Total Cost of Ownership: best practice and success story by togarms

VIEWS: 1,386 PAGES: 70

More Info
									Total Cost of Ownership (TCO):
Best Practice and Success Story
Togar M. Simatupang Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung Kamis, 14 Januari 2010
Workshop Internalisasi Supply Management 2010  PT TELKOM INDONESIA 13‐14 Januari 2010

TUJUAN: Memberikan pencerahan dan pendalaman wawasan pengunaaan Total Cost of  Ownership (TCO) dalam Strategi Pencarian Sumber (Sourcing)

Kilasan
1. Kasus Pembuka 2. Definisi Total Cost of Ownership (TCO) 3. 3 Metodologi TCO 4. Kelebihan dan Kekurangan TCO 5. Prasarat d K di i yang dib t hk 5 P t dan Kondisi dibutuhkan untuk Implementasi 6. Contoh Penerapan 6 C t hP 7. Rangkuman

Kasus Pembuka

Kasus Pembuka
KASUS A Sebuah perusahaan yang melakukan tender sering mendapatkan nilai penawaran dari vendor yang jauh di bawah nilai perkiraan proyek. Pada saat terjadi penambahan kapasitas, vendor tersebut menekan harga yang besarnya jauh di atas nilai perkiraan semula atau vendor lain Bagaimana menghindari jebakan vendor lain. Bagaimana terkunci seperti ini?  KASUS B KASUS B Sebuah perusahaan awalnya merasa senang mendapatkan harga pembelian mesin yang rendah dari sebuah vendor. Tetapi, mesin tersebut membutuhkan biaya perawatan dan pemeliharaan yang tinggi termasuk pelatihan operator. Ternyata biaya pembelian mesin jauh lebih kecil dibandingkan dengan biaya perawatan,  pemeliharaan, pelatihan, dan waktu yang hilang akibat kerusakan. Bagaimana mengantisipasi kerugian seperti ini?

Total Cost of Ownership (TCO) p( )

TCO
• Definisi umum: Perkiraan semua biaya langsung dan tidak langsung berkaitan dengan sebuah aset atau teknologi selama siklus hidupnya. • Konsep berdasarkan pada teori biaya transaksi (transaction cost  theory) (Oliver E. Williamson, 1985) • TCO awalnya dikembangkan oleh perusahaan riset Gartner pada akhir tahun 1980‐an untuk menentukan biaya dari memiliki dan menggunakan komputer pribadi pada sebuah perusahaan.  • TCO memandang melampaui investasi modal awal dengan g p g mempertimbangkan dukungan teknis, administrasi, pelatihan, dan pembuangan.  • TCO mengestimasi biaya tahuan per pengguna untuk setiap pilihan prasarana potensial; biaya ini kemudian dijumlahkan. potensial; biaya dijumlahkan.  • Perkiraan yang teliti berdasarkan TCO memberikan angka perhitungan yang dapat membandingkan pilihan investasi atau pengadaan aset. 

Penggunaan TCO
TCO untuk mendefinisikan persyaratan (requirements) TCO untuk mengases proses (processes)

• Cacat = Gagal memenuhi keperluan (requirements): waktu, biaya, spesifikasi, dll.  k bi ifik i dll • Analisis TCO menggerakkan keperluan • Menjamin keperluan akan menurunkan TCO • Meningkatkan kemampuan melacak kesalahan (error  tracking capability)

• Pengadaan (procurement) • Penjualan (sales)

TCO for  TCO for Process

Penurunan TCO
• Biaya Akuisisi • Biaya operasi (biaya “tersembunyi”)  • Pengeluaran j k panjang (“bi l jangka j (“biasanya tidak id k dipertimbangkan”) 
TCO = total cost of ownership A = acquisition cost = acquisition cost P.V. = present value at the company`s cost of money ∑ = the sum of the terms in ( ) from years i to n Ti = training cost in year i Oi = operating cost in year i Mi = maintenance cost in year i

Bagaimana menghitung TCO?
1. Gunakan bantuan alat spreadsheet  yang sesuai dengan kebutuhan 2. Kumpulkan Semua biaya yang relevan
– Semua jenis: perangkat piranti lunak jenis: perangkat, piranti lunak,  instalasi, konversi… – Biaya awal dan biaya yang sedang berjalan (on‐going) selama hidup aset – Catatan:  masa hidup harus sama untuk perbandingan! – Biaya apa yang dipertimbangkan? Tergandung pada jenis aset dan bagaimana penggunaannya: kegiatan apa yang memakan waktu lama?, berapa biaya kegiatan tersebut?, apa yang mendorong besarnya biaya tersebut?, dan data biaya apa saja yang tersedia? – Biasanya biaya dibagi menjadi biaya langsung dan tidak langsung

Bagaimana menghitung TCO?
3. Isikan data
– – – Biaya langsung Biaya tidak langsung Tahun pertama dan biaya berulang selama siklus hidup aset (contoh ‐ 3 tahun).

4. 5. 6.

Gunakan alat bantu untuk menghitung biaya total kepemilikan selama siklus hidup aset Bandingkan TCO antar opsi, dan TCO dari status kuo Tetapkan opsi mana yang mempunyai TCO terendah

Siklus hidup 3 tahun,  dengan biaya awal dan berulang g

Contoh alat bantu:  TCO  Calculator, dari Info‐Tech  Research Group R hG

Metodologi TCO

Kasus Bisnis Secara Umum
Pertanyaan: Pentahapan:

Sumber: http://www.tbs‐sct.gc.ca/emf‐cag/business‐ rentabilisation/bcg‐gar/bcg‐gar02‐eng.asp

Strategic Sourcing Projects Strategic Sourcing Projects

Source: http://artcos.eu/pages/offered‐services.php

Citrix Consulting Citrix Consulting

Sumber:  b http://www.citrix.com/English/SS/supportThir d.asp?slID=4758&tlID=23662

AdviSource

Sumber: http://www.advisere.com/methodology.htm 

The 6 Strategic Sourcing Tactics The 6 Strategic Sourcing Tactics

Sumber: http://www.massin.eu/2006/11/howto‐define‐ a‐sourcing‐strategy‐and‐tactics‐ssoa‐part‐iiiv/

Strategic Sourcing Magic Triangle Strategic Sourcing Magic Triangle

Sumber: http://www.massin.eu/2006/10/creating‐value‐ with‐strategic‐sourcing/

Sourcing of Logistics and Distribution Sourcing of Logistics and Distribution

Sumber: http://www.massin.eu/2007/05/strategic‐sourcing‐ opportunities‐part‐viii‐logistic‐and‐distribution/

TCO Analysis TCO Analysis

Chevron Global Upstream Chevron Global Upstream

Sumber: http://www.iaccm.com/contractingexcellence.php?storyid=379

TCO Calculator TCO Calculator

Sumber: http://www.alinean.com/P_TCOcalculator.asp

TCO Calculator
Sumber: http://dashboardsbyexample.com/xcelsius‐dashboards/xcelsius‐tco‐dashboard/

TCO Calculator TCO Calculator

Praktik Terbaik (Best Practice) Seleksi Vendor d
Langkah 1: Bentuk sebuah tim,  proyeksikan dan lakukan analisis kebutuhan (needs analysis) Langkah 2: Siapkan Definisi Keperluan (requirements definition) Langkah 3: Lakukan proses seleksi dengan cermat untuk mengevaluasi proposal g p p Langkah 4: Tentukan daftar pendek (short list) pemasok Lankah 5: Gunakan alat bantu finansial untuk menentukan p pilihan terbaik Langkah 6: Ambil keputusan dan negosiasi Langkah 7: Implementasi dan lacak hasilnya

Praktik Terbaik

Sumber:  Sumber: http://www.gartner.com/it/products/consulting/sourcing.jsp

Kelebihan dan Kekurangan TCO g

Kelebihan TCO
• Memperhitungkan bukan hanya investasi awal saja, tetapi semua biaya lain termasuk biaya tersembunyi yang berkaitan dengan penggunaan selanjutnya dari sebuah aset Mempertimbangkan biaya yang benar dari sebuah aktivitas bukan hanya biaya yang dianggarkan secara eksternal untuk aktivitas tersebut Memberikan kerangka yang ajeg dan sistematis dalam membandingkan alternatif aset, melakukan negosiasi, dan mengurangi biaya Membangun cara standar untuk melacak dan membandingkan biaya kepemilikan aset setiap waktu Mendidik dan meningkatkan kesadaran tentang biaya keseluruhan dari g g y kepemilikan aset, menunjukkan bahwa biaya pengadaan awal adalah relatif bagian kecil dari biaya total kepemilikan

• • • •

Manfaat TCO

Sumber: Ellram, L. (1994), “A taxonomy of total cost of ownership  models”, Journal of Business Logistics, 15(1), 181‐191.

Kekurangan TCO

Fokus pada BIAYA vs. Manfaat lain dari implementasi

Fokus pada JANGKA PENDEK vs. Pengurangan biaya dan manfaat bisnis jangka panjang

Fokus pada ISU SOURCING vs. Dampak bisnis secara keseluruhan

Fokus pada BIAYA vs. Tingkat Pengembalian (ROI)

Fokus pada PROSES TUNGGAL vs. Proses Ganda Provider dan Klien

Fokus pada TOTAL BIAYA SIKLUS HIDUP sebuah Opsi vs. RISIKO dari Setiap OPSI

Perbandingan Nilai Terbaik

Sumber: http://www.supplyexcellence.com/blog/2007/03/21/in‐ search‐of‐best‐value/  

Nilai Pencarian Sumber

Catatan: Level 1 ‐ Price Per Unit (PPU) Level 2 ‐ Total Cost of Acquisition (TCA) p( ) Level 3 ‐ Total Cost of Ownership (TCO) Level 4 ‐ Total Value Management (TVM) Sumber: http://www.esourcingwiki.com/index.php/Strategic_e‐ Sourcing_Best_Practices

Melampaui TCO dan Aliansi TCO dan

Sumber: Lynch, R.P., “Process Innovation: Changing the cost metric – Total Cost of Ownership”, 2000.

*

Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI)
Tambahan analisis ROI memberikan ukuran yang lebih akurat dibandingkan dengan TCO saja Manfaat bisnis jangka panjang, dampak bisnis, sulit dikuantifikasi, tetapi ROI memberikan wawasan tentang NILAI (value)

“Total Value of Ownership  “ l l f h (TVO) is supplementing TCO  in the ROI formula”

Sekilas Return on Investment (ROI) Return on Investment (ROI)
• Tujuan: membandingkan biaya dari sebuah proyek (investasi), dengan nilai yang dihasilkannya l d h lk
– Apakah saya mendapatkan pengembalian harapan? – Mengevaluasi satu investasi lawan alternatif lain

•

ROI dinyatakan b i b h ROI di t k sebagai sebuah persentase t
– Contoh: sebuah ROI tahunan 25% artinya investasi 100 juta akan kembali 25 juta dalam setahun

•

Persamaan menghitung ROI: ROI: 
ROI = [(Payback ‐ Investment)/Investment)]*100 – Investasi berhubungan dengan jumlah sumberdaya yang dibelanjakan (Rp,  waktu) – Payback adalah jumlah uang yang dihasilkan dari investasi tersebut

Analisis ROI di Perusahaan Telco ROI di Perusahaan Telco

Sumber: http://nextgnconsulting.com/operations.html

Hubungan ROI dan TCO ROI dan

Analisis TCO berguna dalam identifikasi,  proyeksi, mengukur,  dan melacak biaya langsung dan tak langsung dari sebuah inisiatif

Jika TCO dari suatu proyek meningkat,  ROI menurun. Ada hubungan terbalik antara TCO  dan ROI.

TCO yang rendah tidak hanya mengurangi biaya operasional, tetapi juga berpengaruh pada keberhasilan keuangan dari sebuah inisiatif seperti yang  ditunjukkan oleh ROI.

Faktor utama dalam analisis ROI: •TCO – Total Cost of  Ownership •Functional  Capabilities •Project Risk

The Mirror Image of Total Cost of  Service

Sumber: http://chaotic‐flow.com/2009/04/20/saas‐tco‐the‐mirror‐ image‐of‐total‐cost‐of‐service/ 

Navigational ROI/TCO analysis Navigational ROI/TCO analysis

Catatan: Analisis tradisional ROI dan TCO  melakukan estimasi sendiri tentang biaya dan manfaat untuk mendapatkan model finansial yang  menguntungkan posisi masing‐ masing saat melakukan negosiasi harga.
Sumber:  http://www.sandgrenconsulting.com/main.html?src=%2F5801.html

Manajemen Risiko Pemasok

Sumber:  http://purchasingtransformation.ibxeurope.com/2008 /09/24/supplier‐risk‐management‐101/

Sumber:  http://www.scmr.com/article/330011‐ Coming_to_Grips_with_supplier_Risk.php

Prasyarat Penggunaan TCO y gg

Hambatan Implementasi
• Isu budaya
– – – – Biaya tidak penting bagi “pengguna” Sindrom “tidak berasal dari sini” Sulit berpindah dari orientasi “harga” Resistansi terhadap perubahan Pandangan bahwa pendekatan TCO tidak luwes Perlunya alat atau pelatihan Terlalu teoritis Frustrasi dalam menghitung isu‐isu lunak Kurangnya keahlian/keyakinan Mendefinisikan lingkup pemodelan TCO Identifikasi semua biaya dan manfaat yang relevan Kurangnya ketersediaan data untuk mendukung sistem Butuh tenaga kerja yang banyak untuk membangun dan mendukung g j y g y g g Kurangnya sumberdaya untuk membangun, implmentasi, dan pemeliharaan

•

Isu pendidikan/pelatihan
– – – – – – –

•

Isu sumberdaya
– – –

Sumber: Ellram, L. (1994), “A taxonomy of total cost of ownership  models”, Journal of Business Logistics, 15(1), 181‐191.

Prasyarat
• Asumsi. Pada setiap tahap TCO, asumsi tentang model biaya p p , g y terutama biaya nirwujud yang perlu dipertimbangkan selama periode pengamatan, persentase penambahan pengguna, dan pentingnya pentahapan model TCO model TCO. • Pelatihan. Peserta perlu mendapatkan pelatihan yang tepat tentang model dan teknik analisis TCO termasuk teknik negosiasi. • Dukungan manajemen puncak termasuk penyediaan sumberdaya. Penggunaan TCO bukan sumberdaya Penggunaan TCO bukan hanya kepentingan analisis teknis tetapi juga sebagai alat manajemen dalam peningkatan kinerja, alokasi sumberdaya, dll.

Contoh Implementasi TCO p

Penyumberan Komputer, Piranti Lunak, HP

Aset Komputer
• TCO adalah biaya total dari sebuah aset komputer sepanjang umurnya, dari pengadaan sampai pembuangan. Tujuan analisis TCO adalah untuk mengidentifikasi, mengkuantifikasi, dan mengurasi biaya keseluruhan dari kepemilikan aset jaringan tersebut. TCO menggabungkan TCO menggabungkan biaya bewujud (hard costs) dan nirwujud (soft costs) dalam (hard costs) (soft costs) memiliki aset informasi jaringan. Biaya berwujud termasuk harga pembelian,  ongkos instalasi, pemutakhiran, kontrak pemeliharaan, kontrak dukungan, dan ongkos pembuangan. Biaya nirwujud termasuk manajemen, dukungan, pelatihan,  ongkos tersembunyi, dan waktu rusak. Biasanya biaya ini tidak terjadi saat pengadaan, seringkali terlupakan dalam anggaran, sering membawa keadaan lebih buruk, seperti pengalihan manajemen dan tanggung jawab dukungan kepada pengguna akhir akhir. 

•

Sumber: http://www.micromationinc.com/what‐is‐ total‐cost‐of‐ownership.htm

Biaya Piranti Lunak

Sumber:  www.tascomi.com/technology/cost_of_ownership.html

Sumber:  http://www.widernet.org/projects/costofownership1.htm

Kategori Biaya

Sumber:  http://www.microsoft.com/hk/windowsserver/compare/unix/ reduce‐tco.mspx

Contoh peta komposisi TCO kepemilikan komputer. Komputer jaringan Window 3.1. dengan 2.770  komputer PC, 350 laptops, 50 Netware, 3 servers, 613 printers, 180 hubs, and 32 routers. Biaya rata‐rata per PC per tahun adalah $10.000.

Sumber:  http://www.widernet.org/projects/costofownership1.htm

Biaya Siklus Hidup Aset

Biaya Tersembunyi

Sumber: http://forums.pinstack.com/f52/cost_comparison_owning_a_smartphone‐110859/

Network surveillance systems offer a remarkable advantage  compared with conventional analog systems, lowering TCO. d ith ti l l t l i TCO

Sumber:  S b http://www.panasonic.net/pss/security/pr oducts/nw/concept/l_tco/index.html

Dell dan Dell dan Lenovo

The Dell Direct Model can add value at  every phase of the IT lifecycle. With  every phase of the IT lifecycle. With Eastman Chemical, Dell relationship  products, service and support provide end‐ to‐end lifecycle solutions that work to  lower TCO through each phase of the  product lifecycle. d t lif l Sumber:  http://www.dell.com/content/topics/global .aspx/tco/en/tco?c=us&cs=28&l=en&s=dfb

Independent studies have shown that PC  Lifecycle costs, if well managed, can be  Lifecycle costs, if well managed, can be reduced by up to 50%. Such studies also  demonstrate that the purchase price of a  new PC is only about 20% of the total cost  of ownership. Sumber:  S b http://shop.lenovo.com/SEUILibrary/contro ller/e/web/LenovoPortal/en_US/special‐ offers.workflow:ShowPromo?LandingPage= /All/US/Portals/tco

Penyumberan Mobil atau Kendaraan y

TCO Toyota Avensis TCO Toyota Avensis

Sumber: http://www.toyotainbusiness.com/fleet_content/cost/tco/index.aspx 

2009 Ford Mustang Cost of Ownership 2009 Ford Mustang Cost of Ownership

Sumber: http://www.internetautoguide.com/cost‐of‐ownership/09‐int/2009/ford/mustang/index.html

Green Purchasing g

4 Penggerak 4 Penggerak Utama

Sumber: http://www.ism.ws/pubs/eside/esidearticle.cfm?ItemNumber=19267 S b h // i / b / id / id i l f ?I N b 19267

Konsekuensi TCO

Sumber: http://www.ism.ws/pubs/eside/esidearticle.cfm?ItemNumber=19267 b h // / b/ d / d l f ? b

Asesmen Supplier

Sumber: http://www.ism.ws/pubs/eside/esidearticle.cfm?ItemNumber=19267

Penyumberan Aset Pendidikan y

Penggunaan Komputer di Sekolah

Sumber:  http://edutechdebate.org/individal‐and‐ communal‐computer‐usage/increased‐ p g q computing‐saturation‐requires‐cost‐ effective‐solutions/

TCO Considerations TCO Considerations
End‐to‐end  End‐to‐end system
Upfront/capex Deployment of ICT  Deployment of ICT platform Content User training and  User training and support Technical support  Technical support (HW & SW) Monitoring and  Monitoring and reporting

• Initial purchase, 

• Off‐the‐shelf 

• Initial administrator, • Setup of support 

• Setup of 

delivery and setup  delivery and setup content of equipment • Custom‐developed  – Access device content – Display device – Development/  – Connectivity customization – Software OS and  – Distribution apps – Peripherals – Physical  infrastructure  – Electrical system

teacher and student  infrastructure (if  teacher and student infrastructure (if training not outsourced) – Maintenance – Technical  support call  center – Etc.

organization (e.g.,  organization (e.g., PMO)

Ongoing/opex

• To‐school 

• Upgrades in 

• Recurring training 

• Maintenance and 

• Ongoing personnel 

connectivity • Electricity • S Security it • Insurance

content

for select admin  and teachers • ICT training for ICT training for  • students • Pedagogical support •

upgrades of all  components of ICT  platform Technical support Insurance

for monitoring,  evaluating and  reporting

Sumber: Global e‐Schools and Communities Initiative (GeSCI), www.gesci.org

Rangkuman g

Rangkuman
• TCO merupakan kerangka berpikir yang  p g p y g menyeluruh dalam mempertimbangkan biaya yang terjadi selama siklus hidup sebuah aset. • Metodologi dalam menerapkan TCO tergantung TCO tergantung pada situasi yang dihadapi tetapi penekanannya pada proses hidup aset mulai dari perencanaan,  pengadaan, implementasi, dan pembuangan. • TCO perlu dilengkapi dengan alat analisis lain  seperti ROI analisis risiko dan teknik negosiasi ROI, analisis risiko, dan negosiasi. • Contoh keberhasilan penerapan TCO merupakan p j p hasil akumulasi proses belajar dan eksperimen.

Terima Kasih


								
To top