5 Pengurusan Fail Berkualiti by zarinazakaria84

VIEWS: 14,924 PAGES: 52

									  Pengurusan & Pentadbiran
    Sistem Fail Berkualiti
                   oleh
            Ramly bin Mohd Ali
                Pengetua
             SMK Mengkuang


2/21/2010    Ramly M.A. - SMK Mengkuang   1
                    Pengenalan
Hasil lawatan yang dijalankan oleh JPN
 mendapati tidak ada keseragaman dalam
 pengurusan sistem fail. Sekolah menyediakan
 fail mengikut sistem sendiri.
Pengurusan fail yang telah dilaksanakan oleh
 sekolah ditakrif/dikategori sebagai:-
      Baik.
      Sederhana.
      tidak   menepati matlamat sebenar sistem fail.

2/21/2010                 Ramly M.A. - SMK Mengkuang    2
  Tidak ada keseragaman dalam format dan
   bentuk fail.
  Penggunaan sistem Fail didapati pelbagai.
  Sistem fail tidak menepati matlamat.

      Kesimpulan: Sudah sampai masanya dari
      segi pengurusan, format dan pergerakan
      fail diselaraskan supaya pihak pentadbiran
      sekolah dapat menguruskan fail dengan
      lebih baik dan berkesan.

2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang   3
                 Matlamat
       Supaya pentadbiran sekolah dapat
        mengendalikan fail secara profesional
        dalam memartabatkan profesion
        keguruan/institusi pendidikan.
       Pelaksanaan Arahan Perkhidmatan
        Bab IV


2/21/2010            Ramly M.A. - SMK Mengkuang   4
             Objektif
   Supaya semua pihak di sekolah dapat
    memahami Sistem Fail yang mantap /
    yang diguna pakai:
   1 Mengetahui definisi fail
   2 Mengetahui prinsip-prinsip memfail
   3 Mengetahui proses memfail
   4 Mengetahui cara-cara pengkelasan
    fail
2/21/2010        Ramly M.A. - SMK Mengkuang   5
                Antaranya:
            Memberi   tajuk fail
            Membuat pengkelasan fail
            Retrieval
            Penyelenggaraan fail
            Menyimpan selamat




2/21/2010           Ramly M.A. - SMK Mengkuang   6
            Diharapkan melalui pembentangan
            kertas kerja ini semua Pembantu
            Tadbir dapat memahami:
             Tujuan sebenar kewujudan Fail
             Sistem Pengkelasan Fail
             Cara Penyelenggaan Fail
             Cara Pergerakan Fail
             Cara Menyimpan Selamat


2/21/2010               Ramly M.A. - SMK Mengkuang   7
               Fail
     Dari bahasa Sanskrit =

                   FILUM

     =Satu rangkaian yang diikat dengan tali.


2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang   8
            Definisi Sistem Fail
            “Proses menyimpan segala rekod
            dan dokumen untuk simpan
            selamat atau satu rantaian aktiviti
            yang bermula dan berakhir pada
            titik yang sama”


2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   9
  Proses mengklasifikasi, menyusun,
   menyimpan dan menyelenggara fail-
   fail bagi memudahkan pengurusannya
   apabila diperlukan
  Fail sebagai alat komunikasi yang sah
   (Dokumen Hitam Putih).
  Satu rantaian aktiviti yang bermula
   dan berakhir pada titik yang sama

2/21/2010        Ramly M.A. - SMK Mengkuang   10
              Prinsip-Prinsip
            Sistem Fail-Memfail
Tidak banyak menggunakan ruang, fail
 berkulit nipis lebih baik dari fail
 berkulit tebal.
Mudah disediakan dan disimpan.
Murah dan mudah didapati.
Cara yang mudah diperluaskan dan
 dipakai berterusan

2/21/2010       Ramly M.A. - SMK Mengkuang   11
      Rekod mudah dicari bila
       diperlukan, tanpa membuang
       masa yang banyak
      Cross reference - maklumat-
       maklumat berkaitan dimasukkan
       dalam fail berkenaan.
      Beri tanda (art guides) bila
       dikeluarkan

2/21/2010          Ramly M.A. - SMK Mengkuang   12
  Kaedah Pengkelasan Fail Umum
           Kini ada pelbagai cara
            Mengikut Siri
            Mengikut Tahun
            Mengikut Bahagian/Unit

           Kaedah Sistem Yang Tepat -
            Mengikut Pengkelasan Perkara
            (Diamalkan oleh IAB)

2/21/2010               Ramly M.A. - SMK Mengkuang   13
  Pengkelasan Sistem Fail
Memberi Tajuk Fail:
01 - ASRAMA
02 - HAL EHWAL PELAJAR
03 - KEMUDAHAN FIZIKAL
04 - KEWANGAN DAN AKAUN
05 - KO-KURIKULUM
06 - KURIKULUM
07 - PENTADBIRAN AM SEKOLAH
08 - PERHUBUNGAN MASYARAKAT
09 - PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN
10 – PENGAUDITAN
15 – PANITIA MATA PELAJARAN

2/21/2010        Ramly M.A. - SMK Mengkuang   14
                      01 - Asrama
               01 – Bekalan Makanan
               02 – Kakitangan Asrama/Peraturan
               03 – Kemasukan Penghuni/Peraturan
               04 – Kewangan Asrama
               05 – Penyelenggaraan Alat/Perabot
               06 – Penyelenggaraan Bangunan
               07 – Peraturan Asrama
               08 – Penghuni Asrama
2/21/2010                  Ramly M.A. - SMK Mengkuang   15
            02 - Hal Ehwal pelajar
       01 - Bantuan dan Biasiswa
       02 - Bimbingan dan Kaunseling
       03 - Berhenti Sekolah
       04 - Disiplin
       05 - Kemasukan Pelajar
       06 - Kesihatan
       07 - Lawatan
       08 - Pelbagai
       09 - Pertukaran Murid
       10 - Skim Pinjaman Buku Teks
2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang   16
            03 - Kemudahan Fizikal
               01 – Keselamatan
               02 – Pelbagai
               03 – Pembangunan
               04 – Penyenggaraan
               05 – Rumah kakitangan
               06 – Tapak dan Bangunan



2/21/2010                  Ramly M.A. - SMK Mengkuang   17
              04 – Kewangan dan Akaun
            01 – Anggaran Belanjawan
            02 – Bantuan dan Biasiswa (Kewangan)
            03 – Bayaran
            04 – Elaun
            05 – Gaji
            06 – Insuran
            07 – Kehilangan dan Hapuskira
            08 – Kantin



2/21/2010                   Ramly M.A. - SMK Mengkuang   18
            Sambungan Kewangan dan akaun
            09 – Kutipan
            10 – Audit
            11 – Panjar Wang Runcit
            12 – Bank
            13 – Pendahuluan dan Pinjaman
            14 – Pesanan dan Pembelian
            15 - Sewa


2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   19
            05 - Ko-Kurikulum
            01 – Hari Ucapan
            02 – Kelab Sukan dan Permainan
            03 – Kelas Tambahan
            04 – Koperasi Sekolah
            05 – Majalah Sekolah
            06 – Pameran dan Pertandingan
            07 – Pelbagai
            08 – Persatuan Ikhtisas
            09 – Pertubuhan Beruniform
            10 – Sukan
2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   20
            06 - Kurikulum
            01 – Laporan Lawatan
            02 – Jadual Waktu
            03 – Kursus Pengajian
            04 – Pelbagai
            05 – Peperiksaan
            06 – Sukatan/Rancangan Pelajaran
            07 – Sumber Pendidikan
            08 – Pelajaran Khas
2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   21
        07 – Pentadbiran Am Sekolah
            01 – Bilik Gerakan
            02 – Kebajikan
            03 – Lembaga Pengurus
            04 – Pelbagai
            05 – Perangkaan
            06 – Pekeliling
            07 – Penyata(Retan)
            08 – Sambutan Perayaan

2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   22
            08 – Perhubungan Masyarakat
            01 – Badan Sukarela
            02 – Badan-badan Swasta
            03 – Derma dan Bantuan
            04 – Ibu Bapa
            05 – Jabatan Kerajaan
            06 – Murid-murid Tua(Bekas Pelajar)
            07 – Pelbagai


2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   23
  09 - Perjawatan dan Perkhidmatan
    01 – Anggaran Perjawatan
    02 – Cuti (Peraturan)
    03 – Kursus
    04 – Penyata Kakitangan
    05 – Perkhidmatan dan Perjawatan
    06 – Pelbagai
    07 – Pendaftaran Guru / Permit Mengajar
    08 – Permohonan Bahasa Ibunda
2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang   24
        Sambungan Perjawatan dan
        Perkhidmatan
    09 – Tatatertib dan Kenaikan pangkat (SULIT)
    10 – Peperiksaan
    11 – Perubatan dan Kesihatan
    12 – Peribadi Guru
    13 – Pertukaran
    14 – Persaraan
    15 – Peribadi Bukan Guru


2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang   25
            10 – Pengauditan
            01 – Peraturan audit
            02 – Pertanyaan Audit
            03 – Laporan Audit




2/21/2010        Ramly M.A. - SMK Mengkuang   26
                        15 - Panitia
              01   -   Bahasa Melayu
              02   -   Bahasa Inggeris
              03   -   Matematik
              04   -   Sains
              05   -   Pendidikan Islam
              06   -   Pendidikan Seni
              07   -   Pendidikan Jasmani & Kesihatan
            * (Panitia di Sekolah telah maklum nombor ini)

2/21/2010                    Ramly M.A. - SMK Mengkuang      27
        Memberi Kod Kepada Fail
    Memberi tajuk Fail: cth: Hal Ehwal Pelajar
    Memberi Kod kepada Fail - tajuk fail boleh

    diberikan angka kod seperti berikut:

                    02/01/001
     02 Hal Ehwal Pelajar            - Tajuk Besar
     01 Level dua (01 hingga 99)     - Perkara
     001 Level tiga (001 hingga 999) - Aktiviti


2/21/2010             Ramly M.A. - SMK Mengkuang     28
        Level Satu (Tajuk Besar Fail)

       Semua fail Hal Ehwal Pelajar/Murid
        akan menggunakan tajuk besar
        yang sama iaitu:


              02/___/____

2/21/2010            Ramly M.A. - SMK Mengkuang   29
                    Level Dua - Perkara
    Bagi perkara kod angka seperti berikut:
                      02/_?_ / __
    01      -   Bantuan dan Biasiswa
    02      -   Bimbingan dan Kaunseling
    03      -   Berhenti Sekolah
    04      -   Disiplin
    05      -   Kemasukan Pelajar
2/21/2010               Ramly M.A. - SMK Mengkuang   30
                    Sambungan:
    06      -   Kesihatan
    07      -   Lawatan
    08      -   Pelbagai
    09      -   Pertukaran Murid
    10      -   Skim Pinjaman Buku Teks



2/21/2010               Ramly M.A. - SMK Mengkuang   31
                Level Tiga (Aktiviti)
        Contoh: 02/01/__?_
        001 – Bantuan Murid Miskin
        002 – Biasiswa Kecil Persekutuan
        003 – Biasiswa Kecil Negeri
        004 – Biasiswa RISDA
        005 – Biasiswa-biasiswa Lain


2/21/2010            Ramly M.A. - SMK Mengkuang   32
                    Pendaftaran Fail
               Satu cara merekod segala fail-fail yang
                telah dibuka dengan sistematik
                a) Sistem Doket
                b) Sistem Kad (digunakan di sekolah)
                c) Sistem Buku
                d) sistem Komputer



2/21/2010                 Ramly M.A. - SMK Mengkuang      33
     Kertas Minit
            Setiap fail perlu disediakan kertas
              minit
            Menggunakan Borang AM 6
            - Merekodkan Minit Perhubungan
            - (Arahan rasmi dari seorang
              pegawai kepada pegawai lain)



2/21/2010                Ramly M.A. - SMK Mengkuang   34
1.Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit
     Contoh bentuk Kertas Minit (Borang Am 6)


        Kertas Minit     No:                      Helaian No:
    Bilangan    Tarikh              Perkara/Catatan




2/21/2010                 Ramly M.A. - SMK Mengkuang            35
            Cara Merekod Pada Kertas Minit
    Kertas Minit dibahagikan kepada 3 kolum:

       Bilangan - merujuk kepada bilangan
        kandungan surat dalam fail berkenaan.
       Tarikh - tarikh surat dikandungkan/direkod
       Perkara/ Catatan - tajuk surat yang
        dikandungkan dalam fail berkenaan
        - untuk tindakan /perhatian.



2/21/2010               Ramly M.A. - SMK Mengkuang   36
2. Salinan surat keluar dan surat masuk diberi
nombor dalam bulatan pada penjuru kanan surat
berkenaan.
  Jabatan Pendidikan Pulau Pinang
                                                                                                                             1
  10900 Pulau Pinang          Tel: 04-2625339
  ______________________________________________________________________________________________________________________________________


    Pengetua                                                    Ruj. Tuan:
    Semua Sek. Men.                                             Ruj. Kami:
    Negeri Pulau Pinang                                         Tarikh   : 12 Januari 2001

  Tuan,

  Majlis Taklimat Pengurusan BKP (Thn2001)

2/21/2010                                                Ramly M.A. - SMK Mengkuang                                                        37
3. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail
hendaklah direkod pada kertas minit.

 Bil.        Tarikh                  Perkara/Catatan
            15/1/01   Surat panggilan Majlis Taklimat
   1                     Pengurusan BKP(2001).
                      TP: Untuk makluman tuan.              PT 15/1
                      PK 1 –
                      (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
                      (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
                      dan sedia jadual Guru ganti kelas beliau.
                                                        TP 15/1

2/21/2010                      Ramly M.A. - SMK Mengkuang             38
   4. Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail bagi
   tujuan merekod keluar masuk surat.


            Kertas Minit                  Salinan surat masuk
            1.                               dan surat keluar
            2




2/21/2010                  Ramly M.A. - SMK Mengkuang           39
 5. Kandungan masuk - dakwat merah


 6. Kandungan keluar - dakwat biru / hitam




2/21/2010            Ramly M.A. - SMK Mengkuang   40
            Contoh Merekod Kertas Minit:
  Bil.       Tarikh                  Perkara/Catatan
            15/1/01   Surat panggilan Majlis Taklimat
    1
                         Pengurusan BKP(2001).
                      TP: Untuk makluman tuan.             PT 15/1
                      PK HEM –
                      (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
                      (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini
                      dan maklum jadual Guru ganti kelas
                      beliau.
                                                        TP 15/1

2/21/2010                     Ramly M.A. - SMK Mengkuang             41
 Pergerakan Fail (Komunikasi Fail)
  1. Fail seharusnya berfungsi sebagai alat
     komunikasi (ARAHAN BERTULIS) dari
     seorang pegawai kepada pegawai lain.
  2. Fail sebagai alat perhubungan semestinya
     melalui semua tahap yang diperlukan
  3. Surat-surat yang difailkan perlu diedar dan
     tindakan perlu diambil hingga selesai.



2/21/2010           Ramly M.A. - SMK Mengkuang     42
Cadangan Pergerakan fail seperti berikut:

 i.   Semua surat mestilah dimasukkan ke dalam
      fail yang betul dan dinomborkan.
 ii. Semua fail mesti terlebih dahulu
      dikemukakan kepada Pengetua.
 iii. Pengetua mestilah mengambil tindakan dan
      mengarahkan orang bawahannya untuk
      mengambil tindakan kepada surat ini melalui
      catatan dalam kertas minit.

2/21/2010           Ramly M.A. - SMK Mengkuang   43
    iv. Sipenerima fail mestilah juga
        membuat catatan kepada tindakan
        yang telah diambil
    v. Fail yang selesai diambil tindakan
        mestilah diberi tanda “S” -
        “Simpan/Selesai”




2/21/2010          Ramly M.A. - SMK Mengkuang   44
 Bil.        Tarikh                  Perkara/Catatan

  1         15/1/01   Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan
                          BKP(2001).
                      TP: Untuk makluman tuan.               PT 15/1
                      PK HEM –
                      (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa
                      (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan
                      sedia jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1
                      SU Biasiswa /RMA –
                      (i) Sila hadir taklimat ini.        PK HEM 1 16/1

                      S




2/21/2010                      Ramly M.A. - SMK Mengkuang                 45
  2     2/2/01 Menyemak Senarai Nama Pemegang Baru BKP.
                     TP: Disampaikan untuk makluman dan arahan.
                                                         PT 3/2
               PK HEM–(i) Saya telah maklum. Sila pastikan
               semua tindakan dibuat seperti Perkara 2 a ,b dan c
               arahan dalam surat berkenaan .
               (ii) Pastikan juga senarai nama cetakan komputer
               bersama-sama dengan borang-borang.
               (iii) Minta Guru Biasiswa ambil perhatian tentang
               tarikh penyerahan ke JPN.(14/2/2001)         TP 3/2
               SU Biasiswa- (i) sila patuh arahan TP spt. di atas.
                                                           PK1 4/2
                Arahan dipatuhi dan Simpan              SU     5/2

                 S
2/21/2010                  Ramly M.A. - SMK Mengkuang                46
  3     9/2/01 Senarai Nama Pemegang Biasiswa 2001
                 TP: Pinta tuan tandatangan untuk dihantar ke JPN
                                                SU Biasiswa 9/2

                PAR – Sila pos dengan segera            TP   9/2



                 S                                       PAR 10/2




2/21/2010                  Ramly M.A. - SMK Mengkuang               47
        Kulit Fail
                                                           02/01/002

                            Perkara

                          Biasiswa Kecil
                          Persekutuan
  Bil       Kod   Trk
     1      TP    15/1
            PKHEM 15/1
            SU    16/1

             s     16/1


2/21/2010                     Ramly M.A. - SMK Mengkuang               48
                      Penutupan fail
           Hendaklah ditutup apabila mengandungi 100
            kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal.
           Setelah fail itu penuh catatkan Jilit I pada
            nombor rujukannya, buka fail lain dengan
            menggunakan jilid II(Bilangan kandungan
            dimulakan dengan nombor baru (01)
           Fail yang perlukan tindakan segera, tanda
            bercetak “Tindakan Serta merta” (Am 99)
            atau “Segera” (Am 99B) disematkan pada
            kulit fail.

2/21/2010                   Ramly M.A. - SMK Mengkuang      49
      Peringkat Keselamatan Fail

1.    Rahsia Besar (Kuning & X Merah) - Keselamatan
                                             Negara
2.    Rahsia (Merah)         -    seperti Tender
3.    Sulit (Hijau)          -    Nilaian Prestasi
4.    Terhad (Putih)         -    Fail Peribadi
5.    Biasa (Putih)          -    Terbuka harian


 2/21/2010            Ramly M.A. - SMK Mengkuang   50
            “SEBAIK-BAIK PEKERJA IALAH
            ORANG YANG KUAT DAN
            JUJUR”
                                     :AL-QISAS:26




2/21/2010           Ramly M.A. - SMK Mengkuang      51
            Sekian , Terima kasih


2/21/2010         Ramly M.A. - SMK Mengkuang   52

								
To top