TERMINOS TECNICOS DE REFERENCIA “PLAN ESTRATEGICO MUNICIPAL PARA

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TERMINOS TECNICOS DE REFERENCIA “PLAN ESTRATEGICO MUNICIPAL PARA Powered By Docstoc
					               TERMINOS TECNICOS DE REFERENCIA
             “PLAN ESTRATEGICO MUNICIPAL PARA LA
                I. MUNICIPALIDAD DE ..........................”


I.   INTRODUCCION


     1.   EL PROGRAMA            DE     FORTALECIMIENTO           INSTITUCIONAL
          MUNICIPAL


          Durante los últimos veinte años se han ido asignando a las
          municipalidades mayores y más complejas tareas relacionadas con el
          desarrollo comunal y la calidad de vida de sus habitantes. Por otra
          parte, las municipalidades son el ente estatal que mayor contacto tiene
          con la población. De acuerdo a lo anterior, los municipios están
          llamados a modernizar y fortalecer su gestión para satisfacer la enorme
          responsabilidad frente a la ciudadanía y al Estado.


          Es un objetivo prioritario del Gobierno de Chile fortalecer y consolidar la
          descentralización, el desarrollo regional y local, para lo cual se requiere
          el fortalecimiento de las administraciones municipales. El Ministerio del
          Interior, a través de la Subsecretaría de Desarrollo Regional y
          Administrativo (SUBDERE) es el organismo encargado de liderar este
          proceso. En este marco y con el apoyo del Banco Mundial se desarrolla
          el Programa de Fortalecimiento Institucional Municipal (PROFIM), que
          busca fortalecer la capacidad de gestión de las municipalidades para
          que puedan realizar una administración eficiente del territorio comunal y
          de los servicios a su población, y operar como agentes activos del
          desarrollo comunal.


          Uno de los proyectos más relevantes del Programa es el de apoyo a la
          formulación o adecuación del Plan Estratégico Municipal.




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2.   MARCO CONCEPTUAL

        La Planificación constituye un proceso básico para el trabajo municipal
        y/o cualquier otra organización. Tienen que fijarse metas realistas y
        alcanzables en un período determinado, de acuerdo a la disponibilidad
        de sus recursos.

        Para lograr las metas propuestas, se deberán generar políticas, planes,
        programas y proyectos que proporcionen los ingresos suficientes para
        cubrir sus gastos de operación y de inversión.

        Estos planes son los denominados PLANES ESTRATEGICOS, los que
        deben contener; diagnóstico, políticas, planes y programas basados en
        objetivos y metas que se desean alcanzar, según el período (corto y
        largo plazo) y los recursos involucrados (humanos, financieros,
        tecnológicos y físicos).

        Otro elemento que justifica el proceso de planificación, es el de evaluar
        los resultados según lo planificado, proponiendo medidas alternativas
        de corrección antes de concluir el proceso.

        Antes de mencionar las características y problemáticas particulares del
        municipio, es necesario conciliar algunos conceptos :

        -    Planeación:
        Es elegir racionalmente entre diversos cursos de acciones posibles,
        aquel que permita asignar recursos escasos de la manera más eficiente
        para el logro de objetivos prefijados, en un período de tiempo
        determinado.

        -    Planes de largo plazo:
        Predeterminación de objetivos, programas, políticas y presupuestos a
        varios años.

        -     Planes de corto plazo:
        Son aquellos planes que se van a llevar a cabo en el período de un año a
        partir de la elaboración del Plan Estratégico de la Municipalidad.

        -    Plan Estratégico:
        Se define como el conjunto de fases que permiten prever el futuro de la
        organización.      Básicamente comprende la evaluación de la
        municipalidad, el establecimiento de la misión, objetivos y políticas de la



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organización, la elaboración de programas a corto y mediano plazo, su
implementación y la cuantificación a través de presupuestos y planes
operativos.

-    Visión :
Declaración permanente cuya finalidad es la de comunicar la naturaleza
de la existencia de la organización en términos de propósitos
corporativo, ámbito de los servicios a prestar, marco conceptual que
regula las relaciones entre la municipalidad y su comunidad; y declara
los objetivos amplios de desempeño del municipio.

-     Misión:
Es el objetivo central y la razón de ser de la organización, es el propósito
más importante por el que trabajan y se esfuerzan los miembros de la
misma. Sin una definición clara de la misión, ninguna organización
puede progresar y difícilmente puede sobrevivir.

-      Diagnóstico:
Proceso de recopilación, clasificación y análisis de la información
existente en una organización, que permite identificar, cuantificar y
valorar las relaciones de causa-efecto, con el propósito de definir
políticas, planes y programas basadas en soluciones que permitan
eliminar los problemas, provocando un mejoramiento en su crecimiento y
desarrollo.

-    Políticas:
Serie de pautas y líneas que guían la acción hacia el futuro.

-   Objetivos:
Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la
municipalidad.

-    Estrategias:
Son las definiciones básicas de la forma de actuación elegida para
alcanzar los objetivos y metas.

-    Programas:
Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los
recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

-    Presupuesto:




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           Es la expresión formal de la Planificación Estratégica, es decir, da forma
           y define los recursos que serán necesarios para implementarla.


3.    DATOS ACERCA DE LA I. MUNICIPALIDAD DE .................


      Uno a dos párrafos con Datos de la comuna: urbano/mixto/rural,
      características geográficas, culturales, y otras, población, principales
      actividades económicas, principales problemas sociales y otros.
      Datos de la municipalidad: personal (de planta, honorarios, a contrata,
      número de profesionales), presupuesto municipal y recursos, organigrama y
      servicios que entrega anexo.



II.   DESCRIPCION DEL PROBLEMA

      Los diversos diagnósticos municipales realizados han detectado problemas
      tales como falta de una visión estratégica y accionar de corto plazo, falta de
      objetivos claros y compartidos, dificultades de articulación de los programas,
      desinformación y descoordinación entre los diversos estamentos y unidades
      municipales, desconocimiento del concepto de cliente, bajos niveles de
      participación interna, falta de instrumentos de monitoreo y control de la
      gestión municipal.

      En el caso de la Municipalidad de ............................... , las dificultades
      principales son: ...............................................................


III. OBJETIVOS

           OBJETIVO GENERAL

           1.    Elaborar y desarrollar un proceso de Planificación Estratégica de
                 la gestión, que determine a nivel integral y funcional la misión;
                 definiendo objetivos estratégicos, programas de acción y
                 presupuestación de recursos a corto, mediano y largo plazo,
                 considerando un horizonte para 1 y 4 años plazo.




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2.   Diseñar un sistema de control de gestión, orientado a la formación
     de indicadores y medición de estándares de desempeño a nivel
     integral y funcional.




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     OBJETIVOS ESPECIFICOS

      1.   Establecer la articulación de una visión y misión común y
           compartida por parte de las autoridades y directivos municipales.

      2.   Definición de la misión organizacional a nivel integral y de las
           áreas más relevantes (Salud, Educación, Desarrollo comunitario,
           Servicios Urbanos, Infraestructura comunal y una de Desarrollo
           Económico; Ej.: Turismo).

      3.   Desarrollar y elaborar un diagnóstico municipal y de las áreas más
           relevantes (Salud, Educación Acción Social y Comunitaria y una de
           Desarrollo Económico; Ej.: Turismo), en relación de las misiones
           definidas.

      4.   Definir los Factores claves para lograr el éxito de la gestión en el
           municipio a nivel integral y en cada área relevante.

      5.   Desarrollo y definición de Objetivos generales y específicos
           (metas), estrategias, programas y proyectos (perfil).

      6.   Diseñar un sistema de Control de Gestión atingente con el plan
           estratégico a nivel de toda la organización áreas relevantes.

      7.   Transferir metodología de proceso de planificación estratégica y
           diseño de sistema de control de gestión.


IV. PRODUCTOS


      1.   Definición de la visión del municipio (declaración permanente cuya
           finalidad es la de comunicar la naturaleza de la existencia de la
           organización en términos de propósitos corporativo, ámbito de los
           servicios a prestar, marco conceptual que regula las relaciones
           entre la municipalidad y su comunidad; y declara los objetivos
           amplios de desempeño del municipio), que considera la misión,
           segmentación de áreas relevantes, interrelación entre las
           diferentes áreas (estrategia horizontal) y filosofía corporativa
           (programa del gobierno local).




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2.   Misión de la organización operacionalizada, considerando
     situación actual y futura esperada, en un listado finito de pares
     servicios/clientes (comunidad) priorizados, estableciendo los
     principales para la misión estratégica y liderazgo competitivo
     (forma particular de enfrentar con ventaja las aspiraciones del
     municipio). Se entiende que la definición de los servicios
     priorizados es tan importante por los que considera como por los
     que excluye.

3.   Misión de las áreas relevantes.

4.   Evaluación de las interrelaciones, oportunidades y amenazas
     relacionadas con el ambiente externo de la organización, relativas
     a las misiones propuestas, considerando como plataforma el
     diagnóstico y análisis estratégico del PLADECO.

5.   Identificar las fortalezas y debilidades de la organización municipal,
     relativas a las misiones propuestas.
6.   Análisis estratégico de cada una de las misiones propuestas y la
     redefinición necesaria para su viabilidad.

7.   Factores claves para lograr el éxito a nivel integral y para áreas
     relevantes (número limitado de áreas o materias en que los
     resultados satisfactorios aseguran el desempeño exitoso ).

8.   Objetivos generales y específicos ; políticas ; y estrategias (para el
     municipio y las áreas consideradas relevantes).

9.   Programas con planes de acción definidos y perfil de proyectos
     internos (incorporando los establecidos en el módulo básico) y
     externos. Para el municipio y las áreas consideradas relevantes.

10. Presupuesto global y de operación del plan.

11. Indicadores de corto, mediano y largo plazo ; estableciendo
    estándares y niveles de desviación permisibles.

12. Definir y desarrollar cuadros de mandos y modelo de operación del
    sistema.




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          13. Desarrollo de presupuestos operacionales.

          14. Definición clara de centros de responsabilidad (como parte del
              sistema de control de gestión e insumo para el diseño
              organizacional), procesos claves y fuentes de información.

          15. Personal capacitado y experimentado en los procesos de
              planificación estratégica y control de gestión.

          16. Formación de Equipo Estratégico.


V.   METODOLOGIA

     En el desarrollo de su trabajo la consultora deberá tomar en consideración
     que las municipalidades son instituciones jerárquicas, con alta rotación de
     personal directivo asociado a los cargos de confianza, vulnerable a los
     cambios y procesos políticos, clima organizacional puede presentar rasgos
     de desconfianza, segmentación del trabajo, desmotivación, falta de trabajo en
     equipo y rutinización.

     A la vez, deberá contar con que al interior del municipio se encuentran
     funcionarios con alta experiencia en la materia que les compete y con
     importantes grados de compromiso con la realidad comunal.

     La propuesta metodológica se deberá desarrollar a partir de procesos
     participativos abiertos, flexibles y adaptables a la realidad institucional, y
     considerar:

     *     El insumo principal para la formulación de los programas será el
           PLADECO. Asimismo, deberá considerar e integrar los diversos
           avances (otros instrumentos de planeamiento pre-existentes,
           diagnóstico, etc.).

     *     Considerará un enfoque de trabajo técnicas que motiven al personal,
           estimulen y capaciten para el trabajo en equipo, y que motiven la
           generación de instancias de conducción y coordinación permanentes
           (Formación de Equipo Estratégico).

     *     El método deberá permitir la transferencia tecnológica, y la
           capacitación en la acción. Para ello, los consultores realizarán un
           trabajo directo con cada una de las unidades municipales,



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         estableciendo en conjunto los objetivos, acciones y metas propias, y
         las concurrentes a programas intersectoriales.

   *     Es clave el acompañamiento de los consultores al equipo municipal en
         la implementación de las propuestas contenidas en los productos
         definidos. Para ello, deberá prestar mínimo dos jornadas completas
         mensuales de asesoría técnica para cada uno de los diversos
         programas establecidos.


VI. PLAZOS Y ETAPAS.


   El plazo total del proyecto es de doce meses: seis meses para el trabajo de
   definición y propuestas, y seis meses de aplicación.

   Para el desarrollo de este trabajo, la consultora deberá proponer un plan de
   trabajo que contemple las siguientes etapas, que deberán reflejarse en
   informes:

   Primera etapa, Elaboración y Articulación de la Visión y Misión Municipal:

   Duración:     4 semanas

   Segunda etapa, Definición Misión organizacional integral y áreas relevantes:

   Duración:     4 semanas

   Tercera etapa, Diagnóstico municipal y de las áreas relevantes:

   El diagnóstico debe estar orientado a validar la definición de las misiones
   municipal y de las áreas consideradas relevantes, lo que involucra un proceso
   de retroalimentación analítica que permita realizar una redefinición de una
   misión viable y factible de operacionalizar.

   Duración:     6 semanas

   Cuarta etapa, Definición de Factores Claves para lograr el Exito:

   Duración:     2 semanas

   Quinta etapa, Desarrollo de Objetivos, generales y específicos, estrategias,



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                   programas y proyectos:

     Duración:     4 semanas

     Sexta Etapa, Diseño del sistema de control de gestión:

     Duración:     4 semanas

     Séptima Etapa, Transferencia de metodologías e Implementación:

     Duración:     24 semanas

     Cabe señalar que la consultora deberá tomar como marco de referencia los
plazos previstos, especificando las actividades a realizar en cada etapa, conforme
a los objetivos, productos y metodología señaladas. Así es como, deberá
considerar dentro de los plazos convenidos las actividades de elaboración de
informes relacionados con cada etapa y quince días corridos de revisión de la
contraparte técnica, por cada uno de estos.

VII. CONTRAPARTE MUNICIPAL

A nivel municipal se asignará personal competente que conformará una Unidad
Técnica, que actuará como contraparte en las actividades que realicen los
consultores que ejecuten el proyecto. El coordinador de esta Unidad Técnica,
pondrá a disposición de la empresa la información y documentación requerida por
la consultoría; además, cumplirá funciones de coordinación en las reuniones que se
requieran con la comunidad, organizaciones comunales y entes municipales.

El PROFIM aportará una supervisión técnica externa al municipio.

VIII. RECURSOS Y RESPONSABILIDADES

     La municipalidad facilitará el acceso a la documentación requerida, proveerá
     los contactos necesarios en la comuna y el nivel regional y dará las
     facilidades para que el personal municipal participe en las actividades
     propuestas.    Dispondrá de una Unidad Ejecutora que actuará como
     contraparte técnica, y que supervisará el proyecto con apoyo de la
     SUBDERE. Esta Unidad Ejecutora será responsable a nivel municipal por la
     marcha del proyecto, actividades, y de sus aspectos administrativos.




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     A la empresa consultora le compete: recopilación, sistematización y análisis
     de información documental y de terreno; apoyo técnico y actividades para el
     trabajo de formulación de propuestas; síntesis de discusiones y propuestas, y
     preparación de informes.      Asumir los gastos administrativos (incluye
     fotocopias, reproducción informes, comunicaciones, etc.) y de operación del
     proyecto (incluye la realización de talleres y gastos asociados como
     almuerzos, colaciones, transporte, etc.)

     El equipo evaluador de este proyecto estará conformado por personal de la
     Municipalidad y la SUBDERE.


IX. MONITOREO
El monitoreo lo efectuará la contraparte municipal, contemplando las siguientes
actividades:

-     Control del cronograma y actividades establecidas por la Consultora para
      el desarrollo del subproyecto.

-      Establecer reuniones de trabajo con la Consultora, para el Análisis de los
      resultados alcanzados en cada etapa o productos obtenidos.

La Unidad Técnica, velará por el cumplimiento del calendario de trabajo y
controlará la correcta ejecución del proyecto, evaluando los informes que se
establezcan, y otorgando su conformidad final, a la que concurrir además la Unidad
Ejecutora Municipal y el Supervisor del PROFIM.


X.   PERSONAL CLAVE DEL PROYECTO

Se considerara Personal Clave mínimo necesario al que tenga un mínimo de tres
años de experiencia profesional y que cuente con formación y/o experiencia en las
siguientes disciplinas:
?? Planificación estratégica
?? Proceso de cambio organizacional
?? Evaluación de Proyectos
?? Indicadores de Control de Gestión.




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