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direction des archives de france, service d'archives, bordereau de versement, documents électroniques, autorités administratives, adobe acrobat, processus métier, archivage électronique, base de données, forum des droits sur l'internet, contrat d'échange, document électronique, signature électronique, protection des données, sterling commerce
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Direction des Archives de France septembre 2005
ADAE
Agence pour le Développement Direction des Archives de France
de l’Administration Electronique
STANDARD D’ECHANGE DE DONNEES
POUR L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
VERSEMENT – COMMUNICATION – ELIMINATION
Appel à commentaires
Version 1.0
Direction des Archives de France septembre 2005
ADAE
TABLE DES MATIERES
1 INTRODUCTION ...........................................................................................................4
1.1. Présentation générale ........................................................................................................................................... 4
1.2. Objet du document ............................................................................................................................................... 4
1.3. Public visé.............................................................................................................................................................. 4
1.4. Principe de l’appel à commentaires .................................................................................................................... 5
2 CONTEXTE ...................................................................................................................6
2.1. Les règles applicables aux archives publiques ................................................................................................... 6
2.2. L'application aux archives papier ....................................................................................................................... 7
2.3. Les spécificités des archives électroniques.......................................................................................................... 8
3 OBJECTIF DU STANDARD D’ECHANGE DE DONNEES POUR L'ARCHIVAGE
ELECTRONIQUE ..............................................................................................................11
4 REALISATION ............................................................................................................12
5 PRINCIPES SUIVIS.....................................................................................................13
5.1. XML, recommandation du W3C....................................................................................................................... 13
5.2. Norme ISO 14721 (modèle OAIS) ..................................................................................................................... 13
5.3. La DTD EAD (Encoded Archival Description) ................................................................................................ 15
5.4. Le format d'encodage Base 64 ........................................................................................................................... 16
6 DESCRIPTION DU STANDARD D’ECHANGE...........................................................17
6.1. Synoptique des échanges .................................................................................................................................... 17
6.1.1. Le versement (T1) ....................................................................................................................................... 17
6.1.2. La communication (T2) .............................................................................................................................. 18
6.1.3. L’élimination (T3)....................................................................................................................................... 19
6.2. Description des échanges de la transaction de versement (T1) : le versement d'une archive (sous-
transaction T1.1)............................................................................................................................................................. 20
6.2.1. Vue d’ensemble du versement d’une archive ........................................................................................... 20
6.2.2. Vue détaillée de l'archive à l'intérieur du versement............................................................................... 23
6.3. Description des échanges de la transaction de versement (T1) : autres sous-transactions........................... 41
6.3.1. Notification d'un versement (sous-transaction T1.2) ............................................................................... 41
6.3.2. Accusé de réception d'un versement (sous-transaction T1.3) ................................................................. 43
6.3.3. Signalement d'une anomalie de versement (sous-transaction T1.4) ....................................................... 44
6.4. Description des échanges de la transaction de communication (T2) .............................................................. 46
6.4.1. Demande de communication (sous-transaction T2.1).............................................................................. 46
6.4.2. Notification d'une demande de communication (sous-transaction T2.2) ............................................... 47
6.4.3. Communication d'une archive (sous-transaction T2.3)........................................................................... 49
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6.4.4. Signalement d'une anomalie de demande de communication (sous-transaction T2.4)......................... 50
6.4.5. Accusé de réception d'une communication d'archive (sous-transaction T2.5)...................................... 51
6.4.6. Signalement d'une anomalie de communication d'une archive (sous-transaction T2.6) ...................... 51
6.5. Description des échanges de la transaction d’élimination (T3)....................................................................... 51
6.5.1. Demande d'accord pour l'élimination (sous-transaction T3.1)............................................................... 51
6.5.2. Notification de la demande d'accord d'élimination (sous-transaction T3.2) ......................................... 51
6.5.3. Signalement d'une anomalie de demande d'accord (sous-transaction T3.3) ......................................... 51
6.5.4. Accord pour l'élimination (sous-transaction T3.4) .................................................................................. 51
6.5.5. Refus d'élimination (sous-transaction T3.5) ............................................................................................. 51
6.5.6. Notification d'élimination (sous-transaction T3.6)................................................................................... 51
7 LISTE ALPHABETIQUE DES ELEMENTS UTILISES DANS LE STANDARD..........51
8 EXEMPLE DE SCHEMA XML DES MESSAGES ECHANGES (PAR ORDRE
ALPHABETIQUE) .............................................................................................................51
9 ANNEXES ...................................................................................................................51
9.1. Exemple de tableau de tri................................................................................................................................... 51
9.2. Exemple de bordereau de versement ................................................................................................................ 51
Version 1.0
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ADAE
1 Introduction
1.1. Présentation générale
L’essor de l’administration électronique s’accompagne d’un accroissement significatif du volume d’échanges
de données numériques, et pose le problème de leur conservation.
Les documents numériques évoluent dans un milieu relativement « volatile » au regard de la stabilité de
l’écrit sur papier. Si toutes les règles de l’art sont suivies, on peut affirmer sans crainte qu’un document
papier sera encore lisible au-delà d’un siècle. En revanche, aujourd'hui, la plupart des sauvegardes des
documents numériques sont faites via des logiciels toujours plus complexes, toujours plus évolutifs et sur
des supports à faible durée de vie.
Une antinomie émerge entre les problématiques de l’archivage, dont le fondement est le long terme, et
l’effervescence qui anime le monde de l’informatique. Il est crucial, pour concilier numérique et archivage, de
définir un cadre normatif pour préserver la conservation à long terme dans un environnement hautement
évolutif.
Ce document livre la première étape des travaux normatifs engagés.
1.2. Objet du document
Le présent appel à commentaires fournit l’état d’avancement des travaux sur la normalisation des schémas
de données intervenant dans le versement et la communication de documents ou données électroniques
entre service producteur, service d’archives et tierces entités. Il s’agit du format et de la structure des
informations qui transitent.
Ces travaux contribuent à l’atteinte de l’objectif d’interopérabilité entre tous les systèmes d’information des
services producteurs et des services d’archives, et de faire progresser la mutualisation des réalisations
informatiques.
Ce document est publié dans le but de recueillir des observations, commentaires et recommandations de la
part des acteurs du domaine et de toute entité concernée par l’archivage électronique.
1.3. Public visé
L’appel à commentaires s’adresse plus particulièrement :
► aux producteurs d'archives publiques tels les ministères, les services déconcentrés de l’Etat, les
collectivités territoriales, les établissements publics ;
► aux services publics d'archives, en vue de normaliser la réception et la communication d’archives
numériques et de favoriser ainsi les portails de consultation multi sites ;
► aux éditeurs de logiciels qui souhaiteraient se conformer à un cadre normatif pour le
développement de leur module d’archivage ;
► aux éditeurs de logiciels de gestion et de description des archives papiers ;
► aux prestataires de services d'échanges œuvrant pour des producteurs d'archives publiques et
pouvant être amenés, à la demande de ces producteurs, à transférer des documents à des
services publics d'archives ;
► aux sociétés privées assurant le préarchivage de documents pour le compte de producteurs
d'archives publiques ;
► aux services d'archives étrangers.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 4 / 73
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1.4. Principe de l’appel à commentaires
Ce document est axé principalement sur les spécifications fonctionnelles des échanges de données dans le
cadre de l’archivage électronique. Les données sont modélisées avec le formalisme Merise (les relations
non porteuses d’information ne sont pas représentées).
Le lecteur est invité à faire des remarques et des commentaires de façon globale et/ou sur toute partie du
document en précisant le paragraphe concerné :
Référence paragraphe Remarque ou question
Le lecteur pourra regrouper ses remarques selon les thèmes suivants :
- Les messages échangés
- Le contenu ou informations des messages
- Les principes adoptés
- Le système informatique
- …
Pour chacun de ces thèmes, voici des questions de base auxquelles le lecteur est invité à répondre :
1) Les messages échangés
- Est-ce que les différents messages échangés entre le service versant et le service d'archives
couvrent les diverses situations rencontrées ?
- Est-ce qu'ils sont suffisants pour piloter le processus de versement, de consultation et d’élimination?
2) Les informations échangées
- le principe de l’« atomisation » s'intègre-t-il naturellement dans le processus habituel de
l'utilisateur ? (Cf. 6.2.1)
- La description de l'archive est-elle suffisante pour retrouver facilement les dossiers archivés ?
quelles informations manqueraient ? (Cf. 6.2.2)
- Dans le mode de travail habituel de l’utilisateur, le versement se fait-il par paquets de dossiers ?
Si oui, quel volume et à quelle fréquence ?
3) Les principes adoptés
- Les fichiers cryptés ne sont pas reçus en archive, cela bloquerait-il la mise en archive de
certains dossiers ? (Cf. le contenu de l’objet 6.2.2.1.1)
4) Votre système informatique
- Le standard XML est-il déjà utilisé dans votre système d’information ?
- Etes-vous capable de l’implémenter facilement ?
5) Questions générales
- Est-ce que le principe de l’intégrité de l’écrit électronique énoncé dans l’article 1316-1 du code
civil est garanti par ce standard d’échange ?
- Est-ce que vous êtes intéressé par un cahier des charges type sur le processus d’archivage ?
Les réponses reçues seront analysées dans leur globalité et intégrées dans le document final. Les fichiers
XML seront corrigés en conséquence. Avant cette étape ultime, des ateliers de travail seront organisés en
parallèle à l’appel à commentaires afin que les divers acteurs puissent travailler et échanger ensemble.
Le document sera complété par des modèles selon le formalisme UML, et des schémas XML illustreront
chaque message échangé.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 5 / 73
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2 Contexte
2.1. Les règles applicables aux archives publiques
Le code du patrimoine définit les archives comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date,
leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout
service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L. 211-1) et les archives
publiques comme "les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des
établissements et entreprises publics ; les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit
privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; les minutes et
répertoires des officiers publics ou ministériels" (article L. 211-4).
Le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la
coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives
publiques définit les règles de gestion des documents d'archives publiques au long de leur cycle de vie.
Ces documents sont d'abord conservés par les services qui les ont produits tant qu'ils leur servent
régulièrement. Ils sont alors qualifiés d’ "archives courantes".
Ensuite, lorsque leur utilisation devient exceptionnelle mais qu'ils gardent une utilité de preuve, ils restent
conservés suivant des modalités diverses soit dans le service producteur, soit dans un dépôt dit de
préarchivage, ou enfin dans un service public d'archives. Ils sont alors qualifiés d’ "archives intermédiaires".
A l'issue de cette période, un tri est effectué entre les documents présentant un intérêt pour l'histoire
("archives définitives"), qui sont versés dans les services publics d'archives (Archives nationales, archives
régionales, archives départementales, archives municipales), et les autres, qui sont détruits.
Pour chaque type de documents, la durée de ces périodes est définie par accord entre l'administration
productrice et l'administration des archives (article 15 du décret n° 79-1037).
A chaque étape de leur cycle de vie, la conservation des documents d'archives publiques est contrôlée par
l'administration des archives (article 2 du décret n° 79-1037).
En particulier, l'élimination de documents par un service producteur ne peut se faire sans le visa de
l'administration des archives (article 16 du décret n° 79-1037 et article R. 1421-3 du code général des
collectivités territoriales). De même, l'élimination de documents par un service public d'archives ne peut se
faire sans le visa de l'administration productrice (article 16 du décret n° 79-1037 et article L. 212-14 du code
du patrimoine).
Les services de l'Etat peuvent, dans des cas particuliers et sous certaines conditions, confier à des sociétés
privées d'archivage la conservation d'archives intermédiaires qui seront détruites à terme. Cette faculté
n'existe pas pour les collectivités territoriales (article L. 212-6 du code du patrimoine). Les établissements de
santé peuvent faire héberger leurs dossiers médicaux électroniques dans des conditions prévues par décret.
Lors du transfert des documents d'archives dans un dépôt de préarchivage ou dans un service public
d'archives, il est établi un bordereau descriptif par les soins du service qui effectue le versement (article 18
du décret n° 79-1037).
Par la suite, le service versant peut avoir à tout moment accès aux documents qu'il a versés, sauf s'il s'agit
de bases de données nominatives. La consultation par le public est également possible, selon des délais
définis notamment par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 sur l'accès aux documents administratifs et par le
code du patrimoine (articles L. 213-1 à L. 213-4).
Les archives étant définies sans distinction de date, de forme et de support, l'ensemble des règles qui
précèdent s'appliquent aussi bien aux documents "traditionnels" papier qu'aux données électroniques (bases
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 6 / 73
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de données, documents bureautiques, documents numérisés gérés dans des systèmes de GED, documents
échangés dans le cadre de téléservices, messages électroniques, etc.). Leur mise en oeuvre peut
cependant différer.
2.2. L'application aux archives papier
Les relations entre services producteurs et services publics d'archives se déroulent actuellement, la plupart
du temps, de la manière suivante.
Les archives courantes et intermédiaires
La conservation des archives courantes et des archives intermédiaires se fait dans les locaux du
service producteur (exceptionnellement dans une société privée d'archivage) ou, par anticipation, dans
un service public d'archives.
Les services publics d'archives effectuent des visites régulières pour des conseils sur la tenue des
dossiers et les conditions de stockage.
Pour faciliter la gestion des archives, les services producteurs et les services d'archives mettent au
point des documents, appelés tableaux de tri ou tableaux de gestion (cf. exemple en annexe), qui
précisent, pour chaque type de document, la durée de sa période courante, la durée de sa période
intermédiaire et son sort à l'issue de la période intermédiaire (conservation ou destruction ou
conservation partielle). Ces documents peuvent prendre la forme d'instructions interministérielles
nationales ou/et d'accords locaux.
Les archives définitives
A la fin de la période intermédiaire ou dans certains cas avant la fin de cette période, il est effectué le
versement dans le service public d'archives des documents à conserver de manière définitive ; et la
destruction, après visa du service d'archives (article 16 du décret n° 79-1037 et article R. 1421-3 du
code général des collectivités territoriales), des documents sans intérêt historique.
Le versement est accompagné d'un bordereau (cf. exemple en annexe), normalisé par l'administration
des archives (cf. circulaire AD 93-3 du 10 mars 1993), comportant notamment :
l'identité du service versant (service qui transmet des documents au service d'archives)
l'identité de l'agent responsable du versement (nom, numéro de téléphone)
le nom du service d'archives destinataire
la signature du chef du service versant
le nom du service producteur (service qui a reçu ou créé les documents transmis, parfois
différent du service versant)
le volume
les dates extrêmes
le sort final (durée de conservation)
une description sommaire de l'ensemble
pour chaque boîte : numéro d'ordre, description sommaire, dates extrêmes.
Le versement s'effectue à une date convenue entre le service versant et le service d'archives.
Une fois le versement arrivé, le service d'archives effectue un contrôle du contenu des boîtes et
l'archiviste appose sa signature pour indiquer qu'il prend en charge le versement. Un exemplaire du
bordereau signé est adressé au service versant.
Le service d'archives intègre ensuite le contenu du bordereau de versement (informations de gestion,
informations sur le contenu des documents), après l'avoir éventuellement complété (dates de
communicabilité, indexation, normalisation des descriptions...), dans son système d'information.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 7 / 73
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2.3. Les spécificités des archives électroniques
L'utilisation croissante de l'informatique dans les administrations et l'évolution du cadre légal sur la valeur
probante des documents électroniques conduit à une augmentation forte de la production d'archives
électroniques.
En particulier, dans le cadre du développement de l'e-administration (programme ADELE coordonné par
l'Agence pour le Développement de l'Administration Electronique), la plupart des informations circulant entre
les administrations ou entre les citoyens et l’administration doivent être progressivement dématérialisées
sous la forme de flux de données transitant par des espaces sécurisés.
Cela concerne par exemple la dématérialisation du contrôle de légalité, actuellement testée dans le
département des Yvelines au moyen de la plate-forme FAST mise en œuvre par la Caisse des dépôts et
consignations, la dématérialisation des marchés publics, rendue obligatoire par l’article 56 du code des
marchés publics (annexé au décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004 portant CMP), la dématérialisation de la
comptabilité publique locale (programme Hélios), etc.
Mais il existe d'autres types d'archives électroniques :
bases de données ;
systèmes de gestion électronique de documents (GED) intégrant des images (par exemple des
documents papier numérisés), des documents bureautiques ou des courriers électroniques ;
sites intranet ;
images, documents bureautiques ou courriers électroniques non intégrés dans un système de
GED ;
etc.
Même si les règles qui s'appliquent aux archives électroniques sont les mêmes que celles qui s'appliquent
aux archives papier (cf. code du patrimoine, article L. 211-1 cité plus haut au 2.1), leur mise en œuvre doit
naturellement être adaptée pour tenir compte des caractéristiques des données électroniques.
Les points suivants doivent notamment être pris en compte.
La sécurité du stockage
A la différence des documents papier, les documents électroniques sont stockés sur des supports
numériques dont la durée de vie est limitée et où les risques d'altération volontaire ou accidentelle sont
accrus.
Une surveillance particulière doit donc être mise en oeuvre, à toutes les étapes du cycle de vie des
documents.
Des migrations - copies des données numériques d’un support vers un autre de même type ou non -
doivent être effectuées lorsque les supports deviennent obsolètes.
Les règles de sécurité applicables à l'archivage, déjà abordées, pour certains supports, par la norme NF
Z 42-013, feront l'objet d'une étude approfondie menée par la direction centrale de la sécurité des
systèmes d'information (DCSSI), l’ADAE et la direction des archives de France au cours de l'année
2005. Elles trouveront place dans le Référentiel Général de Sécurité prévu par l'ordonnance relative au
cadre juridique des téléservices qui devrait être prise prochainement.
La normalisation des formats de documents
A la différence des documents papier, lisibles immédiatement, les documents électroniques se
présentent sous la forme de fichiers composés de bits, selon des formats divers, dont la lecture requiert
des logiciels particuliers, qui peuvent devenir obsolètes.
Il est donc indispensable de choisir dès l'origine des formats considérés comme pérennes et d'effectuer,
en temps voulu, les conversions nécessaires pour maintenir la lisibilité des données.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 8 / 73
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Les standards et normes qui doivent être utilisés par l'administration, concernant notamment les formats
de documents, font l'objet du cadre commun d'interopérabilité, dont la version 2.1 a été publiée en
septembre 2003 et dont l'application est renforcée par l'ordonnance relative au cadre juridique des
téléservices.
La normalisation des métadonnées nécessaires à l'archivage
Comme les documents papier, les documents électroniques ne peuvent pas être conservés s'ils ne sont
pas accompagnés, au moment de leur versement aux archives, d'informations descriptives, autrement
appelées métadonnées.
Ces métadonnées comprennent les mêmes informations que les bordereaux de versement de
documents papier, et notamment : administration versante, date de versement, description du contenu
des documents, dates des documents (métadonnées fonctionnelles), communicabilité, durée de
conservation, traçabilité (métadonnées de suivi).
Mais, à la différence des documents papier, il est capital de donner en outre des informations sur le
format des documents versés et des indications sur l’environnement logiciel voire matériel nécessaire à la
lecture et à la présentation des bits d’information (métadonnées techniques).
Par ailleurs, il est souhaitable que ce bordereau de versement sous forme électronique se présente de
manière très normalisée. Il pourra ainsi accompagner les archives électroniques qui seront versées par
réseau et pourra faire l'objet de traitements automatiques, notamment en vue d'être intégré dans le
système d'information des archives.
Principe de l’architecture applicative
Service d'archives X
Base de connaissance
espace des versements
Base descriptive interrogation normalisée
métadonnées
dossier
numérique
Stockage Archives
Service versant A
PORTAIL
Service d'archives Y
Base de connaissance
espace des versements
Base descriptive interrogation normalisée
métadonnées
dossier
numérique
Stockage Archives
Service versant B
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 9 / 73
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ADAE
La base descriptive contient des informations sur les archives et met à disposition des critères de recherche
(exemples : description du contenu d’un dossier, nom du service producteur, délai de communicabilité d’un
document, format du document, etc.).
La base de connaissance contient des données relatives au cadre d’exécution du processus d’archivage
(exemple : informations sur les applications sources faisant l’objet de versements, contrats de service, plans
d’assurance qualité, documentation technique, informations de représentation, etc.).
Ce document concerne uniquement les métadonnées de la base descriptive. Les données de la base de
connaissance ne sont pas traitées.
L’architecture applicative détaillée et les fonctionnalités d’un système d’archivage de référence pourrait faire
l’objet d’un document à part suivant les remarques et demandes reçues dans le cadre de cet appel à
commentaires.
Les métadonnées pour l'archivage électronique, qui font l'objet du présent document, ont vocation à être
intégrées dans le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI), évolution du cadre commun d'interopérabilité
(CCI), au terme de l'appel à commentaires.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 10 / 73
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3 Objectif du standard d’échange de données pour l'archivage
électronique
Une métadonnée est une donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quelque soit son support
(papier ou électronique).
Le standard d’échange pour l'archivage électronique vise à décrire un ensemble de métadonnées et son
implémentation pour permettre le transfert d'archives électroniques d'un service versant à un service
d'archives, avec les informations nécessaires à leur préservation, et la communication de ces archives au
service versant et au public. Il structure, alimente et enrichit les informations du système d'information du
service d'archives.
Le terme "service d'archives" désigne ici davantage une fonction qu'un véritable service constitué. Cette
fonction peut être assurée par un service public d'archives (archives départementales par exemple) mais
aussi par un organisme producteur ou par un prestataire privé.
Le standard défini est générique et adaptable à tous types de documents et de données électroniques.
Aussi, lors de la prise en compte d’un processus dans la chaîne de l’archivage, les éléments génériques
devront être précisés par des éléments de descriptions spécifiques aux documents ou données versées.
Le standard défini est utilisable pour des transmissions automatiques par voie électronique, mais aussi en
cas de transmission électronique déclenchée manuellement ou en cas de transmission par support
amovible. Toutefois, les messages de notification (sous-transactions T1.2, T2.2 et T3.2, cf. 6.1, 6.3.1, 6.4.2
et 6.5.2), émis en principe dès la réception du message dont ils sont la réponse (mode synchrone), peuvent
être émis avec un délai (mode asynchrone) lorsque la transmission est effectuée manuellement.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 11 / 73
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4 Réalisation
Un premier projet de standard d’échange a été établi en 2004 et 2005 par la direction des archives de
France avec la Caisse des dépôts et consignations, en vue du versement, aux Archives départementales
des Yvelines, d'actes soumis au contrôle de légalité dans des services publics d'archives.
Ce projet a été amendé, avec l’Agence pour le développement de l’administration électronique (ADAE), à
l'occasion d'une étude menée 2005 par la direction des archives de France sur les coûts et fonctionnalités
des plates-formes d'archivage électronique.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 12 / 73
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5 Principes suivis
Le standard d’échange pour l'archivage ici proposé s'appuie autant que possible sur des normes existantes.
5.1. XML, recommandation du W3C.
XML a été mis au point par le XML Working Group sous l'égide du World Wide Web Consortium (W3C) dès
1996. Depuis le 10 février 1998, les spécifications XML 1.0 ont été reconnues comme recommandations par
le W3C, ce qui en fait un langage reconnu. (Tous les documents liés à la norme XML sont consultables et
téléchargeables sur le site web du W3C, http://www.w3.org/XML/).
Voici les principaux atouts de XML :
• XML est un standard ouvert, gratuit, libre de droits ;
• Les fichiers XML sont au format texte, ils sont facilement lisibles et compréhensibles ;
• Un document XML est autodescriptif : il contient d’une part la structure des données et d’autre part
les données elles-mêmes ;
• Le langage XML est un métalangage, il est extensible à souhait : il permet de créer de nouveaux
langages ;
• Sa structure arborescente permet de modéliser la majorité des problèmes informatiques ;
• Il est universel et portable : le format texte qui tient compte des différents jeux de caractères est
compréhensible par tous les systèmes d’exploitation ;
• Il est déployable : il peut être facilement distribué par n'importe quels protocoles à même de
transporter du texte, comme HTTP
• Il a un niveau élevé d’intégrabilité : un document XML est utilisable par toute application pourvue
d'un parser (c'est-à-dire un logiciel permettant d'analyser un code XML)
Ainsi, XML est particulièrement adapté à l'échange de données et de documents.
L'utilisation de ce format dans le standard d’échange garantit la lisibilité et l'intelligibilité des métadonnées
sur une longue durée. En effet, des techniques de rafraîchissement et de migration existent et pourront être
employées sans difficulté avec les documents en formats structurés XML, car ces documents ne contiennent
que du « texte pur ». De plus, elle permet l'encapsulation des archives électroniques versées, évitant ainsi la
dissociation des métadonnées et des données lors du versement (1 versement = 1 fichier).
5.2. Norme ISO 14721 (modèle OAIS)
La norme ISO 14721:2003 (Systèmes de transfert des informations et données spatiales -- Système ouvert
d'archivage de l'information -- Modèle de référence), plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open
Archival Information System) est consultable à l'adresse suivante :
http://www.ccsds.org/CCSDS/documents/650x0b1.pdf.
Une traduction française, en cours de normalisation, est accessible à l'adresse suivante :
http://vds.cnes.fr/pin/documents/projet_norme_oais_version_francaise.pdf.
Cette norme conceptuelle, mise au point par les principaux centres d'études spatiales du monde dont le
CNES (Centre National d’Etudes Spatiales), définit les objets d'information, les métadonnées nécessaires à
leur préservation et l'organisation à mettre en place pour leur archivage, leur conservation et leur
communication.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 13 / 73
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ADAE
Tout versement d’information à un OAIS (service d'archives) par un Producteur, toute diffusion d’information
auprès d’un Utilisateur, a lieu sous forme d’une ou de plusieurs sessions de transmissions distinctes. Il est
donc utile de définir le concept de Paquet d’informations (Information Package).
Un Paquet d’informations est un conteneur conceptuel de deux types d’informations appelés Contenu
d’information (Content Information) et Information de pérennisation (Preservation Description Information
ou PDI).
Le Contenu d’information et le PDI sont identifiés et encapsulés par une Information d’empaquetage
(Packaging Information). Le paquet qui en résulte peut être retrouvé grâce à l’Information de description
(Descriptive Information).
Le Contenu d’information est l’information qui constitue la cible originale de la pérennisation. Il est constitué
par l’Objet-contenu de données (Objet physique ou Objet numérique, c’est-à-dire les bits) (Content Data
Object) et son Information de représentation (Representation Information), nécessaire à la compréhension
de cet objet. L’Information de pérennisation s’applique au Contenu d’information. Elle est requise pour
conserver le Contenu d’information, assurer qu’il est clairement identifié, et appréhender l’environnement de
création du Contenu d’information. L’Information de pérennisation se subdivise en quatre catégories
d’informations : provenance, contexte, identification, et intégrité.
Paquet d'informations (Information Package)
Contenu d'information (Content Information) Informationsde pérennisation (PDI)
Informations de Contexte
Objet contenu (Content Object data)
provenance
≡ les bits
Information de représentation Identification Informations sur
(Representation Information) l'intégrité
Informations d'empaquetage (Packaging Information)
Information de description (descriptive Information)
L’Information d’empaquetage est l’information qui, réellement ou de façon logique, assemble, identifie et met
en relation Contenu d’information et PDI.
L’Information de description est l’information qui est utilisée pour identifier le paquet dont le Contenu
d’information est intéressant. En fonction du contexte, il peut s'agir d'un simple titre descriptif du Paquet
d’informations apparaissant dans un libellé, ou bien d'un jeu complet d’attributs pour effectuer une recherche
dans un catalogue. « Délibérations 2004 de la commune de Versailles » est un exemple.
Exemple :
Délibérations transmises par les collectivités aux préfectures pour le contrôle de légalité.
- objet-contenu : fichiers PDF (ou base64) correspondant aux délibérations transmises et les
informations de signature éventuelle associées
- information de représentation : indication du format PDF ou base64 (la documentation technique
d’utilisation et de compréhension de ces formats se trouve dans la base de
connaissance)
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- information de pérennisation : informations générales relatives aux délibérations archivées
(collectivité émettrice, nom de l’utilisateur ayant réalisé la transmission, référence
de la délibération transmise, …)
- information d’empaquetage : informations sur la transmission (empreinte de transmission, date,
référence de la transmission, …)
- information descriptive : données utilisées pour identifier une délibération (date de la délibération,
objet, collectivité émettrice, …)
L’empreinte du fichier fait partie de l’information d’intégrité (l’empreinte est le résultat d’un algorithme
informatique de hachage ; la recalculer une deuxième fois permet de vérifier l’égalité des deux empreintes et
atteste de la non altération du document).
Plusieurs schémas XML ont été proposés pour l'implémentation de la norme ISO 14721, tel le schéma
METS (Metadata Encoding and Transmission Standard, http://www.loc.gov/mets/), que certaines
bibliothèques envisagent d'utiliser pour la conservation de documents numérisés.
Après des tests, il a été décidé de ne pas utiliser le schéma METS, au moins dans un premier temps, pour
plusieurs raisons :
- la séparation entre les métadonnées descriptives (<dmdSec>) et les métadonnées administratives
(<amdSec>) et l'impossibilité de hiérarchiser les métadonnées descriptives ne convenait pas bien
à l'usage de la DTD EAD (cf. plus bas) ;
- le schéma METS ne semble pas encore stabilisé ;
- il a été considéré que la DTD EAD, de par sa structure hiérarchisée et sa balise <dao> pointant
vers des fichiers, pouvait remplir le rôle de l'élément <structMap> en permettant une économie de
moyens. Un standard de métadonnées trop complexe aurait été difficile à exiger de tous les
partenaires des services publics d'archives.
5.3. La DTD EAD (Encoded Archival Description)
La DTD EAD version 2002 est consultable à l'adresse http://www.loc.gov/ead/. Une version française du
dictionnaire des balises est accessible à l'adresse suivante :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/EAD%202002_Complet_20040930.pdf.
La DTD EAD offre un cadre pour la description des documents d'archives.
Un fichier XML suivant la DTD EAD est organisé en trois sections :
- un en-tête (<eadheader>) ;
- une page de titre (<frontmatter>), facultative ;
- une section de description des archives (<archdesc>).
La section <archdesc>, qui constitue le corps du fichier, peut elle-même être subdivisée en plusieurs niveaux
de descriptions (fonds, série, dossier, pièce).
Par principe, les informations d'un niveau supérieur valent pour tous les niveaux inférieurs et ne doivent y
être répétées.
La DTD EAD permet une mise en oeuvre de la norme conceptuelle ISAD(G) – Norme générale et
internationale de description archivistique (http://www.ica.org/biblio/isad_g_2f.pdf).
La DTD EAD est connue de tous les services publics d'archives et de plus en plus utilisée pour la production
et la diffusion des instruments de recherche.
Elle a été publiée dans le répertoire des schémas des administrations, accessible à l'adresse suivante :
http://www.adae.gouv.fr/IMG/rtf/repertoire_schemas_xml_version_1_juin.rtf.
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5.4. Le format d'encodage Base 64
La documentation de référence du format d'encodage Base 64 est disponible à l'adresse
http://rfc.net/rfc2045.html#p24.
Les fichiers binaires sont intégrés dans un versement après un encodage préalable en Base 64. Ce format
permet une encapsulation de fichiers binaires en relation les uns avec les autres dans un même versement.
Il s'agit d'un format simple et largement public, qui nécessite néanmoins le recours à des outils de décodage.
Il occupe environ 1/3 d'espace de plus que les fichiers binaires d'origine, mais présente plusieurs
avantages :
- Les pièces jointes sont encodées et intégrées dans le message de versement, donc il n’y a qu’un
unique format d’échange (XML).
- Comme l’intégralité du message, pièces jointes incluses, est comprise dans un unique document
XML, la manipulation des messages s’en trouve simplifiée (transformation, vérification de structure,
signature et chiffrement par partie, etc.).
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6 Description du standard d’échange
6.1. Synoptique des échanges
Trois grandes transactions interviennent entre le service versant et le service d'archives :
- le versement
- la communication
- l’élimination
Il est à remarquer que la communication peut se faire vers un service autre que le producteur ou vers le
public selon le niveau de communicabilité du dossier.
T1. Versement
T2. Communication
T3. Elimination
Service producteur / service versant Service Archives
6.1.1. Le versement (T1)
Lors du versement, le service versant transmet au service d'archives un paquet d’information.
Dans le cas d’un envoi par réseau, il reçoit de la part du système d’échange une notification de réception
synchrone dès la bonne fin de la transmission.
Si l’envoi se fait par voie « postale » sur un support amovible, cette notification n’a bien entendu pas lieu
d’être.
Le service d’archives vérifie que le « paquet » versé respecte toutes les conditions définies dans la
convention ou le contrat de service accepté au préalable par les deux parties. S’ensuit l’envoi d’un accusé
de réception de versement, ou bien le signalement d’anomalies de versement.
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T1. Versement
T1.1. Versement d'une archive
synchrone
T1.2. Notification de réception
T1.3. AR de versement
OU
T1.4. Anomalie de versement
Service producteur / service versant Service Archives
6.1.2. La communication (T2)
Le service demandeur ou le public formule ses besoins auprès du service d’archives. La bonne réception de
la demande provoque l’envoi automatique d’une notification.
Si la demande est mal formulée ou ne correspond pas aux modalités définies, alors un message d’anomalie
est signifié au demandeur.
Sinon, en tenant compte du profil d’habilitation du demandeur et du statut du dossier à communiquer, une
copie de l’archive électronique est envoyée soit par réseau soit par courrier en fonction de la taille du fichier
ou de la convention signée entre les deux parties.
Le service demandeur accuse réception du dossier reçu ou envoie un message d’anomalie le cas échéant.
T2. Communication
T2.1. Demande de communication
synchrone
T2.2. Notification de réception
T2.3. Com d'une archive
OU
T2.4. Anomalie de demande
T2.5. AR de communication
Service producteur / service versant OU Service Archives
T2.6. Ano de réception de com
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6.1.3. L’élimination (T3)
La demande de visa d'élimination peut être envoyée par le service versant au service d'archives, pour
l'élimination de documents conservés par le service versant, ou par le service d'archives au service versant,
pour l'élimination de documents conservés par le service d'archives.
Seule la demande du service d'archives au service versant est considérée ici, puisqu'elle est la seule à
porter sur des documents ou des données mises en forme selon le standard d'échange.
T3. Elimination
T3.1. Demande accord élimination
synchrone
T3.2. Notification de réception
T3.3. Anomalie de demande
OU
T3.4. Accord pour élimination
OU
T3.5. Refus d'élimination
Service producteur / service versant Service Archives
T3.6. Notification d'élimination
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6.2. Description des échanges de la transaction de versement (T1) : le versement
d'une archive (sous-transaction T1.1)
6.2.1. Vue d’ensemble du versement d’une archive
La présentation générale qui suit concerne le versement d'archives par un service versant à un service
d'archives.
Les autres échanges (transactions et sous-transactions) seront abordés plus loin (cf. 6.3), mais le versement
étant le plus complet et le plus typique, il a été choisi comme point de départ.
Un versement d'archives électroniques est représenté par le modèle de données qui suit :
MODELE DE DONNEES POUR LE VERSEMENT (T1.1)
Information Pack age Service Archives
Service Versant
Versement
Identifiant 0,1 1,1 1,1 0,1 Identifiant
IDVersementServiceVersant
Nom Nom
date
Referent
Empreinte PDI
RefIDServiceArchives
1,1
1,1
Archive
Description de l'objet Descriptive information
Empreinte de l'objet
algorithme PDI
Mise sous forme canonique
0,1
Pack aging Information
1,1 Content Information
Objet
MediaType Representation nformation
Taille
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FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<Versement>
<IDVersementServiceVersant>DFDFDGFDG</IDVersementServiceVersant>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<Empreinte Algorithme="xxx" MiseSousFormeCanonique="xxx"> FGHFGF</Empreinte>
<RefIDServiceArchives>GHJGH</RefIDServiceArchives>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
<Archive>
<Description> Description de l'objet (format XML selon la DTD EAD) </Description>
<Empreinte Algorithme="xxx" MiseSousFormeCanonique="xxx">HJHGF</Empreinte>
<Objet MediaType="xxx" Taille="xxx"> Objet archivé (format XML) </Objet>
</Archive>
</Versement>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
DEFINITIONS
ServiceVersant
C’est l'organisme qui verse une archive à un service d'archives.
Le service versant est généralement le service qui a reçu ou créé les documents (service producteur),
mais pas nécessairement (par exemple lorsque le service producteur a disparu et que ses archives
ont été récupérées par un autre service).
En principe, avant de faire son premier versement, l'organisme a dû se faire enregistrer auprès du
service d'archives. Les attributs Identifiant et Nom sont donc le numéro et le nom tels qu'ils figurent
dans la base de données du service d'archives.
A défaut, l'identifiant et le nom peuvent être pris dans la base SIRENE de l'INSEE
(http://www.sirene.tm.fr/accueil/page_accueil.asp).
Le référent est le nom de la personne, appartenant à l'organisme, qui a suivi ou préparé le versement.
Par exemple : Referent = "Paul Dupont ".
ServiceArchives
Il s’agit du service d'archives qui reçoit le versement.
Le terme "service d'archives" désigne ici davantage une fonction qu'un véritable service constitué.
Cette fonction peut être assurée par un service public d'archives (archives départementales par
exemple) mais aussi par un organisme producteur ou par un prestataire privé.
Lorsqu'il s'agit d'un service public d'archives, son identifiant est formé selon les principes élaborés par
la mission de la recherche et de la technologie du ministère de la Culture et décrits à l'adresse
http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numerisation/fr/gestion_fonds_images/gstimg12.htm.
Ces identifiants seront précédés du code pays FR.
Par exemple :
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- FRAD078 pour les Archives départementales des Yvelines
- FRAC069385 pour les Archives municipales de Lyon
Les noms des services d'archives sont ceux qui apparaissent dans l'annuaire des services d'archives
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/annuaire/index.html).
Par exemple :
- Commune de Montluçon. Archives et documentation.
- Département de l'Allier. Archives départementales.
Date
La date de l'échange, selon la norme ISO 8601 (Représentation de la date et de l'heure).
Empreinte
L'empreinte (hash) de l’archive, réalisée selon l'algorithme dont l'URI est désigné dans l'attribut
Algorithme (par exemple Algorithme = "http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#sha1").
L'échange doit auparavant avoir été mis sous forme canonique selon la méthode dont l'URI est
indiqué par l'attribut MiseSousFormeCanonique (par exemple MiseSousFormeCanonique =
"http://www.w3.org/2001/10/xml-exc-c14n#WithComments").
IDVersementServiceVersant
C’est l'identifiant attribué par le service versant à son propre versement (chaîne de caractères sans
espace, de type "token").
RefIDServiceArchives
Cet élément est utilisé en cas de nouvel envoi d'un versement suite à une anomalie. Il permet au
service versant de rappeler l'identifiant donné par le service d'archives au versement précédent rejeté.
COMMENTAIRES
Les principes suivants ont été adoptés :
- un versement contient une archive et une seule ;
- une archive contient une description et une seule ;
- une archive contient au plus un objet ;
- un objet peut être vide ou correspond à un ou plusieurs documents numériques.
Le standard d’échange permet l’atomisation des versements.
Par exemple, pour le contrôle de légalité dématérialisé, on peut faire correspondre le versement à une
transmission d'une collectivité territoriale à une préfecture. Dans ce cas, il y aura autant de versements aux
archives que de télétransmissions.
Pour les téléprocédures, qui génèrent des documents en continu et dont les transmissions sont assurées par
réseaux, il a été considéré que l'atomisation des versements constituait un avantage :
- en cas d'anomalie, seule une petite unité sera retournée à l'envoyeur, qui aura plus de facilité pour
identifier le problème ;
- les versements étant de taille limitée, leur transport par réseau vers ou depuis les services
d'archives sera facilité.
- l'atomisation des versements entraînera une multitude de notifications et d'accusés de réception,
qui devront nécessairement être pris en charge par une application (possibilité de valider un
groupe de versements, dont la vérification aura été effectuée par sondage).
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Les versements de petit volume ne sont pas une obligation pour le service versant. Néanmoins, pour des
raisons techniques, un envoi volumineux pourrait être découpé automatiquement en des fichiers d’échange
de plus petites tailles car suivant la technologie utilisée, le parser qui réceptionne les versements gère plus
ou moins bien les gros volumes.
Ce découpage technique se doit d’être transparent pour l’utilisateur, il sera pris en charge par le logiciel de
gestion des versements d’archives.
Dans d'autres cas, où l'objet à archiver est volumineux et le rythme de versement faible (par exemple pour
une base de données), le versement sera volumineux et pourra être transmis par support amovible.
L'unicité de la description obéit à des raisons pratiques.
On aurait pu, en effet, imaginer plusieurs descriptions d'un même objet exprimées dans des systèmes
descriptifs différents. Mais une telle démarche aurait compliqué à l'excès la production des versements et
leur exploitation, tout en augmentant sensiblement leur taille par des redondances.
L'unicité de l'objet à l'intérieur de l'archive obéit essentiellement aux mêmes principes que l'unicité de
l'archive à l'intérieur du versement.
L’unicité de l’objet ne signifie nullement qu’un versement n’inclut qu’un seul document numérique. Plusieurs
documents peuvent être encapsulés dans l’objet.
Le choix d'inclure les données à conserver et leur description dans un même fichier, au moyen d'une
encapsulation XML, a pour objectif d'éviter toute dissociation entre les données et les métadonnées,
indispensables à leur compréhension et à leur conservation.
6.2.2. Vue détaillée de l'archive à l'intérieur du versement
Après l'aperçu de la structure d'ensemble du versement et des informations de transmission (service
versant, service d'archives, date de versement...), il convient d'exposer en détail le contenu de l'archive
transmise.
L'archive (élément <Archive>) constitue un paquet d'informations au sens de la norme ISO 14721.
L'objet (élément <Objet>) est en grande partie assimilable au contenu d'information de la norme, c'est-à-dire
aux informations qui font l'objet de l'archivage. Le contenu de l'élément correspond approximativement à
l'objet contenu et les attributs de l'élément à une partie de l'information de représentation.
La description (élément <Description>) et l'empreinte (élément <Empreinte>) correspondent à l'information
de pérennisation (PDI) de la norme – les informations d'identification, de provenance et de contexte étant
fournies par la description et les informations d'intégrité étant fournies par l'empreinte (facultative) .
La répartition des données à archiver et des informations à propos de ces données entre les éléments
<Description> et <Empreinte>, d'une part, et <Objet>, d'autre part, est une information d'empaquetage.
L'information descriptive est obtenue en dupliquant la description dans une base de données extérieure à
l'archive.
Les correspondances qui précèdent entre la norme ISO 14721 et la structure de l'élément <Archive> ne sont
pas absolues. En particulier, des informations de représentation peuvent se retrouver non seulement dans
les attributs de l'élément <Objet> mais aussi dans l'élément <Description> et même dans l'élément <Objet>
lui-même. La documentation technique associée se trouve dans une base de connaissance extérieure au
package.
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6.2.2.1. L'objet
6.2.2.1.1. Contenu
L'élément <Objet> contient les données qui font l'objet de l'archivage.
A l'intérieur d'une même <Archive>, les données doivent provenir du même producteur et avoir la même
durée de conservation.
Le contenu de l'élément <Objet> est au format XML.
Chacun des éléments XML à l’intérieur de l’élément <Objet> doit comporter un attribut id.
Exemple :
Une base de données du personnel doit être archivée. Pour être intégrée dans l'élément <Objet>, elle a été
exportée à plat au format XML.
<base>
<agent id="01"> <nom id="02"> Roth </nom> <prenom id="03"> Phil </prenom> <fonction id="04"> directeur
</fonction> </agent>
<agent id="05"><nom id="06"> Dupont </nom> <prenom id="07"> Jean </prenom> <fonction id="08">
secrétaire </fonction> </agent>
...
<agent id="96"> <nom id="97"> Bernard </nom> <prenom id="98"> Lise </prenom> <fonction id="99">
assistante </fonction> </agent>
</base>
Le contenu de l'élément <Objet> peut inclure un ou plusieurs fichiers binaires préalablement convertis au
format texte par encodage en Base 64.
Exemple :
Les actes soumis au contrôle de légalité doivent être transmis à la préfecture au format PDF ou PNG. Dans
le cadre des expériences de télétransmission menées dans le département des Yvelines, ils sont intégrés,
au format Base 64, dans un fichier XML (le fichier XML pourra être intégré tel quel dans l'élément <Objet> de
l'archive) :
<ascl:Fichiers id="00">
<ascl:Fichier Encoding="Base64" Format="PDF 1.5" Id="_999-999777444-20050126-BAT160000-
AR_1_1_1">JVBERi0xLjMKJcfsj6IKNiAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNyAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURlY29kZT
4+CnN0cmVhbQp4nHWQPQ7CMAyF95zCY1lMkrZOOoIEO5ALoPIj UAsqhfty</ascl:Fichier>
</ascl:Fichiers>
Si plusieurs fichiers physiquement indépendants forment néanmoins un ensemble logique à regrouper dans
la même archive, il est nécessaire de définir une structure XML élémentaire capable d'encapsuler ces
différents fichiers. Il est conseillé de prévoir des attributs ID dans les différents éléments de la structure XML,
de manière à faciliter les liens vers des parties de l'objet.
Exemple 1 :
Un document est composé de trois pages HTML unies par des liens hypertexte. La structure XML
d'encapsulation pourrait être la suivante :
<voyages id="1">
<menu id="11>
<HTML>
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<HEAD>
<TITLE>Menu</TITLE>
</HEAD>
<BODY LINK="#0000ff" VLINK="#800080">
<FONT FACE="Arial" SIZE=2><P>Choisissez une option :</P>
<P>- </FONT><A HREF="destination.htm">Consulter la liste des destinations</A></P>
<FONT FACE="Arial" SIZE=2><P>- </FONT><A HREF="moyen.htm">Choisir la liste
des moyens de transport</A></P>
</BODY>
</HTML>
</menu>
<destinations id="111">
<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Destinations</TITLE>
</HEAD>
<BODY LINK="#0000ff" VLINK="#800080">
<FONT FACE="Arial" SIZE=2><P>- Marrakech</P>
<P>- Tombouctou</P>
<P>- Ségou</P></FONT></BODY>
</HTML>
</destinations>
<moyens id="112">
<HTML>
<HEAD>
<TITLE>Moyen</TITLE>
</HEAD>
<BODY LINK="#0000ff" VLINK="#800080">
<FONT FACE="Arial" SIZE=2><P>- Avion</P>
<P>- Bateau</P>
<P>- Train</P></FONT>
</BODY>
</HTML>
</moyens>
</voyages>
Exemple 2 :
Un dossier papier de dix pages a été numérisé sous forme de dix images au format JPEG.
Pour former un objet unique, ces dix images doivent être encodées en Base 64 et intégrées dans une
structure XML de ce type :
<dossier numero="2005-1256" id="00">
<page1 id="01" encoding="Base64">Q2VjaSBlc3QgdW4gZXhlbXBsZSAh</page1>
<page2 id="02" encoding="Base64">Q2VjaSBlc3QgdW4gYXV0cmUgZXhlbXBsZSAh</page2>
<page3 id="03" encoding="Base64">RXQgZW4gdm9pY2kgdW4gdHJvaXNp6G1lICE=</page3>
...
<page10 id="10" encoding="Base64">RXQgbGUgZGVybmllciAh</page10>
</dossier>
Le contenu de l'élément <Objet> ne doit pas être crypté. L'ensemble du versement peut être crypté pendant
la transmission, uniquement pour garantir la sécurité de cette dernière.
La taille du contenu de l'élément <Objet> ne doit pas être excessive au regard des moyens de traitement du
service d'archives destinataire. Les responsabilités respectives du service versant et du service d’archives
ainsi que les modalités et contraintes d’échanges sont définies au préalable dans une convention ou un
contrat de service.
L'objet peut être vide, par exemple si le contenu à archiver est considéré comme un outil de recherche et
que la totalité de son contenu a été transformée en XML/EAD et constitue la description de l'archive (par
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exemple : une base de données de permis de construire, comportant une description de chaque permis
accordé et faisant référence au dossier papier correspondant).
6.2.2.1.2. Attributs
L'élément <Objet> comporte deux attributs :
- MediaType
L'attribut MediaType indique le format du contenu de l'élément <Objet>. Sa valeur est toujours "text/xml".
- Taille
L'attribut Taille indique la taille du contenu de l'élément <Objet>, en octets.
6.2.2.2. L'empreinte
L'élément <Empreinte>, qui permet de conserver l'empreinte du contenu de l'élément <Objet>, est facultatif.
Il peut être utilisé pour vérifier l’intégrité de l’objet au fil du temps.
6.2.2.2.1. Contenu
L'élément <Empreinte> contient l'empreinte du contenu de l'élément <Objet>.
6.2.2.2.2. Attributs
L'élément <Empreinte> comporte deux attributs :
- Algorithme
L'attribut Algorithme indique, sous forme d'URI, l'algorithme de calcul d'empreinte utilisé.
Par exemple : Algorithme="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#sha1".
- MiseSousFormeCanonique
L'attribut MiseSousFormeCanonique indique, sous forme d'URI, la méthode de mise sous forme
canonique retenue pour le calcul de l'empreinte du contenu de l'élément <Objet>.
Par exemple : MiseSousFormeCanonique="http://www.w3.org/2001/10/xml-exc-c14n#WithComments"
6.2.2.3. La description
6.2.2.3.1. Règles de la description
L'élément <Description>, qui ne comporte aucun attribut, contient la description de l'objet archivé et
éventuellement de parties de cet objet. Cette description porte à la fois sur le contenu, sur la gestion et sur le
format.
La description doit :
- refléter la structure logique de l'objet ;
- indiquer, pour chacune des divisions de cette structure logique, à quelle partie physique de l'objet elle
correspond (cf. schéma ci-dessous).
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Toute partie du contenu de l'élément <Objet> dont l'intelligibilité doit être maintenue à long terme doit être
référencée dans l'élément <Description>. C'est notamment le cas des fichiers binaires encodés en Base 64.
Le contenu de l'élément <Description> doit être conforme à la DTD EAD dans sa version en vigueur
(actuellement la version 2002) et au modèle décrit dans les paragraphes suivants.
Ce modèle retient la structure, les éléments et les attributs qui ont semblé les plus pertinents pour les
versements d'archives électroniques. Sur les 146 éléments présents dans la DTD, seuls 39 sont utilisés
dans le présent standard.
Le contenu de l'élément <Description> étant destiné à être produit par export d'une application source puis
importé dans un outil de recherche pour servir à l'orientation des utilisateurs parmi toutes les archives, il est
important que la structure EAD retenue soit la plus simple et la plus précise possible. Une structure trop
complexe ou trop mal typée compliquerait singulièrement la réalisation d'exports et d'imports.
La DTD EAD permet une description à plusieurs niveaux : l'objet dans son ensemble puis chacune de ses
parties et sous-parties, sans limitation.
Pour autant, il convient d'éviter l'imbrication d'un trop grand nombre de niveaux : pour un objet (dossier ou
groupe de dossiers en règle générale), cinq niveaux de hiérarchie, en incluant la description d'ensemble de
l'objet, ont été considérés comme suffisants.
La DTD EAD offre un grand nombre d'attributs permettant de préciser le sens de certaines balises
génériques (par exemple, l'élément <persname>, qui permet de définir un nom de personne comme mot-clé,
peut être précisé au moyen d'un attribut role, dont la valeur est libre : role="auteur", role="directeur",
role="médecin", etc.). L'utilisation et la personnalisation de ces attributs n’ont été envisagées qu'avec
prudence car, du fait de leur spécificité, leur exploitation au moyen des outils de recherche n'est pas
garantie.
La DTD EAD, conçue pour décrire n'importe quel type de document, est générique par nature. Elle ne peut
donc pas restituer toute la richesse des différents systèmes de description métier, dont elle réalise
nécessairement un appauvrissement. Mais elle permet aussi de réaliser un effort de synthèse qui facilitera la
recherche.
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Il convient de noter que les métadonnées métier éventuellement présentes dans le contenu de l'élément
<Objet> sont conservées, même si elles ne sont pas exportées dans l'outil de recherche, donc moins
facilement interrogeables.
Le contenu de chaque élément et attribut est spécifié avec précision en vue de faciliter l'automatisation des
traitements. Ces spécifications sont, chaque fois que possible, compatibles avec les recommandations du
manuel « Faire un répertoire ou un inventaire simple avec l'EAD » conçu par le groupe de travail
AFNOR/CG46/CN357/GE3 et publié en juin 2005 sur le site Internet de la direction des archives de France
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archivistique/manuel_complet_EAD.pdf).
Pour intégrer les éléments nécessaires de la DTD EAD dans la structure XML de l'archive et mieux contrôler
son utilisation dans une application particulière, il est conseillé de transformer en schéma les éléments EAD
nécessaires à cette application particulière.
6.2.2.3.2. Modèle
EN-TÊTE DE LA DESCRIPTION
(Obligatoire)
Identifiant de la description (Obligatoire)
Titre de la description (Obligatoire)
Mode et date de création de la description
(Obligatoire)
Règles suivies pour la description
(Obligatoire)
Langue de la description (Obligatoire)
DESCRIPTION GLOBALE DE
L'OBJET (Obligatoire)
Niveau de description (Obligatoire)
Identifiant (Obligatoire)
Titre (Obligatoire)
Date (Obligatoire)
Producteur (Obligatoire)
Format et taille (Obligatoire)
Service d'archives
Lien vers l'objet (Obligatoire)
Présentation du contenu
Mots-clés
Plan de classement
Conditions d'accès
Durée de conservation
Historique de la conservation
DESCRIPTION D'UN SOUS-
ENSEMBLE DE L'OBJET (Facultatif)
Niveau de description (Obligatoire)
Identifiant (Obligatoire)
Titre (Obligatoire)
Date (Obligatoire)
Producteur
Format et taille (Obligatoire)
Service d'archives
Lien vers l'objet (Obligatoire)
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Présentation du contenu
Mots-clés
Plan de classement
Conditions d'accès
Durée de conservation
Historique de la conservation
DESCRIPTION D'UN SOUS-SOUS-
ENSEMBLE DE L'OBJET (Facultatif)
Mêmes champs que précédemment
DESCRIPTION D'UN SOUS-SOUS-
SOUS-ENSEMBLE DE L'OBJET
(Facultatif)
Mêmes champs que précédemment
DESCRIPTION D'UN SOUS-SOUS-
SOUS-SOUS-ENSEMBLE DE L'OBJET
(Facultatif)
Mêmes champs que précédemment
La traduction en langage XML de cette structure est donnée ci-dessous.
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6.2.2.3.3. Structure XML
<ead>
<eadheader>
<eadid>Identifiant EAD de la description</eadid>
<filedesc>
<titlestmt>
<titleproper>Titre de la description</titleproper>
</titlestmt>
</filedesc>
<profiledesc>
<creation>Mode et date (<date normal="forme normalisée de la date">) de création de la description</creation>
<descrules>Règles suivies pour la description</descrules>
<langusage>
<language langcode="code de langue">Langue de la description</language>
</langusage>
</profiledesc>
</eadheader>
<archdesc level="niveau de description" id="identifiant de l'élément">
<did>
<unitid type="type d'identifiant" countrycode= "code pays" repositorycode="code service d'archives">Identifiant de l'objet</unitid>
<unittitle>Titre de l'objet</unittitle>
<unitdate label="nature de la date" normal="forme normalisée de la date">Date de l'objet</unitdate>
<origination>
<corpname normal="forme normalisée du producteur" source="source de la forme normalisée">Producteur de l'objet</corpname>
</origination>
<physdesc>
<physfacet type="mediaType">Format de l'objet</physfacet>
<physfacet type="coding">Codage de l'objet</physfacet>
<physfacet type="charset">Jeu de caractères</physfacet>
<physfacet type="physicalLength">Taille de l'objet</physfacet>
</physdesc>
<repository>
<corpname normal="forme normalisée" source="source de la forme normalisée">Service d'archives responsable de l'objet </corpname>
</repository>
<dao href="Lien vers l'objet" linktype="simple"/>
</did>
<scopecontent audience="communicabilité de la description"><p>Description du contenu de l'objet</p></scopecontent>
<controlaccess>Mots-clés sur le contenu de l'objet</controlaccess>
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<fileplan>
<p>Position dans le plan de classement du producteur</p>
</fileplan>
<accessrestrict type="type de restriction"><p>Conditions d'accès</p></accessrestrict>
<appraisal><p>Durée de conservation</p></appraisal>
<custodhist><p>Evénements survenus aux objets archivés avant leur versement</p></custodhist>
<dsc>Description des sous-parties</dsc>
</archdesc>
</ead>
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6.2.2.3.4. Description des éléments
EN-TÊTE
Identifiant EAD de la description (<eadid>)
Cet identifiant est donné par le service versant qui crée la description.
Il peut être constitué du code du service d'archives qui doit recevoir le versement et des date et heure de
création de la description (cette information étant destinée à éviter la création de deux identifiants
semblables par des services versants différents), exprimées selon la norme ISO 8601 avec la notation
compacte.
Par exemple :
"FRAD078_20050825T125603"
Titre de la description (<titleproper>)
Indiquer le nom de l'application source.
Par exemple :
"Contrôle de légalité par voie électronique"
"Nouvelle chaîne pénale"
Mode et date de création de la description (<creation>)
L'élément <creation> sert à indiquer le mode et la date de création de la description EAD.
A l'intérieur de cet élément, la date est indiquée dans un élément <date>, avec un attribut normal indiquant
la forme normalisée de la date selon la norme ISO 8601 (on utilisera la notation compacte, par exemple :
20050825 ou 20050825T141530Z).
Par exemple :
<creation>La description a été créée automatiquement par le service versant en utilisant un module de
l'application d'origine le <date normal="20050825">25 août 2005</date></creation>
Règles suivies pour la description (<descrules>)
Le contenu de l'élément <descrules> est la chaîne de caractères suivante : "La description a été établie
selon les règles du schéma français d'échange de données pour l'archivage électronique, publié dans le
référentiel général d'interopérabilité".
Langue de la description (<langusage>/<language>)
<langusage>
<language langcode="code de langue">Langue de la description</language>
</langusage>
Le contenu de l'attribut langcode est le code de la langue sur 3 lettres figurant dans la norme ISO 639-2b
(par exemple "fre" pour le français, "eng" pour l'anglais, "ger" pour l'allemand, etc.).
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Le contenu de l'élément <language> est le nom de la langue, sans indications supplémentaires (par
exemple : "Français", et non : "Description rédigée en français.").
DESCRIPTION GLOBALE DE L'OBJET
Niveau de description (<archdesc level=" ">)
Le niveau de description est une notion centrale de la norme ISAD(G), qui le définit comme la "place de
l'unité de description dans la hiérarchie du fonds". Ce niveau peut être le fonds, la série, le dossier, la pièce.
Dans la DTD EAD, les niveaux suivants sont prévus :
- "collection" (collection) : réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur
contenu ou à leur support, sans considération de leur provenance, par opposition au fonds d'archives
constitué de façon organique,
- "file" (dossier) : ensemble de documents regroupés, soit par le producteur pour son usage courant,
soit dans le processus du classement d'archives, parce qu'ils concernent un même sujet ou une
même affaire ; le dossier est ordinairement l'unité de base à l'intérieur d'une série organique,
- "fonds" (fonds) : ensemble des documents quel que soit leur type et leur support, créé ou reçu de
manière organique et utilisé par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités,
- "item" (pièce) : plus petite unité documentaire, par exemple une lettre, un mémoire, un rapport, une
photographie, un enregistrement sonore,
- "recordgrp" (groupe de documents) : niveau de description intermédiaire qui ne correspond pas à une
division organique (sous-fonds, série ou sous-série organiques) : parties au sein d’une collection,
versements, épaves d’un fonds, subdivisions de fonds dont on ne connaît pas la nature exacte, sous-
ensembles classés thématiquement,
- "series" (série organique) : division organique d'un fonds, correspondant à un ensemble de dossiers
maintenus groupés parce qu'ils résultent d'une même activité, se rapportent à une même fonction ou à
même sujet ou revêtent une même forme,
- "subfonds" (sous-fonds) : division organique d'un fonds, correspondant aux divisions administratives
de l'institution ou de l'organisme producteur, ou, à défaut, à un regroupement géographique,
chronologique, fonctionnel ou autre des documents; quand le producteur a une structure hiérarchique
complexe, chaque sous-fonds est lui-même subdivisé, autant que nécessaire pour refléter les niveaux
hiérarchiques,
- "subgrp" (sous-groupe de documents) : subdivision du groupe de documents,
- "subseries" (sous-série organique) : subdivision de la série organique,
- "otherlevel" (autre niveau de description).
En général, un versement d'archives électroniques peut concerner un dossier ou un ensemble de dossiers,
éventuellement une pièce.
La valeur de l'attribut level sera donc de préférence l'une des quatre suivantes : "recordgrp" (groupe de
documents), "subgrp" (sous-groupe de documents), "file" (dossier) ou "item" (pièce).
Identifiant de l'élément <archdesc> (<archdesc id=" ">)
La présence d'un identifiant peut faciliter l'établissement de liens vers l'élément <archdesc> de la
description. Cet identifiant doit être unique à l'intérieur de la description.
La valeur d'un attribut ID doit être un nom XML valide, c'est-à-dire composé de lettres, de chiffres, de
soulignés, de tirets, de points ou de deux-points.
Par exemple : "0001", "archdesc01", "id0001", etc.
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Identifiant de l'objet (<unitid>)
L'identifiant de l'objet est qualifié par un attribut type.
L'identifiant de l'objet est le numéro de versement attribué par le service versant lors du versement.
Par exemple : <unitid type="IDVersementServiceVersant"> TRANSF20050812001 </unitid>.
D'autres identifiants peuvent être indiqués si nécessaire.
Comme l'enveloppe versée ne doit pas être modifiée après le versement, le numéro de versement attribué
par le service d'archives, généralement attribué a posteriori, ne figure normalement pas dans la description
de l'objet.
Si le service d'archives attribue le numéro de versement a priori, il est toutefois possible d'inclure ce numéro
comme identifiant de l'objet, en plus de l'identifiant donné par le service versant.
Par exemple : <unitid type="IDVersementServiceArchives" countrycode="fr"
repositorycode="AD042">2365W</unitid>.
Titre de l'objet (<unittitle>)
Le titre de l'objet doit être précis et assez bref.
Exemples :
"Réfection du toit de l'école maternelle : marché de travaux"
"Contrôle de légalité : délibérations de la commune de Viroflay"
"Affaires classées sans suite"
Date de l'objet (<unitdate>)
Cet élément indique l'année, mois ou jour (éventuellement heure) de production de l’unité documentaire
décrite. L'élément Date de l'unité documentaire <unitdate> peut se présenter sous la forme textuelle ou
numérique d'une date unique ou d'une tranche chronologique.
L'attribut normal est utilisé pour indiquer la forme normalisée de la date selon la norme ISO 8601 (on
utilisera la notation compacte, par exemple : 20050825 ou 20050825T141530Z). Dans le cas d'un intervalle
de dates, on utilisera le séparateur /.
L'attribut label peut être utilisé pour préciser la nature de la date.
Par exemple : <unitdate label="date des pièces " normal="20010201/20010325">1er février 2001 au 25 mars
2001</unitdate>.
Producteur de l'objet (<origination>)
Cet élément fournit des informations sur la personne physique ou morale qui a produit, rassemblé ou
constitué les unités documentaires décrites, avant leur intégration dans une institution responsable de
l’accès intellectuel.
Chaque producteur est, selon sa nature, indiqué dans un élément <corpname> (personne morale) ou
<persname> (personne physique).
L'élément <corpname> ou <persname> est lui-même qualifié par les attributs normal (numéro d'identification
normalisé de l'organisme ou de la personne) et source (source du numéro d'identification).
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Une source peut être le répertoire SIRENE de l'INSEE (http://www.sirene.tm.fr/accueil/page_accueil.asp).
Dans ce cas, la valeur de l'attribut source est "INSEE.SIRENE".
Il est également possible d'utiliser la liste des producteurs établie localement par le service d'archives.
Par exemple :
<origination>
<corpname normal="225400019" source="INSEE.SIREN">Département de Meurthe-et-Moselle</corpname>
</origination>.
Format de l'objet (<physfacet type="mediaType">)
Le format de l'objet est indiqué en utilisant les formats de fichiers (Media Types) définis dans les MIME
(Multipurpose Internet Mail Extensions) (http://www.isi.edu/in-notes/rfc2046.txt). Ces formats sont aussi
appelés types Mime.
Elle distingue des types (application, audio, image, message, model, multipart, text, video), des sous-types
(par exemple, pour le type video : mpeg) et des paramètres (par exemple le paramètre charset pour le
texte).
La liste des types Mime est accessible sur le site de l'IANA (Internet Assigned Numbers Authority) à
l'adresse http://www.iana.org/assignments/media-types/
Cette notation, même si elle n'est pas dépourvue d'inconvénients (pauvreté des paramètres), est très
répandue.
Par exemple : <physfacet type="mediaType">text/xml</physfacet>.
Codage de l'objet (<physfacet type="coding">)
A l'intérieur de l'objet peuvent se trouver des parties en texte natif et des parties encodées en Base64 à
partir de fichiers binaires.
Le codage peut donc prendre deux valeurs : Literal ou Base64.
Par exemple : <physfacet type="coding">Literal</physfacet>.
Jeu de caractères de l'objet (<physfacet type="charset">)
Les types Mime prévoient la possibilité de préciser certains formats par des paramètres. En particulier, il est
possible d'indiquer le jeu de caractères d'un texte.
Par exemple : <physfacet type="charset">iso-8859-1</physfacet>.
Taille de l'objet (<physfacet type="physicalLength">)
Cet élément indique la taille de l'objet, en octets.
Par exemple : <physfacet type="physicalLength">23546</physfacet>.
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Service d'archives responsable de l'objet (<repository>)
Cet élément indique l'institution ou l'organisme responsable de l’accès intellectuel aux unités documentaires
en cours de description. L’élément Collectivité <corpname> est utilisé à l’intérieur de <repository> pour
encoder le nom propre de l’institution.
L'élément <corpname> est lui-même qualifié par les attributs normal (numéro d'identification normalisé de
l'organisme) et source (source du numéro d'identification).
Si le service d'archives est un service public d'archives, son identifiant est formé selon les principes élaborés
par la mission de la recherche et de la technologie du ministère de la Culture et décrits à l'adresse
http://www.culture.gouv.fr/culture/mrt/numerisation/fr/gestion_fonds_images/gstimg12.htm. Ces identifiants
seront précédés du code pays FR.
Par exemple :
- FRAD078 pour les Archives départementales des Yvelines
- FRAC069385 pour les Archives municipales de Lyon
Les noms des services d'archives doivent être indiqués tels qu'ils apparaissent dans l'annuaire des services
d'archives publié par la direction des archives de France
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/annuaire/index.html).
La source sera indiquée de la manière suivante : "DAF.ANNUAIRE".
Par exemple :
- Commune de Montluçon. Archives et documentation.
- Département de l'Allier. Archives départementales.
Exemple complet :
<repository>
<corpname normal="FRAD042" source="DAF.ANNUAIRE">Département de la Loire. Archives
départementales</corpname>
</repository>
Lien vers l'objet (<dao>)
La description globale de l'objet doit nécessairement pointer vers l'objet.
Ce lien s'effectue au moyen de l'attribut id de l'objet.
Par exemple :
<dao href="#999-999777444-20050126-BAT160000-AR-1-1_0" linktype="simple"/>
Description du contenu de l'objet (<scopecontent>)
L'élément <scopecontent> permet de donner des précisions sur le contenu de l'objet qui n'auraient pas été
indiquées dans l'élément <unittitle>.
Il permet aussi de donner des précisions réservées aux professionnels et auxquelles le public ne doit pas
avoir accès (par exemple des informations nominatives).
L'attribut audience permet d'indiquer si le contenu de l'élément <scopecontent> est public ("external") ou non
("internal").
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Par exemple :
<scopecontent audience="internal">
<p>Dossiers d'internement de Jean Dupont et Marie Durand</p>
</scopecontent>
Mots-clés sur le contenu de l'objet (<controlaccess>)
L'élément <controlaccess> permet d'indiquer des mots-clés, destinés à faciliter la recherche des unités
décrites.
Selon son type, chaque mot-clé doit être inclus dans un des 10 éléments suivants à l'intérieur de
<controlaccess> :
- <corpname> (collectivité),
- <famname> (nom de famille),
- <function> (activité),
- <genreform> (genre et caractéristiques physiques),
- <geogname> (nom géographique),
- <occupation> (fonction),
- <name> (nom),
- <persname> (nom de personne),
- <subject> (mot-matière),
- <title> (titre).
Chaque élément peut être qualifié par un attribut normal (autre forme normalisée du mot-clé) et un attribut
source (source de la forme normalisée).
Par exemple :
<controlaccess>
<subject normal="1.1" source="ACTES.codeMatiereActe">Marchés publics</subject>
<subject normal="4" source="ACTES.codeNatureActe">Contrats et conventions</subject>
</controlaccess>
Position de l'objet dans le plan de classement de l'organisme producteur (<fileplan>)
Cet élément fournit des informations sur tout type de classement utilisé par les personnes à l’origine de la
création ou de la recension des unités documentaires décrites, pour les classer, les stocker et les retrouver.
Il donne la possibilité d'indiquer le nom ou le code d'une série organique à laquelle l'objet versé se rattache à
l'intérieur du fonds du producteur, selon des modalités convenues entre le service versant et le service
d'archives.
Par exemple :
<fileplan>
<p>1.2.1</p>
</fileplan>
Conditions d'accès (<accessrestrict>)
Cet élément fournit des informations sur les conditions de mise à disposition des unités documentaires en
cours de description. Il peut indiquer aussi bien la nécessité de prendre rendez-vous pour consulter les
documents que la nature des restrictions imposées par le donateur, par l’organisme responsable de l’accès
intellectuel, par tout autre organisme ou par le statut juridique des documents. Cet élément peut aussi
indiquer l’absence de restrictions.
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A l'intérieur de l'élément <accessrestrict>, on utilisera autant d'éléments <accessrestrict> qu'il y a de
restrictions différentes. Chacun sera précisé par un attribut type.
La liste des types est la suivante (à compléter) :
- annee_communicabilite ;
- delai_communicabilite_annees ;
- autorisation_requise.
S'il n'y a aucune restriction, il est inutile de faire figurer l'élément <accessrestrict>.
Par exemple :
<accessrestrict>
<accessrestrict type="delai_communicabilite_annees"><p>30</p></accessrestrict>
<accessrestrict type="annee_communicabilite"><p>2024</p></accessrestrict>
</accessrestrict>.
L'élément <accessrestrict> n'est pas nécessairement présent dans le versement, en particulier dans le cas
où les conditions d'accès ne sont pas indiquées par le service versant mais par le service d'archives, après
la réception du versement.
Durée de conservation (<appraisal>)
Cet élément fournit des informations sur la manière dont a été déterminée la valeur archivistique des
documents et donc sur leur durée de conservation, selon leur utilité administrative, juridique et fiscale du
moment, selon leur valeur probante, intrinsèque et documentaire, selon leur classement et leur état de
conservation, et selon leurs rapports à d’autres documents.
A l'intérieur de l'élément <appraisal>, on utilisera autant d'éléments <p> qu'il y a d'informations différentes.
Par exemple :
<appraisal>
<p>Destruction</p>
<p>2015</p>
<p>Circulaire ECOX9800017L du 3 août 2001</p>
</appraisal>.
Si les données sont à conserver pour toujours, on aura :
<appraisal>
<p>Conservation</p>
<p>9999</p>
<p>Tableau de gestion du 2 mars 1995</p>
</appraisal>
L'élément <appraisal> n'est pas nécessairement présent dans le versement, en particulier dans le cas où la
durée de conservation n'est pas indiquée par le service versant mais par le service d'archives, après la
réception du versement.
Historique de la conservation de l'objet (<custodhist>)
L'élément <custodhist> énumère les changements successifs de propriété, de responsabilité et de
conservation des unités documentaires en cours de description avant leur entrée dans le lieu de
conservation. On peut y préciser le statut de la propriété matérielle et intellectuelle des documents, et y
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décrire en détail des événements ayant affecté la propriété, la responsabilité et la conservation des
documents qui peuvent avoir de l’importance en termes d’authenticité, d’intégrité, et d’interprétation.
On indiquera notamment comment s'est effectué le passage de l'application d'origine au fichier archivable.
Par exemple :
<custodhist>
<p>Les données de la Nouvelle chaîne pénale ont été extraites de leur application d'origine le
10 juillet 2000 sous forme de tables à plat. Une vérification de conformité a été effectuée à cette
occasion, selon la procédure prévue dans le document NCP2005082501. Les données ont été
gravées sur un CD-R, dont la conformité au niveau 2 de la norme Z 42-011-1 a été vérifiée</p>
</custodhist>
Le fichier XML versé ne devant plus être modifié après sa prise en charge par le service d'archives, les
événements survenus par la suite ne seront pas portés dans le fichier XML lui-même.
Description des sous-ensembles de l'objet (<dsc>)
Si l'objet comprend des sous-ensembles, ceux-ci sont décrits à l'intérieur de l'élément <dsc>.
DESCRIPTION DES SOUS-ENSEMBLES DE L'OBJET
A l'intérieur de l'élément <dsc>, les descriptions de sous-ensembles de l'objet (par exemple plusieurs
documents à l'intérieur d'un dossier), contenus dans des éléments <c>, se décrivent avec les mêmes
éléments et selon la même structure que l'objet dans sa globalité.
Les sous-ensembles constitués dans la description sont des unités intellectuelles. La structure de la
description n'est pas nécessairement identique à la structure de l'objet lui-même, qui peut être déterminée
par des contraintes techniques.
Même si la DTD EAD autorise un nombre illimité de niveaux, on convient, pour l'application à l'archivage
électronique, de ne pas dépasser cinq niveaux de description hiérarchisés : un niveau <archdesc>,
obligatoire, et quatre niveaux <c>, facultatifs.
Les informations générales indiquées au niveau le plus haut ne doivent pas être répétées aux niveaux
inférieurs. Par exemple, le service d'archives, indiqué dans la description globale de l'objet (élément
<archdesc>), ne doit pas être répété dans les niveaux <c> inférieurs.
A l'inverse, certaines informations sont plus pertinentes aux niveaux inférieurs. Par exemple, si l'objet
correspond à plusieurs documents différents ayant des règles d'accès différentes, les conditions d'accès ne
seront pas indiquées au niveau global (<archdesc>) mais seulement dans la description (<c>) de chaque
document particulier.
Sauf mention contraire, la description des éléments utilisés pour la description de l'objet s'applique aussi à la
description de tout sous-ensemble de l'objet. Il suffit de remplacer le terme "objet" par l'expression "sous-
ensemble de l'objet", l'expression "description globale" par le terme "description" et le terme "archdesc" par
le terme "c".
L'utilisation de certains éléments doit cependant être précisée pour la description de sous-ensembles de
l'objet.
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Niveau de description (<c level=" ">)
Comme dans la description globale, la valeur de l'attribut level sera de préférence l'une des quatre
suivantes, dans l'ordre hiérarchique décroissant : "recordgrp" (groupe de documents), "subgrp" (sous-groupe
de documents), "file" (dossier) ou "item" (pièce).
Il est conseillé de ne pas utiliser la même valeur d'attribut level pour deux descriptions hiérarchisées entre
elles. Par exemple, il convient d'éviter la structure suivante :
<archdesc level="recordgrp">
...
<c level="recordgrp">
On prévoira plutôt :
<archdesc level="recordgrp">
...
<c level="subgrp">
Identifiant du sous-ensemble de l'objet (<unitid>)
L'identifiant du sous-ensemble de l'objet est qualifié par un attribut type.
Cet identifiant est attribué par le service versant.
Par exemple : <unitid type="numéro de délibération">2005-378</unitid>.
D'autres identifiants peuvent être indiqués si nécessaire.
Lien vers une partie de l'objet (<dao>)
La description d'un sous-ensemble de l'objet doit nécessairement pointer vers l'élément XML de l'objet qui
correspond à ce sous-ensemble.
Ce lien s'effectue au moyen de l'attribut id de cet élément (l'élément <objet> et tous ses sous-éléments sont
obligatoirement pourvus d'un attribut id).
Par exemple : <dao href="id0005" linktype="simple"/>.
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6.3. Description des échanges de la transaction de versement (T1) : autres sous-
transactions
Les échanges entre un service versant et un service d'archives ne se limitent pas à l'envoi, par le service
versant, d'une archive au service d'archives. En effet, une fois cette opération effectuée, le service
d'archives doit vérifier l'envoi puis en accuser réception ou signaler une anomalie.
Le standard d’échange pour l'archivage électronique définit, à cet effet, 4 échanges types liés au versement
d'archives par un service versant à un service d'archives :
- versement d’une archive
- notification de réception du versement
- accusé de réception du versement
- anomalie de versement
Ces différents messages sont abordés dans les paragraphes suivants.
Les échanges liés aux transactions de communication et d'élimination sont détaillés aux 6.4 et 6.5.
6.3.1. Notification d'un versement (sous-transaction T1.2)
La notification de réception d’un versement d'archives électroniques est représentée par le modèle de
données qui suit :
MODELE DE DONNEES POUR LA NOTIFICATION (T1.2)
Service Versant
Service Archives
Notification 0,n
0,n
Identifiant Versement Identifiant
IDVersementServiceArchive
Nom Nom
s
Referent
1,1
Versement
IDVersementServiceVersant
Date
Empreinte
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
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ADAE
<NotificationVersement>
<IDVersementServiceArchives>FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<IDVersementServiceVersant>DFDFDGFDG</IDVersementServiceVersant>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<Empreinte Algorithme="xxx" MiseSousFormeCanonique="xxx"> FGHFGF</Empreinte>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</NotificationVersement>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
DEFINITIONS
IDVersementServiceArchives
C’est l'identifiant du versement attribué par le service d'archives (chaîne de caractères sans espace,
de type "token").
Par exemple : 2546W.
COMMENTAIRES
L'échange T1.2 est émis en synchrone par le service d’archives suite à un échange T1.1. Il permet la
fourniture d’un identifiant unique du versement.
Si la transmission est déclenchée manuellement, l'échange T1.2 est asynchrone.
Remarque : si la notification ne parvient pas au service versant, ce dernier pourra ré-émettre son versement
avec le même identifiant IDVersementServiceVersant. Dans le cas où le service d'archives a bien reçu ce
versement la première fois, il détecte le doublon et renvoie la même notification que la première fois.
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6.3.2. Accusé de réception d'un versement (sous-transaction T1.3)
L’accusé de réception d’un versement envoyé par le service d’archives est représenté par le modèle de
données qui suit :
MODELE DE DONNEES POUR L'AR (T1.3)
Service Versant
AR Versement Service Archives
0,n 0,n
Identifiant Identifiant
IDVersementServiceArchive
Nom Nom
s
Referent
1,1
Versement
IDVersementServiceVersant
Date
Empreinte
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<ARVersement>
<IDVersementServiceArchives>FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<IDVersementServiceVersant>DFDFDGFDG</IDVersementServiceVersant>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</ARVersement>
COMMENTAIRES
L'échange T1.3 est émis en asynchrone par le service d'archives suite à un résultat positif des vérifications
(empreinte, structure XML, contenu…).
Remarque : afin de ne pas compliquer inutilement le protocole de versement, il a été convenu que la non
réception de l'accusé réception du versement par le service versant au bout d'un certain temps donnerait lieu
à un traitement hors ligne de l'anomalie.
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6.3.3. Signalement d'une anomalie de versement (sous-transaction T1.4)
Une anomalie de versement peut arriver. Dans ce cas, un message est envoyé par le service d’archives
selon le modèle de données qui suit :
MODELE DE DONNEES POUR L'ANOMALIE (T1.4)
Service Versant
Service Archives
0,n Ano. Versement 0,n
Identifiant IDVersementServiceArchive Identifiant
Nom s Nom
Referent Date
code anomalie
0,n
Versement
IDVersementServiceVersant
Date
Empreinte
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<AnomalieVersement>
<IDVersementServiceArchives>FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<Anomalie>
<Code>HJHJ</Code>
<Libelle>HJHJKJH</Libelle>
</Anomalie>
<IDVersementServiceVersant>DFDFDGFDG</IDVersementServiceVersant>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</AnomalieVersement>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
DEFINITIONS
Anomalie
L'élément <Anomalie> permet de préciser la nature de l'anomalie de versement, de communication
(cf. 6.4.6), de demande de communication (cf. 6.4.4) ou de demande d'accord d'élimination (cf. 6.5.3).
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Liste indicative et non limitative :
01 Echec de vérification de l'empreinte
02 Non conformité de la structure XML
03 Non conformité du contenu
04 Identifiant manquant ou non conforme
COMMENTAIRES
L'échange T1.4 est émis en asynchrone par le service d’archives suite à un résultat négatif des vérifications
(empreinte, structure XML, contenu…).
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6.4. Description des échanges de la transaction de communication (T2)
6.4.1. Demande de communication (sous-transaction T2.1)
MODELE DE DONNEES POUR UNE DEMANDE DE COMMUNICATION (T2.1)
Service Service Archives
demandeur Demande communication
0,n 1,1 1,1 0,n
Identifiant IDDemandeServiceDemandeur Identifiant
Nom Date Nom
Referent IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<DemandeCommunication>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<IDVersementServiceArchives> FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDSousObjet>KJU231</IDSousObjet>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</DemandeCommunication>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
DEFINITIONS
ServiceDemandeur
Il s’agit de la personne, morale ou physique, qui demande à pouvoir consulter une archive conservée
dans un service d'archives.
En principe, avant de faire sa demande, la personne a dû se faire enregistrer auprès du service
d'archives. Les attributs Identifiant et Nom sont donc le numéro et le nom tels qu'ils figurent dans la
base de données du service d'archives.
A défaut, l'identifiant et le nom peuvent être pris dans la base SIRENE de l'INSEE
(http://www.sirene.tm.fr/accueil/page_accueil.asp).
Le référent est le nom de la personne, appartenant à l'organisme, qui souhaite consulter l'archive. Par
exemple : Referent = "Pierre Durand".
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IDDemandeServiceDemandeur
C’est l'identifiant attribué par le service demandeur à sa propre demande (chaîne de caractères sans
espaces, de type "token").
IDSousObjet
Cet élément permet de préciser éventuellement le ou les sous objets de l’archive concernés par la
demande. Il renvoie à l’identifiant des sous-objets définis dans la description de l’archive (voir unitid,
paragraphe 6.2.2.4.4). Sans précision du sous-objet, toute l’archive est restituée en sachant que le
moyen de transmission est adapté au volume.
6.4.2. Notification d'une demande de communication (sous-transaction T2.2)
MODELE DE DONNEES POUR LA NOTIFICATION (T2.2)
Service
demandeur Service Archives
0,n Notification demande 0,n
Identifiant IDDemandeServiceArchives Identifiant
Nom Date Nom
Referent
1,1
Demande communication
IDDemandeServiceDemandeur
Date
IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<NotificationDemande>
<IDDemandeServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</NotificationDemande>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
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DEFINITIONS
IDDemandeServiceArchives
C’est l'identifiant de la demande de communication, attribué par le service d'archives (chaîne de
caractères sans espace, de type "token").
COMMENTAIRES
L'échange T2.2 est émis en synchrone par le service d'archives suite à un échange T2.1. Il permet la
fourniture d’un identifiant unique de la demande.
Si la transmission est déclenchée manuellement, l'échange T2.2 est asynchrone.
Remarque : si la notification ne parvient pas au service demandeur, ce dernier pourra réémettre sa demande
avec le même identifiant IDDemandeServiceDemandeur. Dans le cas où le service d'archives a bien reçu
cette demande la première fois, il détecte le doublon et renvoie la même notification que la première fois.
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6.4.3. Communication d'une archive (sous-transaction T2.3)
MODELE DE DONNEES POUR LA COMMUNICATION (T2.3)
Demande communication
IDDemandeServiceDemandeur
Date
IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
1,1
Service Communication d'une Service Archives
demandeur archive
0,n 0,n
Identifiant IDDemandeServiceArchi Identifiant
Nom ves Nom
Referent Empreinte
Date
0,n
Archive
Description de l'objet
Empreinte
algorithme
Mise sous forme
canonique
0,1
1,1
Objet
MediaType
Taille
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
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<Communication>
<IDDemandeServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<Empreinte Algorithme="xxx" MiseSousFormeCanonique="xxx"> FGHFGF</Empreinte>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<IDVersementServiceArchives> FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
<Archive> Cf. 6.2.1 plus haut </Archive>
</Communication>
COMMENTAIRES
L'échange T2.3 est émis en asynchrone par le service d'archives pour fournir l’archive demandée.
Seule l’instance correspondant à l’IDSousObjet désigné dans la demande est communiquée.
Remarque : le terme de communication employé ne signifie pas que le service d'archives se dessaisit des
données; seule une copie est transmise au demandeur.
6.4.4. Signalement d'une anomalie de demande de communication (sous-transaction T2.4)
MODELE DE DONNEES POUR UNE ANOMALIE (T2.4)
Service Anomalie de demande Service Archives
demandeur 0,n de com. 0,n
Identifiant IDDemandeServiceArchives Identifiant
Nom Code ano Nom
Referent Libellé ano
Date
0,n
Demande communication
IDDemandeServiceDemandeur
Date
IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
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<AnomalieDemandeCommunication>
<IDDemandeServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeServiceArchives>
<Anomalie>
<Code>HJHJ</Code>
<Libelle>HJHJKJH</Libelle>
</Anomalie>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</AnomalieDemandeCommunication>
COMMENTAIRES
L'échange T2.4 est émis en asynchrone par le service d’archives si un problème a été rencontré pour
communiquer l’archive (identifiant manquant…).
6.4.5. Accusé de réception d'une communication d'archive (sous-transaction T2.5)
MODELE DE DONNEES POUR UNE AR DE COMM (T2.5)
Service AR de réception de
Service Archives
demandeur 0,n com. 0,n
Identifiant Identifiant
Nom IDDemandeServiceArchi Nom
Referent ves
Date
0,1
Demande communication
IDDemandeServiceDemandeur
Date
IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<ARCommunication>
<IDDemandeServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
<ARCommunication>
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COMMENTAIRES
L'échange T2.5 est émis en asynchrone par le service demandeur suite à un résultat positif des vérifications
(empreinte, structure XML…) réalisées après communication.
Remarque :
Afin de ne pas compliquer inutilement le protocole, il a été convenu que la non réception de l'accusé de
réception de la communication par le service d'archives au bout d'un certain temps donnerait lieu à un
traitement hors ligne de l'anomalie.
6.4.6. Signalement d'une anomalie de communication d'une archive (sous-transaction T2.6)
MODELE DE DONNEES POUR UNE ANO DE RECEPTION DE COMM (T2.6)
Service Anomalie de réception
Service Archives
demandeur 0,n de com. 0,n
Identifiant IDDemandeServiceArchives Identifiant
Nom Date Nom
Referent code anomalie
libellé anomalie
0,n
Demande communication
IDDemandeServiceDemandeur
Date
IDVersementServiceArchives
IDSousObjet
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<AnomalieCommunication>
<IDDemandeServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<Anomalie>
<Code>HJHJ</Code>
<Libelle>HJHJKJH</Libelle>
</Anomalie>
<IDDemandeServiceDemandeur>FGFGFHGF</IDDemandeServiceDemandeur>
<ServiceDemandeur Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</AnomalieCommunication>
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COMMENTAIRES
L'échange T2.6 est émis en asynchrone par le service demandeur suite à un résultat négatif des vérifications
(empreinte, structure XML…) réalisées après communication.
6.5. Description des échanges de la transaction d’élimination (T3)
6.5.1. Demande d'accord pour l'élimination (sous-transaction T3.1)
L'échange T3.1 est émis par le service d'archives vers le service versant, afin de lui demander l'autorisation
de détruire certains versements dont la durée d'utilité administrative est arrivée à échéance et qui ne doivent
pas être conservés.
Une copie de l'archive est envoyée avec la demande d'accord pour l'élimination, afin que le service versant
puisse vérifier sur pièces ce dont il s'agit.
MODELE DE DONNEES POUR LA DEMANDE D'ACCORD POUR L'ELIMINATION (T3.1)
Service Versant Demande accord élimination Service Archives
Identifiant 0,1 1,1 1,1 0,1 Identifiant
IDDemandeAccordServiceArchives
Nom Nom
Date
Referent
IDVersementServiceArchives
Message
1,1
1,1
Archive
Description de l'objet
Empreinte de l'objet
algorithme
Mise sous forme canonique
0,1
1,1
Objet
MediaType
Taille
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ADAE
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<DemandeAccordElimination>
<IDDemandeAccordServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<IDVersementServiceArchives> FGFGFHGF</IDVersementServiceArchives>
<Message> XFGDHGFHGFFHGFJHJ </Message>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
<Archive> Cf. 6.2.1 plus haut </Archive>
</DemandeAccordElimination>
Les termes utilisés dans ce modèle sont définis ci-dessous.
DEFINITIONS
IDDemandeAccordServiceArchives
Identifiant de la demande d'accord pour élimination par le service d’archives (chaîne de caractères
sans espaces, de type "token").
Message
Texte libre (facultatif) saisi par le service d’archives pour expliquer le motif de sa demande ou par le
service versant pour expliquer le motif de son refus (cf. 6.5.5). Le message peut comporter en
particulier la référence du texte juridique qui justifie la destruction proposée ou son refus.
COMMENTAIRES
La demande d'accord d'élimination ne peut porter que sur un versement entier. Il n'est donc pas possible de
demander l'élimination d'une partie seulement d'un versement. On considère en effet que le versement ne
doit pas être modifié une fois pris en charge par le service d'archives.
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6.5.2. Notification de la demande d'accord d'élimination (sous-transaction T3.2)
MODELE DE DONNEES POUR LA NOTIFICATION (T3.2)
Service versant
Service Archives
0,n Notification demande 0,n
Identifiant accord Identifiant
Nom Nom
Referent Date
1,1
Demande accord élimination
IDDemandeAccordServiceArchives
Date
IDVersementServiceArchives
Message
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<NotificationDemandeAccord>
<IDDemandeAccordServiceArchives>FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</NotificationDemandeAccord>
COMMENTAIRES
L'échange T3.2 est émis en synchrone par le service versant suite à un échange T3.1.
Si la transmission est déclenchée manuellement, l'échange T3.2 est asynchrone.
A la différence des autres transactions, la notification ne donne pas lieu à la fourniture d'un second
identifiant. On considère que l'identifiant fourni par le service d'archives est suffisamment univoque.
Remarque : si la notification ne parvient pas au service d'archives, ce dernier pourra réémettre sa demande
avec le même identifiant IDDemandeAccordServiceArchives. Dans le cas où le service versant a bien reçu
cette demande la première fois, il détecte le doublon et renvoie la même notification que la première fois.
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6.5.3. Signalement d'une anomalie de demande d'accord (sous-transaction T3.3)
MODELE DE DONNEES POUR UNE ANO DE DEMANDE D'ACCORD (T3.3)
Service versant Anomalie demande
Service Archives
0,n accord 0,n
Identifiant Identifiant
Nom Date Nom
Referent code anomalie
libellé anomalie
0,n
Demande accord élimination
IDDemandeAccordServiceArchives
Date
IDVersementServiceArchvies
Message
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<AnomalieDemandeAccord>
<Anomalie>
<Code>HJHJ</Code>
<Libelle>HJHJKJH</Libelle>
</Anomalie>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeAccordServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</AnomalieDemandeAccord>
COMMENTAIRES
L'échange T3.5 est émis en asynchrone par le service versant pour signaler une anomalie dans la demande
formulée par le service d'archives (document illisible...).
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ADAE
6.5.4. Accord pour l'élimination (sous-transaction T3.4)
MODELE DE DONNEES POUR ACCORD ELIMINATION (T3.4)
Service versant
Accord élimination Service Archives
0,n 0,n
Identifiant Identifiant
Nom Date
Nom
Referent
0,1
Demande accord élimination
IDDemandeAccordServiceArchives
Date
IDVersementServiceArchvies
Message
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<AccordElimination>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeAccordServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</AccordElimination>
COMMENTAIRES
L'échange T3.4 est émis en asynchrone par le service versant.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
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ADAE
6.5.5. Refus d'élimination (sous-transaction T3.5)
MODELE DE DONNEES POUR REFUS ELIMINATION (T3.5)
Service versant
Refus élimination Service Archives
0,n 0,n
Identifiant Date Identifiant
Nom Message Nom
Referent
0,1
Demande accord élimination
IDDemandeAccordServiceArchives
Date
IDVersementServiceArchvies
Message
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<RefusElimination>
<Message> CVCTGFGHFH </Message>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeAccordServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</RefusElimination>
COMMENTAIRES
L'échange T3.5 est émis en asynchrone par le service versant.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
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6.5.6. Notification d'élimination (sous-transaction T3.6)
MODELE DE DONNEES POUR NOTIFICATION ELIMINATION (T3.6)
Service versant
Notification Service Archives
0,n 0,n
élimination
Identifiant Identifiant
Nom Date Nom
Referent
0,1
Demande accord élimination
IDDemandeAccordServiceArchives
Date
IDVersementServiceArchvies
Message
FICHIER XML
Le fichier XML ci-dessous reprend les éléments utiles de ce modèle :
<NotificationElimination>
<Date>2004-11-19T17:19:54Z</Date>
<IDDemandeAccordServiceArchives> FGFGFHGF</IDDemandeAccordServiceArchives>
<ServiceVersant Identifiant="xxx" Nom="xxx" Referent="xxx"/>
<ServiceArchives Identifiant="xxx" Nom="xxx"/>
</NotificationElimination>
COMMENTAIRES
L'échange T3.6 est émis en asynchrone par le service d'archives, à la suite d'un échange T3.4, pour signaler
au service versant que l'élimination prévue a été effectuée.
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
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ADAE
7 Liste alphabétique des éléments utilisés dans le standard
Les sous-transactions indiquées en gras sont celles où figure la description complète de l'élément.
Nom Origine Définition Sous-
transactions
concernées
accessrestrict EAD Conditions d'accès. Cet élément fournit des T1.1, T2.3, T3.1
informations sur les conditions de mise à
disposition des unités documentaires en cours
de description. Il peut indiquer aussi bien la
nécessité de prendre rendez-vous pour
consulter les documents que la nature des
restrictions imposées par le donateur, par
l’organisme responsable de l’accès intellectuel,
par tout autre organisme ou par le statut
juridique des documents. Cet élément peut
aussi indiquer l’absence de restrictions.
AccordElimination Standard Message émis en asynchrone par le service T3.4
d'échange versant pour indiquer son accord pour
l'élimination de documents versés par lui au
service d'archives.
Anomalie Standard Cet élément et ses deux sous-élements T1.4, T2.4, T2.6,
d'échange <Code> et <Libelle> permettent de préciser la T3.3
nature de l'anomalie de versement, de
demande de communication, de communication
ou de demande d'accord d'élimination.
AnomalieCommunication Standard Message émis en asynchrone par le service T2.6
d'échange demandeur suite à un résultat négatif des
vérifications (empreinte, structure XML…)
réalisées après communication.
AnomalieDemandeAccord Standard Message émis en asynchrone par le service T3.3
d'échange versant pour signaler une anomalie dans la
demande formulée par le service d'archives
(document illisible...).
AnomalieDemandeCommunication Standard Message émis en asynchrone par le service T2.4
d'échange d’archives si un problème a été rencontré pour
communiquer une archive (identifiant
manquant…).
AnomalieVersement Standard Message émis en asynchrone par le service T1.4
d'échange d’archives suite à un résultat négatif des
vérifications (empreinte, structure XML,
contenu…) du versement reçu.
appraisal EAD Durée de conservation. Cet élément fournit des T1.1, T2.3, T3.1
informations sur la manière dont a été
déterminée la valeur archivistique des
documents et donc sur leur durée de
conservation, selon leur utilité administrative,
juridique et fiscale du moment, selon leur valeur
probante, intrinsèque et documentaire, selon
leur classement et leur état de conservation, et
selon leurs rapports à d’autres documents.
archdesc EAD Description archivistique (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
Archive Standard Paquet d'informations reçu, conservé et T1.1, T2.3, T3.1
d'échange communiqué par un service d'archives.
ARCommunication Standard Message émis en asynchrone par le service T2.5
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
Direction des Archives de France septembre 2005
ADAE
d'échange demandeur suite à un résultat positif des
vérifications (empreinte, structure XML…)
réalisées après communication.
ARVersement Standard Message émis en asynchrone par le service T1.3
d'échange d'archives suite à un résultat positif des
vérifications (empreinte, structure XML,
contenu…) d'un versement.
Code Standard Cf. <Anomalie>. T1.4, T2.4, T2.6,
d'échange T3.3
Communication Standard Message émis en asynchrone par le service T2.3
d'échange d'archives pour fournir l’archive ou la partie
d'archive demandée.
controlaccess EAD Mots-clés sur le contenu de l'objet ou du sous- T1.1, T2.3, T3.1
ensemble de l'objet.
corpname EAD Mot-clé de type "Nom d'organisme" T1.1, T2.3, T3.1
creation EAD Mode et date de création de la description. T1.1, T2.3, T3.1
custodhist EAD Historique de la conservation de l'objet ou du T1.1, T2.3, T3.1
sous-ensemble de l'objet. L'élément
<custodhist> énumère les changements
successifs de propriété, de responsabilité et de
conservation des unités documentaires en
cours de description avant leur entrée dans le
lieu de conservation. On peut y préciser le
statut de la propriété matérielle et intellectuelle
des documents, et y décrire en détail des
événements ayant affecté la propriété, la
responsabilité et la conservation des
documents qui peuvent avoir de l’importance en
termes d’authenticité, d’intégrité, et
d’interprétation.
dao EAD Lien vers l'objet ou le sous-ensemble de l'objet. T1.1, T2.3, T3.1
Date Standard Date de l'échange. T1.1, T1.2, T1.3,
d'échange T1.4, T2.1, T2.2,
T2.3, T2.4, T2.5,
T2.6, T3.1, T3.2,
T3.3, T3.4, T3.5,
T3.6
DemandeAccordElimination Standard Message émis par le service d'archives pour T3.1
d'échange demander l'accord du service versant en vue de
la destruction de documents versés par ce
service versant au service d'archives.
DemandeCommunication Standard Message émis par un service demandeur pour T2.1
d'échange demander la communication d'une archive ou
d'une partie d'archive versée dans un service
d'archives.
Description Standard Description de l'objet et de ses sous- T1.1
d'échange ensembles.
descrules EAD Règles suivies pour la description. T1.1, T2.3, T3.1
did EAD Identification et description (élément T1.1, T2.3, T3.1
englobant).
dsc EAD Description des sous-ensembles de l'objet. T1.1, T2.3, T3.1
ead EAD Description archivistique encodée (élément T1.1, T2.3, T3.1
englobant).
eadheader EAD En-tête EAD (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
eadid EAD Identifiant EAD de la description. T1.1, T2.3, T3.1
Empreinte Standard Dans <Versement> : Empreinte (hash) de T1.1, T1.2, T2.3,
d'échange l’archive, réalisée selon l'algorithme dont l'URI T3.1
est désigné dans l'attribut Algorithme (par
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ADAE
exemple Algorithme =
"http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#sha1").
Dans <Archive> : empreinte de l'objet.
Dans <NotificationVersement> :empreinte de
l’archive
Dans <Communication> : empreinte de
l’archive
famname EAD Mot-clé de type "Nom de famille". T1.1, T2.3, T3.1
filedesc EAD Description du fichier EAD (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
fileplan EAD Position de l'objet ou du sous-ensemble de T1.1, T2.3, T3.1
l'objet dans le plan de classement de
l'organisme producteur. Cet élément fournit des
informations sur tout type de classement utilisé
par les personnes à l’origine de la création ou
de la recension des unités documentaires
décrites, pour les classer, les stocker et les
retrouver.
function EAD Mot-clé de type "Activité". T1.1, T2.3, T3.1
genreform EAD Mot-clé de type "Genre et caractéristiques T1.1, T2.3, T3.1
physiques du document".
geogname EAD Mot-clé de type "Nom géographique". T1.1, T2.3, T3.1
IDDemandeAccordServiceArchives Standard Identifiant de la demande d'accord pour T3.1, T3.2, T3.3,
d'échange élimination par le service d’archives. T3.4, T3.5, T3.6
IDDemandeServiceArchives Standard Identifiant de la demande de communication, T2.2, T2.3, T2.4,
d'échange attribué par le service d'archives. T2.5, T2.6
IDDemandeServiceDemandeur Standard Identifiant attribué par le service demandeur à T2.1, T2.2
d'échange sa propre demande.
IDSousObjet Standard Cet élément permet de préciser éventuellement T2.1
d'échange le ou les sous objets de l’archive concernés par
la demande de communication. Il renvoie à
l’identifiant des sous-objets définis dans la
description de l’archive (voir unitid).
IDVersementServiceArchives Standard Identifiant du versement attribué par le service T1.2, T1.3, T1.4,
d'échange d'archives. T2.1, T2.3, T3.1
IDVersementServiceVersant Standard Identifiant attribué par le service versant à son T1.1, T1.2, T1.3,
d'échange propre versement. T1.4
language EAD Langue de la description. T1.1, T2.3, T3.1
langusage EAD Langue utilisée (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
Libelle Standard Cf. <Anomalie>. T1.4, T2.4, T2.6,
d'échange T3.3
Message Standard Texte libre (facultatif) saisi par le service T3.1, T3.5
d'échange d’archives pour expliquer le motif de sa
demande ou par le service versant pour
expliquer le motif de son refus. Le message
peut comporter en particulier la référence du
texte juridique qui justifie la destruction
proposée ou son refus.
name EAD Mot-clé de type "Nom". T1.1, T2.3, T3.1
NotificationDemande Standard Message émis en synchrone pour notifier la T2.2
d'échange réception d'une demande de communication
formulée par un service demandeur. Il permet
la fourniture d’un identifiant unique de la
demande.
NotificationDemandeAccord Standard Message émis en synchrone par le service T3.2
d'échange versant pour notifier la réception d'une
demande d'accord d'élimination émise par le
service d'archives.
NotificationElimination Standard Message émis en asynchrone par le service T3.6
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d'échange d'archives pour signaler l'élimination des
documents pour laquelle il avait demandé
l'accord du service versant.
NotificationVersement Standard Message émis en synchrone par le service T1.2
d'échange d’archives pour notifier la réception d'un
versement. Il permet la fourniture d’un
identifiant unique du versement.
Objet Standard Données qui font l'objet de l'archivage. T1.1, T2.3, T3.1
d'échange
occupation EAD Mot-clé de type "Fonction". T1.1, T2.3, T3.1
origination EAD Producteur de l'objet ou du sous-ensemble de T1.1, T2.3, T3.1
l'objet.
p EAD Paragraphe. T1.1, T2.3, T3.1
persname EAD Mot-clé de type "Nom de personne". T1.1, T2.3, T3.1
physdesc EAD Description physique (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
physfacet EAD Format de l'objet ou du sous-ensemble de T1.1, T2.3, T3.1
l'objet : format de fichier, codage, jeu de
caractères, taille.
profiledesc EAD Description du profil (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
RefIDServiceArchives Standard élément est utilisé en cas de nouvel envoi d'un T1.1
d'échange versement suite à une anomalie. Il permet au
service versant de rappeler l'identifiant donné
par le service d'archives au versement
précédent rejeté.
RefusElimination Standard Message émis en asynchrone par le service T3.5
d'échange versant pour indiquer son refus pour
l'élimination de documents versés par lui au
service d'archives.
repository EAD Service d'archives responsable de l'objet ou du T1.1, T2.3, T3.1
sous-ensemble de l'objet : institution ou
l'organisme responsable de l’accès intellectuel
aux unités documentaires en cours de
description.
scopecontent EAD Description du contenu de l'objet ou du sous- T1.1, T2.3, T3.1
ensemble de l'objet. Permet de donner des
précisions qui n'auraient pas été indiquées
dans l'élément <unittitle>.
ServiceArchives Standard Service d'archives qui reçoit le versement. T1.1, T1.2, T1.3,
d'échange T1.4, T2.1, T2.2,
T2.3, T2.4, T2.5,
T2.6, T3.1, T3.2,
T3.3, T3.4, T3.5,
T3.6
ServiceDemandeur Standard Personne, morale ou physique, qui demande à T2.1, T2.2, T2.3,
d'échange pouvoir consulter une archive conservée dans T2.4, T2.5, T2.6
un service d'archives.
ServiceVersant Standard Organisme qui verse une archive à un service T1.1, T1.2, T1.3,
d'échange d'archives. T1.4, T3.1, T3.2,
T3.3, T3.4, T3.5,
T3.6
subject EAD Mot-clé de type "Sujet". T1.1, T2.3, T3.1
title EAD Mot-clé de type "Titre". T1.1, T2.3, T3.1
titleproper EAD Titre de la description (nom de l'application T1.1, T2.3, T3.1
source).
titlestmt EAD Mention de titre (élément englobant). T1.1, T2.3, T3.1
unitdate EAD Date de l'objet ou du sous-ensemble de l'objet. T1.1, T2.3, T3.1
unitid EAD Identifiant de l'objet ou du sous-ensemble de T1.1, T2.3, T3.1
l'objet.
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unittitle EAD Titre de l'objet ou du sous-ensemble de l'objet. T1.1, T2.3, T3.1
Versement Standard Transmission d'une archive par un service T1.1
d'échange versant à un service d'archives.
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8 Exemple de schéma XML des messages échangés
(par ordre alphabétique)
Remarque : le schéma EAD est propre à chaque type de document (ou données) versé, selon les
informations de description rattachées.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified">
<xs:import schemaLocation="ead.xsd"/>
<xs:element name="Anomalie">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="Code"/>
<xs:element ref="Libelle"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="AnomalieDemandeCommunication">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceArchives"/>
<xs:element ref="Anomalie"/>
<xs:element ref="Date"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="AnomalieCommunication">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
<xs:element ref="Anomalie"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="AnomalieVersement">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceVersant"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
<xs:element ref="Anomalie"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Archive">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="Description"/>
<xs:element minOccurs="0" ref="Empreinte"/>
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ADAE
<xs:element ref="Objet"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ServiceArchives">
<xs:complexType>
<xs:attribute name="Identifiant" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
<xs:attribute name="Nom" use="required" type="xs:token"/>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ARCommunication">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ARVersement">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceVersant"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Code" type="xs:token"/>
<xs:element name="corpname">
<xs:complexType>
<xs:simpleContent>
<xs:extension base="xs:token">
<xs:attribute name="role" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:enumeration value="producteur"/>
<xs:enumeration value="expéditeur"/>
<xs:enumeration value="destinataire"/>
<xs:enumeration value="tiers de confiance"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
<xs:attribute name="source" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:enumeration value="http://xml.insee.fr/schema/siret.html#SIREN_stype"/>
<xs:enumeration value="http://xml.insee.fr/schema/cog.html#Code_arrondissement_stype"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
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ADAE
</xs:attribute>
<xs:attribute name="normal" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:union>
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:length value="9"/>
<xs:pattern value="[0-9]{9}"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:minLength value="3"/>
<xs:maxLength value="4"/>
<xs:pattern value="[0-9][0-9AB][0-9]?[0-9]"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:union>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
</xs:extension>
</xs:simpleContent>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Date" type="xs:dateTime"/>
<xs:element name="DemandeCommunication">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Description" type="ead"/>
<xs:element name="Empreinte">
<xs:complexType>
<xs:simpleContent>
<xs:extension base="xs:base64Binary">
<xs:attribute name="Algorithme" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:anyURI">
<xs:enumeration value="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#sha1"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
<xs:attribute name="MiseSousFormeCanonique" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:anyURI">
<xs:enumeration value="http://www.w3.org/2001/10/xml-exc-c14n#WithComments"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
</xs:extension>
</xs:simpleContent>
</xs:complexType>
</xs:element>
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ADAE
<xs:element name="IDDemandeServiceArchives">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IDDemandeServiceDemandeur">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IDVersementServiceArchives">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="IDVersementServiceVersant">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:element>
<xs:element name="Libelle" type="xs:token"/>
<xs:element name="NotificationDemande">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="NotificationVersement">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceVersant"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceVersant"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
<xs:element ref="Empreinte"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Objet">
<xs:complexType mixed="true">
<xs:group minOccurs="0" ref="NimporteQuelElement"/>
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<xs:attribute name="MediaType" use="required" type="xs:token"/>
<xs:attribute name="Taille" use="required" type="xs:token"/>
<xs:attribute name="Encodage" type="xs:token"/>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="physfacet">
<xs:complexType>
<xs:simpleContent>
<xs:extension base="xs:token">
<xs:attribute name="type" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:enumeration value="mediaType"/>
<xs:enumeration value="physicalLength"/>
<xs:enumeration value="coding"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
</xs:extension>
</xs:simpleContent>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="RefIDServiceArchives" type="xs:token"/>
<xs:element name="Communication">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceDemandeur"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDDemandeServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceArchives"/>
<xs:element ref="Date"/>
<xs:element ref="Empreinte"/>
<xs:element ref="Archive"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ServiceDemandeur">
<xs:complexType>
<xs:attribute name="Identifiant" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
</xs:attribute>
<xs:attribute name="Nom" use="required" type="xs:token"/>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="ServiceVersant">
<xs:complexType>
<xs:attribute name="Referent" type="xs:token"/>
<xs:attribute name="Identifiant" use="required">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:maxLength value="31"/>
<xs:pattern value="[0-9A-Za-z_]+"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
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ADAE
</xs:attribute>
<xs:attribute name="Nom" use="required" type="xs:token"/>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="subject">
<xs:complexType>
<xs:simpleContent>
<xs:restriction base="xs:anyType">
<xs:simpleType>
<xs:restriction base="xs:token">
<xs:enumeration value="Marchés publics"/>
<xs:enumeration value="Documents d'urbanisme"/>
<xs:enumeration value="Fonction publique : titulaire"/>
<xs:enumeration value="Fonction publique : contractuel"/>
<xs:enumeration value="Fonctionnement des assemblées délibérantes"/>
<xs:enumeration value="Relation assemblée/exécutif"/>
<xs:enumeration value="Interventions économiques"/>
<xs:enumeration value="Délibérations"/>
<xs:enumeration value="Arrêtés réglementaires"/>
<xs:enumeration value="Arrêtés individuels"/>
<xs:enumeration value="Contrats et conventions"/>
<xs:enumeration value="Documents budgétaires et financiers"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleType>
<xs:attribute name="source" use="required"/>
<xs:attribute name="normal" use="required"/>
</xs:restriction>
</xs:simpleContent>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="Versement">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element ref="ServiceVersant"/>
<xs:element ref="ServiceArchives"/>
<xs:element ref="IDVersementServiceVersant"/>
<xs:element ref="Date"/>
<xs:element ref="Empreinte"/>
<xs:element minOccurs="0" ref="RefIDServiceArchives"/>
<xs:element ref="Archive"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:group name="local">
<xs:sequence>
<xs:any namespace="##other" processContents="skip"/>
</xs:sequence>
</xs:group>
</xs:schema>
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0
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9 Annexes
9.1. Exemple de tableau de tri
Tri et versement des archives des cours d'assises aux Archives départementales
Extrait de la circulaire SJ.03-013-DSJ du 10 septembre 2003 sur la gestion des archives des juridictions de l'ordre
judiciaire.
Analyse des documents Durée de Sort Observations
conservation final
Minutes des arrêts 30 ans C
Répertoire général des affaires 30 ans C
d'assises
Dossiers des affaires criminelles 20 ans C
Doubles des dossiers des affaires 15 ans D Art. 81 du code de procédure pénale
criminelles
Procédures d’appel des décisions des 20 ans C La procédure d’appel en matière
cours d’assises d’assises est la suivante : le dossier
d’assises est envoyé au greffe de la cour
d’assises d’appel, il est alors enrichi
d’une nouvelle cote "appel" et reste à la
cour d'assises d'appel.
Listes annuelles du jury criminel, 5 ans C
listes de sessions et dossiers
correspondants
Enregistrements sonores ou 30 ans C Art. 308 du code de procédure pénale
audiovisuels des débats
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9.2. Exemple de bordereau de versement
SERVICE D’ARCHIVES DE XXXX
CONTROLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE DE L’ETAT SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES
Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 modifiée par la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979,
décret n° 2000-318 du 7 avril 2000 du Code général des collectivités territoriales, article R1421 (1-16)
BORDEREAU DE VERSEMENT D’ARCHIVES PUBLIQUES
AU SERVICE D'ARCHIVES DE XXXX
(Fournir 3 exemplaires avec visas originaux)
Partie réservée au service Partie réservée aux Archives.
versant et à compléter.
service de l’Etat NUMERO DU VERSEMENT :
service du Conseil général
autre
W
Direction:
Métrage linéaire:
Dates extrêmes :
Bureau:
Localisation :
Service: Année de révision/élimination :
Adresse: Bordereau (x) d’élimination n° :
Conservation définitive :
Agent responsable : Communicabilité:
Téléphone:
Service d’origine (s’il est différent du Date de prise en charge :
service versant) :
Observations:
Nombre total de cartons :
Date, visa original et cachet du Le directeur du service
chef de service d’archives de XXXX
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SERVICE D’ARCHIVES DE XXXXXX
Bordereau de versement W page n° 1
A REMPLIR PAR LE SERVICE VERSANT
Communicabilité Traitement
N° Résumé du contenu de la liasse, de Dates Délai d’utilité
d'ordre la boîte ou du registre extrêmes administrativ
e
(D.U.A.) Délai Date Année Sort
final
Standard d’échange de données pour l’archivage – Appel à commentaires v1.0 73 / 73
