MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS by mercy2beans125

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									           MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS
                            DE LA CANCILLERÍA


Introducción

1. Conceptos previos

      1.1 De la naturaleza archivística
      1.2 De las funciones
      1.3 De los materiales

2. Proceso de Acopio:
       2.1 De la recepción
       2.2 De la identificación
       2.3 De la custodia

3. Proceso de Organización

      3.1 De la organización
      3.2 De la clasificación
      3.3 Del ordenamiento
      3.4 De la signatura de las unidades de instalación
          3.4.1 Fólderes (File)
          3.4.2 Cajas
          3.4.3 Archivadores de palanca
          3.4.4 Carpetas colgantes

4. Proceso de Descripción

      4.1 De la codificación de series
      4.2 De la codificación de unidades productoras
       4.3 De la Base de Datos de Archivos Periféricos (IDAP)

5. Proceso de Valoración

      5.1 De los indicadores de valoración
      5.2 De la depuración
      5.3 De la valoración
      5.4 De las transferencias

6. Proceso de Conservación

      6.1 De las rutinas de conservación
      6.2 De las medidas preventivas

7. Proceso de Servicio
      7.1 De las características del servicio
      7.2 De la atención al usuario
      7.3 De las modalidades de servicio


ANEXOS:

1: Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRE
2: Cuadro de Clasificación Funcional de Documentos
3: Formato Nº 1: Cuadro de códigos
4: Formato Nº 2: Inventario de Transferencia de documentos
5: Glosario de términos




Introducción

El Manual de Procedimientos de los Archivos Periféricos del Ministerio de
Relaciones Exteriores es un instrumento que orienta y estandariza el trabajo que
se lleva a efecto en cada uno de los archivos. A la vez es un elemento de
comunicación entre los archiveros que aplican cada uno de los procesos que se
desarrollan en ese nivel de archivo y los propios usuarios.

La descripción de los procesos que aquí se especifican es el producto del trabajo
del diario quehacer de los archivos del Ministerio. A ellos se le ha agregado 10
cuadros desarrollados en plantillas normalizadas con 14 ítem donde se detalla la
información de cada procedimiento, además de los flujogramas donde quedan
esquematizados.


Para complementar el Manual, lleva como anexos los siguientes documentos:

               El Reglamento para el Servicio de los Archivos del MRREE
               El Cuadro de Clasificación Funcional de Documento.
               El Cuadro de Códigos
               El Inventario de Transferencia




                                   Dirección de Archivo General y Documentación


                                                          Lima, noviembre del 2005
1. Conceptos previos


      1.1 De la naturaleza archivística


      Artículo 1° El Sistema de Gestión de Archivos Periféricos, nace como una
      medida técnica operativa eficaz para enfrentar la creciente demanda de
      la administración de la Cancillería por solucionar el problema del manejo
      de sus documentos a todo nivel de su estructura orgánica.


      Artículo 2° Consiste en la aplicación de la teoría archivística a través de la
      agrupación de archivos de gestión en unidades de labor archivística
      denominadas Archivos Periféricos (AP) cuya acción es descentralizada
      pero sujeta a una unidad de dirección técnica que permite atender
      estratégicamente las demandas de la administración desde el propio lugar
      donde se gesta la documentación


      Artículo 3° Los AP son unidades administradoras de documentación de
      varias oficinas ofreciéndoles: custodia, selección y servicio desde el nivel de
      gestión al histórico, traduciendo la labor del profesional archivero a la de
      apoyo a los funcionarios en soluciones prácticas y eficaces en materia de
      archivos.


      Artículo    4°   El SGA de AP tiene por finalidad garantizar el adecuado
      tratamiento de la documentación en el lugar mismo donde se produce es
      decir, en las propias oficinas, cumpliendo un doble cometido: agilizar el
      flujo de los documentos cuando se usan para la toma de decisiones y
prepararlos para su correcta transferencia al Archivo Central, evitando
pérdidas irreparables de la integridad del fondo documental.


Artículo 5° El modelo de AP empleado en el Ministerio de Relaciones
Exteriores (MRE) no es una adaptación tomada del extranjero, sino una
idea propia con características especiales formado en la Cancillería en
base a sus necesidades y la demanda de una gestión oportuna, siendo de
esta manera una innovación en nuestro país.


Artículo 6° El trabajo que realizan los AP se ha convertido en un accionar
regido por tareas programática con características propias. Entre ellas
podemos resumir las siguientes:


a) Pautas compartidas – Los documentos se archivan de acuerdo a pautas
técnicas compartidas, más que sobre la base del criterio unilateral del
funcionario o del archivero.


b)   Viable – Es decir posible. La norma no debe estipular una forma o
alcance del servicio que en la práctica no sea posible de desarrollar.
Imaginemos que una entidad proponga un lapso de tiempo para la
ubicación y servicio de los documentos de tres minutos en un archivo con
más de 400 metros lineales de documentos que no se halle organizado, por
supuesto que la determinación de tiempos y modalidades debe obedecer
a un diagnóstico in situ y a la propia recomendación del archivero como
especialista.


c) Directo – La atención debe ser directa, tratando de limitar en lo posible
las acciones administrativas entre el usuario interno y el AP. Se debe buscar
evitar la abundancia de instancias administrativas para la resolución del
servicio, es decir, ya que produce una obstrucción en el flujo de la
información ocasionando un bloqueo que a la larga hace que se pierda la
efectividad del recurso informativo.
d) Abierto – Este carácter de apertura esta en función a la determinación
de la población a servir, incluso las condiciones de exclusividad o la
atención personalizada mantienen este carácter.


e) Específico – Es decir peculiarizado. Se entiende que la documentación
que produce una entidad está intrínsecamente relacionada con la
naturaleza de sus funciones y especificidad del contenido, que sólo apunta
a las temáticas de que se haga cargo la entidad. Así, la información que
buscamos a través de los documentos debe ser orientada por la
procedencia de la misma. Por ejemplo, documentos sobre la reforma
agraria podemos hallarlos en el Ministerio de Agricultura, las negociaciones
internacionales en el Ministerio de Relaciones Exteriores, etc.


f) Seguro – Mantener un control del usuario y de los documentos a servir. El
servicio debe contar con la suficiente garantía para que el fondo           se
conserve al servicio de futuros usuarios, manteniendo dispositivos de control
tanto de archiveros, del usuario, del manejo de los documentos, de las
condiciones de consulta y/o reproducción, la conservación física de los
documentos, etc. Es decir un control integral de las condiciones externas e
internas que atañen al documento.


1.2 De las funciones


Son funciones del AP


a) Acopiar los documentos que se producen en las unidades orgánicas,
   llámese Subsecretarías, Direcciones Generales, Direcciones, Oficinas y
   Departamentos.
b) Ordenar los documentos de acuerdo al Cuadro de Clasificación
   elaborado para cada una de las unidades orgánicas.
      c) Servir los documentos a los funcionarios y administrativos de la unidad
         orgánica responsable de la gestión administrativa del tema materia de
         la solicitud.
Tramitar la transferencia y/o eliminación de los documentos que hubieren
cumplido su plazo de retensión en ese nivel de archivo.

								
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