CÓMO ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO

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CÓMO ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO Powered By Docstoc
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                                                                     PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


PROGRAMA                N° 801:   Dirección y Administración
SUBPROGRAMA             N° 1:     Servicio Administración Superior
ACTIVIDAD               N° 2:     Control Interno
UNIDAD PROGRAMATICA     N° 01:    Auditoría


              OBJETIVOS                                     METAS                  INDICADORES                    ACTIVIDADES                      COORDINACION
             ESPECIFICOS                                                          DE DESEMPEÑO
Justicia como Servicio Público de Calidad:

1. Evaluar el grado de eficiencia y eficacia 1.1. Que al 31 de diciembre del      Evaluaciones           1.1.1. Realización de estudios de       Juzgados de Trabajo,
con que son administrados algunos año 2003, estén concluidos todos                realizadas y plan de   carácter operativo en los despachos     Tribunal de Trabajo,
Despachos Judiciales del país.               los       estudios    operativos     trabajo desarrollado   mencionados, incluyendo al menos        Juzgados de Familia,
                                             programados de los ámbitos           para cada estudio      las siguientes áreas de examen:         Juzgados de Tránsito,
                                             jurisdiccional y auxiliar de         operativo.                                                     Oficina                 de
                                             justicia, a saber:                                           Determinar      el    grado      de   Notificaciones         del
                                                                                                           coordinación y distribución del       Primer     y     Segundo
                                              A. Estudio Operativo en Materia                              trabajo     en    los    diferentes   Circuito Judicial de San
                                                 Laboral.                                                  despachos que conforman los           José, Secretaría General
                                              B. Estudio Operativo en Materia                              ámbitos mencionados, tanto a          de la Corte y del
                                                 de Familia.                                               nivel       profesional      como     Consejo          Superior,
                                              C. Estudio Operativo en materia                              asistencial.                          Dirección       Ejecutiva,
                                                 de Tránsito.                                             Determinar si los procedimientos      dependencias judiciales
                                              D. Estudio operativo en la                                   empleados en los despachos a          afines a los estudios que
                                                 Oficina de Notificaciones del                             evaluar, son similares en todo el     se practicarán, usuarios
                                                 Primer                Circuito                            país, buscando la celeridad en los    del servicio que prestan
                                                 Judicial de San José.                                     procesos.                             las oficinas por auditar,
                                                                                                          Establecer los parámetros de          Sección de Auditoría de
                                                                                                           duración de los procesos y            Sistemas y la Unidad
                                                                                                           procedimientos de trabajo, a          Jurídica de la Auditoría
                                                                                                           efecto de determinar la capacidad     Judicial.
                                                                                                           operativa de los despachos para
                                                                                                           la prestación del servicio.
                                                                                                          Análisis sobre posibles reformas
                                                                                                           legales necesarias.




                                                                                                                                                                              10
                                                                       AUDITORIA
                                                                PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


              OBJETIVOS                                   METAS                  INDICADORES                    ACTIVIDADES                      COORDINACION
             ESPECIFICOS                                                        DE DESEMPEÑO
Estructura Organizacional,      Funcional,
Horizontal y Participativa:

2. Evaluar las actividades sustantivas y 2.1. Que al 31 de diciembre del        Evaluación realizada   2.1.1. Practicar exámenes al            Secretaría General de la
adjetivas desarrolladas por el Departamento año 2003, se haya finalizado el     y plan de trabajo      Departamento       de      Servicios    Corte y del Consejo
de Servicios Generales.                     estudio      operativo       del    desarrollado    para   Generales de carácter operativo, para   Superior,       Dirección
                                            Departamento    de     Servicios    dicho estudio.         lo cual se analizará al menos lo        Ejecutiva,
                                            Generales.                                                 siguiente:                              Departamentos
                                                                                                                                               auditados,
                                                                                                        Capacidad operativa para la           Dependencias judiciales
                                                                                                         atención de sus usuarios.             afines a los estudios que
                                                                                                        Cumplimiento        de      metas,    se practicarán, usuarios
                                                                                                         objetivos       y       programas     del servicio que prestan
                                                                                                         autorizados.                          los departamentos por
                                                                                                        Grado      de    distribución   y     auditar, Sección de
                                                                                                         coordinación del trabajo.             Auditoría de Sistemas y
                                                                                                        Evaluación de los recursos            la Unidad Jurídica de la
                                                                                                         humanos,        financieros     y     Auditoría Judicial.
                                                                                                         tecnológicos existentes.
                                                                                                        Análisis de la efectividad del
                                                                                                         control interno existente.

3. Promover en el Poder Judicial el            3.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.    3.1.1. Analizar las actividades Todos los despachos del
establecimiento de un sistema efectivo de la   año 2003, se hayan concluido los                        sustantivas y de apoyo que Poder Judicial.
evaluación de los riesgos institucionales y    estudios     respectivos   para                         desarrolla el Poder Judicial.
de autocontrol.                                promover en el Poder Judicial la
                                               evaluación de riesgos y el
                                               autocontrol.




                                                                                                                                                                           11
                                                                        AUDITORIA
                                                                 PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


               OBJETIVOS                                   METAS                 INDICADORES             ACTIVIDADES                      COORDINACION
              ESPECIFICOS                                                       DE DESEMPEÑO
4. Evaluar la confiabilidad, validez y 4.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones            4.1.1. Mediante la revisión selectiva    Despachos
suficiencia de los controles establecidos en año     2003,    se    encuentren realizados.     de expedientes en los despachos          jurisdiccionales,
las distintas oficinas judiciales para el evaluados los controles que se                       jurisdiccionales, determinar si los      Tribunal       de        la
manejo de los bienes decomisados.            han establecido para la custodia                  procedimientos para la recepción,        Inspección        Judicial,
                                             de los bienes decomisados, en los                 custodia y entrega de los bienes         Depósito de Objetos,
                                             despachos               judiciales                decomisados se ajusta a lo               Depósito de Vehículos
                                             contemplados en el Plan Anual                     establecido en la norma vigente.         Decomisados, Unidad
                                             de Trabajo para el año citado.                                                             de Donaciones de la
                                                                                                                                        Proveeduría Judicial.

5. Evaluar la administración de inventarios 5.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones       5.1.1. Identificar    y evaluar los Dirección      Ejecutiva,
de materiales y activos en el Poder Judicial. año     2003,    se   encuentren realizadas.     controles establecidos.               Despachos          que
                                              realizadas las pruebas selectivas                                                      administran activos o
                                              y las fiscalizaciones necesarias                 5.1.2.    Pruebas    selectivas    de tienen a su cargo
                                              en las diferentes dependencias                   existencia     y fiscalización del materiales,
                                              del Poder Judicial, consideradas                 levantamiento del inventario físico. Departamento         de
                                              en el Plan Anual de Trabajo para                                                       Proveeduría.
                                              el año citado.

6. Evaluar el sistema de control interno y el   6.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones                                        Dirección
                                                                                               6.1.1. Realizar estudios especiales en              Ejecutiva,
manejo de las custodias de los títulos          año 2003, se haya evaluado el realizadas.      las oficinas que se determinan, por  Departamento
valores que reciben los despachos judiciales    sistema de control interno y                   su importancia relativa, que incluyanFinanciero     Contable,
del país.                                       manejo de las custodias en títulos             entre otros aspectos:                Unidades y Subunidades
                                                valores en las oficinas judiciales                                                  Administrativas,
                                                consignados en el Plan Anual de                 Recibir los títulos valores en los Despachos
                                                Trabajo para el año citado.                      despachos judiciales.              Jurisdiccionales, Banco
                                                                                                Controlar el manejo de las de Costa Rica.
                                                                                                 custodias en títulos valores
                                                                                                 dentro del despacho.
                                                                                                Cumplir la remisión de los títulos
                                                                                                 valores al Banco.




                                                                                                                                                                      12
                                                                         AUDITORIA
                                                                  PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


               OBJETIVOS                                    METAS                  INDICADORES                   ACTIVIDADES                    COORDINACION
              ESPECIFICOS                                                         DE DESEMPEÑO
7. Evaluar la confiabilidad de los saldos de     7.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.   7.1.1. Evaluar libros de Tesorería,   Despachos Judiciales,
las cuentas corrientes que corresponden a        año 2003, todos los informes de                        estados bancarios, estados de         Banco de Costa Rica,
los Despachos Judiciales, comprendidos           Tesorería elaborados por los                           conciliación y verificar que la       Banco          Nacional,
fuera del Circuito Judicial de San José,         Despachos             Judiciales,                      remisión de los informes sea dentro   Departamento
contemplados en el Plan Anual.                   comprendidos fuera del Circuito                        del plazo establecido.                Financiero     Contable,
                                                 Judicial de San José, se hayan                                                               Inspección      Judicial,
                                                 evaluado.                                              7.1.2. Elaborar oficios dirigidos a   Proveeduría     Judicial,
                                                                                                        los Bancos, Despachos Judiciales,     Departamento          de
                                                                                                        Departamento Financiero Contable y    Planificación, Dirección
                                                                                                        otros.                                Ejecutiva,
                                                                                                                                              Departamento          de
                                                                                                        7.1.3. Dar asesoramiento técnico al   Personal y Consejo
                                                                                                        personal    relacionado   con    la   Superior.
                                                                                                        administración de las cuentas
                                                                                                        corrientes, cuando el Jefe del
                                                                                                        Despacho lo solicite.

8. Evaluar la eficiencia del control existente   8.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.   8.1.1. Revisar firmas de cheques, Despachos         Judiciales
en los despachos judiciales para el manejo       año 2003,, se hayan realizado las                      expedientes, copias de cheques, citados en el Plan Anual
de los Recursos Económicos bajo su               evaluaciones de control interno                        boletas de depósitos y otros.        de Trabajo, Banco de
responsabilidad.                                 contempladas en el Plan Anual                                                               Costa    Rica,    Banco
                                                 de Trabajo.                                            8.1.2. Analizar los procedimientos Nacional, Departamento
                                                                                                        existentes para la administración de de Servicios Generales,
                                                                                                        los Recursos Económicos.             Consejo Superior e
                                                                                                                                             Inspección Judicial.
                                                                                                        8.1.3. Elaborar informes.




                                                                                                                                                                          13
                                                                       AUDITORIA
                                                                PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


              OBJETIVOS                                  METAS                   INDICADORES                   ACTIVIDADES                   COORDINACION
             ESPECIFICOS                                                        DE DESEMPEÑO
9. Evaluar la eficiencia, validez, y          9.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.    9.1.1. Analizar de la normativa que Despachos Judiciales y
confiabilidad     del   Control     Interno   año 2003, se hayan realizado las                        regula esa actividad.                el Departamento
establecido en los Despachos Judiciales que   evaluaciones pertinentes, a efecto                                                           Financiero Contable.
reciben dinero por concepto de remate.        de comprobar la suficiencia de                          9.1.2. Identificar de los procesos y
                                              los procedimientos aplicados en                         procedimientos involucrados.
                                              los procesos de remates.
                                                                                                      9.1.3. Establecer las medidas de
                                                                                                      seguridad existentes para custodiar
                                                                                                      el dinero recibido.

                                                                                                      9.1.4. Revisar los registros en los
                                                                                                      libros de control.

                                                                                                      9.1.5. Revisar mediante muestra de
                                                                                                      expedientes    relacionados    con
                                                                                                      remates.

                                                                                                      9.1.6. Comprobar el Depósito
                                                                                                      oportuno de esos dineros en la
                                                                                                      cuenta corriente respectiva.

                                                                                                      9.1.7. Elaborar   el   informe   de
                                                                                                      auditoría.
Tecnología    de       Información       y
Telecomunicaciones:

10. Evaluar la suficiencia, confiabilidad y   10.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.   10.1.1. Realizar evaluación      del Departamento         de
validez del sistema de control interno        año 2003, estén concluidos los                          Proyecto en mención.                 Informática,
existente para la administración del          estudios considerados en el Plan                                                             Proveeduría    Judicial,
Proyecto de Fortalecimiento de la Gestión     Anual de Trabajo.                                                                            Unidad        Ejecutora
del Departamento de Proveeduría Judicial.                                                                                                  Proyecto Corte-BID y
                                                                                                                                           Dirección Ejecutiva.




                                                                                                                                                                      14
                                                                        AUDITORIA
                                                                 PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


              OBJETIVOS                                   METAS                   INDICADORES                    ACTIVIDADES                 COORDINACION
             ESPECIFICOS                                                         DE DESEMPEÑO
11. Evaluar la suficiencia, confiabilidad y    11.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.   11.1.1. Realizar evaluación del Unidades, Subunidades
validez del sistema de control interno         año 2003, estén concluidos los                          Sistema Automatizado de Depósitos Administrativas
existente para la administración del Sistema   estudios considerados en el Plan                        Judiciales (S.D.J.).              Regionales,
de Depósitos Judiciales (S.D.J.).              Anual de Trabajo.                                                                         Departamento         de
                                                                                                                                         Informática, Banco de
                                                                                                                                         Costa             Rica,
                                                                                                                                         Departamento
                                                                                                                                         Financiero Contable.

12. Evaluar la confiabilidad, validez y        12.1. Que al 31 de diciembre del Estudios realizados.   12.1.1.     Analizar     de    los Unidades, Subunidades
seguridad del Sistema Automatizado para la     año 2003, se hayan efectuado la                         procedimientos       automatizados Administrativas
confección de los Estados de Conciliación      evaluación      del       Sistema                       establecidos.                      Regionales,
en los Despachos Judiciales.                   Automatizado considerado para                                                              Departamento        de
                                               el Plan Anual de Trabajo.                               12.1.2. Revisar del Manual del Informática, Banco de
                                                                                                       usuario.                           Costa            Rica,
                                                                                                                                          Departamento
                                                                                                       12.1.3. Verificar    la normativa Financiero Contable.
                                                                                                       existente.

                                                                                                       12.1.4.   Realizar     visitas  al
                                                                                                       Departamento Financiero Contable,
                                                                                                       Despachos Judiciales, Departamento
                                                                                                       de Tecnología de Información.

                                                                                                       12.1.5. Entrevistar a los usuarios.

                                                                                                       12.1.6. Verificar la seguridad del
                                                                                                       Sistema.

                                                                                                       12.1.7. Analizar muestra de los
                                                                                                       Estados      de     Conciliación
                                                                                                       confeccionados.




                                                                                                                                                                   15
                                                                      AUDITORIA
                                                               PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


              OBJETIVOS                                  METAS                  INDICADORES            ACTIVIDADES                      COORDINACION
             ESPECIFICOS                                                       DE DESEMPEÑO
13. Evaluar la adquisición y el uso de la 13.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones       13.1.1. Analizar el grado de            Dirección    Ejecutiva,
tecnología informática, en función del buen año 2003, estén concluidos los realizadas.        cumplimiento de los objetivos           Departamento        de
servicio al usuario.                        estudios programados en el Plan                   establecidos y el nivel de              Tecnología           de
                                            Anual de Trabajo, relativos al                    satisfacción de los usuarios en         Información, Oficinas
                                            uso de la tecnología de la                        relación con el uso de la tecnología.   involucradas, Consejo
                                            información.                                                                              Superior.
                                                                                              13.1.2. Analizar los procedimientos
                                                                                              de    contratación de       servicios
                                                                                              relacionados con tecnología de
                                                                                              información y su ejecución.

                                                                                              13.1.3. Brindar asesoramiento a la
                                                                                              administración        en        lo
                                                                                              correspondiente.

14. Evaluar y dar seguimiento al desarrollo   14.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones   14.1.1. Evaluar el grado de             Unidad Ejecutora Corte-
de proyectos informáticos, como parte del     año 2003, estén concluidos los realizadas.      cumplimiento de los objetivos           BID, Departamento de
proceso de modernización que está llevando    estudios programados en el Plan                 propuestos y el funcionamiento de       Informática,   Oficinas
a cabo el Poder Judicial, dando énfasis al    Anual de Trabajo, relativos a los               los sistemas.                           involucradas, Consejo
Convenio Corte-BID.                           sistemas           desarrollados                                                        Superior.
                                              externamente     mediante      el               14.1.2. Brindar asesoramiento a la
                                              Convenio Corte-BID.                             administración        en        lo
                                                                                              correspondiente.


Administración del Recurso Humano:

15. Evaluar y dar seguimiento al proyecto     15.1. Que al 31 de diciembre del Evaluaciones   15.1.1. Evaluar el grado de        Unidad Ejecutora Corte-
informático para el Fortalecimiento de la     año 2003, estén concluidos los realizadas.      cumplimiento de los objetivos      BID, Departamento de
Gestión de los Recursos Humanos del           estudios programados en el Plan                 propuestos y el funcionamiento de  Tecnología           de
Poder Judicial, a fin de contribuir en la     Anual de Trabajo, relativos al                  los sistemas.                      Información,
consolidación de un sistema adecuado e        sistema de Gestión de los                                                          Departamento         de
integral de administración del recurso        Recursos Humanos.                               15.1.2. Brindar asesoramiento a la Personal,      Oficinas
humano.                                                                                       administración        en        lo involucradas, Consejo
                                                                                              correspondiente.                   Superior.




                                                                                                                                                                16
                                                                         AUDITORIA
                                                                  PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


               OBJETIVOS                                   METAS                   INDICADORES                  ACTIVIDADES                    COORDINACION
              ESPECIFICOS                                                         DE DESEMPEÑO
AUDITORIA FINANCIERA

16.     Evaluar       selectivamente      la    16.1. Que al 31 de diciembre del Cantidad          de 16.1.1. Analizar y evaluar el sistema Unidades y Subunidades
administración de los recursos financieros y    año 2003, se tenga certeza de que evaluaciones        de control interno en la Unidad en el administrativas,
presupuestarios puestos a disposición de las    los recursos presupuestarios efectuadas.              manejo de recursos presupuestarios. Dirección       Ejecutiva,
Unidades y Subunidades administrativas.         puestos a disposición de las                                                                Departamento
                                                Unidades se utilizan en forma                         16.1.2. Evaluar la razonabilidad y Financiero Contable.
                                                efectiva y racional, y que el                         veracidad de las eroga-ciones
                                                sistema de control interno sea                        efectuadas a través del fondo de caja
                                                efectivo y suficiente.                                chica, del rotatorio y del presu-
                                                                                                      puesto, de tal forma que las mismas
                                                                                                      se apeguen a la normativa existente.

17. Evaluar los estados financieros del 17.1. Que al finalizar el año Estudio efectuado.              17.1.1. Evaluar el control interno Departamento          de
Fondo de Jubilaciones y Pensiones al 31 de 2003, se hayan evaluado los                                existente a través de una revisión Personal y Ministerio de
diciembre del 2002.                        Estados Financieros citados, así                           selectiva, analice y evalúe las Hacienda.
                                           como el control interno a esa                              partidas más relevantes.
                                           fecha.

18. Evaluar la razonabilidad del pago de        18.1. Que al finalizar el año Estudio efectuado.      18.1.1. Seleccionar las subpartidas a Departamento          de
algunos rubros de la partida 0 "Servicios       2003, se haya evaluado la                             evaluar.                              Personal y Ministerio de
personales" y del control interno existente ,   razonabilidad de pago de algunas                                                            Hacienda.
a través de pruebas selectivas y de acuerdo     de éstas subpartidas así como del                     18.1.1. Seleccionar a través de
a las prioridades que establezca la jefatura    control interno existente.                            pruebas selectivas, la muestra a
departamental.                                                                                        evaluar.

                                                                                                      18.1.2. Determinar la razonabilidad
                                                                                                      en el pago de estos rubros.

                                                                                                      18.1.3. Analizar la suficiencia y
                                                                                                      validez del control interno existente.




                                                                                                                                                                       17
                                                                         AUDITORIA
                                                                  PLAN ANUAL OPERATIVO 2003


               OBJETIVOS                                    METAS                 INDICADORES                    ACTIVIDADES                  COORDINACION
              ESPECIFICOS                                                        DE DESEMPEÑO
19. Evaluar selectivamente la razonabilidad      19.1. Que al final del próximo Estudios efectuados.   19.1.1. Analizar el comportamiento Departamentos
del gasto a través de la ejecución de algunas    año se haya evaluado la                               de la ejecución presupuestaria, a administrativos
partidas     presupuestarias     de   interés,   razonabilidad del gasto a través                      través del reporte que emite el involucrados.
evaluando a su vez la razonabilidad y            de algunas partidas de interés.                       Departamento Financiero Contable.
suficiencia del control interno.
                                                                                                       19.1.2. Seleccionar las partidas más
                                                                                                       relevantes, excluyendo las de
                                                                                                       salarios.

                                                                                                       19.1.3.    Analizar    las   cuentas
                                                                                                       corrientes          administrativas,
                                                                                                       relacionadas con el estudio a efecto
                                                                                                       de evaluar las mismas.

20. Evaluar la razonabilidad con que son 20.1. Que al finalizar el año Estudio efectuado.              20.1.1. Analizar selectivamente la Unidad           Ejecutora
administrados los recursos del Programa 2003, se haya evaluado los                                     razonabilidad de los desembolsos Proyecto Poder Judicial-
Corte-BID.                               recursos del Programa Corte-                                  efectuados.                           BID,         Dirección
                                         BID                                                                                                 Ejecutiva,     Consejo
                                                                                                       20.1.2. Analizar la suficiencia y Superior, Comisión de
                                                                                                       validez del control interno existente modernización.
                                                                                                       para la administración de dichos
                                                                                                       recursos.

21. Realizar evaluaciones y arqueos de caja 21.1. Que al 31 de diciembre del Cantidad             de 21.1.1. Analizar el comportamiento Despacho que mantiene
chica, en forma selectiva, brindando el año 2003, se haya evaluado una evaluaciones                  del gasto y la razonabilidad en el uso bajo su custodia el
asesoramiento requerido.                    cantidad representativa de dichos efectuadas.            de esos fondos.                        fondo en mención.
                                            fondos, evaluando a su vez el uso
                                            efectivo y adecuado de esos                                21.1.2. Realizar las conciliaciones
                                            recursos.                                                  bancarias.

                                                                                                       21.1.3. Verificar que se respete la
                                                                                                       normativa que rige esta materia.

                                                                                                       21.1.4. Evaluar el control interno.




                                                                                                                                                                       18