THE INSTITUTE OF ELECTRICAL AND ELECTRONICS ENGINEERS_ INC_7_

Document Sample
THE INSTITUTE OF ELECTRICAL AND ELECTRONICS ENGINEERS_ INC_7_ Powered By Docstoc
					THE INSTITUTE OF ELECTRICAL AND ELECTRONICS ENGINEERS, INC.

SAINT-MAURICE SECTION BYLAWS ARRÊTÉS DE LA SECTION SAINT-MAURICE
(Draft revision, dated 2001-01-09)

In the following, the Section means the Saint-Maurice section. In the following, IEEE means the Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc. The organization IEEE-Canada acts as Region 7 of the IEEE, which this Section is part of. In all instances, the Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) Bylaws, Constitution and the IEEE Policy and Procedures Manual will prevail when there is a conflict between these documents and Section Bylaws. As well, these Bylaws shall be consistent with the IEEE Canada (Region 7) Bylaws. Unless otherwise noted in Section Bylaws, the IEEE Regional Activities Board (RAB) Operations Manual will prevail.

Dans la présente, la Section signifie la Section Saint-Maurice. Dans la présente, IEEE signifie “the Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc.”. L’organisation IEEE-Canada agit à titre de Région 7 de l’IEEE, dont cette Section fait partie. Dans tous les cas, les “Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) Bylaws”, sa Constitution ainsi que le “IEEE Policy and Procedures Manual” prévaudront lorsqu’il y aura un conflit entre ces documents et les présents Arrêtés de Section. De plus, les présents Arrêtés doivent être en accord avec les “IEEE Canada (Region 7) Bylaws”. A moins d’indication contraire dans ces Arrêtés de Section, le “IEEE Regional Activities Board (RAB) Operations Manual” prévaudra. Les versions anglaises et françaises des Arrêtés de la section Saint-Maurice doivent être approuvées et les deux seront officielles. En cas de contradiction entre les versions anglaises et françaises de ces Arrêtés, toute décision ou action est reportée et référée au Comité exécutif du Conseil.

Both the English and French version of the Saint-Maurice Section Bylaws have to be approved and both will be official.

In the case of a discrepancy between the English and the French version of these Bylaws, any decision or action is postponed and referred to the Council Executive Committee. In these Section Bylaws, the male gender is used without discrimination and only to lighten the text.

Dans ces arrêtés de Section, le genre masculin est employé sans discrimination et uniquement pour alléger le texte.

2

ARTICLE I - Name and Territory / Nom et territoire
Section 1 The following designations represent this organization and are equivalent: Les désignations suivantes représentent cette organisation et sont équivalentes:

- Saint-Maurice Section of the IEEE - Saint-Maurice Section - Section Saint-Maurice de l’IEEE - Section Saint-Maurice Section 2 The territory of the Saint-Maurice Section, as approved by the Regional Activities Board, includes the following region in the Province of Québec: North-South axis: from La Tuque to Drummondville; West-East axis: (North shore of Saint Lawrence river) from Berthier to Deschambault, (South shore of Saint Lawrence river) from Pierreville to Lotbinière. Le territoire de la section Saint-Maurice, tel qu’approuvé par le “Regional Activities Board”, inclut la région suivante dans la province de Québec: Axe Nord-Sud: de La Tuque à Drummondville; Axe Ouest-Est: (Rive nord du fleuve St-Laurent) de Berthier à Deschambault, (Rive sud du fleuve StLaurent) de Pierreville à Lotbinière.

This region also includes the following major Cette région comprend également les cities and towns, but is not limited to them: principales villes et villages suivants, mais n’est pas limitée à ceux-ci: Grand-Mère, Shawinigan, St-Célestin, Victoriaville, Warwick, Plessisville, Princeville, Maskinongé, St-Barthélémy, St-Alexis-des-Monts, Louiseville, Yamachiche, Trois-Rivières, Trois-Rivières-Ouest, Cap-de-la-Madeleine, St-Louis-de-France, Champlain, Batiscan, StStanislas, Ste-Anne-de-la-Pérade, Nicolet, Ville de Bécancour (Gentilly, Ste-Gertrude, etc.), Leclercville, Deschaillons. The postal code ranges (Forward Sortation Area) located on the territory of the SaintMaurice section include: Les gammes de codes postaux (région de tri d’acheminement) situées sur le territoire de la section Saint-Maurice inclut:

G0P, G0X, G0Y, G0Z, G6B, G6L, G6P, G6R, G6S, G6T, G8T, G8V, G8W, G8Y, G8Z, G9A, G9B, G9C, G9N, G9P, G9R, G9T, G9X .
(NOTE: This postal code list will have to be validated, especially to make sure that no postal code was forgotten and that no postal code is conflicting with another section.)

ARTICLE II – Officers / Officiers
Section 1 The elected officers of the Saint-Maurice Section shall be a Chair, a Vice-Chair, a Treasurer and a Secretary. Section 2 The terms of office of the elected officers shall be for 1 year, for a maximum of 3 consecutive mandates. Section 3 Terms of office will begin on January 1st. Outgoing officers will stay in office until their successors are duly elected and take office. La durée du mandat des officiers élus doit être d’un an, pour un maximum de 3 mandats consécutifs.

3

Les officiers élus de la section Saint-Maurice sont un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire.

Les mandats débuteront le 1er janvier. Les officiers sortants occuperont leur poste jusqu’à ce que leurs successeurs soient élus en bonne et due forme et entrent en fonction. Le remplaçant à un poste devenu vacant en cours de mandat sera nommé par l’entremise d’un vote majoritaire du Comité exécutif de la Section (cf: Article IV, Section 1). Les fonctions des officiers élus seront telles que décrites dans le “IEEE Bylaws” ainsi que dans le “IEEE Regional Activities Board Operations Manual”.

Section 4 Any vacancy occurring during the term of office shall be filled by a majority vote of the Section Executive Committee (ref: Article IV, Section 1). Section 5 The duties of the elected officers shall be as described in the IEEE Bylaws and in the IEEE Regional Activities Board Operations Manual.

Section 6 After completing one mandate as a Section Chair, that officer becomes Section PastChair for the following term of office. For voting purposes, the position of Section Past-Chair shall be deemed to be equivalent to that of an elected officer of the Section. Après avoir complété un mandat en tant que président de la Section, cet officier devient président sortant de la Section pour le mandat suivant. Pour fins de vote, le poste de président sortant doit être considéré comme étant équivalent à celui d’un officier élu de la Section.

4

ARTICLE III - Standing Committees / Comités permanents
Section 1 The Standing Committees of the Section may include, but are not restricted to: Educational Activities Professional Activities Membership Development Student Activities Les comités permanents de la Section peuvent inclure, mais ne sont pas limités à: Activités éducationnelles Activités professionnelles Recrutement Activités étudiantes

Section 2 The Chairs of the Standing Committees will be appointed by the Section Chair with the approval of the Section Executive Committee, and their terms will expire on December 31st. Section 3 Each Committee Chair will appoint his Committee members, with the approval of the Section Executive Committee, and their terms will expire on December 31st. Section 4 Duties of the Standing Committees will be essentially as described in the IEEE Bylaws and in the IEEE Regional Activities Board Operations Manual. Les fonctions des comités permanents seront essentiellement telles que décrites dans le “IEEE Bylaws” ainsi que dans le “IEEE Regional Activities Board Operations Manual”. Chaque président de comité nommera les membres de son comité, avec l’approbation du Comité exécutif de la Section, et leurs mandats viendront à échéance le 31 décembre. Les présidents des comités permanents seront nommés par le président de la Section avec l’approbation du Comité exécutif de la Section, et leur mandat viendra à échéance le 31 décembre.

ARTICLE IV – Management / Gestion
Section 1 The management of the Section shall be by the Section Executive Committee, which shall consist of the elected officers (ref: Article II, Section 1), the Section Past-Chair (ref: Article II, Section 6), the Chair of every Chapter and Affinity Group of the Section, the Chair of every Joint Chapter for which the Section acts as parent section, the Standing Committees Chair (ref: Article III) and the Counselor and the Chair of every Student Branch of the Section or their representatives.

5

La gestion de la Section sera assurée par le Comité exécutif de la Section, qui doit comprendre les officiers élus (cf: Article II, Section 1), le président sortant de la Section (cf: Article II, Section 6), le président de tous les chapitres et groupes d’affinité de la Section, le président de tous les chapitres conjoints pour lesquelles la Section agit comme section-mère, le président de tous les comités permanents de la Section (cf: Article III) et le conseiller et le président de toutes les branches étudiantes de la Section ou leurs représentants. Le nombre de membres votants élus doit être supérieur au nombre de membres votants nommés. Le quorum doit être constitué par la majorité des membres du Comité exécutif de la Section, à condition que le nombre de délégués élus par les membres de la Section soit supérieur d’au moins un au nombre de délégués nommés aux Comités. La présence de la majorité des membres du Comité exécutif de la Section (cf: Article IV, Section 1) est requise pour que celui-ci puisse prendre des décisions.

The number of voting members elected must be at least one greater than those appointed. Section 2 A majority of the Section Executive Committee shall constitute a quorum, provided that delegates elected by the Section membership are at least one greater in number than delegates appointed to the Committee. Section 3 A majority of the Section Executive Committee (ref: Article IV, Section 1) present shall be necessary in the conduct of its business.

(NOTE: Is it reasonable to eliminate the Section 3 from these Bylaws, even if it was present in the previous Bylaws?)

6 Section 4 When a quorum is not present, or when there is not sufficient time to call a meeting of the Section Executive Committee, the Section Chair may submit any decision item to all members of the Section Executive Committee for mail ballot (including secure electronic mail and fax). Approval by the majority of the Section Executive Committee members shall authorize the item(s) proposed in a mail ballot. Lorsqu’un quorum n’est pas présent, ou lorsqu’il n’y a pas suffisamment de temps pour convoquer une réunion du Comité exécutif de la Section, le président de la Section peut soumettre tout élément décisionnel à tous les membres du Comité exécutif de la Section pour un vote postal (pouvant inclure le courrier électronique sécurisé et le télécopieur). L’approbation par la majorité des membres du Comité exécutif de la Section autorisera l’(les) item(s) proposé(s) pour le vote postal. Les membres du Comité exécutif de la Section tiendront habituellement au moins deux réunions par année à la demande du président de la Section ou de trois des membres du Comité exécutif de la Section. Les membres du Comité exécutif de la Section n’auront droit qu’à un vote chacun, peu importe le nombre de postes qu’ils occupent. L’année financière de la Section s’étendra du 1er janvier au 31 décembre.

Section 5 Meetings of the Section Executive Committee ordinarily will be held at least twice a year and will be called by the Section Chair or by a request of any three members of the Section Executive Committee. Section 6 The vote of each member of the Section Executive Committee shall count as one vote only, regardless to the number of positions they hold. Section 7 The fiscal year of the Section shall be January 1st to December 31st.

ARTICLE V - Nomination and Election of Officers / Nomination et élection des officiers
Section 1 A Nominations Committee consisting of one (1) member, not then an elected officer of the Section (ref: Article II, Section 1), shall be appointed by the Section Chair with the approval of the Section Executive Committee. Un Comité de nominations composé d’un (1) membre, n’étant pas alors un officier élu de la Section (cf: Article II, Section 1), sera nommé par le président de la Section avec l’approbation du Comité exécutif de la Section.

7 Section 2 The nominations of the Nominating Committee will be announced to the Section membership and, following this, a minimum of 15 days allowed for additional nominations by petition. To be valid, the petition must be signed by at least 2% of the Section membership. Les candidatures proposées par le comité de nominations seront annoncées aux membres de la Section et, à la suite de cette annonce, au moins 15 jours seront alloués pour d’autres mises en candidatures par pétition. Pour être valide, la pétition doit être signée par au moins 2% des membres de la Section.

(NOTE: Is the 15 days period sufficient or it need to be increased to 28 days as mentioned in the IEEE RAD bylaws template?)

Section 3 The Nominations Committee shall normally act as the Tellers Committee. The Section Chair should appoint the Tellers Committee, which consists of one (1) member, not then an elected officer of the Section, with the approval of the Section Executive Committee. Section 4 If only one nomination is made for a given office the corresponding Officer is elected by acclamation. If additional nominations are made, election will be by secret ballot, mailed to the section membership with the vote counted by the Tellers Committee (ref: Article V, Section 3). Si une seule candidature est proposée pour un poste donné, le candidat sera alors élu par acclamation. Si d’autres mises en candidatures sont présentées, l’élection aura lieu par scrutin; les bulletins de vote seront envoyés aux membres par la poste et le Comité de scrutin (cf: Article V, Section 3) procédera au dépouillement. Le Comité de nominations doit normalement agir comme Comité de scrutin. Le président de la Section doit nommer le Comité de scrutin, qui est composé d’un (1) membre, n’étant pas alors un officier élu de la Section, avec l’approbation du Comité exécutif de la Section.

(NOTE: Do we specify here the obligation to hold the election by ballot in the event that there is only one candidate for every position? Is it in order to give to voting members the opportunity to write another name directly on the ballot?)

8 Section 5 The timetable for this procedure is as L’échéancier pour cette procédure est le follows: suivant:  Announcement of Nominations :  Annonce des candidatures : 1er st November 1 novembre  Close nominations by Petition :  Fermeture des mises en candidatures November 15th par pétition : 15 novembre  Hold election if necessary : November  Tenue de l’élection si nécessaire : 15 15th novembre  If required, a ballot shall be mailed  Si requis, envoi des bulletins de vote st er prior to : December 1 par la poste avant le : 1 décembre
(NOTE: Shall we mention in these bylaws the 6 months delay prior the election date to announce the call of nomination, as requested by the section 9.4 F of the RAB Operations Manual or specify a shorter delay?)

Section 6 A plurality of the votes cast shall be sufficient for election by ballot. Une majorité des votes exprimés sera suffisante pour une élection par bulletin de vote.

ARTICLE VI - Business Meeting / Réunion de travail
Section 1 In order to transact business at a Section meeting, at least 5% members must be present to constitute a quorum. Pour que des décisions puissent être prises durant une réunion de travail de la Section, au moins 5% des membres doivent être présents pour constituer un quorum.

ARTICLE VII – Finances / Finances
Section 1 All disbursements of Section funds must be approved by the Section Chair or the Section Treasurer. Section 2 Without prior authorization of the IEEE Executive Committee, Section funds can be used only for normal operations of the Section. Sans l’autorisation préalable du Comité exécutif de l’IEEE, les fonds de la Section ne peuvent être utilisés que pour les opérations habituelles de la Section. Toutes les sorties de fonds de la Section doivent être approuvées par le président ou le trésorier de la Section.

9 Section 3 The Treasurer and the Chair shall be Le trésorier et le président doivent être authorized to draw funds as approved by the autorisés à prélever des fonds tel Section Executive Committee. qu’approuvé par le Comité exécutif de la Section.

ARTICLE VIII – Amendments / Amendements
Section 1 Proposals for amendments to these Bylaws may originate in the Section Executive Committee or by a petition signed by 25% or more voting members. Section 2 Amendments to or revocation of these Les amendements apportés à ces Arrêtés Bylaws shall be in accordance with the IEEE ou leur abrogation doivent être effectués conformément aux “IEEE Bylaws”. Bylaws. Les propositions d’amendements à ces Arrêtés peuvent être présentés par le Comité exécutif de la Section ou par une pétition signée par 25% ou plus des membres votants.

10

SECTION EXECUTIVE COMMITTEE APPROVAL SIGNATURES / SIGNATURES DES MEMBRES DU COMITÉ EXÉCUTIF DE LA SECTION

Position : Titre :

Signature Signature

Date: February 3rd, 2001 Date: 3 février 2001

___________________________________ ___________________________________ Chair / président : Dominic RIVARD Vice-chair / vice-président : Pierre LESAGE

___________________________________ ___________________________________ Treasurer / Trésorier : Kodjo AGBOSSOU Secretary / Secrétaire : Sylvain PRATTE

___________________________________ ___________________________________ Educational Activities / Activités Professional Activities / Activités éducationnelles : Daniel MASSICOTTE professionnelles : Eloi NGANDUI

___________________________________ ___________________________________ PELS chapter chair / Président chapitre Student Branch Counselor / Conseiller de la PELS : Ahmed CHÉRITI branche étudiante : Pierre SICARD

___________________________________ Past-Chair / Président sortant : Dominic RIVARD

Date:________________________

__________________________________________________ Region 7 Director / Directrice de la région 7 : Celia DESMOND