SIM TESIS BAB II by mohmujibzunari

VIEWS: 4,351 PAGES: 41

									BAB II KAJIAN TEORI
A. Konsep Sistem Informasi Manajemen 1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Konsep Sistem Informasi Manajemen di dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan, yang pada intinya sistem informasi manajemen konvensional merupakan pekerjaan sistemis seperti pencatatan agenda, penyajian kearsipan, informasi komunikasi untuk diantara manajer-manajer keputusan. organisasi, dengan

pengambilan

Namun

tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer yang relative murah, sekarang dan di masa depan penggunaan computer untuk menunjang sistem informasi manajemen tidak dapat dihindarkan lagi.19 Konsep tentang sistem informasi manajemen tidak dapat dilepaskan dari manajemen secara umum. Manajemen pada hakikatnya merupakan suatu proses merencana, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.20 Dikatakan suatu proses, karena semua manajer dari ketangkasan dan keterampilan yang dimiliknya mengusahakan dan

Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik (Yogyakarta: Gajah Mada University Press, 2001), 8 20 Nanang Fattah, Landasan Manajemen Pendidikan (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2000), 1

19

24

25

mendayagunakan tenaga kependidikan dalam berbagai kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan. Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage berarti kontrol.21 Dalam kamus Bahasa Indonesia manajemen dapat diartikan mengendalikan, manangani atau mengelola.22 Selanjutnya, kata benda "manajemen" atau management, dapat mempunyai beberapa arti. Pertama, manajemen adalah pengelolaan, pengendalian atau penanganan ("managing"). Kedua,

manajemen adalah perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa skillful treatment. Ketiga, gabungan dari dua pengertian tersebut, yaitu yang berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga atau suatu bentuk kerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.23 Untuk memperluas pandangan terhadap tiga pengertian tersebut, para ahli berbeda-beda dalam mendefinisikannya, diantara definisi manajemen adalah sebagai berikut : a. Manajemen sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.24 b. Manajemen sebagai seni, artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif).25 Dengan kata lain, penerapan ilmu

21 22

Husain Umar, Business An Introduction (Jakarta: Business Research Center, 2001), 17 Depdikbud, Kamus Besar, 556 23 Yayat M. Herujito, Dasar-dasar, 1 24 Miftah Thoha, Kepemimpinan dalam Manajemen (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1999), 5

26

manajemen bersifat seni. Oleh karena itu, manajemen adalah sesuatu yang sangat penting karena ia berkenaan dan berhubungan erat denga perwujudan atau pencapaian tujuan. Sedangkan manajer artinya orang yang mengelola dan menangani suatu perusahaan, hotel, dan sebagainya.26 c. George R. Terry menyatakan, Manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya".27 d. Idochi Anwar menyatakan, Manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang-orng lain untuk bekerja.28 e. Menurut Badri Munir Sukoco, pengelolaan pekerjaan itu terdiri dari bermacam ragam, misalnya berupa pengelolaan industri, pemerintahan, pendidikan, pelayanan sosial, olah raga, kesehatan, keilmuan, dan lainlain.29 Bahkan hampir setiap aspek kehidupan manusia memerlukan

25 Ahmad Rohani dan Abu Ahmadi, Pedoman Penyelenggaraan Administrasi Pendidikan di Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 1991), 87 26 JA. Marolly, Surat Menyurat Koperasi dan Kepemimpinan (Surabaya: Usaha Nasional, 1981), 172 27 George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977), 25 28 Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Manajemen Biaya Pendidikan, Teori, Konsep dan Isu (Bandung: Alfabeta, 2004), 77 29 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Bogor: PT. Grasindo Persada, 2000), 5

27

penglolaan. Oleh karena itu, manajemen ada dalam setiap aspek kehidupan manusia dimana terbentuk suatu kerja sama (organisasi). Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan ada tiga unsur pokok dalam manajemen, yaitu : a. Manajemen merupakan suatu kelompok orang yang bekerja sama. b. Manajemen mempunyai tujuan yang ingin dicapai c. Dalam manajemen terdapat proses manajemen yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), dan pengawasan (controlling). Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen.30 Manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, material, dan metode (3M : Men, Material, Method) berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif.31 Secara operasional sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan,

mengawasi, dan mengevaluasi dalam pekerjaan informasi unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif.
Herbert G. Hicks & G. Gay Gullett, Management, Fourth Edition, International Edition for Student (Auckland, MacGraw Hill Kongakusha Ltd., 1981), 572 31 Yayat M. Herujito, Dasar-dasar, 6
30

28

Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi. Manajemen adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer bersifat manajerial, di samping itu manajerial juga dapat diartikan sebagai pimpinan. Ada tiga tingkat (level) manajemen yaitu : (1) manajemen lini atas (top management), (2) manajemen lini tengah (middle management), dan (3) manajemen lini bawah (lower management).32 Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu.33 Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya komputer). Misalnya, ada fakta bahwa seseorang nasabah menabung di bank, datanya ada pada slip tabungan atau rekaman komputer. Bila semua data uang tabungan yang ada dalam periode tertentu dijumlahkan (diolah), maka jumlah hasilnya disebut informasi. Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain. Pada unit kerja yang baru informasi tadi dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap sebagai data (baru) untuk diolah lagi menjadi informasi sesuai

32 33

Ibid., 11 Suwarni Tri, YC., Sistem Informasi Manajemen (Yogyakarta : Universitas Atmajaya, 1996), 9

29

keperluan unit bersangkutan. Informasi tersebut, bila perlu atau sesuai prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain.34 Semua pekerjaan data dan informasi tersebut dewasa ini sudah dekerjakan dengan bantuan komputer, sedangkan pengumpulan data dan informasi serta penyebaran atau pendistribusiannya sudah dilakukan dengan alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah data komputer dengan alat komunikasi telah menghasilkan peralatan kantor yang canggih dalam bentuk jaringan informasi. Dengan demikian, pekerjaan data dan informasi baik untuk keperluan manajemen organisasi maupun untuk keperluan pelayanan masyarakat konsumen telah berkembang dengan pesat. Pekerjaan informasi tersebut dimulai sejak data dikumpulkan, diolah menjadi informasi, diteruskan ke pimpinan dan kemudian diteruskan pula ke unit lain. Di unit kerja atau unit-unit kerja yang menerimanya dapat memprosesnya lagi menjadi informasi lain sesuai keperluan (pimpinan) unit kerja masing-masing. Di unit yang mengolah kembali informasi yang diterimanya, beranggapan bahwa informasi yang diterima adalah masih sebagai data yang perlu diproses lebih lanjut menjadi informasi lain. Informasi hasil olahan tersebut kemudian diteruskan lagi ke unit lain, bilamana masih diperlukan. Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau hubungan informasi antarunit. Hubungan tersebut lazim
34

Pawit M. Yusuf, Pedoman Praktis, 7-8

30

disebut sebagai hubungan antarsubsistem dalam suatu kaitan kerja sama suatu sistem. Karena sistem informasi tersebut dikerjakan dengan menggunakan prinsip-prinsip manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif, maka disebut Sistem Informasi Manajemen (SIM). Data adalah keterangan tertulis mengenai sesuatu fakta (kenyataan) yang masih berdiri sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai kelompok, belum terkoordinasi satu sama lain, dan belum dioleh sesuai keperluan tertetentu. Informasi adalah data yang sudah dioleh dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan informasi bersangkutan. Untuk memudahkan pendekatan terhadap seluk beluk permasalahan informasi diperlukan pendekatan sistem (system approach). Sistem adalah himpunan sesuatu "benda" nyata atau abstrak (a set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, dan saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.35 Pekerjaan informasi yang dilakukan berdasarkan konsep sistem yang disebut sistem informasi, yaitu suatu rangkaian informasi yang didalamnya terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling berketergantungan satu

Andi Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Yogyakarta: Gava Media, 2003), 19

35

31

sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari sub, subsub, subsubsub, dan seterusnya sampai yang terkecil. Hubungan tersebut berupa hubungan-hubungan arus informasi yang mewakili tingkattingkat sistem keorganisassian. Dalam suatu organisasi hubungan-hubungan tersebut lazim disebut hubungan-hubungan antarunit kerja. Informasi yang dihasilkan dari berbagai cara pengolahan data diperuntukkan bagi keperluan pimpinan untuk mengerjakan pekerjaan manajemen. Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan,

menggiatkan, mengawasi, dan melaporkan kegiatan masing-masing unit organisasi agar keseluruhan tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien dan efektif. Sistem Informasi terdiri dari dua kata yaitu “sistem dan informasi”. Kata sistem menurut Shrode dan Voich berasal dari bahasa Yunani yakni “systema”, sedang systema mempunyai arti “keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian”.36 Pengertian sistem dalam dunia keilmuan beraneka ragam. Andi Kristanto mendefinisikan sistem merupakan kumpulan elemenelemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut sampai menghasilkan keluaran

W.A. Shrode dan D. Voich, Organization and Management Basic System Concept (Kuala Lumpur Malaysia: Irwin Book, 1983), 115

36

32

(output) yang diinginkan.37 Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang

terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.38 Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti dan bermanfaat bagi pengguna untuk membuat keputusan.39 Teori sistem umum (The General System Theory) yang diuraikan pertama kali oleh Kenneth Boulding mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak efektif. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output).40 Adapun pengertian tentang informasi, adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun

37 38

Andi Kristanto, Perancangan Sistem, 20 Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi Sistem Informasi (Jakarta: Erlangga,

1987), 5 Richardus Eko Indrajit, Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Jakarta: Alex Media Komputindo, 2000), 11 40 Robert G. Murdrick, Joel E. Ross, James R. Claggett, Sistem Informasi untuk Manajemen Modern (Jakarta: Erlangga, 1984), 8
39

33

saat mendatang.41 Informasi adalah data yang telah diklasisfikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.42 Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan, bahwa informasi adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan perkembangan teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.43 Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan untuk mengendalikan organisasi.44 Sistem informasi merupakan kumpulan komponen dalam sebuah organisasi atau

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan Pengembangannya (Jilid I & II) (Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1991), 5 42 Tata Subari, Sistem Informasi, 23 43 H.M. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis ( Yogyakarta: BPFE, 1997), 10 44 Henry C. Jr. Lucas, Analisis, Desain dan Implementasi, 2

41

34

lembaga yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan organisasi. Kemajuan menimbulkan persaingan. Masing-masing organisasi ingin maju lebih cepat dan lebih banyak dari yang lain. Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan manajemen memerlukan dukungan informasi. Dengan berkembang pesatnya teknologi alat pengolah data komputer dan teknologi peralatan komunikasi, maka pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga mengalami kemajuan pesat. Pekerjaan manajemenpun berkembang jauh menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi berbagai kegiatan kenegaraan, termasuk kegiatan perdagangan bebas regional dan internasional. Dapat diambil kesimpulan bahwa yang di maksud dengan sistem informasi manajemen adalah suatu metode yang menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan

35

pengawasan.45 Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu lembaga pendidikan tidak akan dapat mencapai tujuan yang direncanakan, apalagi untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif. 2. Peran dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) kita akan mengolah data menjadi informasi sesuai keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan keperluan manajer sebagai pimpinan manajemen lini bawah, tengah, dan atas. Agar informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manajer, maka harus sesuai dengan fungsi manajemen, tingkat manajemen dan kemampuan manajerial. Fungsi artinya jabatan (pekerjaan) yang dilakukan atau kegunaan sesuatu hal atau kerja suatu bagian tubuh. Sedangkan fungsi manajemen berhubungan langsung dengan situasi sosial dalam kehidupan kelompok atau organisasi masig-masing yang mengisyaratkan bahwa setiap pimpinan berada di dalam bukan di luar situasi tersebut fungsi pimpinan merupakan gejala sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar individu di dalam situasi suatu kelompok atau organisasi.46 Sedangkan menurut Bernard yang di kutip oleh Burhanudin, menyebutkan fungsi manajemen meliputi, manajer mengkoordinasikan orang-

45

Soetedjo Moeljodihardjo, Management Information System (Yogyakarta: Andi Offset, 1996), Vethzal Rivai, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi (Jakarta:Raja Grafindo Persada,

91
46

2004), 53

36

orang untuk bekerja mencapai tujuan yang mungkin tidak akan tercapai bila dikerjakan secara individual. Dengan demikian manajemen didefinisikan sebagai aplikasi dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian,

penyusunan personel, pengarahan, dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif.47 Peran dan fungsi sistem informasi manajemen, akan sangat mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen dalam menentukan kemana dan akan menjadi apa organisasi yang dipimpinnya. Sehingga dengan kehadiran seorang pemimpin akan membuat organisasi menjadi satu kesatuan yang memiliki kekuatan untuk berkembang dan tumbuh menjadi lebih besar. Begitu juga dengan kepala madrasah sebagai pemimpin lembaga pendidikan formal mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan. Secara operasional fungsi sistem informasi manajemen, dapat dibedakan empat fungsi pokok sistem informasi dalam manajemen, yaitu : 1. Perencanaan (planning) Perencanaan berkaitan dengan penyusunan tujuan dan

menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai tujuan organisasi.48 Perencanaan sistem informasi maksudnya bagaimana

Burhanudin, Analisis Administrasi Manajemen dan Kepemimpinan Pendidikan (Jakarta:Bumi Aksara, 1994), 5 48 Isjoni, Manajemen Kepemimpinan dalam Pendidikan (Bandung: Sinar Baru Algensindo, 2007), 77

47

37

menerapkan pengetahuan sistem informasi ke dalam organisasi. Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan dan nilai masing-masing organisasi. 2. Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian berkaitan dengan pengelompokan personel dan tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas dan misinya.49 Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat dipisahkan dari manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi dan tata laksana, dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan, pengelolaan sistem informasi merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen. Hal ini dapat dimengerti mengingat semua subsistem manajemen bertopang pada unsur manusia, baik sebagai manajer maupun sebagai bawahan, ditentukan dengan cara bertingkah laku atau melakukan perbuatan tertentu yang terarah untuk mencapai tujuan manajemen. Tingkah laku manusia pada hakikatnya terwujud dalam tingkah laku organisasi, yang secara keseluruhan tercakup dalam tingkah laku manajemen itu sendiri. Dalam konteks inilah, peran informasi sangat menentukan. Oleh karena itu, jika sistem manajemen hendak digerakkan secara maksimal, maka perlu dukungan sistem
49

Tata, Sistem Informasi, 45-46

38

informasi yang dikelola dengan baik dan benar sehingga dapat mencapai hasil yang optimal. 3. Pengarahan (Directing) Pengarahan berkaitan dengan kegiatan melakukan pengarahanpengarahan, tugas-tugas, dan instruksi. Fungsi ini juga berkaitan dengan pengendalian sistem informasi yang merupakan bagian yang tak dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan ia melaksanakan fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi.50 Pengelolaan sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian sistem informasi, yakni : a. Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi b. Kemampuan mengendalikan kegiatan transformasi informasi c. Kemampuan mengendalikan kegiatan pengorganisasian pelaksana sistem informasi d. Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan sistem informasi.51 Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem

50 51

Ibid., 48-49 Sondang P. Siagian, Filsafat Administrasi (Jakarta: Gunung Agung, 1995), 129

39

informasi, khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi, dan koordinasi. Pengendalian sistem informasi bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktunya. Adapun pelaksanaan pengendalian sistem informasi adalah melalui pengawasann dan pembinaan. Pengawasan dilakukan, baik secara langsung , yakni di tempat dilaksanakannya sistem informasi itu, maupun secara tak langsung melalui laporan-laporan tertulis dan secara lisan.52 Sedangkan pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan, pengkajian, bimbingan teknis, dan kerjasama internal dan eksternal. 4. Pengawasan (Controlling) Kegiatan manajemen yang berkaitan dengan pemeriksaan untuk menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan sesuai dengan perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi bagi pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.53 Dalam pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat kembali bahwa komponen penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis, yang berarti ada kaitan sistemik dengan komponen masukan (input), komponen proses,

52 53

J.M Burn, leadership (New York: Happer, 1987), 111 Saiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer (Bandung: Alfabelat, 2005), 59

40

dan komponen produk. Kegiatan pengelolaan sistem informasi dianggap efisien dan efektif bila komponen perencanaan disusun dengan cermat dan teliti berdasarkan data objektif dan akurat. Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan. Sedangkan ketika peran sistem informasi manajemen tersebut diaplikasikan pada sebuah lembaga pendidikan, maka peran sistem informasi adalah sebagai pendukung pembuatan keputusan pada suatu organisasi. Menurut Davis, keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas yang merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan dan harus dapat menjawab pertanyaan; tentang apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan.54 Keputusan pun dapat merupakan tindakan terhadap

pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula. Keputusan yang baik pada dasarnya dapat digunakan untuk membuat rencana dengan baik pula. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran manusia yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

54

Ralph C. Davis, The Fundamental of Top Management (New York: Harper & Bross, 1951),

292

41

Adapun definisi pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan yang semuanya dari terjemahan decision making. Menurut John Terry, pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih.55 Sedangkan menurut Siagian, pengambilan keputusan suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah,

pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.56 Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah tindakan pimpinan untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu di antara alternatif-alternatif yang dimungkinkan. Dukungan sistem informasi manajemen pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi menurut Herbet A. Simon yang dikutip oleh Ukhyana Effendi Onong, dapat diuraikan menurut tiga tahapan, proses pembuatan keputusan, yaitu :57 1. Tahap Pemahaman Pada tahap ini hubungannya dengan SIM adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara yang telah
55

George R. Terry, Principles of Management (Homewood Illionis: Ricard D. Irwin Inc., 1977),

43 Sondang P. Siagian, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan (Jakarta: PT. Gunung Agung, 1994), 91 57 Ukhyana Effendi Onong, Sistem Informasi Manajemen, Cetakan keempat (Bandung: CV. Mandar Maju, 1996), 161
56

42

ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem Informasi sendiri harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi-situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah-masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalahmasalah tersebut dapat ditangani. Pada tahap ini juga perlu ditetapkan kemungkinan-kemungkinannya. Dukungan SIM memerlukan suatu data base dengan data masyarakat, saingan dan intern ditambah metode untuk penelusuran dan penemuan masalah-masalah. 2. Tahap Perancangan (Design) Pada tahap ini, kaitannya dengan SIM adalah membuat modelmodel keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang

tersedia harus membantu menganalisis alternatif-altematif. Dukungan SIM terdiri dari perangkat lunak statistika serta perangkat lunak pembuatan model lainnya. Hal ini melibatkan pendekatan terstruktur, manipulasi model, dan sistem pencarian kembali data base. 3. Tahap Pemilihan Pada tahap ini, SIM menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan

43

keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan penilaian kemudian. Dukungan SIM pada tahap pemilihan adalah memilih berbagai model keputusan melakukan analisis kepekaan (analisis sensitivitas) serta menentukan prosedur pemilihan. Dukungan SIM untuk pembuatan keputusan terdiri dari suatu database yang lengkap, kemampuan pencarian kembali database, perangkat lunak statistika dan analitik lainnya, serta suatu dasar model yang berisi perangkat lunak pembuatan model-model keputusan. Pada dasarnya peranan SIM tersebut pada proses pemahaman, yang menyangkut penelitian lingkungan untuk kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Istilah pemahaman di sini mempunyai arti sama dengan pengenalan masalah. Kemudian pada proses perancangan serta pada proses pemilihan. Sering orang menyatakan bahwa komputer akan

mengambil keputusan, ini merupakan suatu pemyataan yang salah kaprah dan tidak mengetahui letak peranan komputer serta bagaimana suatu proses pengambilan keputusan dilakukan. Keputusan sebenarnya hanya dapat diambil atau dilakukan oleh manusia. Oleh karena itu, manusia pengambil keputusan harus selalu menjadi bagian dari suatu pemilihan. Suatu algoritma keputusan, suatu aturan keputusan atau suatu program komputer hanya membantu dengan

44

memberikan dasar untuk suatu keputusan, akan tetapi pemilihan keputusan dilakukan oleh seorang manusia. Pernyataan komputer mengambil

keputusan pada umumnya didasarkan atas anggapan bahwa beberapa keputusan dapat diprogramkan, sedangkan keputusan-keputusan yang lain tidak. Hal ini mengingatkan bahwa klasifikasi tentang keputusan terprogram dan tidak terprogram sangat penting untuk perancangan SIM. Ada suatu kecenderungan di antara para perancang SIM untuk beranggapan, bahwa suatu database (pusat data) saja akan demikian banyak memperbaiki telah

pengambilan keputusan.

Pandangan

sebenarnya

mengabaikan akan adanya tiga unsur dalam pengambilan keputusan yang berperan penting, yaitu; data, model atau prosedur keputusan, dan pengambil keputusan, itu sendiri. Oleh karena itu pengambilan keputusan dapat diperbaiki dengan data yang lebih baik, model keputusan yang lebih baik, atau pengambil keputusan yang lebih baik (lebih terlatih, lebih banyak pengalaman, dan sebagainya). Pada dasarnya, suatu sistem informasi memiliki sifat yang hampir sama dengan sistem produksi yang mengkonversikan bahan baku menjadi produk yang mungkin langsung digunakan oleh konsumen atau menjadi bahan baku untuk fase konversi berikutnya. Sistem informasi mengkonversi data kasar menjadi suatu laporan yang dapat dipakai atau menjadi input untuk proses lanjutan.

45

Banyak manajemen yang tidak puas dengan sistem informasi mereka dan secara tajam langsung menyalahkan sistem komputer. Tiga alasan yang dapat menimbulkan hal ini adalah: (1) Besarnya harapan yang tidak terpenuhi, (2) Tidak tepatnya analisis sistem, (3). Sindroma komputer yaitu anggapan bahwa komputer mampu menanggulangi segala kelemahan manajemen. Komputer hanya dapat dimanfaatkan bila telah dianalisis berdasarkan perbandingan biaya dengan efektifitasnya dan digunakan secara layak. Keunggulan komputer sebagai suatu alat terletak di dalam kemampuannya mengolah data yang banyak dan kompleks serta melakukan perhiturganperhitungan yang rumit dalam waktu yang singkat. Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemauan orang-orang di dalam manajemen untuk bersikap terbuka dalam menyampaikan masalahmasalah yang ingin dibantu pemecahannya dengan menggunakan komputer. Dalam pelaksanaanya pekerjaan pimpinan merupakan pekerjaan berat yang menuntut kemampuan ekstra.58 Pihak sekolah dalam menggapai visi dan misi pendidikan perlu di tunjang oleh sistem informasi manajemen yang dikelola secara baik dan benar sehingga dapat mencapai hasil yang optimal. Hal ini berarti, pengelolaan sistem informasi adalah suatu kebutuhan nyata bahkan sekaligus merupakan keharusan berdasarkan pertimbangan secara multi dimensional. Pemimpin yang efektif bertugas dan bertanggung jawab

E Mulyasa,Menjadi Kepala Sekolah Profesional, dalam Konteks Menyukseskan MBS dan KBK (Bandung:Remaja Rosdakarya,2005), 98

58

46

mengelola sistem informasi dalam rangka proses manajemen dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Berbagai kasus masih banyak menunjukkan masih banyak pimpinan yang terpaku dengan urusan-urusan administrasi yang sebenarnya bisa dilimpahkan kepada tenaga administrasi.

B. Pengembangan Sistem Informasi Akademik 1. Konsep Pengembangan Akademik Pengembangan adalah proses penyesuaian organisasi terhadap perubahan yang cepat agar organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab perubahan-perubahan yang terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang makin kompleks. Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas agar mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan tujuan mereka, tidak terkecuali lembaga pendidikan. Dalam bahasa Indonesia, pengembangan berarti proses atau cara,59 ada juga yang mengartikan perbuatan yang dapat mengembangkan sesuatu.60 Namun secara umum diartikan lebih berdaya dari sebelumnya baik dalam hal wewenang, tanggung jawab maupun kemampuan individual manusia.61 Menurut Alexander Winn yang dikutip oleh Gibson, pengembangan adalah suatu strategi normatif, suatu proses re-edukasi, yang dimaksudkan
Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 2001), 414 60 Peter Salim dan Yenni Salim, Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (Jakarta: Modern Enflish Press, 2002), 323 61 Anggiat M. Sinaga, Sri Hadiati, Pemberdayaan Sumber Daya Manusia (Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, 2001), 2
59

47

untuk mempengaruhi sistem kepercayaan, nilai, dan sikap di dalam organisasi, sehingga organisasi itu lebih mampu menyesuaikan diri dengan tingkat perubahan yang cepat dalam teknologi, lingkungan industri dan masyarakat pada umumnya. Pengembangan organisasi mencakup pula penyusunan kembali struktur organisasi yang dimulai, ditunjang dan dikukuhkan oleh perubahan normatif dan prilaku.62 Dari definisi di atas, dapat dimengerti bahwa pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Beberapa hal yang menyebabkan dilakukan perbaikan terhadap sistem yang lama, yaitu: munculnya problem pada sistem yang lama, untuk meraih kesempatan dan adanya instruksi-instruksi. Adapun bidang akademik merupakan salah satu bidang kerja utama (core business) bagi lembaga. Oleh karena itu bidang akademik merupakan jiwa bagi madrasah yang mesti senantiasa mendapatkan perhatian dari segenap civitas akademika. Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia akademik berarti bersifat akademis, atau kependidikan.63 Bidang akademik yang dimaksud disini adalah

James L. Gibson, John M. Ivncevich, James H. Donnelly Jr., Organisasi dan Manajemen (Jakarta: Erlangga, 1982), 548 63 Badudu dan Zein, Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 2001), 13

62

48

bidang administrasi yang berhubungan dengan pembelajaran,64 yang antara lain digolongkan pada tiga bidang manajemen sebagai berikut : a. Pengelolaan sebelum proses pembelajaran 1) Menyusun program pembelajaran 2) Menyusun rencana pelaksanaan pembelajaran 3) Mengatur pembagian tugas mengajar 4) Menyusun jadwal pelajaran b. Pengelolaan selama proses pembelajaran 1) Mengatur daftar kemajuan siswa 2) Mengatur kehadiran dan absensi siswa 3) Mengadaan evaluasi siswa c. Pengelolaan sesudah proses pembelajaran 1) Menyusun laporan hasil pendidikan 2) Menyusun analisis hasil evaluasi 3) Mengadaan remidi siswa Pengelolaan bidang akademik tersebut menjadi permasalahan yang sangat kompleks apabila hanya ditangani secara konvensional. Pengelolaan bidang akademik akan menjadi lebih efektif dan efisien setelah dibantu dengan penggunaan teknologi informasi, yaitu dengan menggunakan Sistem Informasi Akademik (SIA) yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen.
64

B. Suryobroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah (Yogyakarta: Rineka Cipta, 2004), 42-45

49

Sistem informasi akademik adalah cara mengelola pekerjaan informasi akademik dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan prinsipprinsip manajemen. Informasi itu sendiri adalah data yang sudah diolah denga cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. Dengan perkembagan teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Sistem Informasi Akademik adalah sebagai sebuah sistem informasi yang akan dapat berhasil apabila konsep-konsep Human Computer Interaction (HCI) dapat diterapkan dalam sistem infomasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan prinsip-prinsip manajemen. Penerapan Human Computer Interaction (HCI) dikatakan berhasil apabila user dari Sistem Informasi Akademik (SIA) ini benar-benar dapat berinteraksi dengan sistem informasi ini, sehingga hal ini akan meningkatkan kinerja dari seluruh personal yang terlibat dalam kegiatan bidang akademik ini. Dari pengertian-pengertian tersebut dapat di ambil kesimpulan bahwa yang dimaksud bidang akademik dapat dibagi menjadi tiga, yaitu pengelolaan bidang sebelum proses pembelajaran, saat proses pembelajaran dan setelah proses pembelajaran.

50

2. Pengembangan Sistem Informasi Akademik Tingkat keberhasilan suatu proses pendidikan dalam suatu madrasah sangat dipengaruhi oleh keberhasilan pimpinannya dalam mengelola sistem akademik yang tersedia di madrasah tersebut. Supaya lembaga pendidikan mampu meningkatkan efisiensi dan memberikan pelayanan umum yang lebih baik penanganan informasi modern tidak dapat dilakukan dengan sekedar komputerisasi pengembangan berkesinambungan. yang berupa perangkat keras komputer, tetapi juga secara agar

organisasi

(organizational organisasi

development) itu dimaksudkan

Pengembangan

organisasi mampu mengantisipasi dan menjawab perubahan-perubahan yang terjadi akibat tuntutan masyarakat modern yang makin komplek.

Pengembangan organisasi diperlukan oleh setiap entitas organisasi agar mereka dapat tetap eksis sesuai dengan misi dan visi mereka, tidak terkecuali organisasi-organisasi pendidikan.65 Semua organisasi akan berusaha untuk memaksimalkan antara teknologi yang tengah berkembang dengan struktur yang diterapkan dalam rangka meningkatkan efisiensi. Dalam hal ini, ada empat unsur yang mendorong atau mempengaruhi pengembangan organisasi, yaitu :66 a. Manusia/perilaku;

65 66

Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 100 Ibid., 111

51

Aktivitas organisasi ditentukan oleh interaksi antar individu atau antar kelompok, norma-norma informal, persepsi, peran, pemimpin, konflik dalam kelompok, dan sebagainya. Perilaku organisasi dalam banyak hal juga ditentukan oleh perilaku kelompok dan perilaku individu. b. Teknologi; Teknologi dapat diartikan sebagai tindakan yang dilakukan oleh orang terhadap objek dengan atau tanpa alat bantuan perkakas atau alat mekanis, untuk mengadakan perubahan tertentu dalam objek tersebut. Secara luas teknologi juga bisa berarti penerapan pengetahuan untuk melaksanakan pekerjaan. c. Tugas (task); Efisiensi organisasi dapat dicapai dengan menyusun tugas dan pekerjaan secara sistematis. Konsepsi inilah yang mendasari sistem pembagian kerja fungsional atau spesialisasi menurut jenis pekerjaan. d. Struktur; Struktur dipergunakan untuk mengendalikan organisasi dan membedakan bagian-bagiannya guna mencapai tujuan bersama. Yang dimaksud struktur adalah penetuan rentang kendali, pelimpahan wewenang, formalisasi, dan sebagainya, yang membuat aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

52

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Raymond, bahwa setiap lembaga yang ingin

mempertahankan eksistensinya harus berpegang pada keputusan yang diambil berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang matang, keputusan yang dianggap layak untuk dilaksanakan adalah keputusan berdasarkan atas modelmodel sistem informasi yang akurat. Menurut Raymond, ada empat model pengembangan sistem informasi akademik, 67 yaitu : a. Sistem Informasi Pengolahan Transaksi (Expert System) ; Expert System (ES) adalah perangkat lunak yang memanfaatkan penyimpanan data komputer dan pengolahannya untuk menirukan kemampuan seorang pakar. ES ini mempunyai kesamaan dengan DSS yaitu sama-sama digunakan dalam masalah yang kurang berstruktur, kurang terpola, kurang menentu. Tujuan ES adalah untuk mengganti peran pakar dalam pengambilan keputusan walaupun tidak sepenuhnya. ES sangat mem antu memberikan saran kepada nonpakar memberikan alternatif dalam pengambilan keputusan. Sistem ini dapat digunakan sebagai alat untuk mempelajari sesuatu. Pada umumnya sistem ini digunakan untuk menjaring kemampuan pakar terutama jika resiko salah besar dan banyak informasi yang harus dikuasi sebelum mampu mengambil keputusan.
67

Raymond McLeod, Sistem Informasi Manajemen (New Jersey: Prentice-Hall, Inc., 1995), 322

53

Adapun komponen atau subsistem dari sistem ES ini adalah : 1) Knowledge Base; (sebagai dasar pengetahuan) 2) Inferens Engine; (untuk pengambilan kesimpulan) 3) Knowledge Acquisition; (penguasaan total) dan 4) Explanation Subsystem; (pemberian keterangan atau penjelasan kepada yang berkepentingan).68 Dengan menggunakan Expert System yang canggih, maka pimpinan organisasi dapat memanfaatkan terutama untuk mengambil keputusan memecahkan masalah yang sulit-sulit. b. Sistem Informasi Pendukung Manajemen (Work Group Support System) ; Dalam organisasi yang kompleks, maka keputusan diambil secara kolektif, mengingat masing-masing unit itu berkepentingan sesuai bidangnya. Misalnya dalam lembaga pendidikan maka kegiatan di bidang akademik yang dilakukan oleh Kepala Madrasah dan tenaga-tenaga yang terkait. Tenaga-tenaga yang terkait, antara lain : 1) Kepala Tata Usaha mengurusi bidang administrasi madrasah; 2) Wakamad Kurikulum mengurusi bidang kurikulum; 3) Wakamad Kesiswaan mengurusi bidang kesiswaan; 4) Wakamad Humas mengurusi bidang hubungan masyarakat; 5) Wakamad Litbang mengurusi bidang penelitian dan pengembangan madrasah;
68

Ibnu Syamsi, Pengambilan Keputusan, 147

54

6) Wakamad Sarana dan Prasarana Madrasah mengurusi bidang sarana dan prasarana madarah; Semua tenaga itu perlu mengambil keputusan, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan yang terpadu. WGSS memang dirancang untuk mengambil keputusan terpadu, yang bekerja sama secara kelompok menghadapi situasi yang tidak sepenuhnya menentu (tidak sepenuhnya terpola/berstruktur). WGSS ini mempunyai model base dan data base, serta memiliki fasilitas di permukaan (interface) yang saling berkaitan. Karena masalahnya begitu kompleks dan menyangkut berbagai organisasi terkait yang harus saling bekerja sama, maka kemampuan on-line di sini sangat penting. Adapun langkah yang ditempuh dalam WGSS ini secara berturut-turut sebagai berikut : 1) Mengadakan pertemuan koordinatif antar unit yang terkait; 2) Menjelaskan tujuan kelompok yang hendak dicapainya; 3) Permasalahan masing-masing yang dihadapinya; 4) Strukturisasi situasi dan kondisi; 5) Memberikan kesempatan masing-masing untuk mengemukakan pendapat untuk pemecahan masalah (brainstorming); 6) Menyimpulkan brainstorming; beberapa alternatif pemecahan hasil dari

55

7) Penilaian

terhadap

masing-masing

alternatif,

baik

mengenai

keunggulannya maupun kelemahannya; 8) Melihat satu alternatif yang dianggap terbaik untuk memcahkan masalah bersama; 9) Memonitor pelaksanaan dan mengevaluasi hasil monitoring secara bertahap; 10) Apabila sudah tepat maka dijadikan pola pelaksanaan untuk tindak lanjutnya. Tetapi kalau ternyata gagal diganti dengan alternatif lainnya yang terlah tersedia. c. Sistem Informasi Pendukung Keputusan (Decision Support System) ; Untuk dapat mengambil keputusan yang tepat, maka pimpinan membutuhkan informasi yang akurat, lengkap sesuai dengan kebutuhan, dapat dipercaya kebenarannya, dan up-to-date. Untuk keperluan tersebut, maka dibutuhkan model pengolahan data yang sesuai. Ada tiga macam model pengolahan data berdasarkan DSS, yaitu : 1) Institusional DSS, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan untuk jangka panjang; 2) DSS Generators, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan untuk jangka panjang; 3) DSS Tools, yaitu sistem pendukung pengambilan keputusan yang harus cepat namun penerapannya sangat terbatas. Meskipun demikian kemungkinan dapat juga menjadi Institusional DSS nantinya.

56

d. Sistem Informasi Pendukung Pimpinan (Exscutive Support System) ; Salah satu fungsi yang sangat penting dalam kepemimpinan adalah pengambilan keputusan, seorang pimpinan sebagian besar waktu, perhatian, maupun pikirannya dipergunakan untuk mengkaji proses pengambilan keputusan. Semakin tinggi posisi seseorang dalam

kepemimpinan organisasi maka pengambilan keputusan menjadi tugas utama yang harus dilaksanakan. Perilaku dan cara pimpinan dalam pola pengambilan keputusan sangat mempengaruhi perilaku dan sikap dari para pengikutnya. Hal ini akan menentukan kinerja organisasi untuk mencapai tujuannya. Pengambilan keputusan mempunyai dua fungsi, yaitu : 1) Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual maupun secara kelompok, baik institusional maupun secara organisasional; 2) Sesuatu yang bersifat futuristik, artinya bersangkut paut dengan hari depan, masa yang akan datang, di mana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama. Adapun tujuan dari pengambilan keputusan, yaitu : 1) Tujuan yang bersifat tunggal, terjadi apabila keputusan yang dihasilkan hanya menyangkut satu masalah. Artinya, sekali diputuskan tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain; 2) Tujuan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang dihasilkan menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa keputusan yang

57

diambil sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih, yang bersifat kontradiktif atau yang tidak kontradiktif. Melihat fungsi dari pengambilan keputusan yang dilakukan oleh kepala madrasah sebagai pimpinan akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan organisasi madrasah. Oleh karena itu, hal ini akan memiliki dampak terhadap perilaku maupun sikap bawahannya, seperti wakil kepala madrasah, guru, staf tata usaha, maupun siswa. Oleh sebab itu, kepala madrasah sebagai pimpinan harus mampu memilih alternatif-alternatif keputusan yang tepat sehingga tujuan organisasi madrasah untuk

meningkatkan kinerja pendidikannya dpat tercapai secara optimal. Lembaga pendidikan merupakan sebuah organisasi yang berskala cukup besar, dengan perangkat manajemen yang berlapis yang melibatkan berbagai unit kerja pendukung kegiatan akademis, seperti ruang kelas, mata pelajaran, laboratorium, serta unit layanan teknis seperti perpustakaan, lab. bahasa, lab komputer, dan sebagainya. Selayaknya sebuah organisasi, lembaga pendidikan memiliki aset informasi yang harus dikelola secara baik untuk dapat membantu para pengambil kebijakan untuk membuat suatu analasis, rencana atau menyusun strategi pengembangan operasional unitnya, seperti dijelaskan oleh Raymond McLeod bahwa seorang manajer atau pengambil kebijakan memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima

58

informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan.69 Pengelolaan informasi dalam sebuah lembaga pendidikan tidak mudah untuk diimplementasikan, mengingat beragamnya sumber informasi serta kebijakan internal pada setiap unit kerja. Apalagi jika pengelolaan informasi (dalam bentuk sistem informasi) diimplementasikan pada lembaga pendidikan yang memiliki kebijakan desentralisasi, yang berarti banyak proses bisnis yang dikendalikan oleh unit-unit, secara beragam. Hal ini semakin menambah kompleksitas rancangan sistem informasi yang akan dikembangkan. Suatu konsep ideal pengembangan sistem informasi pada sebuah lembaga pendidikan adalah integrasi antar aplikasi-aplikasi yang ada pada setiap unit dan bidang kerja, sehingga mempermudah dalam proses pertukaran data dan menghasilkan informasi yang lebih integritasnya terjamin dan akurat. Berbagai proses bisnis yang dapat dikembangkan sistem informasinya antara lain : akademik, keuangan, registrasi, kepegawaian, perpustakaan, alumni, dsb. Sistem dirancang dengan menggunakan sistem berbasis role, sehingga setiap pengguna dengan role yang berbeda akan memiliki fungsi/fitur yang berbeda. Sebagai contoh adalah sistem informasi akademis mengelola informasi-informasi yang berhubungan dengan proses akademik pada madrasah, seperti admistrasi siswa, raport, daftar nilai, hingga entry nilai oleh guru. Seorang pengguna dengan role siswa dapat menggunakan sistem dengan
69

Raymond, Sistem Informasi, 24

59

fitur : pengisian data siswa, mencetak transkrip nilai, atau jadwal. Sementara pengguna dengan role guru dapat melakukan entry nilai, memantau perkembangan belajar siswa bimbingannya, dsb. Demikian pula seorang pimpinan madrasah (eksekutif) dapat mengakses fitur yang berhubungan dengan laporan-laporan dan statistik, serta modul-modul DSS (Decission Support System). Model seperti ini akan memudahkan seorang pengguna dalam mengakses informasi-informasi yang dibutuhkannya. Saat ini, kemudahan penggunaan merupakan salah satu faktor kunci dalam keberhasilan pengembangan produk-produk aplikasi Teknologi Informasi, selain tentu saja muatan (content)nya.70 Satu hal yang dapat diimplementasikan dalam sistem informasi madrasah adalah konsep pengembangan portal. Portal merupakan satu subsistem, sebagai ‘gerbang’, yang mengumpulkan informasi-informasi dari berbagai sumber (resource), yang ditampilkan dalam sebuah aplikasi terpisah.71 Dalam cakupan madrasah, akan muncul berbagai portal, seperti portal akademik, portal perpustakaan, portal kepegawaian ataupun portal keuangan. Informasi-informasi pada portal ini akan dapat diakses oleh berbagai aplikasi dan teknologi, seperti aplikasi berbasis web, serta aplikasi berbasis teknologi mobile yang berbasis Java. Dengan aplikasi mobile, seorang pengguna sistem, misalnya siswa, dapat mengakses informasi hasil

70 71

Ibid. Ibid., 25

60

studinya melalui perangkat-perangkat mobile, seperti handphone, PDA, atau notebook. Model portal ini sangat tepat jika diterapkan pada sistem manajemen yang desentralisasi. Setiap unit, misalnya guru, masing-masing memiliki sistem informasi akademik yang diintegrasikan oleh sebuah portal akademik madrasah, dan dapat diakses melalui internet dan perangkat mobile. Model ini mendukung konsep layanan “anytime...anywhere”, yaitu pengguna aplikasi dapat mengakses informasi setiap saat dan dimana saja, dan searah dengan arah pengembangan smart campus atau digital campus, yang telah dicanangkan oleh berbagai universitas besar di Indonesia, seperti ITB dan UGM. Munculnya sistem informasi akademik ini adalah berdasarkan kebutuhan logis dari perkembangan informasi yang menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang. Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi niscaya memerlukan data dan informasi dan juga akan menghasilkan data dan informasi. Sistem Informasi Akademik (SIA) merupakan kegiatan pendukung (supporting) dalam organisasi, karena itu diperlukan oleh semua unit organisasi dan berada pada semua unit kerja yang ada dalam organisasi. Karena itu Sistem Informasi Akademik (SIA) harus diterapkan pada semua bidang seperti pendidikan, ekonomi, manajemen, keuangan, hukum, administrasi, informasika, teknik, kedokteran, dan sebagainya.

61

Pada organisasi yang kecil ataupun besar, kegiatan tersebut sama saja. Bedanya hanyalah pada besar kecilnya cakupan kegiatan organisasi masingmasing. Misalnya perusahaan kecil sepeti warung rokok di pinggir jalan tentulah berbeda kebutuhan akan data dan informasinya atau data dan informasi yang dihasilkannya bila dibandingkan dengan organisasi besar seperti departemen pemerintah, perusahaan grop konglomerat, atau

perusahaan multinasional yang bergerak di beerbagai bidang seperti perbankan, industri, pertanian, kehutanan, transportasi, konstruksi,

perdagangan, dan sebagainya. Pekerjaan informasi tersebut dikerjakan menurut asas-asas manajemen agar tercapai efisien dan efektivitas. Munculnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini adalah berdasarkan kebutuhan logis dari perkembangan informasi yang menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa lalu, masa kini, dan masa yang akan datang. Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi niscaya memerlukan dan menghasilka data dan informasi. Pada organisasi yang kecil ataupun yang besar, kebutuhan tersebut sama saja. Bedanya hanyalah pada besar kecilnya kebutuhan akan data dan informasi yang diperlukan dan uyang dihasilkan. 3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi akademik

62

Berikut adalah beberapa kendala yang dihadapi dalam pengembangan sistem informasi akademik :72 a. Sumber Daya Manusia (SDM) Sifat manusia yang kebanyakan ”takut” pada perubahan acap kali menjadi kendala bagi pengembangan organisasi. Untuk situasi yang begitu pesat, ketakutan pada perubahan di bidang teknologi informasi yang begitu pesat, ketakutan pada perubahan seperti itu jelas akan menumpulkan dinamika organisasi yang progresif. Sebaliknya, sikap yang menyalahartikan keberadaan teknologi informasi juga bisa menghambat. Di dalam organisasi sering terdapat pemikiran picik dalam mensikapi teknologi modern, yaitu anggapan bahwa pengadaan perangkat keras akan memecahkan seluruh masalah. Pengadaan komputer yang berkemampuan tinggi memang penting, namun yang jauh lebih penting adalah kemampuan orang-orang yang bekerja di belakang komputer tersebut. Maka di masa mendatang aspek-aspek manajemen yang terkait dengan pelatihan dan profesionalisme staff yang menunjang komputerisasi hendaknya mendapat prioritas yang utama. Untuk bisa menghasilkan keunggulan dalam suatu organisasi, demikian pula dengan pusat-pusat informasi harus mengutamakan para pemakai dan pengguna informasi. Kalau pusat informasi dapat mengidentifikasikan mayoritas pengguna informasinya, maka pusat

72

Wahyudi Kumorotomo, Sistem Informasi, 401

63

informasi itu akan dapat menemukan kebijakan dasar dan utama yang menjadi prioritasnya. Sebagai contoh pusat informasi yang menyediakan data informasi tentang pendidikan melihat bahwa pengguna utamanya adalah mahasiswa dari disiplin ilmu sosial dan humaniora. Maka kebijakan strategis yang akan diambil tentunya semua informasi yang berkaitan dengan ilmu sosial dan humaniora, ia akan memprioritaskan usaha, dana, operasinya pada kedua bidang itu. Pada tahap yang lebih lanjut bahkan pusat informasi itu akan berani membuat kebijakan pada bidang diluar ilmu sosial dan humaniora. Andaikan hal itu dilaksanakan dengan konsisten, maka lambat laun pusat informasi itu akan berkembang ssuai dengan pangsa pasar. Orientasi pada pemakai informasi hampir sama dengan otientasi pada hasil. Kalai kita berorientasi pada hasil, maka penyedia dan pusat informasi itu sudah berjalan pada rel yang tepat. Pusat informasi yang berorientasi pada hasil dan pemakai informasi akan selalu mengetahui trend yang diikuti oleh mayoritas pemakainya. Pusat informasi itu akan selalu berorientasi dengan para pemakai informasi untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan oleh para pemakai informasi. Disamping itu pusat informasi dapat memberikan penjelasan dan keterangan kepada para pengguna informasi bahwa untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat diperlukan teknologi yang canggih, tentu saja teknologi informasi itu membutuhkan biaya dan dana. Kalau para pemakai informasi memandang bahwa informasi yang diperlukan menguntungkan, maka ia tidak akan segan-segan untuk membiatai informasi yang diperolehnya,

64

atau paling tidak membantu memahami bahwa informasi itu mempunyai nilai ekonomis. b. Operasional Manajemen Dari sisi manajemen, kurangnya keterlibatan unsur pimpinan dalam mengembangkan sistem yang terdistribusi tetapi terpadu masih merupakan kendala. Para manajer divisi seringkali terjebak dalam kegiatan-kegiatan rutin sehingga hal-hal yang berkenaan dengan pengembangan organisasi secara menyeluruh sering terlupakan. Dalam pada itu kurangnya komunikasi dan keterpaduan diantara unsur-unsur yang terkait dalam pengembangan teknologi informasi menyebabkan kurangnya daya tanggap organisasi terhadap kebutuhan-kebutuhan baru dalam layanan telekomunikasi. c. Ketersediaan Dana Sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan saat ini kebanyakan baru sebatas wacana, diharapkan pada waktu yang tidak terlalu lama sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan tidak sebatas wacana tetapi sudah mengarah ke aplikasi yang betul-betul menunjang kegiatan pendidikan pada umumnya. Untuk menerapkan sistem informasi manajemen di lembaga pendidikan yang terpadu dan memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia pendidikan yang signifikan, diperlukan keseimbangan ketersediaan dana untuk meningkatkan sumber daya manusia dan mengoperasional manajemen.


								
To top