MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y by mercy2beans125

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									   Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                               Archivo




        MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
                  DE LA
    COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
                 ARCHIVO




 Unidad responsable de   Unidad responsable    de    Fecha de su
     su elaboración          su autorización         autorización

    Coordinación de                                  01/04/2008
   Correspondencia y
        Archivo

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                                 Contenido


I. Introducción.                                              3

II. Objetivo del Manual.                                      4

III. Desarrollo de los Procedimientos.                        5

IV. Descripción de Actividades y Diagramas de Flujo.

      Recepción y distribución interna de correspondencia.    6
      Remisión de Correspondencia.                            9
      Archivo de correspondencia.                            13

V. Anexos                                                    17

      Formatos y Guías de llenado.                           18




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                                I. INTRODUCCIÓN




Para tener un mejor conocimiento de las funciones y actividades que se realizan en
la Coordinación de Correspondencia y Archivo de la Secretaría de Gobierno, se
elabora el presente Manual de Procedimientos como una herramienta que ayude a
hacer más eficientes y ofrecer la mejor calidad en los servicios y gestiones
administrativas, brindando información clara y precisa acerca de los procedimientos
que se llevan a cabo.

En el presente Manual se especifica su objetivo así como la descripción de los
diferentes procedimientos que en la Coordinación se desarrollan y las normas de
operación deben observar las áreas responsables de su realización

El manual fue elaborado con la participación de todas las áreas operativas y es
susceptible de enriquecerse con los nuevos procedimientos que pudieran surgir en
función de nuevas asignaciones de trabajo, así como con los ajustes que se deriven
de las revisiones periódicas de los procedimientos incluidos.




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                                   II. OBJETIVO



Proporcionar un instrumento de apoyo administrativo que permita llevar un adecuado
registro y control de los procedimientos que en la Coordinación de Correspondencia y
Archivo de la Secretaría de Gobierno se realizan, a efecto de proporcionar de manera
eficiente y oportuna información concerniente a las actividades de esta unidad
administrativa, así como facilitar la actuación de los funcionarios y empleados en el
cumplimiento de sus responsabilidades y como una guía confiable en la inducción del
personal de nuevo ingreso a su área de adscripción.




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                   III. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS




Coordinación de Correspondencia y Archivo


Procedimiento 1:

Recepción y distribución interna de correspondencia


Objetivo del Procedimiento 1:
Registrar y acusar recibo de todo tipo de documento que se reciba en el Despacho
del Secretario, a efecto de garantizar su control durante su manejo y trámite hasta
su archivo.

Normas de Operación del Procedimiento 1:

La recepción de correspondencia se realiza en un horario de lunes a viernes de 9:00 a
15:00 horas y de 18:00 a 21:00 los sábados de 9:00 a 15:00 horas




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Descripción de Actividades del Procedimiento 1

                                                     FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                 Página
                                                          1        de                           1
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                   UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCION Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE
CORRESPONDENCIA
                       ACT.                                                              FORMA O
        RESPONSABLE    NÚM              DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD                        DOCUMENTO
                                                 INICIO

Área de recepción        1    Recibe la correspondencia dirigida al C. Oficios y
                              Secretario o a los responsables de las Unidades documentos
                              de apoyo ubicadas en el Despacho; Sella de
                              recibido con el reloj checador y da folio al
                              original y a la copia de acuse de recibo del
                              documento presentado, copia que devuelve al
                              interesado.

                         2    Registra en la hoja del día correspondiente, del       Oficios y
                              Registro Diario de Correspondencia Recibida: La        Documentos
                              hora de recibido, folio, el número de oficio del       Registro Diario de
                              documento que recibe, el nombre del                    Correspondencia
                              remitente, el destinatario y una descripción del       Recibida
                              tipo de documento recibido indicando si es
                              oficio original, copia de oficio, sobre cerrado y si
                              la correspondencia es confidencial o urgente.

                         3    Turna la correspondencia recibida                 al Oficios y
                              Coordinador de Correspondencia.                      Documentos

Coordinador del Área     4    Recibe la      correspondencia     del   Área    de Oficios y
                              Recepción.                                          Documentos

                         5    Revisa y coteja que los documentos recibidos Oficios y
                              cuenten con el correspondiente sello de recibido Documentos
                              y número de folio.

                         6    Analiza y determina por el tipo y características Oficios y
                              de la correspondencia recibida y su destinatario, Documentos
                              la Unidad de Apoyo a que corresponde turnar.

                         7    Registra en el Control de Correspondencia Oficios y
                              Turnada, la documentación recibida y la Unidad Documentos
                              de Apoyo a la que se turna para su atención.    Control de
                                                                              Correspondencia
                                                                              Turnada
                         8    Distribuye la correspondencia a las Unidades de
                              Apoyo del Secretario según corresponda, y envía Oficios y
                              al archivo los documentos que no requieren Documentos
                              trámite alguno.
                                         TERMINA PROCEDIMIENTO



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    Diagrama de Flujo del Procedimiento 1

                                                         FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                     Página
                                                             1         de                          2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                       UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO           COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
                                                    ARCHIVO
NOMBRE     DEL    PROCEDIMIENTO:           RECEPCIÓN   Y   DISTRIBUCIÓN  INTERNA   DE
CORRESPONDENCIA



                                             INICIO

                                                                      1
                                        Área de Recepción
                         Recibe la correspondencia dirigida al C.
                         Secretario a los responsables de las Unidades
                         de apoyo ubicadas en el Despacho; sella           Oficios y
                         original y acuse de recibido y asigna número de   Documentos
                         folio a los documentos.

                                                                                  Registro Diario de
                                                                     2
                                                                                  Correspondencia
                                      Área de .Recepción                          Recibida

                         Anota los datos de los documentos recibidos en    Oficios y
                         el   de Registro Diario de correspondencia        Documentos
                         Recibida y la entrega a la Coordinación de

                                                                      3
                                       Área de Recepción.

                         Turna correspondencia al Coordinador del
                         área.                                             Oficios y
                                                                           Documentos

                                                                      4
                               Coordinador n de Correspondencia

                         Recibe la correspondencia recibida del área de    Oficios y
                         recepción                                         Documentos


                                                                      5
                                Coordinador de Correspondencia

                          Revisa y coteja que los documentos recibidos
                          cuenten con los correspondientes sellos de       Oficios y
                          recibido y numero de folio.                      Documentos



                                                A




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    Diagrama de Flujo del Procedimiento 1

                                                        FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                    Página
                                                             2        de                            2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                      UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO          COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
                                                   ARCHIVO
NOMBRE     DEL    PROCEDIMIENTO:           RECEPCION  Y    DISTRIBUCION INTERNA   DE
CORRESPONDENCIA



                                               A


                                                                     6
                               Coordinador de Correspondencia.

                         Determina por tipo y características de la
                                                                          Oficios y
                         correspondencia recibida y su destinatario la
                                                                          Documentos
                         Unidad de apoyo a que corresponde turnar.
                                                                    7
                                                                                        Registro diario de
                               Coordinador de Correspondencia                           Correspondencia
                                                                                        Turnada
                         Anota en el Registro Diario de correspondencia
                         Turnada, la unidad de Apoyo a la que es
                                                                          Oficios y
                         entregada para su atención
                                                                          Documentos.

                                                                    8
                               Coordinador de Correspondencia

                        Distribuye la correspondencia a las Unidades
                        de Apoyo a que corresponda y envía al archivo                           Archivo
                                                                          Oficios y
                        los documentos que no requieren trámite
                                                                          Documentos
                        alguno.



                                             FIN                                Unidades
                                                                              Administrativas




    01/04/2008                                                                                            8
   Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                               Archivo



Procedimiento 2:

Remisión de correspondencia


Objetivo del Procedimiento 2:

Hacer llegar de manera ágil y oportuna a sus destinatarios, la correspondencia
emitida por el Despacho del C. Secretario y sus unidades de apoyo.




Normas de Operación del Procedimiento 2:

Deberá resguardarse la integridad y confidencialidad de la correspondencia que se
remite así como de los acuses de recibo correspondientes.




01/04/2008                                                                     9
             Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                         Archivo

     Descripción de Actividades del Procedimiento 2

                                                               FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                           Página
                                                                       1               de              1
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                             UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
                                          ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE CORRESPONDENCIA

                                   ACT.                                                         FORMA O
        RESPONSABLE                NÚM              DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD                   DOCUMENTO

                                                              INICIO
Unidades      de   apoyo     del    1     Entregan oficios y memorandos para su envío a Correspondencia
Secretario                                los destinatarios

Coordinador del área                2     Recibe de la Secretaría Particular y/o de la Correspondencia
                                          Secretaría Técnica, oficios y memorandos en
                                          original y copia para remitirse a las Unidades
                                          Administrativas y Órganos Desconcentrados de la
                                          Secretaría y otras dependencias de los tres
                                          niveles de gobierno.

                                    3     Verifica folio de referencia del oficio o Correspondencia
                                          memorando que se va a remitir y registra
                                          conforme a dicho folio en el Registro Diario de
                                          Correspondencia Turnada, el número de oficio
                                          o memorado que se tramita, el nombre de la
                                          persona a quien es remitido y la fecha.

Secretaria del Coordinador          4     Prepara la documentación para su envío            Correspondencia

                                    5     Remite vía personal de intendencia la Correspondencia
                                          correspondencia local dirigida a las Unidades
                                          Administrativas y Órganos Desconcentrados de la
                                          Secretaría u otras dependencias de los tres
                                          niveles de gobierno y canaliza a la Dirección
                                          Administrativa la correspondencia que envía por
                                          correo o mensajería y recaba el acuse de
                                          recibido

Coordinador del Área                6     Entrega a las Secretarías Particular o Técnica o a Correspondencia
                                          la Secretaria Privada, los acuses de recibido
                                          correspondientes.


                                                    TERMINA PROCEDIMIENTO




     01/04/2008                                                                                            10
     Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                 Archivo

  Diagrama de Flujo del Procedimiento 2

                                                       FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                   Página
                                                           1        de                          2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                     UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
                                          ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE CORESPONDENCIA


                                             INICIO



                                                                        1
                                      Unidades de Apoyo

                        Entregan oficios y memorandos para ser              Correspondencia.
                        enviados a sus destinatarios




                                                                    2
                               Coordinador de Correspondencia
                        Recibe los oficios y memorandos en original y
                        copias para remitirse a las Unidades
                                                                            Correspondencia.
                        Administrativas y Órganos Desconcentrados de
                        la Secretaría y otras dependencias de los tres
                        niveles de gobierno.

                                                                        3               Registro diario
                                                                                        de
                               Coordinador de Correspondencia                           Correspondencia
                        Verifica folios de referencia de del oficio o                   Turnada
                        memorando que se va a remitir y registra su
                        envío conforme a dicho folio en el Registro
                        Diario de Correspondencia
                                                                            Correspondencia
                                                                        4
                                          Secretaria

                        Prepara correspondencia para su envío.
                                                                            Correspondencia.

                                                                     5
                                          Secretaria
                        Remite    vía   ordenanzas    o    chofer   la                Acuses de recibo
                        correspondencia local, canaliza a la Dirección
                        de Administración la que se envía por correo y
                        recaba acuses de recibos                            Correspondencia.




                                                A




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        Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                    Archivo



    Diagrama de Flujo del Procedimiento 2

                                                        FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                    Página
                                                            2         de                      2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                      UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
                                          Y ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REMISIÓN DE CORRESPONDENCIA




                                             A


                                                                   6
                              Coordinador de Correspondencia

                        Entrega a las unidades de Apoyo del Despacho,
                        los Acuses de Recibo de la correspondencia
                        enviada                                         Acuses de Recibo de
                                                                         Correspondencia.




                                            FIN
                                                                          Unidades
                                                                          Administrativas




    01/04/2008                                                                                    12
   Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                               Archivo



Procedimiento 3:

Archivo de correspondencia.



Objetivo del Procedimiento 3:

Integrar en expedientes debidamente clasificados, la correspondencia recibida de las
Unidades Administrativas de la Secretaría y demás dependencias de los tres niveles
de gobierno, así como propia emitida por      el Despacho del Secretario, que sea
recibida por la Coordinación para su resguardo y custodia, de manera que pueda ser
recuperada de manera expedita cuando la soliciten.


Normas de Operación del Procedimiento 3:

Archivar de manera sistemática por dependencias, la documentación recibida
diariamente para tal efecto.
Mantener Clasificada y ordenada la hemeroteca temporal y las carpetas de
información de prensa para facilitar su consulta.




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          Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                      Archivo



     Descripción de Actividades del Procedimiento 3

                                                        FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                    Página
                                                                 1             de             1
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                      UNIDAD RESPONSABLE:
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

                             ACT.                                                       FORMA O
        RESPONSABLE          NÚM             DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD                  DOCUMENTO

                                                        INICIO

Coordinador del área          1     Distribuye turna para su archivo las copias de Copias de Oficios
                                    los documentos que por la naturaleza de los Y Memorandos
                                    asuntos no tienen trámite.
                                                                                   Copias de Oficios
Secretaría del Coordinador    2     Integra por Dependencia la correspondencia que
                                    recibe diariamente para su archivo y turna al
                                    área de archivo

Coordinador del área          3     Recibe de las Unidades de Apoyo, Oficios y Oficios
                                    documentos para su archivo y turna al área de
                                    archivo

Jefe de archivo               4     Recibe y clasifica por dependencias y orden Oficios
                                    cronológico la documentación recibida para su
                                    resguardo.

                              5     Integra    expediente      por      dependencia Expedientes.
                                    archivándolos en orden cronológico.

                              6     Resguarda los expedientes en la gaveta del Expedientes.
                                    archivero correspondiente.

                                              TERMINA PROCEDIMIENTO




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       Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                   Archivo


    Diagrama de Flujo del Procedimiento 3

                                                         FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                     Página
                                                             1        de                         2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                       UNIDAD RESPONSABLE:

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA.



                                            INICIO


                                                                      1
                                 Coordinador de Correspondencia
                        Distribuye y turna para su archivo las copias de
                        los documentos que por la naturaleza de los
                        asuntos no tienen trámite
                                                                           Copias de oficios y
                                                                           memorandos.

                                                                     2
                                          Secretaria

                        Integra por dependencias la correspondencia
                        que recibe diariamente para su archivo y turna      Copias de oficio y
                        al Departamento de Archivo                            memorandos


                                                                     3
                             Coordinador de Correspondencia.

                        Recibe de las Unidades de Apoyo, oficios y
                        documentos para su archivo y turna al                    Oficios
                        Departamento de Archivo


                                                                     4
                                       Jefe de Archivo

                        Recibe y clasifica por dependencias y orden
                        cronológico la documentación recibida para su
                        resguardo                                                Oficios

                                                                     5
                                     Jefe de Archivo.
                        Archiva documentos Integra expedientes por
                        dependencias y por mes
                                                                               Expedientes


                                                A




    01/04/2008                                                                                       15
      Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                  Archivo



   Diagrama de Flujo del Procedimiento 3

                                                       FECHA DE AUTORIZACIÓN:
                                                                    Página
                                                             2            de         2
DIRECCIÓN DE ÁREA:                                     UNIDAD RESPONSABLE:

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA.


                                            A


                                                                6
                                     Jefe de Archivo

                      Resguarda expedientes en      gaveta   de los   Expedientes
                      archiveros correspondientes



                                           FIN                          Archivo




   01/04/2008                                                                       16
   Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                               Archivo




                               V. ANEXOS




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        Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                    Archivo



Formatos y Guías de llenado:



Formato 1:

                  REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

                          NÚMERO
FECHA      HORA   FOLIO             REMITENTE   DEPENDENCIA   DESTINATARIO   OBSERVACIONES
                           OFICIO
    1       2       3        4          5            6             7                8




Guía de llenado formato 1:

1       FECHA:              Anotar el día mes y año de la recepción del documento.
2       HORA:               Anotar la hora y los minutos que imprimió el reloj checador
                            de documentos al momento de sellarlos de recibidos.
3       FOLIO:              Anotar el número consecutivo de folio que se le asigno al
                            documento al momento de recibirlo.
4       NÚMERO DE           Anotar el numero de Oficio que tiene el documento recibido;
        DOCUMENTO:          sin no trae anotar la leyenda S/Núm.
5       REMITENTE:          Anotar el nombre completo de la persona que envía el
                            documento.
6       DEPENDENCIA:        Anotar el cargo del remitente y el nombre de la
                            dependencia o Institución que representa.
7       DESTINATARIO:       Anotar las iniciales del funcionario a quien se remite el
                            documento.
8       OBSERVACIONES:      Anotar las características del documento indicando, si es
                            sobre cerrado, oficio o escrito; si es original o copia; si es
                            confidencial o urgente, o alguna otra que sea relevante.




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      Manual de Procedimientos de la Coordinación de Correspondencia y
                                  Archivo

Formato 2:

                REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA TURNADA

FECHA FOLIO REMITENTE DEPENDENCIA TIPO DE TURNADO TURNADO MEMO FECHA RESPUESTA FECHA DIRIGIDO
                                  DOCTO. A:       PARA SU  NUM.      MEMO U          A:
                                                  ATENCIÓN           OFICIO
                                                                     NUM.


  1      2       3        4         5       6        7      8     9       10     11     12




Guía de llenado formato 2:

 1      FECHA           Anotar el día mes y año de la recepción del documento.
 2      FOLIO           Anotar el número de folio que se le asigno al documento al
                        momento de recibirlo.
 3      REMITENTE       Anotar el nombre completo de la persona que envía el
                        documento.
 4      DEPENDENCIA     Anotar el cargo del remitente y el nombre de la
                        dependencia o Institución que representa.
 5      TIPO DE         Anotar las características del documento, si es un oficio su
        DOCUMENTO       número, escrito, invitación, o cualquier otro tipo de
                        documento.
 6      TURNADO A:      Anotar el nombre de la Unidad de Apoyo a quien se entrega
                        para su revisión y acuerdo con el C. Secretario.
 7      TURNADO         Con base en la referencia del folio del documento, anotar
        PARA SU         el nombre de la persona a quien la Unidad de Apoyo
        ATENCIÓN A:     correspondiente, turna para su atención.
 8      MEMO NÚM.       Anotar el número del memorando con el que se remite el
                        documento para su atención.
 9      FECHA           Anotar la fecha del memorando con que se remite el
                        documento para su atención.
10      RESPUESTA       Con base en el folio de referencia, anotar el número de
        MEMO U          memorando u oficio con que la Unidad de apoyo da
        OFICIO NUM.     respuesta al remitente del documento.
11      FECHA           Anotar la fecha del memorando u oficio de respuesta
12      DIRIGIDO A      Anotar el nombre completo de la persona a quien se envía
                        el memorando u oficio de respuesta en relación a su asunto.



01/04/2008                                                                        19

								
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