MS Access-Baze podataka u uredskom poslovanju

Document Sample
MS Access-Baze podataka u uredskom poslovanju Powered By Docstoc
					  MS Access-Baze
podataka u uredskom
     poslovanju
    Tena Tomašević,G-3
     Ana Juretić,G-3




                         1
MICROSOFT ACCESS
MS Access je program za upravljanje
bazom podataka (Database
Management System-DBMS)
Baza podataka je organizirani skup
podataka,smještenih na nekom
nosiocu,koji se lako mogu
dohvaćati,obrađivati i ispisivati
pomoću programskih alata


                                      2
IZGLED POĈETNOG PROZORA MS
           Accessa




                             3
NAMJENA MS Accessa:
unos i aţuriranje podataka pomoću obrazaca
(FORMS)
brzo pronalaţenje i odabiranje podataka-pomoću
upita (QUERIES)
organiziranje podataka-pomoću dizajniranja
tablice,obrazaca,upita
brza priprema izvještaja,grafikona ili naljepnica-
pomoću izvještaja (REPORTS)
dijeljenje podataka s drugim Windows programima
–pomoću naredbi Import i Link
izrada telefonskih imenika poslovnih partnera
nadzor nad ulazom i izlazom robe skladišta



                                                     4
   CILJEVI ORGANIZACIJE BAZE
           PODATAKA:
   nezavisnost podataka
   neredundantnost podataka
   fleksibilnost BP
   integritet podataka
   potpunost podataka
BP u Accessu moţe se sastojati od 6 VRSTA OBJEKATA BP,koji
   korisniku omogućuju izvođenje svih poslovanja rukovanja podacima i
   objetima.To su: TABLICE,MASKE ili
   OBRASCI,UPITI,IZVJEŠTAJI,MAKRONAREDBE I MODULI.
   TABLICA (table) objekt je BP u kojemu se pohranjuju podaci
   MASKA ili OBRAZAC (form) ekranski je formular za unos,izmjenu i
   prikaz podataka pohranjenih u jednom zapisu tablice
   UPIT(query) zahtjev je koji korisnik postavlja programu da bi se
   izvela neka operacija s podacima
   IZVJEŠTAJ (report) je dokument dobiven ispisom pdataka iz
   tablica




                                                                        5
MAKRONAREDBE (macros) su
naredbe kojima se automatizira
izvođenje niza radnji što ih
korisnik inače određenim
slijedom ručno obavlja putem
tipkovnice ili mišem korištenjem
naredbi iz izbornika
MODUL (modul) program je
kojeg korisnik piše programskim
jezikom Access Basic




                                   6
   KREIRANJE BP U MS ACCESSU
☻Otvaranje nove BP
☻Kreiranje tablice
 -odrediti tip podataka od ponuđenih vrsta podataka
 -za dizajniranje tablice moguće je postaviti dodatna
 svojstva (Properties) svakog polja,tj. formatirati
 polje.Ta svojstva su npr. duţina polja, format zapisa
 brojeva u polju,format datuma,indeksiranje itd.
 -uglavnom je potrebno odrediti koje će polje biti
 PRIMARNI KLJUĈ ili IDENTIFIKATOR (polje koje
 će jedinstveno određivati svaki slog u tablici,a
 ponavljajuće i null-vrijednosti nisu dozvoljene)
☻Unos podataka u tablice
☻Pohranjivanje BP
☻Zatvaranje BP
                                                         7
8
 Osnovne operacije na postojećoj
              BP
 Otvaranje postojeće BP
 Promjena dizajna tablice
 Indeksiranje u Accessu: Postavljanjem
  svojstva indeksirano polje program prilikom
  rada sa slogovima baze umjesto pamćenja
  vrijednosti tog polja uzima samo poziciju
  (indeks) svake vrijednosti u orginalnoj
  tablici.Time se ubzava rad,budući da je
  manje memorije potrebno za pamćenje
  indeksa nego za pamćenje vrijednosti u
  poljima
                                                9
 VEZE (relationships) između tablica:
  Skoro u svakoj relacijskoj BP potrebno je
 koristiti više tablica.Pri tome je logično te
 tablice preko nekog polja povezati i
 definirati kakva će ta veza biti, npr. Ako
 postoji neka tablica Popis partnera s
 njihovim šiframa i druga tablica u kojoj će
 se voditi Izlazni računi za te partnere,tada
 se moţe postaviti veza preko polja Šifra
 koja neće dozvoliti da u tablici Izlazni
 računi bude šifra koja ne postoji u tablici
 Popis partnera
         TIPOVI VEZE:   1:M najčešća ,   1:1,   M:M

                                                      10
Tablica 1: Popis partnera               Tablica 2: Izlazni računi

šifra                                   broj izlaznog računa

naziv                                   šifra partnera

mjesto                                  iznos računa

adresa                                  datum

ţiroračun

                            VEZA
                            (relationship)

                                                                    11
KREIRANJE VEZA




                 12
Rad s obrascima (forms)
♥ unos podataka je lakši putem obrasca
  nego dosadašnjim obiljeţavanjem
  tablice i aktiviranjem tipke Open
♥ obrasce moţemo kreirati pomoću
  čarobnjaka Form Wizard ili ručno
  pomoću opcije Design View



                                         13
 KREIRANJE OBRASCA
POMOĆU ĈAROBNJAKA




                     14
    Rad s upitima (query)
☻upitima se odabiru informacije iz baze
 podataka prema određenim kriterijima
☻upitom nastaju rezultati koji prikazuju
 samo ţeljene podatke iz originalne
 tablice
☻originalni podaci uvijek ostaju u
 prvobitnim tablicama
☻upite kreiramo također pomoću
 čarobnjaka Query Wizard ili ručno
 pomoću opcije Design View                 15
RUĈNO KREIRANJE UPITA




                        16
   RAD S IZVJEŠTAJIMA (reports)

• izvještaji se koriste za različite prikaze
  i grupiranje podataka
• moţe se temeljiti na jednoj ili više
  tablica ili upita,no češće se temelji na
  upitima
• izvještaji se ispisuju na papir i sluţe za
  analizu podataka
• izvještaje također moţemo kreirati
  pomoću Report Wizard ili ručno pomoću
  Design View-a
                                           17
RUĈNO KREIRANJE
  IZVJEŠTAJA




                  18
            ZAKLJUĈAK
♥ Samo značenje BP:
♥ osobni alat za pretraţivanje i analizu podataka u
  bolnicama,knjiţnicama,tvrtkama,uredima itd.
♥ konceptualni okvir organizacije kompanije i njezina
  poslovanja (reprezentacija stanja tvrtke)
♥ Revolucija koju su donijele BP:
♥ informacije kao središnji resurs-izgradnja aplikacija
  s osloncem na BP
♥ uklanjanje preteka podataka-unošenjem svih
  podataka u bazu sprečava se proturječje
♥ prihvat izvornih podataka-novi podaci ili promjene u
  postojećima,ulaze u bazu neposredno nakon
  pribavljanja
                                                      19
♥ Uloge BP:
♥ pruţa podršku poslovanju tvrtke (prati
  narudţbe,stanje robe,adrese kupaca,uplate i
  isplate,fakture,otpremu robe i milijun drugih
  svakodnevnih poslovnih i inih informacija koje
  čine ţivčani sustav organizacije
♥ predstavlja model zdravoga stanja i dobrog
  funkcioniranja organizacije,koji opet pruţa
  potporu u analizi poslovanja i donošenju poslovnih
  odluka,a to su glavne funkcije rukovođenja
  organizacijom




                                                       20
           LITERATURA:
♥ S.Krsmanović,Suvremena
  administracija,Impresum,Beograd 1991
♥ J. Mesarić,M. Zekić-Sušac,B. Dukić,PC u uredskom
  poslovanju,Sveučilište u Osijeku,Ekonomski
  fakultet,Osijek,2001,str.167-203
♥ V. Srića,J. Muller,Put k elektroničkom
  poslovanju,Sinergija nakladništvo d.o.o.,Zagreb,2001
♥ I.Strugar,Ţ.Panian,Primjena računala u poslovnoj
  praksi,Sinergija nakladništvo d.o.o.,Zagreb,2000
♥ Z.Trupčević,Informatika 3-praktikum baze podataka
  u Accessu,Školska knjiga,Zagreb,1999
♥ http://www.ic.ims.hr/office/access2003/kaz
  alo-access.html , 20.01.2007.
                                                         21

				
DOCUMENT INFO