Docstoc

Komunikasi 1

Document Sample
Komunikasi 1 Powered By Docstoc
					“We have to learn to communicate on the job
with our boss, with our co-workers and with our subordinates. At home we have to learn to communicate with our spouse, with our children”
Frederick Herzberg

2

Proses Komunikasi
SENDER INTENDED MEANING NOISE RECEIVER PERCEIVED MEANING

Definisi Komunikasi
“Satu proses untuk menyampaikan dan menerima ide-ide maklumat dari satu pihak ke pihak yang lain”

ENCODES INTO SYMBOLS

SENDS SYMBOLS CHANNEL OF COMMUNICATION

RECEIVES SYMBOLS

DECODES SYMBOLS

RECEIVES FEEDBACK

SENDS FEEDBACK
3 4

Tujuan komunikasi
1. Membolehkan pemahaman yang baik 2. Mewujudkan dan mengeratkan perhubungan 3. Penyediaan kepercayaan sejagat dan saling hormat-menghormati 4. Menyumbang kepada keberkesanan organisasi

Jenis-jenis Komunikasi
1. Lisan
• • • • • • • • Penggunaan Bahasa Lisan/Tutur Rasmi/Tidak Rasmi Rancang /Tidak Rancang Pergerakan Badan Raut Wajah Isyarat Sentuhan, Bau
6

2. Tanpa Lisan

5

1

Tahap-tahap komunikasi
1. 2. 3. 4. Komunikasi Perseorangan - Bercakap Bersendirian/Dalam Diri Komunikasi Antara Individu - Penyampaian maklumat dari seorang individu kepada seorang individu yang lain Komunikasi Organisasi (Dalaman) - Penyampaian maklumat di antara kumpulan/ unit/bahagian di dalam sesebuah organisasi. Komunikasi Organisasi (Luaran) - Penyampaian maklumat dari satu organisasi ke satu organisasi yang lain

Prinsip komunikasi
• • • • • • Tahap kejelasan fikiran Tahu akan tujuan berkomunikasi Pilih cara dan kaedah yang bersesuaian dengan tujuan Pilih masa yang tepat Pilih kawasan yang sesuai untuk berkomunikasi Berkomunikasi mestilah berturutan

7

8

Saluran komunikasi
1. Komunikasi condong ke bawah (Downward Communication) - maklumat/arahan dari peringkat atasan ke orang bawahan mengenai tugasan/pekerjaan - arahan spesifik mengenai tugasan - maklumat mengenai amalan/prosedur - maklumbalas mengenai prestasi pekerja - maklumat mengenai misi dan matlamat organisasi Komunikasi arah ke atas (Upward Communication ) - maklumat dari orang bawahan secara maklumbalas melalui laporan/cadangan
9

3.

Komunikasi mendatar (Lateral / Horizontal Communication) - Pergerakan maklumat di antara orang yang sama pangkat - Untuk penyelarasan aktiviti - Untuk berkongsi maklumat - Untuk menyelesaikan konflik di dalam organisasi - Untuk menyediakan sokongan moral dan sosial Komunikasi tidak rasmi / “The Grapevine” - Khabar angin - Maklumat dari sumber yang tidak boleh dipercayai - Maklumat yang kurang tepat / jelas - Kredibiliti diragui

4.

2.

10

Halangan-halangan komunikasi
1. Luaran
• • • Bunyi bising di dalam persekitaran Objek Fizikal Jarak lokasi

Mengurangkan halangan
• Penerima
• Beri perhatian penuh kepada pengirim • Dengar dengan teliti mesej yang disampaikan • Soal untuk penjelasan, ulangan jika perlu • Sentiasa semak dengan pengirim
11 12

2. Dalaman
• • • • • Sikap dan nilai yang berbeza Kebudayaan sosial yang berbeza Kepincangan fizikal Kurang kemahiran berkomunikasi Maklumat yang tidak tepat berpunca dari perasaan marah, emosi dan perasaan

2

Mendengar dengan berkesan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Berhenti bercakap semasa penyampai maklumat sedang bercakap Buat pengucap merasa selesa Tunjuk kepada pengucap bahawa anda minat mendengar Elakkan gangguan. Beri perasaan anda kepada pengucap Bersabar – beri masa kepada pengucap Kawal perasaan anda – jangan terus marah / salah buat tafsiran Perbalahan dan kritikan hendaklah berpada-pada Bertanya dengan jelas dan tepat Berhenti bercakap – tindak balas yang lain bergantung kepadanya
(Sumber: Keith Davins: Human Behaviour At Work – 1981.)
13

Mengurangkan halangan (samb.)
• Pengirim
• Sedar bahawa salahfaham boleh berlaku dan sentiasa berwaspada dalam semua yang boleh memberi kesan terhadapnya • Uji kefahaman anda tentang mesej tersebut • Kongsi pendapat, perasaan dan persepsi berhubung dengan mesej

14

Asas Komunikasi Berkesan
Kepercayaan Penyampai perlu memperolehi kepercayaan dari pendengar 2. Kebenaran • Mesej hendaklah mempunyai kebenaran/kesahihan 3. Kandungan • Kandungan mesej hendaklah mempunyai •
makna

Asas Komunikasi Berkesan
Keupayaan Mendengar Penyampai mesej perlu memahami keupayaan pendengar untuk fahami mesej 6. Kaedah • Pemilihan kaedah komunikasi hendaklah sesuai dengan tujuan mesej dan juga sasarannya 7. Kesinambungan • Susunan ayat dan perkataan hendaklah ada kaitan dan persambungan antara satu sama lain •
15 16

1.

5.

4.

Kejelasan • Pilihan kata-kata dan simbol yang tepat dapat menentukan kejelasan mesej

Bahaya komunikasi tidak berkesan
1. Rugi 2. Salahfaham Masa/tenaga Ketua dan pengikut Sesama sendiri Kakitangan dengan pelanggan Arahan kabur Arahan tidak tepat Arahan sentiasa berubah Perhubungan tidak baik

Jenis kelakuan atau tindakan
• • • Pasif Agresif Asertif

3. Objektif tidak tercapai

4. Imej Organisasi

5. Perhubungan dan reaksi tidak sihat
17 18

3

Pasif
• Kelakuan atau tindakkan anda tidak berdiri untuk menegakkan hak dan pandangan anda. • Tidak menyuarakan pandangan menyebabkan anda diperalatkan • Berpunca dari sikap tiada keyakinan diri, bimbang dipersalahkan dan suka mengalah.
19

Maaf Tuan!!

Mengapa lambat sangat anda sudahkan kerja ini? Bukan banyak sangat!!

20

Agresif
• Kelakuan atau tindakkan menyatakan perasaan, pandangan dan haknya dengan jelas dan tegas serta menyinggung perasaan dan menyentuh hak orang lain dalam mencapai matlamatnya. • Bersikap defensif, terlalu yakin dengan diri sendiri atau merasa kurang selamat. • Kerap melenting apabila ditegur serta adakalanya merendahkan keupayaan orang lain sebagai jalan keluar
21

Apa ni marahmarah? Siapa tuan?

Kenapa lambat sangat anda sudahkan kerja ini. Bukan banyak atau susah sangat!

22

Asertif
• Orang yang yakin pada dirinya dan jelas haknya serta percaya kepada persamaan dan hak asasi seseorang • Membuat keputusan berasaskan pandangan dan pendiriannya • Pencapaiannya berdasarkan usaha dan inisiatif sendiri • Bersikap terbuka, berani menghadapi masalah dan isu dengan positif • Kelakuan atau tindakkan seseorang dalam menyatakan perasaan, pandangan dan haknya dengan jelas dan tegas tanpa mengganggu perasaan atau hak orang lain.
23

Saya faham tuan, tetapi saya terpaksa melakukannya di samping menjaga kaunter. Halim cuti sakit, saya seorang sahaja

Kenapa lambat sangat anda sudahkan kerja ini? Bukan banyak sangat atau susah sangat

24

4

Hak-hak asasi yang boleh diambil secara asertif:
1. Hak untuk memberi pandangan dan menyatakan pendirian dan tidak dihukum sama ada secara terang atau secara senyap 2. Hak untuk didengari 3. Hak untuk menyatakan tidak dengan asas yang kukuh 4. Hak untuk tidak bersetuju dengan sesuatu 5. Hak untuk merasa marah secara terkawal selagi ia tidak menjadi sumpah seranah, menuduh atau bersikap agresif 6. Hak untuk dihormati sebagai manusia
25

Puan, saya minta maaf. Saya terpaksa balik awal hari ini sebab saya dah berjanji dengan keluarga saya. Saya akan mula overtime esok

Kerja melambaklambak, you kena buat overtime hari ini juga

26

Panduan mengambil tindakan asertif
1. Mengenalpasti hak anda 2. Mengenalpasti hak orang lain dan tidak menyalah gunakannya 3. Memikirkan sebaik-baiknya cara untuk menyuarakan pandangan dan pendirian anda tanpa menyinggung hak dan perasaan orang lain 4. Memahami pendirian dan pandangan pihak yang lain tetapi bukan menyatakan bersetuju 5. Menyuarakan pandangan anda dengan jelas 6. Mengawal suara dan nada suara anda supaya kedengaran positif dan tenang
27

7. Mengawal perasaan marah atau mana-mana perasaan yang ada 8. Tidak meletakkan kesalahan pada orang lain atau seolah-olah menuduh 9. Yakin dengan pendirian anda dan berani menghadapi akibatnya 10. Bersedia berganjak sedikit semasa mencapai keputusan bagi mendapatkan manfaat kepada semua, asalkan hak asasi anda tidak diketepikan

28

Saya tahu bagaimana dengan tiadanya saya hari itu, telah menyebabkan beberapa tindakan tidak boleh diambil. Saya pun bukan sengaja untuk tidak datang. Namun apa yang saya kesalkan ialah tuan telah mengherdik saya dihadapan beberapa staf bawahan yang lain. Apa nanti akibatnya pandangan mereka pada saya?

Bagaimana menambahkan keberkesanan komunikasi
1. Memerlukan fahaman yang jelas terhadap proses komunikasi 2. Menghapuskan gangguan 3. Rancangkan dahulu sebelum menyampaikan mesej dengan menggunakan prinsip
Apa ? Kepada ? Berapa banyak ? Kepada siapa ? Bagaimana ? Bila ?
29 30

5

4. Maklumat yang akan disampaikan hendaklah : - jelas dan mudah difahami - sempurna - ringkas - kukuh - relevan 5. Pembinaan ide-ide satu demi satu 6. Ide – bandingkan di antara yang diketahui dengan yang tidak 7. Mewujudkan / mengalakkan komunikasi dua hala (bersemuka) 8. Kurangkan tapisan

9. Komunikasi bertulis hendaklah digalakkan sekiranya maklumat yang hendak disampaikan adalah terlalu banyak 10. Menggunakan pendekatan saluran yang berbeza untuk kejelasan mesej. 11. Mesej hendaklah diulangi dengan berpatutan jangan sehingga jemu. 12. Tentukan ketepatan mesej. 13. Dengar dengan betul. 14. Peka kepada tindak respon bukan lisan dan bertindak dengan berpatutan. 15. Memilih pendekatan persefahaman di antara orang yang akan menerima mesej.
31 32

EFFECTIVE COMMUNICATION
16. Mesti realistik di dalam menentukan ekspektasi penerima dan kesanggupan untuk mendengar. 17. Menyediakan suasana saling mempercayai, bantu membantu di dalam organisasi 18. Mendapatkan maklumat yang relevan terhadap pendengar / penerima 19. Beri peluang kepada penerima untuk membuat penjelasan / ataupun bertanya. 20. Dapatkan maklumbalas 21. Jangan terus membuat anggapan ( be nonjudgemental ) 22. Elakkan daripada menjadi emosional / cepat marah 23. Jarakkan maklumat yang akan diberi berdasarkan kepada kemampuan penerima maklumat.
33

I’d better do some explaining.

Yes, be sure they don’t get the wrong idea.

SUCCESSFUL COMMUNICATION

Facts+Understanding + Reasons Why + Proper Action

34

CHECKLIST FOR EFFECTIVE COMMUNICATION

IS THE MESSAGE Accurate? Definite? Forceful? Suitable? Simple? Does It Contain Hidden Meaning?
“I know that you believe you understand what you think I said, but I am not sure you realise that what you heard is not what I mean!!

Thank You! Kasih! Terima Kasih!
Designed by Butt3rflyInnovations 2004

35

36

6


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:283
posted:1/27/2010
language:English
pages:6