Pengelolaan Sediaan Barang Dagangan

Document Sample
Pengelolaan Sediaan Barang Dagangan Powered By Docstoc
					Pengelolaan Sediaan Barang Dagangan
Barang dagangan pada dasarnya adalah barang yang disediakan untuk dijual. Penyediaanya bisa melalui pembelian, dalam arti barang dibeli, disimpan sementara, kemudian dijual tanpa mengadakan perubahan lebih dulu terhadap sifat barang yang bersangkutan.Bisa juga penyediannya melalui proses produksi, dimulai dari pembelian barang baku, kemudian diolah sehingga menjadi produk yang siap untuk dijual. Dalam hal demikian, barang yang dijual adalah barang hasil produksi sendiri. Dalam perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang, sebagian besar kekayaan perusahaan pada umumnya tertanam dalam sediaan. Oleh karena itu pengelolannya harus dilakukan dengan sistem dan prosedur yang memadai. Pengelolaan sediaan dalam perusahaan dagang didukung dengan prosedur penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, dan prosedur pencatatan. A. Prosedur Penerimaan Barang Dalam perusahaan dagang,barang dagangan yang diterima berasal dari transaksi pembelian. Seperti telah dibahas dimuka, transaksi pembelian dilakukan oleh bagian pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian. Artinya tidak ada transaksi pembelian barang tanpa permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan barang yang bersangkutan. Permintaan pembelian barang dagangan dibuat oleh bagian Penjualan atau bagian gudang. Dalam perusahaan dagang, bagian gudang berada dibawah pengawasan bagian penjualan. Barang yang dikirimkan oleh pemasok (penjual) sesuai dengan surat order pembelian, diterima oleh bagian penerimaan barang. Kegiatan yang dilakukan Bagian Penerimaan dalam aktivitas penerimaan barang meliputi hal-hal sbb: 1. Pemeriksaan terhadap kecocokan data pengirim, artinya apakah surat pengantar barang dikeluarkan oleh pemasok dengan alamat yang sesuai dengan nama yang tercantum dalam surat order pembelian. 2. Pemeriksaan terhadap fisik barang, meliputi pemeriksaan spesifikasi barang (nama,jenis, type,ukuran),penghitungan kuantitas, pemeriksaan kualitas dan kondisi barang. 3. Membuat laporan penerimaan barang yang memuat informasi hasil pemeriksaan yang benar-benar dilakukan. Untuk kepentingan ini, tembusan surat order pembelian yang disampaikan kepada bagian penerimaan tidak mencantumkan kuantitas barang (blind check). Bagian penerimaan menyerahkan Laporan Penerimaan Barang kepada bagian pembelian, sebagai informasi bahwa barang sudah diterima, dan untuk diperiksa kecocokkannya dengan order pembelian. Sementara tembusan laporan penerimaan barang beserta barang yang bersangkutan diserahkan kepada bagian gudang. B. Prosedur Penyimpanan dan pengeluaran barang Baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang mempertahankan kontinuitas kegiatan usahanya. Untuk sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan kebakaran,kerusakan, dan tindakan-tindakan yang harus menggangu keamanan sediaan.

selalu berusaha untuk kepentingan tersebut, terjadinya pencurian, dilakukan yang dapat

Dalam hubungan dengan pengamanan sediaan barang, kegiatan yang harus dilakukan Bagian gudang adalah sbb: 1. Mempersiapkan tempat untuk menyimpan barang yang akan diterima dengan memperhatikan sifat barang (mudah rusak, tahan lama, kepekaan terhadap suhu udara, dsb). Kegiatan ini dilakukan setelah menerima tembusan surat order pembelian dari bagian pembelian. 2. Menerima barnag bserta tembusan Laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan, kemudian mengecek kecocokan data laporan penerimaan barang dengan tembusan surat order pembelian. 3. Menyimpan barang dengan penataan yang baik dan dengan memperhatikan urutan keluar masuknya barang. 4. Mengeluarkan barang sesuai dengan surat bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Artinya tidak ada pengeluaran barang gudang tanpa bukti permintaan dan pengeluaran barang. 5. Mencatat kuantitas barang yang diterima dan yang dikeluarkan dalam kartu gudang. C. Prosedur pencatatan sediaan barang dagangan 1. Metode pencatatan sediaan barang dagangan. Dalam hubungan denga jenis, ukuran, dan harga barang, sediaan barang dagangan dapat dicatat dengan beberapa metode antara lain: a. Metode pencatatan sediaan individual. Dapat digunakan untuk keadaah barang-barang sbb: 1) Barang secara individu dapat dibedakan dengan barang sejenis lainnya. Misalnya dari merk, nomor, dan tahun pembuatannya. 2) Harganya relatif tinggi, misalnya mesin jahit, televisi, kendaraan, dsb. b. Metode pencatatan kolektif. Dapat digunakan untuk keadaan barang2 sbb: 1) Secara individual tidak dapat dibedakan dengan barang sejenisnya. 2) Harganya relatif murah, misalnya sabun mandi, sampo,mentega, dsb. 2. Dokumen transaksi dan buku yang diperlukan a. Dokumen transaksi yang diperlukan Dokumen transaksi dan bukti pendukung yang terkait dengan pencatatan mutasi sediaan barang dagangan ialah sbb: 1) Surat permintaan pembelian 2) Surat order pembelian 3) Laporan penerimaan barang 4) Faktur pembelian 5) Surat order pengiriman barang 6) Faktur penjualan 7) Memo kredit b. Buku-buku yang digunakan. Dalam penyelenggaraan akuntansi secara manual, buku-buku yang diperlukan untuk pencatatan sediaan barang dagangan ialah sbb:

1) Buku jurnal pembelian, sbg tmp mencatat transaksi pembelian kredit 2) Buku jurnal penjualan, sbg tmp mencatat transaksi penjualan kredit. 3) Buku jurnal pengeluaran kas, sbg tmp mencatat transaksi pembelian tunai. 4) Buku jurnal penerimaan kas, sbg tmp mencatat transaksi penjualan tunai. 5) Buku jurnal umum, sebagai tempat mencatat transaksi transaksi pembelian dan penjualan retur. 6) Kartu sediaan, sebagai tempat mencatat transaksi mutasi tiap jenis barang secara individual. 3. Sistem pencatatan sediaan barang dagangan Pada dasarnya ada 2 sistem pencatatan sediaan barang dagangan, yaitu sistem Inventarisasi fisik (physical system) dan sistem perpetual (perpetual system). a. Pencatatan sistem inventarisasi fisik. Pencatatan sistem fisik disebut juga pencatatan sistem Periodik (periodical system). Sistem ini terutama digunakan oleh perusahaan yang menjual barang yang jenisnya banyak, harga satuan tiap jenis barang relatif murah sehingga secara teknis harga pokok penjualan untuk tiap jenis barang sulit dihitung.Oleh karena itu dalam penerapan sistem pencatatan fisik, harga pokok penjualan dihitung tiap akhir periode, setelah sisa barang dihitung secara fisik. b. Pencatatan sistem perpetual Pencatatan sistem perpetual atau metde pencatatan secara terus menerus(kontinu), disebut juga dengan metode balance permanen. Sistem ini lebih cocok digunakan untuk pencatatan sediaan barang yang jenisnya tidak terlalu banyak dan harga satuan tiap jenis relatif tinggi. 4. Penilaian sediaan barang dagangan Ada beberapa metode penilaian sediaan barang dagangan yang dapat digunakan baik dalam pencatatan secara fisik, maupun dalam pencatatan sistem perpetual. Berikut ini dibahas beberapa metode penilaian sediaan: a) Diterapkan dalam pencatatan sistem fisik - Metode tanda pengenal khusus - Metode rata-rata - LIFO - FIFO - Metode sediaan dasar. - Metode taksiran # Metode Laba kotor # Metode harga eceran b) Diterapkan dalam pencatatan sistem perpetual -FIFO - LIFO - Metode rata-rata

5. Penilaian sediaan dengan metode nilai pengganti Dalam hal sediaan pada akhir periode dinilai dengan metode nilai pengganti, sediaan lazimnya dinilai berdasarkan harga terendah antara harga beli (pokok) dan harga pasar. Metode ini sering disebut dengan singkatan COMWIL (Cost of Market Whichever is Lower). Penerapan metode COMWIL tidak hanya berorientasi kepada data harga barang yang sudah terjadi dimasa lalu (harga historis) seperti metodemetode yang telah dibahas di muka, tetapi dengan memperhatikan juga harga pasar pada saat dilakukan penilaian sediaan. Sebagai contoh, misalnya sediaan barang X pada tanggal 31 Desember 2004, sebanyak 2.000 unit dengan harga tiap unit Rp.12.500,00. Harga pasar barang X pada 31 Desember 2004, Rp.11.000,00 perunit. Harga pokok (cost) sediaan pada contoh diatas, 2.000 x Rp.12.500 = Rp.25.000.000. Sementara harga pasarnya sebesar 2.000 x Rp.11.000 = Rp.22.000.000. Dengan demikian harga pasar lebih rendah daripada harga pokok. Jika sediaan dinilai dengan metode COMWIL, nilai sediaan barang X dalam neraca 31 desember 2004 harus diinformasikan sebesar Rp.22.000.000,00. 6. Pencatatan kerugian akibat penurunan nilai sediaan Penerapan metode harga terendah antara harga beli dan harga pasar dalam penilaian sediaan, merupakan pelaksanaan prinsip berhati-hati (conservatism). Prinsip tersebut mengharuskan adanya pengakuan terhadap kerugian yang sudah dapat diperhitungkan, walaupun belum di realisasi. Dalam hal harga pasar (at market) lebih rendah daripada harga beli (cost), sediaan dalam neraca diinformasikan sebesar harga pasar. Sementara tdalam buku besar, sediaan dicatat sebesar harga beli sehingga mengakibatkan adanya selisih. Selisih yang bersangkutan merupakan kerugian akibat penurunan nilai sediaan yang harus diakui sebagai beban pada periode terjadinya. Apabila jumlahnya cukup berarti (material), penurunan nilai sediaan harus dijelaskan dalam catatan atas laporan keuangan. Sementara dalam laporan laba-rugi disajikan terpisah dari kelompok harga pokok penjualan. Berikut ini ilustrasi pencatatan kerugian akibat penurunan nilai sediaan: a. Pencatatan dalam sistem fisik Dalam penerapan sistem fisik, sediaan barang akhir periode baru diketahui setelah dilakukan penghitungan barang secara fisik, artinya harga pokok sediaan akhir baru dicatat ke dalam buku besar pada akhir periode. Oleh karena itu, jika penurunan nilai sediaan dipandang tidak cukup berarti, jumlah harga pasar dicatat debet akun sediaan, kredit akun ikhtisar laba rugi. b. Pencatatan dalam sistem perpetual Dalam penerapan sistem perpetual, saldo akun sediaan pada akhir periode menunjukkan nilai sediaan menurut harga belinya (cost). Dengan demikian jika harga pasar sediaan lebih rendah daripada harga

belinya, jurnal penyesuian yang harus dibuat hanya untuk mencatat selisih atau penurunannya. Jika penurunannya dipandang tidak cukup berarti, dicatat debet akun harga pokok penjualan (sebagai penambah).

D. Pengelolaan Kartu Sediaan Barang Dagangan 1. Kartu sediaan dalam pencatatan sistem Inventarisasi fisik Seperti disebutkan dimuka, sistem pencatatan fisik digunakan untuk barang-barang yang jenisnya banyak, harga satuan tiap jenis relatif rendah sehingga untuk menghitung harga pokok setiap jenis barang yang dikeluarkan (dijual) secara teknis sulit dilakukan. Oleh karena itu kartu sediaan untuk barang-barang demikian hanya berfungsi sebagai tempat mencatat sediaan awal periode dari barang yang dibeli. Artinya hanya menginformasikan harga pokok barang yang disediakan untuk dijual. 2. Kartu sediaan dalam pencatatan sistem perpetual Seperti disebutkan dimuka, dalam pencatatan sistem perpetual, harga pokok barang yang dijual dihitung pada saat terjadi transaksi penjualan dan dicatat dalam kartu sediaan barang yang bersangkutan sebagai mutasi keluar. Dengan demikian masuk dan keluarnya setiap jenis baran, tampak dalam kartu barang yang bersangkutan. 3. Laporan sediaan barang dagangan Salah satu tugas Bagian Kartu Sediaan adalah secara periodik membuat laporan sediaan barang. Dalam pencatatan sistem perpetual, mutasi tiap jenis barang tampak dalam kartu sediaan, sehingga laporan sediaan barang dapat dibuat berdasarkan data kartu sediaan. Walaupun demikian untuk kepentingan pengawasan, penghitungan fisik sediaan tetap harus dilakukan secara periodik. Lain halnya dalam pencatatan sistem inventarisasi fisik, laporan sediaan dibuat setelah dilakukan pemeriksaan barang secara fisik. Laporan sediaan dapat dibuat dengan menginformasikan saldo awal periode, mutasi selama periode, dan saldo akhir periode, dapat juga dibuat dengan hanya menginformasikan saldo akhir periode. Sebagai iluastrasi, PD SINARSARI mencatat sediaan dengan sistem inventarisasi fisik. Barang dagangan dikelompokkan menjadi kelompok A, B, C dan D. Hasil pemeriksaan fisik barang yang dilakukan pada tanggal 31 Desember 2004 adalah sbb: E. Pengelolaan Adminstrasi Gudang Kegiatan Bagian Gudang pada dasarnya adalah menerima, menyimpan, mengeluarkan, mencatat mutasi barang, dan membuat laporan sediaan barang gudang. 1. Kelengkapan Administrasi Gudang Dokumen atau bukti pendukung dan kelengkapan lain yang diperlukan dalam pengelolaan administrasi gudang, antara lain: a. tembusan Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian. b. tembusan Laporan Penerima Bagian barang yang diterima dari Bagian Penerimaan beserta barang yang bersangkutan.

c. Surat Order pengiriman Barang yang diterima dari Bagian Order Penjualan (penjualan kredit) d. Tembusan faktur yang diterima dari Bagian Order Penjualan (penjualan tunai). e. Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang. 2. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang a. Penerimaan Barang Dalam hubungan dengan aktivitas penerimaan barang, kegiatan yang dilakukan bagian gudang ialah sbb: 1) Menerima tembusan surat order pembelian dari Bagian Pembelian sebagai pemberitahuan untuk mempersiapkan tempat penyimpanan barang yang sudah dipesan. 2) Menerima barang beserta tembusan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan 3) Memeriksa kecocokan data laporan penerimaan barang dengan data surat order pembelian. 4) Mencatat barang yang diterima dalam kartu gudang yang bersangkutan 5) Menyimpan dan mengamankan barang yang diterima b. Pengeluaran Barang Dalam hubungan dengan aktivitas pengeluaran barang, kegiatan yang dilakukan Bagian gudang adalah sbb: 1) Menerima faktur penjualan tunai dari Bagian Order Penjualan 2) Menerima surat order pengiriman barang dari bagian order penjualan dalam penjuala kredit 3) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam faktur penjualan tunai atau surat order pengiriman 4) Menyerahkan barang beserta tembusan faktur penjualan tunai kepada Bagian Pengiriman 5) Menyerahkan barang beserta tembusan surat order pengiriman kepada Bagian Pengiriman (dalam penjualan kredit) 6) Mencatat faktur penjualan tunai atau surat order pengiriman dalam kartu gudang. 3. Pencatatan Mutasi Barang dalam kartu Gudang Kartu gudang berfungsi sebagai tempat mencatat mutasi (keluar masuknya) kuantitas tiap jenis barang sehingga kuantitas barang setiap waktu dapat diketahui. Oleh karena dari pengelolaan kartu gudang dapat dibuat laporan kuantitas sediaan tiap jenis barang secara kartu gudang adalah sebagai berikut : a. Tembusan Laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk. b. Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar. c. Surat order penerimaan, dicatat sebagai mutasi keluar. d. Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar.

Sebagai ilustrasi pencatatan mutasi barang dalam kartu gudang, misalkan data mutasi barang C jenis C-1 pada suatu perusahaan dalam bulan mei 2004, sebagai berikut : Mei 1, sediaan awal bulan 4.200 unit Mei 4, faktur penjualan tunai No. 442 sebanyak 3.000 unit. Mei 8, laporan penerimaan barang (LPB) N0. 221, sebanyak 4.500 unit. Mei 15, surat order pengiriman (SPP) No. 182 sebanyak 4.000 unit Mei 18, laporan penerimaan barang (LPB) No. 213, sebanyak 3.500 unit. Mei 24, surat order pengiriman (SPP) No. 186 sebanyak 4.000 unit. Mei 28, laporan penerimaan barang (LPB) No. 216, sebanyak 4.500 unit. Data mutasi barang C-1 dalam bulan Mei 2004 di atas, dapat dicatat dalam bentuk kartu gudang seperti tampak pada tabel di ......
Nama Barang No. Kode Satuan : : : C 3.00 Unit

KARTU GUDANG
C-1 No. Kode 3.01
Tgl
1/5 4/5 8/5 15/5 18/5 24/5 28/5 Juni

C-2 No. Kode 3.02
Keluar
3.000 4.000 4.000 -

No. Bukti
F 442 LPB 211 SPP 182 LPB 213 SPP 186 LPB 216 -

Sisa Awal
4.200 4.200 1.200 5.700 1.700 5.200 1.200 5.700

Masuk
4.000 3.500 4.500

Sisa Akhir
4.200 1.200 5.700 1.700 5.200 1.200 5.700

Tgl

No. Bukti

Sisa Awal

Masuk

Keluar

Sisa Akhir

Tabel ... Kartu Gudang

4. Laporan Persediaan Gudang Pencatatan mutasi tiap jenis barang dilakukan seperti pada tabel .... Dalam keadaan tertentu, laporan sediaan gudang dapat dibuat berdasarkan data gudang, dalam artian tidak dibuat berdasaarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal demikian, laporan dapat dibuat dengan menginformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar dan sisa akhir periode. Sebagai contoh, sediaan barang C-1 pada tabel .... disajikan dalam laporan persediaan gudang seperti pada tabel ...

No. Urut 1

Nama Barang C

Jenis Barang C-1

Nomor Kode 3.01

Sisa Awal Bulan 4.200

Mutasi Masuk 12.500 Keluar 11.000

Sisa Akhir Bulan 5.700

Satuan Unit

Tabel ... Bentuk laporan Sediaan Gudang

5. Pencatatan Selisih Kuantitas Sediaan

Seiring terjadi selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang menurut hasil perhitungan fisik barang. Selisih kuantitatif barang bisa timbul karena kesalahan perhitungan fisik barang saat terjadi mutasi, kerusakan, karena barang susut jika satuannya kg, atau kekeliruan pencatatan dalam kartu gudang. Dalam hal ini selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil perhitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul dipandang tidak cukup berarti (wajar), kuantitas barang yang dilaporkan adalah kuantitas menurut hasil perhitungan fisik yang sudah diverifikasi. Dengan demikian catatan dalam kartu gudang harus diubah, disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik. Selisih yang terjadi bisa selisih lebih, bisa juga selisih kurang. Selisih lebih artinya kuantitas barang menurut perhitungan fisik lebih tinggi daripada kuantitas barang menurut kartu gudang. Dalam hal ini demikian, selisih kuantitas barang dapat dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi masuk. Selisih kurang artinya kuantitas barang menurut perhitungan fisik lebih rendah daripada kuantitas barang menurut kartu gudang. Selisih kurang dicatat dalam kartu gudang sebagai mutasi keluar. Sebagai contoh, misalnya kartu gudang untuk barang C-1 dan C-2 pada tanggal 31 Mei 2004 menunjukan saat masing-masing sebagai sebanyak 5.700 unit dan 5.150 unit. Hasil perhitungan fisik sisa barang c-1 sebanyak 5.710 unit dan barang C-2 sebanyak 5.145 unit. Dengan demikian untuk barang C-1 terdapat selisih lebih ssebanyak 10 unit, sementara untuk barang C-2 selisih kurang sebanyak 5 unit. Selisih tersebut dicatat dalam kartu gudang seperti tampak pada tabel ...
Nama Barang No. Kode Satuan : : : C 3.00 Unit

KARTU GUDANG
C-1 No. Kode 3.01
Tgl
1/5 4/5 8/5 24/5 28/5 31/5 1/6

C-2 No. Kode 3.02
Keluar
3.000 4.000 -

No. Bukti
F 442 LPB 211 SPP 186 LPB 216 Selisih -

Sisa Awal
4.200 4.200 1.200 5.200 1.200 5.700 5.710

Masuk
4.000 4.500 10

Sisa Akhir
4.200 1.200 5.700 1.200 5.700 5.710

Tgl
1/5 4/5 8/5 24/5 28/5 31/5

No. Bukti
F 442 LPB 211 SPP 186 LPB 216 Selisih

Sisa Awal 2.600 2.600 6.000 5.850 1.650 5.150

Masuk 3.500 -

Keluar 3.000 4.200 5

Sisa Akhir 2.600 6.000 2.000 1.650 5.150 5.145

1/6

5.145

Tabel ... Kartu Sediaan Gudang

F. asad 3. sfs


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:10663
posted:1/31/2010
language:Indonesian
pages:8