MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVOS PUBLICOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVOS PUBLICOS Powered By Docstoc
					                                GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                 SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)




    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL
                  ARCHIVOS PUBLICOS
                                (TRANSPARENCIA PASIVA)
                                                         GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                          SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                  IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                                      INTRODUCCION

El presente manual, tiene por objeto dar una orientación a la gestión administrativa interna del Gobierno Regional de Los Lagos, en el manejo de
documentos oficiales y no oficiales y así generar procesos apropiados y estandarizados de gestión documental de la institución, desde su etapa
de generación de un documento hasta su centralización en la Unidad de Gestión Documental, que se hará cargo del proceso de gestión de
archivos del Gobierno Regional.

Para cumplir adecuadamente con esta responsabilidad y dar plenas garantías a la Autoridad de que el Gobierno Regional de Los Lagos, hará inicio
de un proceso de normalización documental que se orientará fundamentalmente a desarrollar un sistema de archivos estructurado que se
deberá retroalimentar periódicamente, de acuerdo a los procedimientos establecidos en este manual para toda la Institución, en particular las
divisiones que forman parte de su estructura administrativa, las que dan cuenta de la gestión pública a nivel regional.

El Gobierno Regional para dar cumplimiento a la Ley 20.285, deberá implementar al menos los siguientes procedimientos internos:

     1)    Elaborar un Catastro Documental de la Institución con el apoyo de las respectivas Divisiones, las que deberán designar a sus
           respectivos encargados de archivos para cumplir este cometido.
     2)    Se deberá remitir información al Archivo Nacional y/o tramitar la eliminación de la documentación según normativa aplicable en
           cada caso, y
     3)    Sistematizar y almacenar hasta el tiempo que establezcan las leyes y reglamentos la documentación oficial.

                                                                  Contexto Institucional

El Gobierno Regional de Los Lagos, a partir de las instrucciones del ORD. (GABMIN) Nº 106 del Sr. Ministro Secretario General de la Presidencia
recibidas por el Sr. Intendente Regional, ha dispuesto tomar las medidas necesarias para la implementación de la Ley Nº 20.285, sobre Acceso a
la Información Pública, para lo cual se resolvió lo siguiente:

                                                              Gobierno Regional de Los Lagos:


Transparencia Activa
     -    Resolución Exenta Nº 0772/16.03.2009 APROBO IMPLEMENTACION LEY 20.285, SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA. Que
          estableció esquema anexo de implementación del art. 7, de la Ley 20.285 sobre Transparencia Activa en la Página Web Institucional.

Constitución de Equipo Responsable
     -     Resolución Exenta Nº 773/16.03.2009 NOMBRA ENCARGADOS DE IMPLEMENTACION LEY Nº 20.285, SOBRE ACCESO A LA INFORMACION
           PUBLICA.


                                                      SISTEMA DE GOBIERNO TRANSPARENTE GORE LOS LAGOS
                  Coordinadora del Servicio               :           Sra. ISOLDA LUCO CANALES
                                                                      Jefa Depto. Jurídico
                                                                      División de Análisis y Control de Gestión
                  Responsable Gobierno Transparente       :           SR. OSCAR OYARZO PEREZ
                  TRANSPARENCIA ACTIVA                                Encargado Unidad de Informática
                                                                      División de Administración y Finanzas
                  Responsable Gestión Solicitudes         :           Sr. NICANOR BAHAMONDEZ LOUSTAU
                                                                      Profesional Unidad Informática
                                                                      División de Administración y Finanzas
                  Responsable de Archivos                 :           SR. EDUARDO SUBIABRE VIDAL
                  TRANSPARENCIA PASIVA                                Técnico Unidad Sistemas de Información Geográfica
                                                                      División de Planificación y Desarrollo Regional




Coordinación interna y medidas adoptadas por los Jefes de División:


Producto de lo anterior, es que se efectuó una reunión en el Gobierno Regional de Los Lagos durante el mes de Marzo 2009, instancia en la que se
concordó por las Jefaturas de las Divisiones, lo siguiente:

     1)    Que los Jefes de División, previa entrega del organigrama institucional, revisarán y modificarán el mismo, a fin de subirlo a la página
           Web de Gobierno Transparente.
                                                      GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                       SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                   IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

      2)    Son actuales responsables de este Sistema de Acceso a la Información Pública del Servicio Administrativo del Gobierno Regional, los
            funcionarios antes indicados, los que asumirán funciones complementarias a sus cargos actuales.

                                                             TIPO DE DOCUMENTACION

El Gobierno Regional de Los Lagos, se encuentra en proceso de implementación de la Ley, por lo que se requiere identificar la información que es
susceptible de ser entregada a la ciudadanía, teniéndose presente que pueden no ser informadas sólo aquellas excepciones establecidas en los
respectivos cuerpos legales, según se expresa en la Ley 20.285:

Tít. III De la Transparencia Activa, respecto de los antecedentes electrónicos actualizados una vez al mes.


CASO 1 :   TRANSPARENCIA ACTIVA (PAGINA WEB – GOBIERNO TRANSPARENTE)


Art. 7º letra i) El diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue el respectivo
órgano, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución. No se incluirán en estos antecedentes los datos
sensibles, esto es, los datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de
su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen social, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones
religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual.


La Ley establece dos mecanismos de información. El primero de ellos es la “ Transparencia Activa “ que señala toda la información que debe
ser publicada en el sitio web institucional. Para dar cumplimiento a la Ley se requiere que las Divisiones entreguen información relativa a los
siguientes puntos, de acuerdo a las funciones que le son propias:


      •        Estructura orgánica del servicio, sus facultades, funciones y atribuciones de cada una de sus unidades u órganos internos;
      •        El marco normativo que les sea aplicable; la planta del personal y el personal a contrata y a honorarios, con las correspondientes
               remuneraciones;
      •        Las contrataciones para el suministro de bienes muebles, para la prestación de servicios, para la ejecución de acciones de apoyo
               y para la ejecución de obras, y las contrataciones de estudios, asesorías y consultorías relacionadas con proyectos de inversión,
               con indicación de los contratistas e identificación de los socios y accionistas principales de las sociedades o empresas
               prestadoras, en su caso;
      •        Las transferencias de fondos públicos que se efectúen, incluyendo todo aporte económico entregado a personas jurídicas o
               naturales, directamente o mediante procedimientos concursables, sin que éstas o aquéllas realicen una contraprestación
               recíproca en bienes o servicios;
      •        Los actos y resoluciones que tengan efectos sobre terceros; los trámites y requisitos que debe cumplir el interesado para tener
               acceso a los servicios que preste el respectivo órgano;
      •        El diseño, montos asignados y criterio de acceso a los programas de subsidios y otros beneficios que entregue el respectivo
               órgano, además de las nóminas de beneficiarios de los programas sociales en ejecución;
      •        Los mecanismos de participación ciudadana; la información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su
               ejecución, en los términos previstos en la respectiva Ley de Presupuestos de cada año;


CASO 2 :               TRANSPARENCIA PASIVA (CENTRO DE GESTION DOCUMENTAL INSTITUCIONAL)


El segundo es la “Transparencia Pasiva”, considera una serie de tareas, entre ellas se solicita completar el formulario de catastro documental
con la información de carácter público de la respectiva División con la información generada por sus Oficinas, Unidades, Departamentos y/o
Programas, etc.) disponibles tanto en archivos en uso o enviadas a bodegas, por eventuales consultas que pueda realizar la Ciudadanía, en el
marco de la Ley de acceso a la Información Pública, en el marco de la TRANSPARENCIA PASIVA, objeto del presente Manual de Procedimientos de
la Gestión Documental.
Los requerimientos de información que se puede solicitar por la ciudadanía en el ámbito de la “Transparencia Pasiva”, se describe básicamente
como:


      •     El acceso a la información comprende el derecho de acceder a las informaciones contenidas en actos, resoluciones, actas,
            expedientes, contratos y acuerdos, así como a toda información elaborada con presupuesto público, cualquiera sea el formato o
            soporte en que se contenga, salvo las excepciones legales.
                                                     GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                      SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                  IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

     •     Es relevante toda información que posean los órganos de la Administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de
           creación, origen, clasificación o procesamiento.


Para dar un ordenamiento a los procedimientos administrativos para una gestión eficiente y oportuna en la centralización de los documentos,
se solicita designar un encargado de archivos en cada División del Gobierno Regional (Finanzas y Administración, Análisis y Control de Gestión y
la de Planificación y Desarrollo Regional), para dar inicio formal de los nuevos procedimientos que deberán efectuarse a partir de esta fecha.
Esto permitirá contar con un sistema de información administrativa y documental de la Institución estructurada.


A partir de la aprobación del presente manual, se dará cumplimiento a la Ley Nº 20.285, sobre Acceso a la Información Pública, debiendo el
Gobierno Regional seguir el esquema de orientación de procesos que a continuación se presenta.




       SISTEMA D INFORMACION ADMINISTRATIVA - GESTION DEL CAMBIO CULTURAL GORE LOS LAGOS

  ACTO ADMINISTRATIVO                                      TRAMITACION Y REGISTRO                                      SIA ARCHIVOS
  División de Administración
          y Finanzas                                                                                                  PRODUCTOS :
                                                            Actos administrativos
                                                            Serie Documental Interna:
                                                                       Comunicaciones enviadas                       BIBLIOTECA
                                                                                                                      CENTRO DE
                                                                       1)         Oficios

      División de Análisis y
                                                                       2)         Ordenes Internas
                                                                       3)         Providencias


       Control de Gestión
                                                                       4)
                                                                       5)
                                                                       6)
                                                                                  Resoluciones
                                                                                  Actas
                                                                                  Proyectos
                                                                                                                   DOCUMENTACION
                                                                       7)
                                                                       8)
                                                                       9)
                                                                                  Balances
                                                                                  Comisiones
                                                                                  Convenios
                                                                                                                     REGISTROS:
                                                                       10)
                                                                       11)
                                                                                  Contratos
                                                                                  Difusión                          SISTEMA TICs.
   División de lanificación y                                          12)
                                                                       13)
                                                                                  Capacitación
                                                                                  Libro Mayos

      Desarrollo Regional
                                                                       14)        Inventarios
                                                                       15)        Informes
                                                                       16)        Otros.
                                                            Serie Documental Externa:                                  UNIDAD DE
                                                                                                                       GESTION DE
                                                                       Comunicaciones Recibidas
                                                                       1)         Decretos Supremos

   Unidad de Auditoria Gore                                            2)
                                                                       3)
                                                                       4)
                                                                                  Decretos Exentos
                                                                                  Copias de Decretos
                                                                                  Resoluciones con T.R.C               ARCHIVOS
       Consejo Regional                                                5)
                                                                       6)
                                                                       7)
                                                                                  Copias Resoluciones
                                                                                  Circulares Emitidas.
                                                                                  Providencias
  Consejo Producción Limpia                                            8)         Publicaciones




                                                         OFICINA DE PARTES

                                                        RETROALIMENTACION
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 1

                                                                           POLITICA Y LINEAMIENTOS BASICOS
                                                                                                                        Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                (UGA-GORE)




          El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución contempla entre sus
          lineamientos básicos, lo siguiente:

          1. Todos los documentos generados por funcionarios de este servicio en cumplimiento de sus
             funciones como tales y los documentos generados por mandatos del servicio a personas
             naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio documental del
             servicio.

          2. El patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas, responsabilidades legales
             y administrativas, así como su desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo
             documento tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.

          3. Los documentos de una institución son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción
             administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba
             jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.

          4. Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de estar organizados y su
             información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario
             de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina
             encargado de archivos. Esta persona tendrá a su cargo un equipo de apoyo por el volumen de los
             documentos generados y administrados por el Gobierno Regional, que para los efectos prácticos
             lo constituirán los encargados de archivos de cada División de esta institución.
          Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser
          conservados en conjunto con los institucionales.
Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 2

                                                                                         GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                (UGA-GORE)




          La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la
          documentación que genera la institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los
          documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se
          encuentran tramitados.

          Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, la gestión de
          archivos.

          La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende
          por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

          El ciclo de vida de un documento incluye cinco instancias funadamentales:

          1. Unidad generadora del documento
          2. Oficina encargada de la tramitación
          3. Archivos locales o de oficina
          4. Archivo administrativo central del servicio
          5. Archivo histórico




Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)




                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                                                            Página 3

                                                                              CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO
                                                                                                                                                              Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                                                            (UGA-GORE)



                                                                 Unidades generadoras de documentos
         División de Administración y Finanzas                                      División de Análisis y Control de Gestión
          Departamento de Finanzas y Presupuesto                                    Departamento de Estudios e Inversiones
         (Tesorería, Unidad Funcionamiento y Unidad Contable FNDR)                  (Unidad de Ejecución y Unidad de Control)
          Departamento de Administración y Personal                                 Departamento de Cultura y Universidades
         (Unidad de Personal, Unidad de Adquisiciones, Unidad de Remuneraciones     (Secretaría y Unidad de Proyectos)
         y Unidad de Capacitación)                                                  Departamento Jurídico
         División de Planificación y Desarrollo Regional                            (Secretaría)
         Departamento de Desarrollo Social y Municipios                             Coordinaciones Productivas Ex Departamento de Fomento Productivo y Desarrollo Tecnológico
         Unidad Fondo Regional de Iniciativas de Inversión Local (FRIL)             (Unidad de Coordinación Productiva, Unidad Pesca Artesanal y Acuicultura, Unidad Fomento
         Programa de Saneamiento Rural                                              Productivo y Turismo y Unidad Silvoagropecuaria)
         Unidad de Fortalecimiento                                                  Programas(Programa de Infraestructura Regional de Desarrollo Territorial-PIRDT, Programa
         Planificación Regional (ERD, Ordenamiento Territorial, Coordinación de     de Residuos Sólidos y el Programa de Electrificación Rural-PER)
         Inversiones ARI, PROT, Admisibilidad)                                      Otras estructuras de la orgánica del Gobierno Regional
         Unidad de Asuntos Internacionales                                          Unidad de Auditoria Interna
         Unidad de Sistemas de Información Geográfica (SIG) y SNIT                  Secretaría de l Consejo Regional
         Unidad de Ordenamiento Territorial                                         Secretaría Ejecutiva de Producción Limpia
         Programa de Apoyo la Pre-Inversión
         Programa Puesta en Valor Patrimonial
         Unidad de Producción Limpia
         Unidad de Zonificación del Borde Costero




                                                                                    OFICINA DE PARTES
                                                              Recepción y emisión oficial de la documentación de la Institución



                                                                        ARCHIVOS LOCALES O DE OFICINA (Divisiones)
                                                              Sólo documentos de alto nivel de consulta de funcionarios oficina


                                                   ARCHIVO ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO (UNIDAD DE GESTION DE ARCHIVOS-UGA GORE)
                                                (Unidad de centralización de la documentación de consulta –clasifica-valora-selecciona y cataloga-
                                                             instala y conserva y envía al archivo histórico y atención de consultas).



                                                                        ARCHIVO HISTORICO – BIBLIOTECA INSTITUCIONAL (UGA-GORE)
                                                 Conserva para la posteridad los documentos cuya información es esencial para la investigación histórica.
                                    El depositario final de la documentación histórica de los servicios y órganos de la administración del Estado es el Archivo Nacional.




Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 4

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS LOCALES
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                (UGA-GORE)


          Los archivos locales del Gobierno Regional de Los Lagos, en tanto centros productores de información
          primaria, son la base de una eficiente gestión documental. Consecuentemente se hace necesario
          unificar los procedimientos de común aplicación, para lo cual se recomiendan las siguientes prácticas:

          1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
          Es recomendable que en las distintas divisiones se designe a un funcionario encargado de la gestión
          de archivos, con el fin de mantener organizada la documentación que se conserva en su propia
          oficina.

          Para lo anterior, existen dos operaciones básicas que permiten organizar la documentación:
          clasificación y ordenación.

          Clasificación:
          En su sentido más simple, clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo
          clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la
          estructura de un todo.
          En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder en primera instancia al organigrama
          institucional, y en segunda, al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios, memorandos,
          egresos, entre otros.

          Ordenación:
          Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los documentos. Es la acción de reunir los
          documentos de una serie documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden
          establecida previamente.

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                                    Página 5

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS LOCALES
                                                                                                                                           Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                                    (UGA-GORE)


             Cada serie de documentos tendrá su propio criterio de ordenamiento, según sea su contenido.

             Normalmente, los criterios de ordenamiento son de orden cronológico, alfabético, geográfico y
             numérico.

             TRASPASO DE DOCUMENTOS

             Para el caso de este Gobierno Regional se ha dispuesto de un archivo central distinto del archivo
             local1, para lo cual se sugiere que periódicamente los archivos locales remitan su documentación a
             dicho archivo administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso variará según el nivel
             de consulta que tienen los documentos, definiéndose el correspondiente cronograma. Para las
             Divisiones del Gobierno Regional que no tengan definido un procedimiento al respecto, se recomienda
             seguir las siguientes pautas generales:

             Documentación administrativa y contable, se remite al comienzo del segundo año calendario de haber
             sido generada. Por ejemplo, la correspondencia enviada del año 2006 se traspasa a comienzos del año
             2008, la del 2007, a comienzos del año 2009.

             Documentación técnica2, se remite a partir del segundo año calendario de haber finalizado la
             ejecución de los proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte del expediente de un
             proyecto debe ser mantenida en el archivo local, bajo el resguardo y control del funcionario a cargo,
             hasta que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable al archivo administrativo
             central del servicio.



Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.

         1
             Se entiende como archivo local el que se mantiene en la misma oficina en la cual se generó el documento y al interior de la misma repartición.
         2
             Generalmente la documentación técnica es aquella asociada a proyectos.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)




                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                                      Página 6

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS LOCALES
                                                                                                                                            Unidad Gestión Archivos
                                                                                                                                                      (UGA-GORE)




          Una vez traspasado el documento al archivo administrativo central es de responsabilidad de éste
          último la conservación y la disponibilidad para su consulta.


          Por lo anterior, y con el objetivo de tener un adecuado control de los traspasos de documentación, se
          recomienda que el archivo administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso, donde se
          especifique la unidad y el funcionario que está haciendo dicha tarea, el inventario de los documentos
          que están siendo remitidos (serie documental y período), la fecha del traspaso y el funcionario
          responsable del archivo administrativo central que recibe la documentación.

                                     DIAGRAMA DE FLUJO TRASPASO DE DOCUMENTOS DEL GORE LOS LAGOS

        Estructura documento origen archivo local                                             Traspaso documento archivo central institución

                                                               COORDINA NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS GORE LOS LAGOS           Unidad Gestión de Archivos
         Divisiones
         Unidad Auditoria                            Tipo Documento           Plazo             Traspaso-Recepción               SIA y TICs.
         Secretaria                                  Administrativa
                                                     Contable
                                                                          y 2º año              Formulario

         Ejecutiva Core                                                                         Ficha Traspaso                   Biblioteca
                                                     Técnica                  2º año de
         Producción Limpia
                                                                              finalizado el
                                                                              proyecto.
                                                                                                Vº Bº Control Documentos.        Archivos


                TRASPASO DE DOCUMENTOS GORE LOS LAGOS AÑO 2009                                            CENTRALIZACION DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
                                                                                                             SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 7

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                          CENTRAL DEL SERVICIO
                                                                                                                                (UGA-GORE)


          El servicio habilitará un archivo administrativo central, dependiente del Encargado de Archivos de la
          Unidad de Gestión de Archivos, que le corresponderá:

          1. Recibir periódicamente documentación proveniente de los archivos locales.
          2. Realizar catalogación, identificación e instalación física en el depósito del archivo.
          3. Mantener la documentación y el depósito de archivo en buen estado.
          4. Satisfacer las consultas de información que las unidades realicen.

          Habitualmente las acciones referidas al cumplimiento de las obligaciones impuestas por el Decreto
          con Fuerza de Ley Nº 5.2003, sobre el envío de documentos al Archivo Nacional, y las normas sobre
          disposición y eliminación de documentos contenidas en el Oficio Circular Nº 28.7044 de la Contraloría
          General de la República, le son delegadas también al archivo administrativo central, sin perjuicio de
          las políticas internas de este servicio.

          Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación
          Al traspasar la documentación desde los archivos locales al archivo administrativo central del
          servicio, es importante considerar las siguientes acciones:

          1. Limpieza de las unidades documentales.
          2. Retiro de notas y materiales que formen parte de la documentación.
          3. Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores metálicos y otros.
          4. La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el orginal).

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.


         3
             Ver link: http://www.bcn.cl/leyes/129136.
         4
             Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                 IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                       MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                                                     Página 8

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO
                                                                                                                                                           Unidad Gestión Archivos
                                                          CENTRAL DEL SERVICIO
                                                                                                                                                                     (UGA-GORE)


          5. Verificar que la documentación se encuentre completa, incluyendo los antecedentes.
          6. Descripción del contenido de los documentos en una base de datos.
          7. Instalación de la documentación en archivadores en buen estado o, idealmente, en carpetas.
          8. Proceder al empaste, carpetas y archivadores.
          9. Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto empastes), e identificación.

          ELIMINACION DE DOCUMENTOS
          La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la
          destrucción física de la documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse a cabo tras
          el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e
          informativas de la documentación, y dejando un registro del material eliminado5.

          Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de
          documentos están contenidas en el Oficio Circular Nº 28.704 (1986)6 de la Contraloría General de la
          República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la
          Administración del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la República, en su calidad
          de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa, procede que
          dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para ello la
          correspondiente resolución7. Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en
          la ley8.

          1. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la
          hacían útil o aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II Nº 3 y V), a la cual se le aplica las
          prescripciones del Decreto Nº 577, de 11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización
Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009
Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos Comisión de Probidad y Transparencia - Ministerio Secretaria General de la Presidencia.

         5
           Circular Nº 51 de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.
         6
           Ver link: htpp://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf
         7
           Dictamen Nº 15.231/96 C.G.R.
         8
           Ejemplo de ello es el art. 6 del DL Nº 2859/79, Ley Orgánica de Gendarmeria de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin
         (aplica Dictamen Nº 1908/92 C.G.R.) y el artículo 17del DFL Nº 830/80 Ley Orgánica del Servicio de Impuestos Internos, que radica en
         el Secretario General tal facultad.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 9

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                          CENTRAL DEL SERVICIO
                                                                                                                                (UGA-GORE)


          (hoy Ministerio de Bienes Nacionales).

          El mencionado Decreto señala en sus artículos 30, 31 y 32 que el material de desecho como papel,
          cartulina, cartón, tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no
          aprovechable, será enajenado por el Ministerio citado, en representación del Fisco, mediante subasta
          pública o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones más favorables.

          En caso calificado, la Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material de desecho, o
          bien su destrucción o incineración.
          Ante cualquier duda, corresponde a dicho Ministerio determinar si el material reúne las condiciones
          antes mencionadas.

          En este punto cabe recordar que el artículo 13 del Decreto Ley Nº 2.341, del 7 de octubre de 1978,
          autorizó a los Servicios de la Administración Pública para enajenar directamente el papel de desecho
          y archivos en desuso, señalando que el producto de tales enajenaciones tendrá el carácter de
          ingresos propios del servicio respectivo9.

          2. En cuanto a la documentación oficial de los órganos y servicios públicos, y de conformidad a lo
             dispuesto en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley Nº 5.200, debe ingresar al Archivo
             Nacional cuando haya cumplido 5 años de antigüedad, no procediendo su destrucción o disposición.

          3. En cuanto a los documentos de la deuda pública, libros, documentos y cuentas aprobadas,
             documentos tributarios, previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen en este
             caso están contenidas en los artículos 14, 21 y 42 de la Ley Nº 10.336 Orgánica de la Contraloría
             General de la República, artículos 17 y 97 del Código Tributario, artículos 3 y 26 de la Ley Nº
             10.395, entre otros.
Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.


         9
             Sobre el particular, ver el Nº2 del Oficio Circular Nº 4.369/87 de Servicio de Impuestos Internos.
                                                                       GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                        SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 10

                                                         PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                         CENTRAL DEL SERVICIO
                                                                                                                                (UGA-GORE)


          4. Sin perjucio de las normas anteriores, la Contraloría General de la República sugiere, en su Oficio
             Circular Nº 28.704, algunas directrices sobre la documentación relativa al personal, documentos
             del área operacional, documentos representativos de obligaciones pendientes, documentos de
             fiscalía, entre otros.

          Consideraciones para la eliminación de documentos

          Para la eliminación de documentos, se recomienda considerar los siguientes aspectos:

          1) Definir un cronograma de eliminación con cada una de las unidades que forman parte del servicio.
          2) Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las
             áreas involucradas en su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios
             institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber
             adquirido con el transcurso del tiempo.
          3) Realizar un inventario de los documentos que serán eliminados.
          4) Hacer un Acta de Eliminación, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo. El acta debe
             ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoración y selección.
          5) Tramitar una resolución que apruebe la eliminación, la que debe estar acompañada por el
             inventario de la documentación seleccionada para eliminar y el acta de eliminación
             correspondiente.
          6) El jefe del servicio debe firmar la resolución.
          7) Proceder a la eliminación física de la documentación mediante un mecanismo que garantice su
             total destrucción.
          Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Se recomienda incluir material visual
          (video/fotografía).

Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009
Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
 Comisión de Probidad y Transparencia
 Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                        GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                         SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                Página 11

                                                          PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVOS ADMINISTRATIVO
                                                                                                                         Unidad Gestión Archivos
                                                          CENTRAL DEL SERVICIO
                                                                                                                                (UGA-GORE)




          Consulta y préstamo de documentos

          El encargado del archivo administrativo central del servicio, para efectos de respaldo y control de
          cualquier consulta y/o préstamo de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo.

          Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este registro en forma obligatoria.

          Como mínimo, este formulario debe indicar el documento que se está solicitando, quién lo solicita,
          fecha de la solicitud y fecha de devolución. Una recomendación ineludible es que ningún documento
          original salga del depósito de Archivo. En caso contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada
          por quien retira el documento.




Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009

Fuente: Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos
Comisión de Probidad y Transparencia
Ministerio Secretaria General de la Presidencia.
                                                                      GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                       SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)

                                                          MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                    Página 12

                                                                                           ANEXO 1
                                                                                                                             Unidad Gestión Archivos
                                                                       FORMATO DE SOLICITUD ACCESO A INFORMACION PUBLICA
                                                                                                                                    (UGA-GORE)




Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009
                                GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                 SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)
                                                                                                    Página 13

                                    CUADRO, TIPOS DE DOCUMENTOS Y
                                                                                             Unidad Gestión Archivos
                              ANTIGÜEDAD PARA ENVIO AL ARCHIVO NACIONAL                             (UGA-GORE)


                          CUADRO CLASIFICATORIO DE DOCUMENTOS




     SERIE DOCUMENTAL ORDENADA CRONOLOGICAMENTE SEGÚN TIPO DOCUMENTO




                TABLA ANTIGÜEDAD DE LOS DOCUMENTOS POR INSTITUCION
                                                                      GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                       SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)


                                                          MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                                         Página 14

                                                                                                     ANEXO 2.0
                                                                                                                                                  Unidad Gestión Archivos
                                                                                 FORMATO DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS
                                                                                                                                                         (UGA-GORE)




                                                                          FORMULARIO USO PETICIONES EXTERNAS                                       Folio Nº _________/


                                                                                (FORMULARIO DE CONSULTA Y/O REGISTRO OBLIGATORIO)

                                                                 SOLICITUD “PRESTAMOS DE DOCUMENTOS EXTERNA”                                          Unidad Gestión
                                                                                                                                                        Archivos
                                                                                                                                                       (UGA-GORE)


                                                                                                  Fecha solicitud              Día          Mes             Año



           Nombre el Solicitante : ________________________________________________
                                                                 DETALLE DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS
                  Persona                          Tipo de documento                                Serie documental                               Período
              Natural/Jurídica




                                                                                                                                      Día     Mes            Año


                                                                                                                                    Fecha devolución

           __________________________________                                                                __________________________
           Firma del Solicitante                                                                             VºBº Encargado Unidad Archivos
Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009
                                           GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                            SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

           IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)




                               MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                    Página 15
                                                                                                             Unidad Gestión Archivos
                                                                    ANEXO 3
                                                                                                                    (UGA-GORE)
                                                 FORMATO FICHA TRASPASO DOCUMENTOS




                                                   FORMULARIO USO INTERNO                                     Folio Nº _________/


                                                   (FORMULARIO DETRASPASO DE DOCUMENTOS)

                                           “FICHA DE TRASPASO DE DOCUMENTOS”                                     Unidad Gestión
                                                                                                                   Archivos
                                                                                                                  (UGA-GORE)


                                                              Fecha Traspaso               Día         Mes             Año



División Gore: _____________________________________________________________
Encargado archivo división : ___________________________________________________________
                                    DETALLE DEL TRAPASO DE DOCUMENTOS
  Unidad/Depto.       Funcionario a cargo                      Serie documental                              Período




                                                                                                 Día    Mes            Año


                                                                                            Fecha recepción

__________________________________                                       __________________________
                                                                      GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                       SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)
           Firma del Funcionario                                                                  VºBº Encargado Unidad Archivos




Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009



                                                          MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL
                                                                                                                                    Página 14

                                                                                             ANEXO 2.1
                                                                                                                             Unidad Gestión Archivos
                                                                                 FORMATO DE PRESTAMOS DE DOCUMENTOS
                                                                                                                                    (UGA-GORE)
                                                                      GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                                       SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)



                                                                                        FORMULARIO USO INTERNO                                    Folio Nº _________/


                                                                                (FORMULARIO DE CONSULTA Y/O REGISTRO OBLIGATORIO)

                                                                 SOLICITUD “PRESTAMOS DE DOCUMENTOS INTERNA”                                          Unidad Gestión
                                                                                                                                                        Archivos
                                                                                                                                                       (UGA-GORE)


                                                                                                  Fecha solicitud              Día         Mes              Año



           División Gore: _____________________________________________________________
           Encargado archivo división : ___________________________________________________________
                                                                DETALLE DEL PRESTAMO DE DOCUMENTOS
               Unidad/Depto.                   Funcionario a cargo                                Serie documental                               Período




                                                                                                                                     Día    Mes             Año


                                                                                                                                    Fecha recepción

           __________________________________                                                                __________________________
           Firma del Solicitante                                                                             VºBº Encargado Unidad Archivos
Elaborado por : Eduardo A. Subiabre Vidal – Unidad de Gestión Documental - Marzo 2009
                                                GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                 SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

                IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)



                       FASE 1 : CATASTRO DE DOCUMENTOS, CATALOGACION Y ORDENACION

                            FICHA DE INFORMACION DOCUMENTAL DEL GORE LOS LAGOS
Utilice todo el espacio que sea necesario para completar el formulario, si desea agregar algún documento (flujo u otro)
adjúntelo al final indicando el Nº de respuesta.

1.   División

2.   Unidad

3.   Información que se produce en la unidad




4.   Procedimientos de generación de información (flujo)




5.   Susceptibilidad de ser entregada, detalle para cada caso.




6.   Razones por las cuales la información no puede ser entregada.




7.   Información que se guarda / archiva en la unidad




8.   Información que se guarda / archiva en otro sitio. Identificar en que sitio( archivo Express , Unidades
     Regionales Subdere, otros)
                                               GOBIERNO REGIONAL DE LOS LAGOS
                                SISTEMAS DE ARCHIVO INSTITUCIONAL MAGNETICOS Y DOCUMENTALES

               IMPLEMENTACION LEY 20.285 SOBRE ACCESO A LA INFORMACION PÚBLICA (VIGENCIA 20.04.2009 EN ADELANTE)
9.   Años de los que dispone de la información, detalle para cada caso.




10. Ubicación de la información, detalle para cada caso. (dirección, oficina, mueble, pc, etc)




11. Mecanismos de almacenamiento, detalle para cada caso (papel-digital)




12. Responsable del resguardo de la información, nombre y cargo




13. Fecha