Create a Custom Search site

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Create a Custom Search site Powered By Docstoc
					Create a Custom Search site
In this presentation, we will use the new MOSS 2007 Search Center 
to create a Custom Search page with Custom Results page for our 
Users.     This   is   an   advanced   topic   for   customizing   your   User 
search activity and attempting to produce the optimal result set 
for any given User.   For an introduction to the Search Center, 
please   return   to   SharePoint­   and   view   the 
tutorials introducing the new Search Center.  Let us get started. 

To   begin,   here   I   have   a   Collaboration   Portal   Site   Collection. 
Underneath the Sites, one of my WSS Team Sites is called Triple H 
Farms.  Now for this presentation, the given business scenario is 
I, Wendy Henry, owner and director of the Triple H Farms WSS Team 
Site   would   like   to   create   a   custom   search   experience   for   my 
users.     I   would   like   my   users   to   be   able   to   visit   the   Search 
Center and actually perform searches that only look through the 
contents of the Triple H Farm Site.  

Now to begin the structure, I am going to need to define a Custom 
Search   Scope.     A   Custom   Search   Scope   limits   the   field   of   the 
index used during the search process and I would like to limit 
the   field   to   Triple   H   Farms   Site   only   as   opposed   to   News   or 
Reports or Fresh Start.   Now in order to create a Custom Search 
Scope,   I   am   going   to   head   into   Site   Actions    Site   Settings, 
Search   Scopes   are   actually   configured   at   the   Site   Collection 
level.   Any scope defined can be utilized throughout the entire 
Site   Collection.     So   I   am   going   to   head   into   Site   Collection 
Administration.     Now   obviously   this   requires   that   I   have   the 
necessary permissions to administer the Site Collection and not 
just   the   Triple   H   Farm   Site   itself.     Luckily   Wendy   Henry   is 
listed   as   a   Site   Collection   Administrator   in   Central   Admin,   so 
she has full permission to create custom search scopes for the 
Site   Collection.     Heading   into   Search   Scopes,   I   am   going   to 
generate   a  new   scope.     Now   the   first   thing   you   will  notice   is 
that   the   HHH   scope   is   empty   of   any   rules.     It   has   not   been 
updated because it does not know that it is supposed to go and 
look   for.     I   am   going   to   add   rules   and   I   am   going   to   specify 
particular web address.  Now I need to be careful here because I 
do not want to call for the default page, so I am going to take 
off the default.aspx at the end, keeping in mind, of course, that 
all results in Search Center are security trimmed.  

Notice that SharePoint is letting me know this scope will not be 
ready for three minutes.  This is because, by default, SharePoint 
recompiles   all   scope   rules   every   15   minutes.     Now   that   I   have 
created a scope that focuses solely on the Triple H Farms Site 
and everything within it including Sub Sites and Sub Pages, I can 
return to the Search Center for the purpose of creating a whole 
new custom search page and result page.  I am going to head into 
Site   Actions,   now   again  I   am   logged  in   as   someone   who   has   the 
authority to be creating Sub Pages underneath the Search Center, 
and I am going to create a Sub Page.  Now notice the template for 
the   page   layout,   specifically   for   the   Search   Center   and   its 

Now here we are at the new page in Edit mode and I am going to 
add a new tab for the page to the top tabs of Search Center.  So 
I am going to click the Add a New Tab link, specify the name of 
the page it calls, say OK to that, but I want to put a little 
additional text in here to let them know what they are supposed 
to   type   in.     So   I   am   going   to   Modify   the   Shared   Web   Part   and 
under   the   Query   Text   Box,   for   an   additional   query   description 
label, I am going to put some additional text in here.  Then I am 
going to scroll into the Miscellaneous section, and I am actually 
going to provide the name of the ‘Target search result page’ even 
though   we   haven’t   created   our   Custom   Results   page   yet,   I   am 
anticipating that it will be called ‘HHH results’, so I am going 
to go ahead and put that in here even though the page does not 
yet exist.  Clicking OK, we see that my additional text has been 
added to the Search Box, and we also see an empty bottom zone. 
The only thing the Users are going to interact with is the Search 
Box web part.  I am pretty pleased with this page, so I will go 
ahead and Publish it and here is the finished product.  

Now   that   we   have   managed   to   create   a   Search   page,   I   need   to 
create that HHH results page that they will be taken to in the 
event   that   they   make   a   search   here.     Now   for   a   consistent 
environment,   I   am   going   to   want   to   make   sure   to   develop   the 
Results page to look amazingly like the Search page so that it 
appears to the user that their results set simply popped into the 
bottom zone of this Search page, in other words I do not want my 
users to actually realize they have been taken to a completely 
different page when their results come up.  Obviously, they will 
be able to tell if they look in the URL, but I want to try to 
keep this as consistent as possible.  

So,   here   at   the   Search   Center,   we   are   going   to   go   ahead   and 
create   another   new   page   and   specify   the   Welcome   Page   Search 
Results Page template.   Now right away you can see that we are 
missing quite a few things that we had added to the search page 
itself,  and  I   said   I   wanted  this   to  be   consistent.    The  first 
thing we are missing is there is no Triple H Farms tab, so I am 
going to go ahead and add a new tab, name it exactly what I named 
the other one, I will point it to the Triple H Results page and 
now  I   am   going   to   Edit   the   Search   Box   and   add   that   additional 
helpful text that we put on the Search page, stating it exactly 
the  same.     Now   I   am  going   to   head   into   Miscellaneous   and   just 
like before, I am going to point this to the Target results page 
of Triple H Results.   Say OK to that.   And now the Search Box 
looks amazingly like it looked on the previous page.   However, 
notice that within the web part, it is aligned to the left and in 
the other page, it was aligned in the center.  If you want to get 
that picky, you could change the alignment of the Search Box so 
that it matches exactly.  You could also change the alignment of 
the tabs at the top.  

Down   in  the  bottom   zone,   I  am   going  to   modify   the   search   core 
results.  Now you can see they are an awful lot of web parts on a 
results template page.   The only one I am concerned with right 
now   is   the   search   core   results.     If   you   would   like   more 
information   on   Action   Links   and   Best   Bets,   please   return   to 
SharePoint­   for   more   tutorial   videos   and 
customizing it.  

For right now we will focus on the Search Core Results.   I am 
going to modify the Shared Web Parts and within its Miscellaneous 
settings,   I   am   going   to   identify   this   scope   that   the   search 
results   will   display   from.     And   remember   we   created   earlier   a 
Custom Scope that encompassed only the Triple H Farms web site 
and it was called HHH scope.  Click OK to that.  And I am pretty 
pleased with the layout of this page.   So I will go ahead and 
Publish it.  

So   returning   to   the   Search   Center,   just   to   recap,   we   added   a 
Triple H Farms tab that when clicked on takes you to the Triple H 
Farms Search page.  The only way you know you are on the Triple H 
Farms   Search   page   is   because   of   additional   text   on   the   Search 
Text   Box.     If   we   were   to   search   for   a   specific   word   such   as 
‘Barn’, go ahead and execute the Search and, Walla, the user is 
presented   with   the   Results   page   with   our   custom   description   on 
it, and we limited the scope of the Search on to the search core 
results to only include the Triple H Farms web site.  
Now a couple of these do come in at the portal level.   You are 
being taken to the Barn Meeting Workspace, but if you look at the 
URL,   Barn   Meeting   Workspace   is   underneath   Triple   H   Farms   Team 
Site.  This Meeting Workspace Task List, yet again under Triple H 
Farms, as you look down through the Links in the entire Result 
list, they only come from the Triple H Farms site.  By narrowing 
the scope, we presented the Results set faster, only 2.8 seconds, 
than it would have taken to produce the same results set of all 
the   content   about   barns   if   we   had   searched   through   the   entire 
collaboration portal Site Collection.  So by narrowing scopes for 
your users and giving your users a very easy way to interact only 
with that scope by creating a custom page for them, I have made 
it   very   easy   for   my   users   to   visit   the   Search   Center   and   go 
straight to the Triple H Farms.  

Now   returning   to   Search   Center,   this   is   all   fine   and   well   and 
good, but this Triple H Farms page, I would like my users to be 
able to get to it straight from the Triple H Farms web site.  So 
again, I am going to perform a little copy action on this URL, 
head in to Triple H Farms, and within Triple H Farms, I am going 
to   add   a   new   link,   paste   in  the  URL,   type   a  description,   make 
sure that I clear out any unnecessary stuff at the front of this 
paste, perhaps even put a note.   Now, there is a link on this 
Site, and look at that Triple H Farms Search Page link.  

Now just to make sure it works correctly for my users, I am going 
to sign in as one of my general members.  Her name is Edna.  Edna 
is going to go straight to the Search page designed specifically 
for Triple H Farms, search for the word ‘aisle’ and instantly she 
has links to the Triple H Farms content regarding cleaning the 
aisle of the barn.  

In this presentation, we explored creating a set of Custom Search 
pages to tailor the Search experience unique to the users of the 
Triple H Farms WSS Team Site.  While we used the MOSS 2007 search 
engine   to   do   it,   we   actually   created   the   Search   environment 
around   a   Team   Site   itself.     Now   keep   in   mind,   the   reason   our 
search has worked in this presentation is because of the indexing 
schedule and the crawling of the content.   For more information 
about managing high level search settings such as Crawl schedules 
or for further information on optimization techniques available 
in the search engine of SharePoint, please return to SharePoint­ for more free 10­minute tutorial videos.