(Microsoft Word - No347oes Arquivologia - 1.doc) by fpf16947

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									                                                       PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
                ARQUIVOLOGIA                           ARQUIVO (Schellenberg)

   •   CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA                               GÊNERO DOS DOCUMENTOS
   •   TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS                               BIBLIOTECA            ARQUIVO
   •   SUPORTE FÍSICO                                  Documentos impressos Documentos textuais
                                                       Audiovisual          Audiovisual
                                                       Cartográfico         Cartográfico
ARQUIVOLOGIA

Estudo, ciência e arte dos arquivos.                                       ORIGEM
                                                            BIBLIOTECA                 ARQUIVO
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos   - Os documentos são      - Os documentos são
Arquivistas.                                           produzidos e conservados produzidos e
                                                       com objetivos culturais  conservados com
                                                                                objetivos funcionais
ARQUIVISTICA

Princípios e técnicas a serem observados na                       AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA
construção, organização, desenvolvimento e                   BIBLIOTECA               ARQUIVO
utilização dos arquivos.                               - Os documentos são      - Os documentos não
                                                       colecionados de fontes   são objetos de coleção;
                                                       diversas, adquiridos por provêm das atividades
DOCUMENTO                                              compra ou doação         públicas ou privadas,
                                                                                servidas pelo arquivo.
Registro de uma informação independente da
natureza do suporte que a contém.                      - Os documentos existem - Os documentos são
                                                       em numerosos exemplares produzidos num único
*Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida                              exemplar, ou limitado
num documento. A informação é sempre incorpórea,                               em número de cópias.
por isso é definida como matéria prima abstrata.       - A significação do
                                                       acervo documental não   - Há uma significação
                                                       depende da relação que  orgânica entre os
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO                                 os documentos tenham    documentos
                                                       entre si
- Arquivos
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
                                                                MÉTODO DE AVALIAÇÃO
para a consecução de seus objetivos, visando à
                                                            BIBLIOTECA         ARQUIVO
utilidade que poderão oferecer no futuro.
                                                       - Aplica-se a unidades   - Preserva-se a
- Bibliotecas                                          isoladas                 documentação referente
É o conjunto de material, em sua maioria impresso,                              a uma atividade, como
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e                                  um conjunto e não como
consulta.                                                                       unidades isoladas

- Museus                                               - O julgamento não tem   - Os julgamentos são
É uma instituição de interesse público, criada com a   caráter irrevogável      fanais e irrevogáveis
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos     - O julgamento envolve   - A documentação não
de valor cultural.                                     questões de              raro existe em via única
                                                       conveniência, e não de
                                                       preservação ou perda
                                                       total
         MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO                         CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO /
      BIBLIOTECA            ARQUIVO                      ATUAÇÃO
- Utiliza métodos    - Estabelece
predeterminados      classificação específica            - Setoriais
                     para cada instituição,              São aqueles estabelecidos junto aos órgãos
                     ditada pelas suas                   operacionais, cumprindo funções de arquivo
                     particularidades                    corrente.

- Exige conhecimento do     - Exige conhecimento da      - Gerais / Centrais
sistema, do conteúdo e da   relação entre as             São os que se destinam aa receber os     documentos
significação dos            unidades, a organização      correntes provenientes dos diversos      órgãos que
documentos a classificar    e o funcionamento dos        integram a estrutura de uma               instituição,
                            órgãos                       centralizando, portanto, as atividades    de arquivo
                                                         corrente.

             MÉTODO DESCRITIVO
      BIBLIOTECA             ARQUIVO                     CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos           FREQUENCIA DE USO
discriminadas          de documentos
                                                         1ª Idade - Corrente
- As séries (anuários,      - As séries (órgãos e suas   Constituído de documentos em curso ou
periódicos, ...) são        subdivisões, atividades      consultados freqüentemente, conservados nos
unidades isoladas para      funcionais ou grupos         escritórios ou nas repartições que os receberam e os
catalogação                 documentais da mesma         produziram ou em dependências próximas de fácil
                            espécie) são                 acesso.
                            consideradas unidades
                            para fins de descrição       São conservados pela administração e somente o
                                                         pessoal dessa administração tem competência para
                                                         sobre o seu trato, classificação e utilização.

ARQUIVO
                                                         2ª Idade - Intermediário
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente         Constituído de documentos que deixaram de ser
produzidos e recebidos por um governo,                   freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que
organização ou firma no decorrer de suas atividades,     os receberam e os produziram podem ainda solicitá-
arquivados e conservados por si e seus sucessores        los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
para efeitos futuros” (Solon Buck)                       problema novamente focalizado. Não há
                                                         necessidade de serem conservados próximos aos
                                                         escritórios.
FINALIDADE
                                                         Saem do domínio exclusivo da administração que
1º Servir à administração                                os produziu e tornam-se passivos de ação comum
2º Servir à história                                     desta e da Administração de Arquivos,
                                                         permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
* Relação com valor primário e valor secundário
dos documentos
                                                         3ª Idade - Permanente
                                                         Constituído de documentos que perderam todo
FUNÇÃO                                                   valor de natureza administrativa, que se conservam
                                                         em razão de seu valor histórico ou documental e
Tornar disponível as informações contidas no             que constituem os meios de conhecer o passado e
acervo documental sob sua guarda.                        sua evolução.

       - Guarda e conservação                            São de competência exclusiva da Administração
       - Acessibilidade e pesquisa                       dos Arquivos.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS                           Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS                         no decurso de sua existência.

- Públicos                                                 Característica
       Federal                                                    - Criação e recepção por uma entidade
       Estadual                                                   - Prova de transações passadas
       Municipal                                                  - Caráter orgânico ou administrativo
                                                                  - Exemplar único
- Privados
       Institucionais
       Comerciais                                          CARACTERÍSTICAS
       Familiais
       Pessoais                                            Conforme suas características, forma ou conteúdo
                                                           os documentos podem ser classificados de acordo
                                                           com suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
* Arquivos de 3ª Idade                                                 DEFINIÇÃO              EXEMPLOS
                                                                        TÉCNICA
- Franqueado                                                        “Material sobre o        Acetato / Papel /
Franqueado ao público,          utilizando   algumas       SUPORTE qual as                   Filme de Nitrato
formalidades de consulta.                                           informações são          / Fita Magnética
                                                                    registradas”
- Restrito                                                          “Estágio de              - Original
Arquivos que preservam a segurança nacional,                FORMA preparação e de            - Cópia
Arquivos Militares.                                                 transmissão de           - Rascunho
                                                                    documentos”
- Confidencial                                                      “Configuração            - Cartaz
Que podem ser           consultados    por    pessoas      FORMATO física de um              - Livro
credenciadas.                                                       suporte, de acordo       - Planta
                                                                    com a natureza e
                                                                    o modo como foi
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA                                     confeccionado”
DOS DOCUMENTOS                                                      “Configuração que        - Documentação
                                                            GÊNERO assume o                  Audiovisual
- Especiais                                                         documento de             - Documentação
Tem sob sua guarda documentos de formas físicas                     acordo com o             Fonográfica
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e            sistema de signos        - Documentação
que por esta razão merecem tratamento especial                      utilizado na             Iconográfica
não apenas no que se refere ao seu armazenamento,                   comunicação de           - Documentação
como também no registro, acondicionamento,                          seu conteúdo”            Textual
controle, conservação ...                                           “Configuração            - Boletim
                                                            ESPÉCIE que assume um            - Certidão
- Especializados                                                    documento de             - Declaração
Documentos resultantes da experiência humana                        acordo com a
                                                                                             - Relatório
num campo específico, independente da forma                         disposição e a
física que apresentem, são também chamados de                       natureza das
arquivos técnicos.                                                  informações nele
                                                                    contidas”
                                                                    “Configuração
                                                                                             - Boletim de
                                                                    que assume uma
                                                             TIPO                              Ocorrência
DOCUMENTOS DE ARQUIVO                                               espécie
                                                                    documental, de           - Certidão de
                                                                    acordo com a               Nascimento
Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição
                                                                    atividade que a          - Declaração de
pública ou privada, no exercício de suas atividades,
                                                                    gerou”                     Imposto de
constitua elemento de prova ou de informação.
                                                                                               Renda
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO                            (A) Configuração que assume um documento de
                                                        acordo com o sistema de signos utilizado na
-Ostensivos / Ordinários                                comunicação de seu conteúdo.
Cuja divulgação não prejudica a Administração.
                                                        (B) Denominação dos documentos conforme o
- Sigilosos                                             estágio de preparação e de transmissão.
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias especiais        (C) Configuração que assume um documento de
de salvaguardar sua custódia e divulgação.              acordo com a disposição das informações nele
                                                        contidas.
Graus de Sigilo em ordem crescente:
       Reservados                                       (D) Configuração que assume uma espécie
       Confidencial                                     documental de acordo com a atividade que a gerou.
       Secreto
       Ultra-secreto                                    (E) Configuração física de um suporte de acordo
                                                        com a sua natureza e o modo como foi
                                                        confeccionado.
         RESOLUÇÃO DE QUESTÕES

1) A classificação dos documentos de arquivo em         5) No domingo, o programa Fantástico, da TV
“textual”,   “audiovisual”,   “cartográfico”  ou        Globo, mostrou reportagem sobre a incineração
                                                        de fichas, prontuários e relatórios que teriam
“iconográfico” implica em definição
                                                        sido produzidos pelos órgãos de informação
                                                        militares entre 1964, início da ditadura, e 1994,
(A) da espécie documental.                              nove anos após o fim do regime. O comandante
(B) da forma do documento.                              Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’, com a
(C) do formato do documento.                            descoberta. ‘‘A Aeronáutica tem procurado
(D) do gênero documental.                               contribuir ao máximo em relação à pesquisa de
(E) do tipo documental.                                 documentos que podem se tornar históricos.’’
                                                        (Correio Brasiliense, 14/12/2004)

                                                        O texto acima trata de documentos de custódia
2) Quanto à natureza do assunto, os documentos          Militar. Quanto ao acesso a esses documentos,
podem ser classificados em:                             podemos afirmar que é:

(A) públicos e privados.                                (A) Franqueado
(B) ostensivos e sigilosos.                             (B) Restrito
(C) correntes e permanentes.                            (C) Ostensivo
                                                        (D) Especializado
(D) tipológicos e diplomáticos.                         (E) Público
(E) administrativos e históricos.

                                                           •   GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
3) Para negativos de vidro, é correto afirmar que:
                                                           •   GESTÃO DE DOCUMENTOS
(A) fotografia é o suporte e vidro é a forma.              •   AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(B) fotografia é o formato e vidro é a técnica.            •   ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO
(C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie.          INTERMEDIÁRIO    /    ARQUIVO
(D) fotografia é tanto o suporte como a espécie.               PERMANENTE
(E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte
                                                        GESTÃO DE DOCUMENTOS
4) Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
definidos segundo uma certa categorização de            Aspecto da administração geral relacionado com a
documentos arquivísticos. Assinale a definição que      busca de economia e eficácia na produção,
melhor conceitua essa categorização.                    manutenção, uso e destinação final dos documentos.
Conjunto de medidas e rotinas visando à                 OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
racionalização e eficiência na criação, tramitação,     DOCUMENTOS
classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
                                                           •   Redução da massa documental
Conjunto de procedimentos e operações referentes à         •   Agilidade na recuperação dos documentos e
sua produção, tramitação, uso, avaliação e                     das informações
arquivamento em fase corrente e intermediária,             •   Eficiência administrativa
visando a sua eliminação ou recolhimento para              •   Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente.                                             guarda permanente
                                                           •   Racionalização da produção e do fluxo de
                                                               documentos (tramite)
OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE                          •   Liberação de espaço físico
DOCUMENTOS
                                                           •   Incremento à pesquisa
Produção dos Documentos
Inclui a elaboração de formulários, implantação de
                                                        VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO
sistemas de organização da informação, aplicação
                                                        Qualidade inerente às razões da criação de todo
de     novas     tecnologias aos     procedimentos
                                                        documento, em decorrência das atividades-fim e
administrativos.
                                                        das atividades-meio de uma instituição.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução, automatização do acesso,        VALOR SECUNDÁRIO
mobiliário, materiais, local.
                                                        Qualidade informativa que um documento pode
Destinação Final dos Documentos                         possuir depois de esgotada sua utilização primária
Programa de avaliação que garanta a proteção dos        (vigência administrativa).
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatório e informativo.                      PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE
                                                        PROCESSOS DE AVALIAÇÃO

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS                                    •   Constituição formal da Comissão de
                                                               Avaliação de Documentos, que garanta
A avaliação de documentos de arquivo é a etapa                 legitimidade e autoridade à equipe
decisiva no processo de implantação de políticas de            responsável.
gestão de documentos, tanto nas instituições
públicas quanto nas empresas privadas.                     •   Elaboração de textos legais ou normativos
                                                               que definam normas e procedimentos para o
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar          trabalho de avaliação.
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer      •   Estudo da estrutura administrativa do órgão
prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo             e análise das competências, funções e
para a racionalização dos arquivos e eficiência                atividades de cada uma de suas unidades.
administrativa, bem como para a preservação do
patrimônio documental.                                     •   Levantamento da produção documental:
                                                               entrevistas com funcionários, responsáveis e
*Ciclo de Vida dos Documentos                                  encarregados, até o nível da seção, para
       1ª Idade – Arquivo Corrente                             identificar as séries documentais geradas no
       2ª Idade – Arquivo Intermediário                        exercício de suas competências e atividades.
       3ª Idade – Arquivo Permanente
                                                           •   Análise do fluxo documental: origem,
                                                               pontos de tramitação e encerramento do
                                                               trâmite.
   •   Identificação dos valores dos documentos de        •   Promover o levantamento e a identificação
       acordo com sua idade: administrativo, legal,           das    séries   documentais    produzidas,
       fiscal, técnico, histórico.                            recebidas ou acumuladas por seu respectivo
                                                              órgão.
   •   Definição dos prazos de guarda em cada
       local de arquivamento.                             •   Elaborar a proposta da Tabela de
                                                              Temporalidade,             encaminhando-a,
                                                              acompanhada das necessárias justificativas,
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR                                      para a apreciação e aprovação da CCAD.
DOCUMENTOS
                                                          •   Solicitar a colaboração de auxiliares
A complexidade e responsabilidade do trabalho de              temporários para o desenvolvimento dos
avaliar, exigem a constituição de equipes, que                trabalhos, em razão de sua especificidade ou
poderão ser denominadas grupos ou comissões de                volume.
avaliação, para analisar os documentos nos seus
mais diversos aspectos. Esse processo participativo       •   Acompanhar os trabalhos de organização,
de profissionais ligados às mais diversas áreas do            racionalização e controle de arquivos e
conhecimento será decisivo para se definirem                  documentos de seu órgão, visando o
critérios de valor, sendo recomendável que faça               estabelecimento de rotinas de eliminação ou
parte da comissão um técnico de nível superior da             envio para guarda permanente.
área específica de competência do órgão, um
procurador ou assessor jurídico e um arquivista.          •   Propor as modificações cabíveis para a
                                                              Tabela de Temporalidade, atualizando-a
                                                              sempre que necessário.
COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO
                                                          •   Elaborar a relação dos documentos a serem
   •   Coordenar e orientar as atividades                     eliminados ou remetidos para guarda
       desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de             permanente.
       Avaliação, respeitada a legislação específica
       de cada órgão.                                     •   Coordenar o trabalho de seleção e
                                                              preparação     material    dos      conjuntos
   •   Avaliar, adequar e aprovar as propostas de             documentais a serem eliminados, deixando-
       Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas              os disponíveis para eventuais verificações.
       Comissões Setoriais de Avaliação.
                                                          •   Presenciar a eliminação dos documentos,
   •   Orientar a execução das decisões registradas           lavrando a respectiva ata.
       na Tabela de Temporalidade (eliminação,
       transferência, recolhimento, reprodução).
                                                       METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
   •   Supervisionar as eliminações de documentos
       ou recolhimentos ao Arquivo Permanente,         A Tabela de Temporalidade é instrumento
       de acordo com o estabelecido nas Tabelas        fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo
       de Temporalidade.                               de vida dos documentos. Nela devem constar os
                                                       prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
   •   Aprovar as amostragens.                         corrente, de sua transferência ao arquivo central ou
                                                       intermediário, e sua destinação final, quando se
   •   Propor      critérios  de   organização,        determina sua eliminação ou recolhimento ao
       racionalização e controle da gestão de          arquivo permanente. Nesse instrumento é
       documentos e arquivos.                          importante registrar também os documentos que
                                                       deverão ser reproduzidos em outros suportes
                                                       (microfilmagem, digitalização etc.).
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS                                          Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
                                                       deverá ser aprovada por autoridade competente e
                                                       amplamente divulgada entre os funcionários da
                                                       instituição ou empresa.
A Tabela de Temporalidade é um instrumento              ELIMINAÇÃO
dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar      Destruição de documentos que, no processo de
os novos conjuntos documentais que possam vir a         avaliação, foram considerados sem valor para
ser produzidos e as mudanças que, eventualmente,        guarda permanente.
ocorrem na legislação.
                                                        A eliminação depende de algum instrumento legal
                                                        ou normativo que a autorize.
PRAZO DE VIGÊNCIA
                                                        A inutilização dos documentos poderá ser efetuada
Intervalo de tempo durante o qual o documento           por procedimentos diversos, dependendo de seu
produz efeitos administrativos e legais plenos,         suporte. Como a massa documental produzida e
cumprindo as finalidades que determinaram sua           acumulada ainda é predominantemente papel, cada
produção.                                               órgão público ou empresa deverá definir os
                                                        métodos      e    adquirir   os     equipamentos
                                                        (fragmentadoras de pequeno e grande porte)
PRAZO DE PRESCRIÇÃO                                     necessários ao processamento de eliminação. Não é
                                                        recomendável do ponto de vista ecológico a
Intervalo de tempo durante o qual o poder público,      incineração de papéis, que poderão ser
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a       mecanicamente transformados em aparas e doados
tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito     ou vendidos para reciclagem.
seu que entenda violado.
                                                        É importante prever os procedimentos adequados à
                                                        eliminação durante a elaboração de textos legais ou
PRAZO DE PRECAUÇÃO                                      normativos que deverão disciplinar a matéria.

Intervalo de tempo durante o qual o poder público,         •   Quais os dispositivos legais ou normas
a empresa ou qualquer interessado guarda o                     internas que legitimam o ato.
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo             •   Quem registra o ato.
Permanente.
                                                           •   Onde e quando será realizada.

TABELA DE TEMPORALIDADE                                    •   De que maneira será processada.

Instrumento aprovado pela autoridade competente            •   O que será feito com o resíduo da
que regula a destinação final dos documentos                   eliminação.
(eliminação ou guarda permanente), define prazos
para sua guarda temporária (vigência, prescrição,
precaução), em função de seus valores legais,           Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os
fiscais, administrativos etc. e determina prazos para   seguintes dados:
sua transferência, recolhimento e eliminação.
                                                           • Órgão Produtor
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade            • Série Documental
Área                                       Folha Nº        • Datas-limite
Responsável                                Data / /        • Quantidade Eliminada (em metros lineares)
Item        Cod.      Via Tempo     de                     • Data da Eliminação
Documental Formulário     Arquivamento
                                                           • Assinatura dos Responsáveis
                          AA AI AGI Cópia Observações
                                                        _________________________________________

                                                                 RESOLUÇÃO DE QUESTÕES

                                                        6) Considerando a teoria das três idades, a avaliação
                                                        dos documentos de arquivo deve ser realizada no
                                                        estágio:
                                                             (E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o
(A) intermediário;                                           historiador.
(B) corrente / intermediário;
(C) intermediário / permanente.;
(D) corrente;                                                10) De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de
(E) permanente.                                              janeiro de 1991, a eliminação de documentos
                                                             públicos de valor permanente

7) A administração da produção, tramitação,                  (A) ocorrerá após concluído o processo de
organização, uso e avaliação de documentos, mediante         avaliação conduzido pelas respectivas Comissões
técnicas e práticas arquivísticas, a fim da racionalização   Permanentes de Avaliação.
e eficiência dos arquivos, denomina-se:
                                                             (B) ocorrerá após a elaboração e o registro das
(A) Organização e Métodos (OM);                              tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
(B) Gestão de documentos;
(C) Ciclo vital dos documentos;                              (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do
(D) Destinação de documentos;                                poder executivo da esfera de competência dos
(E) Princípio da unidade protocolizadora.                    documentos.

                                                             (D) não é permitida por serem documentos
8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a      imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor
formação de grandes depósitos de massa                       histórico, probatório e informativo.
documental acumulada, vulgarmente denominados
“arquivo morto”. Tais documentos                             (E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não
                                                             houver compradores interessados na sua aquisição.
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,
evitando o acúmulo.

(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os                   •   MICROFILMAGEM
papéis permanentes.                                             •   GED – GERENCIAMENTO
                                                                    ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurídico ou histórico.

(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
                                                             MICROFILMAGEM
Nacional para realizar sua seleção.
                                                             “Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
                                                             deste Decreto, o resultado do processo de
(E) deveriam       ser    recolhidos    ao    arquivo
                                                             reprodução em filme, de documentos, dados e
intermediário.
                                                             imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
                                                             em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
                                                             1.799 de 30/01/1996).
9) Como instrumentos de destinação, as tabelas de
temporalidade
                                                                •   Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio de
(A) determinam quais documentos descartados                         1968 - regula a microfilmagem de
deverão ser restaurados.                                            documentos      oficiais  e    dá     outras
                                                                    providências
(B) organizam a transferência de documentos para o              •   Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro
arquivo permanente.                                                 de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.

(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos                   •   Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 -
determinando suas idades.                                           da Secretaria de Justiça - dispõe sobre o
                                                                    registro e a fiscalização do exercício da
(D) indicam quais documentos             devem     ser              atividade de microfilmagem de documentos
recolhidos ao arquivo intermediário.
Vantagens:     Integridade    das    informações.    Jaqueta
Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas através de Leitores de       A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster
Microfilme.                                          especial, transparentes e muito finas, unidas a
                                                     intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
Segurança: Duas vias de microfilme, original e       canais, que permanecem abertos nas extremidades,
cópia, proporcionando à Microfilmagem total          por onde serão inseridas as tiras de microfilme.
segurança.
                                                     As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.
Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de    Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.
índices em banco de dados, busca das informações
em poucos minutos e cópias em papel se necessário.   Suas principais vantagens são a possibilidade de
                                                     atualização por itens independentes de arquivo, a
Redução de espaço: em até 98% de redução de          facilidade de disseminação da informação e o baixo
espaço físico dos arquivos.                          custo dos aparelhos de leitura.

Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se       Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
total durabilidade de arquivo.                       indexação, possível por meio de vários recursos
                                                     como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968.
                                                     Microficha
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível
com as mídias magnéticas e ópticas.                  A microficha nada mais é que uma folha de filme ,
                                                     normalmente da largura superior a 70mm. A
MICROFORMAS                                          microficha considerada padrão e a mais usada é a
                                                     de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade
Principais Bitolas                                   pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
                                                     podem ser geradas de muitas maneiras diferentes,
                                                     entre elas as mais comuns são:
   •   16mm (até A4)
   •   35mm (Grandes Formatos, Plantas)
                                                        • Duplicando uma jaqueta
   •   105 mm (Micropublicações, Microfichas)
                                                        • Montando tiras de filmes
                                                        • Utilizando uma câmara planetária tipo “Step
PRINCIPAIS MICROFORMAS                                    & Repeat”
                                                        • Utilizando uma câmara C.O.M.
Rolo de Microfilme                                   MODOS DE MICROFILMAGEM -
                                                     DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à    Simplex
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o      Um documento após o outro ao longo da película de
menor custo por imagem filmada. Proporciona          microfilme. Pode ser obtido em câmaras rotativas e
perfeita integridade de arquivo.                     planetárias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e
                                                     35mm
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem     de   informações     sujeitas a    - Fotograma em pé - Comic Mode
atualizações constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqüencial numérico ou
cronológico.

As larguras mais     usadas são        16mm para
                                                     - Fotogramas Deitado - Cine Mode
documentm               tiva e os de 35mm para
arquivos m              as, mapas, livros, etc.
                                                       microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o
                                                       filme estão em movimento no momento da
                                                       microfilmagem.

                                                       A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no
                                                       sistema “duo” ou duplex.
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados
simultaneamente, com uma única passagem do
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.




                                                       Processadoras

                                                       Após a microfilmagem as processadoras
                                                       transformam a imagem latente em imagens visíveis.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte
inferior do mesmo.




EQUIPAMENTOS                                           Duplicadores

Microfilmadoras Planetárias                            Utilizado para fazer cópias das microformas

Composta de uma base fixa onde está o campo
fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento     Leitores Simples
está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o
documento quanto o filme estão parados no              Utilizados para a consulta das microformas, os
momento da microfilmagem.                              leitores simples se restringem apenas a consulta.




Microfilmadoras Rotativas
                                                       Leitores Copiadores
Utilizada     para    microfilmar     documentos
                                                       Diferente dos leitores simples possibilitam a
padronizados, possui um sistema de transporte por
                                                       impressão e/ou escanear a imagem.
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
                                                         papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para
                                                         imagens de documentos

                                                         O Work Flow é uma poderosa ferramenta no
                                                         processo de tomadas de decisões onde é necessário
                                                         um intenso trâmite de documentos muitas vezes até
                                                         em cidades e países diferentes.

                                                         Vantagens:
                                                            • Incremento ao Tramite
                                                            • Informação “just in time”.
GED – GERENCIAMENTO
ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS
                                                         Sistema de GED

Definição                                                Um sistema de GED é composto por:
É um conjunto de tecnologias que permite o               Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída.
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mídias, como papel, microfilme, som,           Entrada (Input)
imagem e mesmo arquivos já criados na forma
digital.                                                 No processo de GED os documentos originais
                                                         podem estar nos mais diversos suportes como, por
                                                         exemplo, Imagem Estática, Imagem Dinâmica,
Document Imaging                                         Áudio, e serão convertidos para o formato digital.
É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos estáticos, ou seja,                Para a realização destes procedimentos são
documentos que não tem versões. Os documentos            utilizados Hardwares específicos:
originalmente em mídias analógicas (papel,               Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura
mirofilme, ...) deverão ser convertidos através de       (Vídeo e / ou Áudio).
processos de digitalização.
                                                         Scanner: Dispositivo que converte de maneira
A principal vantagem é o armazenamento e a               eletro-óptica um documento analógico (impresso)
diminuição do volume físico dos documentos.              em código binário (documento eletrônico,
                                                         documento digital) pela detecção e medida da luz
   •   13.000 páginas A4 digitalizadas em                refletida ou transmitida.
       1 CD-ROM.
                                                         Indexação: a indexação é o processo que garantirá
Outro aspecto importante é com relação à                 a recuperação dos documentos, na indexação são
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo                atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao
documento pode ser disponibilizado para consulta         conteúdo do documento. Esse processo pode ser
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e                  realizado com a identificação destes termos antes da
acessibilidade pode ser restringida através de senhas.   digitalização do documento ou após a digitalização,
                                                         o que vai definir o momento exato da digitalização
                                                         é o grau de complexidade de identificação destes
                                                         termos.
Workflow

Ferramenta para armazenamento, recuperação e
tramitação de Documentos, o termo Workflow               Duas tecnologias (via Software) permite que ao
refere-se ao modo como os documentos são                 digitalizar uma imagem o software reconheça o
processados.                                             conteúdo textual da imagem convertendo-a para
                                                         texto em caracteres (ASCII).
Com os documentos convertidos para imagens, era
necessária uma tecnologia que substituísse o                •   OCR – Opitical Character Recignicion
processo humano de trâmite de documentos em
              Documentos Datilografados ou             um documento com a menor distorção de tamanho
              Digitados                                possível.

   •   ICR – Intelligent Character Recognition         A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo,
             Texto Manuscrito                          que processam a imagem, e para os monitores.


Armazenamento (Storage)                                Saída (Output)

Discos Magnéticos                                      A saída de um sistema de GED é a possibilidade de
Disco com superfície magnética na qual podem ser       se obter o documento impresso novamente, para
armazenados dados pela magnetização de áreas de        isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
sua superfície.                                        resolução e com uma boa velocidade de impressão
                                                       de páginas por minuto.
   •   Disquetes
   •   Hard Disk                                       Outro aspecto relevante é possibilidade de converter
                                                       o suporte de documentos para outros formatos,
                                                       exemplo:

Discos Ópticos                                            • COM – Computer Output to Microfilm
Mídia que aceita e mantém informações sob a                      Utilizado para gerar microfilme.
forma de marcas numa camada de gravação que
pode ser lida com um raio óptico.                         • COLD – Computer Output to Laser Disk
                                                                 Utilizado para gerar discos ópticos.
   •   CD-ROM
   •   CD-R
   •   DVD                                                                 QUESTÕES
   •   DVD-R
   •   WORM (Write Once, Read Many)                    11 - O procedimento da microfilmagem:

                                                       (A) substitui a etapa arquivística da avaliação de
Discos Magneto-Ópticos                                 documentos;
Utiliza um campo magnético que só pode ser
alterado quando o disco é aquecido através do laser.   (B) não elimina o prévio tratamento técnico da
                                                       documentação;
Nos processos de gravação, alteração e/ou exclusão
dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado,     (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas
e um campo magnético faz a alteração necessária.       séries;

No processo de leitura apenas o laser é utilizado no   (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a
processo.                                              seleção documental;

   •   CD-RW                                           (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de
   •   DVD-RW                                          arquivamento.




Consulta (Visualização)
                                                       12 - Você é contratado como consultor de uma
Para a realização de uma consulta adequada aos         instituição pública que vem enfrentando problemas
documentos é de grande importância a utlização de      com o crescimento desordenado de seu arquivo
monitores de alta definição onde se possa visualizar   permanente. O diretor da instituição lhe pede que
                                                       encaminhe soluções para o problema. Você, então,
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar
menos espaço.
                                                           •   CLASSIFICAÇÃO
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o                •   ORDENAÇÃO
trâmite dos documentos permanentes.
                                                        CLASSIFICAÇÃO
(C) sugere a eliminação dos             documentos
permanentes sem valor histórico.                        O objetivo da classificação é dar visibilidade às
                                                        funções e as atividades do organismo produtor do
(D) elabora um projeto de gestão para os                arquivo, deixando claras as ligações entre os
documentos das fases corrente e intermediária.          documentos.

(E) elabora uma tabela de temporalidade para os         Podemos entender que classificação é antes de tudo,
documentos permanentes.                                 lógica: a partir da análise do organismo produtor de
                                                        documentos de um arquivo, são criadas categorias,
                                                        classes genéricas, que dizem respeito às funções /
13 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é          atividades detectadas, por exemplo:
um conjunto de procedimentos informatizados, com
a finalidade de                                         Uma classe Administração de Finanças, subdividida
                                                        em quatro outras, controle orçamentário geral,
(A) otimizar e racionalizar a gestão documental.        receita, despesa, movimentação bancária..

(B) automatizar a produção de guias e inventários.
                                                        ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
(C) elaborar tabelas de temporalidade para o                Despesas
arquivo permanente.                                         Movimentação Bancária
                                                            Receita
(D) substituir o acesso direto a documentos antigos
ou delicados, facilitando a conservação física.
                                                        Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas
(E) divulgar documentos históricos pela Internet.       como, notas de empenho, comprovantes de
                                                        pagamento, extratos bancários, conciliação bancária.

14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a    ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
microfilmagem       de     documentos       oficiais,
microfilmagem é                                                Despesas
                                                                     notas de empenho
(A) um processo de reprodução em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios                         Movimentação Bancária
fotográficos ou eletrônicos.                                        conciliação bancária
                                                                    extratos bancários
(B) um processo de reprodução fotográfica, de
quaisquer documentos em graus de redução ínfimos.              Receita
(C) um processo de reprodução em filme ou em
microfichas, de documentos arquivísticos com grau
de redução de 96,5%.

(D) qualquer processo de reprodução ótica de            A classificação é geralmente traduzida em esquema
documentos e imagens com grau de redução                no qual a hierarquia entre as classes e subclasses
superior a 95%.                                         aparece representada espacialmente, esse esquema é
                                                        chamado de Plano de Classificação.
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer
informações
documentais para suportes mais reduzidos.
O Plano de Classificação pode seguir o critério
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL.                   •   ALFABÉTICO
Critério Funcional: As classes correspondem
estritamente a funções.                                •   GEOGRÁFICO

Critério Estrutural: As classes correspondem a         •   NUMÉRICOS
“estrutura” da empresa (setores, departamentos).           Simples
                                                           Cronológico

Um Plano de Classificação deve possuir três            •   IDEOGRÁFICOS (Assunto)
características (Schellemberg):                            Alfabético
    • Simplicidade                                                enciclopédico
    • Flexibilidade                                               dicionário
    • Expansibilidade                                      Numéricos
                                                                  duplex
                                                                  decimal
Observação:
* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo
Classificação corresponde às operações técnicas     Sistema Direto: a busca do documento é realizada
destinadas a organizar a documentação de caráter    diretamente no local onde o documento está
corrente, e Arranjo englobaria as operações         guardado.
técnicas destinadas à organização da documentação
de caráter permanente.                              Sistema Indireto: para se localizar um documento
                                                    é necessário utilizar um índice ou um código.

ORDENAÇÃO
                                                               MÉTODO ALFABÉTICO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se      O elemento considerado para ordenação é o NOME.
refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo.                               Regras de Alfabetação

A ordenação é feita com base nos elementos          1º) Nas pessoas físicas considera-se o último
informativos contidos nos documentos:               sobrenome e depois o prenome.

                                                             →                ALFABETADO
                                                    Paulino Macedo       Andrade, José Antunes
           • Nº do documento (atribuído pelo        Pedro Paulo Silveira Macedo, Paulino
              emissor ou pelo receptor)             José Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo
           • Data
           • Local de procedência
           • Nome do emissor ou do destinatário
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.


                                                    2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a
Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor      ordem alfabética do prenome
maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqüência numérica), extratos bancários (ordem              →                  ALFABETADO
cronológica).                                       João    Antunes         Antunes, Aníbal
                                                    Paulo Antunes
                                                    Aníbal Antunes          Antunes, João
MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO
                                 Antunes, Paulo

                                                                   8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são
 3º) Sobrenomes compostos por substantivo                          registrados como se apresentam, sem inversão
 adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
                                                                                →                  ALFABETADO
                →                       ALFABETADO                 Li Yutang                 Al Ben-Hur
 Marcelo Costa Montes Claros        Montes Claros, Marcelo         Al Ben-Hur
 Heitor Villa-Lobos                 Costa                                                    Li Yutang

                                    Villa-Lobos, Heitor
                                                                   9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
                                                                   transcritos como se apresentam, porém, os artigos
 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São,                    iniciais não devem ser considerados para
 não se separam.                                                   alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.

             →                        ALFABETADO                                 →                 ALFABETADO
Jorge Santa Cruz                 Santa Cruz, Jorge                 EMBRATEL                   Colegial Ltda (A)
Waldemar Santo Antonio                                             Fundação Joaquim Nabuco
Luis Carlos da Silva São Bento   Santo Antonio, Waldemar           Pesca do Vale e Cia.       EMBRATEL
                                                                   A Colegial Ltda.
                                 São Bento, Luis Carlos da Silva                              Fundação Joaquim Nabuco

                                                                                              Pesca do Vale e Cia.
 5º) As indicações de grau de parentesco como
 Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
 partes integrantes do último sobrenome e não são                  10º) Nos títulos de congressos, conferências,
 separadas                                                         reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito
                                                                   por extenso deverão aparecer no final entre
             →                        ALFABETADO                   parênteses.
Wilson de Almeida Filho          Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho                                                      →                  ALFABETADO
Sebastião de Pádua Júnior                                          II Conferência da Saúde   Conferência da Saúde (II)
Antonio de Brito Neto
                                 Brito Neto, Antonio de
                                                                   Quarto Encontro de        Congresso de Direito Penal (3º)
                                 Oliveira Sobrinho,                Turismo                   Encontro de Turismo (Quarto)
                                                                   3º Congresso de Direito
                                 Sebastião de                      Penal

                                 Pádua Júnior, Sebastião de
                                                                                MÉTODO GEOGRÁFICO
 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre
 parênteses.                                                       Utiliza informações do aspecto geográfico do
                                                                   documento.
            →                        ALFABETADO
 Governador Jarbas           Brito, Paula (Dra.)
 Vasconcelos                 Teixeira, Oscar (General)             Existem 3 (três) formas de arquivamento
 General Oscar Teixeira      Vasconcelos, Jarbas
 Dra. Paula Brito            (Governador)


 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do                          1ª FORMA: Estado – Cidade - *Nome
 penúltimo sobrenome, que corresponde ao
 sobrenome paterno.                                                      •    Os documentos são agrupados por Estados

              →                       ALFABETADO                   Ex:        Pernambuco
 Jose Oviedo y Baños             Arco y Molinero, Ramon del                   Rio Grande do Norte
 Ramon del Arco y
 Molinero                        Oviedo y Baños, Jose
      •    Dentro das divisões estaduais seguem as                Recife - Pernambuco
           divisões por Cidades, FICANDO A
           PRIMEIRA    SUBDIVISÃO        PARA   A
           CAPITAL                                            •   Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
                                                                  divisão por documento (assunto, pessoa, nº
Ex:        PERNAMBUCO                                             de registro .....)
           Pernambuco – Recife
           Pernambuco – Caruaru                         Ex:       Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira, Paula
           Pernambuco – Limoeiro                                  Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar
           Pernambuco – Olinda                                    Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber
                                                                  Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02
                                                                  Recife – Pernambuco – Projeto 12/02
           RIO GRANDE DO NORTE                                    Recife – Pernambuco – Silva, Carlos da
           Rio Grande do Norte – Natal
           Rio Grande do Norte – Caicó
           Rio Grande do Norte – Mossoró


      •    Dentro de cada divisão de cidade faz-se a              3ª FORMA: País – Cidade - *Nome
           divisão por documento (assunto, pessoa, nº
           de registro .....)                                 •   Os documentos são agrupados por País

Ex:        PERNAMBUCO                                   Ex:       França
           Pernambuco – Recife – Ferreira, Paula                  Portugal
           Pernambuco – Recife – Silva, Carlos da
           Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar
           Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber
           Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02              •   Dentro das divisões de País seguem as
           Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02                  divisões por Cidades, FICANDO A
                                                                  PRIMEIRA       SUBDIVISÃO       PARA
                                                                  CAPITAL

                                                        Ex:       FRANÇA
          2ª FORMA: Cidade – Estado - *Nome                       França – Paris
                                                                  França – Lorena
      •    Os documentos são agrupados por Cidade                 PORTUGAL
                                                                  Portugal – Lisboa
Ex:        Caicó                                                  Portugal – Coimbra
           Limoeiro                                               Portugal - Porto
           Mossoró
           Natal                                              •   Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
           Olinda                                                 divisão por documento (assunto, pessoa, nº
           Recife                                                 de registro .....)

                                                        Ex:       PORTUGAL
                                                                  Portugal – Lisboa – Maia, Manuel Mourinho (Dir.)
                                                                   Portugal – Coimbra – Clientes Ativos
                                                                   Portugal – Coimbra – Clientes Inativos
                                                                  Portugal – Porto – Clientes Ativos
                                                                  Portugal – Porto – Clientes Inativos
      •    Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a              MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
           que pertence.
                                                        O Método numérico simples considera um número
Ex:        Caicó – Rio Grande do Norte                  já existente no documento (ex: nº de matrícula do
           Limoeiro - Pernambuco Mossoró                funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do
           – Rio Grande do Norte Natal –                documento pode atribuir um número ao documento.
           Rio Grande do Norte Olinda -
           Pernambuco                                   IMPORTANTE . Controle da numeração para não
                                                        atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.
                                                             ...     Agosto / ago. /08      ...                3º DIA
O método numérico simples é um método indireto               ...    Setembro / set. / 09    ...
                                                             29      Outubro / out. /10    1999
pois exige a utilização de um índice alfabético para         30    Novembro / nov. / 11    2000
a realização de uma busca.                                   31    Dezembro / dez. / 12    2001

Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de
Matrícula.                                                   EX:
                                                                                              2004
                                                                                                         Outubro
PASTAS – Dossiês de Funcionários                                                                         Novembro
                                                                                                         Dezembro
                         41737                                                                    2005
                                                                                                         Janeiro
                     40072                                                                               Fevereiro
                                                             Documento mais recente →                    Março
                 30095


          30021

                                                               ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO
       20241
                                                             Assuntos isolados são dispostos em ordem
                                                             alfabética.


                  ÍNDICE ALFABÉTICO                          EX:
               Aguiar, Antonio - 40072                               ATESTADO MÉDICO
               Caldas, Luis Henrique - 30095                         CONTA DE ÁGUA
               Guerra Filho, George - 41737                          CONTA DE LUZ
               Magalhães, João - 20241
                                                                     CONTRATO DE TRABALHO
               Tenório, Edilson – 30021
                                                                     FOLHA DE PAGAMENTO
                                                                     NOTA FISCAL DE FORNECEDOR
                                                                     NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
                                                                     NOTA FISCAL DE SAÍDA
                                                                     ORDEM DE SERVIÇO
                                                                     TESTE DE ADMISSÃO
   MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO

Utiliza a informação cronológica do documento
(DATA) para a ordenação.

No momento da ordenação, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.



       INFORMAÇÃO                                                       ASSUNTO – ALFABÉTICO -
       CRONOLÓGICA                                                          ENCICLOPÉDICO
DIA            MÊS               ANO
  1      Janeiro / jan. /01       ...
  2     Fevereiro / fev / 02      ...               1º ANO   Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um
  3      Março / mar. / 03       1940                        TÍTULO GERAL.
  4       Abril / abr. / 04       ...   Seqüência            EX:
  5      Maio / maio / 05         ...      da       2º MÊS   CONTABILIDADE
 ...     Junho / jun. / 06       1965   Ordenação
 ...      Julho / jul / 07       1966
           Conta de Água                                                 Nota Fiscal de Saída               1-2-3
           Conta de Luz
           Notas Fiscais                                PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É
                  nota fiscal de fornecedor             FUNDAMENTAL             UTILIZAR      UM       PLANO  DE
                                                        CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica
                  nota fiscal de imobilizado            utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico
                  nota fiscal de saída                  que deverá ser utilizado com base no assunto).
           Ordem de Serviço
                                                                 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PESSOAL                                                      1     CONTABILIDADE
     Atestado Médico                                         1-1   CONTAS DE CONSUMO
     Contrato de Trabalho                                    1-1-1 Conta de Água
     Folha de Pagamento                                      1-1-2 Conta de Luz
     Teste de Admissão                                       1-2   NOTAS FISCAIS
                                                             1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor
                                                             1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
                                                             1-2-3 Nota Fiscal de Saída
          ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
                                                                             ÍNDICE
                                                        Conta de Água               1-1-1
Os assuntos são divididos em classes e                  Conta de Luz                1-1-2
sub-classes.                                            CONTABILIDADE               1
                                                        CONTAS DE CONSUMO           1-1
O método permite a criação ilimitada de classes, o      Nota Fiscal de Fornecedor   1-2-1
que exige cuidado para que não sejam criadas            Nota Fiscal de Imobilizado  1-2-2
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas.         Nota Fiscal de Saída        1-2-3
                                                        NOTAS FISCAIS               1-2
      •    para cada assunto principal é atribuído um   Pastas Organizadas Pelo Método Duplex
           número
Ex:                                                                                                     1-2-3

CONTABILIDADE 1                                                                                     1-2-2
PESSOAL       2
                                                                                                1-2-1

      •    Dentro dos assuntos principais podem
           ocorrer subdivisões                                                1-2
Ex:
                                                                                        1-1-2
CONTABILIDADE         1
    CONTAS DE CONSUMO 1-1                                                           1-1-1
    NOTAS FISCAIS     1-2
                                                                   1-1


                                                        1
      •    Dentro das subdivisões podem ocorrer
           novas subdivisões.
Ex:                                                          ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL

CONTABILIDADE                                  1        O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado
    CONTAS DE CONSUMO                          1-1      na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey –
         Conta de Água                         1-1-1    Classificação Decimal de Dewey (CDD).
         Conta de Luz                          1-1-2
    NOTAS FISCAIS                              1-2      Esta Classificação divide o conhecimento humano
         Nota Fiscal de Fornecedor             1-2-1    em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima
         Nota Fiscal de Imobilizado            1-2-2    reservada para assuntos gerais.
                                                     (A) sistema de notação mista, índices remissivos e
        0 – Obras Gerais                             mnemônico;
        1 – Filosofia                                (B) sistema simples de assunto, flexível e que admita
        2 – Religião                                 expansões;
        3 – Ciências Sociais                         (C) flexível, mnemônico, de assunto-numérico;
        4 – Filologia                                (D) expansões restritas, assunto-numérico, codificações
        5 – Ciências Puras                           alfanuméricas;
        6 – Ciências Aplicadas                       (E) sistema mnemônico, de assunto-numérico e sujeito
        7 – Belas Artes                              a       expansões.
        8 – Literatura
        9 – História e Geografia
                                                     16 - Um plano de classificação deve basear-se
O número de classificação é composto por uma
parte inteira formada por três dígitos, podendo ou   (A) nos gêneros documentais, formatos e suportes.
não ter uma parte decimal.                           (B) no conteúdo informacional dos documentos que
                                                     integram as diferentes séries.
Ex:                                                  (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos
        612                                          documentos.
        616                                          (D) nas classes ou assuntos dos documentos de
        616.1                                        interesse histórico.
        616.2                                        (E) na estrutura, funções e atividades das
                                                     instituições de origem dos documentos
Após o ponto podem existir quantos números sejam
necessários. Lembrando que cada novo número é
um nível de especificidade e detalhamento maior do   17 - Método de arquivamento no qual as pastas são
assunto.                                             ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
                                                     correspondentes. Usa-se, também, um índice
Importante: Não há uma classificação universal       alfabético    remissivo para a  codificação das
para arquivos com uma listagem de assuntos que       pastas. Trata-se do método:
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de       (A) decimal;
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a          (B) duplex;
Técnica e não o Sistema de Classificação.            (C) enciclopédico;
                                                     (D) alfanumérico;
Ex:                                                  (E) numérico simples.
100     CONTABILIDADE
110     CONTAS DE CONSUMO
111     Conta de Água                                18 - A utilização de métodos numéricos de
112     Conta de Luz                                 arquivamento
120     NOTAS FISCAIS
121     Nota Fiscal de Fornecedor                    (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de
121.1   serviços                                     recebimento
121.2   produtos                                     dos documentos.
122     Nota Fiscal de Imobilizado                   (B) pode ser aplicado em correspondências se
123     Nota Fiscal de Saída                         houver um
                                                     índice alfabético.
A desvantagem é que a cada nível temos um            (C) deve guardar estreita relação com a ordem
número de subdivisões limitado.                      alfabética
                                                     dos documentos.
                                                     (D) aplica-se somente a documentos que tenham
                    QUESTÕES                         um número
                                                     de série original.
15 - As qualidades que são atribuídas por            (E) pode ser feita apenas em documentos que
Schellenberg a um sistema de arquivamento são:       tenham passado pelo protocolo.
                                                        Radiação da Luz

   •   PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE                     O Controle da luminosidade é um elemento que
       DOCUMENTOS                                       pode garantir a preservação dos documentos. A luz
                                                        natural atua na desinfecção dos documentos, porém,
                                                        a incidência direta de raios solares sobre os
PRESERVAR                                               documentos causa danos de forma irreversível,
                                                        modificando cores, escurecendo, e ressecando o
Consiste em adotar medidas e procedimentos para         papel.
garantir a integridade dos documentos, não
permitindo que estes venham a se deteriorar.            Já a luz artificial branca possui uma incidência
                                                        muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que
                                                        também prejudicam os documentos. Neste caso
CONSERVAR                                               devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra
                                                        Violeta).
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deterioração já      De uma forma geral          devemos manter      os
iniciado.                                               documentos     protegidos    da  incidência     de
                                                        luminosidade direta.

RESTAURAR
                                                        Qualidade do Ar
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que já         É importante controlar a qualidade do ar pois nele
sofreram um processo de deterioração e perderam         temos dois elementos que podem comprometer a
informações de forma parcial ou total.                  segurança dos documentos, os gases que provocam
                                                        reações químicas formando ácidos que danificam os
                                                        documentos, e as partículas sólidas que se
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL                                encontram em suspensão.

O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de       AGENTES BIOLÓGICOS
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração      Os agentes biológicos de deterioração de acervos
das fibras, por isso, o controle do conjunto de         são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
elementos ambientais é fundamental para a               cupins), os roedores e os fungos, cuja presença
preservação dos acervos.                                depende quase que exclusivamente das condições
                                                        ambientais reinantes nas dependências onde se
                                                        encontram os documentos.
FATORES AMBIENTAIS
                                                        Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
Temperatura e Umidade Relativa do AR                    necessitam de conforto ambiental e alimentação. O
                                                        conforto ambiental para praticamente todos os seres
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos       vivos está basicamente na temperatura e umidade
20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve         relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de
ser mantido pois, a umidade elevada associada com       higiene.
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores     INTERVENÇÃO HUMANA
da proliferação de fungos e bactérias, bem como
garante características propícias para infestação por   O homem é um dos maiores agentes de deterioração
animais. Já a baixa umidade resseca o papel             dos documentos.
tornando-o quebradiço.
                                                        Vandalismo
È importante fazer o monitoramento do ambiente
através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa       Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
circulação do ar.                                       documentos são atos intencionais que podem ser
minimizados com uma política de acesso e
segurança dos documentos.


Acondicionamento

O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais próprios para cada
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o
mobiliário com padrão arquivístico.

A utilização de forma correta dos invólucros
(envelopes, pastas, caixas) também são importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prática mais comum é a superlotação dos invólucros,
danificando os documentos na sua manipulação de
retirada e guarda.



                    FONTE

AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre
GED – gerenciamento eletrônico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Disponível na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html

CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas.

CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =
Técnica; Arquivologia = Ciência.

CENADEM – http://www.cenadem.com.br

GONÇALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.

IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo:
CENADEM.

								
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