“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACION Y RENDICION DE

Document Sample
“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACION Y RENDICION DE Powered By Docstoc
					“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACION Y RENDICION DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS – SEDAM HUANCAYO S.A.”
I. II. III. IV. V. OBJETIVO....…………………………………………………..………………………………02 FINALIDAD….………………………………………………………………….………….…..02 BASE LEGAL…………………………………………………………….……………………02 ALCANCE……………………………………………………………………………………...02 REFERENCIAS GENERICAS…………………………………………………………….…02 DISPOSICIONES GENERALES………………………………………………………….…02 Comisión de Servicios Viáticos Escala de viáticos Autorización y Presupuesto de Viaje Casos que no corresponden el pago de Viáticos DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS……………………………………………………....07 Autorización y Plan de Trabajo en Comisión de Servicios Autorización Anticipo de Viáticos Informe de Resultados en Comisión de Servicios Rendición de Viáticos Declaración Jurada de Gastos en Comisión de Servicios – Choferes Declaración Jurada por Gastos de Movilidad Local. PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………………..………07 Procedimientos para l a Autorización del Viaje en Comisión de Servicios Normas y Procedimientos para determinar el viaje en Comisión de Servicios Normas a observar en el Ejercicio de la Comisión de Servicios Normas y Proc. para elaborar el informe de Resultados de la Com. de Serv. Normas y Procedimientos para la rendición de Viáticos DISPOSICIONES FINALES……………………………….…………………………………14 VIGENCIA……………………………………………………………………………………...15 ANEXOS FORMULARIO 01 : FORMULARIO 02 : FORMULARIO 03 : FORMULARIO 04 : FORMULARIO 05 : FORMULARIO 06 : Autorización y Plan de Trabajo en Comisión de Servicios Autorización Anticipo de Viáticos Informe de Resultados de la Comisión de servicios Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios Declaración Jurada por Gastos en Comisión de Servicios - Choferes. Declaración Jurada por Gastos en Movilidad Local.

VI.
VI.1. VI.2. VI.3. VI.4. VI.5. VII. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 VIII. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5

IX. X.

“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACIÓN Y RENDICIÓN DE VIATICOS EN COMISIÓN DE SERVICOS - SEDAM HUANCAYO S.A.”

DIRECTIVA N° 002- 2006 - SEDAM HUANCAYO S.A.

I.

OBJETIVO Establecer normas y procedimientos adecuados para el control eficiente de la asignación y rendición documentada de viáticos en comisión oficial de servicios en SEDAM HUANCAYO S.A.

II.

FINALIDAD Lograr el uso racional orientado al ahorro, al efectuar gastos en Viáticos por Comisión de Servicios, en un marco de austeridad, racionalidad, eficiencia, eficacia, transparencia y disciplina presupuestaria.

III.

BASE LEGAL

3.1. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. 3.2. Ley N° 28652, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006. 3.3. Ley N° 25632, Ley Marco de comprobantes de pago y sus modificatorias. 3.4. Ley N° 28425, Ley de Racionalización de los Gastos Públicos. 3.5. Resolución N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias. 3.6. Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. 3.7. Estatuto Social de la Empresa SEDAM HUANCAYO S.A. 3.8. Reglamento de Organización y Funciones SEDAM HUANCAYO S.A. IV. ALCANCE Las Normas y Procedimientos de la presente Directiva, serán de aplicación obligatoria en todas las Unidades Orgánicas de la Empresa SEDAM HUANCAYO S.A., dentro de su ámbito jurisdiccional.

V.

REFERENCIAS GENERICAS Para efecto de la presente Directiva, se utilizará las denominaciones genéricas, siguientes:

•
•

“Empresa”, para hacer referencia a SEDAM HUANCAYO S.A. “Comisionado”, para hacer referencia al personal designado y autorizado para realizar servicios técnicos y/o de gestión fuera del ámbito empresarial.

VI.

DISPOSICIONES GENERALES VI.1 COMISION DE SERVICIOS

2

a) Se denomina Comisión de Servicios al traslado temporal de uno o más trabajadores de la Empresa a otra Jurisdicción que se encuentra fuera del ámbito jurisdiccional de acción, con el objeto de desarrollar trabajos específicos. b) Los Viajes en Comisión de Servicios deben estar relacionados a aspectos técnicos y relevantes a la operación de los servicios y gestión de la Empresa, cuya participación es para los miembros del Directorio y equivalentes, así como para los cuadros gerenciales, profesionales, técnicos y obreros. VI.2 VIATICOS a) Se denomina Viático a la asignación pecuniaria que se otorga al “comisionado”, apara cubrir de modo exclusivo los gastos de: • • Alojamiento y Alimentación

b) Forman parte del Viático, el gasto que ocasione la misión en servicio oficial, para: • • El Transporte interprovincial Movilidad Local Otros (Gastos directamente relacionados con el logro de los objetivos de la comisión de servicios).

•

c) La asignación de viáticos es responsabilidad de la Empresa, y debe abonarse
en las misiones de servicio que involucren la realización de viaje, cuyo período no exceda de 08 días, salvo aquellas que por su naturaleza exijan días adicionales, previa autorización del Directorio. d) En caso de la misión de servicios fuera del país, deberá de asignarse el viático de acuerdo a lo establecido en los Decretos Supremos N° 048-2001-PCM y 053-2001-PCM, de fecha 29 de Abril del 2001 y 09 de Mayo del 2001, respectivamente.

e) Según la Décimo Tercera, Disposición Final de la Ley N° 28411, Ley General
del Sistema Nacional de Presupuesto: “No corresponde pagar viáticos por comisión de servicios en el exterior, capacitación, instrucción o similares, cuando éstos sean cubiertos por la entidad internacional organizadora o auspiciante del evento, independientemente de la norma que regula la asignación de los viáticos o conceptos similares, bajo responsabilidad del titular de la entidad y del funcionario que autorice el viaje". f) Los viajes al exterior que no irroguen gasto alguno con cargo al presupuesto de la empresa, serán autorizados por el Directorio.

VI.3

LA ESCALA DE VIATICOS a) Directiva N° 005-2004-EF/76.01 Directiva de Medidas de Austeridad, Racionalidad y Disciplina Presupuestaria en el Gasto de las Empresas Municipales y Organismos Públicos Descentralizados Municipales para el Año Fiscal 2004, Art. 5°, numeral 5.2, inciso b) “Los viáticos o cualquier otra asignación de naturaleza similar, en dinero o en especie, por viajes dentro del país, que perciba el comisionado por cualquier concepto o fuente de financiamiento no superará la suma de S/.200.00 (Doscientos y 00/100 nuevos soles) diarios, siempre que la comisión tenga una duración superior a 24

3

(veinticuatro) horas, caso contrario se otorgarán los viáticos de manera proporcional a las horas de comisión independientemente de la categoría ocupacional del trabajador, de su relación laboral con la entidad, o del motivo de la comisión de servicios. (Consideramos esta norma mientras no se da su similar para el año 2006.) No se encuentran comprendidos dentro de las limitaciones establecidas en el presente literal, el Titular de la entidad y el Presidente del Directorio.

b) La escala de Viáticos establece la “Asignación Diaria para Viático” (ADPV)
por concepto de “Alimentación”, “Alojamiento”, para cada uno de los Grupos Ocupacionales de la empresa. También indica el porcentaje del “sustento para la rendición de gastos de viaje” en forma documentada y el porcentaje por gastos de movilidad local. c) Para efectos de la presente Directiva se considera los grupos ocupacionales siguientes:

• • •
•

• •

Miembros del Directorio y/o afines, Gerente General. Gerentes de Línea y Jefe del Órgano de Control Institucional. Jefes de Oficina General. Sub Gerentes y Jefes de Oficina. Profesionales (Incluye a Plazo Fijo y a Plazo Indefinido). Técnicos, Auxiliares y Obreros (Incluye a Plazo Fijo e Indefinido).

d) Tratándose de personal eventual contratado a plazo fijo (D.L. 728) que viajen
en misión de servicio por cuenta de la Empresa, la ADPV será la del Nivel Ocupacional equivalente que se otorga al profesional o trabajador permanente.

4

ESCALA DE VIATICOS SEDAM HUANCAYO S.A. - 2006

GRUPO OCUPACIONAL Presidente del Directorio y Gerente General

A.D.P.V.(*) SUSTENTO PARA EN S/. RENDICION DE CONCEPTO VIATICOS 168.00 42.00 210.00 A.R.C.P. (1) A.R.D.J. (2) Alimentación y Alojamiento Movilidad Local

%
100 25

Miembros del Directorio y/o afines

160.00 40.00 200.00

A.R.C.P. (1) A.R.D.J. (2)

Alimentación y Alojamiento Movilidad Local

100 25

Gerentes de Línea 144.00 Jefe Oficina de Auditoría Interna Jefes de Oficina General 36.00 180.00 120.00 Sub Gerentes y Jefes de Oficina 30.00 150.00 Profesionales 110.00 (Incluye a Plazo Fijo y a Plazo Indefinido) Técnicos, Auxiliares, Obreros y Choferes (**) Técnicos, Auxiliares y Obreros (Incluye a Plazo Fijo y a Plazo Indefinido) 27.50 137.50 105.00 26.25 131.25 A.R.C.P. (1) A.R.D.J. (2) Alimentación y Alojamiento Movilidad Local 100 25 A.R.C.P. (1) A.R.D.J. (2) Alimentación y Alojamiento Movilidad Local 100 25 A.R.D.J. (2) A.R.C.P. (1) Alimentación y Alojamiento Movilidad Local 100 25 A.R.C.P. (1) A.R.D.J. (2) Alimentación y Alojamiento Movilidad Local 100 25

(*) Asignación Diaria para viático (A.D.P.V). (1) Asignación rendida con comprobantes de pago (A.R.C.P) Hospedaje y Alimentación. (2) Asignación rendida con Declaración Jurada ( A.R.D.J.) Movilidad Local. (**) Los Choferes estarán permitidos rendir gastos hasta el 30% con Declaración Jurada.

5

VI.4

DE LA AUTORIZACION DEL VIAJE EN COMISION DE SERVICIO. Todo viaje en comisión de Servicio deberá contar con el conocimiento y autorización de las instancias correspondientes como sigue:

COMISIONADO • Miembros del Directorio.

AUTORIZA EL PRESUPUESTO DE VIAJE Solicita: Comisionado Autoriza: Presidente de Directorio. Conformidad: Jefe de Oficina General de Administración Visto Bueno: Gerente General. Solicita: Comisionado Autoriza: Presidente de Directorio. Conformidad: Jefe de Oficina General de Administración. Solicita: Comisionado Autoriza: Gerente General. Conformidad: Jefe de Oficina General de Administración.

•

Gerente General.

•

Gerentes de Línea; Jefes de Oficina General

•

Sub Gerentes de Unidades Orgánicas, Profesionales, Técnicos, Auxiliares y Obreros.

Solicita: Comisionado Autoriza: Jefe inmediato. Conformidad: Jefe de Oficina General de Administración Visto Bueno: Gerente General.

VI.5

NO CORRESPONDE EL PAGO DE VIÁTICO EN LOS SIGUIENTES CASOS: a) Cuando los desplazamientos (no viajes) se realicen para ejecutar labores propias de la función desempeñada, dentro del área de jurisdicción de la Empresa, durante la jornada ordinaria de trabajo o fuera de ella. b) Por días domingos o feriados no laborables. Sólo se computarán por días efectivos del servicio. c) No corresponderá el Pago de movilidad local y pasajes de transporte cuando el trabajador se desplace con vehículos de transporte de propiedad de la Empresa.

6

VII.

DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS PARA LA APROBACION, AUTORIZACION, INFORME DE RESULTADOS Y RENDICION DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS

VII.1 Autorización y Plan de Trabajo en Comisión

de Servicio (Formulario N°1).-Considera la identificación del trabajador, dependencia, cargo, destino y lugar del servicio, el objetivo del viaje con las metas cuantificadas a lograr, el número de días que durará la comisión, fecha de partida y retorno. La Autorización y el Plan de Trabajo debe estar firmado por el trabajador comisionado y el jefe inmediato que autoriza el viaje.

VII.2 Autorización Anticipo de Viáticos (Formulario N° 02).- Considera los datos del
Comisionado, dependencia, cargo, destino, objetivo y metas a lograr, el monto Correspondiente según la escala de Viáticos vigente y el número de días autorizados, pasajes de transporte ínter provincial, gastos por movilidad local, otros gastos si el caso lo amerita y el monto total a otorgarse. El Presupuesto de Viaje debe estar firmado por el trabajador comisionado, el Jefe inmediato, Jefe de la Oficina General de Administración con V° B° de la Gerencia General.

VII.3 Informe de Resultados en Comisión de Servicios (Formulario N° 03).Considera la identificación del trabajador comisionado, dependencia, cargo, motivo principal de la comisión, objetivos y metas cuantificados. El informe debe estar firmado por el trabajador comisionado y el Jefe Inmediato.

VII.4 Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios (Formulario N° 04).Considera la identificación del comisionado, anticipo de viáticos otorgados, por los conceptos de alojamiento, alimentación, pasajes de transporte, movilidad local y otros gastos. En contraposición de los gastos efectuados en los mismos conceptos, el total de los gastos efectuados y la diferencia de reintegro y/o devolución según el caso. La Rendición debe contar con la firma de del comisionado, del jefe inmediato, Afectación Presupuestal, V°B° del Jefe de la Oficina de Contabilidad y Jefe de la Oficina General de Administración. VII.5 Declaración Jurada de Gastos en Comisión de Servicios (Formulario N° 05).Considera la Declaración Jurada para gastos efectuados en situaciones y lugares que no es posible obtener la factura y/o boleta de pago y es aceptado sólo para los choferes en misión de servicios.

VII.6 Declaración Jurada por gastos de Movilidad Local (Formulario N° 06).Considera la Declaración Jurada por gastos de Movilidad Local para el trabajador comisionado, indicando la fecha, el transporte de origen, destino y los costos, sin sobrepasar el tope para este fin (25% del viático otorgado). VIII. PROCEDIMIENTOS VIII.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA AUTORIZACION DE LA COMISION DE SERVICIO Y DEL ANTICIPO DE VIATICOS. 8.1.1. Gerente y/o Jefes de Oficina General. ♦ Determina la necesidad de realizar trabajos fuera del ámbito jurisdiccional de la Empresa, en funciones que le compete y enmarcado en las Disposiciones Generales, numeral 6.1 de la presente Directiva. Designa al trabajador idóneo que este desempeñando la función motivo de la misión del servicio.

♦

7

♦ ♦ ♦ ♦

Determina el objetivo de la misión, meta a ser cumplida y el número de días necesarios para el caso. Firma la Autorización y Plan de Trabajo de la Comisión de Servicio. Autoriza el Anticipo de Viáticos. Hace de conocimiento de la Oficina de Personal y Relaciones Industriales sobre el viaje en comisión de servicios del comisionado, indicando claramente el número de días que durará la misión, para las acciones de control que corresponda.

8.1.2

El Trabajador Comisionado.-

♦ Formula el Plan de Trabajo considerando las disposiciones del jefe

♦

♦ ♦ 8.1.3

inmediato, para el efecto, desarrolla el formulario de “Autorización y Plan de Trabajo en Comisión de Servicio” en tres ejemplares (1 original y 2 copias), autorizados por el jefe inmediato y los funcionarios que corresponda, según el cuadro del numeral 6.4, de la presente Directiva. Formula el presupuesto de Viaje en concordancia al Plan de Trabajo Autorizado, la Escala de Viáticos para el Grupo Ocupacional al cual pertenece y los días autorizados para la misión, para el efecto desarrolla el formulario “Autorización de Anticipo de Viáticos” en original y 02 copias, los cuales contarán con la autorización del Jefe inmediato, Jefe de la Oficina general de Administración y el V° B° del Gerente General. La Autorización, Plan de Trabajo y el Anticipo de Viáticos en Comisión de Servicio, debidamente autorizados y firmados serán presentados a la Oficina de Contabilidad. Mantendrá informado del viaje en Comisión de Servicios y de la ampliación de ser el caso, a la Oficina de Personal.

La Oficina de Contabilidad.♦ Verificará que los datos y las visaciones presentadas son las correctas y que el comisionado no tenga viáticos pendientes de rendición de cuenta (en caso contrario no proseguirá el trámite). En conformidad asignará y anotará en el Formulario el número correlativo de control de viático (Viático N°); conservará un ejemplar; y remitirá el original y demás copias a la Oficina de Finanzas.

8.1.4

La Oficina de Finanzas.♦ Recepciona los formularios de “Autorización, Plan de Trabajo” y “La Autorización de Anticipo de Viáticos” de la Oficina de Contabilidad; y abonará al Comisionado el importe del Anticipo. El trabajador suscribirá los ejemplares del Formulario y recibirá una copia sellada. Conservará los originales de los formularios indicados como comprobante de caja. Remitirá a la brevedad una copia de los Formularios suscrito por el comisionado a la Oficina de Contabilidad y otra al Área de Control Presupuestal; y una copia del formato “Autorización, Plan de Trabajo” a la Oficina de Personal y Relaciones Industriales.

♦ ♦

8.1.5

La Oficina de Personal y Relaciones Industriales.-

♦ Recepciona el formulario de “Autorización, Plan de Trabajo” y procede
al control del número de días en comisión de servicios, fecha de partida, fecha de retorno; y fecha y hora de reincorporación a sus labores habituales. Conservará copia del formulario indicado.

♦

8

♦

Llevará el control en el caso de ampliación de viaje del comisionado.

8.2

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA DETERMINAR EL VIAJE EN COMISION DE SERVICIO. 8.2.1 La Unidad Orgánica correspondiente determinará el medio de transporte a ser utilizado, teniendo en cuenta el carácter de la misión de servicio, el trabajo a realizar, el lugar, la distancia, el tiempo y la urgencia entre otros aspectos. Normalmente no debe usarse los vehículos de la Empresa para desplazamientos a gran distancia en Misión de Servicios. Cuando el viaje no se realice, es obligación devolver el Anticipo de Viático recibido a mas tardar a las 24 Hrs. de la anulación del viaje. Si el viaje durase menos tiempo del previsto, el trabajador deberá rendir cuenta por los días de duración de la misión de servicio, al término de las 72 Hrs. De haber concluido con el servicio encomendado. Si el cumplimiento de la misión de servicio requiera más tiempo del previsto, el trabajador sustentará la ampliación adjuntando documentos fehacientes y sin perjuicio de comunicar la autorización a su Jefe inmediato en el día y por la vía mas rápida (teléfono, fax, correo electrónico, etc). Concedida la autorización, la Oficina de Finanzas proveerá el importe adicional que fuere necesario, asumiendo el trabajador la obligación de rendir cuenta del importe recibido, al efectuar la “Rendición de Viáticos en Comisión de Servicio”. En cada uno de estos casos, la Unidad Orgánica del trabajador debe cursar aviso, directamente a la Oficina de Personal, a la Oficina de Contabilidad y a la Oficina de Finanzas.

8.2.2 8.2.3 8.2.4

8.2.5

8.2.6

8.3

NORMAS A OBSERVAR EN EL EJERCICIO DE LA COMISION DE SERVICIOS

8.3.1 Estando ya en ejercicio de la misión, el trabajador comisionado efectúa en
forma eficiente y con diligencia cada una de las actividades aprobadas en el Plan de Trabajo.

8.3.2 Es de su responsabilidad cumplir las metas y objetivos de la misión.
8.3.3 8.3.4 Recabar facturas y/o comprobantes de pago por los gastos efectuados y de acuerdo a las normas vigentes. El trabajador en comisión de servicio, representa a la empresa, por lo que deberá conservar las normas de conducta no reñidos con la moral y las buenas costumbres. EL INFORME DE

8.4

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR RESULTADOS DE LA COMISION DE SERVICIOS.

8.4.1 Procede después de concluido la Comisión de Servicios, el comisionado ya
en el lugar de origen, procede a efectuar el Informe de los resultados de su misión, en el formulario Informe de Resultados de Comisión de Servicios, en original y dos copias, teniendo en consideración las siguientes pautas:

9



El Número de Viáticos es el mismo que se registró en la autorización, la fecha correspondiente a la elaboración del informe. Los ítems 1, 2, 3, 4, deberán coincidir con los datos consignados en los formatos anteriores. En los ítems 4.1 y 4.2, se deben señalar los objetivos logrados, los que deben coincidir con los objetivos señalados en la Autorización y Plan de Trabajo aprobado y la cuantificación porcentual de la meta lograda. Debe llevar la firma del comisionado, sello y firma del jefe inmediato en señal de conformidad






8.4.2 El comisionado, deberá cumplir con un mínimo de 80% de las metas
indicadas en la Autorización del Plan de Trabajo en Comisión de Servicio, caso contrario se procederá al descuento del total del anticipo otorgado, vía planilla de pagos. 8.5 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RENDICION DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS.

8.5.1 Plazo de Rendición
a) La Rendición de Viáticos por Comisión de Servicio, se efectuará dentro de las 72 horas de haber concluido la misión, en caso de incumplimiento se procederá al descuento por Planilla de Pago, el monto otorgado del anticipo.

b) Vencidos los plazos fijados la Oficina de Contabilidad, comunicará de
oficio a la Oficina de Personal y Relaciones Industriales, para que se descuente el anticipo otorgado de la remuneración del trabajador comisionado, solo se le reembolsará cuando cumpla con la rendición, presentación y conformidad de los documentos.

c) La Oficina de Personal y Relaciones Industriales, dará aviso de la
omisión en presentar la rendición de cuenta, al Jefe Inmediato del trabajador y al Jefe inmediato que autorizó el viaje, a fin de que no se disponga ni autorice al trabajador omiso, mientras esté pendiente la presentación y conformidad de la rendición de cuenta. 8.5.2 Constituyen Días de Viáticos

a) Días Efectivos de Viáticos.- Los días transcurridos en la ciudad destino,
en cumplimiento a las actividades encomendadas, con gastos de alimentación, alojamiento, movilidad local y otros. b) Medio Día de Viáticos.- Cuando el comisionado se traslada de la ciudad de origen hacia la ciudad destino durante el medio día anterior al día efectivo de la comisión, comprende: ♦ ♦ Pago por medio día de viáticos por alimentación, alojamiento y movilidad local, tanto de ida como de retorno, a excepción del gasto por alojamiento al retorno. Probar el medio día de viaje antes y/o después de la misión con las boletas de pasaje interprovincial que deberán mostrar claramente la fecha y hora de salida y retorno. No constituye medio día de viáticos cuando las horas de salida y retorno se efectúen después de las 6:00 p. m.

♦

10

c) En el caso de comisión de servicios en lugares diferentes a Lima y en la cual se tenga que pasar necesariamente por la capital, la rendición de cuenta incluirá, medio día de viático por traslado de Huancayo a Lima y a partir de ésta se considerará como días íntegros de viáticos hasta que concluya la misión del servicio en el lugar destino. El retorno del lugar destino a Lima, día integro de viático, de Lima a Huancayo medio día de viático, con la sustentación descrita en el párrafo anterior. 8.5.3 Constituye Gastos por Alojamiento y Alimentación a) Los gastos por alojamiento, se rinden con cuenta documentada, en todos los casos, sin excepción, presentando las facturas de preferencia y/o los comprobantes de pago que los sustenten de acuerdo a los requisitos que la ley exige. b) Los gastos por alimentación, también se rinden con cuenta documentada, presentando las facturas y/o boletas de pago de acuerdo a los requisitos que la ley exige. c) El concepto debe especificar: “Consumo - Desayuno” el importe correspondiente, “Consumo - Almuerzo”, el importe correspondiente y el “Consumo – Cena”, el importe correspondiente. 8.5.4 Constituye Gastos por Transporte y Movilidad Local a) Los gastos de transporte incluyen los costos de transporte interprovincial que ocasiona el trayecto de la ciudad de Huancayo hacia el lugar de destino, los mismos que son sustentados con la Facturas y/o Boletos de servicio de transporte terrestre.

b) Los montos para cubrir el transporte interprovincial de Huancayo a Lima
y viceversa se fijarán en S/ 45.00 de ida y S/. 45.00 de retorno, así mismo, en fechas como 28 de Julio o 25 de Diciembre, se considerará un incremento del 50% del total fijado. c) Los gastos por movilidad local, son los ocasionados por el traslado local en las ciudades origen, destino y ciudades intermedio si lo hubiere, éstos gastos serán sustentados con la Declaración Jurada por Gastos de Movilidad Local ( Formulario N° 06).

8.5.5 Procedimientos para el Registro de los Formularios
a) Rendición de Viáticos en Comisión de Servicio ( Formulario N° 04).

1) La rendición de Viáticos en comisión de servicios se efectuará en el
Formulario Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios, en original y dos copias.

2) Los datos a consignarse en los ítems 1 y 2, son los mismos que se
consignaron en los formatos de Autorización y Plan de Trabajo en Comisión de Servicio y Autorización del Anticipo de Viáticos.

3) El ítem 3, Viáticos Otorgados, en el numeral 3.1 registrar el viático
otorgado por alojamiento y alimentación, 3.2 viáticos por transporte interprovincial, 3.3 asignación por movilidad local, el ítem 3.4 el viático asignado para previsión de otros gastos.

4) El ítem 4, Gastos efectuados, se registrarán de la siguiente forma; el
ítem 4.1 sólo los gastos de alojamiento, alimentación, el ítem 4.2 los

11

gastos por el transporte interprovincial, el ítem 4.3 los gastos por movilidad local, el ítem 4.4 los otros gastos efectuados que estén directamente relacionados a la misión y debidamente autorizados. 5) Total de gastos, implica la suma de los rubros anteriores. 6) El monto diferencial viene a ser la diferencia entre la cantidad otorgada “total recibido” y el ítem “total de gastos”, de ser positiva la diferencia dará lugar al reintegro solo cuando no excede el tope máximo de la Escala de Viáticos vigente y cuando los gastos por otros conceptos lo ameriten, si fuera negativo dará lugar a la devolución correspondiente. 7) La Rendición de Viáticos, llevará la firma del comisionado, del área de Control Presupuestario, Visto bueno de la Oficina de Contabilidad y aprobación del Jefe de la Oficina General de Administración. b) Declaración Jurada de Gastos en Comisión de Servicios (Solo Choferes) (Formulario N° 05) Por la responsabilidad de cumplir la misión encomendada, además de vigilar y proteger la integridad física del carro y del cargamento como son los insumos, lo cual implica estrategias que permitan prevenir robos, pérdidas y otros. Los choferes, rendirán sus viáticos en forma excepcional hasta el 30% del total otorgado con Declaración Jurada. 1) Consignar en la declaración los datos personales y generales que deben guardar concordancia con los formatos anteriores. 2) La declaración jurada en amparo a las normas vigentes, consignar la fecha, lugar, el servicio efectuado y los gastos efectuados. 3) La firma del comisionado declarante. 4) Se efectuará en original y dos copias.

c) Declaración Jurada por Gastos de Movilidad Local (Formulario N°
06) 1) 2) 3) La declaración Jurada se efectuará correspondiente, en original y dos copias. en el formulario

Consignar los datos generales en forma clara y legible, sin borrones ni enmendaduras. En forma detallada registrar la fecha y los lugares, motivo de traslado, para cumplir con la misión asignada, y los costos por cada traslado de un lugar a otro. Total de Gastos, sumatoria de los rubros anteriores. Fecha y firma del comisionado.

4) 5) 8.5.6

Procedimientos Complementarios para la Rendición de los Viáticos a) Además de los formatos debidamente recabados en hojas adicionales se ordenará, numerará y adjuntará las facturas y otros comprobantes de pago que justifiquen el gasto.

12

b) El Comisionado debe firmar en la parte posterior de cada factura y/o boleta de pago, indicando el motivo de la Comisión de Servicios. c) En el caso de gastos que procede rendir cuenta con Jurada”, se realizará en los formatos oficiales. “Declaración

d) El trabajador debe presentar la Rendición de Viáticos en el formulario correspondiente para la afectación presupuestal, el visto bueno de la Oficina de Contabilidad y la Aprobación del Jefe de la Oficina General de Administración. e) Un ejemplar o copia del Formulario de “Rendición de Viáticos”, debe quedar en la Unidad Orgánica del trabajador, junto con el ejemplar del Formulario de “Autorización y Plan de Trabajo de Comisión de Servicio”.

f) Debe tenerse en cuenta que la conformidad del jefe de la Unidad
Orgánica y las Visaciones se relacionan únicamente a dos aspectos: (1°) Al Cumplimiento de la Misión de Servicio, y a las fechas de inicio y término del viaje indicados en el formulario, y (2°) A excepcionales desembolsos efectuados por concepto de “Otros Gastos de Viaje”, que corresponde convalidar. g) El trabajador debe presentar a la Oficina de Contabilidad: ♦ ♦ ♦ 8.5.7 El original y cuatro copias de la “Rendición de Viáticos en Comisión de Servicio”. Los comprobantes de pago firmados al reverso por el comisionado, previamente numerados. El original de la “Declaración Jurada de Gastos de Viaje”.

Acciones de la Oficina de Contabilidad: a) Verificar si la documentación que recepciona es completa, dentro del plazo normal establecido. En caso de excederse el plazo, debe proceder según lo establecido en esta Directiva. b) Comprobar la exactitud de las cifras de los documentos presentados. c) En caso de hallar disconformidad, la Oficina de Contabilidad: No aceptará la “Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios”, devolviéndola al trabajador para que subsane la inexactitud, lo que puede significar el reinicio del trámite de rendición de cuenta; y pondrá el hecho en conocimiento de la Oficina de Finanzas.

d) Si la documentación está conforme, visará la “Rendición de Viáticos en
Comisión de Servicio” y según haya reembolso o devolución, por mayor o menor gasto, remitirá a la Oficina de Finanzas el correspondiente Comprobante, junto con la “Rendición”, a fin de que se proceda según corresponda, reteniendo copia. 8.5.8 Responsabilidad de la Oficina de Finanzas: a) Procederá como está señalado en el Formulario de “Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios”, con el (V°B°) de la Oficina de Contabilidad, y con la participación del trabajador.

13

b) Del comprobante que expida la Oficina de Finanzas, en su caso, una copia será remitida a la Oficina de Contabilidad, para la verificación de la aplicación contable. c) Exigir al trabajador la devolución del importe no gastado en la misión de servicios, debiendo de efectivizarse en el plazo que fija el numeral 8.5.1. IX. DISPOSICIONES FINALES

IX.1

El Órgano de Control Institucional de la Empresa u otros por encargo, efectuarán, cuando considere conveniente, la verificación “in sito”, de los documentos presentados como sustento del gasto y del cumplimiento de la presente Directiva en todos sus términos. Queda entendido que el trabajador asume plenamente la responsabilidad por el gasto que efectúa y la rendición de cuenta documentada que presenta. Las liquidaciones presentadas que se demuestre que no son veraces y que ha existido conciencia de fraude, constituirán prueba suficiente de la Falta Grave cometida, que será sancionada de acuerdo a ley. Este procedimiento debe ser puesto en conocimiento de cada trabajador de la Empresa, bajo constancia escrita a fin de que cumpla estrictamente con lo que fijan las normas laborales vigentes. Los gastos de viáticos (alojamiento y alimentación) por ningún motivo deberán exceder a lo que fije la “escala de viáticos”. De suscitarse un mayor gasto por cuenta del rindente, no se procederá a la devolución del saldo bajo responsabilidad de la Unidad Ejecutora. La Oficina General de Administración dispondrá la emisión de los formularios comprendidos en la presente Directiva, en original y dos copias para su aplicación. La Oficina de Contabilidad será la encargada de efectuar las acciones correspondientes para ejecutar el “Auto Reparo”, ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria, por todas las Declaraciones Juradas emitidas durante el ejercicio fiscal. Los casos no previstos en la presente, que pudieran presentarse, deben ser resueltos dentro del espíritu que emana de esta Directiva y, en última instancia, por Gerencia General, previa opinión de las oficinas de Contabilidad y Finanzas.

IX.2 IX.3

IX.4

IX.5

IX.6 IX.7

IX.8

X.

VIGENCIA La presente Directiva entrará en vigencia a partir de la fecha de su aprobación, en todas las Unidades Orgánicas de SEDAM HUANCAYO S.A., dentro de su ámbito.

Huancayo, Febrero del 2006.

14

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N°01

AUTORIZACION Y PLAN DE TRABAJO EN COMISION DE SERVICIO 1.- APELLIDOS Y NOMBRES DEL COMISIONADO: ………………………………………………………………………………………………………………. 2.- UNIDAD ORGANICA: ……………………………………………………….. 4.- CIUDAD DESTINO ……………………………………………………….. 6.- OBJETIVOS DEL VIAJE: ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. ……………………………………………………….. 3.- CARGO: …………………………………………….. 5.- LUGAR DE SERVICIOS: …………………………………………….. 7.- META CUANTIFICADA (%) : …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… ……………………………………

8.- NUMERO DE DIAS DE COMISION DE SERVICIOS: ……………………….. 9.- FECHA DE PARTIDA:…………………. 11.- ITINERARIO DE VIAJE: ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Huancayo, de del 2006 10.- FECHA DE RETORNO: ……………………

Autorizado :

Firma del Comisionado DNI N°

Firma y sello del Jefe inmediato

15

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N°02

AUTORIZACION ANTICIPO DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICO VIATICO N° ………………………………. FECHA:……………………………………. REFERENCIA:……………………………. 1. OTORGADO A : . …………………………………………………………………………………… 2. CARGO: ……………………………………………………………………………………………… 3. UNIDAD ORGANICA: ………………………………………………………………………………. 4. DESTINO: ………………………………………DEL………………AL . ………..(………) DIAS 5. OBJETIVOS DEL VIAJE: …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. 7. VIATICO: S/. ……………………X (……….) DIAS 8.- PASAJE INTERPROVINCIAL S/. …………….. 9.- MOVILIDAD LOCAL S/. …………………………. 10. OTROS GASTOS ………………………………… 11.- TOTAL RECIBIDO 6. META CUANTIFICADA(%): …………………………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. …………………………………………….. S/. ………………………………………… S/. ………………………………………… S/. ………………………………………… S/. ………………………………………… S/.

=========================== 12.- En caso de no rendir cuenta en el plazo establecido en la Directiva, autorizo se me descuente en mi planilla de haberes y/o dietas que percibo.

FIRMA COMISIONADO

FIRMA Y SELLO JEFE INMEDIATO

AUTORIZADO POR JEFE DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION

V° B° GERENTE GENERAL

Pasajes de Huancayo a Lima S/. 45.00 soles De Lima a Huancayo S/. 45.00 soles.

16

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N° 03

INFORME DE RESULTADOS EN COMISION DE SERVICIOS VIATICO N° …………... FECHA: ……………….. 1. APELLIDOS Y NOMBRES: …………………………………………………………………………… 2. CARGO: …………………………………………….3. UNIDAD ORGANICA: …………………….. 4. MOTIVO DE LA COMISION DE SERVICIOS: ………………………………………………………………………………………………………………. 4.1 OBJETIVOS: 1. …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… 2. …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… 3. …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… 4. …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… 5. ………………………………………………………….. ………………………………………………………….. ……………………………………………………………. …………………………………… …………………………………… …………………………………… …………………………………… 4.2 METAS LOGRADAS (CUANTIFICADA %) ……………………………………

FIRMA COMISIONADO

FIRMA Y SELLO JEFE INMEDIATO

17

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N°04

RENDICION DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIO VIATICO N° …………... FECHA : ……………….

1. OTORGADO A :
……………………………………………………………………………. (APELLIDOS Y NOMBRES DEL COMISIONADO)

2. DESTINO:……………………………….DEL……………………………AL………………………..
3. VIATICOS OTORGADOS: 3.1 VIATICO: … S/. ………………………X (………) DIAS S/. ……………………

3.2 PASAJES INTERPROVINCIALES S/. …………….. 3.3 MOVILIDAD LOCAL … 3.4 OTROS GASTOS 3.5 TOTAL ANTICIPO 4. GASTOS EFECTUADOS: 4.1 VIATICO: S/. ……………………X (.……..) DIAS S/. ……………. S/. ……………. S/. ……………. S/. ……………. S/. …………….

S/. ……………………… S/. ……………………

S/. ……………………… S/. ===============

S/. ……………………… S/. ……………………… S/. ……………………

4.2 PASAJES INTERPROVINCIALES 4.3 MOVILIDAD LOCAL … 4.4 OTROS GASTOS TOTAL DE GASTOS

S/. ……………………… S/. ===============

5. DIFERENCIA (REINTEGRO O DEVOLUCION)

S/. ===============

------------------------------------------------------FIRMA DEL COMISIONADO

--------------------------------------------AFECTACION PRESUPUESTAL APROBADO:

------------------------------------------------------V°B° SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

--------------------------------------------JEFE DE LA OFICINA GRAL. DE ADMINISTRACION

18

Pasajes de Huancayo a Lima s/.45.00 soles De Lima a Huancayo S/.45.00 soles.

Formulario N° 4 (Reverso)

RENDICION DOCUMENTADA DE GASTOS
N° TIPO DE ORDEN DOCUMENTO N° RAZON SOCIAL QUE OTORGA N° RUC FECHA CONCEPTO IMPORTE

TOTAL IMPORTE RENDIDO S/.

19

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N°05

DECLARACION JURADA DE GASTOS EN COMISION DE SERVICIOS (SOLO CHOFERES)

VIATICO N°: ………………… FECHA: ……………………… Yo, ..………………………………………………………………..con DNI N° ……………………….. en el cargo: ……………………………………………………….Unidad Orgánica:……………….….. Declaro , bajo mi entera responsabilidad, a todo efecto, que en el cumplimiento de la Misión de Servicios encomendada y aprobada con “Autorización de Presupuesto de Viaje”, requiero sustentar, en esta forma excepcional gastos que por su naturaleza y el lugar donde se realizaron, no era posible obtener la factura o comprobante de pago equivalente, como lo exige la ley. Esos gastos se identifican a continuación: FECHA ……………. ……………. ……………. ……………. ……………. LUGAR SERVICIO MONTO(SOLES) .………………….. …………………… …………………… …………………… …………………… ============

. ………………. ………………………………………………. . …………….. . …………….. . …………….. . …………….. ………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………. TOTAL:

SON: …………………………………………………………………...SOLES

FIRMA COMISIONADO DNI N° ………………….

20

SEDAM HUANCAYO S.A.

FORMULARIO N°06

DECLARACION JURADA POR GASTOS DE MOVILIDAD LOCAL VIATICO N° : …………. FECHA :……………….. Yo, ……………………………………………………………………………con DNI N° ………………. Cargo: …………………………………………………………… Unidad Orgánica:……………….

Declaro bajo mi entera responsabilidad, a todo efecto, que en el cumplimiento de la Misión de Servicios encomendada, requiero sustentar en esta forma excepcional gastos ocasionados por movilizarme en el lugar de origen y destino de mi misión y en las ciudades intermedias (si lo hubiere), que por su naturaleza no era posible obtener la factura o comprobante de pago equivalente, como lo exige la Ley. Esos gastos se identifican a continuación: FECHA: …../…./ 2006 DE: ..…………………….. … .……………………….. ………………………… …………………………. …../…./ 2006 ..…………………….. … .……………………….. ………………………… …………………………. …../…./ 2006 ..…………………….. … .……………………….. ………………………… …………………………. …../…./ 2006 ..…………………….. … .……………………….. ………………………… …………………………. A: ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… ……………………………… TOTAL DE GASTO Huancayo,…………..de………….……….del 2006 S/. …………….. S/.…………… S/.…………… S/.…………… COSTO S/.……………

Firma del Comisionado

21