Manual de Procedimientos y Funciones - en actualizacion

							     CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
       Departamento de Patrimonio
      MANUAL DE FUNCIONES

                        DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO



                               ESTRUCTURA ACTUAL

       Actualmente el Departamento de Patrimonio dependiente de la Dirección
Administrativa y de la Dirección General de Administración y Finanzas, esta estructurado
con 4 (cuatro) Secciones como son: Sección Documentación, Sección Inventario, Sección
Depósito de Bienes y la Sección de Servicios Técnicos.


                            Departamento de Patrimonio




 Documentación          Inventario            Depósito            Servicios Técnicos




                              FUNCIONES GENERALES


   DEPARTAMENTO DE PATRIMONIO: Las funciones del Departamento de
   Patrimonio se basan fundamentalmente en las disposiciones del Manual de Normas y
   Procedimientos del Ministerio de Hacienda, en el Capitulo 12 Funciones y
   obligaciones de los Departamentos de Bienes Patrimoniales de los Organismos y
   Entidades encargadas del inventario, los cuales son citados a continuación:

       1. Llevar el control, registro y archivo del inventario de bienes muebles,
          inmuebles y semovientes de la institución, repartición y/o dependencia,
          debidamente valorizado.

       2. Controlar la realización del inventario de acuerdo con las instrucciones
          impartidas por la dependencia del ministerio de Hacienda y proveer los
          formularios requeridos al efecto.

       3. Codificar los bienes que se destinan a un servicio especial, consignando la
          especificación que corresponda al presente Manual.
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 4. Fiscalizar por lo menos cada seis meses, o cuando el caso lo requiera, la
    existencia de los bienes pertenecientes a la institución, repartición o
    dependencia y establecer si las especificaciones concuerdan con las
    registradas en los inventarios; si este está elaborado correctamente o si se
    necesita rehacerlos o corregirlos, en cuyo caso darán cuenta de ello al
    superior respectivo para que se dé cumplimiento a lo dispuesto en este Manual.

 5. Intervenir de acuerdo a las disposiciones legales pertinentes en lo relativo a la
    recepción, destino y conservación de los bienes adquiridos por licitación
    pública, contratación directa, permuta, donación, desmantelamiento, etc.,y que
    disminuya o afecte el patrimonio de la institución.
 6. Comprobar que los inventarios de bienes en depósito o almacenes y en uso
    estén centralizados, archivados y registrados los informes, realizar el
    seguimiento y control de los bienes.

 7. Gestionar ante los organismos respectivos, la titulación de los inmuebles,
    vehículos y otros bienes que deben ser escriturados y que están a cargo de la
    institución, y remitir copias a los organismos para su inscripción y guarda.


 8. Verificar si las entregas, devoluciones, altas, bajas, traspasos de bienes, etc. Se
    producen conforme al régimen de comprobación establecido y si los elementos
    en servicio están inventariados y contabilizados.

 9. Remitir a la Dirección General de Contabilidad Pública – Departamento de
    Bienes del Estado, del Ministerio de Hacienda, el inventario inicial y los partes
    mensuales de sus movimientos de bienes de uso, sea por alta, baja, y traspaso
    de bienes o partes sin novedad dentro de los quince (15) primeros días del mes
    siguiente, con los formularios que justifiquen dicha operación

 10. Solicitar por intermedio del Superior, al Ministerio de Obras Públicas y
     Comunicaciones o la Oficina Técnica Autorizada para realizar el Avalúo o
     revalúo oficia de inmuebles pertenecientes a la Institución.

 11. Iniciar una investigación preliminar para establecer la responsabilidad
     administrativa mencionada en el Capítulo 1, punto 1.19 del Manual de Normas
     y Procedimientos del Ministerio de Hacienda.

 12. Realizar otras tareas relacionadas con sus funciones.
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SECCION DOCUMENTACION:

  1. Dotarse de todas las documentaciones (solicitud de bienes, copias de facturas,
     remisiones, contratos, etc,) necesarias para la elaboración de los movimientos de
     bienes a través de los Formularios exigidos por el Ministerio de Hacienda.

  2. Archivar adecuadamente las documentaciones recibidas, conforme a un legajo
     definido.

  3. Cumplir con las Normas y Procedimientos del Ministerio de Hacienda en cuanto a
     la elaboración de los formularios de movimientos de bienes ya sean por compras,
     donaciones, altas, bajas, traspasos, etc.

  4. Elaborar los Formularios de Movimientos de Bienes (compras, traspasos,
     donaciones, altas, bajas, etc.,) registrar y gravar en el Sistema Informático de
     Patrimonio, el cual no podrá ser modificado sin autorización del Jefe de
     Documentaciones.

  5. Elaborar el Formulario de Planilla de Responsabilidad Individual, registrar y
     gravar en el Sistema Informático de Patrimonio, el cual no podrá ser modificado
     sin autorización del Jefe de Documentaciones.

  6. Emite el rotulado de bienes a través de la numeración automática del Sistema
     Informático y que son incorporados en los Formularios de Movimientos de Bienes.

  7. Emite listado de bienes según Sistema Informático de Patrimonio. El listado puede
     ser emitido por año, compras, altas, bajas, donaciones, y por dependencia con su
     correspondiente número y fecha de obligación, número y fecha de factura, número
     de rotulado, descripción del bien, especificaciones técnicas y, por cuenta
     patrimonial, etc.

  8. Coordinar con la Asesoría Jurídica, y escribanos habilitados con referencia a los
     títulos de inmuebles y rodados pertenecientes a la Corte Suprema de Justicia.

  9. Elaborar informes patrimoniales para su posterior remisión al Ministerio de
     Hacienda y a la Contraloría General de la Republica, semestral y anualmente.

  10. Elaborar listado de bienes y remitir con los movimientos firmados al Ministerio de
      Hacienda y al Departamento de Contabilidad mensualmente.

  11. Elaborar cuadro comparativo de bienes según facturas, con los movimientos
      realizados en el sistema informático SIGAF y los firmados con sus porcentajes.

  12. Mantener actualizado los revaluós y depreciaciones de los bienes.
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  13. Elaborar informes patrimoniales solicitados por el Jefe del Departamento de
      Patrimonio.

  14. Realizar otras tareas relacionadas con sus funciones.


SECCION INVENTARIO:


  1. Realizar el inventario general de los bienes existentes en los diferentes ámbitos del
     Poder Judicial conforme a las disposiciones legales del Manual de Normas y
     Procedimientos del Ministerio de Hacienda.

  2. Mantener actualizado el inventario general de los bienes considerando los
     constantes movimientos de bienes por compras, altas, bajas, donaciones, conforme
     a las disposiciones establecidas en el Manual de Normas y Procedimientos del
     ministerio de Hacienda.

  3. Realizar los ajustes de inventario que corresponden.

  4. Elaborar periódicamente informes sobre la actual situación patrimonial solicitado
     por el Jefe del Departamento de Patrimonio.

  5. Elaborar la Nota de Autorización para el movimiento interno de bienes.

  6. Verificar y registrar los bienes recibidos en concepto de donaciones.

  7. Efectuar el inventario de bienes cuando se realizan traspasos a otras instituciones
     y elaborar el informe correspondiente.

  8. Verificar los bienes dados de baja y elaborar el informe del estado de los bienes.

  9. Realizar otras tareas relacionadas con sus funciones.
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SECCION DEPOSITO Y DISTRIBUCION DE BIENES:


  1. Recepcionar todos los bienes adquiridos por la Corte Suprema de Justicia, con
     todas las documentaciones requeridas.

  2. Resguardar temporalmente y en forma ordenada todos los bienes adquiridos y
     recibidos en donación.

  3. Efectuar la entrega de los bienes según Formulario de Movimientos de Bienes de
     Uso y Planilla de Responsabilidad Individual elaborados por la Sección
     Documentaciones y autorizados por el Jefe del Departamento de Patrimonio en las
     solicitudes de bienes.

  4. Resguardar todos los bienes que están fuera de uso y solicitar la baja de los
     mismos.

  5. Rotular todos los bienes entregados de acuerdo a las rotulaciones emitidas por el
     Sistema Informático en los Formularios de Movimientos de Uso procesados por la
     Sección Documentaciones.

  6. Coordinar con la Sección Inventario en la recepción y entrega de los bienes.

  7. Realizar otras tareas relacionadas con sus funciones.


DIVISION MANTENIMIENTOS Y REPARACIONES

  1. Recepcionar los pedidos de servicios técnicos y registrar.

  2.   Coordinar los trabajos a ser realizados conforme a las solicitudes recibidas.

  3. Analizar los pedidos, disponer modo de prestación de servicios y derivar a los
     técnicos.

  4. Llevar el control presupuestario de los servicios por cada proveedor considerando
     monto de los contratos y saldo presupuestario.

  5. Elaborar Órdenes de Inspección del bien, en base a los datos obtenidos del
     sistema informático.

  6. Emitir Órdenes de Trabajo y gestionar su aprobación.

  7. Remitir Órdenes de Trabajo al Proveedor de servicios.
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8. Coordinar con los proveedores sobre los equipos que requieren servicios y que
   tienen Garantías.

9. Asesorar en relación a configuración de equipos.

10. Verificar los trabajos realizados por los técnicos y controlar las documentaciones
    correspondientes.

11. Gestionar la conformidad del servicio recibido, al solicitante del servicio.

12. Elaborar informe de Fiscalización sobre servicio realizado por los técnicos.

13. Elaborar periódicamente informes sobre los servicios técnicos realizados,
    solicitado por el Jefe del Departamento de Patrimonio.

14. Realizar otras tareas relacionadas con sus funciones.