Kertas kerja.rtf

Document Sample
Kertas kerja.rtf Powered By Docstoc
					    PROSES
 IMPLEMENTASI
DAN SERTIFIKASI
  ISO 9001:2000



           Oleh:
       Sriadi Witjitro




SMK Ganesha Tama Boyolali
            PROSES IMPLEMENTASI DAN SERTIFIKASI ISO 9001:2000

                                       Pendahuluan

Kualitas merupakan salah satu modal penting bagi perusahaan untuk dapat bertahan dan
bersaing di pasar global. Semakin kritis konsumen, semakin banyak pula tuntutan akan
kualitas suatu produk, diantaranya ada yang mensyaratkan sertifikat ISO bagi produk yang
akan dibelinya. Konsumen akan merasa yakin untuk membeli produk yang bersertifikat ISO
karena hal itu menunjukkan jaminan perusahaan untuk menghasilkan produk yang sesuai
dengan kebutuhan mereka. 0leh karenanya, semakin banyak perusahaan yang menerapkan
sistem manajemen kualitas dengan tujuan untuk mendapatkan sertifikat ISO. Disamping
karena permintaan konsumen, alasan lain suatu organisasi berusaha mendapatkan sertikat ISO
adalah keuntungan yang didapat dari implementasi tersebut, diantaranya adalah peningkatan
efisiensi, produktivitas, dan kualitas. Sistem manajemen kualitas merupakan sekumpulan
prosedur terdoktimentasi dan praktek-praktek standar untuk sistem manajemen mutu yang ber-
tujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan
yang ditetapkan oleh pelanggan dan organisasi atau perusahaan.

Perusahaan kecil dan menengah di Amerika menyadari bahwa dengan didapatkannya sertifikat
ISO 9000 memberikan kesempatan pada perusahaannya untuk dapat berkompetisi di pasar
internasional yang memperbolehkan mereka untuk menjadi eksportir barang dan jasa yang
mereka hasilkan. Mengadopsi secara luas standar internasional ini berarti supplier dapat
mengembangkan produk dan jasa mereka berdasarkan referensi dokumen yang mempunyai
relevansi pasar yang luas. Hal ini berarti mereka dapat berkompetisi secara bebas pada pasar
dunia. Sebagi contoh, pada Gold Tech Industries of Tempe, yang merupakan penghasil
komponen-komponen dengan teknologi tinggi, memutuskan untuk menerapkan ISO karena
keuntungan dalam hal jaminan kualitas yang mereka rasakan begitu nyata, mereka
mendapatkan keuntungan pasar, sertifikatnya dikenal diseIuruh dunia, dan ISO menyediakan
standar dan prosedur yang dapat diterapkan di semua tipe organisasi.

Penerapan sistem manajemen kualitas bukan merupakan hal yang mudah untuk dilakukan.
Selain membutuhkan biaya yang cukup besar, penerapannya juga membutuhkan peran serta
dari semua pihak dan memperbanyak kegiatan tulis-menulis yang harus dilakukan. Oleh
karena itu, penerapan sistem manajemen kualitas benar-benar membutuhkan komitmen dari
manajemen puncak sebagai bentuk kesanggupan dari penerapan sistem manajemen mutu
tersebut.

                                    Apakah ISO 9000?

ISO 9001 : 2000 merupakan suatu standar internasional yang menetapkan persyaratan global
untuk sistem manajemen kualitas. Standar ini dipublikasikan pertama kali pada tahun 1987
oleh komite teknis ISO. ISO dikembangkan untuk menyediakan standar yang dapat digunakan
sebagai kerangka kerja yang dapat diterapkan bagi semua tipe organisasi di seIuruh dunia,
sehingga perdagangan internasional dapat dilakukan dengan mudah. Standar ini mengharuskan
organisasi untuk mengimplementasikan, mendokumentasikan, mengerjakan berdasarkan
sistem kualitas, dan menjaga catatan/rekaman kualitas yang membuktikan bahwa mereka
mengikuti sistem kualitas tersebut.

ISO 9000 meliputi tiga standar kualitas, yaitu :
1. ISO 9000 : 2000, Dasar dan Kosakata Sistem Manajemen Mutu Dibuat sebagai langkah
   awal untuk memahami standard dan definisi istilah-istilah dasar yang digunakan dalam
   ISO 9000 : 2000 family.
2. ISO 9001 : 2000, Persyaratan Sistem Manajemen Mutu
   Berisi persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam
   memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai.
3. ISO 9004: 2000, Pedoman untuk Kinerja Peningkatan Sistem Manajemen Mutu
   Pedoman standar yang menyediakan acuan dalam peningkatan berkelanjutan sistem mana-
   jemen mutu untuk memberikan keuntungan pada semua pihak, termasuk kepuasan
   pelanggan.
4. ISO 19011, Pedoman Audit Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan yang memberikan
   pedoman untuk memverifikasi kemampuan sistem dalam mencapai sasaran mutu.

                              Persyaratan ISO 9001:2000

Struktur ISO 9001:2000 mencakup 8 pasal, yaitu:
(1) Ruang Lingkup, (2) Referensi Standar, (3) Istilah dan Definisi, (4) Sistem Mananjemen
Mutu, (5) Tanggung Jawab Manajemen. (6) Manajemen Sumber Daya Manusia, (7) Realisasi
Produk. dan (8) Pengukuran, Analisa, dan Perbaikan.

Akan tetapi, yang menjadi persyaratan hanyalah:
   1. pasal 4: Sistem Manajemen Mutu,
   2. pasal 5: Tanggungjawab Manajemen,
   3. pasal 6: Manajemen Sumber Daya.
   4. pasal 7: Realisasi Produk. Dan
   5. pasal 8: Pengukuran, Analisa dan Perbaikan.

Jadi suatu perusahaan yang ingin menerapkan ISO 9000 atau ingin mendapatkan sertifikasi
ISO 9001 cukup dengan menerapkan kelima pasal tersebut.

Jika dikelompokkan secara pendekatan proses maka: pasal 5: Tanggungjawab Manajemen dan
pasal 6: Manajemen Sumber Daya merupakan bagian dari Proses Perencanaan (plan), pasal 7:
Realisasasi Produk merupakan bagian dari Proses Melakukan (do), dan pasal 8: Pengukuran,
Analisa dan Perbaikan merupakan bagian dari Proses Pemeriksaan (check) dan Proses
Tindakan (Act). Integrasi proses-proses Plan-Do-Cheek-Act (PDCA) tersebut secara
sistematik akan menghasilkan suatu pendekatan Sistem Manajemen Mutu (pasal 4) kearah
perbaikan kinerja secara berkesinambungan.

Plan: menetapkan sasaran-sasaran dan proses-proses yang dibutuhkan untuk memberikan
      hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan kebijakan organisasi.
Do: melaksanakan proses-proses.
Check:memonitor dan mengukur proses-proses dan produk, kemudian membandingkannya
      dengan kebijakan-kebijakan, sasaran-sasaran dan persyaratan produk yang telah
      ditetapkan sebelumnya, melakukan analisa data dan melaporkan hasilhasilnya.
Act: melakukan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja proses
      secara kontinu.

Keempat proses diatas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak
terputus dan saling berinteraksi satu sarna lain. SikIus PDCA sudah seharusnya digunakan
untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara kontinu.

                                      Implementasi

Bagi organisasi yang berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2000, sekaligus ingin memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000, dapat mengikuti langkah-
langkah berikut (Gasperz, 2002):
1. Memperoleh komitmen dari manajemen puncak.
    Implementasi dari sistem manajemen kualitas membutuhkan kommitmen dari manajemen
    organisasi dan semua standar sistem manajemen kualitas membutuhkan komitmen ini agar
    dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk Pernyataan Kebijakan Kualitas
    Organisasi, yang berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten
    dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja.
2. Membentuk komite pengarah (steering commitee) atau koordinator ISO.
    Komite ini memantau proses agar sesuai dengan persyaratan standar dalam sistem manaje-
    men kualitas ISO 9001:2000. Komite juga berfungsi mengangkat atau menunjuk satu atau
    lebih auditor internal. Komite ini menjadi tim yang memberi nasihat pada Management
    Representative mengenai bagaimana mendesain dan menerapkan sistem. Management
    Representative, pada gilirannya, memberi nasihat pada Steering Committe mengenai aspek
    teknis dart standar dan status penerapan.
3. Mempelajari persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen kualitas ISO
    9001:2000. Persyaratan standar ini meliputi pasal 4: Sistem Manajemen Mutu, pasal 5:
    Tanggungjawab Manajemen, pasal 6: Manajemen Sumber Daya, pasal 7: Realisasi Prod
    uk, dan pasal 8: Pengukuran, Analisa dan Perbaikan. Memahami persyaratan sistern
    manajemen kualitas ISO 9001 :2000 adalah kunci sukses menuju keberhasilan dari proses
    dokumentasi dan implementasi.
4. Melakukan pelatihan (training) terhadap semua anggota organisasi.
    Semua tenaga kerja dalam organisasi harus familiar dengan ISO 9000 dan mengapa
    perusahaan menginginkan registrasi. Manajer-manajer, supervisor-supervisor, dan
    anggota-anggota. organisasi sangat menentukan keberhasilan implementasi sistern
    manajemen kualitas ISO 9001:2000. Karena itu. mereka harus benar-benar mengerti
    tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000. Pemahaman ini dapat diperoleh
    melalui serangkaian pelatihan tentang sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.
5. Memulai peninjauan ulang terhadap manajemen (manajemen review).
    Pimpinan organisasi harus mendelegasikan tanggung jawab mutu dari organisasi itu
    kepada wakil manajemen (management representative). Tinjauan ulang manajemen harus
    dimulai dengan memfokuskan pada persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen
    kualitas ISO 9001:2000.
6. Identifikasi kebijakan kualitas, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi yang dibutuhkan
    yang dituangkan dalam dokumen-dokumen tertulis.
    Dokumentasi dalam ISO 9000 terdiri dari empat level,
        a. Manual sistem kualitas 9level I)
            Memuat kebijakan dan mutu. memberikan gambaran mengenai proses-proses di
            dalam perusahaan serta menjelaskan bagaimana perusahaan memenuhi standar
            setiap elemen ISO 9000
        b. Prosedur-prosedur (level II)
            Dokumentasi       rencana dan implementasi strategi mutu. Ditetapkan oleh
            departemen yang membuat aturan dan instruksi umum kegiatan-kegiatan tertentu.
        c. Instruksi-instruksi (level III)
            lnstruksi kerja terinci menjelaskan langkah demi langkah bagaimana tugas harus
            diselesaikan.
        d. Formulir-formulir (level IV).
7. Implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000.
8. Memulai audit sistem managemen kualitas perusahaan. Audit sistem manajemen kualitas
    diperlukan untuk menjamin bahwa dokumentasi dan penerapan sesuai dengan persyaratan
    standar dan menunjukan keefektifan sistem manajemen kualitas.
9. Memilih registrar.
    Setelah manajemen yakin dan percaya bahwa sistem manajemen kualitas telah memenuhi
    persyaratan standar sistem manajemen kualitas ISO 9001-2000, maka manajemen perlu
    memilih registrar untuk mulai melakukan penilaian. Registrar akan menilai dokumen-
    dokumene seperti manual mutu, prosedur-prosedur, instruksi-instruksi dan formulir-
    formulir yang berkaitan dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO 9001 : 2000.
    Dalam memilih registrar harus dilakukan secara hati-hati dengan memperhatikan bonafi-
    ditas dari registrar tersebut. karena tidak sermua sertifikat ISO 9001:2000 yang
    dikeluarkan oleh registrar diakui oleh Badan Akreditasi Nasional (National Accreditation
    Body). Kita juga harus memilih registrar yang memahami tentang usaha yang kita jalankan
    dan kita merasa bisa bekerja sama dengannya karena registrar tersebut akan menjadi
    partner bisnis kita dalam jangka waktu yang lama.
10. Registrasi
    Jika ssistem manajemen kualitas ISO 9001 :2000 yang diimplementasikan dalam
    organisasi dianggap telah sesuai dengan persyaratan sistem manajemen kualitas ISO
    9001:2000, dan dinyatakan lulus dalam penilaian, kepada organisasi itu akan diberikan
    sertifikat ISO 9001:2000. masa berlaku sertifikat ISO 9001:2000 yang dikeluarkan
    registrar melalui lembaga registrasi yang terakreditasi pada umumnya adalan tiga tahun.

Langkah-Iangkah implementasi di atas hanya merupakan panduan yang dapat diterapkan
secara tidak urut dan dapat juga untuk diterapkan secara bersamaan sesuai dengan kondisi
organisasi. Proses implementasi sistem manajemen kualitas ISO 9000 ditunjukan dalam
gambar di bawah ini:
                       Pelatihan ISO 9000                               Rekomendasi oleh
                                                                          Tim Evaluasi


                       Dokumentasi System                          Pemberian sertifikat ISO 9000
                        Kualitas ISO 9000                            oleh Lembaga Regristasi



                       Implementasi system                          Pemantauan setiap 6 bulan
                        Kualitas ISO 9000
                                                                                                               Perbaikan


                          Audit Internal                                  Apakah sesuai            Tidak   Sertifikat ISO 9000
                                                                           dengan ISO
                                                                                                             ditangguhkan
                                                                              9000


                         Apakah sesuai       Tidak                                                             Kunjungan
                                                                                       Ya
                          dengan ISO                  Perbaikan                                                Lapangan
                             9000



                                   Ya
                                                                                             Ya              Apakah sesuai
                                                                          Sertifikasi ISO                     dengan ISO
                       Aplikasi ke Lembaga                                 diteruskan                            9000
                             Regristrsi


                                                                                                                      Tidak

       A                Angka Kecukupan
                                                                   Permohonan memperbaharui                Sertifikat ISO 9000
                                                                    sertifikasi ISO 9000 setelah                  dicabut
                                                                       masa berlaku 3 tahun


                         Apakah sesuai        Tidak
                          dengan ISO                  Perbaikan
                             9000
                                                                                A
                                   Ya

                       Evaluasi Kesesuaian


Audit Ulang                                           Kunjungan
 sebagian                                             Lapangan



              Tidak      Apakah sesuai       Tidak
Perbaikan                 dengan ISO                   Perbaikan
              Banyak         9000            Minor
              mayor

                                     Ya



  Gambar Diagram Alir Proses Implementasi Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000
  (sumber: Gaspersz, 2002)
Prosedur registrasi ISO dimulai pada tahap aplikasi, diikuti dengan kunjungan pendahuluan
dari badan registrasi.

Pada tahap ini, registrar menjelaskan apa yang harus ditambahkan dan dirubah pada proses
produksi barang dan jasa untuk memenuhi standar.

Tahap berikutnya adalah tinjauan dokumen, implementasi, dan preassessment. Tinjauan
dokumen meliputi pemeriksaan dokumen perusahaan oleh pihak registrar. Dokumen
memenuhi standar jika prosedur baru dapat diimplementasikan, dan catatan berdasarkan
sistem baru dapat dipelihara.

Jika perusahaan berhasil memenuhi preassessment, kemudian dilakukan audit akhir dan
setelah mendapatkan sertifikat ISO dilakukan pemantauan secara kontinu setiap 6 bulan sekali
untuk memastikan bahwa persyaratan-persyaratan standar masih terpenuhi.

                     Keuntungan dan Kerugian Penerapan ISO 9000

Masih sedikitnya organisasi di Indonesia yang mendapatkan sertifikat ISO menunjukkan
masih lemahnya kesadaran organisasi akan pentingnya ISO 9000. Honoris Perdana Industry
yang mendapatkan sertifikat ISO pada bulan Desember 1999 menunjukkan perubahan yang
signifikan pada organisasinya. Honoris merasakan kondisi yang berat sebelum menerapkan
ISO, seperti tugas dan wewenang yang kurang jelas dan tumpang tindih. tidak ada kriteria
penilaian hasil kerja yang telah dilakukan tiap personal, kurang dilakukannya tindakan
pencegahan untuk permasalahan yang timbul yang disebabkan karena tindakan perbaikan yang
hanya dilakukan jika terjadi masalah yang mengakibatkan terhambatnya proses produksi. juga
tidak adanya standarisasi dalam penyimpanan dan panggunaan dokumen di setiap departemen.
Dengan menggunakan ISO 9000, kondisi tersebut dapat diubah ke arah yang lebih baik.

Sebuah Organisasi/perusahaan yang menerapkan ISO 9001 : 2000 akan memperoieh
sedikitnya 8 manfaat (Zulfadhli):
    • Dokumentasi mutu yang lebih baik. ISO 9001 memberikan pedoman dalam mengelola
       sistem dokumentasi agar dokumen-dokumen yang dibuat oieh suatu perusahaan
       bersifat efektif dan efisien. Setiap organisasi menentukan tingkat dokumentasi yang
       dibutuhkan dan media yang digunakan.
    • Pengendalian mutu secara sistematik. Dalam ISO 9001 pengendalian mutu harus
       dimulai dari masing-masing proses yang terdapat dalam perusahaan. Setiap proses
       adalah input bagi proses sesudahnya dan sekaligus merupakan output dari proses
       sebelumnya. Karena proses proses tersebut saling berinteraksi satu sarna lain dalam
       satu sistem, maka pengendalian mutu yang baik pada setiap proses tentunya secara
       keseluruhan akan menghasilkan suatu pengenda1ian mutu secara sistematik.
    • Koordinasi yang lebih baik. Adanya kesamaan persepsi untuk menghasilkan output
       yang memenuhi persyaratan dan kebutuhan akan adanya satu sistem yang mendukung
       pencapaian ha1 tersebut, mendorong terjadinya kegiatan koordinasi an.tar proses
       da1am sistem tersebut. ISO 9001 merancang suatu sistem manajemen mutu yang
       mengarahkan proses-proses dalam suatu perusahaan agar melakukan koordinasi yang
       lebih balk .
   •   Deteksi awal ketidaksesuaian. Setiap proses selalu melakukan pemeriksaan terhadap
       output dart proses lain (sebelumnya), maka diharapkan setiap ketidaksesuaian yang
       terjadi dapat segera dikenali, diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali.
   •   Konsistensi mutu yang lebih baik. Jika semua unsur yang membentuk sistem
       manajemen mutu melakukan upaya terus menerus untuk memperbaiki kinerja dengan
       berdasar kepada pedoman dan prosedur yang telah di dokumentasikan, maka akan di-
       hasilkan konsistensi pengendalian mutu yang lebih baik. Kepercayaan pelanggan
       bertambah. Suatu perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001
       dengan balk, akan memberikan rasa aman terhadap pelanggan produk/pelayanannya,
       dan pada akhirnya meningkatkan kepercayaan. Kepercayaan tersebut timbul karena
       pelanggan melihat bahwa kegiatan pemenuhan persyaratan-persyaratannya dikelola
       secara baik dan memadai.
   •   Disiplin dalam pencatatan mutu bertambah. ISO 9001 mensyaratkan adanya
       pengelolaan sistem pencatatan mutu yang baik. Setiap catatan harus jelas, mudah
       dibaca, dapat diidentifikasi dan diperoleh kembali dengan mudah. Dengan adanya
       persyaratan tersebut maka perusahaan yang menerapkan ISO 9001 akan membuat suatu
       prosedur pencatatan mutu termasuk pengendaliannya, yang menciptakan kedisiplinan
       dalam pencatatan mutu.
   •   Lebih banyak kesempatan untuk peningkatan. Pada akhirnya penerapan ISO 9001 akan
       memberikan peluang-peluang bagi peningkatan kinerja perusahaan yang diperoleh dari
       sistem dokumentasi yang baik, pengendalian mutu secara sistematik, koordinasi antar
       proses dalam sistem dan disiplin dalam pencatatan. Sehingga setiap ketidaksesuaian
       dapat dideteksi lebih awal untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak berulang kembali.
       Sedangkan potensi-potensl munculnya ketidaksesuaian yang belum terjadi akan dapat
       dikenali, kemudian dicegah agar tidak terjadi.

Biasanya, dalam merancang atau menerapkan sistem manajemen kualitas kurang efektif. Oleh
karena itu. dalam penerapan sistem manajemen kualitas, peran aktif manajemen puncak harus
benar-banar dirasakan sampai ke tingkat bawah.

Hal-hal yang sering menjadi penghambat dalam penerapan sistem manajemen kualitas ISO
9001:2000 antara lain kurangnya komitmen dari manajemen puncak, kurangnya sumber daya
dan partisipasi dari personel yang ada di perusahaan, waktu yang terbatas, kurangnya pe-
mahaman dari personel, dan kurangnya pemantauan pada proses implementasi. Disamping itu
juga terdapat kegiatan-kegiatan dari implementasi ISO 9001:2000 ini yang dirasa cukup
merugikan, yaitu banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk menulis panduan/manual, volume
yang tinggi dari pekerjaan tulis-menulis, waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk proses
implementasi yang tinggi, serta waktu yang digunakan untuk memeriksa perkerjaan tulis-
menulis tersebut sebelum dilakukan audit.

Suksesnya implementasi dapat dicapai dengan adanya budaya kerja mutu dalam perusahaan,
komunikasi yang baik internal maupun eksternal, dan adanya komunikasi dari seluruh
komponen atau personel perusahaan.
                                        Kesimpulan

Sistem manajemen kualitas yang memenuhi persyaratan standar ISO 9001 : 2000 menjamin
posisi pasar. yang stabil. peningkatan terus-menerus, dan pengembangan dalam hal kualitas.
Hal tersebut dapat dicapai melalui perencanaan, pemeliharaan, dan peningkatan berkelanjutan
dari semua proses yang berdampak pada peningkatan profit, efektivitas. dan kepuasan
pelanggan. Selain itu, sertifikat ISO menjamin kesesuaian sistem manajemen Kualitas dengan
persyaratan standar ISO 9001 : 2000 dapat menjadi senjata yang efektif di pasar internasional

                                      Daftar Pustaka

1. Gaspersz, Vincent. (2002) ISO 9001:2000 And Continous Quality Improvement. PT.
   Gramedia Pustaka Jakarta.
2. Suardi, Rudi. (2003), Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000 Penerapannya Untuk
   Mencapai TOM. Penerbit PPM Jakarta.
3. Wilson, T. C. (2001), Ten Step to ISO 9000. Hickman, Williams & Company, Livonia
   Michigan.
4. Wood, Frank. (2001); Does Your Company Need ISO-9000? Arizona Export Assistence
   Center.
5. Zulfadhli. Memahami Persyaratan-persyaratan ISO 90001:2000 (www.a.domainlx.com).