GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG

							      TÀI LIỆU GIỚI THIỆU

    GIẢI PHÁP QUẢN LÝ
VĂN BẢN & HỒ SƠ CÔNG VIỆC




           HÀ NỘI, 5/2008
                                                         CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                    Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                               Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                             Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net



I.     GIỚI THIỆU CHUNG
      Giải pháp Quản lý văn bản và hồ sơ công việc là giải pháp chạy trên nền tảng web và
được phát triển trên nền tảng công nghệ IBM Lotus Domino/Notes nhằm mục tiêu tin học hóa
công tác quản lý văn bản và phân công, theo dõi, xử lý công việc trực tiếp trên môi trường mạng
cho các tổ chức, doanh nghiệp.

      Đây là giải pháp hỗ trợ thực hiện quản lý từ khâu tiếp nhận công văn đến          phân công
công việc (chia công văn) (Lãnh đạo của tổ chức            Lãnh đạo Phòng    Chuyên viên)      thực
hiện và theo dõi kết quả thực hiện    soạn thảo và phát hành công văn phát sinh cho đến khâu
cuối cùng là lưu trữ văn bản và hồ sơ công việc.

      Mục đích quan trọng hàng đầu là xây dựng một hệ thống quản lý phù hợp với yêu cầu thực
tế của cơ quan, tổ chức. Cụ thể:

         Xây dựng một hệ thống thông tin có mức độ chuẩn hoá cao về luồng thông tin tác
         nghiệp và phục vụ tích hợp dữ liệu hệ thống.

         Cung cấp công cụ đắc lực hỗ trợ các Chuyên viên để xử lý công việc hàng ngày.

         Xây dựng một chương trình bảo đảm hoạt động tốt tại các cấp cơ quan khác nhau,
         đáp ứng tốt tất cả những nhu cầu sử dụng của từng chuyên viên hay nhóm chuyên
         viên tham gia xử lý công văn.

         Giảm thiểu thời gian, công sức cho người sử dụng trong toàn bộ quy trình xử lý công
         văn.

         Trợ giúp có hiệu quả để lãnh đạo và chuyên viên tổ chức các “Qui trình xử lý ” riêng
         phù hợp với quá trình giải quyết các văn bản, vụ việc...

         Cung cấp công cụ hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý công văn của các chuyên
         viên. Phân cấp xử lý văn bản theo đúng tính chất nội bộ của từng đơn vị trong cơ quan
         và nâng cao sự kết nối đến các cơ quan liên quan.


II.    LỢI ÍCH ĐEM LẠI CHO TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP
II.1. Đối với công tác Văn thư
         Quản lý và theo dõi các văn bản đi và văn bản đến qua hệ thống phần mềm:

         Số hóa thông tin văn bản đến, văn bản phát hành vào máy tính qua hệ thống phần
         mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm;




                                      IBM Lotus Software                                    Trang 2/9
                                                       CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                  Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                             Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                           Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


      Chia, luân chuyển văn bản giữa các phòng ban/bộ phận thực hiện qua phần mềm, giúp
      giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc của bộ phận Văn thư;

      Lưu vết quá trình luân chuyển, xử lý văn bản đồng thời biết được nơi đang lưu trữ văn
      bản gốc;

      Tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng và kịp thời tất cả các văn bản khi có yêu cầu;

      Tổng hợp, thống kê các văn bản đi đến theo nhiều tiêu chí. Các mẫu báo cáo thống kê
      được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp;


II.2. Hỗ trợ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo
      Thực hiện chỉ đạo xử lý văn bản và giao việc trực tiếp qua hệ thống phần mềm;

      Theo dõi được một cách toàn diện tình hình xử lý công việc, hỗ trợ quá trình ra quyết
      định, chỉ đạo của Lãnh đạo;

      Tự động nhắc việc các đơn vị cấp dưới giải quyết công việc theo đúng thời hạn yêu
      cầu;

      Lãnh đạo của tổ chức có thể thực hiện việc chỉ đạo, điều hành dù đang ở bất cứ nơi
      nào (đang đi công tác nước ngoài, đang trên máy bay,…);

      Hỗ trợ các lãnh đạo cơ quan, tổ chức cũng như các lãnh đạo các đơn vị cấp dưới
      trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của các nhân viên.
      Các mẫu báo cáo thống kê được thiết kế phù hợp với yêu cầu của tổ chức, doanh
      nghiệp;


II.3. Đối với Thư ký, Tổng hợp, Ban giúp việc
      Thuận tiện trong việc truyền đạt lại ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo xuống các đơn vị cấp
      dưới;

      Hỗ trợ nhắc việc các đơn vị cấp dưới (việc mới được giao, việc sắp đến hạn hoàn
      thành, việc quá hạn);

      Theo dõi được tình hình xử lý công việc từ đó kịp thời đôn đốc các đơn vị liên quan
      giải quyết công việc theo yêu cầu của Lãnh đạo;

      Nhanh chóng tổng hợp, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc theo yêu cầu của
      Lãnh đạo;




                                    IBM Lotus Software                                    Trang 3/9
                                                           CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                      Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                                 Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                               Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net




II.4. Đối với các đơn vị tham gia xử lý công việc được giao
       Nhận việc, xem ý kiến chỉ đạo & nội dung công việc trực tiếp trên phần mềm;

       Theo dõi được toàn diện các công việc được giao để có phương án và thực hiện xử lý
       kịp thời tất cả các công việc;

       Được phần mềm tự động nhắc nhở khi có công việc mới, công việc sắp đến hạn hay
       công việc đã quá hạn hoàn thành;

       Cho phép báo cáo tình hình xử lý công việc với Lãnh đạo một cách nhanh chóng,
       thuận tiện và kịp thời;

       Tổng hợp tình hình xử lý công việc liên quan đến đơn vị mình một cách nhanh chóng,
       chính xác;

       Tra cứu văn bản, đọc văn bản trực tiếp trên máy tính;


II.5. Hỗ trợ Công tác lưu trữ
    Phần mềm StarDoc giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số tất cả các hồ
    sơ, công văn, văn bản, giấy tờ

       Lưu trữ tất cả các loại giấy tờ như công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ, hồ sơ
       công việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế…

       Tạo kho dữ liệu, phân loại theo các tiêu chí phù hợp

       Tìm kiếm nhanh các loại hồ sơ, giấy tờ trên hệ thống phần mềm


II.6. Giao diện sử dụng dễ dàng, thuận tiện
       Sử dụng phần mềm qua trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox,
       Safari,...), chỉ cần cài đặt phần mềm tại máy chủ mà không cần phải cài đặt tại từng
       máy người sử dụng;

       Tất cả các đơn vị, chuyên viên đều có thể sử dụng phần mềm khi được phân quyền;

       Giao diện sử dụng thân thiện với các tác nghiệp của người sử dụng

           o   Các mẫu nhập công văn đi/đến được thiết kế theo lần lượt các thông tin của
               công văn thật;




                                        IBM Lotus Software                                    Trang 4/9
                                                      CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                 Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                            Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                          Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


          o   Chương trình hỗ trợ chức năng cấp số tự động cho công văn đến (có thể chia
              thành các bộ số);

          o   Hỗ trợ chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các thông tin cần chuẩn
              hóa (tên cơ quan ban hành, loại văn bản…). Chức năng này giúp cho việc
              nhập liệu nhanh, không mất công lựa chọn loại văn bản trong danh mục;

          o   Chức năng kiểm trùng văn bản theo các tiêu chí như nơi gửi, số ký hiệu, ngày
              ký…;

          o   Hỗ trợ chức năng gắn toàn văn. Văn thư tiến hành scan công văn, văn bản gửi
              đến/đi và lưu vào hệ thống, phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm;

          o   Chức năng nhắc việc tự động hiển thị trên màn hình máy tính của người sử
              dụng;


III.   GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP
III.1. Các tính năng chính của giải pháp
         Soạn thảo và cập nhật dữ liệu phục vụ Văn thư

          - Mẫu nhập phục vụ quản lý Công văn đi và đến được thiết kế theo lần lượt các
            thông tin của công văn thật.
          - Chức năng cấp số tự động cho công văn đến (có thể chia thành các bộ số).
          - Chức năng cấp số tự động cho công văn đi theo loại văn bản phát hành.
          - Chức năng nhập dữ liệu theo tên viết tắt cho các trường thông tin cần phải chuẩn
            hoá (Tên cơ quan, …). Chức năng giúp cho việc nhập liệu nhanh, người dùng
            không mất công dò tìm trong một danh sách dài danh mục tên có sẵn.
          - Chức năng kiểm tra trùng văn bản theo các tiêu chí (Nơi gửi, Số ký hiệu, Ngày
            ký).
          - Chức năng copy các văn bản có thông tin gần giống nhau về nội dung.
          - Chức năng tìm kiếm nhanh VB theo số đến: phục vụ cho việc phân luồng văn
            bản đến sau khi văn bản đã được cấp số hoặc sau khi có ý kiến của Lãnh đạo cơ
            quan (người giải quyết).
          - Chức năng theo dõi các văn bản là dự thảo trình cơ quan cấp trên phê duyệt.

         Phân luồng văn bản

          - Phục vụ bộ phận Văn thư chuyển văn bản xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh
            đạo cơ quan, sau đó chuyển cho các đơn vị xử lý.
          - Tự động tạo phiếu xử lý phục vụ Lãnh đạo, Chuyên viên ghi ý kiến xử lý văn bản.
          - Phục vụ chuyên viên - chủ trì xử lý văn bản - chuyển xin ý kiến của Lãnh đạo
            hoặc các chuyên viên khác theo cả 2 cách:




                                   IBM Lotus Software                                    Trang 5/9
                                              CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                         Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                    Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                  Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


               Theo qui trình lần lượt từng người.

               Theo đồng thời các chuyên viên khác.

Quyền sử dụng đối với văn bản

 - Văn thư có quyền xem, sửa đối với cả văn bản đến và đi của cơ quan.
 - Phân quyền xem đối với văn bản đến: Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng,
   Văn thư, Vụ/Phòng chủ trì xử lý văn bản đó.
 - Chỉ trao quyền xem/sửa/xoá đối với những người liên quan đến văn bản xử lý
   công việc nội bộ hoặc dự thảo văn bản đi của cơ quan.

Xử lý văn bản và quản lý Hồ sơ của Chuyên viên

 - Hỗ trợ Lãnh đạo, Chuyên viên cùng xử lý công việc trong môi trường kết hợp.
 - Hỗ trợ Lãnh đạo, Chuyên viên quản lý, theo dõi việc xử lý văn bản.
 - Trợ giúp Lãnh đạo, Chuyên viên dự thảo, trao đổi ý kiến và phê duyệt văn bản
 - Trợ giúp Lãnh đạo, Chuyên viên theo dõi trạng thái xử lý vụ việc: “Chưa xử lý”,
   “Đang xử lý”, “Đã xử lý”, “Quá hạn xử lý”.
 - Trực tiếp lấy số ký hiệu theo loại văn bản cho phần soạn thảo văn bản phát
   hành.
 - Chuyển văn bản phát hành cho Văn thư quản lý, theo dõi.

Nhắc việc

 - Nhắc việc khi có công việc mới.
 - Chức năng tự động nhắc việc đối với từng người sử dụng theo từng công việc
   phải xử lý, thể hiện theo trạng thái của công việc đó, ví dụ: “Sắp đến hạn trả lời”,
   “Quá hạn trả lời”,....

Tra cứu, tìm kiếm, thống kê văn bản

 - Tra cứu nhanh văn bản bằng phân loại và cách nhìn về văn bản theo các nhóm
   chủ đề khác nhau.
 - Tìm kiếm văn bản bằng các cụm từ bất kỳ và giới hạn theo thời gian nhận văn
   bản hoặc chủ đề nào đó.
 - Tìm kiếm mở rộng bằng nhiều điều kiện tìm kiếm khác nhau.
 - Tổng hợp, thống kê văn bản bằng nhiều mẫu biểu khác nhau.

Quản trị hệ thống

 - Thêm người sử dụng: thêm người được phép sử dụng hệ thống chương trình
   theo các vai trò khác nhau, tạo khoá mã, mật khẩu cho người sử dụng.
 - Xoá bỏ người sử dụng: loại bỏ người sử dụng ra khỏi hệ thống.
 - Quản lý cơ sở dữ liệu hệ thống.
 - Xoá các dữ liệu thừa hết hiệu lực, sửa chữa dữ liệu hỏng.
 - Cập nhập đồng bộ dữ liệu.




                           IBM Lotus Software                                    Trang 6/9
                                                     CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                           Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                         Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


         - Sao lưu khôi phục dữ liệu.

        Bảo mật

         - Bảo mật theo nhiều mức: máy chủ, cơ sở dữ liệu, từng văn bản trong dữ liệu.



III.2. Quy trình xử lý công văn đi - đến




        Các ký kiệu sử dụng trong sơ đồ:

           Khối hình trụ thể hiện cơ sở dữ liệu (CSDL) của hệ thống.
           Hình vuông thể hiện người sử dụng theo vai trò.




                                  IBM Lotus Software                                    Trang 7/9
                                                     CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                           Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                         Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


           Hình a:             thể hiện thao tác của người sử dụng.
           Hình b:             thể hiện luồng vận chuyển dữ liệu của hệ thống
           Hình c:             thể hiện sự liên kết dữ liệu giữa các CSDL khác nhau.
           Những thông tin bên cạnh Hình a, ghi chú những thao tác chính của người sử
           dụng tác động đến luồng dữ liệu.
           Những thông tin bên cạnh Hình a, ghi chú nội dung và hình thức vận chuyển dữ
           liệu của hệ thống.


        Giải thích:

        Sơ đồ được chia làm 3 vùng từ trên xuống dưới, thể hiện các bước chính trong xử lý
        công việc hành chính tại cơ quan.

           Vùng thứ nhất mô tả công việc tiếp nhận công văn (bóc bì, kiểm tra) của Văn thư;
           Lãnh đạo Văn phòng thực hiện chức năng phân chia công văn theo đúng công
           việc của từng đơn vị và Lãnh đạo theo dõi, giải quyết vụ việc.
           Vùng thứ hai mô tả bước xử lý công việc trong nội bộ cơ quan; Lãnh đạo CQ có
           thể tổ chức lại công việc theo đúng những đơn vị tham gia và ghi ý kiến chỉ đạo
           của mình; tương tự như vậy, Lãnh đạo đơn vị ghi ý kiến và giao việc đó cho
           Chuyên viên cấp dưới thực hiện. Mô hình phân công công việc này còn thể hiện
           vai trò xử lý chính và vai trò phối hợp xử lý trong một công việc cụ thể. Trong
           bước xử lý công việc, phát sinh việc dự thảo công văn phát hành; đối với công
           văn phát hành, cần thiết có qui trình phê duyệt theo từng cấp Lãnh đạo trong cơ
           quan.
           Vùng thứ ba mô tả bước phát hành và lưu trữ công văn đi; phát hành công văn
           do vai trò Văn thư thực hiện, bước này thể hiện bằng việc cấp số cho công văn.
           Công việc lưu trữ được Chuyên viên lưu trữ thực hiện vào cuối năm, toàn bộ
           công văn sẽ được chuyển sang kho lưu trữ và được cất vào các hồ sơ lưu trữ
           theo đúng nghiệp vụ lưu trữ.

     Ghi chú: Quy trình xử lý văn bản của giải pháp sẽ được điều chỉnh phù hợp với
     quy trình nghiệp vụ thực tế của tổ chức, doanh nghiệp.



III.3. Nền tảng công nghệ
        Công nghệ lựa chọn

         - IBM Lotus Notes được lựa chọn để làm môi trường nền tảng cho tin học hóa qui
           trình xử lý công văn và phối phợp giải quyết quyết công việc.
         - Áp dụng giao diện Web (web based applications) được lựa chọn để giao tiếp với
           người sử dụng.

        Lý do lựa chọn công nghệ Lotus Notes Domino để quản lý và xử lý văn bản

         - Khả năng độc lập với công nghệ phần mềm hệ thống nền (hệ điều hành và một
           số môi trường phần mềm nền khác).
         - Hỗ trợ khả năng lưu trữ và quản lý các văn bản phi cấu trúc.
         - Hỗ trợ khả năng phân loại văn bản, sắp xếp văn bản theo hệ thống chỉ số.




                                  IBM Lotus Software                                    Trang 8/9
                                                       CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAO ĐẤT VIỆT
                                                  Địa chỉ: 115 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà nội
                                                             Tel: (04) 2851571 - Fax: (04) 2851571
                                           Website: www.vinastar.net - E.mail: contact@vinastar.net


          - Hỗ trợ khả năng tìm kiếm văn bản theo từ khóa, tổ hợp từ khóa hoặc theo một từ
            (tập hợp từ) bất kỳ.
          - Hỗ trợ khả năng tạo lặp dữ liệu – replication.
          - Hỗ trợ khả năng hệ thống thư điện tử - mail system.
          - Hỗ trợ mô hình làm việc theo nhóm – work flow.
          - Hỗ trợ cho việc xây dựng các hệ thống mở với sự tham gia của các phần mềm
            trung gian - middle ware.
          - Hỗ trợ cho việc xây dựng ứng dụng với kiến trúc Web service.
          - Hỗ trợ khả năng tích hợp dữ liệu.
          - Phù hợp với kinh nghiệm quản trị hệ thống CSDL sẵn có của cán bộ công nghệ
            thông tin.
          - Khả năng xây dựng và triển khai sử dụng chương trình trên môi trường Web.

         Lý do sử dụng Web based để giao tiếp với người sử dụng

          - Phù hợp với sự tiến hóa của công nghệ thông tin.
          - Dễ dàng cho việc triển khai áp dụng, cũng như dễ dàng cho hoạt động quản trị,
            bảo trì hệ thống (do không phải cài đặt máy trạm).
          - Chi phí mua bản quyền thấp (do không phải mua bản quyền cho máy trạm).

III.4. Môi trường triển khai
     - Mô hình tổ chức: Chương trình được thiết kế và xây dựng nhằm phục vụ nhiều mô
       hình tổ chức khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước. Các tổ chức,
       doanh nghiệp cũng có thể sử dụng tốt hệ thống này với những chỉnh sửa nhất định về
       mặt câu chữ.

     - Hạ tầng cơ sở: Phù hợp với các hệ thống mạng máy tính khác nhau, mạng cục bộ
       (LAN), mạng diện rộng (WAN); cài đặt được trên nhiều hệ điều hành khác nhau. Với
       những yêu cầu cao hơn, Quý Cơ quan cũng có thể phát triển hệ thống thành hệ thống
       web site để sử dụng trên mạng Internet.


III.5. Chi phí giải pháp
     - Chi phí license IBM Lotus Domino Enterprise Server
     - Chi phí xây dựng và triển khai giải pháp: Phụ thuộc mô hình và quy mô triển khai
     (Chi phí trên chỉ có tính chất tham khảo)




                                    IBM Lotus Software                                    Trang 9/9