Phare Access 2002 Infopäev

							Phare Access 2002 Infopäev

Helen Haab ja Riina Karik
BDA Estonia
        Infopäeva eesmärk

• Anda lühiülevaade programmist
• Nõustada taotlejaid taotluste
  ettevalmistamisel ja juhtida
  tähelepanu olulistele asjaoludele
  ning sagedamini esinevatele
  vigadele
• Vastata taotlejate küsimustele
       Programmi eesmärgid

  Pane tähele - 2 aspekti


• Toetada III sektori organisatsioonide
  projekte, mis on suunatud ühiskonna
  riskigruppidele sotsiaalsele kaasamisele
  ja sotsiaalmajanduslikule arengule
• Tugevdada III sektori organisatsioonide
  administratiivset suutlikkust
          Projektitüübid

• Mikroprojektid
• Makroprojektid
• Koostöövõrkude projektid



• Mis neil vahet on?
       Milles on peamised
          erinevused?
• Toetuse suuruses
• Projekti kestuses
• Tegevustes (KV)
• Partnerites
• Makroprojektide puhul
  kaasfinantseerimise määras
• Esitatavates lisadokumentides
• Hindamises (KV)
                         Projektitüübid
         Taotletava toetuse   Projekti Partnerid                          Kaasfinantseerimise
         suurus               kestus                                      määr
Mikro-   5000 – 50 000        kuni 12 Nõutud ei ole, kuid võib olla       10%      abikõlblikest
projekt EUR                   kuud                                        kuludest
         (78 233 – 782 330
        EEK)
Makro- 50 000 – 200 000       12-18        Partner(id)      ainult   EL 20%            projekti
projekt EUR                   kuud         liikmesriikidest             abikõlblikest kuludest
         (782 330 – 3 129
         320 EEK)
         50 000 – 200 000     12-18        Vähemalt üks partner EL 10%            projekti
         EUR                  kuud         kandidaatriigist        abikõlblikest kuludest
         (782 330 – 3 129
         320 EEK)
Koostöö kuni 4000 EUR         maksima      Üritus       peab     olema    Osavõtumaks
-                             alselt   5   organiseeritud Euroopa Liidu   Info         levitamise
võrkude                       päeva iga    tasemel ja üleeuroopalise      seminar       teadmiste
projekt                       persooni     MTÜ-de katusorganisatsiooni    jagamiseks        teiste
                              kohta        poolt                          organisatsioonide     ja
                                                                          isikutega
     Mida pean teadma projekti
           kavandades?
• Lugema hoolikalt läbi juhendmaterjalid ja
  käsiraamatu
• Taotlemise aluseks on inglisekeelsed
  juhendmaterjalid
• Analüüsima, kas mu idee on sobilik projektiks
• Omama projektijuhtimise alaseid teadmisi
• Oskama koostada projektikavandit

• Kasuta projektijuhtimise alast kirjandust
       Kas minu idee sobib?

• Vaatan vastavust programmi
  eesmärkidega
• Vaatan käsiraamatut
  – Kas projekt või põhitegevus
  – Kas projekt lähtub vajadusest
  – Kas arvestan huvigruppidega
  – Kas projekt on jätkusuutlik
  – Millised on riskid
         Mida pean arvestama?

• Pidage meeles, et see on konkurss projektide
  vahel ja projektitaotlus on vahendiks, kus te
  tõestate, et just teie poolt pakutu on parim: parim
  idee, parimad lahendused ja parimad oskused.
• Phare programmile projekti kava ja eelarvet
  koostades peate arvestama, et kogu Phare
  vahendite kasutamist reguleerivad kindlad reeglid
  (eriti olulised hangete puhul), mille kohta saab
  informatsiooni         alljärgnevalt     kodulehelt:
  http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gesti
  on/index_en.htm,         kui     ka     käesolevast
  käsiraamatust
             Taotleja

• MTÜd või SAd, mis vastavad MTÜ-de
  või SAde seadustele
• Peavad olema registreeritud ja
  tegutsenud vähemalt 1 aasta
• Peab olema registreeritud ja asuma
  Eestis
• Juhtimine peab toimuma Eestis
              Taotleja 2

• Toetus ei tohi ületada 50% taotleja
  või taotleja ja partnerite
  aastaeelarvest
• Taotleja on projekti koordinaator ja
  nii tehniline kui finantsjuht
• Taotlejaga sõlmitakse leping ja ta
  kannab otsest vastutust projekti
  elluviimise eest
       Mitu taotlust ma võin
              esitada?
Iga organisatsioon võib olla

• ühe mikro- või makroprojekti taotleja
• ühes projektis partner
• ühe koostöövõrkude projekti taotleja
                  Projektijuht

Projektis on väga oluliseks inimeseks projektijuht.
Projektijuht juhib kogu projekti elluviimise
protsessi, on samas projekti esindaja ja vastutab
dokumentatsiooni ja aruandluse eest.

Projektijuhile esitatavad nõuded on eelnev
projektitöö kogemus, juhtimisoskus,
analüüsivõime, pingetaluvus ja oskus kiiresti
reageerida probleemide lahendamisel.
               Partnerid

• Mikroprojektide puhul partnerit ei ole
  vaja, kuid võib olla
• Partnerid peavad olema seotud projekti
  ettevalmistamise ja elluviimisega
• Partneritele kehtivad samad
  abikõlblikkuse kriteeriumid
• Kohalik omavalitsus (s.h. OVL) võib olla
  partner
             Partnerid 2

• Makroprojektide puhul peab projektis
  osalema vähemalt 2 organisatsiooni
  2 riigist
• Partnerorganisatsioon peab olema
  EL või Phare toetuspiirkonna riigist
• Allhanke teostaja või teenuse osutaja
  ei ole partner
              Tegevused

• Kõikides projektides peab olema 2
  komponenti
  – sihtrühmadele suunatud tegevus
  – organisatsiooni administratiivse
    suutlikkuse tõstmine
• vt. programmi eesmärke
        Abikõlblikud kulud

• on vajalikud projekti teostamiseks
• kantakse lepingu perioodi jooksul
• on tegelikud ja kindlakstehtavad ning
  tõendatud kuludokumentidega
• mitterahaline panus ja käibemaks EI
  OLE abikõlblikud
        Abikõlblikud kulud 2:

• personalikulud s.h. projektijuht
• reisi- ja lähetuskulud
• kontorikulud
• seadmete ja teenuste ost
• projekti tegevuskulud, koolitus, õppereisid,
  seminarid, trükised jms.
• lepingu nõuetest tulenevad kulutused
• remont ja renoveerimine max. 10% otsestest
  kuludest
• administratiivkulud
                 Projekti kulud
Tabel 2. Kulude jaotus makroprojekti puhul,
kus Eesti taotlejal on Läti partner

A osa                B osa                 C osa
Access 2002 toetus   Taotleja ja           Käibemaks (mida ei
projekti             partnerite            õnnestu tagasi taotleda)
abikõlblikud kulud   kaasfinantseerimine   ja muud Phare reeglite
                     abikõlblikud kulud    järgi mitte abikõlblikud
                                           kulud
90 %                 10%                   +X
Access 2002          Taotleja ja           Taotleja ja partnerid
                     partnerid
A+B = projekti eelarve (100%) käesoleva programmi mõistes
Projekti kogukulud = A+B+C
        Kaasfinantseerimine

• On kohustuslik ja moodustab vähemalt
  10% (20%) projekti eelarvest (abikõlblikest
  kuludest)
• On taotleja ja partnerite peale ühine
• Peab olema rahaline
• Ei tohi tulla mingist teisest EL
  programmist
• Lisaks kohustulikule kaasfinatseerimisele
  lisanduvad mitteabikõlblikud projekti
  kulud (KM), mis tuleb ka kanda taotlejal
     Eelarve koostamisel kaalu

• Kas kasutan eksperte
• Kas ostan teenuse sisse lepinguga,
  sealjuures pane tähele, et Phare toetuse
  korral:
• Hangete puhul 5000 ja vähem EUR otseost
• Hangete puhul üle 5000 EUR tuleb
  kuulutada välja konkurss vastavalt Phare
  hankereeglitele (kui kasvõi 1 kroon on seal
  Phare raha)
        Taotlusvormi täitmisel

• ära kasuta liiga pikki ja keerulisi lauseid
• kasuta kindlat kõneviisi, mitte peaks, oleks,
  võiks
• jäta välja emotsionaalsed liialdused ja ole
  konkreetne
• kasuta arvnäitajaid
• jälgitavuse suurendamiseks liigenda teksti
• jälgi, et taotlus oleks stiililt ja vormistuselt
  ühtne
• tekst peab olema üheselt arusaadav
             Pea meeles!

• Ainult mikroprojekti võib esitada
  eesti keeles ja ole valmis selleks, et
  leping ja aruandlus on inglise keeles
• Ära unusta lisada nõutavaid
  lisadokumente ja asu neid ette
  valmistama juba kohe, kui hakkad
  taotlust ette valmistama
         Lisadokumendid

Ära jäta viimasele minutile
• Põhikiri
• Majandusaasta aruanne ja bilanss
• B-kaardi koopia
• Raammaatriks makroprojektidel
• CV-d
• Inglisekeelne kokkuvõte
         Lisadokumendid 2

• Koostöövõrgustiku ürituse kutse,
  kava
• Partnerite kinnituskirjad
• Kõik esitatud dokumendid peavad
  olema originaalid (v.a. põhikiri ja
  majandusaasta aruanne)
      Olulisemad edutegurid

• Tugev idee, mis on kooskõlas
  programmi eesmärkidega
• Selge põhjendus ning hästi
  ülesehitatud, läbimõeldud ja
  elluviimiseks valmis
• Tugev meeskond ja projektijuht
• Hästi ja selgelt vormistatud taotlus
             Lisaküsimused

• Küsimusi programmi tingimuste, taotlusvormi
  täitmise ning muude küsimuste osas saab
  esitada kuni 26. jaanuarini, kuna vastavalt
  Phare reeglitele on viimane lisaküsimuste
  esitamise kuupäev 21 päeva enne taotluste
  vastuvõtmise tähtaega
• Lisaküsimused        on     soovitatav  esitada
  kirjalikult e-maili või faksi teel
• Vaata ka Korduma Kippuvaid Küsimusi
       Kuhu taotlus esitada?

• Helen Haab
  BDA Estonia OÜ
  Tartu mnt. 29
  10128 Tallinn

• Hiljemalt 16. veebruar 2004 kell 16.00
  – näide: kell 15.59
            Mis saab edasi?

•   Projektide hindamine
•   Edukate teavitamine
•   Lepingute sõlmimine
•   Mitte edukate teavitamine
                     Ajakava

Taotlusvooru väljakuulutamine
Taotluste ettevalmistamine                            2 kuud
Taotluse esitamine
Projektide hindamine                                  1 kuu
Tulemustest teatamine neile kelle projekti
rahastatakse
Lepingute ettevalmistamine                            1 kuu
Lepingute sõlmimine
Tulemustest teatamine neile, kelle projekt ei leidnud
rahastamist
      Millisesse ajaperioodi
    kavandan oma tegevused!
• Tegevused saavad alata peale
  lepingute sõlmimist - orienteeruvalt
  mai 2004
• Vastavalt finantsmemorandumile ja
  protseduurireeglitele peavad
  tegevused olema lõppenud enne
  oktoobrit 2005
              Millal võin alustada
                  tegevustega
• Peale lepingu sõlmimist, sealhulgas ka
  need tegevused, mida rahastatakse
  kaasfinantseerimise vahenditest


  Näide:
  Kui teil on kaasfinantseerimise vahenditest kavandatud eeluuringud ja
  koolitusvajaduse analüüs, mis on projektis kõige esimesed tegevused, siis ei
  tohi te nende tegevustega alustada kohe pärast taotluse esitamist või peale
  seda, kui olete saanud teada, et teie projekt on välja valitud rahastamiseks.
  Kõigi projektis ette nähtud tegevustega tohib alustada alles peale lepingu
  sõlmimist.
        Projektide hindamine

Enne taotluse esitamist jälgi, et sinu
taotlus vastaks esitatud nõuetele

• Hinda ka ise oma projekti vastavalt
  juhendmaterjalides p. 2.3. toodule
• Administratiivne kontroll (vt käsir.)
• Abikõlblikkuse kontroll (vt käsir.)
• Projektide tehniline hindamine (vt
  juhendmaterjalides toodud tabelit)
     Administratiivne kontroll,
               kas:
• taotlus on taotleja poolt allkirjastatud
  (originaaleksemplaril originaalallkiri)
• on olemas üks originaal ja 5 koopiat
• taotlusvorm on täielikult vormistatud
• on olemas kõik lisad ja need on täielikud
• eelarve on eurodes ja inglise keeles
• Puuduste puhul võidakse küsida lisa-
  dokumentide kohta täpsustavaid küsimusi
• Taotlused, mis ei vasta eelpool toodud
  kriteeriumitele enam edasisele hindamisele ei
  lähe.
      Abikõlblikkuse kontroll,
                kas:
• taotleja on abikõlblik
• kas eelarves toodud kulud on abikõlblikud
• kas taotlused on õiges keeles ja formaadis
• kas tegevusvaldkonnad ja tegevused on
  abikõlblikud
• kas projekti kestus on lubatud piirides
• kas taotletavad summad on nõutud
  miinimum- ja maksimummäära raamides
• kas kaasfinantseerimise määr vastab nõutud
  miinimumile
     Koostöövõrkude projekti
           hindamine

• Vastavus programmi prioriteetidele
  ja eesmärkidele
• Kas edendab programmi eesmärke ja
  tugevdab taotlejate suutlikkust
• Kuidas saadud teadmisi levitatakse
  ja kasutatakse
                Hanked

• Teenuste, kaupade ning tööde hangete
  teostamisel tuleb juhinduda Phare
  hankeprotseduuridest ja Eesti riigihanke
  seadustest
• Milliseid hankereegleid järgida, sõltub
  sellest,   kas     tegevuse     (teenuste
  osutamine,    seadmete ost,        ehitus)
  rahastamiseks       kasutatakse     Phare
  programmi      või    kaasfinantseerimise
  vahendeid.
                  Hanked 2

Tabel 3. Millist hankeprotseduuri kasutada?
Phare         Kaafinantseerimine    Millist hanke-
toetus                              protseduuri järgida
-             X                     Riigihange
X             -                     Phare hange
X             X                     Phare hange
                          Hanked 3
Tabel 4. Phare hankereeglid teenuste, seadmete ja tööde ostuks
Teenused              Seadmed                   Tööd
X >= 200 000 EUR      X >=150 000 EUR           X >= 5 000 000 EUR
Rahvusvaheline        Rahvusvaheline avatud     Rahvusvaheline avatud hange
piiratud hange        hange

                      30 000 < = X < 150 000    300 000 <= X < 5 000 000 EUR
                      EUR                       Kohalik avatud hange
                      Kohalik avatud hange
X < 200 000 EUR       X < 30 000 EUR            X < 300 000 EUR
Lihtsutatud           Lihtsutatud protseduur    Lihtsutatud protseduur
protseduur            kolm vabalt valitud       kolm vabalt valitud pakkumist
kolm vabalt valitud   pakkumist
pakkumist
X <= 5 000 EUR        X <= 5 000 EUR            X <= 5 000 EUR
Otseost: üks          Otseost: üks pakkumine    Otseost: üks pakkumine
pakkumine
              Käibemaks

• Projekti eelarve koostatakse
  käibemaksuta, mis ei ole abikõlblik kulu
• Välisabi korras soetatud kaubale või
  teenusele kohaldatakse
  maksusoodustusi vastavalt KMS § 31
• - käibemaksu 0% määra rakendamine
• - käibemaksu tagastamine
• Taotluse esitab välisabi saaja
  maksuameti kohalikule asutusele
              Käibemaks 2

• Käibemaks tagastatakse kui:
• - tegemist on EL programmi mitte
  kaasfinantseerimise vahenditega
• - rahalised vahendid on eraldi kontol ja
  sellelt kontolt tasutakse teenuste ja ostude
  eest (sinna on keelatud kanda muid
  vahendeid)
• - kauba või teenuse maksumus koos KMga
  on vähemalt 1000 krooni
• - taotlus on esitatud kuue kuu jooksul arve
  väljastamise päevast arvates
           Käibemaks 3

• Käibemaks on lubatud kuludesse
  kanda alla 1000 krooniste
  kulutuste osas
• Kulud peavad oleme loogilised, et
  ei oleks kunstlikult jaotatud ning
  mõistlikult tõestatud
       Kaasfinantseerimine ja
            käibemaks
Näide:
Arve nr. 007
Kontoritarbed    1000 EEK
KM                180 EEK
Kokku            1180 EEK
Projekti abisaaja või partner: tasub 1180 EEK, kuid
kaasfinantseerimise 10% hulka arvestab 1000 EEK.
Üldjuhul jääb abisaaja kanda siiski 1180 EEK ja
siinkohal on tema tegelik omapanus projekti suurem
180 EEKi võrra (vt. käsiraamatu osa 2.6)
      Tänan tähelepanu eest!



• Edukat projektide koostamist ja
  elluviimist!