Secretaria de Gerencia General Gerente General

Document Sample
Secretaria de Gerencia General Gerente General Powered By Docstoc
					                                             MANUAL DE FUNCIONES                                Página 1 de 1


                                                              Secretaria de Gerencia General


Cargo:           Secretaria de Gerencia General
Departamento:    Gerencia
Reporta a:       Gerente General


                 La responsabilidad básica es atender y dar información personal al asociado y público en general
                 que requiere al Gerente. Manejar la correspondencia, informes, recibir, radicar, distribuir,
                 despachar, archivar documentos y correspondencia perteneciente a la Gerencia. Efectuar las
Función básica   comunicaciones telefónicas solicitadas por el gerente. Coordinar de acuerdo con instrucciones,
                 reuniones y eventos que deberá atender el Gerente, llevando la agenda correspondiente y
                 recordando los compromisos




                 En el desempeño de sus funciones se relaciona con los asociados y el publico en general. Lleva el
Cobertura        control de la agenda del Gerente y provee información a los interesados sobre el servicio que
(Alcance)        pueden ofrecerle los Jefes de departamento de acuerdo a las necesidades que manifiesten.
                                         MANUAL DE FUNCIONES                                 Página 2 de 2


                                                          Secretaria de Gerencia General


Funciones   -   Recibir, atender y dar información personal al asociado y público en general que requiere al
                gerente.
            -   Recibir y transcribir correspondencia, informes, relaciones y demás documentos asignados por
                el gerente.
            -   Recibir, radicar, distribuir, archivar y despachar documentos y correspondencia que llegan a
                gerencia.
            -   Archivar correctamente los documentos y correspondencia perteneciente a la Gerencia.
            -   Efectuar las comunicaciones telefónicas solicitadas por el gerente.
            -   Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deberá atender el gerente,
                llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
            -   Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos en el área, con el fin de determinar su
                necesidad real y presentar la solicitud de papelería.
            -   Presentar y recepcionar los pedidos de papelería de la gerencia.
            -   Controlar la utilización de servicio interno de la fotocopiadora.
            -   Manejar la Caja Menor de la Cooperativa de acuerdo con los procedimientos.
            -   Recibir los dineros correspondientes a las autenticaciones de firma de acuerdo al convenio
                existente con la Notaría 20
            -   Controlar el cierre de la puerta principal de acceso a las oficinas principales e
            -   informar de las personas que permanezcan en las instalaciones sin la debida autorización.
            -   Entregar con acta las llaves de la puerta principal de acceso a las oficinas de la Gobernación al
                funcionario que las requiera para realizar trabajos suplementarios.
            -   Informar sobre los bienes a su cargo que por deterioro u obsolescencia deben ser dados de baja
                de la Cooperativa.
            -   Responder a los asociados las solicitudes de cruces de cuentas y asociaciones negadas
                remitiendo copia a las agencias respetivas.
                                         MANUAL DE FUNCIONES                               Página 3 de 3


                                                          Secretaria de Gerencia General

            -   Entregar carnets a los asociados e informar al departamento de recursos Humanos las faltantes
                y errados.
            -   Coordinar con el almacenista el mantenimiento preventivo de la fotocopiadora y suministro de
                insumos.

            -   Funciones generales establecidas para el personal de la cooperativa
            -   Es de carácter obligatorio la permanente consulta de estas funciones.
            -   Velar por la custodia de los bienes asignados para el desempeño de sus funciones.
            -   Cumplir estrictamente los estatutos de la Cooperativa, los reglamentos, manuales de funciones,
                ordenes superiores y demás normas reglamentarias.
            -   Las demás funciones asignadas por su inmediato superior inherentes a la ejecución de su cargo


Informes




Controles

Contactos
Internos

Contactos
                                           MANUAL DE FUNCIONES                               Página 4 de 4


                                                            Secretaria de Gerencia General

Externos




Personal a Cargo
Administrativo
Personal a Cargo Operativo
Comités en los que participa    Comité de Gerencia


       Aprobaciones:


       Jefe Inmediato                                Jefe de Departamento de Control Interno


       Jefe de Departamento Comercial                Consejo de Administración
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com.
The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.