PENGELOLAAN DATABASE ACCESS

Document Sample
PENGELOLAAN DATABASE ACCESS Powered By Docstoc
					Modul 1 : Pendahuluan 1.1 Pengantar

Konsep Dasar Microsoft Access

Microsoft Access adalah sebuah sistem manajemen database atau (DBMS), dengan Microsoft Access anda dapat menyimpan berbagai macam informasi yang disebut data, mengatur dan mengelolanya sedemikian rupa agar data tersebut mudah dipergunakan kembali. Microsoft Acces dari generasi sebelumnya telah menyediakan antarmuka dalam bentuk grafis, untuk setiap langkah pembuatan maupun pengelolaan database sehingga sangat membantu dalam membangun suatu sistem manajemen database. 1.2 Tujuan Instruksional Umum   Peserta dapat memahami cara memanfaatkan Microsft Access Peserta bisa membuat dan Microsoft Access 1.3 Tujuan Instruksional Khusus        Peserta mengenal Microsft Access. Peserta mampu membuat dan memodifikasi tabel. Peserta mampu mengolah dan mengatur tampilan pada tabel. Peserta mampu menggunakan Query Peserta mampu membuat, memodifikasi dan menggunakan Form Peserta mampu memasukan data pada sebuah Form Peserta mampu membuat report mendesain aplikasi sederhana dengan

1

Kegiatan Belajar (KB) 1 Memulai Microsoft Access 2.1. Mengaktifkan Microsoft Access Mengaktifkan Microsoft Access dapat dilakukan dengan beberapa cara diantaranya : 1. 2. Aktifkan Sistem operasi windows Dari menu Start  Program  Microsoft Access

Gambar I.1

2.2. Komponen dasar Microsoft Access Komponen-komponen pada jendela aplikasi Access adalah sebagai berikut: A. Titlebar atau balok judul. Pada bagian ini tertulis “Microsoft Access”. B. Menubar. Pada bagian ini terdapat menu-menu yang digunakan untuk

mengaktifkan perangkat-perangkat yang dapat membantu pekerjaan anda dalam membuat sebuah dokumen.

2

C. Toolbar. Merupakan sebuah balok berisi tombol-tombol yang digunakan untuk mengaktifkan perangkat-perangkat dalam membantu pekerjaan atau dengan kata lain jalan pintas dari sebuah menu bar. D. Jendela Kerja. Ruang kosong pada jendela aplikasi Access E. Task Pane. Merupakan sebuah panel yang menyediakan berbagai fasilitas bantuan maupun informasi- informasi tertentu . F. Statusbar. Merupakan balok yang berisi informasi seputar pekerjaan Anda

A

B

C

D E

F

Gambar I.2

2.3. Konsep dasar database Access Database merupakan media penyimpanan beragam informasi untuk diolah agar mudah dipergunakan. Ada yang mengartikan database sebagai container yang dapat menjadi wadah dari sekumpulan tabel yang menyimpan data dan objek yang mengikutinya seperti form, query, report dll. Begitu pula dengan Access yang menjadi sebuah container dari objek-objek yang meliputi tabel, form, query, report, macro, dan modul.

3

2.3.1 Tabel Tabel adalah tempat dimana data itu sesungguhnya disimpan. Data tersebut disusun membentuk baris yang biasa disebut record dan kolom yang biasa disebut field. 2.3.2 Form Form adalah “folmulir” yang memudahkan user untuk memasukan atau pun menampilkan data, bahkan untuk menganalisa data. Form bisa dibuat secara manual atau dengan wizard yang disediakan oleh Access. 2.3.3 Query Query adalah sebuah proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang memenuhi kriteria yang akan ditampilakan atau dicetak. 2.3.4 Report Report adalah pemaparan data dalam bentuk tercetak/tertulis. 2.3.5 Macro Macro adalah kumpulan dari sebuah perintah atau lebih yang digunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang sering dilakukan 2.3.6 Modul Modul adalah suatu unit pemrograman berbasis Visual Basic (VBA) yang membantu proses-proses yang mungkin ada dalam pengolahan database.

Kegiatan Belajar 2 (KB) Membuat database baru 3.1 Pembuatan file database baru Dari tampilan Gambar I.2 diatas Microsoft Access menyediakan pilihan dalam pembuatan database yaitu :  Blank Database, yaitu pembuatan file database baru  Blank data access page, membuat halaman data access baru  Project using existing data, membuat project baru berdasarkan data yang sudah ada  Project using new data, membuat project baru dengan data baru  From existing file, membuat file Access yang telah ada di disk

4

Gambar I.3

Untuk pertemuan kali ini kita pilih Blank Database Ok, akan terlihat seperti Gambar.I.3, ketikan Filename dikotak File name, misalnya DataPegawai Create

Gambar I.4

3.2 Pembuatan database baru dengan template Bagian ini adalah untuk membuat database baru berdasarkan sebuah template atau wizard. Anda dapat mencari template yang tersedia di Office Online atau pada lokal komputer kita.

Gambar I.5

5

1. Pilihlah General Template untuk membuat database baru dengan template yang ada pada lokal komputer, maka akan terlihat seperti tampilan Gambar I.6

Gambar I.6

Gambar I.7

2. Pada tab Database dari Gambar I.7 pilihlah template yang akan dibuat, sesuai dengan keperluan kita. Ada beberapa pilihan template yang tersedia sebagai berikut :     Asset Tracking Contact Management Event Management Expenses 6

     

Inventory Control Ledger Order Entry Resource Scheduling Service Call Management Time and Billing

Dengan memiih salah satu template tersebut, object-object yang diperluakn juga otomatis telah tersedia sesuai dengan templatenya, kita tinggal menggunakannya atau memodifikasi saja. 3. Misalkan pilihlah Inventory Control dan save, maka akan muncul tampilan seperti berikut

Gambar I.8

Klik Next, Pilihlah fields-fields yang akan kita pergunakan

7

Gambar I.9

Klik Next, pilihlah style untuk tampilan yang akan dibuat.

Gambar I.10

8

Klik Next, Pilhlah bentuk tampilan report yang diinginkan.

Gambar I.11

Gambar I.12

9

Gambar I.13

Gambar I.14

Mengakhiri Microsoft Access Untuk mengakhiri Microsoft Access yang sudah selesai dipergunakan, kita hanya tinggal klik menu File kemudian klik Exit seperti gambar I.15

10

Gambar I.15

Latihan 1. Buatlah sebuah database dengan nama LatAccess

Rangkuman Microsoft Access adalah program aplikasi database yang menjadi satu kesatuan dalam sebuah extnsion .mdb, selain bisa membuat database baru yang kosong didalam Access juga sudah disediakan beberapa template database yang bisa kita pergunakan., sehingga bisa mempermudah dan memberikan gambaran sebelum kita membuat database Access. Access terdiri dari objek-objek yang meliputi tabel, form, query, report, macro, dan modul.

11