       Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya
                  Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya
       Sumber Daya Manusia
        Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.
        Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.
       Sumber Daya Hardware
        Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai
optikal.
        Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas.
       Sumber Daya Software
        Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program word
        processing, program penggajian.
        Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan,
        prosedur pendistribusian cek gaji.
       Sumber Daya Data
        Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.
       Sumber Daya Jaringan
        Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan
        pengendalian jaringan.
       Produk Informasi
        Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks
        serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.


AKTIVITAS SISTEM INFORMASI
        Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau
pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.
       Input Sumber Daya Data
        Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan
        disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk
        aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir
        biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau
        mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti


                                             22
    formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk
    memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu
    dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin,
    seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.
   Pemrosesan Data Menjadi Informasi
    Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan,
    perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-
    aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga
    mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data
    apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui
    proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.


   Output Produk Informasi
    Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan
    untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah
    untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.
    Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis
    yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas,
    dan multimedia.


   Penyimpanan Sumber Daya Data
    Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah
    aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur
    untuk digunakan kemudian


   Pengendalian Kinerja Sistem
    Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem.
    Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input,
    pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan
    dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja
    yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan
    agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.
    Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis


                                      23
                             Aktivitas Sistem Informasi
      Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang
       menggunakan kode garis.
      Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji
       lainnya.
      Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.
      Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan
       produk.
      Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan
       entri yang tepat atas data penjualan.


                                       SISTEM


1. PENGERTIAN SISTEM

    Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah
sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling
tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh –
contoh sbb:
     Sistem peredaran darah
        Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh.
     Sistem transportasi
        Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.
     Sistem sekolah
        Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya
        yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.
     Sistem komputer
        Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer.

   Pengertian Sistem Menurut:
    JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-
      indonesia-nya, ‖sIstem‖ diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang
      terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti
      susunan jaringan dsb.
    M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and
      Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik
      berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling
      berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau
      lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.




                                          24
Model Umum Sebuah Sistem

                                Umpan Balik



         Input              Process             Output            Tujuan



                            Kendala

                            Kontrol

                 Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam Sistem
Komponen Input
        Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima
data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau
pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi
menjadi dua kelompok yaitu:
a. Maintenance input
    Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat
    beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka
    maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil
    utama pengambil keputusan (decision maker)
b. Signal input
    Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam
    sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah
    informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut
    (decision support system)

Komponen Proses
        Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan
pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam
suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian
dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka
pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem
secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai
tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan
pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu
perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala
gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain.

Komponen Output
       Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu
sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan,
menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan
siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan
sebagainya.

                                      25
   Komponen Tujuan
           Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula
   dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh
   berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem,
   pemecahan suatu masalah dan sebagainya.

   Komponen Kendala
           Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas
   – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan
   membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas –
   batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus
   diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem.


   Komponen Kontrol
           Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan
   proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input,
   control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.

   Komponen Umpan Balik
          Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon
   atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti
   perbaikan atau pemeliharaan sistem.


2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM

       Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri
dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai
beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure
yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling
melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik
yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:
    1. Subbsistem
       Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu
       dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas
       masing – masing.
    2. Boundary
       Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau
    subsistem
    3. Interface
       Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output




                                           26
                  Tabel 1. Contoh subsistem dan interface

   Sistem                       Subsistem                    Interface
   Komputer                     unit pengolahan pusat        saluran
                                unit masukan
                                unit keluaran
                                penyimpanan tambahan
   Unit pengolahan pusat        unit penghitung                     kawat
                                unit pengendali
                                        penghubung
                                unitpenyimpan
   Pengolahan bact              kerja edit                   alih data
   dengan kerja                 kerja sortir                 kerja satu dengan
   terpisah(separate run)       kerja update                 lainnya,
                                        misalnya
                                kerja keluaran               pita data

4. Environment
   Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem
   dalam mencapai tujuan
    Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem
    Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung
    Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara
    Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan




                   Gambar 2. Environment Terhadap Sistem

5. Input
   Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui
   : menangkap (capture) dan menerima (entry)
6. Proses
   Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi
   sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.
7. Output
   Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.
8. Goal
   Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan
   dari sebuah sistem
9. Objective
   Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan
   dari sebuah subsistem

                                    27
3. Klasifikasi Sistem

    Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya :
   Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan
    Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh:
    sistem teologi
    Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer
   Berdasarkan Kejadian, dibedakan
    Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat
    proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata surya
    Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu
    proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata
    kota
   Berdasarkan Sifat, dibedakan
    Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat
    diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui
    secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual
    Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang
    mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya
    system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.
   Berdasarkan Metode, dibedakan
    Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi
    dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung
    berisolasi dan tertutup.
    Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan
    luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem
    biologis, sistem keorganisasian


4. Pengendalian Dalam Sistem

        Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak
menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang
paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan,
dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau
pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar,
contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem.
        Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi
penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ).
Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif (
positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak sistem.jadi umpan balik positif
menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.




                                          28
                Masukan                                               Keluaran
                                         sistem


                     Alat pengendali                           Sensor

                         Gambar 4. Pengendalian Sistem




                                  INFORMASI


TENTANG INFORMASI

    Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
 1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations sistems :
    conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi
    sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya
    dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang
    maupun masa depan.
 2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and
    bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang
    menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang
    yang menerimanya.
 3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control
    sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang
    menambah pengetahuan bagi penggunanya.
 4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting
    informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai
    kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan
    keputusan bisnis.
 Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi
 merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang
 menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat
 digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan
 data dan informasi


    Hati ja!! hati lan                                        Hati-hati jalanan
    mai an ra                          Di proses
                                                              ramai !!
           data                                                        informasi
                    Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi
 gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan
 sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut


                                       29
dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan
informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.

    Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan
bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh,
tulisan ―hati-hati jalan ramai‖ diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah
gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan
mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas
untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.

    Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada
perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk
djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat
lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

      Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah
siklus yang berkesinambungan seperti :


                                  DATA


                                 PROSES


                               INFORMASI


                             KEPUTUSAN


                               TINDAKAN


                          HASIL TINDAKAN

                             Gambar 6. Siklus Informasi

    Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi,
dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya
informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data
dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu
dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi
penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau
melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan

                                       30
 menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan
 kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses),
 begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

 KARAKTERISTIK INFORMASI

     Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari
 informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain
 adalah:
 1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang
     realitas atau tidak dari sebuah informasi
 2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya
 3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai
     tambah pada informasi yang telah ada
 4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi
     sebelumnya, salah atau palsu
 5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih
     berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi
     tersebut.


NILAI INFORMASI

        Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa
bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan
dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk
mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:
             Manfaat (use)
             Biaya (cost)
suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

      Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok,
yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.
  a. Relevansi (relevancy)
      Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai
      relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan ―how the message used for
      problem solving (decision masking)?‖ informasi akan relevan jika bermanfaat
      bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang
      lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika
      ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan
      pada manajer pemasaran.

 b. Akurasi (accuracy)
    Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau
    menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan
    maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber

                                         31
    informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau
    merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan
    sebuah informasi antara lain adalah :
    * Kelengkapan (completeness) informasi
      ―are necessary message items present ?‖ informasi yang lengkap, berarti
      bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang
      menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena
      apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan
      mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
      secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk
      mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
    * Kebenaran (correctness) informasi
      ―are message items correct?‖ informasi yang dihasilkan oleh proses
      pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan
      yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi
      menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai,
      maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan –
      perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan,
      perhitungan potongan dan sebagainya.
    * Keamanan (security) informasi.
      Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan ―did the
      message reach all or only the intended sistems users?‖ sebuah informasi harus
      aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan
      sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.

 c. Tepat waktu (timeliness).
    ―how quickly is input transformed to correct output?‖ bahwa informasi yang
    dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat.
    Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau
    digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan
    kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.
    Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya
    akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami
    karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut
    memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal
yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen
tambahan antara lain adalah :

    * Ekonomis (economy).
       ―what level of resources is needed to move information through the problem-
      solving cycle?‖ bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut
      menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya
      yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang
      berperan dalam pemecahan suatu masalah.
    * Efisien (efficiency).
      Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki
      efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.
    * Dapat dipercaya (reliability)

                                       32
USIA INFORMASI

        Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi
yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat
periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan,
laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.
        Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :
 Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang
    berhubungan     dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan
    barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory
 Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang
    mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai
    contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust
    2003.

MUTU INFORMASI

        Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen
terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan
mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta
memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan
terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau
kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir
penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman
tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat
mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena
mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.
        Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak
dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:
  1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah
  2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar
  3. Data hilang atau tidak terolah
  4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data
  5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).
  6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer )
  7. Kesalahan yang disengaja
        Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki
pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi
tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam
laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai
contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347
buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang
(invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam
mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya
kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.
        Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik
untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam


                                        33
pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias
kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:
  1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.
  2. Audit intern dan ekstern.
  3. Menambahkan ― batas – batas kepercayaan ― pada data.
  4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai
     kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian                Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad     dalam sebuah susunan berdasarkan
                                Abjad, butir – butir pertama cenderung
                                Mendapat perhatian lebih banyak
                                Daripada yang kemudian.
Urutan berdasarkan           Butir – butir dengan tingkat
Tingkat keuntungan               keuntungan tertinggi diperhatikan
                                Dengan agak mengabaikan industri,
                                Ukuran dan sebagainya.
Urutan berdasarkan              tingkat keuntungan dalam industri
Tingkatan keuntungan             akan diperhatikan. Ukuran, dan
Dalam industri                    sebagainya akan kurang berpengaruh.


       Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan
dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada
pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan
karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan
dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh
sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya
kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung
mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da
pengumpulan data.
       Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara
pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar
sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut
dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam
pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai
gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil
keputusan.



                             SISTEM INFORMASI


       Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya
computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi
atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut
:


                                        34
      Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang
         dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan
         untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

        Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai
suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu laporan-laporan yang diperlukan.
        Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem
menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan,
yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua
masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi
pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah
dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data
file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan
pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan
disimpan sebelumnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

       John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory
and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar
dibawah.



                               User                  User




                   Input                 Model                Output
    User                                                                       User
                  Database            Technology              Control




                              User                   User

                Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen –
komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai
sasaran sistem.
1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk
    menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar
2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
    matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu

                                         35
3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output
   dan informasi yang berkualitas
4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input,
   menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
   mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara
   keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar
   proses pengolahan yang terjadi dalam system
5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan
   satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak
   yang memanipulasinya
6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap
   operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan /
   kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

       Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan                 sistem
sebagai berikut :
1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem
   informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan
   teknologi jaringan computer
2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem
   informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer
   melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan
   menjadi beberapa kelompok yaitu :
    Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel
       netware,dan lain sebagainya.
    Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain
       sebagainya.
    Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain.
    Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan
       lain – lain.
3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut
   dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti
   transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya
4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses –
   proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun
   operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun
   teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya
5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat
   dalam komponen manusia antara lain adalah :
    Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan
       melakukan inquiry = operator
    First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan
       perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan
       keputusan level menengah kebawah
    Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan
    Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan
       khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis
       pengambilan keputusan level atas
                                          36
PENGELOLA SISTEM INFORMASI

        Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia
sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi
dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung
dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu
sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan
sesuai dengan level manajemennya
     Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan
      keputusan.
     Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan
      keputusan.
     Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan
      pengambilan keputusan.
     Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.




                                           DIREKTUR SISTEM
                                              INFORMASI




                        MANAJER                                  MANAJER KOMPUTER
                     PENGEMBANGAN                                 DAN OPERASIONAL
                         SISTEM




        ANALISIS                              PROGRAMMER
         SISTEM




kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem
informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada
struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas,
tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai
dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat
tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User
Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem
informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya
kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu
informasi yang dihasilkan sebuah sistem


                                         37
        Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik
pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara
intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain
itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.


PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

        Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem
tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan
sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan
menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank
menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat
berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan
sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah
konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM)
dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian
keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan
informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based
informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk
di sajikan
        Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang
dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :
     Akuntansi ( Accounting Information Systems )
     Pemasaran ( Marketing Information Systems )
     Penyediaan ( Inventory Information System )
     Personalia ( Personnel Information System )
     Distribusi ( Distribution Information System )
     Pembelian ( Purchasing Information System )
     Kekayaan ( Treasury Information System )
     Analisis kredit (credit analysis information system )
     Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )
     Teknik ( engineering information system )

                     SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

                  BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM


Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak
Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di
Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management
Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal.
Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud
State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai
IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga

                                         38
pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai
sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system,
dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan
informasi.


IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER
Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola
seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana
menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala
operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-
sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili
sumber-sumber tersebut.


Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga
pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya
kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.


IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM
INFORMASI
Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak,
yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada
tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM
sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang
dapat menghasilkan informasi berkualitas.


Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan
semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu
usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu
dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh
organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal
dan mendorang diketemukannya DSS.




                                        39
Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup
adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia
mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.


IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI
Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada
sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika
perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan
sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.


Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk
percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu
ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang
hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh
sumber tersebut yaitu informasi.


PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM


Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi,
bahwa definisi IRM adalah, ―Konsep manajemen sumber informasi mengenal
informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat
kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti
orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini
menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi
pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat
mengumpulkan,       memproses,     menyebarkan,   dan   mengelola   informasi,   yang
merupakan aset organisasional yang utama. ―Ia mengidentifikasi sumber informasi
yang    meliputi:    informasi,    hardware    pemrosesan,   software    pemrosesan,
telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional
system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini
adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour
ini.




                                          40
INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS
Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas
elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini
dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber
fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan
pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan
perusahaan dengan pesaingnya.


Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan
keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan
jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya
tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen
dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang
datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan
perusahaan tersebut.




                                       41
               Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya


Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk
mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai
competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas
pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah
mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif
adalah informasi.




       Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya




                                      42
PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF


Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah
dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang
bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.


Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus
informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin
perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan,
atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh
perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan
informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya.
Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan
mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan
memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya
dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan
keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan.


Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat digunakan
untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya sambungan atau
hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti tersebut. Strategi untuk
meningkatkan    atau   memperkuat   sambungan     tersebut   adalah   dengan   cara
menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan. Sistem reservasi bandara
udara yang menggunakan komputer adalah contohnya. Baik American Airlines
maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi
mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini,
mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti
apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya,
maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini
akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.


Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan
persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson
Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya
                                        43
melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang
sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para
pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan
pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang
tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply
bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf.
Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem
yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.


PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF
Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan dan
pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap tercapainya
keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai pemecahan yang
terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna, keuntungan kompetitif
mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak melakukan hubungan dengan
elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh, perusahaan tidak akan dapat memenuhi
pesanan dari pelanggan jika ia tidak memperoleh bahan dari pemasok, karena
pemasok tersebut mogok. Atau, ia tidak akan dapat menjual produknya bila produk
tersebut tidak memenuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika
perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia
menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak
boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.
Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E.
Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua
operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal,
anggota channel distribusi, dan pelanggan.


Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk
menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.
Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas
inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari
pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik
yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan
penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas
                                         44
utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana
komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.




                      Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan


Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi
yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan menetapkan
sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan menggunakan
teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal
ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan
dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat
pada gambar diatas.


Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari
pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem
nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat
diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir)
dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan.


Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah
interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk menjelaskansistem
informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Kunci untuk mencapai IOS
ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang turut serta – yaitu IOS participant
(peserta IOS). Masing-masing harus mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada
salah satu perusahaan yang mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia
merupakan IOS facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut
adalah seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir


                                         45
(wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh
sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para peserta
bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan memperoleh keuntungan
kompetitif.




                              Gambar 19.4 sistem nilai




MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF


Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa
manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari
yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai
bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan
masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemen-
elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan
mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.


PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI


Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan
kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan
tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang.
Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan


                                         46
yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya
dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama
yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara
keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber
informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.


Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR
adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis.
Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran
tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of
Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR
awal dan era SPIR modern.


ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS


Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit
pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia tidak
banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan sumber
hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyerap
aplikasi baru.
Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini
menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu
denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya mempunyai
account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan tersebut ditampilkan
pada tiga database terpisah dan sulit        untuk   mengkombinasikan     datanya.
Pemecahannya adalah dengan mengembangkan master plan untik memastikan bahwa
proyek system yang akan dating nanti akan menghasilkan system yang dapat bekerja
sama secara koordinatif.


Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia
dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif
perusahaan yang kecil.




                                        47
ERA SPIR AWAL


Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan atau cara
top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah pertama adalah
menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan, maka tujuan tersebut
kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan aktifitas dari setiap unit
organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa menetapkan rencana yang
memungkinkan unit tersebut dapat mendukung perusahaan selagi ia berjalan
mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa dimasukkan kedalam perencanaan
ini.


Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan perencanaan
top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-pendekatan yang banyak
mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF, transformasi susunan strategis dan
SLC yang diperluas.




       Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis


BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut Business
System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total. Setiap manajer di
interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan system diimplementasikan


                                       48
untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tersebut. Asumsinya bahwa manajer
bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan dan dengan memberikan informasi yang
dibutuhkan maka tujuan tersebut akan tercapai.


Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk
perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani pada
tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang menentukan
keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh John Rockart lebih
dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan konsep CSF ini pada
system informasi.
Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set
information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,
tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut organizational
strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan sebagaai dasar untuk
mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan mengembangkan strategi
desain. Proses pentransformasian susunan strategi organisasional menjadi susunan
strategi MIS dinamakan MIS strategic planning process (proses perencanaan strategis
untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh sangat besar terhadap strategi MIS yang
berkembang secara alamiah dalam strategi perusahaan.


Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya
perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan top-
down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.


Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system. Pada
fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.


Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang hal ini
kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan tujuan untuk
memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis mengacu pada
arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan apakah system yang
diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya?           Validitas organisasional ,
sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system dapat digunakan
sesuai dengan yang diharapkan?
                                          49
Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan dengaan
validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga,
misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat dilakukan oleh
spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama dengan pemakai.


Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan
pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King, perusahaan
tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak terpakai lagi
tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.




                  Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas


ERA MODERN


Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya merencanakan
bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya, namun status sumber-



                                         50
sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan
organisasi.




        Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis


Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok
kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di masa
mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan eksekutif untuk
mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang mungkin akan
menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ia juga
memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan yang bisa digunakan untuk
memperoleh keuntungan kompetitif.


MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM
PERSPERKTIF


Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan informasi
strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan seperti itu
mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama professor T.S
Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan bahwa perusahaan
akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan system tingkat bawah
daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi.
Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan bahwa bila dengan SPIR yang
sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka dengan SPI yang lebih besar

                                       51
mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik. Perusahaan-perusahaan tersebut
terlalu   memperhatikan    formalitas   proses   perencanaan    dan   kurang   dalam
merealisasikan pengimplementasian rencana tersebut. King merasa bahwa situasi pada
saat itu seharusnya tidak melebih-lebihkan kemampuan SPIR.
Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan informasi
memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan kita.
Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan sunmber-
sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber tersebut dalam
perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi. Orang yang berperan
dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.


KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)


Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan istilah
tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi perusahaan. Kita
telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi laporan langsung kepada
presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil bagian pembuatan keputusan
penting dalam perusahaan, dan mungkin ia menjadi komite eksekutif.


Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini telah
banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine Hudson,
misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja sama dengan
wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini, ia mengemukakan
bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi jutaan dolar dalam
teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus dibawa ke tingkat atas, seperti
ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan tersebut akan memanggil saya dan
bertanya apakah hal ini merupakan rencana yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah
kekuatan veto. Saya melihatnya sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di
Kodak ini merupakan cirri khas di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil.
Jug konsep CIO lebih lazim di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain,
wlaupun ia mulai diterapkan di eropa.




                                         52
KENDALA PADA CIO


Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak
mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada tahun
1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan majalah
Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan informasi.
Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status posisi CIO. Survey
tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden mengaku dirinya sebagai
CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan CIO tersebut. Pangkat yang paling
popular adalah Direktur MIS sebanyak 37 persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang
Pelyanan Informasi sebanyak 32 persen.




                    Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan



                                         53
Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten ini
adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang melaporkan
langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau sebaanyak 35 persen
memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan (CFO), dimana hal ini akan
kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan pemrosesan data yang
ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen responden tersebut melaporkan
kepada bagian administrasi , misalny wakil presiden di bidang dministrasi.


Gambaran     hubungan     pelaporan   sangat    kontras   dengan    gambaran     yang
menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen
responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief operating
officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO sebenarnya tidak
puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan bgian administrasi.


Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan kebijaksanaan
perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam pembahasan. Banyak CIO
sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan terhadap dirinya sebagai teknisi,
yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer computer dimasa lalu. Eksekutif lain
menganggap bahwa CIO adalah mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun
tersebut tidak bisa digunakan untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama.
Beberapa perusahaan telah berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara
mempromosikan seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang
mempunyai keterampilan bawaan yang dibutuhkan.


Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang
dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn waktu
yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen tingkat
puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi
terhadap pembuatan keputusan oleh manajemen tingkat atas tersebut. Paling tidak hal
ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi dan CIO yang mempunyai
pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan maanajemen ini meningkat
posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini membutuhkan waktu yang lama.




                                         54
MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING


Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan
mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi
terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi
keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.


Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang
tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari
pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan
informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga
pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan
mengimplementasikan aplikasinya sendiri.


Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber
informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya
dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat
mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.


JENIS END-USER


Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John
Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka
menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.


End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman
komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya
menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan
hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan
bantuan teknis.


User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang
telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan
membuat laporan khusus.
                                         55
Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini
juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena
ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan
informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh
pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.


Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional
perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai
ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.


Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di
unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.


Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di
pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.
Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.


Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai
pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan
spesialis   informasi   (personel   pendukung        profesional,   personel   pendukung
komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir seharusnya
bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.


Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan
sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem
tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan
oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid
L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-
user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang
dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:
      User tingatan perintah
      Pemrograman end-user


                                          56
      Personel pendukung fungsional


Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita
menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai yang
tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri, dan juga
spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia juga
mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung fungsional,
bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis komputernya sendiri.


Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar
sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-user
computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user khusus. Ada
benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer dari pemakai, dan
setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.


APLIKASI END-USER POTENSIAL


Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan
aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan
informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh
karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data,
MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia
biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh
mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.


Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan
otomatisasi   kantor,   seperti   word   processing,   pengiriman   elektronik,   dan
pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil
pemakai.


Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang
mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki
bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi mengenai
bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.
                                         57
TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING


Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan
popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah
melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk
mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan
komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user
computing dalam perusahaan.


Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan
Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user
berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap
tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity –
yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.


Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang
terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini
menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan
pemrosesan komputer.


Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam
usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan
kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.


Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan
fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan
mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk
disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-
3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka
pemakai mebuat standarnya sendiri.


Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan
menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang
                                          58
mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini,
pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.


Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-
user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan.
Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan
integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.


Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British
Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan
mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah
mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut
disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database
terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu
kesimpulan bahwa, ―walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point)
– yang belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias
dijelajahi oleh pemakai.




FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING


Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan
kerja   dan   disitu   terdapat    antrean     panjang   pekerjaan      yang     menunggu
pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan
sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi
tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.


Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.
Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan
hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.


Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor
menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang
telah   mempelajari        keterampilan      komputer    di   sekolah      dan     mereka
                                             59
mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu
lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.


Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk
melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini
diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin
ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan
informasi.


Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini
terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan
penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya
tersebut diangap terlalu tinggi.


Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli
Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d
wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan
non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.


KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING


End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai.
Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa
muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini
memungkinkan       bagian    pelayaan   informasi   untuk   mengembangkan   sistem
organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama
beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk
memelihara sistem yang telah berada pada komputer.


Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa
mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer
– yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang
diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak
memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami
                                          60
kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka
mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan
hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – ―ini adalah sistem saya.‖


Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat
keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang
paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan
masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.
Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing
Life cycle phase            Risiko                        Possible control
Analysis                    Incompatible         end-user Hardware/software
                            tools                         standards

                            Threats to data security Policyfor end-user acces to
                            and integrity            coorporate database

                            Overanalisysand             Provide user training in
                            insufficient search for the problem solving and
                            solution                    modeling

                            Solving      the      wrong Involve analisys in the
                            problem                     design process for review

Design                                                    Enforce documentation
                            Little or no documentation    standard

                            Lack of oxtensive testing     Testing/validation ―walk-
                                                          through‖

                                                          Auditor reviews

                                                          Coomon application
                                                          library
                            Threats to data integrity
                                                          User training in data
                                                          integrity issues
                            Taxing the mainframe
                            computer resource    Integrating EUC and DP
Implementation                                   planning

                                                          Control of EUC growth
                            Threat to security            through budgets and
                                                          charge-backs

                                                          Password


                                         61
                                                         Physical acces control
                                                         (restricted areas)
                            Failure to document and
                            test modification       Standards for backups

                                                         Maintenance review by
                                                         analyst

                                                         Periodic system review by
                                                         user analysts

RISIKO DARI END-USER COMPUTING


Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko.
Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari
Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus
hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah didentifikasi. Paling
tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko
tersebut.


Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang
menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware
campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat
digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam
tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan
standar untuk pemerolehan hardware dan software.


Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek
studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-
perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan
hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari
perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum dengan memberi
keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware dan software) dari
daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-perusahaan tersebut (60
persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan dengan juga menerima



                                        62
peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-perusahaan tersebut
yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara bebas.


Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan
pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database sentral.
Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan tersebut.
Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada perusahaan yang
memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak terbatas
dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaan-
perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke
semua file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak
berlebih-lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file
tertentu, akses untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.


Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat
kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel
19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.


STRATEGI END-USER COMPUTING


Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang
memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam
penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan
bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.


Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat
informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat,
namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat
yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa
pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus
untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi
tersebut.




                                        63
PUSAT INFORMASI
Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi
sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan
aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal,
mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket
spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis
informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau
membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan
dalam menggunakan komputer.


IBM     Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada
tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-perusahaan.
Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang.
Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para
pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.


Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah
tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan;
para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat
emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat
informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut
mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200
mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.


Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian
para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan
dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai.
Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang
ketinggalzn dalam menggunakan komputer.




                                           64
          Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi




KONTROL JARINGAN


Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran
end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yag terlihat
pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan
peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan
mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.


Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih
mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada
unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan
mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya –
yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan
dan aplikasi apa yang akan dikembangkan.


Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu
pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam
pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang
disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun

                                         65
pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah
yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum
diman trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan
dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa
mengatasi permintaan ini.


Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia
dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang
ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannyajuga. Strategi
ini menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana
inforamsi juga membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri,
namun pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan
tersebut. Ini berada di point C, yang disebut Watchdog.


Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan
jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain,
seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi
pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point
Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi
segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari
perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi
diberikan    dan    pembuatan    keputusan    mengenai     sumber-sumber       tersebut
didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan
network ke sumber-sumber tersebut.


Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus
memelopori     meninggalkan     atau   melepaskan    sumber-sumber      komputerisasi
perusahaan    dan    membiarkannya     agar    dikontrol   oleh   departemen      yang
menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya
penyambungan atau hubungan dalam network.


Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan
mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi
bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-
                                         66
sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem
pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara
realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang
mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi
besar pengurusan sumber-sumber pemrosesan.


MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM
PERSPEKTIF


Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu informasi
sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk mendapatkan
keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam perecanaan jangka
panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber informasi, peranan CIO, dan
end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan bagaimana topik-topik tersebut
bergabung bersama untuk membentuk IRM. Nomor-nomor yang ada pada gambar
tersebut sesuai dengan nomor-nomor yang ada dibawah ini:


   1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan.
       Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing, namun juga
       meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat mempengaruhi
       penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini, eksekutif melakukan
       perencanaan jangka panjang untuk perusahaan. Pada waktu membuat rancana
       ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan sumber-sumber
       perusahaan, termasuk informasi. CIO adalah peserta aktif dalam membuat
       perencanaan strategis ini.
   2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat rencana
       strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu diingat
       bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber inforamsi
       sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang melibatkan semua
       eksekutif.
   3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam organisasi
       merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara bekerja sama
       dengan end-user dan pelayanan informasi yang mengelolanya. End-user
       menggunakan sumber-sumber informasi untuk memecahkan masalahnya.
                                        67
       Pelayanan      informasi    menggunakan   sumber-sumber    tersebut     untuk
       menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara
       keseluruhan.
   4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi tersebut
       memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya. Perusahaan
       merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam kendala yang
       diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan dengan produk yang
       dibutuhkannya.


Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang dilakukan
oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan dalam
perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan strategis untuk
sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam pengimplentasian strategis
informasi dalam perusahaan.


Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO merupakan
elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.




                                  DAFTAR PUSTAKA


Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
               Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh
                SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.
     Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.


                                         68
69

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:15815
posted:2/26/2010
language:Indonesian
pages:69