AdCMEIN-011 Instructivo de diligenciamiento del formato Informe

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AdCMEIN-011 Instructivo de diligenciamiento del formato Informe Powered By Docstoc
					                        Macroproceso: Programa Gobierno en Línea          Proceso: Monitoreo y Evaluación
                      PGELMEIN-011 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
                                        “INFORME DE AUDITORIA”                           Fecha:     01/11/2007
                                                                Versión: 1.0   01/11/2007




1. DEFINICIÓN.

Es un formato que permite consolidar a través de un informe escrito, el resultado de la evaluación
de la evidencia de la auditoria recopilada y comparada contra los criterios de auditoria acordados en
el alcance y objetivos. El informe se prepara bajo la dirección del Auditor Líder. Las actividades que
proporciona la base para el acuerdo entre el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización
de la auditoria, de acuerdo con el programa de auditorias elaborado por el Área de Monitoreo y
Evaluación y aprobado por la Dirección del Programa Gobierno en Línea.

2. GENERALIDADES.

Este formato está relacionado con el PGELMEPR-004 Procedimiento de Auditoria Interna.

3. SECCIONES DEL FORMATO INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.

El formato se encuentra dividido en 3 secciones: descripción de la auditoria, conclusiones del
equipo auditor y aprobación del informe. El diligenciamiento se realiza teniendo en cuenta los
siguientes parámetros definidos:

1.1. SECCIÓN 1: DESCRIPCIÓN DE LA AUDITORIA:

En esta sección, se describe el alcance y objetivo de la auditoria, como el proceso a auditar, el nombre de
los integrantes del equipo auditor seleccionado, y las fechas que abarca la auditoria.

   PROCESO A AUDITAR: Marcar con una (X) el proceso al cual se le realizó la auditoria.
   FECHA DE APERTURA DE LA AUDITORIA: Identificar el día, mes y año en que se inició la auditoria
    interna en el proceso seleccionado.
   FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORIA: Identificar el día, mes y año en que se finalizó la auditoria
    interna en el proceso seleccionado.
   REPRESENTANTE DE CALIDAD: Identificar nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
    Representante de Calidad del Programa Gobierno en Línea.
   RESPONSABLE PROCESO AUDITADO: Identificar nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del
    Director del Proceso auditado.
   AUDITOR LÍDER: Identificar nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) del consultor calificado para
    dirigir la auditoria interna de calidad.
   EQUIPO AUDITOR: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) de los consultores
    designados para apoyar en la realización de la auditoria.
   ALCANCE DE LA AUDITORIA: Describir la extensión y límites de la auditoria. Este debe ser comunicado
    al auditado antes de iniciar la auditoria. Marcar con una (X) si la auditoria esta enfocada en el Sistema de
    Gestión de Calidad, a un proceso o a un producto y/o servicio y realizar una breve síntesis del detalle del
    alcance.
   OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: Identificar la conformidad con los criterios de auditoria del Sistema de
    Gestión de Calidad del auditado y la implementación y mantenimiento apropiado.
   DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Identificar los documentos que fueron parte de la evaluación y que
    se requiere sean mencionados en el informe de auditoria como parte de la evidencia recolectada.

1.2. SECCIÓN 2: CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR:

En esta sección, se describe de manera detallada las observaciones, comentarios, sugerencias y
recomendaciones resultado de la auditoria.

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                       Macroproceso: Programa Gobierno en Línea          Proceso: Monitoreo y Evaluación
                     PGELMEIN-011 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO
                                       “INFORME DE AUDITORIA”                           Fecha:     01/11/2007
                                                               Versión: 1.0   01/11/2007


   ANOTACIONES INICIALES: Describir los comentarios que se quieren resaltar como antecedentes o
    preámbulo a las conclusiones de la auditoria.
   ASPECTOS RELEVANTES: Identificar aquellos datos que se consideran de importancia y que por su
    misma característica requieren ser tratados de manera especial.
   ASPECTOS POR MEJORAR: Identificar los temas que según las conclusiones del equipo auditor deben
    ser consideradas por el proceso, para ser perfeccionadas para que funcionen de manera óptima, entre
    las que se encuentran obstáculos o inconsistencias detectadas durante el proceso.
   HALLAZGOS DE AUDITORIA: Detallar los aspectos que fueron detectados durante la auditoria y que
    son resultado de las entrevistas y evidencias recolectadas por el equipo auditor, sobre las cuales se
    tomaran correctivos, acciones correctivas y preventivas. En este campo se diligencia el tipo de hallazgo
    el cual puede ser una no conformidad o una observación, el requisito de la norma NTCGP 1000:2004
    relacionado con el hallazgo detectado y la descripción o detalle del hallazgo.
   RECOMENDACIONES PARA AUDITORIAS POSTERIORES: Identificar aquellos comentarios que
    sugiere el equipo auditor sean considerados para próximas auditorias.

1.3. SECCIÓN 3: APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.

En esta sección, se relacionan las firmas y datos de los consultores que participan en la elaboración del
informe.

   NOMBRE COMPLETO: Identificar nombre(s) y apellido(s) de los consultores que participaron en la
    elaboración, preparación y revisión del informe de auditoria interna.
   RESPONSABILIDAD: Identificar la función desempeñada por el consultor durante la auditoria, la cual
    puede ser Auditor Líder o Equipo Auditor.
   FIRMA: Diligenciar con la rubrica del consultor relacionado.




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