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PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E
ARQUIVOLOGIA ARQUIVO (Schellenberg)
• CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA GÊNERO DOS DOCUMENTOS
• TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS BIBLIOTECA ARQUIVO
• SUPORTE FÍSICO Documentos impressos Documentos textuais
Audiovisual Audiovisual
Cartográfico Cartográfico
ARQUIVOLOGIA
Estudo, ciência e arte dos arquivos. ORIGEM
BIBLIOTECA ARQUIVO
É o complexo de conhecimentos teóricos e práticos
relativos à organização de Arquivos e às tarefas dos - Os documentos são - Os documentos são
Arquivistas. produzidos e conservados produzidos e
com objetivos culturais conservados com
objetivos funcionais
ARQUIVISTICA
Princípios e técnicas a serem observados na AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA
construção, organização, desenvolvimento e BIBLIOTECA ARQUIVO
utilização dos arquivos. - Os documentos são - Os documentos não
colecionados de fontes são objetos de coleção;
diversas, adquiridos por provêm das atividades
DOCUMENTO compra ou doação públicas ou privadas,
servidas pelo arquivo.
Registro de uma informação independente da
natureza do suporte que a contém. - Os documentos existem - Os documentos são
em numerosos exemplares produzidos num único
*Informação: é a noção, idéia ou mensagem contida exemplar, ou limitado
num documento. A informação é sempre incorpórea, em número de cópias.
por isso é definida como matéria prima abstrata. - A significação do
acervo documental não - Há uma significação
depende da relação que orgânica entre os
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO os documentos tenham documentos
entre si
- Arquivos
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua
maioria textuais, criados por uma instituição ou
pessoas, no curso de sua atividade, e preservados
MÉTODO DE AVALIAÇÃO
para a consecução de seus objetivos, visando à
BIBLIOTECA ARQUIVO
utilidade que poderão oferecer no futuro.
- Aplica-se a unidades - Preserva-se a
- Bibliotecas isoladas documentação referente
É o conjunto de material, em sua maioria impresso, a uma atividade, como
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e um conjunto e não como
consulta. unidades isoladas
- Museus - O julgamento não tem - Os julgamentos são
É uma instituição de interesse público, criada com a caráter irrevogável fanais e irrevogáveis
finalidade de conservar estudar e colocar à
disposição do público conjuntos de peças e objetos - O julgamento envolve - A documentação não
de valor cultural. questões de raro existe em via única
conveniência, e não de
preservação ou perda
total
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENÇÃO /
BIBLIOTECA ARQUIVO ATUAÇÃO
- Utiliza métodos - Estabelece
predeterminados classificação específica - Setoriais
para cada instituição, São aqueles estabelecidos junto aos órgãos
ditada pelas suas operacionais, cumprindo funções de arquivo
particularidades corrente.
- Exige conhecimento do - Exige conhecimento da - Gerais / Centrais
sistema, do conteúdo e da relação entre as São os que se destinam aa receber os documentos
significação dos unidades, a organização correntes provenientes dos diversos órgãos que
documentos a classificar e o funcionamento dos integram a estrutura de uma instituição,
órgãos centralizando, portanto, as atividades de arquivo
corrente.
MÉTODO DESCRITIVO
BIBLIOTECA ARQUIVO CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EVOLUÇÃO OU
- Aplica-se a unidades - Aplica-se a conjuntos FREQUENCIA DE USO
discriminadas de documentos
1ª Idade - Corrente
- As séries (anuários, - As séries (órgãos e suas Constituído de documentos em curso ou
periódicos, ...) são subdivisões, atividades consultados freqüentemente, conservados nos
unidades isoladas para funcionais ou grupos escritórios ou nas repartições que os receberam e os
catalogação documentais da mesma produziram ou em dependências próximas de fácil
espécie) são acesso.
consideradas unidades
para fins de descrição São conservados pela administração e somente o
pessoal dessa administração tem competência para
sobre o seu trato, classificação e utilização.
ARQUIVO
2ª Idade - Intermediário
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente Constituído de documentos que deixaram de ser
produzidos e recebidos por um governo, freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que
organização ou firma no decorrer de suas atividades, os receberam e os produziram podem ainda solicitá-
arquivados e conservados por si e seus sucessores los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um
para efeitos futuros” (Solon Buck) problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos aos
escritórios.
FINALIDADE
Saem do domínio exclusivo da administração que
1º Servir à administração os produziu e tornam-se passivos de ação comum
2º Servir à história desta e da Administração de Arquivos,
permanecendo a propriedade exclusiva da primeira.
* Relação com valor primário e valor secundário
dos documentos
3ª Idade - Permanente
Constituído de documentos que perderam todo
FUNÇÃO valor de natureza administrativa, que se conservam
em razão de seu valor histórico ou documental e
Tornar disponível as informações contidas no que constituem os meios de conhecer o passado e
acervo documental sob sua guarda. sua evolução.
- Guarda e conservação São de competência exclusiva da Administração
- Acessibilidade e pesquisa dos Arquivos.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS AGÊNCIAS Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física
CRIADORAS / ENTIDADES MANTENEDORAS no decurso de sua existência.
- Públicos Característica
Federal - Criação e recepção por uma entidade
Estadual - Prova de transações passadas
Municipal - Caráter orgânico ou administrativo
- Exemplar único
- Privados
Institucionais
Comerciais CARACTERÍSTICAS
Familiais
Pessoais Conforme suas características, forma ou conteúdo
os documentos podem ser classificados de acordo
com suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo.
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO ACESSO
* Arquivos de 3ª Idade DEFINIÇÃO EXEMPLOS
TÉCNICA
- Franqueado “Material sobre o Acetato / Papel /
Franqueado ao público, utilizando algumas SUPORTE qual as Filme de Nitrato
formalidades de consulta. informações são / Fita Magnética
registradas”
- Restrito “Estágio de - Original
Arquivos que preservam a segurança nacional, FORMA preparação e de - Cópia
Arquivos Militares. transmissão de - Rascunho
documentos”
- Confidencial “Configuração - Cartaz
Que podem ser consultados por pessoas FORMATO física de um - Livro
credenciadas. suporte, de acordo - Planta
com a natureza e
o modo como foi
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA confeccionado”
DOS DOCUMENTOS “Configuração que - Documentação
GÊNERO assume o Audiovisual
- Especiais documento de - Documentação
Tem sob sua guarda documentos de formas físicas acordo com o Fonográfica
diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e sistema de signos - Documentação
que por esta razão merecem tratamento especial utilizado na Iconográfica
não apenas no que se refere ao seu armazenamento, comunicação de - Documentação
como também no registro, acondicionamento, seu conteúdo” Textual
controle, conservação ... “Configuração - Boletim
ESPÉCIE que assume um - Certidão
- Especializados documento de - Declaração
Documentos resultantes da experiência humana acordo com a
- Relatório
num campo específico, independente da forma disposição e a
física que apresentem, são também chamados de natureza das
arquivos técnicos. informações nele
contidas”
“Configuração
- Boletim de
que assume uma
TIPO Ocorrência
DOCUMENTOS DE ARQUIVO espécie
documental, de - Certidão de
acordo com a Nascimento
Aquele produzido e/ou recebido por uma instituição
atividade que a - Declaração de
pública ou privada, no exercício de suas atividades,
gerou” Imposto de
constitua elemento de prova ou de informação.
Renda
QUANTO A NATUREZA DO ASSUNTO (A) Configuração que assume um documento de
acordo com o sistema de signos utilizado na
-Ostensivos / Ordinários comunicação de seu conteúdo.
Cuja divulgação não prejudica a Administração.
(B) Denominação dos documentos conforme o
- Sigilosos estágio de preparação e de transmissão.
Aqueles que por sua natureza devam ser de
conhecimento restrito, requerem medias especiais (C) Configuração que assume um documento de
de salvaguardar sua custódia e divulgação. acordo com a disposição das informações nele
contidas.
Graus de Sigilo em ordem crescente:
Reservados (D) Configuração que assume uma espécie
Confidencial documental de acordo com a atividade que a gerou.
Secreto
Ultra-secreto (E) Configuração física de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
RESOLUÇÃO DE QUESTÕES
1) A classificação dos documentos de arquivo em 5) No domingo, o programa Fantástico, da TV
“textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou Globo, mostrou reportagem sobre a incineração
de fichas, prontuários e relatórios que teriam
“iconográfico” implica em definição
sido produzidos pelos órgãos de informação
militares entre 1964, início da ditadura, e 1994,
(A) da espécie documental. nove anos após o fim do regime. O comandante
(B) da forma do documento. Bueno disse ter ficado ‘‘estarrecido’’, com a
(C) do formato do documento. descoberta. ‘‘A Aeronáutica tem procurado
(D) do gênero documental. contribuir ao máximo em relação à pesquisa de
(E) do tipo documental. documentos que podem se tornar históricos.’’
(Correio Brasiliense, 14/12/2004)
O texto acima trata de documentos de custódia
2) Quanto à natureza do assunto, os documentos Militar. Quanto ao acesso a esses documentos,
podem ser classificados em: podemos afirmar que é:
(A) públicos e privados. (A) Franqueado
(B) ostensivos e sigilosos. (B) Restrito
(C) correntes e permanentes. (C) Ostensivo
(D) Especializado
(D) tipológicos e diplomáticos. (E) Público
(E) administrativos e históricos.
• GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
3) Para negativos de vidro, é correto afirmar que:
• GESTÃO DE DOCUMENTOS
(A) fotografia é o suporte e vidro é a forma. • AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(B) fotografia é o formato e vidro é a técnica. • ARQUIVO CORRENTE / ARQUIVO
(C) fotografia é o suporte e iconografia é a espécie. INTERMEDIÁRIO / ARQUIVO
(D) fotografia é tanto o suporte como a espécie. PERMANENTE
(E) fotografia é a técnica e vidro é o suporte
GESTÃO DE DOCUMENTOS
4) Carta, ata, relatório, edital, e decreto são
definidos segundo uma certa categorização de Aspecto da administração geral relacionado com a
documentos arquivísticos. Assinale a definição que busca de economia e eficácia na produção,
melhor conceitua essa categorização. manutenção, uso e destinação final dos documentos.
Conjunto de medidas e rotinas visando à OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE
racionalização e eficiência na criação, tramitação, DOCUMENTOS
classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
• Redução da massa documental
Conjunto de procedimentos e operações referentes à • Agilidade na recuperação dos documentos e
sua produção, tramitação, uso, avaliação e das informações
arquivamento em fase corrente e intermediária, • Eficiência administrativa
visando a sua eliminação ou recolhimento para • Melhor conservação dos documentos de
guarda permanente. guarda permanente
• Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (tramite)
OS 3 (TRÊS) MOMENTOS DA GESTÃO DE • Liberação de espaço físico
DOCUMENTOS
• Incremento à pesquisa
Produção dos Documentos
Inclui a elaboração de formulários, implantação de
VALOR PRIMÁRIO / VALOR IMEDIATO
sistemas de organização da informação, aplicação
Qualidade inerente às razões da criação de todo
de novas tecnologias aos procedimentos
documento, em decorrência das atividades-fim e
administrativos.
das atividades-meio de uma instituição.
Manutenção e Uso
Implantação de sistemas de arquivo, seleção dos
sistemas de reprodução, automatização do acesso, VALOR SECUNDÁRIO
mobiliário, materiais, local.
Qualidade informativa que um documento pode
Destinação Final dos Documentos possuir depois de esgotada sua utilização primária
Programa de avaliação que garanta a proteção dos (vigência administrativa).
conjuntos documentais de valor permanente e a
eliminação de documentos rotineiros e desprovidos
de valor probatório e informativo. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • Constituição formal da Comissão de
Avaliação de Documentos, que garanta
A avaliação de documentos de arquivo é a etapa legitimidade e autoridade à equipe
decisiva no processo de implantação de políticas de responsável.
gestão de documentos, tanto nas instituições
públicas quanto nas empresas privadas. • Elaboração de textos legais ou normativos
que definam normas e procedimentos para o
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar trabalho de avaliação.
valores para os documentos (imediato e mediato) e
analisar seu *ciclo de vida, com vistas a estabelecer • Estudo da estrutura administrativa do órgão
prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo e análise das competências, funções e
para a racionalização dos arquivos e eficiência atividades de cada uma de suas unidades.
administrativa, bem como para a preservação do
patrimônio documental. • Levantamento da produção documental:
entrevistas com funcionários, responsáveis e
*Ciclo de Vida dos Documentos encarregados, até o nível da seção, para
1ª Idade – Arquivo Corrente identificar as séries documentais geradas no
2ª Idade – Arquivo Intermediário exercício de suas competências e atividades.
3ª Idade – Arquivo Permanente
• Análise do fluxo documental: origem,
pontos de tramitação e encerramento do
trâmite.
• Identificação dos valores dos documentos de • Promover o levantamento e a identificação
acordo com sua idade: administrativo, legal, das séries documentais produzidas,
fiscal, técnico, histórico. recebidas ou acumuladas por seu respectivo
órgão.
• Definição dos prazos de guarda em cada
local de arquivamento. • Elaborar a proposta da Tabela de
Temporalidade, encaminhando-a,
acompanhada das necessárias justificativas,
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR para a apreciação e aprovação da CCAD.
DOCUMENTOS
• Solicitar a colaboração de auxiliares
A complexidade e responsabilidade do trabalho de temporários para o desenvolvimento dos
avaliar, exigem a constituição de equipes, que trabalhos, em razão de sua especificidade ou
poderão ser denominadas grupos ou comissões de volume.
avaliação, para analisar os documentos nos seus
mais diversos aspectos. Esse processo participativo • Acompanhar os trabalhos de organização,
de profissionais ligados às mais diversas áreas do racionalização e controle de arquivos e
conhecimento será decisivo para se definirem documentos de seu órgão, visando o
critérios de valor, sendo recomendável que faça estabelecimento de rotinas de eliminação ou
parte da comissão um técnico de nível superior da envio para guarda permanente.
área específica de competência do órgão, um
procurador ou assessor jurídico e um arquivista. • Propor as modificações cabíveis para a
Tabela de Temporalidade, atualizando-a
sempre que necessário.
COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO
• Elaborar a relação dos documentos a serem
• Coordenar e orientar as atividades eliminados ou remetidos para guarda
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de permanente.
Avaliação, respeitada a legislação específica
de cada órgão. • Coordenar o trabalho de seleção e
preparação material dos conjuntos
• Avaliar, adequar e aprovar as propostas de documentais a serem eliminados, deixando-
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas os disponíveis para eventuais verificações.
Comissões Setoriais de Avaliação.
• Presenciar a eliminação dos documentos,
• Orientar a execução das decisões registradas lavrando a respectiva ata.
na Tabela de Temporalidade (eliminação,
transferência, recolhimento, reprodução).
METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO
• Supervisionar as eliminações de documentos
ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, A Tabela de Temporalidade é instrumento
de acordo com o estabelecido nas Tabelas fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo
de Temporalidade. de vida dos documentos. Nela devem constar os
prazos de arquivamento dos documentos no arquivo
• Aprovar as amostragens. corrente, de sua transferência ao arquivo central ou
intermediário, e sua destinação final, quando se
• Propor critérios de organização, determina sua eliminação ou recolhimento ao
racionalização e controle da gestão de arquivo permanente. Nesse instrumento é
documentos e arquivos. importante registrar também os documentos que
deverão ser reproduzidos em outros suportes
(microfilmagem, digitalização etc.).
COMISSÕES SETORIAIS DE AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade
deverá ser aprovada por autoridade competente e
amplamente divulgada entre os funcionários da
instituição ou empresa.
A Tabela de Temporalidade é um instrumento ELIMINAÇÃO
dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa
ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar Destruição de documentos que, no processo de
os novos conjuntos documentais que possam vir a avaliação, foram considerados sem valor para
ser produzidos e as mudanças que, eventualmente, guarda permanente.
ocorrem na legislação.
A eliminação depende de algum instrumento legal
ou normativo que a autorize.
PRAZO DE VIGÊNCIA
A inutilização dos documentos poderá ser efetuada
Intervalo de tempo durante o qual o documento por procedimentos diversos, dependendo de seu
produz efeitos administrativos e legais plenos, suporte. Como a massa documental produzida e
cumprindo as finalidades que determinaram sua acumulada ainda é predominantemente papel, cada
produção. órgão público ou empresa deverá definir os
métodos e adquirir os equipamentos
(fragmentadoras de pequeno e grande porte)
PRAZO DE PRESCRIÇÃO necessários ao processamento de eliminação. Não é
recomendável do ponto de vista ecológico a
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, incineração de papéis, que poderão ser
a empresa, ou qualquer interessado pode invocar a mecanicamente transformados em aparas e doados
tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito ou vendidos para reciclagem.
seu que entenda violado.
É importante prever os procedimentos adequados à
eliminação durante a elaboração de textos legais ou
PRAZO DE PRECAUÇÃO normativos que deverão disciplinar a matéria.
Intervalo de tempo durante o qual o poder público, • Quais os dispositivos legais ou normas
a empresa ou qualquer interessado guarda o internas que legitimam o ato.
documento por precaução, antes de eliminá-lo ou
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo • Quem registra o ato.
Permanente.
• Onde e quando será realizada.
TABELA DE TEMPORALIDADE • De que maneira será processada.
Instrumento aprovado pela autoridade competente • O que será feito com o resíduo da
que regula a destinação final dos documentos eliminação.
(eliminação ou guarda permanente), define prazos
para sua guarda temporária (vigência, prescrição,
precaução), em função de seus valores legais, Na Ata ou Termo de Eliminação devem constar os
fiscais, administrativos etc. e determina prazos para seguintes dados:
sua transferência, recolhimento e eliminação.
• Órgão Produtor
*Modelo resumido de uma Tabela de Temporalidade • Série Documental
Área Folha Nº • Datas-limite
Responsável Data / / • Quantidade Eliminada (em metros lineares)
Item Cod. Via Tempo de • Data da Eliminação
Documental Formulário Arquivamento
• Assinatura dos Responsáveis
AA AI AGI Cópia Observações
_________________________________________
RESOLUÇÃO DE QUESTÕES
6) Considerando a teoria das três idades, a avaliação
dos documentos de arquivo deve ser realizada no
estágio:
(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o
(A) intermediário; historiador.
(B) corrente / intermediário;
(C) intermediário / permanente.;
(D) corrente; 10) De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de
(E) permanente. janeiro de 1991, a eliminação de documentos
públicos de valor permanente
7) A administração da produção, tramitação, (A) ocorrerá após concluído o processo de
organização, uso e avaliação de documentos, mediante avaliação conduzido pelas respectivas Comissões
técnicas e práticas arquivísticas, a fim da racionalização Permanentes de Avaliação.
e eficiência dos arquivos, denomina-se:
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das
(A) Organização e Métodos (OM); tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
(B) Gestão de documentos;
(C) Ciclo vital dos documentos; (C) ocorrerá mediante autorização do chefe do
(D) Destinação de documentos; poder executivo da esfera de competência dos
(E) Princípio da unidade protocolizadora. documentos.
(D) não é permitida por serem documentos
8) É prática corriqueira nas instituições brasileiras a imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor
formação de grandes depósitos de massa histórico, probatório e informativo.
documental acumulada, vulgarmente denominados
“arquivo morto”. Tais documentos (E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não
houver compradores interessados na sua aquisição.
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano,
evitando o acúmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os • MICROFILMAGEM
papéis permanentes. • GED – GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
(C) representam documentos sem nenhum valor
jurídico ou histórico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo
MICROFILMAGEM
Nacional para realizar sua seleção.
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo
reprodução em filme, de documentos, dados e
intermediário.
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos,
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº
1.799 de 30/01/1996).
9) Como instrumentos de destinação, as tabelas de
temporalidade
• Lei Federal n.º5.433/68 de 08 de maio de
(A) determinam quais documentos descartados 1968 - regula a microfilmagem de
deverão ser restaurados. documentos oficiais e dá outras
providências
(B) organizam a transferência de documentos para o • Decreto Federal nº 1799 de 30 de janeiro
arquivo permanente. de 1996 - regulamenta a Lei 5.433/68.
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos • Portaria nº158 de 20 de junho de 1996 -
determinando suas idades. da Secretaria de Justiça - dispõe sobre o
registro e a fiscalização do exercício da
(D) indicam quais documentos devem ser atividade de microfilmagem de documentos
recolhidos ao arquivo intermediário.
Vantagens: Integridade das informações. Jaqueta
Segurança contra fraudes e arquivamento incorreto,
facilidade de pesquisas através de Leitores de A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster
Microfilme. especial, transparentes e muito finas, unidas a
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, formando
Segurança: Duas vias de microfilme, original e canais, que permanecem abertos nas extremidades,
cópia, proporcionando à Microfilmagem total por onde serão inseridas as tiras de microfilme.
segurança.
As jaquetas podem ser de 16mm, 35mm, ou mistas.
Rapidez de Acesso: Fácil pesquisa, com auxílio de Sendo mais usada a de 105mm x 148mm.
índices em banco de dados, busca das informações
em poucos minutos e cópias em papel se necessário. Suas principais vantagens são a possibilidade de
atualização por itens independentes de arquivo, a
Redução de espaço: em até 98% de redução de facilidade de disseminação da informação e o baixo
espaço físico dos arquivos. custo dos aparelhos de leitura.
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-se Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para
total durabilidade de arquivo. indexação, possível por meio de vários recursos
como a datilografia, cores, ranhuras etc.
Legalidade: A Microfilmagem possui uma
legislação própria, Lei Nº 5433 de 08/05/1968.
Microficha
Compatibilidade: A Microfilmagem é compatível
com as mídias magnéticas e ópticas. A microficha nada mais é que uma folha de filme ,
normalmente da largura superior a 70mm. A
MICROFORMAS microficha considerada padrão e a mais usada é a
de 105mm x 148mm, sendo que sua capacidade
Principais Bitolas pode variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas
podem ser geradas de muitas maneiras diferentes,
entre elas as mais comuns são:
• 16mm (até A4)
• 35mm (Grandes Formatos, Plantas)
• Duplicando uma jaqueta
• 105 mm (Micropublicações, Microfichas)
• Montando tiras de filmes
• Utilizando uma câmara planetária tipo “Step
PRINCIPAIS MICROFORMAS & Repeat”
• Utilizando uma câmara C.O.M.
Rolo de Microfilme MODOS DE MICROFILMAGEM -
DISPOSIÇÃO DOS FOTOGRAMAS
O rolo de microfilme é a microforma básica, a
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à Simplex
maioria das microformas conhecidas. Apresenta o Um documento após o outro ao longo da película de
menor custo por imagem filmada. Proporciona microfilme. Pode ser obtido em câmaras rotativas e
perfeita integridade de arquivo. planetárias. Pode ser aplicado em filmes de 16mm e
35mm
O rolo de microfilme não se presta à
microfilmagem de informações sujeitas a - Fotograma em pé - Comic Mode
atualizações constantes em seus diversos itens,
servindo apenas nos casos de arquivos que possuam
somente crescimento seqüencial numérico ou
cronológico.
As larguras mais usadas são 16mm para
- Fotogramas Deitado - Cine Mode
documentm tiva e os de 35mm para
arquivos m as, mapas, livros, etc.
microfilmadora rotativa tanto o documento quanto o
filme estão em movimento no momento da
microfilmagem.
A microfilmadora rotativa possibilita a filmagem no
sistema “duo” ou duplex.
Duplex
Frente e verso de um documento são microfilmados
simultaneamente, com uma única passagem do
documento pela máquina. Só obtém-se o Duplex
com microfilmadora rotativa.
Processadoras
Após a microfilmagem as processadoras
transformam a imagem latente em imagens visíveis.
Duo
Utiliza primeiro a parte superior do microfilme e ao
chegar ao final vira-se o filme e utiliza-se a parte
inferior do mesmo.
EQUIPAMENTOS Duplicadores
Microfilmadoras Planetárias Utilizado para fazer cópias das microformas
Composta de uma base fixa onde está o campo
fotográfico, a unidade filmadora deste equipamento Leitores Simples
está posicionada sobre o campo fotográfico. Tanto o
documento quanto o filme estão parados no Utilizados para a consulta das microformas, os
momento da microfilmagem. leitores simples se restringem apenas a consulta.
Microfilmadoras Rotativas
Leitores Copiadores
Utilizada para microfilmar documentos
Diferente dos leitores simples possibilitam a
padronizados, possui um sistema de transporte por
impressão e/ou escanear a imagem.
meio de esteiras ou correias que conduzem o
documento para o interior da máquina. Na
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow para
imagens de documentos
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no
processo de tomadas de decisões onde é necessário
um intenso trâmite de documentos muitas vezes até
em cidades e países diferentes.
Vantagens:
• Incremento ao Tramite
• Informação “just in time”.
GED – GERENCIAMENTO
ELETRÕNICO DE DOCUMENTOS
Sistema de GED
Definição Um sistema de GED é composto por:
É um conjunto de tecnologias que permite o Entrada / Armazenamento / Consulta / Saída.
gerenciamento de documentos de forma digital.
Tais documentos podem ser das mais variadas
origens e mídias, como papel, microfilme, som, Entrada (Input)
imagem e mesmo arquivos já criados na forma
digital. No processo de GED os documentos originais
podem estar nos mais diversos suportes como, por
exemplo, Imagem Estática, Imagem Dinâmica,
Document Imaging Áudio, e serão convertidos para o formato digital.
É o processo que permite armazenar e gerenciar
imagens de documentos estáticos, ou seja, Para a realização destes procedimentos são
documentos que não tem versões. Os documentos utilizados Hardwares específicos:
originalmente em mídias analógicas (papel, Scanners, Câmeras Digitais, Placas de Captura
mirofilme, ...) deverão ser convertidos através de (Vídeo e / ou Áudio).
processos de digitalização.
Scanner: Dispositivo que converte de maneira
A principal vantagem é o armazenamento e a eletro-óptica um documento analógico (impresso)
diminuição do volume físico dos documentos. em código binário (documento eletrônico,
documento digital) pela detecção e medida da luz
• 13.000 páginas A4 digitalizadas em refletida ou transmitida.
1 CD-ROM.
Indexação: a indexação é o processo que garantirá
Outro aspecto importante é com relação à a recuperação dos documentos, na indexação são
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo atribuídos termo (palavras-chave) relacionados ao
documento pode ser disponibilizado para consulta conteúdo do documento. Esse processo pode ser
de mais de uma pessoa ao mesmo tempo, e realizado com a identificação destes termos antes da
acessibilidade pode ser restringida através de senhas. digitalização do documento ou após a digitalização,
o que vai definir o momento exato da digitalização
é o grau de complexidade de identificação destes
termos.
Workflow
Ferramenta para armazenamento, recuperação e
tramitação de Documentos, o termo Workflow Duas tecnologias (via Software) permite que ao
refere-se ao modo como os documentos são digitalizar uma imagem o software reconheça o
processados. conteúdo textual da imagem convertendo-a para
texto em caracteres (ASCII).
Com os documentos convertidos para imagens, era
necessária uma tecnologia que substituísse o • OCR – Opitical Character Recignicion
processo humano de trâmite de documentos em
Documentos Datilografados ou um documento com a menor distorção de tamanho
Digitados possível.
• ICR – Intelligent Character Recognition A ênfase neste quesito vai para as placas de vídeo,
Texto Manuscrito que processam a imagem, e para os monitores.
Armazenamento (Storage) Saída (Output)
Discos Magnéticos A saída de um sistema de GED é a possibilidade de
Disco com superfície magnética na qual podem ser se obter o documento impresso novamente, para
armazenados dados pela magnetização de áreas de isso as impressoras utilizadas devem ser de alta
sua superfície. resolução e com uma boa velocidade de impressão
de páginas por minuto.
• Disquetes
• Hard Disk Outro aspecto relevante é possibilidade de converter
o suporte de documentos para outros formatos,
exemplo:
Discos Ópticos • COM – Computer Output to Microfilm
Mídia que aceita e mantém informações sob a Utilizado para gerar microfilme.
forma de marcas numa camada de gravação que
pode ser lida com um raio óptico. • COLD – Computer Output to Laser Disk
Utilizado para gerar discos ópticos.
• CD-ROM
• CD-R
• DVD QUESTÕES
• DVD-R
• WORM (Write Once, Read Many) 11 - O procedimento da microfilmagem:
(A) substitui a etapa arquivística da avaliação de
Discos Magneto-Ópticos documentos;
Utiliza um campo magnético que só pode ser
alterado quando o disco é aquecido através do laser. (B) não elimina o prévio tratamento técnico da
documentação;
Nos processos de gravação, alteração e/ou exclusão
dos dados o laser aquece o ponto a ser modificado, (C) otimiza o arranjo do acervo e a ordenação de suas
e um campo magnético faz a alteração necessária. séries;
No processo de leitura apenas o laser é utilizado no (D) é feito concomitantemente com a avaliação e a
processo. seleção documental;
• CD-RW (E) simplifica o uso dos métodos padronizados de
• DVD-RW arquivamento.
Consulta (Visualização)
12 - Você é contratado como consultor de uma
Para a realização de uma consulta adequada aos instituição pública que vem enfrentando problemas
documentos é de grande importância a utlização de com o crescimento desordenado de seu arquivo
monitores de alta definição onde se possa visualizar permanente. O diretor da instituição lhe pede que
encaminhe soluções para o problema. Você, então,
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar
menos espaço.
• CLASSIFICAÇÃO
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o • ORDENAÇÃO
trâmite dos documentos permanentes.
CLASSIFICAÇÃO
(C) sugere a eliminação dos documentos
permanentes sem valor histórico. O objetivo da classificação é dar visibilidade às
funções e as atividades do organismo produtor do
(D) elabora um projeto de gestão para os arquivo, deixando claras as ligações entre os
documentos das fases corrente e intermediária. documentos.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os Podemos entender que classificação é antes de tudo,
documentos permanentes. lógica: a partir da análise do organismo produtor de
documentos de um arquivo, são criadas categorias,
classes genéricas, que dizem respeito às funções /
13 - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é atividades detectadas, por exemplo:
um conjunto de procedimentos informatizados, com
a finalidade de Uma classe Administração de Finanças, subdividida
em quatro outras, controle orçamentário geral,
(A) otimizar e racionalizar a gestão documental. receita, despesa, movimentação bancária..
(B) automatizar a produção de guias e inventários.
ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
(C) elaborar tabelas de temporalidade para o Despesas
arquivo permanente. Movimentação Bancária
Receita
(D) substituir o acesso direto a documentos antigos
ou delicados, facilitando a conservação física.
Nas subclasses serão inseridas as séries tipológicas
(E) divulgar documentos históricos pela Internet. como, notas de empenho, comprovantes de
pagamento, extratos bancários, conciliação bancária.
14 - De acordo com o Decreto 1.799, de 30 de
janeiro de 1996, que regulamenta a lei 5433, sobre a ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS
microfilmagem de documentos oficiais,
microfilmagem é Despesas
notas de empenho
(A) um processo de reprodução em filme, de
documentos, dados e imagens, por meios Movimentação Bancária
fotográficos ou eletrônicos. conciliação bancária
extratos bancários
(B) um processo de reprodução fotográfica, de
quaisquer documentos em graus de redução ínfimos. Receita
(C) um processo de reprodução em filme ou em
microfichas, de documentos arquivísticos com grau
de redução de 96,5%.
(D) qualquer processo de reprodução ótica de A classificação é geralmente traduzida em esquema
documentos e imagens com grau de redução no qual a hierarquia entre as classes e subclasses
superior a 95%. aparece representada espacialmente, esse esquema é
chamado de Plano de Classificação.
(E) qualquer processo de transferência de quaisquer
informações
documentais para suportes mais reduzidos.
O Plano de Classificação pode seguir o critério
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. • ALFABÉTICO
Critério Funcional: As classes correspondem
estritamente a funções. • GEOGRÁFICO
Critério Estrutural: As classes correspondem a • NUMÉRICOS
“estrutura” da empresa (setores, departamentos). Simples
Cronológico
Um Plano de Classificação deve possuir três • IDEOGRÁFICOS (Assunto)
características (Schellemberg): Alfabético
• Simplicidade enciclopédico
• Flexibilidade dicionário
• Expansibilidade Numéricos
duplex
decimal
Observação:
* Plano de Classificação X Quadro de Arranjo
Classificação corresponde às operações técnicas Sistema Direto: a busca do documento é realizada
destinadas a organizar a documentação de caráter diretamente no local onde o documento está
corrente, e Arranjo englobaria as operações guardado.
técnicas destinadas à organização da documentação
de caráter permanente. Sistema Indireto: para se localizar um documento
é necessário utilizar um índice ou um código.
ORDENAÇÃO
MÉTODO ALFABÉTICO
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se O elemento considerado para ordenação é o NOME.
refere a uma mesma atividade, e em relação a um
mesmo tipo documental os documentos atingem um
volume significativo. Regras de Alfabetação
A ordenação é feita com base nos elementos 1º) Nas pessoas físicas considera-se o último
informativos contidos nos documentos: sobrenome e depois o prenome.
→ ALFABETADO
Paulino Macedo Andrade, José Antunes
• Nº do documento (atribuído pelo Pedro Paulo Silveira Macedo, Paulino
emissor ou pelo receptor) José Antunes Andrade Silveira, Pedro Paulo
• Data
• Local de procedência
• Nome do emissor ou do destinatário
Para a definição do critério de ordenação devemos
considerar os tipos de busca que recai sobre cada
documento.
2º) Quando houver sobrenome igual prevalece a
Por exemplo, cabe à ordenação definir a melhor ordem alfabética do prenome
maneira de dispor fisicamente notas de empenho
(seqüência numérica), extratos bancários (ordem → ALFABETADO
cronológica). João Antunes Antunes, Aníbal
Paulo Antunes
Aníbal Antunes Antunes, João
MÉTODOS BÁSICOS DE ARQUIVAMENTO
Antunes, Paulo
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês e árabe) são
3º) Sobrenomes compostos por substantivo registrados como se apresentam, sem inversão
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam.
→ ALFABETADO
→ ALFABETADO Li Yutang Al Ben-Hur
Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Al Ben-Hur
Heitor Villa-Lobos Costa Li Yutang
Villa-Lobos, Heitor
9º) Nomes de empresas e instituições devem ser
transcritos como se apresentam, porém, os artigos
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, iniciais não devem ser considerados para
não se separam. alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses.
→ ALFABETADO → ALFABETADO
Jorge Santa Cruz Santa Cruz, Jorge EMBRATEL Colegial Ltda (A)
Waldemar Santo Antonio Fundação Joaquim Nabuco
Luis Carlos da Silva São Bento Santo Antonio, Waldemar Pesca do Vale e Cia. EMBRATEL
A Colegial Ltda.
São Bento, Luis Carlos da Silva Fundação Joaquim Nabuco
Pesca do Vale e Cia.
5º) As indicações de grau de parentesco como
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas
partes integrantes do último sobrenome e não são 10º) Nos títulos de congressos, conferências,
separadas reuniões, os números arábicos, romanos, ou escrito
por extenso deverão aparecer no final entre
→ ALFABETADO parênteses.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Sobrinho → ALFABETADO
Sebastião de Pádua Júnior II Conferência da Saúde Conferência da Saúde (II)
Antonio de Brito Neto
Brito Neto, Antonio de
Quarto Encontro de Congresso de Direito Penal (3º)
Oliveira Sobrinho, Turismo Encontro de Turismo (Quarto)
3º Congresso de Direito
Sebastião de Penal
Pádua Júnior, Sebastião de
MÉTODO GEOGRÁFICO
6º) Os títulos são colocados no final do nome entre
parênteses. Utiliza informações do aspecto geográfico do
documento.
→ ALFABETADO
Governador Jarbas Brito, Paula (Dra.)
Vasconcelos Teixeira, Oscar (General) Existem 3 (três) formas de arquivamento
General Oscar Teixeira Vasconcelos, Jarbas
Dra. Paula Brito (Governador)
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do 1ª FORMA: Estado – Cidade - *Nome
penúltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome paterno. • Os documentos são agrupados por Estados
→ ALFABETADO Ex: Pernambuco
Jose Oviedo y Baños Arco y Molinero, Ramon del Rio Grande do Norte
Ramon del Arco y
Molinero Oviedo y Baños, Jose
• Dentro das divisões estaduais seguem as Recife - Pernambuco
divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA A
CAPITAL • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
divisão por documento (assunto, pessoa, nº
Ex: PERNAMBUCO de registro .....)
Pernambuco – Recife
Pernambuco – Caruaru Ex: Caicó – Rio Grande do Norte – Ferreira, Paula
Pernambuco – Limoeiro Caruaru – Pernambuco – Contas a Pagar
Pernambuco – Olinda Natal – Rio Grande do Norte – Contas a Receber
Olinda – Pernambuco – Projeto 14/02
Recife – Pernambuco – Projeto 12/02
RIO GRANDE DO NORTE Recife – Pernambuco – Silva, Carlos da
Rio Grande do Norte – Natal
Rio Grande do Norte – Caicó
Rio Grande do Norte – Mossoró
• Dentro de cada divisão de cidade faz-se a 3ª FORMA: País – Cidade - *Nome
divisão por documento (assunto, pessoa, nº
de registro .....) • Os documentos são agrupados por País
Ex: PERNAMBUCO Ex: França
Pernambuco – Recife – Ferreira, Paula Portugal
Pernambuco – Recife – Silva, Carlos da
Pernambuco – Caruaru – Contas a Pagar
Pernambuco – Caruaru – Contas a Receber
Pernambuco – Limoeiro – Projeto 12/02 • Dentro das divisões de País seguem as
Pernambuco – Limoeiro – Projeto 14/02 divisões por Cidades, FICANDO A
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA
CAPITAL
Ex: FRANÇA
2ª FORMA: Cidade – Estado - *Nome França – Paris
França – Lorena
• Os documentos são agrupados por Cidade PORTUGAL
Portugal – Lisboa
Ex: Caicó Portugal – Coimbra
Limoeiro Portugal - Porto
Mossoró
Natal • Dentro de cada divisão de Cidade faz-se a
Olinda divisão por documento (assunto, pessoa, nº
Recife de registro .....)
Ex: PORTUGAL
Portugal – Lisboa – Maia, Manuel Mourinho (Dir.)
Portugal – Coimbra – Clientes Ativos
Portugal – Coimbra – Clientes Inativos
Portugal – Porto – Clientes Ativos
Portugal – Porto – Clientes Inativos
• Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
que pertence.
O Método numérico simples considera um número
Ex: Caicó – Rio Grande do Norte já existente no documento (ex: nº de matrícula do
Limoeiro - Pernambuco Mossoró funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do
– Rio Grande do Norte Natal – documento pode atribuir um número ao documento.
Rio Grande do Norte Olinda -
Pernambuco IMPORTANTE . Controle da numeração para não
atribuir o mesmo número para dois itens diferentes.
... Agosto / ago. /08 ... 3º DIA
O método numérico simples é um método indireto ... Setembro / set. / 09 ...
29 Outubro / out. /10 1999
pois exige a utilização de um índice alfabético para 30 Novembro / nov. / 11 2000
a realização de uma busca. 31 Dezembro / dez. / 12 2001
Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de
Matrícula. EX:
2004
Outubro
PASTAS – Dossiês de Funcionários Novembro
Dezembro
41737 2005
Janeiro
40072 Fevereiro
Documento mais recente → Março
30095
30021
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO
20241
Assuntos isolados são dispostos em ordem
alfabética.
ÍNDICE ALFABÉTICO EX:
Aguiar, Antonio - 40072 ATESTADO MÉDICO
Caldas, Luis Henrique - 30095 CONTA DE ÁGUA
Guerra Filho, George - 41737 CONTA DE LUZ
Magalhães, João - 20241
CONTRATO DE TRABALHO
Tenório, Edilson – 30021
FOLHA DE PAGAMENTO
NOTA FISCAL DE FORNECEDOR
NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO
NOTA FISCAL DE SAÍDA
ORDEM DE SERVIÇO
TESTE DE ADMISSÃO
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Utiliza a informação cronológica do documento
(DATA) para a ordenação.
No momento da ordenação, os documentos mais
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se
forem pastas as pastas mais recentes vem na frente
das mais antigas.
INFORMAÇÃO ASSUNTO – ALFABÉTICO -
CRONOLÓGICA ENCICLOPÉDICO
DIA MÊS ANO
1 Janeiro / jan. /01 ...
2 Fevereiro / fev / 02 ... 1º ANO Assuntos CORRELATOS são agrupados sob um
3 Março / mar. / 03 1940 TÍTULO GERAL.
4 Abril / abr. / 04 ... Seqüência EX:
5 Maio / maio / 05 ... da 2º MÊS CONTABILIDADE
... Junho / jun. / 06 1965 Ordenação
... Julho / jul / 07 1966
Conta de Água Nota Fiscal de Saída 1-2-3
Conta de Luz
Notas Fiscais PARA A UTILIZAÇÃO DO MÉTODO DUPLEX É
nota fiscal de fornecedor FUNDAMENTAL UTILIZAR UM PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO (que contém toda estrutura numérica
nota fiscal de imobilizado utilizada) + ÍNDICE (para identificação do código numérico
nota fiscal de saída que deverá ser utilizado com base no assunto).
Ordem de Serviço
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
PESSOAL 1 CONTABILIDADE
Atestado Médico 1-1 CONTAS DE CONSUMO
Contrato de Trabalho 1-1-1 Conta de Água
Folha de Pagamento 1-1-2 Conta de Luz
Teste de Admissão 1-2 NOTAS FISCAIS
1-2-1 Nota Fiscal de Fornecedor
1-2-2 Nota Fiscal de Imobilizado
1-2-3 Nota Fiscal de Saída
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX
ÍNDICE
Conta de Água 1-1-1
Os assuntos são divididos em classes e Conta de Luz 1-1-2
sub-classes. CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1
O método permite a criação ilimitada de classes, o Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1
que exige cuidado para que não sejam criadas Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. Nota Fiscal de Saída 1-2-3
NOTAS FISCAIS 1-2
• para cada assunto principal é atribuído um Pastas Organizadas Pelo Método Duplex
número
Ex: 1-2-3
CONTABILIDADE 1 1-2-2
PESSOAL 2
1-2-1
• Dentro dos assuntos principais podem
ocorrer subdivisões 1-2
Ex:
1-1-2
CONTABILIDADE 1
CONTAS DE CONSUMO 1-1 1-1-1
NOTAS FISCAIS 1-2
1-1
1
• Dentro das subdivisões podem ocorrer
novas subdivisões.
Ex: ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL
CONTABILIDADE 1 O Método Decimal utilizado em arquivos é baseado
CONTAS DE CONSUMO 1-1 na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey –
Conta de Água 1-1-1 Classificação Decimal de Dewey (CDD).
Conta de Luz 1-1-2
NOTAS FISCAIS 1-2 Esta Classificação divide o conhecimento humano
Nota Fiscal de Fornecedor 1-2-1 em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) décima
Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 reservada para assuntos gerais.
(A) sistema de notação mista, índices remissivos e
0 – Obras Gerais mnemônico;
1 – Filosofia (B) sistema simples de assunto, flexível e que admita
2 – Religião expansões;
3 – Ciências Sociais (C) flexível, mnemônico, de assunto-numérico;
4 – Filologia (D) expansões restritas, assunto-numérico, codificações
5 – Ciências Puras alfanuméricas;
6 – Ciências Aplicadas (E) sistema mnemônico, de assunto-numérico e sujeito
7 – Belas Artes a expansões.
8 – Literatura
9 – História e Geografia
16 - Um plano de classificação deve basear-se
O número de classificação é composto por uma
parte inteira formada por três dígitos, podendo ou (A) nos gêneros documentais, formatos e suportes.
não ter uma parte decimal. (B) no conteúdo informacional dos documentos que
integram as diferentes séries.
Ex: (C) no grau de sigilo e no período de vigência dos
612 documentos.
616 (D) nas classes ou assuntos dos documentos de
616.1 interesse histórico.
616.2 (E) na estrutura, funções e atividades das
instituições de origem dos documentos
Após o ponto podem existir quantos números sejam
necessários. Lembrando que cada novo número é
um nível de especificidade e detalhamento maior do 17 - Método de arquivamento no qual as pastas são
assunto. ordenadas de acordo com o registro de entrada dos
correspondentes. Usa-se, também, um índice
Importante: Não há uma classificação universal alfabético remissivo para a codificação das
para arquivos com uma listagem de assuntos que pastas. Trata-se do método:
cubra toda espécie de documento produzida e
recebida por uma entidade. Da Classificação de (A) decimal;
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a (B) duplex;
Técnica e não o Sistema de Classificação. (C) enciclopédico;
(D) alfanumérico;
Ex: (E) numérico simples.
100 CONTABILIDADE
110 CONTAS DE CONSUMO
111 Conta de Água 18 - A utilização de métodos numéricos de
112 Conta de Luz arquivamento
120 NOTAS FISCAIS
121 Nota Fiscal de Fornecedor (A) equivale a respeitar a ordem cronológica de
121.1 serviços recebimento
121.2 produtos dos documentos.
122 Nota Fiscal de Imobilizado (B) pode ser aplicado em correspondências se
123 Nota Fiscal de Saída houver um
índice alfabético.
A desvantagem é que a cada nível temos um (C) deve guardar estreita relação com a ordem
número de subdivisões limitado. alfabética
dos documentos.
(D) aplica-se somente a documentos que tenham
QUESTÕES um número
de série original.
15 - As qualidades que são atribuídas por (E) pode ser feita apenas em documentos que
Schellenberg a um sistema de arquivamento são: tenham passado pelo protocolo.
Radiação da Luz
• PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE O Controle da luminosidade é um elemento que
DOCUMENTOS pode garantir a preservação dos documentos. A luz
natural atua na desinfecção dos documentos, porém,
a incidência direta de raios solares sobre os
PRESERVAR documentos causa danos de forma irreversível,
modificando cores, escurecendo, e ressecando o
Consiste em adotar medidas e procedimentos para papel.
garantir a integridade dos documentos, não
permitindo que estes venham a se deteriorar. Já a luz artificial branca possui uma incidência
muito elevada de Raios UV (Ultra Violeta), que
também prejudicam os documentos. Neste caso
CONSERVAR devemos utilizar lâmpadas com filtros de UV (Ultra
Violeta).
Consiste em adotar medidas e procedimentos com a
finalidade de parar um processo de deterioração já De uma forma geral devemos manter os
iniciado. documentos protegidos da incidência de
luminosidade direta.
RESTAURAR
Qualidade do Ar
Consiste em medidas e procedimentos adotados
com a finalidade de recuperar documentos que já É importante controlar a qualidade do ar pois nele
sofreram um processo de deterioração e perderam temos dois elementos que podem comprometer a
informações de forma parcial ou total. segurança dos documentos, os gases que provocam
reações químicas formando ácidos que danificam os
documentos, e as partículas sólidas que se
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL encontram em suspensão.
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto é,
tem a capacidade de absorver e expelir umidade de AGENTES BIOLÓGICOS
acordo com o meio em que esteja, com esta troca de
umidade com o meio ele sofre dilatação e contração Os agentes biológicos de deterioração de acervos
das fibras, por isso, o controle do conjunto de são, entre outros, os insetos (baratas, brocas,
elementos ambientais é fundamental para a cupins), os roedores e os fungos, cuja presença
preservação dos acervos. depende quase que exclusivamente das condições
ambientais reinantes nas dependências onde se
encontram os documentos.
FATORES AMBIENTAIS
Para que atuem sobre os documentos e proliferem,
Temperatura e Umidade Relativa do AR necessitam de conforto ambiental e alimentação. O
conforto ambiental para praticamente todos os seres
A temperatura ideal deve ser mantida em torno dos vivos está basicamente na temperatura e umidade
20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio deve relativa elevadas, pouca circulação de ar, falta de
ser mantido pois, a umidade elevada associada com higiene.
a temperatura alta atuam como agentes facilitadores INTERVENÇÃO HUMANA
da proliferação de fungos e bactérias, bem como
garante características propícias para infestação por O homem é um dos maiores agentes de deterioração
animais. Já a baixa umidade resseca o papel dos documentos.
tornando-o quebradiço.
Vandalismo
È importante fazer o monitoramento do ambiente
através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma boa Ataques a arquivos, e extravio e roubo de
circulação do ar. documentos são atos intencionais que podem ser
minimizados com uma política de acesso e
segurança dos documentos.
Acondicionamento
O acondicionamento deve ser feito de forma
adequada utilizando materiais próprios para cada
suporte documental. Essa prática vai garantir a
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar o
mobiliário com padrão arquivístico.
A utilização de forma correta dos invólucros
(envelopes, pastas, caixas) também são importantes
para garantir a integridade documental, visto que a
prática mais comum é a superlotação dos invólucros,
danificando os documentos na sua manipulação de
retirada e guarda.
FONTE
AVEDON, D. M. GED de A a Z: tudo sobre
GED – gerenciamento eletrônico de documentos
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do
Estado, 1998. 89 p. (Como fazer, v.1).
Disponível na integra em:
http://www.saesp.sp.gov.br/cf1.html
CASSARES, Norma Cianflone. Como fazer
conservação preventiva em arquivos e
bibliotecas.
CASTRO, Astréa de Moraes e. Arquivística =
Técnica; Arquivologia = Ciência.
CENADEM – http://www.cenadem.com.br
GONÇALVES, Janice. Como classificar e
ordenar documentos de arquivo. São Paulo:
Arquivo do Estado, 1998.
IMAGEWARE - http://www.imageware.com.br
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática.
SOUZA NETO, J. M. de. O microfilme. São Paulo:
CENADEM.
