Docstoc

RPL App Dip HRM

Document Sample
RPL App Dip HRM Powered By Docstoc
					Recognition of Prior Learning: 
The SAQA criteria and guidelines for assessment of the NQF Registered Unit Standards and 
Qualifications define RPL as: “a process whereby, through assessment, credit is given to 
learning which has already been acquired in different ways.” 
Thus RPL will provide you an opportunity to demonstrate skills, knowledge and attitude that you 
have acquired from previous learning through formal training, workplace training and/or general 
life experiences. 
Purpose of the RPL: 
To provide access to education and training and to redress past injustices in the educational 
practices that prevent people from furthering their learning. It is one of the key principles upon 
which the national qualifications framework (NQF) is based. 
Underlying principles of the PRL process:
·      Fair access to Education and Training programmes to all learners who wish to further their 
       studies with BMT College.
·      Redress of past unfair educational practices that prevented people from studying further.
·      Recognising and crediting learning attainments in relation to formal qualifications and unit 
       standards where learners have already attained the skills and knowledge through informal 
       and non­formal means. 
Recognition of Prior Learning Process: 
Prior learning can be recognised and credited through an appropriate form of assessment which 
may include:
·      Assignments or projects;
·      Demonstration of skills;
·      Validation of previous qualifications;
·      Work experience or projects;
·      A combination of above. 
The assessments process use the registered NQF qualifications and unit standards as 
benchmarks. At completion of the assessment you will be issued with credits for learning that 
you are able to demonstrate. You may earn credits towards a skills programme or a full 
qualification based on your assessment. 
The process entails the following: 
1.  Identifying: The qualification or unit standards for which the candidate believes that they 
       will meet the requirements. Candidates must collect and structure evidence to provide 
       competence against each unit standard. 
2.  Matching: A candidate’s skills knowledge and experience with the specific requirements 
3.  Assessing: The candidate is assessed and screened by BMT College on the provided 
       evidence. 
4.  Crediting: The candidate will receive credits for skills, knowledge and experience proved 
       against the specific unit standards that he/she applied for against the unit standard 
       offered as part of the full qualification for a Certificate or Diploma on the NQF for further 
       studies with BMT College. 
       How can RPL assist me? 
1.  RPL can provide you with access into a formal qualification at a higher level; 
2.  RPL will provide you with credits towards a full qualification which will shorten the learning 
       process and time needed to complete a full qualification; 
3.  RPL can be used to get credits towards the full qualification.



                                                                                              1 
      Benefits of RPL:
·     To receive formal recognition of current skills and knowledge;
·     Increased access to learning opportunities;
·     Learning can be fast­tracked to accelerate promotion and career progress;
·     Less time taken to complete a qualification as there is no repetitive learning;
·     A formal written assignment process may be excluded. 
      Principles of the NQF: 
      The main principles of the NQF ensures that Education and Training is integrated and that a 
      learner accumulates credits towards a qualification. 
      The National Qualifications Framework is overseen by the South African Qualifications 
      Authority (SAQA), which is in turn overseen by the Ministers of Education and Training. The 
      South African Qualifications Authority (SAQA) is the controlling body of the NQF and is 
      responsible for its administration. Next to each unit standard it states clearly what type of unit 
      standard or category the unit standard falls under. 
      Each qualification will need to comprise of three different categories of standards: 
A.    Fundamental category: (Fund ­ Abbreviation used in RPL document) 
      These contain standards, which describe the competence needed to undertake the education 
      or training contained in the qualification, i.e. literacy or numeracy skills. These units standards 
      may be RPL’d against a grade 12 certificate with a pass mark for the first and second language 
      as well as mathematical literacy. Learners that do not comply with the criteria for RPL against 
      the fundamental unit standard will have to complete the Business Literacy Module of BMT 
      College. 
B.    Core category: 
      These contain compulsory standards which describe the competence that is "contextually 
      relevant" to the qualification. 
C.    Elective category: (Elect ­ Abbreviation used in RPL document) 
      These contain options from which a choice may be made to ensure that the purpose of the 
      qualification is achieved. 

      Credit accumulation: 
      A credit is a weighting value assigned to a unit standard. One credit equals 10 hours of 
      notional learning time required to master the capabilities described in a unit standard. 
      Notional learning: 
      This learning time is determined by experienced educators and trainers and 
      expressed as a notion of time it will take an average learner to master the 
      particular skill. The total number of credits determines the type and level of 
      qualifications. 

      The following minimum credits make up a whole qualification: 
      National Certificate:    Minimum  120 Credits 
      National First Diploma        Minimum      240 Credits 
      National First Degree         Minimum      360 Credits 
      Credits are the building blocks of a qualification. Each qualification states the amount of 
      fundamental, core and elective unit standards needed to complete a full qualification. Learners 
      accumulate credits towards a full qualification. 
                          Application for recognition of prior Learning (RPL) 
      Please ensure that all the necessary documentation form part of your portfolio for Recognition 
      of Prior Learning with BMT College. The structure of the RPL Portfolio of Evidence should 
      consist of the following Eight sections. Number each section clearly and DO NOT deviate from 
      this format.  If you are applying for credits from any of the BMT College programmes/learning 
      areas via a process of Recognition of Prior Learning (RPL), you are required to submit 
      documented evidence that you have covered the required outcomes of the programme.
·     For work/practical experience you are required to complete and submit a relevant Portfolio Of 
      Evidence.
·     For theory RPL, you are required to submit certified copies of actual results obtained from

                                                                                                        2 
      accredited and recognised training providers or professional bodies. 

1.    BMTC FRM5060­02a ­ RPL Cover Sheet 
2.    BMTC FRM5060­02b ­ RPL Application Form 
3.    Annexure A ­ Unit Standard Claim Form (Please use template provided) 
4.    Annexure B ­ Extended CV 
5.    Annexure C ­ Certified Copy of ID or Passport. 
6.    Annexure D ­ Certified Copy of highest school qualification obtained. 
7.    Annexure E ­ Evidence submitted to prove competence against a Unit Standard such as 
      qualifications, certificates, testimonials or workplace experience evidence.  (Please use 
      template provided).
        ·     Tick the first column if evidence is submitted.
        ·     In column two explain where the evidence can be found in the file submitted e.g. 2B. 
8.    Include certified copies of results obtained from accredited and/or recognised training 
      providers or professional bodies. 

      RPL Portfolios of Evidence that is incomplete or deviate from the above structure will NOT be 
      assessed. 
      Instructions on compiling the RPL Portfolio of Evidence : 
      The assessment process evaluates the eligibility of a prospective learner for exemption of unit 
      standards in current programme material offered by BMT College. 

      The College needs elaborate information for decision making. Portfolio of evidence is critical in 
      the assessment process as BMT College is a distance education college and learners are not 
      always available for personal interviews. The completed RPL POE’s should be posted to BMT 
      College. It is the learners responsibility to make sure that he or she complies with the general 
      admission criteria for the specific qualification to which the learner wishes to enrol for. (See 
      Prospectus for admission requirements) 

      In order to put the prior learning portfolio together:
·     The learners must review his/her career history, hobbies, areas of interest, skills training, etc. 
      List the areas of knowledge, skills and abilities acquired as a result of experiences through 
      informal or on the job training and development. Recommendation letters by the learner’s HR 
      manager will be considered.
·     Assemble evidence of knowledge in the relevant learning areas. Include samples of work 
      experience in the learners CV. Certificates in formal training courses and workshops. Letters of 
      verification/authenticity  from employers or training institutions with contact details where 
      possible. Evidence must be relevant to unit standard credits applied for through BMT College.
·     Explain how the above knowledge was acquired and produce evidence to support the 
      knowledge.
·     Learners need to provide evidence on the specific outcomes and assessment criteria of each 
      unit standard. 

      NOTE : Do not clutter the application with unnecessary or irrelevant information that is not 
      related to the Unit Standards indicated in Annexure E ­ Unit Standard Claim Form.




                                                                                                       3 
                                                                                                                      BMTC FRM5060­03 




                            RPL ASSESSMENT APPLICATION
                                   COVER SHEET 

               RPL Reference #                                                              Subject 

                Student Number                                                   Date Submitted 

                       Full Names 

                          Surname 


                                                STATEMENT UNDER OATH 

I (full names) __________________________________________hereby declare that the attached RPL (Recognition of Prior Learning) Portfolio 
of Evidence is my own work and a true reflection of my ability and knowledge for the Unit Standards indicated in Annexure A. 

Signed at ________________________________ on this 

the __________ day of _______________________ 2008 




__________________________________                                                      Commissioner of Oaths 
Signature (Student) 



__________________________________ 
Signature (Commissioner of Oaths) 


                                                           OFFICE USE 


US #       Competent             US #         Competent                  US #          Competent            US #         Competent




                                                                         Assessment Finalised :

                                                                                         Assessor :

                                                                                        Moderator :                              4 
                                                                                                        BMTC FRM5060­02b 


                                                   PERSONAL DETAILS 

1          BMT College Student Number             2  0  0             ­                         / 

2 
                    Full Names 



3                      Surname 

4             ID or Passport Number 

5                    Nationality 

6                      Ethnicity                                           Gender          Male           Female 

7          Contact       Tel Home                                          Tel Work 
          Numbers 
       (start with area 
        or dial code)     Mobile                                             Fax 

8      E­mail Address 

9 
       Postal Address 



10      Postal Code                         11          Country 

12     Please select the Programme, the number of Unit Standards and the total Credits that RPL are being applied for : 

                                                                            Total number of Unit     Total amount of 
      Programme 
                                                                           Standards applying for    Credits Claiming 

      Certificate in Business Management ­ NQF 4                                       of 28                   of 142 

      Certificate in Human Resources  Management and Practices 
                                                                                       of 27                   of 154 
      Support ­ NQF 4 

      Certificate in Business Administration ­ NQF 4                                   of 28                   of 163 

      Certificate in Marketing Management ­ NQF 4                                      of 28                   of 137 

      Certificate in Project Management ­ NQF 4                                        of 28                   of 181 

      Certificate in Entrepreneurship ­ NQF 4                                          of 34                   of 173 

      Fundamentals Language components                                                 of 8                    of 40 

      Fundamentals Mathematical Literacy components                                    of 3                    of 16 

      Diploma in Human Resources Management ­ 1st Year ­ NQF 5                         of 20                   of 123 

      Diploma in Human Resources Management ­ 2nd Year ­ NQF 5                         of 18                   of 128


                                                                                                                  5 
  Diploma in Human Resources Management SAQA ID: 49692 HRM501 (1st year) 


                                                                                                            NQF                   US 
Module      US #                                       Unit Standard Title                                            Credits 
                                                                                                            Level                Claim 

1 Core     114274    Demonstrate and apply an understanding of the Basic Conditions of Employment Act      Level 5       8 
                     (Act 75 of 1997) 


1 Core     11286     Institute disciplinary action                                                         Level 5       8 

1 Core     10985     Conduct a disciplinary hearing                                                        Level 6       5 

1 Core     114273    Demonstrate and apply an understanding of the Labour Relations Act with respect to    Level 5       6 
                     Collective agreements and Bargaining Councils 


2 Core     11911     Manage individual careers                                                             Level 5       5 

2 Core     15230     Monitor team members and measure effectiveness of performance                         Level 5       4 

2 Core     12140     Recruit and select candidates to fill defined positions                               Level 5       9 

2 Core     7848      Manage the induction of new staff                                                     Level 5       5 

2 Core     11907     Draft an employment contract                                                          Level 5       3 

3 Core     12139     Facilitate the resolution of employee grievances                                      Level 6       5 

3 Core     116927    Apply the principles of employment equity to organisational transformation            Level 5      10 

3 Core     15229     Implement codes of conduct in the team, department or division                        Level 5       3 


4 Core     15214     Recognise areas in need of change, make recommendations and implement change in       Level 5       3 
                     the team, department or division 

4 Elect    15217     Develop an organisational training and development plan                               Level 5       6 

4 Elect    15222     Promote a learning culture in an organisation                                         Level 5       3 

4 Core     117871    Facilitate learning using a variety of given methodologies                            Level 5      10




                                                                                                                                 6
Diploma in Human Resources Management SAQA ID: 49692 HRM502 (2nd year) 


                                                                                                            NQF              US 
Module       US #                                  Unit Standard Title                                             Credits 
                                                                                                            Level           Claim 

5 Core     114882    Develop holistic productivity improvement strategies and plans                         Level 5    10 

5 Core     114886    Measure and assess the factors that influence labour productivity and establish the    Level 5    8 
                     relative impact of each factor 


5 Elect    114879    Promote a productivity improvement strategy                                            Level 5    10 

5 Core     15220     Set, monitor and measure the achievement of goals and objectives for a team,           Level 5    4 
                     department or division within an organisation 

5 Core     10148     Supervise a project team of a business project to deliver project objectives           Level 5    14 

6 Core     12138     Conduct an organisational needs analysis                                               Level 6    10 

6 Elect    11906     Manage the design, development and review of a human resource information              Level 5    3 
                     system 

6 Core     10171     Manage the capture, storage and retrieval of human resources information using an      Level 5    3 
                     information system 


6 Core     7882      Manage Payroll Records                                                                 Level 5    6 

6 Fund     110528    Compile and control a budget for a range of office supply requirements                 Level 5    4 

7 Fund     12433     Use communication techniques effectively                                               Level 5    8 

7 Fund     10044     Implement a generic communication strategy                                             Level 5    10 

7 Fund     115791    Use language and communication strategies for vocational and occupational learning     Level 5    5 

7 Elect    15228     Advise on the establishment and implementation of a quality management system for      Level 5    10 
                     skills development practices in an organisation 

7 Core     11909     Monitor and advise on substantive conditions of employment and related rights and      Level 5    5 
                     obligations in an organisation 

7 Core     252024    Evaluate current practices against best practice                                       Level 5    4 

7 Core     115830    Develop own ability to provide a business advisory service for SMMEs                   Level 5    10 


8 Elect    15221     Provide information and advice regarding skills development and related issues         Level 5    4 

8 Core     15232     Coordinate planned skills development interventions in an organisation                 Level 5    6 

8 Elect    114924    Demonstrate understanding of the outcomes­based education and training approach        Level 5    5 
                     within the context of a National Qualifications Framework 

8 Core     115753    Conduct outcomes based assessment                                                      Level 5    15




                                                                                                                             7
                            Annexure E ­ Unit standard evidence requirements 
                Demonstrate and apply an understanding of the 




                                                                                                                                                                  Approved (Office use only) 
              Basic Conditions of Employment Act (Act 75 of 1997) 
                               Unit Standard: 114274 ­ Credits: 8 




                                                                                                                          Evidence submitted 


                                                                                                                                                Where in file? 
1. Demonstrate an understanding of the purpose and application of the Basic 
   Conditions of Employment. 
  1.1 The major purpose and application of the Basic Conditions of Employment Act is outlined with examples. 


  1.2 The major features of the Basic Conditions of Employment Act, including prohibition of employment and the 
      functions of the Employment Commission, are listed and explained with examples. 

  1.3 The major features, period of operation and legal effects of sectoral determinations are listed and outlined, as 
      set out in the Basic Conditions of Employment Act. 

2. Describe the regulation relating to working time and leave as set out in the Basic 
   Conditions. 
  2.1 The way in which a day, ordinary hours of work and overtime, meal intervals, rest periods, Sunday work, night 
      work and public holidays are interpreted in the Basic Conditions of Employment Act is explained with 
      examples. 
  2.2 A description of an employee's entitlement to annual leave, sick leave, maternity leave and family 
      responsibility leave in terms of the Basic Conditions of Employment Act is given in tabular form. 

3. Describe the particulars relating to employment, remuneration and termination of 
   employment. 
  3.1 The employers obligation to maintain written particulars of employment and to inform employees of their 
      employment rights is outlined with examples. 

  3.2 A presentation is given explaining the employers obligation with regard to the keeping of records of 
      payments, deductions, calculations and all information relating to remuneration. 

  3.3 A presentation is given on the regulations relating to the notice of termination of employment, payment in lieu 
      of notice, the right to accommodation and relevant payment(s) on termination of employment. 

4. Demonstrate an understanding of the monitoring, enforcement and legal 
   proceedings as set out. 
  4.1 A presentation is given on the enforcement of and monitoring of compliance of the Basic Conditions of 
      Employment Act. 

  4.2 An explanation is given of the protection of employees against discrimination as set out in the Basic 
      Conditions of Employment Act. 

  4.3 A presentation is given of the dispute resolution path available for contravention of any of the provisions set 
      out in the Basic Conditions of Employment Act, using examples from a business sector and/or organization.



Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                                                                8 
                                    Institute disciplinary action 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only)
                               Unit Standard: 11286 ­ Credits: 8 




                                                                                                                        Evidence submitted 


                                                                                                                                              Where in file? 
1. Identify and classify transgression. 
  1.1 Sufficient information is gathered concerning alleged transgression. 


  1.2 Transgression is correctly classified in terms of the available evidence. 


  1.3 The correct procedure for handling the transgression is selected. 


2. Implement procedure to handle non­dismissible offences. 

  2.1 The employee is informed within the stipulated timeframe of the alleged contravention of a workplace rule 
      and his/her rights in this respect. 

  2.2 The employee is confronted with the relevant facts and provided with sufficient opportunity to state his case. 


  2.3 The employee is informed in the appropriate manner of the disciplinary action to be instituted and his rights 
      in this respect. 

  2.4 The disciplinary action is accurately recorded according to the disciplinary procedure. 


3. Implement procedure to handle dismissible offences. 

  3.1 Further investigation is conducted and detailed information is gathered. 


  3.2 The employee is informed within the stipulated timeframe and in the correct manner, of the alleged 
      contravention of a workplace rule and his/her rights in this respect. 

  3.3 Detailed evidence is led including witnesses and the cross­questioning of witnesses. 


  3.4 Relevant argument and evidence in mitigation or aggravation is presented. 


4. Represent employee at disciplinary hearing. 

  4.1 The allegation or charge is correctly analysed and adequately investigated. 


  4.2 The relevant information is requested from the employer.



  4.3 The employee and witnesses are properly prepared for the hearing.


  4.4 The employee's case is succinctly and effectively presented.


  4.5 Witnesses are appropriately questioned and cross-examined.


  4.6 Pleas in mitigation are properly prepared and presented.


  4.7 Where relevant appeals are lodged in terms of the disciplinary procedure. 



                                                                                                                                                                                             9 
                                                                                                                                                  Approved (Office use only) 
                                  Conduct a disciplinary hearing 
                                 Unit Standard: 10985 ­ Credits: 5 




                                                                                                          Evidence submitted 


                                                                                                                                Where in file? 
1. Conduct and manage the hearing. 

   1.1 Employee is properly and clearly informed of the allegation and of his/her rights. 

   1.2 Relevant questions are asked to ensure that proper procedure was followed prior to the hearing. 

   1.3 The hearing is conducted in a firm and procedurally fair manner. 

   1.4 Relevant questions for clarification (not in prosecution) are asked. 

   1.5 Behaviour is free of bias towards any party. 

2. Implement procedure to handle non­dismissible offences. 

   2.1 All evidence is efficiently summarised, considered and weighed in terms of probability. 

   2.2 Decision is based on analysis of the evidence. 

   2.3 Decision is clearly communicated to the parties. 

   2.4 Clear reasoning is provided for the decision. 

3. Hear pleadings. 

   3.1 Parties are granted sufficient opportunity to plead mitigation or aggravation. 

   3.2 If necessary, information regarding mitigating and aggravating circumstances is elicited. 

4. Take a decision as to sanction. 

   4.1 All relevant factors are considered and carefully weighed. 

   4.2 Clear reasoning is demonstrated for reaching final decision. 

5. Inform employee of and record decisions. 

   5.1 All relevant factors are considered and carefully weighed. 


   5.2 Employee is verbally informed, in clear terms, of decision. 

   5.3 Decision is properly substantiated. 

   5.4 Employee is informed of his/her rights in this regard. 

6. Ensure that proceedings and decisions are recorded. 

   6.1 Procedure is properly recorded. 

   6.2 Main issues and arguments are succinctly recorded. 

   6.3 Reasons for final decisions as to guilt and sanction are recorded. 



Comments and Recommendations by assessor:



                                                                                                                                                  10 
 Demonstrate and apply an understanding of the Labour Relations Act 




                                                                                                                                                               Approved (Office use only) 
   with respect to Collective Agreements and Bargaining Councils 




                                                                                                                       Evidence submitted 
                              Unit Standard: 114273 ­ Credits: 6 




                                                                                                                                             Where in file? 
1.  Demonstrate an understanding of the creation of the CCMA, its origins, functions, 
   powers and duties. 
  1.1 The establishment, functions, powers and duties of the CCMA are explained with examples. 


  1.2 The structures and functioning within the CCMA is described in writing. 


2. Demonstrate an understanding of the creation and the functioning of a Bargaining 
   Council. 
  2.1 The establishment, parties functions, powers and duties of Bargaining Council are identified and explained 
      with examples. 

  2.2 The structures and functioning within a Bargaining Council is explained with examples. 


  2.3 The stakeholders that are party to a Bargaining Council are identified and a description given of role and 
      functions of each. 

  2.4 The functions of a Bargaining Council, as defined in the Labour Relations Act are described and explained in 
      terms of the advantages they have for stakeholders. 

  2.5 The origins of a Collective Agreement are described in relation to Bargaining Councils. 


  2.6 The duties and powers of designated agents are identified and explained in relation to the enforcement of 
      collective agreements. 

3. Demonstrate an understanding of Collective Agreements, their origins, structures 
   and legal standing. 
  3.1 The origins of a Collective Agreement are identified and explained in respect of the respective situations of 
      the Labour Relations Act. 

  3.2 The parties to a Collective Agreement are identified and their roles defined in relation to the LRA 


  3.3 The legal status of a Collective Agreement is defined in terms of the relevant section of the LRA 


4. Demonstrate an understanding of the process to extend Collective Agreements. 

  4.1 The parties to a Collective Agreement are identified and explained in terms of their roles. 


  4.2 The process of extending an agreement in terms of 5.32 is described with examples. 


  4.3 The effect of extending an Agreement is explained with examples. 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                               11 
                                                                                                                                                                  Approved (Office use only) 
                                     Manage individual careers 
                                Unit Standard: 11911 ­ Credits: 5 




                                                                                                                          Evidence submitted 


                                                                                                                                                Where in file? 
1. Gather and analyse information for individual career planning. 

  1.1 Career planning tools and assessment instruments are relevant, valid and utilised effectively to gather 
      information about the individual. 

  1.2 Information gathered is analysed to identify and develop an individual profile. 


  1.3 Relevant information about organisational goals, strategies and needs are gathered to facilitate individual 
      career planning. 

  1.4 Individual and organisational information is integrated and analysed to compile an individual career profile. 


2. Facilitate and manage the career planning process. 

  2.1 Career goals are formulated based on individual career profiles clearly specifying actions, accountability, time 
      frames and complies with organisational and legislative requirements. 

  2.2 Career advancement strategies are identified to facilitate attainment of career goals. 


  2.3 Individual development plans applicable in performance management are linked to career goals. 


  2.4 Career planning discussions are documented for reference purposes. 


  2.5 Career planning discussion is constructive, participative, tactful, honest and respectful. 


  2.6 Career plan is produced and made available to relevant parties for career management purposes in line with 
      organisational objectives and legislative requirements. 

3. Monitor individual career progress. 

  3.1 Career progress is evaluated against specific actions and timeframes indicated in career plans. 


  3.2 Career guidance discussion is held to affirm progress, revise or identify new career goals and to suggest 
      corrective action. 

  3.3 Career guidance discussion is constructive and participative with due consideration to sensitivity, honesty and 
      respect. 

  3.4 Career guidance discussion is documented for reference purposes. 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                  12 
  Monitor and evaluate team members against performance standards 




                                                                                                                                                                 Approved (Office use only)
                              Unit Standard: 252034 ­ Credits: 8 




                                                                                                                         Evidence submitted 


                                                                                                                                               Where in file? 
1. Formulate performance standards for team members in a unit. 
  1.1 Performance standards to be achieved by team members are formulated in relation to the unit`s goals, 
      objectives and deliverables. 

  1.2 Performance standards are clear and concise and specify the activities to be performed and the standards to 
      which they are to be performed. 

  1.3 Feedback from team members is incorporated into the performance standards to promote the buy­in of team 
      members in a unit. 

  1.4 Performance standards are recorded and documented according to the entity`s policies and procedures. 


2. Establish systems for monitoring performance. 

  2.1 A variety of performance monitoring systems are identified and reviewed for possible use in a unit. 


  2.2 The performance monitoring system selected is in line with the entity`s policies and procedures for 
      performance assessment. 

  2.3 The performance monitoring system is communicated to team members to promote buy­in. 


  2.4 The system for monitoring performance against standards is set up in accordance with the entity`s policy and 
      procedures. 

3. Prepare for a performance review of a team member. 

  3.1 The arrangements for the performance review are agreed with team member, including the time, place and 
      nature of the review. 

  3.2 Preliminary assessment of performance against the agreed standards is conducted using monitoring 
      systems. 

  3.3 Information gathered during the preliminary assessment is documented to be available for future reference. 


  3.4 Methods for giving constructive feedback are identified that make provision for reporting positive and negative 
      findings. 

  3.5 Documents to be used during the review are prepared in accordance with the entity`s policies and 
      procedures. 

4. Conduct performance review interview. 

  4.1 The review is conducted in accordance with the arrangements previously agreed with the team member. 


  4.2 Feedback provided to the team member is relevant and fair and communicated in a constructive and 
      supportive manner. 

  4.3 Findings on positive and negative aspects of the member`s performance are recorded accurately, fairly and 
      honestly for report back and follow­up. 

  4.4 An action plan to address performance gaps and build on positive performance is agreed upon with the 
      employee.


  4.5 Agreed actions are documented and signed by both parties. 


                                                                                                                                                                 13 
                                                                                                                                                                    Approved (Office use only) 
                Recruit and select candidates to fill defined positions 
                                   Unit Standard: 12140 ­ Credits:9 




                                                                                                                            Evidence submitted 


                                                                                                                                                  Where in file? 
1. Plan and prepare for recruitment and selection. 
   1.1 Information is obtained on the position that is relevant and complete. 

   1.2 A selection procedure is selected or designed and is ensured to be appropriate for the specific position and in 
       line with organisational and legal requirements. 
   1.3 The selection procedure is confirmed to be a validated procedure. 

   1.4 Resources and methods needed for recruitment and selection are identified and budgets prepared and 
       managed. The resources are available, within budget and fit for purpose. 
   1.5 Selection criteria and control procedures are developed in line with organisational and legal requirements, 
       and avoid partiality or bias. 
   1.6 A plan is developed that ensures effective and efficient recruitment and selection. 

2. Recruit applicants. 

   2.1 Recruitment is conducted in accordance with the plan and in such a way as to have the potential to elicit the 
       desired response from the target market. 
   2.2 Responses are dealt with in accordance to planned control procedures. 

   2.3 The initial screening determines if applicants meet the critical job specifications and requirements to expedite 
       the departure of unsuitable applicants. 
   2.4 Implementation of corrective action following the evaluation of the initial recruitment plan, if the initial 
       screening does not elicit desired responses. 
   2.5 A list of potential candidates is prepared to facilitate selection. 

   2.6 An applicant database is managed in accordance with legislation and organisational requirements. 

   2.7 Unplanned events are dealt with in accordance with the circumstances and contingency plans are initiated. 


3. Select staff. 

   3.1 Backgrounds and qualifications are validated using appropriate verification methods according to the plan. 


   3.2 Candidates are assessed against the requirements of the defined position. 

   3.3 Candidates are interviewed using best practice techniques appropriate to the defined position. 

   3.4 A shortlist is drawn up to reflect the results of the assessment of candidates. The shortlist can be justified in 
       terms of the match between candidate profile and job requirements. 
   3.5 Selections are made in accordance with planned strategy and can be justified in terms of best match between 
       candidate profile and job and organisation requirements and meeting legislative requirements. 


   3.6 Feedback is relevant to the enquiry and the job requirements, and is given to both successful and 
       unsuccessful candidates tactfully according to the planned time framework and legal requirements. 
   3.7 Records are documented to facilitate further processing and reflect agreements reached and successful 
       candidate details accurately. Records are authorised and forwarded to designated personnel. 


   3.8 Unplanned events are dealt with in accordance with the circumstances, and contingency plans are initiated. 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                    14 
                              Manage the induction of new staff 




                                                                                                                                                         Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 7848 ­ Credits: 5 




                                                                                                                 Evidence submitted 


                                                                                                                                       Where in file? 
1. Explain the importance of inducting new staff into the organisation. 

  1.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  1.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 


  1.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  1.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  1.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


2. Distinguish the induction of new employees from the induction of relocated staff. 

  2.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  2.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes. 


  2.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  2.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  2.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


3. Describe how the induction program can be used to elevate existing staff into 
   mentorship roles. 
  3.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  3.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 


  3.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  3.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  3.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                         15 
                                                                                                                                                          Approved (Office use only)
                                   Manage the induction of new staff




                                                                                                                  Evidence submitted 
                                     Unit Standard: 7848 - Credits: 5




                                                                                                                                        Where in file? 
                                                  Continued... 


4. Allocate parts of the induction process to existing staff. 

   4.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   4.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 

   4.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


   4.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

   4.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

5. Ensure that the induction documentation and materials are current, relevant and complete. 


   5.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   5.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 

   5.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


   5.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   5.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

6. Ensure that new staff are welcomed and given a detailed tour of the relevant site facilities. 


   6.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   6.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 

   6.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


   6.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   6.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

7. Ensure that work routines are described accurately and in sufficient detail to enable understanding. 


   7.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   7.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 

   7.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


   7.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   7.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                          16
                                                                                                                                                           Approved (Office use only)
                                   Manage the induction of new staff




                                                                                                                   Evidence submitted 
                                    Unit Standard: 7848 - Credits: 5




                                                                                                                                         Where in file? 
                                                  Continued... 


8. Ensure that internal procedures are described in sufficient detail to enable understanding. 


   8.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   8.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes. 

   8.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


   8.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

   8.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

9. Encourage new staff to ask questions and seek clarification, where necessary. 


   9.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   9.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes. 

   9.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


   9.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   9.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

10. Advise and assist new staff constructively in the initial performance of allocated work activities. 


   10.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   10.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes. 

   10.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


   10.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   10.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

11. Determine whether or not the new employee has been properly integrated into the organisation. 


   11.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


   11.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes. 

   11.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


   11.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
       demonstrated the ability to meet all the outcomes. 
   11.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                           17
                                  Manage the induction of new staff




                                                                                                                                                          Approved (Office use only)
                                                                                                                  Evidence submitted 
                                   Unit Standard: 7848 - Credits: 5




                                                                                                                                        Where in file? 
                                                 Continued... 
12. Suggest ways to improve the existing induction programme. 

  12.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  12.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes. 


  12.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  12.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  12.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                          18
                                                                                                                                                            Approved (Office use only) 
                                 Draft an employment contract 
                               Unit Standard: 11907 ­ Credits: 3 




                                                                                                                    Evidence submitted 


                                                                                                                                          Where in file? 
1. Analyse the conditions of employment within the organisation. 

  1.1 Categories of employment are established correctly in accordance with the organisational structure and 
      organisational needs. 

  1.2 All organisational sources of employment conditions are scrutinised for relevance. 


2. Determine the minimum legal conditions of employment. 

  2.1 Minimum legal conditions of employment are correctly identified. 


  2.2 Each employment condition is accurately aligned with the minimum legal requirements. 


3. Draft an employment contract. 

  3.1 The employment conditions of a particular category of employment are established in accordance with the 
      relevant sources. 

  3.2 All applicable terms and conditions of employment for the relevant category of employment are reflected in 
      the employment contract. 

  3.3 The contract of employment suitably covers exceptional terms and conditions of employment if applicable. 


  3.4 The formulations in the contract are clear and unambiguous. 


  3.5 The contract of employment is submitted for approved to the authorised person. 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                            19 
                  Facilitate the resolution of employee grievances 




                                                                                                                                                             Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 12139­ Credits: 5 




                                                                                                                     Evidence submitted 


                                                                                                                                           Where in file? 
1. Develop structures and procedures to resolve employee grievances. 


  1.1 Structures and procedures are appropriate to resolve employee grievances. 


  1.2 All relevant stakeholders within the workplace are consulted and encouraged to contribute. 


  1.3 The structures and procedures comply with all legal requirements and codes of good practice. 


  1.4 Provision is made for reasonable and practical time frames. 


  1.5 Procedures are sufficiently comprehensive, easily accessible and applicable to all categories of employees. 


  1.6 Structures and procedures are formalised. 


2. Implement structures and procedures to resolve employee grievances. 


  2.1 All stakeholders are advised through appropriate media of the structures and procedures. 


  2.2 Commitment and support is obtained from relevant stakeholders. 


  2.3 All relevant stakeholders are provided with appropriate training in the use of structures and procedures. 


  2.4 Appropriate assistance and advice on the use of structures and procedures are given to all relevant 
      stakeholders to ensure:
       · adherence to the agreed grievance procedures
       · adherence to specified timeframes
       · correctly formulated grievances
       · resolution at the lowest possible managerial level. 

3. Monitor the application of the grievance procedures and adjust when required. 

  3.1 Problems in the application of the procedures are correctly identified when they occur. 


  3.2 Procedures are regularly checked against legal requirements and codes of good practice. 


  3.3 Corrective interventions are identified and implemented. 


  3.4 All relevant stakeholders are immediately informed when amendments to the grievance procedures have 
      been agreed to. 

4. Evaluate, analyse and address grievance patterns. 

  4.1 An appropriate and user­friendly recording system is implemented and maintained. 


  4.2 Grievance patterns are correctly identified and analysed at regular intervals. 


  4.3 The necessary corrective and preventive actions are identified and implemented 




                                                                                                                                                             20 
                       Apply the principles of employment equity 




                                                                                                                                                               Approved (Office use only)
                                to organisational transformation 




                                                                                                                       Evidence submitted 


                                                                                                                                             Where in file? 
                              Unit Standard: 116927 ­ Credits: 10 



1. List (comprehensively) the key elements of the Employment Equity legislation. 

  1.1 The key elements of Employment Equity legislation are listed in a report and presented to interested parties 
      using appropriate media. 

  1.2 An analysis is provided of the extent to which these elements feature in the Employment Equity plan of a 
      large organisation. 

2. Present an understanding of the link between employment equity and the business 
   strategy. 
  2.1 The business strategy of a company is explained using its key features as explanation. 


  2.2 The link between the business and Employment Equity strategies is determined and a report written on the 
      degree of agreement between them. 

  2.3 Proposals of how the integration of the two can be improved are tabled with examples. 


  2.4 The value of greater integration towards profitability is outlined with examples. 


3. Determine whether the appropriate relationships exist between Employment Equity 
   and factors impacting on it. 
  3.1 A list of the factors that impact on Employment Equity is provided in writing, with examples of the role they 
      play. 

  3.2 An analysis is provided of what constitutes appropriate relationships between these factors and Employment 
      Equity, with examples. 

4. Identify non­compliance with employment equity strategy and purpose. 

  4.1 The labour Practices of an organization are examined to determine the degree of compliance and non­ 
      compliance with legislation and a report written for management. 

  4.2 A proposal for improvement of compliance is communicated to the Employment Equity Committee in the 
      appropriate format. 

  4.3 A proposal is presented on how the employer and employee awareness of Employment Equity can be 
      improved in an organization with examples of what action can be taken. 



Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                               21 
                                                                                                                                                               Approved (Office use only) 
     Implement codes of conduct in the team, department or division 
                                Unit Standard: 15229 ­ Credits:3 




                                                                                                                       Evidence submitted 


                                                                                                                                             Where in file? 
1. Describe the code of conduct. 
  1.1 The purpose of the code of conduct is explained in relation to the organisation. 


  1.2 The principles of the code of conduct are identified and explained in relation to the organisation. 


  1.3 An explanation is given of the relationship between the code of conduct and the smooth running of the 
      department or division. 

  1.4 The implications of the code of conduct for all stakeholders areplained with examples. 


2. Communicate the code of conduct. 

  2.1 All stakeholders are included in communications. 


  2.2 The code of conduct is fully explained and the implications discussed with members of the division/section/ 
      department. 

  2.3 The process to be followed when the code of conduct is breached is discussed with examples. 


  2.4 The relationship between the code of conduct and the concepts of ethics and rights is explained with 
      examples. 

  2.5 The code of conduct is displayed in a prominent position. 


3. Apply the code of conduct. 

  3.1 The code of conduct is interpreted into behaviour standards for the specific section/department/division. 


  3.2 Guidelines are developed to deal with cases of non­compliance, misinterpretation or different applications of 
      the code of conduct. 

  3.3 Deviations from the code of conduct are identified and remedial action is taken to ensure compliance. 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                               22 
    Recognise areas in need of change, make recommendations and 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only)
        implement change in the team, department or division 




                                                                                                                        Evidence submitted 
                                Unit Standard: 15214 ­ Credits: 3 




                                                                                                                                              Where in file? 
1. Recognise areas in need of change. 

  1.1 Performance of the section/division/department is benchmarked against Best Practice standards to identify 
      any need for change. 

  1.2 External factors are used to identify any need for change. 


  1.3 Changes to the organisation`s operations are analysed to identify any need for change in the section/division/ 
      department. 

  1.4 The desired ideal, future state is determined for the organisation. 


2. Make recommendations for change. 

  2.1 Clear, goal­directed recommendations are made for consideration by senior management. 


  2.2 All key stakeholders are approached with the recommendations. 


  2.3 Barriers to achieving the desired future state are identified and solutions are presented to senior 
      management. 

  2.4 The organisation`s readiness and capacity for change are taken into account and addressed in the plan. 


3. Implement change. 

  3.1 Change is implemented according to the agreed plan. 


  3.2 Other systems to support the change are put in place timeously. 


  3.3 Individuals are assisted with overcoming resistance to change and rewarded for positive contributions. 


  3.4 Progress towards the achievement of the goals is monitored to ensure smooth implementation of plan. 


  3.5 Progress towards the achievement of the goals is reported on regularly to all stakeholders. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                                23 
            Develop an organisational training and development plan 




                                                                                                                                                                      Approved (Office use only)
                                  Unit Standard: 15217 ­ Credits: 6 




                                                                                                                              Evidence submitted 


                                                                                                                                                    Where in file? 
1. Conduct an analysis to identify and define the skills requirements of the organisation. 

   1.1 The method and scope of the analysis is planned thoroughly and ensures effective and efficient analysis. 


   1.2 Information is gathered from relevant sources in accordance with the plan. 

   1.3 The range of sources utilised is sufficient to confirm the accuracy and validity of the information. 

   1.4 The described skills requirements cover all key performance areas or jobs needed to achieve the 
       organisational objectives. 
   1.5 The skills requirements are defined in outcome terms and in sufficient detail to support further analysis, 
       planning and decision­making. 
2. Analyse current skills and develop skills profile of the organisation. 

   2.1 The method and scope of the analysis is planned thoroughly and ensures effective and efficient analysis. 

   2.2 Methods of analysis used are cost effective, appropriate to the context and required data and in accordance 
       with the plan. 
   2.3 Analysis methods and results are recorded clearly and in sufficient detail to facilitate further interpretation and 
       validation of the analysis. 
   2.4 The skills profile is an accurate reflection of the current skills in the organisation. 

   2.5 The current skills are defined in outcome terms and in sufficient detail to support further analysis, planning 
       and decision­making. 
3. Define training and development needs and establish priorities. 

   3.1 The definition of the needs is consistent with the analysis of the current skills and skills requirements. 

   3.2 The needs are defined in outcome terms and in sufficient detail to support further analysis, planning and 
       decision­making. 
   3.3 Established skills priorities are confirmed against organisational strategic objectives and equity plans. 


   3.4 The priorities are reported in terms of race and gender categories in line with organisational and legislative 
       requirements. 
   3.5 Implications for addressing the needs are identified in terms of human, financial, and physical resources. 

4. Develop a training and development plan. 

   4.1 The plan is developed through and supported by participative structures involving key stakeholders, decision­ 
       makers and strategists. 
   4.2 The current capacity and capability of human and physical resources are evaluated in terms of their ability to 
       meet priority training and development needs. Plans allocate human, physical and financial resources 
       effectively. 
   4.3 Plans are sufficient to address the identified training and development needs according to established 
       priorities. 
   4.4 Motivations are provided to demonstrate how learning provision will address the needs appropriately and 
       effectively. 
   4.5 The plan addresses specified categories and is presented in a format as per organisational and/or legislative 
       requirements. 
   4.6 The completed plan accurately reflects the analysis of present and required skills, training and development 
       needs, agreed priorities and the means to address the needs. 
   4.7 The plan is ready for submission within agreed time frames. 




                                                                                                                                                                      24 
                                                                                                                                                                    Approved (Office use only) 
                      Promote a learning culture in an organisation 
                                Unit Standard: 252041 ­ Credits: 5 




                                                                                                                            Evidence submitted 


                                                                                                                                                  Where in file? 
1. Investigate and analyse the status of the learning culture within the organisation. 

   1.1 Information is gathered from relevant and representative sources. The range of sources utilised is sufficient to 
        confirm the accuracy and validity of the information across the full spectrum of the organisation. 
   1.2 The analysis defines the extent to which learning is needed within the organisation across levels of work and/ 
       or functional work areas. 

   1.3 The analysis identifies the status of learning and the learning culture in terms of quantitative and qualitative 
       indicators. 

   1.4 The analysis identifies possible explanations for the current status of the learning culture, whether positive or 
       negative, in terms of historical trends, current influences and future prospects. 

   1.5 The analysis identifies the potential contribution of learning and development to the attainment of 
       organisational and individual goals. 

2. Develop strategies for the promotion of a learning culture within the organisation. 

   2.1 Objectives of the promotion strategies are defined in measurable and time bound terms. 

   2.2 The strategies are sustainable and are defined in terms of key actions, methods, required resources, target 
       audience, timing of actions and potential constraints. 

   2.3 Strategies are relevant to the needs of the organisation and individuals, and address issues identified in the 
       analysis. 

   2.4 Strategies cater for various categories of people and learning needs. 

   2.5 Details are provided of the costs associated with promotion activities. The costs are justified by the identified 
       benefits. 

   2.6 The strategies are put to stakeholders with supporting arguments for their adoption. 

3. Implement strategies to promote a learning culture. 


   3.1 Learning and development opportunities are promoted throughout the organisation according to the planned 
       strategies. 

   3.2 Promotion activities emphasise the benefits of learning and development to individuals and the organisation. 


   3.3 The promotion facilitates clear understanding of the learning and development needs of the organisation and 
       individuals. 

   3.4 Promotion of learning is aligned with current skills profiles of individuals, organisation and transformation 
       needs. 
   3.5 Promotion activities are sustained according to the planned strategies. 


   3.6 The impact of promotional strategies is evaluated against pre­determined objectives and appropriate changes 
       are implemented as needed. 


Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                    25 
                                                                                                                                                                   Approved (Office use only) 
            Facilitate learning using a variety of given methodologies 
                               Unit Standard: 117871 ­ Credits: 10 




                                                                                                                           Evidence submitted 


                                                                                                                                                 Where in file? 
1. Plan and prepare for facilitation. 

   1.1 Analysis of learners and learning needs reveals the key elements of learning required to achieve defined 
       outcomes. The learning outcomes are confirmed to meet stakeholder objectives. 

   1.2 Plans cater for the needs of learners and stakeholders, possible learning barriers, previous learning 
       experiences, literacy and numeracy levels, language, culture, special needs and different learning styles. 
   1.3 Resources, locations, and personnel are arranged to suit intended delivery. 

   1.4 Learning material is prepared to suit the purpose of the facilitated activities and the agreed outcomes. 

   1.5 Facilitation methods selected are appropriate to the learners and agreed learning outcomes. Descriptions are 
       provided of a variety of facilitation methodologies in terms of their essential approach and purpose, and 
       selected methodologies are justified in terms of applicability to the identified learning needs. 
   1.6 Preparation of the facilitation process ensures the facilitator is ready to implement the process. This includes 
       the availability of key questions, scenarios, triggers, challenges, problems, tasks and activities as is 
       appropriate to the situation. 
   1.7 The learning environment is arranged to meet organisational and legislative requirements for safety and 
       accessibility. 

   1.8 Review criteria are established and documented in accordance with organisation policies and procedures. 

2. Facilitate learning. 
   2.1 Learning is facilitated in a coherent manner using appropriate methodologies in line with established 
       principles associated with selected methodologies. 

   2.2 The learning environment and facilitation approach promotes open interaction and ensures learners are 
       aware of expected learning outcomes and are active participants in their own learning. 

   2.3 The facilitation approach and use of facilitated activities enables learners to draw from and share their own 
       experiences and work out and apply concepts for themselves. 

   2.4 Facilitation contributes to the development of concepts through participation and provides opportunities to 
       practise and consolidate learning. Facilitation promotes the achievement of agreed learning outcomes by 
       individuals while maintaining an emphasis on the manner and quality of the learning experience. 
   2.5 Groups are managed in line with facilitation principles and in a manner that maximises the strengths of group 
       learning while recognising the needs and requirements of individual members. 

   2.6 Questioning techniques are consistent with the facilitation approach, promote learner involvement and 
       contribute towards the achievement of learning outcomes. 

   2.7 Opportunities are created to monitor learner`s progress in terms of the agreed outcomes, and where possible 
       facilitate the gathering of evidence for assessment purposes. Where necessary, modifications are made to 
       the facilitation approach to ensure the learners` needs are addressed. 

3. Evaluate learning and facilitation. 
   3.1 Learner and stakeholder feedback on facilitated learning is sought and critically analysed against review 
       criteria. 

   3.2 The review reveals strengths and weaknesses of the planning, preparation and facilitation of learning. 


   3.3 Review includes useful recommendations for improvement in future interventions, including the possibility of 
       remedial actions. 



Comments and Recommendations by assessor:



                                                                                                                                                                   26 
       Develop holistic productivity improvement strategies and plans 




                                                                                                                                                             Approved (Office use only)
                               Unit Standard: 114882 ­ Credits: 10 




                                                                                                                     Evidence submitted 


                                                                                                                                           Where in file? 
1. Identify the root causes for unacceptable levels of productivity within the organisation. 


   1.1 Information obtained on all systems, resources, processes and procedures within the organisation is 
        evaluated for accuracy, validity and relevance to productivity factors. 
   1.2 Input is obtained from all stakeholders. 

   1.3 Appropriate analysis techniques are applied to the information to identify the root causes of unacceptable 
       productivity levels. 
   1.4 Findings are based on the analysis and validated with stakeholders. 

   1.5 Findings are documented clearly. 

2. Identify priority areas for productivity improvement. 

   2.1 Areas where productivity can be improved are identified so that priorities can be set. 

   2.2 Priority areas are determined on the basis of cost­benefit and value­added analyses. 

3. Develop a productivity improvement strategy. 

   3.1 Input is obtained from relevant stakeholders. 

   3.2 The identified root causes of unacceptable productivity levels are addressed adequately by the strategy. 


   3.3 Specific and achievable objectives are identified and defined in quantitative terms. 

   3.4 The potential impact of the strategy is defined for the organisation. 

   3.5 The strategy is clearly documented according to organisational practices. 

   3.6 Approval of the strategy is obtained from appropriate authority. 

4. Develop plans for implementing the strategy in the identified priority areas. 

   4.1 Appropriate input is obtained from relevant stakeholders. 

   4.2 Implementation plans for achieving identified objectives are drawn up according to project management 
       practices. 
   4.3 Plans are clearly documented, agreed to and communicated to relevant role­players. 



Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                             27 
 Measure and assess the factors that influence labour productivity and 




                                                                                                                                                                   Approved (Office use only)
             establish the relative impact of each factor 




                                                                                                                           Evidence submitted 
                               Unit Standard: 114886 ­ Credits: 8 




                                                                                                                                                 Where in file? 
1. Design a framework to collate data on quantifiable and qualitative factors. 

  1.1 The quantifiable factors that influence labour productivity are correctly identified for inclusion in the 
      framework. 

  1.2 Qualitative factors that influence labour productivity are correctly identified for inclusion in the framework. 


  1.3 The sources of data related to labour productivity within the organisation are correctly identified for inclusion 
      in the framework. 

  1.4 A framework is designed to facilitate the efficient and effective capture and interpretation of data and to 
      enable comparable measurements to be made to improve decision making. 

2. Measure the quantifiable factors that influence labour productivity. 

  2.1 Efficiency of labour is measured using standard formulae 


  2.2 Utilisation of labour is measured using standard formulae 


  2.3 Absenteeism is measured using standard formulae 


  2.4 Labour turnover is measured using standard formulae 


3. Assess the qualitative factors that influence labour productivity. 

  3.1 The magnitude of each identified qualitative factor is correctly identified using generally accepted techniques 
      and methods. 

  3.2 The importance of the qualitative factors is identified relative to each other. 


  3.3 Comparison of the impact of each factor on labour productivity is done based on its individual magnitude and 
      relative impact on labour productivity. 

4. Assess labour effectiveness. 

  4.1 Quality and productivity standards related to output resulting from the use of labour are identified and agreed 
      upon by key stakeholders. 

  4.2 Labour effectiveness is established through the extent of alignment of organisational systems and procedures 
      with quality and productivity standards related to labour output. 

  4.3 The extent of the gap between actual labour output and the agreed upon quality and productivity standards is 
      established for the organisation. 

  4.4 All deviations from quality and productivity standards are recorded as per organisational requirements. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                                   28 
                                                                                                                                                                  Approved (Office use only) 
                     Promote a productivity improvement strategy 
                             Unit Standard: 114879 ­ Credits: 10 




                                                                                                                          Evidence submitted 


                                                                                                                                                Where in file? 
1. Develop a strategy to promote productivity improvement within an organisation. 

  1.1 Current levels of productivity performance are identified within the organisation and industry. 


  1.2 The different target populations within the organisation are identified so that their communication needs can 
      be accommodated. 

  1.3 The range of activities required to promote a productivity strategy effectively are listed with examples of each 
      as they apply to the organisation. 

  1.4 A strategy is drawn up giving explanations of productivity concepts, general symptoms of low productivity 
      performance, how productivity can be improved in the organisation and the benefits of improved productivity 
      to share­holders, workers, consumers and the economy. 

2. Implement the promotion strategy within the organisation. 

  2.1 The communication of the promotion strategy is allocated to individuals selected according to their ability to 
      address specific target populations. 

  2.2 The range of activities aimed at promoting productivity improvement within the organisation are planned to 
      give effect to the strategy. 

  2.3 The activities are implemented according to the plan. 


  2.4 Follow up meetings and forums are held to gather reaction towards the promotion strategy. 


3. Encourage and nurture participation in the implementation of the strategy and its 
   objectives. 
  3.1 An environment conducive to participating in productivity improvement campaigns is created throughout the 
      organisation. 

  3.2 Appropriate steps are taken to clarify group and individual responsibilities for productivity improvement. 


  3.3 Regular meetings and forums are held with groups and individuals to provide feedback and encouragement 
      on performance against agreed productivity improvement targets. 

  3.4 Note is taken of aspects of work that hinder productivity improvement, as raised by audiences. 


  3.5 Appropriate nurturing processes are planned , implemented and evaluated to ensure maximum participation 
      and commitment. 

4. Monitor, evaluate and improve the impact of the organisational promotion strategy. 

  4.1 Reactions to the promotion strategy are collected, analysed and evaluated in terms of its intended impact. 


  4.2 Appropriate steps are taken to modify the promotion strategy and its implementation in line with information 
      gathered through the reaction assessment process. 


Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                  29 
                                                                                                                                                                Approved (Office use only) 
   Set, monitor and measure the achievement of goals and objectives 
            for a team, department or division within an organisation 




                                                                                                                        Evidence submitted 


                                                                                                                                              Where in file? 
                               Unit Standard: 15220 ­ Credits: 4 



1. Set goals and objectives. 

  1.1 Goals and objectives are set for the section/division/department in line with the core business of the 
      organisation and its vision, mission and overall goals. 

  1.2 The goals and objectives are consistent with the organisational strategy and business objectives. 


  1.3 The resources required are determined and specified. 


  1.4 The objectives are clear, concise, measurable and achievable. 


2. Establish performance standards. 

  2.1 Performance standards are determined in accordance with the business plan and customer and 
      organisational requirements. 

  2.2 Performance standards are clear, concise and establish the benchmarks against which they are to be 
      measured. 

3. Set up monitoring systems. 

  3.1 The functions, activities and information systems to be monitored are determined in relation to organisational 
      requirements. 

  3.2 Methods for collecting data are established in relation to the performance standards. 


  3.3 The monitoring systems set up are in accordance with organisational requirements. 


4. Monitor and measure the achievement of objectives. 

  4.1 The performance of the section/division/department is monitored against the set performance standards in 
      accordance with the established monitoring systems. 

  4.2 Data is collected and analysed against the performance standards. 


  4.3 Results of data analysis is presented in accordance with organisational requirements. 


  4.4 Recommendations for action to improve performance against performance standards and objectives is 
      presented to appropriate management officials who are able to effect changes. 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                30 
                    Supervise a project team of a business project 




                                                                                                                                                         Approved (Office use only)
                                    to deliver project objectives 




                                                                                                                 Evidence submitted 


                                                                                                                                       Where in file? 
                               Unit Standard: 10148 ­ Credits: 14 



1. Discuss and explain the appropriateness of the various organisational structures 

  1.1 Alternative organisational structures are identified and how projects operate within each structure are 
      identified. 

  1.2 Advantages & disadvantages of all organisational structures are explained. 


  1.3 Reasons for choosing particular organisational structures are described. 


  1.4 The interface and overlap between general management and project management is explained. 


  1.5 Examples of organisational structures are provided. 


2. Supervise and monitor a business project team 

  2.1 Supervision practices, with reference to project teams are described. 


  2.2 Project team objectives are confirmed in accordance with the scope of the project and requirements. 


  2.3 Project team progress is monitored and recorded against project plan. 


  2.4 Task workflow is organised to achieve minimal waste and delay. 


3. Report progress on a business project 

  3.1 A variety of reporting lines are recognised and explained. 


  3.2 Report priorities and requirements are described and documented. 


  3.3 Progress is documented and reported in accordance with established procedures. 


  3.4 Progress report is produced within agreed time frame and format. 


4. Identify and rectify problems occurring in a business project 

  4.1 Potential problems are identified, recorded and notified in terms that allow resolution. 


  4.2 Symptoms of problems are identified and root causes determined. 


  4.3 Appropriate problem­solving methods and techniques are identified, selected and applied to solve the 
      problem. 

  4.4 Unresolved problems are reported to higher authority. 


  4.5 Problems are rectified within set time frames. 



                                                                                                                                                         31 
                    Supervise a project team of a business project 




                                                                                                                                Approved (Office use only)
                                   to deliver project objectives 




                                                                                        Evidence submitted 
                              Unit Standard: 10148 ­ Credits: 14 




                                                                                                              Where in file? 
5. Set up, run and close a business project 

  5.1 Project duration, start and end time and tasks are communicated and explained. 


  5.2 Project is set up within agreed time frames using identified personnel. 


  5.3 Project progress is observed against project scope and requirements. 


  5.4 Project work structures are applied and monitored. 


  5.5 Closing down procedures are followed. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                32 
                                                                                                                                                                    Approved (Office use only) 
                         Conduct an organisational needs analysis 
                                 Unit Standard: 12138 ­ Credits: 10 




                                                                                                                            Evidence submitted 


                                                                                                                                                  Where in file? 
1. Analyse the current situation. 

   1.1 The purpose of the analysis is established and confirmed with stakeholders. 

   1.2 The method and scope of the analysis is planned thoroughly to ensure effective and efficient analysis. 


   1.3 Sourced information is current, relevant and accurate. The information covers the entire planned scope of 
       analysis. 
   1.4 The method of analysis used are sufficient and relevant to accurately describe the present situation and meet 
       the purpose of the analysis. 
   1.5 Actions, processes and procedures are recorded to facilitate further interpretation and validation of the 
       analysis. 
   1.6 Different methods of analysis and data gathering are described in terms of their strengths, weaknesses, 
       features and applications. 
2. Determine and describe agreed short and long term organisational objectives. 


   2.1 The objectives are verified with stakeholders as valid, current and complete. Key decision­makers are 
       strategists are included in the verification process. 
   2.2 The objectives are recorded clearly to facilitate further interpretation. 

   2.3 The role and importance of objectives are described within the context of the analysis taking cognisance of 
       their function and value to the organisation. 
3. Define the gap and make recommendations for bridging the gap. 

   3.1 The gap is determined using an acceptable analysis technique appropriate to the context. 

   3.2 The definition of the gap is consistent with the analysis of the current situation and objectives. All objectives 
       found to be un­addressed are highlighted and described in terms of a need. 
   3.3 The definition of the gap addresses the scope and purpose of the analysis, and facilitates further planning 
       and decision­making. 
   3.4 Recommendations of methods and scenarios for closing the gap are verified as reasonable, effective and 
       comprehensive. 
4. Produce a written report of the results. 

   4.1 The report meets the organisational format specifications. Graphics and tables are used where appropriate to 
       improve the quality and ease of the communication. 
   4.2 The language medium adheres to organisational language policy. The grammar and syntax conform to 
       international norms. 
   4.3 The content accurately reflects the analysis, the objectives and the recommendations. 

   4.4 Support documentation is used, when necessary, and enhances the potential of understanding the report. 


   4.5 Sources are acknowledged according to organisational format policy. 

   4.6 The report is completed within agreed time frames. 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                    33 
Manage the design, development and review of a human resource information 




                                                                                                                                                               Approved (Office use only) 
                                 system 
                     Unit Standard: 11906 ­ Credits: 3 




                                                                                                                       Evidence submitted 


                                                                                                                                             Where in file? 
1. Manage the design and development of an information system for human resources management. 

  1.1 The process of analysis is sufficient to define all the requirements within the organisation for information 
      related to human resources management and to support decision­making about information system design. 
  1.2 The process accounts for all internal and external information needs related to human resources 
      management. 

  1.3 The design brief provides sufficient information for the development of an effective information system for 
      human resources management. 

  1.4 The design of the system is aligned to the organisation`s values and culture, and contributes to the 
      achievement of its strategies and plans. 

  1.5 The design is sufficiently flexible to respond to current and emerging needs, and comply with current best 
      practices. 

  1.6 The brief includes a reasonable time stipulated for the completion of the development. 

  1.7 Information system developers are sourced in accordance with organisational procedures. 

  1.8 Developers are selected in accordance with their ability to meet the design brief. 

  1.9 Sourced information is obtained in accordance with established procedures and is current, relevant, precise 
      and from reliable sources. 

2. Review the information system for human resources management. 
  2.1 The system is evaluated to ensure identified user requirements are met. Appropriate measures are taken to 
      ensure deficiencies are rectified. 

  2.2 Review measures and criteria are cost effective, and make optimum use of data sources and means of 
      collection. 

  2.3 Review measures and criteria provide sufficient and timely information to make judgements about 
      effectiveness of the information system for human resources management. 

  2.4  Resources required to conduct the review are identified and sought, and are appropriate to the review 
       method to be utilised. 

  2.5 Conclusions of the review define and detail the effectiveness of the information system for human resources 
      management and are in the required format, within the required timeframes. 

  2.6 Review is conducted in accordance with organisational and legal requirements. 

3. Make recommendations for improvements of the information system for human 
   resources management. 
  3.1 Input from internal and external consultation is obtained and incorporated into recommendations in a manner 
       that meets organisational requirements. 

  3.2 Assessment of perceived weakness and gaps between existing system and organisational needs includes all 
      relevant information subsystems, with cause and effect links established. 

  3.3 Alternatives for improvements are considered in terms of strategic, tactical and operational implications and 
      consider risk, contingency, feasibility and cost­effectiveness. 

  3.4 Information management system techniques and methods for improvement are identified, and are compatible 
       with greater organisation requirements. 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                               34 
       Manage the capture, storage and retrieval of human resources 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only)
                information using an information system 




                                                                                                                        Evidence submitted 
                                Unit Standard: 10171 ­ Credits: 3 




                                                                                                                                              Where in file? 
1. Organise the collation of information required for human resources management. 

  1.1 The collated information meets design requirements. 

  1.2 The information is accurate, verifiable against reliable sources and obtained within agreed time frames. 

  1.3 Information obtained is verified and where information is inadequate, contradictory or ambiguous, prompt and 
       effective action rectifies deficiencies. 

  1.4 The methods used to collate information are effective, efficient and consistent with organisational values, 
      policies and legal requirements. 

2. Organise, control and monitor the storing, recording, maintenance and retrieval of collated info 

  2.1 Resources are used efficiently to capture, record and organise information within agreed timeframes. 


  2.2 Information is recorded accurately and stored securely, in line with system requirements. 

  2.3 The stored information is maintained in accordance with organisational policies and legal requirements. 

  2.4 Review of the records capture system ensures that system quality records are in accordance with the 
      organisation`s record keeping procedures or industry best practices, organisational quality control 
      procedures, and customer service satisfaction. 

  2.5 Access to stored information is controlled in accordance with organisational policies. 

  2.6 Resources are developed and utilised efficiently and effectively for the retrieval of information on demand. 

  2.7 Provision is made for the training of users and operational staff is carried out in accordance with 
      organisational and technical requirements. 

  2.8 Records of long­term value are identified at creation stage and are maintained according to long­term 
      preservation and retrieval requirements. 

  2.9 Monitoring of the records continuum facilitates the timely transfer of inactive records, and ensures efficient 
      use of equipment. 

3. Advise and inform the organisation by providing human resource information for the use of others. 

  3.1 Information and advice are given at a time and place and in a form and manner appropriate to the needs of 
       recipients. 
  3.2 Information given is accurate, relevant, current and sufficient for the specifications of the user. 

  3.3 The advice given is consistent with the policy, procedures and resource constraints of the organisation. 

  3.4 The advice is supported by reasoned arguments and appropriate evidence. 

  3.5 Recipients` understanding of the information and advice given is checked and confirmed. 

  3.6 Organisational confidentiality is adhered to. 

  3.7 Feedback from recipients about the usefulness of information and advice provided is used to improve ways in 
      which information and advice are given 
Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. Methods and techniques to analyse and validate Human Resources Management and Practices information 

  2. Application of generic management abilities in the context of Human Resources Management and Practices 
      information management 

  3. Methods and techniques to interpret, organise and present Human Resources Management and Practices 
      information at strategic level. 



                                                                                                                                                                35 
                                      Manage Payroll Records 




                                                                                                                                                         Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 7882 ­ Credits: 6 




                                                                                                                 Evidence submitted 


                                                                                                                                       Where in file? 
1. Explain the consequences of not complying with requirements. 


  1.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  1.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  1.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  1.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  1.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


2. Describe the impact if the payroll is not done accurately and timeously. 


  2.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  2.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  2.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


3. Stress the importance of maintaining confidentiality & security of payroll 
   information at all times. 
  3.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  3.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  3.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  3.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  3.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


4. Describe the types of allowances and deductions as per applicable legislation. 

  4.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  4.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  4.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  4.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  4.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                         36 
                                                                                                                                                         Approved (Office use only)
                                      Manage Payroll Records 




                                                                                                                 Evidence submitted 
                                Unit Standard: 7882 ­ Credits: 6 




                                                                                                                                       Where in file? 
5. Describe the sources of relevant payroll information. 


  5.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  5.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  5.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  5.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  5.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


6. Describe the impact if the payroll does not conform to requirements. 


  6.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  6.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  6.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  6.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  6.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


7. Calculate gross pay accurately from information available. 

  7.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  7.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 

  7.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 

  7.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  7.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

8. Calculate statutory and voluntary deductions accurately from relevant documentation. 

  8.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  8.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 

  8.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  8.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  8.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                         37 
                                      Manage Payroll Records 




                                                                                                                                                          Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 7882 ­ Credits: 6 




                                                                                                                  Evidence submitted 


                                                                                                                                        Where in file? 
9. Calculate payment due to individual employees. 

  9.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  9.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  9.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  9.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  9.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


10. Prepare salaries and wages for payment by cash, cheque or bank transfer within 
  agreed deadlines. 
  10.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  10.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 


  10.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  10.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  10.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


11. Calculate periodic payments such as bonuses or commission and pay   within 
  agreed deadlines. 
  11.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  11.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 

  11.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 

  11.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  11.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

12. Follow designated security procedures at all times. 
  12.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  12.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 

  12.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  12.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  12.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 



                                                                                                                                                          38 
                                      Manage Payroll Records 




                                                                                                                                                          Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 7882 ­ Credits: 6 




                                                                                                                  Evidence submitted 


                                                                                                                                        Where in file? 
13. Deal with salary and wage queries promptly and courteously. 

  13.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  13.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 


  13.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  13.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  13.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


14. Keep records and salary system in accordance with organisational requirements. 

  14.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  14.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 


  14.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  14.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  14.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


15. Examine salary and payroll expenses against budgets. 
  15.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  15.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 

  15.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 

  15.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  15.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 

16. Prepare and balance employee records for tax purposes from salary records. 
  16.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 

  16.2 Evaluate the learner`s ability to meet the outcomes consistently. 

  16.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner`s ability to meet the outcomes. 


  16.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  16.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




                                                                                                                                                          39 
                                      Manage Payroll Records 




                                                                                                                                                          Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 7882 ­ Credits: 6 




                                                                                                                  Evidence submitted 


                                                                                                                                        Where in file? 
17. Update and maintain employee records. 

  17.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  17.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 


  17.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  17.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  17.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 


18. Describe briefly how performance or systems would be adapted. 

  18.1 Arrange or create an environment in which the learner can be fairly assessed against the outcomes. 


  18.2 Evaluate the learner's ability to meet the outcomes consistently. 


  18.3 Provide specific feedback to the learner on assessments and the learner's ability to meet the outcomes. 


  18.4 Complete the declaration of competence and inform the appropriate ETQA once the learner has 
      demonstrated the ability to meet all the outcomes. 

  18.5 Counsel the learner on future assessments, necessary learning and further qualifications. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                          40 
                       Use communication techniques effectively 




                                                                                                                                                           Approved (Office use only)
                               Unit Standard: 12433 ­ Credits: 8 




                                                                                                                   Evidence submitted 


                                                                                                                                         Where in file? 
1. Discuss and explain a range of written and oral communication techniques used in 
   the workplace 
  1.1 An understanding of a range of written and oral communication techniques used in the workplace and 
      applicable communication theory is demonstrated. 

  1.2 Discussions are led and meetings chaired in an effective manner according to standard meeting procedures. 


  1.3 A variety of generated workplace reports and presentations are available for scrutiny. 


  1.4 Presentations are effectively delivered and meet the needs of the target audience. 


2. Lead discussions and chair meetings 

  2.1 An understanding of a range of written and oral communication techniques used in the workplace and 
      applicable communication theory is demonstrated. 

  2.2 Discussions are led and meetings chaired in an effective manner according to standard meeting procedures. 


  2.3 A variety of generated workplace reports and presentations are available for scrutiny. 


  2.4 Presentations are effectively delivered and meet the needs of the target audience. 


3. Generate a variety of workplace reports using various data gathering techniques 

  3.1 An understanding of a range of written and oral communication techniques used in the workplace and 
      applicable communication theory is demonstrated. 

  3.2 Discussions are led and meetings chaired in an effective manner according to standard meeting procedures. 


  3.3 A variety of generated workplace reports and presentations are available for scrutiny. 


  3.4 Presentations are effectively delivered and meet the needs of the target audience. 


4. Deliver presentations 

  4.1 An understanding of a range of written and oral communication techniques used in the workplace and 
      applicable communication theory is demonstrated. 

  4.2 Discussions are led and meetings chaired in an effective manner according to standard meeting procedures. 


  4.3 A variety of generated workplace reports and presentations are available for scrutiny. 


  4.4 Presentations are effectively delivered and meet the needs of the target audience. 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                           41 
                                                                                                                                                            Approved (Office use only) 
                          Implement a generic communication strategy




                                                                                                                    Evidence submitted 
                                 Unit Standard: 10044 - Credits: 10




                                                                                                                                          Where in file? 
1. Identify and explain a generic communications model 
  1.1 Communication elements are identified. 


  1.2 The interaction of the communication elements is explained in relation to communication model for specific 
      situations. 

  1.3 Factors that contribute to achieving quality communication are identified. 


  1.4 Barriers to successful communication are identified for elimination purposes. 


2. Analyse, interpret and implement a generic communication strategy 

  2.1 Communication processes are identified to determine method to be used. 


  2.2 Communication processes are analysed and interpreted to determine method of achieving understanding of 
      the message by the target audience. 

  2.3 Communications processes are applied to develop the message. 


  2.4 Target audience is assessed to establish communication method process with target audience. 


  2.5 Communication is implemented according to processes and methods planned. 


  2.6 Channels of communication are used in relation to the preferences of the target audience. 


Unit Standard Embedded Knowledge 

  A general understanding of the communication methods and processes. 


  A broad general understanding of barriers to communication and how to minimise these. 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                            42
                   Use language and communication strategies for 




                                                                                                                                                              Approved (Office use only)
                             vocational and occupational learning 




                                                                                                                      Evidence submitted 


                                                                                                                                            Where in file? 
                                Unit Standard: 115791 ­ Credits:5 




1. Formulate and use learning strategies. 

   1.1 Appropriate learning strategies are identified and applied. 


   1.2 Information is evaluated, summarised and used in the learning process. 


   1.3 Answers to relevant questions show evidence of synthesis and contextualisation. 


   1.4 Texts are interpreted, analysed and re­organised to assist own learning. 


2. Use and apply occupational and vocational learning materials and resources. 


   2.1 Occupational and vocational learning materials are identified, selected, organised and used within the 
       learning context. 

   2.2 Learning resources are used effectively through appropriate selection and cross­ referencing of information 
       and acknowledgement of sources. 

   2.3 Technical language/terminology is evaluated and applied appropriately. 


3. Conduct research and submit recommendations. 


   3.1 Appropriate or relevant topic and scope is identified and defined. 


   3.2 Research steps are planned and sequenced appropriately. 


   3.3 Research techniques are applied. 


   3.4 Information is sifted and categorised for relevance. 


   3.5 Research findings are analysed and presented with recommendations. 


4. Lead and function effectively in a team and as an individual. 


   4.1 Active leading and participation takes place in­group learning situations. 


   4.2 Responsibilities in the team are taken up and group work conventions are applied in learning situations. 


   4.3 Conflict management and negotiating techniques are practised. 


   4.4 Team work results are demonstrated in meaningful products, outcomes or goals. 


5. Identify characteristics of workplace, evaluate specific needs of occupational / vocational context. 

   5.1 Features of the occupational environment are described and analysed. 

   5.2 Ways in which these features affect learning processes and/or applications of learning are described and 
       evaluated. 



                                                                                                                                                              43 
    Advise on the establishment and implementation of a quality 




                                                                                                                                                                       Approved (Office use only)
management system for skills development practices in an organisation 




                                                                                                                               Evidence submitted 
                                 Unit Standard: 15228 ­ Credits:10 




                                                                                                                                                     Where in file? 
1. Assist in the identification and interpretation of quality assurance. 

   1.1 Current national, sectoral and organisational quality assurance requirements related to skills development are 
       correctly identified from valid sources. 

   1.2 Information is provided to management, with executive power, to allow for the design of an enabling policy 
        environment in the organisation that is aligned with the objectives of the National Qualifications Framework 
        and skills development legislation. 

   1.3 An appropriate quality standard is identified for the organisation's quality management system for skills 
       development. 

   1.4 Appropriate action is taken to obtain adoption of the identified quality standard by the organisation. 

2. Plan and prepare to assist in the design and establishment of a quality management system. 

   2.1 A plan is drawn up according to best planning practices to design a quality management system for skills 
       development practices appropriate to the size and nature of the organisation. 

   2.2 The plan is fit for purpose according to the size and nature of the organisation. 

   2.3 A quality team is established that has the authority and resources to design and establish a quality 
       management system for skills development. 

   2.4 The size of the team is appropriate to the nature and size of the organisation. 

3. Assist in the design of a quality management system for skills development 
   practices. 
   3.1 Stakeholders are identified in the use of the quality management system and are given opportunities to 
       contribute to the process to develop the quality management system. 

   3.2 The quality team is assisted to sufficiently identify and define the key processes in the organisation that 
       critically influence quality related to the skills development interventions identified in the organisation`s skills 
       development plan. 
   3.3 The quality management system clearly specifies the processes, procedures and measurements required to 
       ensure skills development services are within the limits of acceptable quality. 

   3.4 The quality management system is capable of making sure that agreed customer requirements are 
       consistently met. 

   3.5 The quality management system makes provision for the allocation of responsibilities and authority to achieve 
       quality objectives at organisation, team and individual level. 

   3.6 The quality management system complies with the identified quality standard, and meets the requirements 
       set by relevant Education and Training Quality Assurance Bodies and relevant legislation. 

   3.7 Explanations are provided of how the quality management system will contribute to national and 
       organisational strategic objectives. 

   3.8 Explanations are provided of how the quality management system will promote the values described in the 
       Bill of Rights and the principles underpinning relevant legislation. 

   3.9 The quality management system is validated for appropriateness and practicality with stakeholders before it is 
       submitted for approval. 




                                                                                                                                                                       44 
    Advise on the establishment and implementation of a quality 




                                                                                                                                                                  Approved (Office use only)
management system for skills development practices in an organisation 




                                                                                                                          Evidence submitted 
                                Unit Standard: 15228 ­ Credits:10 




                                                                                                                                                Where in file? 
4. Assist in the development of effectiveness indicators for skills development 
   practices. 
  4.1 Stakeholders to monitor and evaluate the effectiveness indicators are identified and given opportunities to 
      contribute to the process of developing the indicators. 

  4.2 The quality team is assisted to develop observable and appropriate effectiveness indicators to measure the 
      effectiveness and impact of the skills development practices. 


  4.3 The effectiveness indicators relate to the Standards (e.g. NQF Qualifications and/or Unit Standards) linked to 
      each learning intervention. 

  4.4 The identified effectiveness indicators relate to the objectives set by the organisational skills plan at 
      organisational, team and individual level for each learning intervention. 
  4.5 The identified effectiveness indicators cover reporting requirements set at national, sectoral and 
      organisational levels by relevant legislation and organisational policies. 
  4.6 The proposed indicators are justified in terms of the values of actively affirming target groups of learners and 
      avoiding unfair discrimination against any learners. 

  4.7 The proposed indicators and measurement procedures are validated for appropriateness and practicality with 
      stakeholders before submitting them for approval. 

5. Assist in the establishment of a quality management system for skills development 
   practices. 
  5.1 A plan is drawn up according to best planning practices to establish a quality management system for skills 
      development practices appropriate to the size and nature of the organisation. 
  5.2 Clear policies and procedures required by the quality management system and to measure the identified 
      effectiveness indicators are developed appropriate to the nature and size of the organisation in accordance 
      with organisational policy and procedures, legislation and best practice. 
  5.3 Resources appropriate to the capacity, nature and size of the organisation to establish and implement the 
      quality management system are identified. 

  5.4 Management with executive powers is advised to provide for the identified resources in the organisation's 
      business plan. 

  5.5 Management with executive powers is advised to take appropriate actions to communicate the aims, policies 
      and procedures of the quality management system for skills development to relevant people in the 
      organisation in a way that is clear and sufficiently detailed, and allows adequate time for preparation. 

6. Assist in the implementation and improvement of a quality management system for 
   skills development. 
  6.1 Effectiveness indicators are accurately measured and recorded according to the requirements of the quality 
      management system. 

  6.2 Skills development practices are evaluated and reviewed according to the requirements of the quality 
      management system. 

  6.3 Appropriate actions to improve effectiveness and impact are identified, recommended and implemented 
      according to the requirements of the quality management system. 

  6.4 Non­conformities are evaluated and clear and appropriate corrective and preventive actions are 
      recommended according to the requirements of the quality management system. 

  6.5 Results and benefits of assuring quality are communicated at times most likely to gain the commitment of 
      stakeholders in the quality management system. 




                                                                                                                                                                  45 
    Advise on the establishment and implementation of a quality 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only)
management system for skills development practices in an organisation 




                                                                                                                        Evidence submitted 
                                Unit Standard: 15228 ­ Credits:10 




                                                                                                                                              Where in file? 
Unit Standard Embedded Knowledge (evidence in submission of specific outcomes) 

  1. Legislation and regulations pertaining to the skills development acts and the National Qualifications Framework 


  2. Organisational mission, vision, goals, strategies and implementation plans 


  3. Organisational structure and decision­making dynamics 


  4. Key constituencies in the organisation and their relationship to people development policies and procedures 


  5. Quality management system standards 


  6. Models of quality assurance 


  7. Methods and techniques to design effectiveness indicators 


  8. Costing of monitoring processes and techniques 


  9. National and relevant sectoral quality assurance requirements 


  10. Requirements of the relevant Sector Education and Training Authority with regard to reporting on quality 
      assurance 

  11. Forms of practice consistent with the strategic intent of relevant legislation and the Bill of Rights 




Comments and Recommendations by assessor: 




                                                                                                                                                                46 
    Monitor and advise on substantive conditions of employment and 




                                                                                                                                                  Approved (Office use only) 
            related rights and obligations in an organisation 




                                                                                                          Evidence submitted 
                                Unit Standard: 11909 ­ Credits: 5 




                                                                                                                                Where in file? 
1. Identify rights and obligations in terms of statutes, contracts and agreements. 

  1.1 Sources of information are correctly identified. 


  1.2 Rights and obligations are correctly identified from the identified sources of information. 


  1.3 Statutes, contracts and agreements are correctly ranked in the context of particular conditions. 


  1.4 Rights and obligations in terms of statutes, contracts and agreements are correctly prioritised. 


2. Ensure compliance with statutory and other conditions of employment. 

  2.1 Contracts and conditions are regularly monitored according to best practices. 


  2.2 Necessary adjustments are made. 


  2.3 Affected persons are consulted and advised when adjustments are made. 


3. Provide advice on the application of substantive conditions. 

  3.1 Problems are correctly identified. 


  3.2 Relevant source of information is identified and utilised. 


  3.3 Relevant information is applied to problem as identified. 


  3.4 Problems are effectively resolved. 


  3.5 Affected persons are consulted and advised about the identified problems and solutions. 


Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. Relationship between statutes, contracts and agreements 


  2. Basic principles of contracts 


  3. Relevant sections of labour legislation 


  4. Relevant centralised and plant level agreements. 




Comments and Recommendations by assessor:



                                                                                                                                                  47 
                   Evaluate current practices against best practice 




                                                                                                                                                            Approved (Office use only)
                               Unit Standard: 252024 ­ Credits: 4 




                                                                                                                    Evidence submitted 


                                                                                                                                          Where in file? 
1. Apply the concept of best practice to a unit. 

  1.1 The concept of best practice is explained in terms of the practices in a unit. 


  1.2 Best practices are identified that are relevant to a unit. 


  1.3 The best practices identified define world­class practices for a specific context/unit. 


2. Analyse current practices in a unit in relation to identified best practice. 

  2.1 Current practices in a unit are compared with best practice. 


  2.2 Current product/service reliability is evaluated in terms of internal and external customer expectations. 


  2.3 The best opportunity/s for maximum gain is identified for a unit. 


3. Decide on the best practices to be adopted in a unit. 

  3.1 The performance outcomes to be achieved by replacing the current practice with best practice are described 
      with examples. 

  3.2 The current practices to be retained are described with motivations for the retention. 


  3.3 The best practices to be introduced are described with motivations for the introduction. 


4. Formulate recommendations for implementing best practices. 

  4.1 The recommendations described are appropriate for the current practices analysed. 


  4.2 The recommendations presented are in line with best practices. 


  4.3 Recommendations are communicated to stakeholders in order to obtain feedback. 


5. Draw up a plan for implementing best practice. 

  5.1 The change processes required to support the implementation of best practice are described with practical 
      examples. 

  5.2 Resources required are identified in terms of the needs for implementing best practice. 


  5.3 The plan includes tasks, responsibilities, time­scales and performance measures. 


  5.4 The plan includes contingencies that are reasonable in relation to the proposed plan. 


  5.5 The monitoring, recording and evaluation of the implementation are described in order to promote effective 
      implementation. 



                                                                                                                                                            48 
                                                                                                                                   Approved (Office use only) 
                  Evaluate current practices against best practice 
                              Unit Standard: 252024 ­ Credits: 4 




                                                                                           Evidence submitted 


                                                                                                                 Where in file? 
Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. The concept of best practice. 


  2. The meaning of world­class competitiveness. 


  3. Techniques for analysing policies, processes and practices against best practices. 


  4. Strategies for overcoming resistance to change 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                   49 
 Develop own ability to provide a business advisory service for SMMEs 




                                                                                                                                                                 Approved (Office use only) 
                              Unit Standard: 115830 ­ Credits: 10 




                                                                                                                         Evidence submitted 


                                                                                                                                               Where in file? 
1. Monitor own activity in dealing with clients of an SMME. 

   1.1 A professional and ethical framework appropriate to the business advisory practice is identified and practiced 
       according to organisational guidelines and requirements. 

   1.2 A potential range of client business advisory services that are available is established before meeting with 
       client takes place. 

   1.3 Meetings are conducted in accordance with type of service offered and in accordance with ethical and 
       professional requirements. 

   1.4 Client confidentiality is maintained throughout the advisory transaction. 

   1.5 Personal reviews of business advisory practice are conducted at the end of each session and each 
       transaction. 
   1.6 Personal performance is self­evaluated to ensure consistent professional and ethical practice and to identify 
       areas for improvement. 

2. Analyse and record business performance and activity. 


   2.1 Business plans, cash flow forecasts, product pricing strategies and profit and loss accounts produced for and 
       with client group are accurate and technically correct. 
   2.2 Balance sheets are accurately interpreted according to generally accepted practices. 

   2.3 Current legal and financial matters affecting client group operation are accurately identified and explained 
       according to legal and financial practices. 
   2.4 Appropriate techniques are employed to assess client group operational and management performance. 


   2.5 Known and anticipated changes which will affect the client group are identified and contingency plans are 
       made. 
3. Maintain capability in own elective/specialist area. 

   3.1 Formal mechanisms for recognising and maintaining elective/specialist competence and knowledge are 
       adopted wherever possible. 
   3.2 Changes affecting practice and knowledge within own elective/specialist area which affect client group are 
       identified and relevant information is assimilated in client`s environment. 
   3.3 Opportunities are taken to share appropriate information, opinions and trends with peer specialists. 

   3.4 Appropriate input and accreditation mechanisms are accessed to improve and accredit continuing personal 
       competence. 
4. Develop professional business advisory practice to adapt to technical and environmental change. 


   4.1 A professional action plan is produced which identifies appropriate ways to maintain and develop personal 
       professional business advisory practice. 
   4.2 Professional business advisory practice is adapted to meet changing technical requirements. 

   4.3 Professional business advisory practice is adapted to respond to the changing environment of business 
       operation. 
   4.4 Opportunities to share knowledge and experience with others are taken as they arise. 

   4.5 Information regarding technical and environmental change is accessed and evaluated critically to determine 
        its impact on client businesses and personal action. 


Comments and Recommendations by assessor:



                                                                                                                                                                 50 
    Provide information and advice regarding skills development and 




                                                                                                                                                                   Approved (Office use only) 
                             related issues 




                                                                                                                           Evidence submitted 
                                Unit Standard: 15221 ­ Credits: 4 




                                                                                                                                                 Where in file? 
1. Provide information and advice on legislation related to skills development. 

  1.1 Legislation relative to skills development is identified and outlined in terms of purposes and key elements. 


  1.2 Explanations are provided concerning the benefits, challenges and responsibilities of the legislation for 
      organisations, providers and individuals. Common misconceptions and misgivings are identified and clarified. 


  1.3 Descriptions of the mechanisms for the implementation of the legislation are consistent with the Acts. 


  1.4 Structures are described in terms of their composition, function and relationships in line with current published 
      definitions. 

  1.5 The processes and requirements for participation in the structures are described in line with current published 
      definitions. 

  1.6 Information and advice is provided in a way that aligns the objectives of the legislation with the strategic 
       objectives of the organisation. Consideration is taken of the various workplace pressures that may be 
       encountered. 

2. Provide information and advice concerning learning and assessment. 

  2.1 Information and advice is relevant to the established needs of the party concerned. 


  2.2 The information is sufficiently detailed to allow parties to make informed decisions concerning learning 
      pathways and sources and mechanisms for learning and assessment. 

3 Provide advice to an organisation concerning the promotion of skills development. 

  3.1 Barriers to the implementation of skills development plans are identified and advice provided contributes to 
      the removal of such barriers. 

  3.2 Advice contributes to the development of effective advocacy campaigns to sensitise people and organisations 
      to the concept, context, purpose, mechanisms and structures related to skills development. 


  3.3 Advice is given in a manner that is sensitive to various target groups. 


  3.4 Skills development activities are monitored and trends are evaluated resulting in sensible advice concerning 
      the improvement of skills development. 

  3.5 Advice is given in a manner that helps to remove the emotional, educational, cultural and economic factors 
      that constitute barriers to effective skills development. 

Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. Legislation and regulations pertaining to the skills development acts and the NQF 


  2. Organisational mission, vision, goals, strategies and implementation plans 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                   51 
Coordinate planned skills development interventions in an organisation 




                                                                                                                                                               Approved (Office use only)
                                 Unit Standard: 15232 ­ Credits: 6 




                                                                                                                       Evidence submitted 


                                                                                                                                             Where in file? 
1. Identify and prioritise learners` learning requirements. 

   1.1 Learning requirements are identified and defined in outcome terms at individual and group level. 

   1.2 Justifications for learning programmes are provided in terms of available needs analyses. 

   1.3 Learning outcomes are confirmed with relevant stakeholders. 

   1.4 Priorities are established using agreed criteria and policies. 

   1.5 Decisions are consistent with learner and organisational needs and take into account costs versus benefits. 

   1.6 Prioritisation is matched with available resources, including budget, facilities, personnel and learning 
       opportunities. 

2. Plan and organise learning interventions. 

   2.1 Individuals and organisations are assisted to identify and consider options for implementation of education, 
        training and development plans. 
   2.2 The selection of providers ensures a suitable match between identified needs of the learner/s and the 
       availability, experience, expertise, resources and delivery style of the providers. 
   2.3 Selection of provider/s and learners allows identified learning requirements to be met within available 
       resources and according to established priorities. 

   2.4 Plans take into account the culture of the organisation and lessons learnt from other interventions. 

   2.5 Location, facilities and equipment support learning requirements and are ensured to be ready and available. 

   2.6 Interventions are promoted, grouped and scheduled to accommodate stakeholder requirements and learner 
        availability. 

3. Coordinate learning interventions. 

   3.1 Coordination activities are carried out according to the plan. 

   3.2 Communication is maintained between involved parties in such a way as to maximise efficiency. 

   3.3 Implementation difficulties are addressed through appropriate mechanisms. 

   3.4 Records are maintained to reveal the progress of learning interventions. 

4. Review and report on learning interventions. 

   4.1 Reviews provide information on the strengths and weaknesses of the learning interventions. 

   4.2 Recommendations made have the potential to improve the planning and implementation of future learning 
       interventions. 
   4.3 Outcomes are reviewed for conformity with identified needs so as to define and determine successes and 
       discrepancies. 

   4.4 Learning data is recorded in accordance with quality management requirements for format and content. 

Unit Standard Embedded Knowledge 

   1. A variety of learning methodologies. 

   2. Methods of gathering, analysing and recording data 

   3. Key mechanisms for training and developing people. 




                                                                                                                                                               52 
    Demonstrate understanding of the outcomes­based education and 




                                                                                                                                                                 Approved (Office use only)
               training approach within the context of a 




                                                                                                                         Evidence submitted 
                              National Qualifications Framework 




                                                                                                                                               Where in file? 
                              Unit Standard: 114924 ­ Credits: 5 


1. Explain the outcomes­based approach to education and training (OBET). 

  1.1 Explanations reveal insight into the concept of an outcome as a means of defining learner achievements and/ 
      or desired results of learning within the context of a transformative approach to education, training and 
      development. 

  1.2 Explanations reveal differences between the outcomes­based approach and other education and training 
      approaches in terms of key factors. 

  1.3 Assessment is explained in terms of its centrality to the outcomes­based approach, the importance of 
      applying principles of assessment and the impact of assessment on learning. 

  1.4 The impact of OBET is described in terms of potential benefits to learners, employers, industry and society at 
      large. 

  1.5 Challenges associated with the implementation of OBET are described in terms of cost, manageability and 
      the potential impact on learning organisations. 

  1.6 Key terminology associated with OBET is used appropriately to the context. 


2. Describe the National Qualifications Framework (NQF). 


  2.1 Descriptions of the history, rationale, objectives, principles and aims of the NQF are consistent with the body 
      of literature on the subject, and reveal a grasp of the development of the NQF. 

  2.2 Descriptions of the mechanisms of the NQF are consistent with SAQA definitions and reveal an 
      understanding of the purposes of the various mechanisms. 

  2.3 NQF­related structures are described in terms of their composition, function and relationships in line with 
      current published definitions. 

  2.4 Processes and requirements for participation in the structures are described in line with current published 
      definitions. Descriptions reveal the impact of participation and/or non­participation on learners, learning 
      organisations, and companies. 

  2.5 The notion of levels and bands of the NQF are described in line with SAQA definitions. 


  2.6 Key terminology associated with the NQF is used appropriately to the context. 


3. Describe and explain standards. 


  3.1 Definitions of standards are consistent with SAQA definitions. 

  3.2 Key parts of standards are explained in terms of their purpose, key features, form of language and 
      relationships with the other parts of standards. 

  3.3 Issues concerning the size and scope of standards are identified and focus questions are provided to enable 
       decision­making regarding the size and scope of a standard. 

  3.4 Standards are described according to their various uses and relationship to qualifications. 

  3.5 Rules, processes and principles concerning the design and registration of standards are provided in line with 
      SAQA regulations. 

  3.6 Key terminology associated with standards is used appropriately to the context. 




                                                                                                                                                                 53 
    Demonstrate understanding of the outcomes­based education and 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only) 
               training approach within the context of a 




                                                                                                                        Evidence submitted 
                               National Qualifications Framework 




                                                                                                                                              Where in file? 
                                Unit Standard: 114924 ­ Credits: 5 


4. Describe and explain qualifications. 


   4.1 Definitions of qualifications are consistent with SAQA definitions. 

   4.2 Key parts of qualifications are explained in terms of their purpose, key features, form of language and 
       relationships with the other parts of qualifications. 

   4.3 Issues concerning the size and scope of qualifications are identified and focus questions are provided to 
        enable decision­making regarding the size and scope of a qualification. 


   4.4 Qualifications are described according to their various uses and relationship to standards. 


   4.5 Rules, processes and principles concerning the design and registration of qualifications are provided in line 
       with SAQA regulations. 


   4.6 Key terminology associated with qualifications is used appropriately to the context. 


5. Develop a broad plan for implementing the NQF within an organisation. 

   5.1 The plan identifies the key elements that need to be put in place to ensure implementation of the NQF. 


   5.2 The plan provides motivation for implementation of the NQF in terms of benefits to learners, employers, 
       employees and organisations. 

   5.3 The plan provides a credible framework for further analysis and the development of detailed action plans, 
       policies and procedures. 

   5.4 The plan reveals insight into the rationale, objectives, principles, aims, mechanisms and structures of the 
       NQF. 


   5.5 The plan takes account of the vision, mission, values and strategic objectives of the organisation. 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                54 
                          Conduct outcomes­based assessment 




                                                                                                                                                                Approved (Office use only)
                             Unit Standard: 115753 ­ Credits: 15 




                                                                                                                        Evidence submitted 


                                                                                                                                              Where in file? 
1. Demonstrate understanding of outcomes­based assessment. 

  1.1 Comparisons between outcomes­based and another form of assessment of learning highlight key differences 
      in terms of the underlying philosophies and approaches to assessment, including an outline of advantages 
      and disadvantages. 
  1.2 RPL is explained in terms of its purpose, processes and related benefits and challenges. Explanations 
      highlight the potential impact of RPL on individuals, learning organisations and the workplace. 

  1.3 A variety of assessment methods are described and compared in terms of how they could be used when 
      conducting assessments in different situations. 

  1.4 Key principles of assessment are described and illustrated in practical situations. The descriptions highlight 
      the importance of applying the principles in terms of the possible effect on the assessment process and 
      results. 
  1.5 The approach to giving feedback on assessment results is described in terms of the possible impact on 
      candidates and further learning and assessment. 

2. Prepare for assessments. 

  2.1 Preparation of assessment resources, logistics, documentation and environment meets the requirements of 
      the assessment at hand and ensures fairness and safety of assessment. 

  2.2 Parties involved in the assessment are notified in good time. Checks are carried out to ensure parties 
      involved in the assessment are ready and available to meet required schedules. 

  2.3 All pre­assessment moderation requirements are carried out in accordance with relevant assessment 
      policies, moderation plans and ETQA requirements. 

  2.4 Assessment details are explained to candidates clearly and constructively. Opportunities for clarification are 
      provided and responses promote understanding of the requirements. 

  2.5 Inputs are sought from candidates regarding special needs and possible sources of evidence that could 
       contribute to valid assessment, including RPL opportunities. Modifications made to the assessment approach 
       on the basis of the inputs do not affect the validity of the assessment. 
  2.6 Candidate readiness for assessment is confirmed. In cases where candidates are not yet ready, actions 
      taken are in line with assessment policies. 

3. Conduct assessments. 

  3.1 Assessment practices promote effective, manageable, fair and safe assessment. Assessment practices are in 
      line with quality assurance requirements, recognised codes of practice and learning­site or work­site 
      standard operating procedures where applicable. 
  3.2 The assessment is carried out according to the assessment design and in line with the assessment plan. 
      Adjustments are justified by the situation, and unforeseen events and special needs of candidates are 
      addressed without compromising the validity or fairness of the assessment. 
  3.3 Questioning techniques are appropriate and have the potential to successfully elicit appropriate responses. 
      Communication with candidates is non­leading, and is appropriate to the assessment at hand and the 
      language ability of the candidate. 
  3.4 Sufficient evidence is gathered, including evidence generated over time, to enable valid, consistent, reliable 
      and fair assessment judgements to be made. 

  3.5 Assessment judgements are consistent with judgements made on similar evidence and are justified by the 
      authenticity, validity, sufficiency and currency of the evidence. 

  3.6 Records of the assessment are in line with the requirements of the organisation`s quality assurance system. 
      Records meet requirements for making assessment judgements, giving meaningful feedback, supporting 
      internal and external moderation, and addressing possible appeals. 




                                                                                                                                                                55 
                                                                                                                                                                 Approved (Office use only) 
                          Conduct outcomes­based assessment 
                             Unit Standard: 115753 ­ Credits: 15 




                                                                                                                         Evidence submitted 


                                                                                                                                               Where in file? 
                                                Continued... 

4. Provide feedback on assessments. 

  4.1 Feedback is given to relevant parties in accordance with confidentiality requirements, in an appropriate 
      sequence and within agreed timeframes. 
  4.2 Feedback is clear and confined to strengths and weaknesses in performance and/or requirements for further 
      evidence in relation to the outcome/s at hand. 
  4.3 The type and manner of feedback is constructive, culturally sensitive and related to the relevant party`s 
      needs. Sufficient information is provided to enable the purpose of the assessment to be met, and to enable 
      parties to make further decisions. 
  4.4 Feedback on the assessment process is obtained from the candidate and opportunities are provided for 
      clarification and explanations concerning the entire assessment. 
  4.5 Disputes and/or appeals that arise are dealt with according to the assessment policy. 

  4.6 Agreements reached and key elements of the feedback are recorded in line with the requirements of the 
      organisation`s quality assurance system. 
5. Review assessments. 

  5.1 The review identifies strengths and weaknesses in the instruments and process, and records these for 
      incorporation in assessment redesign. 
  5.2 Feedback from relevant parties is analysed and used to influence future assessments positively. 

  5.3 Weaknesses in the assessment design and process that could have compromised the fairness of 
      assessment are identified and dealt with according to the organisation`s assessment policy. 
  5.4 Weaknesses in the assessment arising from poorly defined outcomes and criteria are identified, and effective 
      steps are taken to inform relevant bodies. 
Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. Outcomes­based education, training and development 

  2. Principles of assessment ­ directly assessed through assessment criterion `Key principles of assessment are 
      described and illustrated in practical situations. The descriptions highlight the importance of applying the 
      principles in terms of the possible effect on the assessment process and results.`, and indirectly assessed via 
      a requirement to apply the principles throughout the standard. 


  3. Principles and practices of RPL ­ directly assessed through assessment criteria `RPL is explained in terms of 
      its purpose, processes and related benefits and challenges. Explanations highlight the potential impact of 
      RPL on individuals, learning organisations and the workplace.`, `Inputs are sought from candidates regarding 
      special needs and possible sources of evidence that could contribute to valid assessment, including RPL 
      opportunities. Modifications made to the assessment approach on the basis of the inputs do not affect the 
      validity of the assessment.` and specific outcome `Conduct assessments.`, as well as through application in 
      the rest of the standard. 
  4. Methods of assessment ­ directly assessed through assessment criterion `A variety of assessment methods 
      are described and compared in terms of how they could be used when conducting assessments in different 
      situations.`, and indirectly assessed through application of the methods 
  5. Potential barriers to assessment ­ assessed when dealing with special needs. 

  6. The principles and mechanisms of the NQF ­ this knowledge underpins the standard 

  7. Assessment policies and ETQA requirements 

  8. Moderation requirements 



Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                                 56 
 Manage learner information using an information management system 




                                                                                                                                                                  Approved (Office use only)
                                Unit Standard: 114925 ­ Credits: 4 




                                                                                                                          Evidence submitted 


                                                                                                                                                Where in file? 
1. Organise the collection and collation of learner information. 
   1.1 Planning activities ensure the effective organisation and collation of learner information. 

   1.2 The collated information meets information system requirements. 

   1.3 Methods used to collect and collate information are effective, efficient and consistent with organisational 
       values, policies and legal requirements. 
   1.4 The information is accurate, verifiable against reliable sources and obtained within agreed time frames. 


   1.5 Information obtained is verified and prompt and effective action rectifies information deficiencies. 

2. Manage the recording, maintenance and retrieval of learner information. 

   2.1 Resources are used efficiently to record and organise information within agreed timeframes. 

   2.2 Information is recorded accurately and stored securely, in line with system requirements. 

   2.3 Information is maintained in accordance with organisational policies and legal requirements. 

   2.4 Potential threats to data held on computer systems are identified and steps taken to avoid these threats are 
       sufficient to maintain the integrity of the information. 
   2.5 Information is retrieved as per system requirements and access to information is controlled in accordance 
        with organisational policies and relevant legislation. 
   2.6 Provision is made for the training of users and operational staff in accordance with organisational and 
       technical requirements. 
   2.7 Review of the system ensures that information is maintained in accordance with organisational record­ 
       keeping requirements and/or industry best practices. 
3. Engage with external learner information management systems. 

   3.1 National and sectoral learner information systems are identified and described in terms of their functions. 


   3.2 Information is accessed from external systems according to system procedures. 

   3.3 Learner information is recorded on national and/or sectoral systems in accordance with national and/or 
       sectoral requirements. 
4. Advise and inform the organisation concerning the use of the learner information system. 


   4.1 Information and advice is appropriate to the needs of recipients. 

   4.2 Information given is accurate, relevant, current and sufficient for the specifications of the user. 

   4.3 The advice given is consistent with the policy, procedures and resource constraints of the organisation. 


   4.4 Confidentiality is maintained as per organisational policies. 

   4.5 Information and advice facilitates the effective use of the learner information system within the organisation. 




                                                                                                                                                                  57 
        Manage learner information using an information management system




                                                                                                                                                             Approved (Office use only) 
                                                                                                                     Evidence submitted 
                                  Unit Standard: 114925 - Credits: 4




                                                                                                                                           Where in file? 
                                                 Continued...

5. Review the learner information management system. 
  5.1 The system is reviewed in terms of identified user requirements. 


  5.2 Review measures provide sufficient and timely information to make judgements about the effectiveness of the 
      learner information management system. 

  5.3 Input from internal and external consultation is obtained and incorporated into recommendations. 


  5.4 Recommendations address system deficiencies and ensure organisational information management needs 
      are met within resource constraints. 

  5.5 Alternatives for improvements are considered in terms of strategic, cost and operational implications. 


Unit Standard Embedded Knowledge 

  1. Application of generic management abilities in the context of Learner Information Management 


  2. Methods and techniques to review and evaluate information systems 


  3. The functioning and capabilities of Information Management Systems 




Comments and Recommendations by assessor:




                                                                                                                                                             58
Methods of evaluation: (office use only)                                                                                     Yes  No

1 Fair             The  method  of  evaluation  does  not  present  any  barriers  to  achievements,  which  are  not 
                   related to the evidence; The  evaluation does not disadvantage the candidate with special 
                   needs;  Assessment  is  not  affected  by  factors  such  as  race,  gender,  age,  background; 
                   Language barrier addressed. 

2 Manageable 
                   Methods used allow easily arranged, cost effective evaluations. Evaluation activities do not 
                   interrupt routine operations of the organisation. 

3 Appropriate      The  method  of  evaluation  is  suited  to  the  outcome  being  evaluated  i.e.  is  capable  of 
                   gathering evidence in relation to the intended outcome, and not something else; Knowledge 
                   based outcomes should be assessed accordingly. 

4 Integrated 
                   Evidence  is  integrated  into  work  or  the  learning  process  where  appropriate;  Gathering 
                   evidence could be continuous, often referred to as naturally occurring evidence. 


Assessment of evidence: (office use only) 

5    Current 
                   Evidence  collected  is  related  to  current  competence;  Learner  must  prove  that  he/she  is 
                   currently capable of performing activity, when the assessor declares the learner competent. 

6    Authentic 
                   Assessor is satisfied that work being assessed is accredited to the person being evaluated. 


7    Valid         The  evaluation  focuses  on  the  requirements  set  out  by  the  Unit  Standard  &  the  Specific 
                   Outcomes; The evaluation is fit for purpose; The evidence gathered is valid in terms of the 
                   performance being assessed. 

8    Direct        The  evidence  in  the  assessment  emulate  the  conditions  of  actual  occurrence  closely  as 
                   possible; Activities are direct and practical. 

9    Sufficient 
                   Evidence collected determines that all criteria have been met and that performance to the 
                   required  standard  can  be  repeated  consistently  in  the  future,  i.e.  the  performance  to  the 
                   standard  is  not  a  “once­off”;  Evidence  gathered  is  of  sufficient  quantity;  Quality  of  the 
                   evidence gathered proves that the candidate is competent. 


Overall Evaluation Process: (office use only) 

10  Open 
                   The  process  is  transparent,  i.e.  learners  understand  the  assessment  process  and  the 
                   criteria  to  be  met;  Learners  can  contribute  to  the  planning  and  gathering  of  evidence; 
                   Learners know that they need to make themselves available for assessment when required. 


11  Reliable       Assessment  results  are  consistent;  Same  assessor  would  make  same  judgments  for  the 
                   same learner if similar circumstances are reassessed or evaluated later. 

12  Consistent     The  judgment  made  is  similar  to  the  judgment  that  would  be  made  by  other  assessors 
                   about the particular learner and evidence. 

13  Systematic     Planning  &  record  keeping  is  sufficiently  rigorous  and  carefully  completed  to  ensure 
                   assessment is fair; Overall process ensures assessment is fair, effective, manageable and 
                   possible to duplicate. 

14 Cost Effective  Evaluation  is  cost  effective  with  regards  to  time  and  money  resources;  Assessment  not 
                   complicated and expensive. 

Comments by assessor: 




                                                                                                                                  59 
           A: RPL Report & Declaration of Competence 
          Name and Surname:                                        Student Number: 

          Course: Certificate in Management                                                     SAQA ID: 23656



(This section needs to be completed by the assessor, signed and posted back to the learner.) 




          ASSESSOR                                LEARNER                             MODERATOR


B: Feedback from learner (This section needs to be completed by learner and posted back to the college.)



                                                                                            Meets Standards
RPL Assessment Review – from learner
                                                                                                Yes     No

· Was the evaluation process made clear to you before evaluation started?

· Did the College in the RPL documents explain what would be expected from you
   according to the unit standard?

· Was the evaluation done in a fair, transparent and equitable way?

· Did the assessor consider your special needs and requirements?

· Was the RPL process realistic?

· Was the RPL process well managed?

· If any of the above questions were answered NO, please make comments below

Comments by learner:




                                                                                                             60 
C: RPL Assessment Decision (Section A, B and C needs to be completed by learner and assessor where
appropriate and posted back to the college.)


                                                                                                          Meet 
                                                                                                        Standards 
RPL Assessment: 
                                                                                                       Yes           No

The learner has submitted evidence that is valid, relevant, current, sufficient, authentic,
reliable, consistent, sufficient, appropriate and direct against the listed specific outcomes and
covered all range statements.

Having considered all the applicable assessment criteria, the learner is
                                                                                  Competent      Not yet Competent
declared:

                                                              The learner needs to take the following steps in order
     The learner did not meet the following criteria          to be awarded RPL competence against the indicated
                                                                               assessment criteria




                                         DECLARATION BY LEARNER

I, ___________________________________________________________________declare that I am

SATISFIED / NOT SATISFIED with the feedback given to me by the Assessor. I ACCEPT the RPL
decision and I have no objections, nor further questions relating to this particular assessment. I am
aware of my right to appeal the decision taken by the assessor. I am aware that all RPL
assessments are moderated according to policy and that this may have an effect on this assessment
judgment.




            ASSESSOR                                   LEARNER                                 MODERATOR
        (Name, Signature & Date)
                                                    (Name, Signature & Date)                  (Name, Signature & Date)




                                                                                                                          61

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:653
posted:2/25/2010
language:English
pages:61