PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD by cdc16374

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									                  PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

                             DEL SISTEMA DE CALIDAD

                                  DE CESMEC LTDA.




               Preparado por         :   Gerencia de Aseg. de Calidad
               Revisión N°           :   03
               Fecha de Emisión      :   17/Agosto/98
               Código Documento      :   PCG 131/017-101
               Copia Controlada      :   Sí__X___ No_______
               Copia N°              :   En red




ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE CESMEC LTDA., QUEDA ESTRICTAMENTE
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN Y RETIRO DE LA EMPRESA, SIN LA AUTORIZACIÓN ESCRITA DEL
GERENTE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.
Procedimiento: CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Area: Gerencia de Aseguramiento de Calidad                                Código: PCG 131/017-101
Preparó: Claudia Soto V.         Revisó: Luis Fernández C.                Aprobó: Luis Fernández C.
Revisión: 03 - 00                Fecha Emisión: 17/08/98                  Página: 1 de 8

1.0    OBJETIVO

       El objetivo del presente procedimiento es:

       • Establecer los criterios de emisión, aprobación, distribución, registro y modificación de los
         documentos del Sistema de Aseguramiento de Calidad de Cesmec sometidos a control.

       • Establecer los criterios de control de los documentos externos utilizados por las distintas unidades
         para realizar sus actividades.

2.0    ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION

       El presente procedimiento será aplicable a nivel nacional, a partir de la fecha indicada en el
       rótulo, en todas las áreas de Cesmec donde se utilicen los siguientes documentos, ya sean
       presentados en medios electrónicos o impresos en papel:

       - Manual de Calidad
       - Manuales de Gestión de Calidad
       - Planes de Calidad
       - Procedimiento de Calidad General (PCG)
       - Procedimiento de Calidad Específico (PCE)
       - Instructivo de Trabajo (ICG) o (ICE)
       - Otros documentos internos asociados al Sistema de Aseguramiento de Calidad
       - Documentos externos

       Las ediciones actualizadas de dichos documentos deben estar en todas las áreas donde se
       realicen actividades esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Aseguramiento
       de Calidad y disponibles para el personal autorizado a utilizarlas.

NOTA: Todos los documentos emitidos con anterioridad a este procedimiento siguen siendo válidos
      hasta su nueva emisión.

3.0    DEFINICIONES

       Para efectos de este procedimiento se aplican las siguientes definiciones:

3.1    Manual de Calidad: Documento que establece la Política de Calidad y describe el Sistema de
       Calidad de Cesmec.

3.2 Manual de Gestión de Calidad: Documento que describe la organización interna de una Gerencia o
    División Operativa, su forma de trabajar y relación con otras áreas de la empresa, citando o
    incluyendo procedimientos y/o instrucciones de trabajo. En el caso de las Divisiones, puede describir el
    Sistema de Aseguramiento de Calidad de una División.
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Preparó: Claudia Soto V.         Revisó: Luis Fernández C.                 Aprobó: Luis Fernández C.
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3.3    Plan de Calidad: Documento derivado del Sistema de Aseguramiento de Calidad que establece
       las prácticas específicas referentes al aseguramiento de calidad, los servicios y las actividades
       aplicables a un determinado proceso, servicio, contrato o proyecto.

3.4    Procedimiento de Calidad General: Documento aplicable a todas las áreas de la empresa, tanto
       operativas como administrativas, en el cual se indican los responsables de la ejecución de las
       actividades.

3.5    Procedimiento de Calidad Específico: Documento que involucra sólo actividades propias de un
       área o unidad de trabajo. En él se especifican los responsables de dichas actividades.

3.6    Instructivo de Calidad General: Documento que describe en detalle una actividad aplicable a
       todas las áreas de la empresa y en el cual no se indican responsables de la ejecución de las
       actividades.

3.7    Instructivos de Calidad Específicos: Documento que describe en detalle una actividad propia de
       un área o unidad de trabajo y en el cual no se indican responsables de la ejecución de las
       actividades.

3.8    Documento Interno asociado al Sistema de Aseguramiento de Calidad: Documento que no
       corresponde a los puntos indicados anteriormente y que complementa la documentación del
       Sistema de Aseguramiento de Calidad a nivel de empresa, o para un área de trabajo en
       particular. Ej: Pautas, Guías, Glosario, Metodologías de análisis, etc.

3.9    Documento Externo: Documento que no es emitido en la empresa y que se utiliza para realizar
       actividades que afectan la calidad de un servicio brindado por un área de trabajo. Ej.:Normas Técnicas,
       Directivas, Reglamentos,Guía de alguna institución etc.

3.10   Copia Controlada: Copia de un documento sometida a los controles que se describen en este
       procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la última
       versión de éste. Su distribución es efectuada mediante un registro de entrega de copias
       controladas.

3.11   Copia no Controlada: Copia de un documento de carácter informativo que no estará sometida a
       registro de distribución. La distribución de este tipo de copias es de exclusiva responsabilidad
       de la unidad emisora del documento, la cual debe aplicar su propio criterio para tal efecto. Esta
       copia debe ser identificada como tal mediante un timbre que diga "Copia no Controlada" en
       cada una de sus hojas. EL USO DE ESTE TIPO DE DOCUMENTOS EN LA OPERACION
       ESTA PROHIBIDO.
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4.0    RESPONSABILIDADES

4.1    Las responsabilidades de la emisión y control de documentos es la siguiente:

                   DOCUMENTO                                UNIDAD RESPONSABLE
 Manual de Calidad                              Gerencia Aseguramiento de Calidad
 Manual de Gestión de Calidad                   Gerencias y Divisiones emisoras
 Plan de Calidad                                Area emisora
 Procedimientos e Instructivos Generales        Gerencia emisora
 Procedimientos e Instructivos Específicos      Area emisora
 Otros documentos internos asociados al Sistema
 de Aseguramiento de Calidad                    Area emisora
 Documentos Externos                            Area usuaria


4.2    Las unidades mencionadas son responsables de:

       • Definir quienes prepararán, revisarán y aprobarán los documentos de su área de actividad,
         definiendo además quienes tienen el control de los documentos externos.

       • Disponer de una lista maestra actualizada, de los documentos en uso emitidos en su área,
         que identifique la condición de la revisión vigente, evitando el uso de documentos no válidos
         y/u obsoletos.

       • Mantener la información actualizada de los documentos externos utilizados en su área de trabajo.

4.3    La Gerencia de Aseguramiento de Calidad tiene la responsabilidad de verificar que se cumpla
       este procedimiento y podrá realizar dicha verificación cuando lo estime conveniente.


5.0    REFERENCIAS

       • Norma NCh ISO 9002 of.95
       • Guía ISO/IEC 25
       • Guía para la preparación y codificación de procedimientos y otros documentos del sistema
         de aseguramiento de calidad de Cesmec, DOC 131/017-002.
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6.0     METODOLOGIA

6.1     Emisión

6.1.1   En caso que una unidad o área de Cesmec deba elaborar un documento como los indicados en
        el punto 2.0 (excepto documentos externos) , debe consultar sobre la existencia de éste al
        Supervisor de Aseguramiento de Calidad de su División o en ausencia de éste a la Gerencia de
        Aseguramiento de Calidad, con el fin de evitar la duplicidad de trabajo en la preparación de uno
        similar. La estructura y codificación de los documentos se debe realizar de acuerdo a lo definido en la
        “Guía para la preparación y codificación de procedimientos y otros documentos del sistema de
        aseguramiento de calidad de Cesmec, DOC 131/017-002”, emitida por la Gerencia de Aseguramiento de
        Calidad.

6.1.2   Para el caso de elaboración de Manuales y Planes de Calidad, se incorporará además, en las
        primeras hojas, el Registro de Revisiones del documento, en el cual se detallarán los cambios
        efectuados en cada revisión, y el Registro de Revisiones de los capítulos, en donde se registrará la
        revisión vigente de todos los capítulos del documento. Se adjuntan los formatos de éstos en Anexos
        A1 y A2.

6.1.3   Todos los procedimientos deben llevar, además del rótulo en cada página, una primera hoja
        con datos generales del documento, indicando: área que preparó, número de revisión, fecha de
        emisión, código del documento, condición de la copia (controlada o nó) y número de copia para
        distribución. Un ejemplo de ésta se presenta en Anexo B.
        Para el caso de los instructivos esta primera hoja será incorporada solamente si el área emisora
        lo considera necesario.

6.1.4   La emisión de documentos por medios informáticos, para su posterior visualización en pantalla
        por el usuario, deberá implementarse en un software sin opción a modificarlo e imprimirlo y con
        acceso restringido a cuentas personales.

6.1.5   La entrada en vigencia de los documentos elaborados en Cesmec, corresponde a la fecha de emisión
        indicada en el rótulo, a menos que se informe documentalmente lo contrario.


6.2     Revisión y Aprobación

6.2.1   Todos los documentos del sistema de aseguramiento de calidad oficialmente emitidos y
        distribuídos dentro de la empresa deben estar revisados y APROBADOS antes de su entrega.

6.2.2   La revisión la debe realizar preferentemente personal directamente involucrado en las actividades que se
        están documentando.

6.2.3   La aprobación la debe realizar el Jefe de mayor jerarquía del área que emite el documento.
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6.2.4   La aprobación se efectuará con la firma en original, sólo en el rótulo de la primera página del
        documento de la(s) persona(s) responsables de preparar, revisar y aprobar el documento.


6.3     Distribución

6.3.1   La distribución de los documentos será responsabilidad de las áreas emisoras. Para ello cada
        documento, con carácter de controlado, debe ser distribuído con una hoja de registro en la cual
        se debe indicar; nombre, código, N° de revisión y condición de distribución, entre otros. En los
        Anexos C y D se presentan los modelos de los registros de distribución de Manuales de Calidad
        y Planes de Calidad y de los documentos controlados del sistema de aseguramiento de calidad
        como procedimientos, instructivos y otros documentos asociados al sistema.

6.3.2   El receptor y usuario de un documento enviado como copia controlada es responsable de
        cumplir las siguientes cláusulas y restricciones:

a)      Devolver el registro de distribución firmado, anotando la fecha de recepción.
b)      El documento es de uso personal.
c)      El documento no podrá ser reproducido por medio alguno.
d)      El usuario, mantendrá condiciones adecuadas de resguardo y conservación del documento.
e)      El usuario es responsable de reemplazar las hojas modificadas enviadas a su documento.
f)      El usuario deberá devolver íntegro el documento, a requerimiento del área emisora.
g)      El eventual extravío del documento, deberá ser comunicado por escrito al área emisora.
h)      En caso que el documento sea requerido para consulta o información de una persona externa a
        la empresa, se debe solicitar la autorización para tal efecto al responsable de la aprobación del
        documento (indicado en el rótulo).

6.3.3   Sólo podrán ser distribuídos en medios informáticos aquellos documentos aprobados, debiendo
        existir para ello una copia del documento original en papel con la firma correspondiente del
        responsable de la aprobación.

6.3.4   El emisor que habilita un documento para consulta en el sistema informático, comunicará
        mediante una PETICION por el sistema de red interna "Coordinador", a cada usuario autorizado
        y con acceso a esta información. El usuario deberá dar acuso de recibo del documento recibido,
        quedando éste como registro de recepción.


6.4     Cambios/Modificaciones

6.4.1   El personal que prepara un documento, está en libertad de realizar cualquier cambio que estime
        necesario, en favor de mejorar y/o agilizar las actividades involucradas.
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6.4.2   La petición de cambio/modificación de algún documento, se debe realizar mediante un
        memorándum o una carta-solicitud, dirigida a la persona responsable de la preparación de éste,
        y debe contener como mínimo lo siguiente:

        - Nombre del documento.
        - Nº de revisión.
        - Departamento o unidad que solicita.
        - Nombre del solicitante.
        - Razones de solicitud del cambio (indicar cambio/modificación propuesta).
        - Fecha y firma del solicitante.

6.4.3   Para los dos casos anteriores, los cambios propuestos serán revisados, aprobados o
        rechazados por el mismo personal que revisó y aprobó el documento inicialmente. En caso de
        ausencia permanente del personal que debe realizar dicha labor, el área emisora debe definir sus
        reemplazantes para tal efecto.

6.4.4   En el caso que una petición de cambio/modificación sea rechazada, el receptor de la petición
        deberá informar por escrito al solicitante de tal decisión.

6.5.    Emisión de Modificaciones

6.5.1   Cuando los cambios o modificaciones son aprobados, el área emisora debe actualizar el
        documento a todos los poseedores de copias controladas.

6.5.2   En el caso que los cambios sean efectuados sólo en algunas páginas del documento, éstos
        deben emitirse como HOJAS APROBADAS con el mismo criterio del punto 6.2.4 (respecto a las
        firmas).

6.5.3   Las páginas actualizadas deben llevar el mismo rótulo del documento inicial, con una nueva
        revisión en orden correlativo respecto a la revisión anterior de la página y la nueva fecha de emisión. El
        usuario deberá reemplazar las hojas obsoletas donde corresponda. Para el caso de Manuales y
        Planes, el propio emisor registra los cambios y los distribuye.

6.5.4   La emisión de una nueva revisión de un documento se efectuará cuando la cantidad o
        importancia de sus modificaciones justifiquen el cambio.

6.5.5   Para los dos casos anteriores, los cambios deben ser señalados con letra distinta a la del texto
        original. Preferir letra cursiva.

6.5.6   Sólo serán señalados aquellos cambios de real importancia (de fondo y no de forma), a fin de facilitar
        que el usuario se informe oportunamente de ellos.
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6.5.7   En caso que las modificaciones a un documento signifiquen cambiar completamente su contenido o
        gran parte de él, éste podrá emitirse sin señalar los cambios, sin embargo se recomienda informar al
        usuario de tal situación(memo, carta, etc).


6.6     Cambios/Modificaciones en Medios Informáticos

6.6.1   Los cambios a los documentos presentados en este sistema, los debe efectuar el área emisora
        y serán registradas por el emisor en la primera página del documento que resume las
        modificaciones. De esta forma el usuario visualizará de inmediato en pantalla cuales son las
        páginas modificadas.

6.6.2   Las modificaciones serán informadas por "Coordinador" mediante una "PETICION" de acuso de
        recibo, la que quedará como registro de entrega y conformidad con los cambios efectuados.


6.7     Control de Documentos Externos

6.7.1   Todas las áreas usuarias de documentos externos deben seguir las siguientes instrucciones:

        • Nombrar un responsable de la mantención y actualización de estos documentos.

        • Mantener un listado actualizado de los documentos externos disponibles en su área.

        • Mantener los documentos externos disponibles para el personal autorizado a utilizarlos.

        • Asegurarse que la copia u original que poseen, sea la última versión del documento.

        • En caso que sea necesario distribuir al personal una copia de un documento externo, ésta se debe
          distribuir como copia controlada, utilizando para ello el registro del Anexo D o un registro especial
          definido por el área usuaria.

        • Archivar separadamente e identificar las copias obsoletas, previniendo el uso de ellas.
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Preparó: Claudia Soto V.         Revisó: Luis Fernández C.                    Aprobó: Luis Fernández C.
Revisión: 03 - 00                Fecha Emisión: 17/08/98                      Página: 8 de 8


6.8     Registro

6.8.1   Cada área emisora debe:

      • Ser responsable del control y archivo de los registros de los documentos que emite.

      • Registrar, archivar y mantener al día, la documentación controlada del Sistema de
        Aseguramiento de Calidad de la cual es receptora.

      • Definir el período de mantención de los registros generados por el Sistema de Aseguramiento
        de Calidad. La definición se debe consignar en cada procedimiento o bien en un procedimiento
        particular de control de los registros de calidad.

6.8.2   Sólo el área emisora de un documento controlado deberá tener al menos un ejemplar obsoleto
        de cada revisión, como un archivo histórico de ellos. En caso que un documento haya tenido
        revisiones por página, se deben incluir en este archivo histórico, las páginas obsoletas. Para ambos casos
        el documento debe estar identificado como: “Copia Histórica” o “Copia Obsoleta” o un nombre similar.


7.0     VERIFICACION

7.1     El cumplimiento de este procedimiento se verifica a través de la revisión de los registros de
        todos los documentos de carácter controlado, o a través de auditoría interna de la Gerencia de
        Aseguramiento de Calidad.


8.0     ANEXOS

ANEXO A1        "Registro de Revisiones del Manual / Plan de Calidad"
ANEXO A2        "Registro de Revisiones Vigentes de los Capítulos del Manual / Plan"

ANEXO B         "Página Título de Procedimiento/Instructivo".

ANEXO C         "Registro de Distribución de Manuales y Planes de Calidad del Sistema de Calidad".

ANEXO D         "Registro de Distribución de Documentos".
                                  ANEXO A1
                    “Registro de Revisiones al Manual/Plan”


MANUAL DE GESTION / PLAN DE CALIDAD
        DIVISION / GERENCIA
       XXXXXXXXXXXXXXXXX

Preparó:                 Revisó:                        Aprobó:
Revisión:                Fecha Emisión:                 Página:


               REGISTRO DE REVISIONES DEL MANUAL/PLAN
  Fecha de
  Revisión   Cap.          Págs.                        Descripción
                                       ANEXO A2
            “Registro de Revisiones Vigentes de los Capítulos del Manual/Plan”


 MANUAL DE GESTION / PLAN DE CALIDAD
         DIVISION / GERENCIA
        XXXXXXXXXXXXXXXXX

Preparó:                      Revisó:                         Aprobó:
Revisión:                     Fecha Emisión:                  Página:


             REGISTRO DE REVISIONES VIGENTES DE LOS CAPITULOS

CAPITULO                      DESCRIPCION                         REV. VIG.      FECHA EMI.
                                   ANEXO B
                  “Página Título de Procedimiento/Instructivo”




             PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

                         DEL SISTEMA DE CALIDAD

                             DE CESMEC LTDA.




            Preparado por          :   Gerencia de Aseg. de Calidad
            Revisión N°           :    03
            Fecha de Emisión      :    17/Agosto/98
            Código Documento      :    PCG 131/017-101
            Copia Controlada      :    Sí__X___ No_______
            Copia N°              :




ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD EXCLUSIVA DE CESMEC LTDA., QUEDA
ESTRICTAMENTE PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN Y RETIRO DE LA EMPRESA, SIN LA
AUTORIZACIÓN ESCRITA DEL GERENTE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.
                                       ANEXO C
COPIA Nº____/                                                               REG 017-101.1-Rev. 03


  REGISTRO DE DISTRIBUCION DE MANUALES Y PLANES DE CALIDAD
              DEL SISTEMA DE CALIDAD DE CESMEC
1. IDENTIFICACION Y RECEPCION DEL DOCUMENTO:

  NOMBRE DOC:______________________________________________________________________

  REVISION:______/        FECHA DE EMISION:___/___/___/          COND.DISTRIB:

  NOMBRE DEL EMISOR     :_____________________________________________________________

  NOMBRE DEL RECEPTOR:______________________________________________________

  FECHA DE RECEPCION:___/___/___/              FIRMA RECEPCION:____________________

2. RECEPCION DE MODIFICACIONES:
FECHA EMISION:                             COND. DISTRIBUCION:
CAPITULOS (PAGINAS):


FECHA RECEPCION:                           FIRMA RECEPCION:


FECHA EMISION:                             COND. DISTRIBUCION:
CAPITULOS (PAGINAS):


FECHA RECEPCION:                           FIRMA RECEPCION:


FECHA EMISION:                             COND. DISTRIBUCION:
CAPITULOS (PAGINAS):


FECHA RECEPCION:                           FIRMA RECEPCION:


FECHA EMISION:                             COND. DISTRIBUCION:
CAPITULOS (PAGINAS):


FECHA RECEPCION:                           FIRMA RECEPCION:

3. CONDICION DE DISTRIBUCION:

  1.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER ESTE REGISTRO FIRMADO.
  2.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER DOCUMENTO OBSOLETO CON ESTE REGISTRO FIRMADO.
  3.- REEMPLAZAR HOJA MODIFICADA Y DEVOLVER HOJA OBSOLETA CON ESTE REGISTRO FIRMADO.
                                         ANEXO D

COPIA Nº____/                                                                 REG 017-101.2-Rev. 03


                 REGISTRO DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

1. IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO:

  NOMBRE DOC:____________________________________________________________________________

  CODIGO:_________________

  NOMBRE DEL EMISOR:_____________________________________________________________________

  NOMBRE DEL RECEPTOR:___________________________________________________________

2. RECEPCION:

  DOCUMENTO                                   HOJAS MODIFICADAS
 Nº   FECHA      FECHA         FIRMA   C.D.    Nº       N°      FECHA        FIRMA               C.D.
REV. EMISION     RECEP.      RECEPCION        PAG.     REV.     RECEP.     RECEPCION




3. CONDICION DE DISTRIBUCION (C.D.):

  1.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER ESTE REGISTRO FIRMADO.
  2.- ARCHIVAR NUEVO DOCUMENTO Y DEVOLVER DOCUMENTO OBSOLETO CON ESTE REGISTRO FIRMADO.
  3.- REEMPLAZAR HOJA MODIFICADA Y DEVOLVER HOJA OBSOLETA CON ESTE REGISTRO FIRMADO.

								
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