ABOUT Pflugerville ISD Pflugerville ISD is a suburb of by obq31110


									                                             Purchasing Law 
                                                                                All purchases exceeding  $1000 must 
                                   All Texas school districts are governed      be from an “Approved Vendor” or have 
                                   by section 44.031 of Texas Education         a minimum of three quotes attached. 
                                   Code.  The intent of section 44.031 is 
                                   to ensure that public schools receive the       How To Become An Approved 
                                   best value by stimulating competition                    Vendor 
                                   between vendors.  Therefore, the 
                                   majority of our purchasing is done           The first step in becoming an approved 
                                   through a competitive bid process.           vendor is to fill out and return a vendor 
                                                                                list application.  This form can be 
                                                 Our Policy                     found on the district website @ 
 HOW TO DO BUSINESS WITH                                                        www.pflugervilleisd.net.  Once the 
                                   It is the goal of the PISD Purchasing        purchasing office receives the above 
     PFLUGERVILLE I.S.D.                                                        form, you will be added to the PISD 
                                   Office to obtain quality goods and 
                                   services in the most cost efficient and      bid list.  This does not make you an 
                                   timely manner possible.  Pflugerville        approved vendor.  However, it does 
   ABOUT Pflugerville ISD          ISD is committed to fair and equal           ensure that you will receive a copy of 
                                   competition between all its vendors.         all future bidding opportunities. 
Pflugerville ISD is a suburb of    PISD encourages participation by 
                                   women, minority and small businesses         There are numerous types of bidding 
Austin, TX.  Currently P.I.S.D.                                                 documents that PISD can and does use 
                                   designated as Historically 
has approximately 20,000           Underutilized Businesses (HUB).              occasionally.  However, in most 
students attending three high                                                   instances, PISD uses the Request for 
schools, 5 middle schools, and     All purchases exceeding $50.00 must          Proposal  (RFP) to meet its purchasing 
                                   be made through the use of a district        needs.  There are three main formats— 
seventeen elementary schools. 
                                   purchase order.  Businesses that violate     line item, catalog, or a combination of 
Projected enrollment for the                                                    the two formats. 
                                   this policy risk refusal of payment and 
2007­2008 school year is 
                                   removal from the district’s  list of 
expected to exceed 20,000.         approved vendors.                            Line Item RFP—A line item RFP is 
                                                                                done when PISD knows the exact
specifications, and quantities that it        a list of mailing addresses, visit the 
needs.                                        PISD website.  PISD does not 
                                              encourage vendors to personally visit        Pflugerville ISD is a tax exempt entity. 
Catalog RPF—A catalog RFP is done             campus sites unless invited by the           A tax exemption certificate can be 
when PISD doesn’t know exact                  campus principal.  Violations of this        provided upon request. 
specifications or quantities that will be     policy may lead to revocation of your 
needed during a particular school year.       approved status.  Before visiting a                   Contact Information 
Usually, PISD will name one primary           campus or department, you should 
vendor and multiple secondary vendors         contact the purchasing office for            If you have questions regarding any 
when using a catalog RFP.                     authorization.                               aspect of doing business with 
                                                                                           Pflugerville ISD, please feel free to 
Combination Line Item/Catalog                 Invoice and Payment Terms                    contact us at (512) 594­0000. 
RFP—A combination of the two 
formats is used when PISD knows what          By law, school districts have 30 days                     Craig Pruett 
it needs to order now, but cannot             after receipt of invoice to present                  Director of Purchasing 
accurately predict each and every item        payment.  It is school district policy to 
it might need during the remainder of a       pay all invoices as promptly as                          Paula Bowden 
school year.  Examples would be               possible.   However, by acceptance of                 Purchasing Specialist 
athletics and band RFP’s.                     Pflugerville ISD purchase order you are 
                                              agreeing to the 30 day payment policy.                   Jennifer Davis 
Successful vendors will be notified by                                                              Purchasing Specialist
an award notification letter.  Receipt of 
this letter will confirm your status as an 
approved vendor for PISD.                     All invoices should be submitted to: 

    After Becoming an Approved                           Pflugerville ISD 
              Vendor                                     Accounts Payable 
                                                         1401 West Pecan 
Approved Vendors may distribute                       Pflugerville, TX 78660 
catalog and contact information to all 
district campuses and departments.  For                   (512) 594­0000 

To top