Lettre commerciale en anglais

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Lettre commerciale en anglais Powered By Docstoc
					Lettre commerciale en anglais




 1.  Nom et adresse de l'expéditeur (utilisez un papier à en-tête)
 2.  Références du document : initiales, lettres, numéros
 3.  Facultatif : "Private and confidential" pour les documens confidentiels
 4.  La date, en anglais. Par exemple : September, 10th 2001
 5.  Nom & adresse du destinataire
 6.  A qui s'adresse le document ?
    Attention : The Manager / Mr. / Mrs. / Ms.
    (facultatif si l'entreprise est petite). "Attention" veut dire "A l'attention
     de...."
 7. Formule de salutation : Dear Sirs / Dear Mr. / Dear Mrs. / Dear Ms.
 8. Annonce de l'objet de la lettre
 9. Le corps de la lettre
 10. Formule de politesse : "Yours faithfully / Yours sincerely".
 11. Signature
 12. Nom et position de la personne qui a signé
 13. FACULTATIF :
    "Encl." (enclosed) pour les pièces jointes
    "copy to" pour le nom des destinataires de la lettre.
Ecrire une lettre commerciale simple

Voici quelques expressions utiles pour écrire une lettre, en respectant
l'architecture de celle-ci :

                                 Commencer la lettre
      Dear Personnel
                               A utiliser si vous ne connaissez pas le
      Director,
                               destinataire
      Dear Sir or Madam
                               A utiliser si vous connaissez la personne à
                               qui vous écrivez et si vous avez déjà établi
                               une relation informelle avec elle.
      Dear Mr, Mrs, Miss
      or Ms
                               Utilisez Ms pour les femmes, sauf si vous
                               savez que cette personne doit être appelée
                               Mrs ou Miss (dans le doute, utilisez Ms)
                               Pour un ami ou quelqu'un que vous
      Dear Frank
                               connaissez bien
                                  Citer ses références
                               your advertisement in the Times, …
      With reference to        your letter of 23rd March, …
                               your phone call today, …
      Thank you for your
      letter of March 5th.
                                   But de la lettre
      I am writing to          enquire about … apologize for … confirm …
                               Demander quelque chose
      Could you possibly
      …?
      I would be grateful if
      you could …
                                Accepter une demande
      I would be delighted
      to …
                         Donner une mauvaise nouvelle
      Unfortunately …
      I am afraid that …
                            Joindre des documents
      I am enclosing …
      Please find
      enclosed …
      Enclosed you will
      find …
                            Ajouter des remarques
Thank you for your
help
                      we can help in any way.
Please contact us
                      there are any problems.
again if
                      you have any questions.
                     Donner un futur rendez-vous
                      hearing from you soon.
I look forward to     meeting you next Tuesday.
                      seeing you next Thursday.
                            Terminer la lettre
                      (If you don't know the name of the person
Yours faithfully,
                      you're writing to)
                      (If you know the name of the person you're
Yours sincerely,
                      writing to)
Best wishes,          (If the person is a close business contact or
Best regards,         friend)
L'adresse de l'expéditeur se place en haut à droite. On met le nom de la société mais
non pas son nom à soi. L'adresse peut être alignée à droite.

L'adresse du destinataire se place juste en dessous à gauche. On peut mettre le
nom du destinataire ainsi que sa fonction, si on les connaît.

Ensuite, on met la date ; elle doit être placée à peu près à 33% de la distance de la
marge de droite. D'ordinaire, on écrit la date de la façon suivante : le mois écrit
comme un mot (n'oubliez pas la majuscule), le jour (sans st, nd, rd, ni th), puis une
virgule suivie de l'année. Donc March 17, 2001, par exemple. Il est également
possible d'écrire : 17 March 2001. N'écrivez pas le nom de votre ville ici.

Si vous avez un numéro de référence ou une autre référence, vous le mettez ensuite,
aligné à gauche, après les mots : Your reference ou Our reference ou tout
simplement Re.:. Vous pouvez le souligner s'il est important.

Ensuite vient le début de lettre. On emploie toujours le mot Dear (cher, chère) suivi
du titre de la personne et de son nom de famille : par exemple, Dear Mr Smith (en
général, on ne met pas de point après Mr, Mrs et tout titre dont l'abréviation se
termine par la même lettre que le mot entier : Mr et Mister se terminent d'un R). Si on
ne les connaît pas, on écrit Dear Sir or Madam à moins que l'on ne connaisse le
sexe de la personne — dans ce cas, c'est Dear Sir ou Dear Madam. L'ordre Sir, suivi
de Madam, ne varie jamais.

Quant au texte de la lettre, il y a deux possibilités. Le plus courant est d'aligner les
paragraphes à gauche sans alinéas, mais en laissant une ligne en blanc entre les
paragraphes, soit on emploie des alinéas — dans ce cas il n'est pas nécessaire de
mettre une ligne en blanc entre les paragraphes.

A la fin de la lettre, on écrit Yours sincerely si l'on a commencé avec le nom de la
personne, mais si la lettre est adressé à Dear Sir or Madam, on doit la terminer par
Yours faithfully. Toute autre formule devrait être évitée. On laisse quelques lignes en
blanc pour sa signature, puis on écrit son nom suivi d'une virgule et sur la ligne
suivante, on met sa position (ex. Managing Director).