strategic plans examples

________ University  Sample Strategic Plan  Adapted from the book, Strategic Planning in Higher Education,  by Sherrie A. Tromp and Brent Ruben  April 2007  Prepared by: Name  Endorsed By:  Name  Name  _____________________  _____________________ A Message from the Sponsor  This succinctly explains the reason for undertaking strategic planning, including its significance  to furthering the organization’s vision, and how the plan is a tool to becoming a more effective  organization.  Executive Summary  This high­level summary explains the planning process and desired outcomes. It includes a brief  SWOT and a highlight of the goals, objectives, and strategies.  Background  This section shares the reasons for undertaking the planning process, including internal and  external factors that motivated the planning process (changing leadership, changing stakeholder  expectations, desire for greater alignment to the university priorities, etc). This section clarifies  the context and reason for embarking upon a strategic planning process.  Key Stakeholders  This section shares key stakeholders and how they will benefit from the planning effort.  Example:  Key Customers  · Provost · Deans · Vice Presidents How will they benefit from this planning effort? · Their input will be heard and we will gain their buy­in* · Increase their satisfaction* · They will receive services they want* · What we provide will support their mission* · We will establish better relationships* · * Items with asterisks apply to all customer categories* · See list under Deans We will provide services in the way they want There will be a greater understanding of the Division of Labor We will share best practices Partnering and collaboration will cause best practices Projects will be delivered faster, better, cheaper They will become a source of information and peer support They will best be able to lead their group and align and integrate day­to­day  operations to university priorities · They will understand us better · They will be able to provide a better allocation of resources · Better understand the impact of the funding decisions · They will have a stronger sense of our competency · They will be convinced we’re managing funds effectively · They will be better able to articulate and be an advocate  How will they benefit from this planning effort? · Make better decisions & feel better about them · It will help us know what details to share · There will be a transference of knowledge · They will develop increased confidence · Increase ability to provide support · Increase ability to be an advocate · · · · · · · · Directors · University Planning  & Budget Key Owners  · Board of Trustees · Executive Vice  President & CFO Page 3  · Community  (external) Key Employees  · Direct Reports (and  their direct reports) · Increase overall efficiency · Increase EVP confidence in direct reports & their decisions · Improved decisions as a result of strategic & measurable data · Partners will be better informed and educated · Identify a point of entry to the organization · Further develop a relationship and personalize the University · Improve their ability to plan their work · Further create a feeling of being a valued partner  How will they benefit from this planning effort? · Creating a greater ownership, buy­in, understanding, alignment, and integration · People connected to purpose · Increased caring, dedication, commitment, motivation, & morale · Create an ability to provide staff direction to make better decisions and plan work · Create a measurable definition of success  Planning Assumptions, Threats, and Opportunities  This section provides a picture of the organization to help interpret and understand the plan. It  includes assumptions, outlining items necessary for the plan’s success, threats that could stand  in the way of implementation of articulated strategies critical to moving a well­thought plan  forward, and opportunities.  Planning Process Overview  Summarize the process and explain the value placed on inclusiveness and the methods you  used to create it.  How to Use This Plan  The plan uses the following words, as defined below, to explain what is to be done. In general,  the terms are listed from the broadest to the most defined action. Each planned activity will be  defined in these terms.  Overarching Goal:  The priority to be addressed; an attainable direction, change, or  achievement. The desired change resulting from a focus on the priority.  Objective:  Defines the goal in operational terms; makes the goal concrete and  measurable. A goal may have more than one objective.  Strategy:  A method or approach taken to accomplish an objective that is  responsive to the external environment and reflective of opportunities  and threats; it must be consistent with mission, vision, objectives; be  feasible; result in reasonable changes; and align with the direction  desired by other strategies.  Action:  A specific SMART initiative that moves a strategy forward.  “SMART” – Specific, Measurable, Attainable, Rewarding (a value add),  and Timely.  Metric:  The measurement by which success will be determined.  Responsibility:  The person/group charged with executing the overarching goal.  Resource:  The tools, manpower, training or other provision needed to be  successful. Page 4 Our Mission, Vision, and Values  Mission Statement  Vision Statement  Values  Overview of Overarching Strategic Goals Page 5  The Approach for Implementation  The responsibility for each action chosen for implementation will be clearly defined in the plan.  The responsible person will be consulted to determine the needed goal and metric. All actions  will be incorporated into the personal dialogues of each person.  _________ overarching goals have been identified. They are: · · · · · To strengthen organizational structures and systems . . . To establish . . . To partner with others in support of . . . To deliver . . . To incorporate . . .  Each of the overarching goals and the objectives to be accomplished, the strategies, actions,  measures to assure continuous improvement, resources to accomplish the goal, and the  person(s) responsible for carrying out the goal attainment are outlined on the following pages.  Overarching Goal 1 example: Minimize the impact of green house gasses on the environment by  attaining carbon neutrality  Overarching Goal Measure: The University reports on measurable progress toward carbon  neutrality.  Objective 1:  1.1 Develop a comprehensive plan to:  §  Reduce greenhouse gas emissions  §  Increase energy efficiency  §  Increase energy conservation  1.2 Reduce by implementing new technologies (buildings or production facilities)  1.3 Reduce by implementing green building best practices (buildings)  1.4 Reduce via improvements to central energy production system (production facilities)  1.5 Reduce through the further implementation of a transportation demand management  system (transportation)  Strategy 1.1 (for objective 1.1): · Explore combined heat and power technology for the reduction of carbon emissions  (central plant production systems) \  Action:  o  Design and build a combined heat and power co­generation plant (central plant  production systems)  Strategy 1.2 (for objectives 1.2 and 1.3): · Require LEED standards or require energy use to be 30% or 50% below energy code  (buildings)  Action:  o  Explore the financial implications of requiring LEED silver certification for all facilities Page 6  Strategy 1.3 (for objective 1.2): · Explore the possibility of utilizing different bio fuels for providing heat and electricity to  campus (buildings or production facilities  Action:  o  Explore the availability and cost of solid bio fuel within 100 miles of the university and  liquid bio fuel (3)  Strategy 1.4 (for objective 1.2, 1.3, and 1.4): · Re­explore the possibility of building or investing in wind energy (facilities or production  facilities)  Action:  o  Explore new larger turbine designs and their applicability to the wind resource  available (4)  Strategy 1.5 (for objective 1.5): · Explore further enhancements to the existing transportation demand management system  (transportation)  Action:  o  Develop a survey in order to study commuter behaviors and alternative transportation  means (5)  Metrics: · University can report meeting decreasing milestones of greenhouse gas  emissions (objective measure – all objectives) · Decrease the amount of carbon being released into the air as a result of the  completion of a co­generation heat & power plant (strategy measure – all  strategies) · Annually report carbon footprint (overarching goal measure) · Complete combined heat and power project by Winter 2009 (action measure  for strategy 1.1) · Overall campus energy use per gross square foot reduced by 20% within five  years (Objective measure for 1.1, 1.2, 1.3., 1.4)  Responsibility: Utilities Department  Resources: Utilities and Facilities Services staff, external consultants · initiative.  Overarching Goal 2 example:  To improve employee pride and engagement in Division or College X.  Overarching Goal Measures:  Ø  Increased overall pride and engagement scores on the ’08 Engagement Survey. Page 7  Objective 2.1: · Better align employee and departmental efforts and energy to University mission.  Strategy 2.1.1: Institute objective­based Personal Assessments among  100% of division or college employees by FY ’08.  Actions:  §  Design Performance Assessments  §  Institute on­line reporting system  §  Administer Engagement Survey  Metrics: · Performance Assessment tool developed and approved (Activity  Measure) · Percent of supervisors completing and administering the Performance  Assessment (Strategy Measure) · Increased employee perception of people to purpose alignment as  measured by question “X” on the Performance Assessment by the  supervisor and employee and question “X” on the Engagement Survey  by the employee (Results/Objective Measure) · Increased overall pride and engagement scores on the ’08 Engagement  Survey (Overarching Goal Measure)  Responsibility: · VP of HR  Resources: · VP, individual contributors time, time/$’s, people to develop new  performance assessment, on­line reporting system, and administer  engagement survey.  Time Line  Visual graph of the timeline.  Outcomes and Achievements  This is an evaluation of how effective the proposed changes have been in advancing the  organization. This section takes the form of a progress report when the plan is shared (see  page 76 in Strategic Planning in Higher Education).  Conclusion  The conclusion provides an opportunity to summarize what has taken place while setting  the stage for the next steps.  Appendices Page 8