Docstoc

Analiza sistemelor informationale. Studiu de caz Moldoplast

Document Sample
Analiza sistemelor informationale. Studiu de caz Moldoplast Powered By Docstoc
					Catedra de Informatică Economică

Studiu de caz Analiza Sistemelor Informaţionale

Studiu realizat la firma S.C. Moldoplast S.A. Iaşi

Realizator: Talmaciu Ana Maria

Planul lucrării:
1. Identificarea proiectului
1.1. Definirea misiunii, obiectivelor şi strategiei organizaţionale 1.2. Descrierea organizării întreprinderii 1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional ales
2.1. Identificarea principalelor sisteme informaţionale economice din organizaţie 2.2. Identificarea intrărilor şi ieşirilor principalelor sisteme informaţionale existente 2.3. Definirea ariei de întindere a sistemului ales (diagrama de context şi principalele legături cu celelalte sisteme)

3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional existent
3.1. Identificarea claselor de tranzacţii/transformări din sistemul analizat 3.2. Descrierea fiecărei tranzacţii prin abordarea ieşiri – prelucrări – intrări

4. Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem
(modificările funcţionale şi/sau nefuncţionale din sistem)

5. Modelarea sistemului informaţional existent
( diagrama descompunerii funcţionale, diagrama fluxurilor de date, diagrama relaţie, depozitul datelor). entitate-

Capitolul I. Identificarea proiectului
1.1 Definirea misiunii, obiectivelor şi strategiei organizaţionale

1.1.1 Misiunea
Firma MOLDOPLAST S.A. se situează în rândul celor mai importanţi producători de mase plastice din România, având o experienţă de 35 ani in acest domeniu. S.C. MOLDOPLAST S.A. vă invită să-i fiţi parteneri de afaceri ! S.C. MOLDOPLAST S.A. îşi propune să aibă una din cele mai diversificate oferte pe piaţa maselor plastice din România, o ofertă care să garanteze bunul parteneriat dintre firmă şi clienţii săi, o ofertă special concepută pentru client, pentru că deviza noastră este: “CALITATE, DIVERSITATE, FLEXIBILITATE , COMPETITIVITATE.”

1.1.2 Obiectivele
Tendinţa, din ultimi ani, a sectorului de prelucrare a maselor plastice este de creştere a volumului producţiei şi a exportului. Cererea internă este, de asemenea, în creştere continuă, dar evoluţia solicitărilor pieţei, ca sortiment şi pretenţii de calitate, impune ca o parte însemnată a necesarului de articole şi produse prelucrate din mase plastice să fie asigurate din import. În perspectiva următorilor ani, Moldoplast S.A. care este una dintre unităţile cele mai importante din ţară, în domeniul maselor plastice – îşi propune să-şi adapteze oferta de produse la solicitările actuale ale pieţei interne şi externe, şi să compenseze reducerea consumului la unele produse “tradiţionale” (în special produsele din PVC, destinate utilizării în construcţii, folia din polietilenă utilizată în agricultură) prin abordarea unor produse şi tehnologii noi. Principalele obiective ale societăţii sunt:  Organizarea unei fabricaţii de tapet lavabil şi tâmplărie din PVC

 

Modernizarea şi diversificarea fabricaţiei de folii Realizarea de produse suflate şi termoformate

Programul de cercetare – proiectare al societăţii prevede asimilarea unor produse noi (folii şi pungi stratificate din PE-PA, folii contractibile cu microperforaţii, furtunuri din PVC, armate cu fir din PVC, furtunuri pentru presiuni înalte, folii pentru hidroizolaţii, profile şi repere auto din tehnopolimeri, folii PVC ABS pentru bord auto, ş.a.) a căror introducere în fabricaţie va determina consolidarea poziţiei pe piaţă a Moldoplast S.A.

1.1.3 Strategia
Pentru aceste obiective, societatea are nevoie şi de atragerea unor surse de finanţare, întrucât sursele proprii nu permit decât acoperirea parţială a necesarului de fonduri pentru dezvoltare. Prin următoarele obiective:   Fabricarea de tapet lavabil şi tâmplărie din PVC; Modernizarea extruderii de folii, cu scopul realizării de folii şi filme la un nivel de calitate competitiv, în acest scop, se are în vedere: o Modernizarea liniei de extrudere existente; o Realizarea unei linii de extrudere folii şi filme; o Realizarea unei linii de extrudere folii din poliestiren şi polipropilenă;    Achiziţionarea unei instalaţii de termoformare Achiziţionarea unei instalaţii de suflat butelii pentru lichide industriale şi alimentare Achiziţionarea unei instalaţii de corpuri suflate pentru rezervoare de combustibil Efectele măsurilor de modernizare şi retehnologizare prezentate se vor concretiza în :    Realizarea în ţară a unor produse care, în prezent, se asigură din import; Mărirea cu minim 25% a volumului vânzărilor ca urmare a asimilării de noi produse, de o calitate competitivă; Reducerea cu minim 2-3%, a consumurilor energetice pe unitate de produs;



Reducerea cu minim 1-2% a consumurilor de materie primă pe unitate de produs.

1.2 Descrierea organizării întreprinderii
1.2.1 Obiect de activitate, relaţii cu partenerii de afaceri Societatea Comercială “Moldoplast” S.A. îşi are sediul central în Iaşi, calea Chişnăului nr. 23, din regiunea Moldova. Activitatea de desfacere a produselor se desfăşoară pe piaţa internă, cu precădere in regiunea Moldova, dar firma are clienţi importanţi şi în celelalte regiuni din România, şi în plus firma Moldoplast are contracte şi pe piaţa externă. Firma are deschise doua magazine proprii în oraşul Iaşi, dar majoritatea produselor firmei se adresează consumatorilor industriali autohtoni şi cei din străinătate, cu aceştia firma îşi stabileşte contracte directe, prin intermediul angajaţilor din cadrul departamentului vânzări. Firma Moldoplast S.A. se situează în rândul celor mai importanţi producători de mase plastice din România, având o experienţă de 35 ani in acest domeniu. MOLDOPLAST S.A. se numără printre primii producători de: - tuburi din PVC cu perete profilat; - plăci din PVC ondulate; - profile termocontractibile; - tuburi cu armătură rigidă, spiralată; - furtune de înaltă presiune armate cu fir poliesteric; - repere auto din tehnopolmeri; Vom realiza o analiză a activităţii firmei prin următoarele aspecte: Furnizori: Principalii furnizori de materii prime şi materiale ai firmei Moldoplast sunt producători direcţi ai acestor materii prime, interni în mare măsură, şi mai puţin cei externi, acest lucru asigurând un cost de producţie cât

mai scăzut. Existenţa unor furnizori interni unici poate determina un anume risc al dependenţei faţă de furnizor, dar pentru aceste cazuri exista varianta recurgeri la importuri. Relaţiile cu urnizorii se desfăşoară pe bază de contracte încheiate la începutul anului calendaristic, prin intermediul angajaţilor din cadrul serviciului de aprovizionare – transporturi. Clienţi: Clienţi firmai Moldoplast se pot împarţi în doua categorii mari: consumatori de uz-casnic şi consumatori industriali, clienţi industriali fiind reprezentaţi de consumatori industriali Concurenţa: pe plan intern concurenţa este reprezentată de firmele producătoare de mase plastice, iar pe plan extern de firmele din Europa.

1.2.2 Istoricul firmei
Societatea comercială “Moldoplast” S.A. Iaşi a fost înfiinţată în baza Hotărârii Generale de Guvern nr. 1213/20.11.1990 , prin preluarea în întregime, a patrimoniului fostei întreprinderi de prelucrare a maselor plastice din Iaşi unitate desfiinţată in baza aceleiaşi hotărâri. Activitatea sa de bază constă în producerea şi comercializarea maselor plastice, a oxigenului tehnic şi a anvelopelor reşapate. Activitatea în ramura maselor plastice se caracteriza prin utilizarea capacităţilor de producţie sub 20%, tendinţa sectorului de activitate este ilustrată de faptul că din 1995, producţia realizată la nivel de ramură a început să crească, iar exporturile de produse şi materiale plastice au crescut până in 1996 de cca. 3 ori faţă de 1991. În prezent firma are 535 de angajaţi, numărul diminuându-se din 1991 până acum datorită retehnologizărilor aferente liniei de producţie.

1.2.3 Funcţiile întreprinderii şi compartimentele care le realizează
În cadrul firmei Moldoplast S.A. se regăsesc 4 funcţii de bază din cadrul unei întreprinderi, respectiv: cercetare-dezvoltare şi producţie, comercială, financiar-contabilă şi

restructurare – dezvoltare şi personal. Activităţile desfăşurate în cadrul firmei se intersectează cu una sau mai multe din funcţiile prezentate fapt pentru care nu se poate face o delimitare exactă între aceste funcţii, fiecare dintre ele având un rol mai mult sau mai puţin important în procesul de aprovizionare – producţie – desfacere . Prin intermediul funcţiei de cercetare-dezvoltare şi producţie este asigurată asimilarea şi introducerea noilor tehnologi de producţie, elaborarea de proiecte care să aducă firma printre cele mai moderne şi mai competitive unităţi de producere şi prelucrare a maselor plastice din România, astfel ca firma să îşi poată atinge obiectivele de calitate şi productivitate de pe piaţa internă şi externă. Printre obiectivele acestei funcţii menţionăm:       Optimizarea fluxurilor de producţie, Îmbunătăţirea proceselor de fabricaţie, Reducerea costurilor de producţie per produs, Asigurarea unei capacităţi optime de producţie, Obţinerea produselor de calitate, Satisfacerea clienţilor prin oferirea de produse la timp şi la costuri cât mai mici; În cadru producţiei se grupează toate acţiunile ce au loc din momentul intrării unei comenzi în circuitul informaţional al firmei, moment în care începe producţia, şi până în momentul în care produsul finit este stocat în magazia unităţii, de unde va fi ridicat de către client. Funcţia de cercetare dezvoltare şi producţie este coordonată în firmă de către angajaţii departamentului “ TEHNIC-PRODUCŢIE” prin cadrul directorului tehnic-producţie şi a serviciilor, programare pregătire urmărire producţie şi cercetare – proiectare tehnologică. Funcţia comercială implica activităţi complexe legate de aprovizionarea cu materii prime şi materiale necesare procesului de producţie, dar şi activităţi desfăşurate în cadrul procesului de desfacere a produselor firmei, precum şi activităţi de promovare, publicitate şi reclamă, participarea la târguri şi expoziţii din domeniul maselor plastice. Ca obiective putem enumera:   Asigurarea ritmicităţii în aprovizionare, în funcţie de comenzile existente in firmă Creşterea segmentului de piaţă prin asigurarea de produse noi, care se cer pe piaţa maselor plastice, produse care să fie competitive din punct de vedere al preţului şi calităţii.  Onorarea la timp a comenzilor



Păstrarea unor bune relaţii cu partenerii de afaceri. Aceste obiective sunt realizate în cadrul compartimentului comercial, condus de un

Director comercial, care are în sub ordine Serviciile următoare: aprovizionare – transporturi, export – import, vânzări, magazine de desfacere. Funcţia financiar-contabilă asigură elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli, evidenţa tranzacţiilor economice, urmărirea modului de obţinere a rezultatelor financiare, stabilirea preţurilor în funcţie de costurile de producţie, calculul indicatorilor economici, utilizarea fondurilor, repartizarea profitului, urmărirea încasării creanţelor şi a plăţilor datoriilor unităţii. Obiectivele principale ale acestei funcţii sunt:      Creşterea profitabilităţii, Utilizarea eficientă a resurselor financiare ale firmei, Asigurarea capacităţii de plată a firmei, Creşterea patrimoniului, Asigurarea corectitudini actelor contabile. Această funcţie este realizată în cadrul compartimentului Economic, condus de un Director economic al firmei, şi conţinând următoarele servicii: financiar, preţuri şi analize economice, contabilitate, Oficiul de calcul, Birou administrativ şi P.S.I. Funcţia restructurare – dezvoltare şi personal urmăreşte determinarea necesarului de forţă de muncă, precum şi specializarea personalului, întocmirea fişelor de post de muncă (fişa postului). Tot în cadrul acestei funcţii vom regăsi şi urmărirea personalului în procesul de producţie (C.T.C.), precum şi stabilirea modului de salarizare. Între îndatoriri putem enumera:    Crearea unor condiţii optime de muncă, Specializarea personalului prin organizare de cursuri, Urmărirea procesului de producţie prin controlul tehnic de calitate Funcţia este realizată de angajaţii Serviciilor restructurare – privatizare, Serviciul management, resurse umane, Birou C.T.C., dispensarul medical.

1.2.4 Organizarea întreprinderii
S.C. Moldoplast S.A. Iaşi are o structură organizatorică de tip geografic – funcţională. Executarea conducerii se face în mod descentralizat, iar sistem informatic comunică atât pe orizontală cât şi pe verticală. Structura organizatorică a firmei va fi prezentată schematic în Anexa 1.

Adunarea Generală a Acţionarilor se convoacă de către preşedintele
consiliului de administraţie, sau de unul dintre vicepreşedinţi, pe baza unei împuterniciri date de preşedinte. Adunările Generale ale Acţionarilor au loc cel puţin odată pe an, la două luni de la încheiere exerciţiului financiar, pentru examinarea bilanţului şi a contului de beneficii şi pierderi pe anul precedent şi pentru stabilirea programului de activitate şi a bugetului pe anul în curs. Adunarea Generală a Acţionarilor Extraordinară se convoacă la cererea acţionarilor reprezentând cel puţin o treime din capitalul social la cererea comisiei de cenzori, precum şi în cazul în care capitalul social s-a diminuat cu mai mult de 10% timp de doi ani consecutiv, cu excepţia primilor doi ani de la înfiinţarea firmei. Convocarea v-a i publicată în Monitorul Oficial şi în ziarele de largă circulaţie din localitatea în care se află sediul societăţii. Organizarea Adunări Generale a Acţionarilor Adunarea Generală a Acţionarilor este constituită valabil şi poate lua hotărâri daca la prima convocare acţionarii prezenţi sau reprezentaţi deţin cel puţin 2/3 din capitalul social, iar la a doua convocare deţin cel puţin 1/3 din capitalul social . Adunarea Generală a Acţionarilor Extraordinară este constituită valabil şi poate lua decizii dacă la prima convocare acţionarii prezenţi sau reprezentaţi deţin cel puţin 3/4 din capitalul social, iar la a doua convocare deţin cel puţin 1/2 din capitalul social. Adunarea Generală a Acţionarilor este prezentată de preşedintele consiliului de administraţie, iar în lipsa lui de către unul din vicepreşedinţi desemnaţi de acesta. Preşedintele consiliului de administraţie desemnează dintre membrii Adunării Generale a Acţionarilor un secretar care să verifice lista de prezenţă a acţionarilor şi să întocmească procesul verbal al Adunării Generale a Acţionarilor.

Procesul verbal al Adunării Generale a Acţionarilor se va scrie într-un registru sigilat şi parafat, procesul verbal va i semnat de persoana care va prezida şedinţa şi de secretarul care l-a întocmit.

Consiliul de Administraţie Societatea pe acţiuni este administrată de un consiliu
de administraţie compus din 15 administratori aleşi de adunarea generală a acţionarilor, pe o perioadă de 4 ani, cu posibilitatea de a fi aleşi pe noi perioade de 4 ani care pot avea calitatea de acţionari. Numărul de administratori este stabilit cu volumul şi specificul activităţii societăţii. Când se creează un loc vacant în consiliu de administraţie, Adunarea Generală a Acţionarilor alege un nou administrator pentru ocuparea locului vacant. Adunarea Generală a Acţionarilor va alege ca nou administrator o persoană indicate de acelaşi acţionar care a desemnat predecesorul său, durata pentru care a fost ales noul administrator pentru a ocupa locul vacant este egală cu perioada care a rămas până la următoarele alegeri, sunt incompatibile cu calitatea de membru al Consiliului de Administraţie, membri comisiei de cenzori şi directorii, persoanele care potrivit legii sunt incompatibile cu funcţia de administrator. Atribuţii ale Consiliului de Administraţie       Angajează şi concediază personalul şi stabileşte drepturile şi obligaţiile acestuia Stabileşte îndatoririle şi responsabilităţile personalului societăţii pe

compartimente Aprobă operaţiunile de încasări şi plăţi potrivit competenţelor acordate Aprobă operaţiuni de vânzare – cumpărare de bunuri potrivit competenţelor acordate Stabileşte tactica, strategia de marketing Rezolvă orice alte probleme stabilite de Adunarea Generală a Acţionarilor

Comitetul de Direcţie
Consiliul de Administraţie poate delega o parte din atribuţiile sale unui Comitet de Direcţie, compus din membri aleşi din Consiliul de Administraţie fixându-le în acelaşi timp şi salariile potrivit legilor. Preşedintele îndeplineşte şi funcţia de Director General sau director in care calitate conduce şi Comitetul de Direcţie, asigurând conducerea curentă a societăţii, aduce la îndeplinire deciziile consiliului de administraţie în limitele activităţii societăţii. Deciziile Comitetului de Direcţie se i-au cu majoritate absolută a voturilor membrilor săi Comitetul de Direcţie este obligat să prezinte la fiecare şedinţă a Consiliului de Administraţie registrul său de deliberări. În Comitetul de Direcţie votul nu poate fi dat prin delegaţie.

1.3 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

În prezent, sistemul informaţional este conceput în aşa fel încât firma să îşi poată duce la îndeplinire obiectivele. Totuşi este clar că se lucrează pe un tipar învechit, tipar care duce la îngreunarea luării deciziilor. Lipsa informatizării corespunzătoare momentului, duce la un volum de informaţii ce trebuie stocat pe foia de hârtie, volum de informaţii ce necesită prea mult efort pentru întocmirea unor rapoarte, sau a unor situaţii, de stocuri şi materii prime, spre exemplu, unde fişele de magazie se întocmesc la mână de către angajaţii biroului de contabilitate generală. Spre exemplu luarea deciziilor în procesul de aprovizionare ar fi mult mai simplă şi mai rapidă dacă ar exista un program informatizat care să ne ofere toate informaţiile necesare stocurilor. În plus calcularea salariilor, a costurilor de producţie s-ar face mult mai rapid dacă sistemul ar fi mai dezvoltat. Momentan observăm o dorinţă de conservatorism a firmei care în era informatizării, încă mai foloseşte în proporţie 70% ca suport de stocare a datelor, hârtia. Sistemul informatic al firmei are în componenţă următoarele elemente:

Nr. Crt.

Denumire echipament

Caracteristici tehnice

Loc folosinţă

Software de bază

1 Staţii de lucru

Pentium II, 64 Mb Ram, 1 Oficiul de calcul Hdd 6,4 GB, CD-rom 2 contabilitate

- Windows 95

Birou - Fox Pro (pentru dos) - Aplicaţii contabile - Office 97

2 Staţie de lucru

Pentium III, 128 Mb 1 director general RAM, Hdd 10GB, CD-Rom, Conexiune dial-up Epson Matricială

- Windows 98 - Office 97

3 Imprimante

2 contabilitate

birou

4 UPS

400

1 contabilitate

birou

Personalul Oficiului de calcul este format din: 1 analist de sistem, 1 programator, 1 tehnician, 2 operatori. Aplicaţiile contabile sunt realizate de personalul firmei, şi necesită îmbunătăţiri, printre acestea putem enumera: MiFix – pentru evidenţa mijloacelor fixe şi a amortizărilor lunare, Gestoc – gestiunea stocurilor, Emprofa – contabilitate de gestiune.

Anexa1. Organigrama ”SC MOLDOPLAST” SA

S.C Moldoplast S.A. IAŞI

Adunarea generală a acţionarilor
Consiliul de Administraţie

Total personal: 535
D i n c a r e:

1. Muncitori

383

2. Pesonal TESA -conducere

111 22
19 22

Cenzori
Director Tehnic - Producţie
Serviciul programare, pregătire, urmărire producţie
Serviciul cercetare, proiectare tehnologică

Director general

Compart. Juridic C.F.I.

3. Maiştri
4. Personal activ. Aux. (Comerţ + sănătate)

Director Comercial
Serviciul aprovizionare transporturi Serviciul export - import

Director Economic
Serviciul financiar, preţuri şi analize economice

Serviciul restructurare, privatizare, dezvoltare Serviciul management, resurse umane şi P.M. Biroul C.T.C şi asigurarea calităţii

Serviciul contabilitate

Serviciul vânzări Magazine de desfacere (activ. auxiliare)

Oficiul de calcul Biroul administrativ şi P.S.I.

Dispensarul medical (activităţii auxiliare)

Ane xa 1.

Secţia I-a prelucrate din PE

Secţia II-a prelucrate din PVC

Secţia M.E.A.

S ecţia tapet P C V (c)
Atelier energetic şi automatizări

S.P .M.P Belceşti (c)

(C) = în conservare

Atelier mecanic piese schimb

Atelier revizii si rep. mec. şi electr.

Capitolul II. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional ales 2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale economice din
organizaţie

Principalele sisteme informaţionale din firma sunt:       Sistemul de aprovizionare – desfacere Sistemul de gestiune a stocurilor Sistemul de evidenţă a mijloacelor fixe Sistemul contabil Sistemul de salarizare Sistemul de producţie

2.2 Identificarea intrărilor şi ieşirilor principalelor sisteme informaţionale existente
În cadrul acestui subcapitol vom prezenta matricea decizională Anexa2 prin intermediul sistemelor informaţionale prezentate anterior, şi a componentelor organizatorice prezentate în organigrama ( Anexa1 ).

Anexa2. Matricea decizională ”SC MOLDOPLAST” SA
Nr . Crt. Unităţile sist inf. Sist. inf al firmei Conducere Resurse umane Programare, pregatire, urmarire producţie Secţie de prod. Proiectare cercetare dezvoltare Aproviz. Mark - Vanzări Dep. Contab. Dep. Fin.-

1

Desfacere

 Fişa tehnologică

 Notă predare

Contract

Fact(Fact valuta) Disp. de livrare Bon de vanz. Disp. Plata externa  Fact proforma Cerfif. de origine Aviz de însoţire a mf.  Cert. circ. marf Aviz de însoţire a mf. Borderou de achiz. Delegatie pt ridicare marfuri Comanda Nota de transfer NIR

Nota Doc. de cont. încasare Dispoz. de incasare Bon de vanz.

2

Aprovizionare (Furnizori)

Nota de recepţie

Nota cont. Doc. de plată Disp. de plată Rap. stocuri

3

Stocuri

Fişă de inv. PV de scoatere din gest.

Fişă de evid. a stocurilor

Nota cont. Reg. stoc. Fisa de magazie

4

Mijloace fixe

PV de scoatere din gest. PV de receptie State de plată Lista cuantum salarii Contract. de muncă Stat de funcţii Fişa fiscală 1,2 Decizii de angajare Contra cte de muncă FCP Stat de funcţii Fişă fiscală 1 Liste normare Listă pontaje

5

Salarizare

Bon de mişcare a mij.fix.  PV de scoatere din gest. Foaie colect. de prezenţă Listă pontaje

Notă cont. Fişa mij. fix. PV PV de receptie Bon de mişcare a mij. fix. Listă pontaje Listă pontaje Listă pontaje Stat de plată Listă de avans chenzinal Listă de indemn. pt. CO Listă de avans chenzinal Listă de indemn. pt. CO

6

Personal

FCP Decizie de imputare Listă de inventar

Foaie Colectiva de prezenta

FCP

FCP

FCP

FCP

FCP

FCP Disp. de plată Decizie de imputare Bon de predare a prod. finite

7

Productie

Bon de predare Fişă limită de consum

Bon de consum Fişă limită de consum

Fişă limită de consum

Nota Contib Bon de redare Fişă limită de consum

2.3 Componentele organizatorice care au responsabilităţi pe linie de aprovizionare – desfacere

Director Comercial
    Asigură coordonarea activităţilor pe baza rapoartelor ce îi sunt furnizate din punct de vedere al aprovizionării şi livrări la timp a comenzilor clienţilor Semnează contractele economice cu furnizori şi clienţi industriali Verificarea activităţii magazinelor proprii Consultare listelor de debite şi credite şi luarea unor decizii.

Serviciul Aprovizionare – Transporturi
         Asigurarea pregătirii şi desfăşurării negocierilor contractelor comerciale de aprovizionare în funcţie de comenzile primite de la clienţi Aprovizionarea cu materii prime şi materiale, obiecte de inventar şi piese de schimb pentru maşini şi utilaje industriale Valorificarea stocurilor fără mişcare Urmărirea respectării contractelor de aprovizionare Constituirea comisiilor de recepţie a mărfurilor şi efectuarea recepţiei Asigurarea condiţiilor de păstrare şi depozitare a bunurilor de consum Darea în consum a materiilor prime şi materialelor, obiectelor de inventar, pieselor de schimb, astfel încât procesul de fabricaţie să fie asigurat Asigurarea înregistrării în fişele de magazie a intrărilor – ieşirilor de bunuri Crearea de liste cu datoriile unităţii faţă de furnizori

Serviciul Export – Import
  Asigurarea pregătirii şi desfăşurării negocierilor contractelor comerciale cu clienţi şi furnizorii externi Asigurarea necesarului de materii prime şi materiale din import, ca tampon în cazul în care un furnizor intern nu poate onora contractele astfel încât procesul de fabricaţie să nu aibă de suferit    Întocmirea de contracte de vânzare cu exteriorul şi urmărirea procesului de producţie astfel încât să fie onorate contractele la timp Întocmirea de facturi externe (în valută) şi de certificate de calitate, origine şi urmărire a mărfurilor. Urmărirea respectării contractelor cu clienţii şi furnizorii externi.

Serviciul Vânzări
  Asigurarea pregătirii şi desfăşurării negocierilor contractelor comerciale de vânzare Asigurarea respectării contractelor de vânzare, atât din parte firmei în ceea ce înseamnă livrarea la timp a produselor, cât şi din punctul de vedere al clientului, în ceea ce înseamnă modul de plată şi respectarea datei de plată a bunurilor şi serviciilor   Întocmirea de contracte de vânzare Întocmirea de facturi fiscale şi de certificate de calitate

Magazine de desfacere
  Asigurarea necesarului de marfă în magazine Întocmirea de rapoarte de vânzare a mărfurilor din magazin

Capitolul III. Descrierea detaliată a sistemului informaţional existent

3.1.

Identificarea claselor de tranzacţii/transformări din sistemul analizat
În urma studierii documentelor din firmă pe linia aprovizionare - desfacere, s-au

obţinut următoarele informaţii suplimentare privind intrările, procesele de prelucrare şi ieşirile, care au loc în sistemul de aprovizionare - desfacere, grupate în funcţie de principalele clase de tranzacţii şi transformări, astfel: Aplicaţia Aprovizionare - desfacere are drept scop :  Asigurarea procesului de aprovizionare (stabilirea necesarului de aprovizionat, întocmirea comenzilor de aprovizionare şi a contractelor de aprovizionare cu furnizorii)     Intrarea materiilor prime şi materialelor în gestiunea unităţii, determinarea plusurilor sau minusurilor la recepţia materiilor prime şi materialelor Începerea procesului de fabricaţie conform cu contractele faţă de clienţi Urmărirea procesului de încasări – plăţi astfel încât să nu se creeze blocaje financiare, sau o eventuala lipsa de lichidităţi Asigurarea aprovizionării magazinelor proprii pentru buna desfăşurare a procesului de desfacere. Putem împărţii aplicaţia noastră în următoarele module: Clienţi: - intrare comandă nouă client listare situaţie comenzi fişă client: client nou, clienţi existenţi

Evidenţă clienţi: - înregistrare vânzare nouă emitere factura nouă emitere factură proforma

-

înregistrare factura încasată generare liste vânzări EXPORT mărfurilor, : Factură în valută, certificat de origine/circulaţie a

Aprovizionare: - stabilire necesar de aprovizionat lansare comandă aprovizionare listare situaţii comenzi de aprovizionare

Evidenţă furnizori: - înregistrare cumpărare adăugare cumpărare nouă înregistrare factură întârziată generare liste cumpărări înregistrare factură plătită programare plăţi

3.2.2 DESCRIEREA INTRĂRILOR ŞI IEŞIRILOR

În cadrul firmei Moldoplast S.A. Iaşi se folosesc următoarele documente de intrare:  Factura fiscală  Chitanţa  Contract furnizare servicii  Aviz de însoţire a mărfii  Bon de consum  Proces verbal de predare / primire  Fişă client  Contractul  Cerere estimare  Comanda  Documente de însoţire materiale  Documente vânzări

 Borderou de plăţi şi încasări  Necesar de materiale pentru o anumită perioadă  Situaţia stocurilor  Chitanţa  Factura, factura proforma  Certificat circulaţie mărfuri  Raport săptămânal de sinteză  Raport lunar de sinteză  Raport încasări  Raport plăţi  Raport contracte  Raport clienţi  Raport furnizori  Raport stocuri Factura fiscală : Pt cumpărări factura se primeşte de către departamentul aprovizionare, în cazul în care aceasta soseşte în firmă odată cu marfa cumpărată, se întocmeşte un NIR (Notă de intrare - recepţie), în caz contrar, când marfa este însoţită de un aviz, se pot întocmi mai multe NIRuri, pentru o sigură factură. Factura este preluată mai apoi de Serviciul financiar pentru prelucrare şi arhivare Pt vânzări se întocmeşte de departamentul financiar - contabil în baza datelor introduse de către fiecare reprezentant vânzări; se printează automat in baza de date a firmei, pe baza datelor la zi. Fişa fiscală se întocmeşte în trei exemplare : unul albastru care este destinat clientului, unul roşu şi unul verde care se arhivează; este semnată de departamentul financiar – contabil şi este destinată clientului. Totodată firma poate emite facturi proforma ce au ca scop încasarea banilor cuveniţi facturii, înainte ca marfa să fie livrată sau ca factura să fie emisă pentru client. Factura în valută se emite atunci când se execută o vânzare la export, factura fiind în soţită de un certificat de origine mărfuri (Euro 2).

Chitanţa : este eliberată de casierie şi este destinată clienţilor care plătesc la casă. Chitanţa se întocmeşte în trei exemplare, unul pentru client iar celelalte două se arhivează; se eliberează pe baza datelor din factura fiscală şi certifică suma plătită de client. Contract furnizare servicii: acest document certifică furnizarea de servicii unui client; se întocmeşte în două exemplare, unul pentru client iar celălalt se arhivează. Contractul este completat şi semnat de reprezentantul vânzări, iar toate aceste date se introduc în baza de date a firmei. Aviz de însoţire a mărfii: acest document este completat de gestionarul care eliberează marfa din depozit şi are rolul de a însoţi / certifica marfa pe timpul transportului. Avizul de însoţire a mărfii se întocmeşte în două exemplare care se arhivează unul la expediţie şi altul la destinaţie. În baza acestui document se introduc materialele , în gestiune la destinaţie. Bon de consum: acest document este eliberat de gestionar în două exemplare (unul se arhivează iar pe baza celui de-al doilea se scot mărfurile din depozit).Bonul de consum este semnat de coordonatorul departamentui Aprovizionare. Proces verbal de predare / primire : acesta este completat/semnat de reprezentantul firmei şi de client; este întocmit în două exemplare (unul pentru client , celălalt se arhivează). Acest document certifică efectuarea lucrării de instalare, tipul echipamentelor instalate şi faptul că aceste echipamente au fost preluate de clienţi. Fişă client: este completat de reprezentantul vânzări, prezintă informaţii generale despre client. Contractul: este introdus de reprezentantul vânzări şi atestă clauzele contractului şi se adresează clienţilor firmei. Cerere estimare: este solicitat de reprezentantul vânzări, este preluat de compartimentul aprovizionări pentru a determina necesarul de materiale. Documente de însoţire materiale: aceste documente sunt completate de către furnizori atunci când aceştia predau materialele firmei Moldoplast. Documente de însoţire materiale se întocmesc în două exemplare, unul la furnizor şi altul se arhivează la firmă. Acesta mai cuprinde şi nota de predare de materiale din partea furnizorului. Comanda: se întocmeşte odată de către departamentul Aprovizionări pentru furnizorii de materiale; de către clienţi pentru cumpărarea mărfii, precum şi de către magazinele proprii

către sistem pentru aprovizionare de materiale . Aceasta se întocmeşte în două exemplare dintre care unul rămâne la firmă. Documente vânzări: acestea sunt completate de către responsabilii magazinelor proprii atunci când predau darea de seamă către sistemul Aprovizionare Desfacere. Borderou de plăţi şi încasări: sunt completate de casierie către sistem şi reprezintă evidenţa plăţilor şi încasărilor în urma vânzărilor. Raportul săptămânal de sinteză şi Raport lunar de sinteză: sunt rapoarte trimise de către sistem Directorului Comercial. Acestea se trimit săptămânal şi lunar, şi cuprind date referitoare la desfăşurarea activităţii sistemului. Raport încasări şi Raport plăţi: se trimit la casierie şi apoi la contabilitate şi cuprind date referitoare la vânzările efectuate. Raport stocuri se trimit serviciului financiar şi cuprinde evidenţa şi situaţia stocurilor. Necesar de materiale pentru o anumită perioadă: este un document ce se trimite furnizorului pentru informarea acestuia cu privire la materialele care firma doreşte să le achiziţioneze. Raport contracte, Raport clienţi, Raport furnizori: acestea duc evidenţa tuturor contractelor, clienţilor şi furnizorilor pe o perioadă anume,precum şi situaţia facturilor emise, facturilor încasate, penalizări, avansuri etc. şi sunt destinate directorului comercial. 3.2.2 DESCRIEREA PRELUCRĂRILOR Sistemul informaţional aprovizionare desfacere presupune implicarea departamentelor vânzări şi aprovizionare, procesare informaţii, departamentul financiar – contabil. La începutul fiecărei luni, fiecare reprezentant vânzări introduce în sistem o listă de prospecţi (firme pe care le va aborda). Pe măsură ce se intră în contact cu prospecţii, aceştia îşi schimbă statusul în “potenţiali”. După semnarea contractului , în sistem clientul apare cu statusul “activ”. După semnarea contractului, şi de client, se întorc în sistem toate datele despre client, cum ar fi: adresă (sediu) client, cod fiscal, cont bancă, persoană contact, adresă facturare, precum şi comanda de produse pe care le solicită clientul.

Aceste date sunt preluate de departamentul financiar - contabil în vederea facturării.( facturile se emit în trei exemplare: albastru, verde, roşu). Lunar fiecare reprezentant vânzări urmăreşte disfuncţionalităţile apărute în serviciul aferent clienţilor săi şi propune discountul ce se va acorda clienţilor la facturarea următoare. Acesta este introdus in sistem în fişa clientului. Aceste date sunt preluate de departamentul financiar contabil care le ia în considerare la facturarea următoare. În acelaşi fel se desfăşoară activitatea şi în cadrul serviciului de aprovizionare, săptămânal se întocmeşte referatul de aprovizionare, în funţie de comenzile primite de la clienţi şi de raportul de stocuri existente în depozitele firmei.

Anexa3. Diagrama de context”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4)

Client Banca Furnizor
Comanda Documente-deplata--ordin-deplata-cec-etc Contract DocumenteComanda Documente-de- deridicareinsotire-aa-marfii marfurilor Extras-de-cont Borderou-de-plati-incasari Documente-de-plataincasare
0

Casierie

Director comercial

Planificari-plati Furnizori-de-platit Rapoarte Comanda Nota-de-transfer

Dispozitie-de-plata NIR Raport-stocuri

Serviciul financiar

SAD

Magazine proprii

Borderou-vanzari Documente-vanzari Nota-de-predare

Registru-casaPlan-conturi-analitice Dispozitie-de-plataNota-contabila incasare

Productie

DelegatieFacturaderidicare- documente-deFisa-deinsotire-a-marfurilor Dispozitie-de-livrare marfuri magazie BorderouDocumente-deReferatdetranzactiideachizitii materiale aprovizionare

Contabilitate generala

Serviciul vanzari

Depozit

Serviciul Aprovizionare

Capitolul IV.
Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem
(modificările funcţionale şi/sau nefuncţionale din sistem)

1) Realizarea unei noi aplicaţii pentru gestiunea aprovizionărilor şi vânzărilor într-un mediu de dezvoltare ce permite realizarea unor interfeţe grafice mai “prietenoase”. Având în vedere faptul că firma nu dispune în prezent de un sistem centralizat face ca realizarea acestuia să reprezinte un lucru mai mult decât funcţional, sistemul urmând să aducă îmbunătăţiri în ceea ce priveşte instrumentul decizional, precum şi la urmărirea vânzărilor şi achiziţiilor de materii prime şi materiale.

2) O cerinţă nefuncţională este dată de volumul mare de investiţii în infrastructură ( calculatoare, reţele, etc ) datorită complexităţii legăturilor între sistemul nou conceput şi entităţile ataşate acestuia. O a doua cerinţă nefuncţională ar fi instruirea personalului pentru lucrul cu noul

3)

sistem, precum şi disponibilizarea angajaţilor ce nu îşi mai au rolul în noul sistem de lucru al firmei.

Capitolul V.
Modelarea sistemului informaţional existent
( diagrama descompunerii funcţionale, diagrama fluxurilor de date, diagrama relaţie, depozitul datelor). entitate-

Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de bază: modelul descompunerii funcţionale, modelul proceselor şi modelul datelor.

V. 1. Modelul descompunerii funcţionale

Descompunerea funcţională a sistemului analizat se realizează cu ajutorul diagramei de descompunere funcţională care urmăreşte scoaterea în evidenţă a modului de structurare a sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus în module de prelucrare şi submodule. În continuare vom prezenta în cadrul Anexei 4. Diagrama descompuneri funcţionale

Anexa3. Diagrama descompunerii funcţionale ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4)
Sistem Aprovizionare Desfacere

Aprovizionare

Evidenta tranzactii aprovizionare

Clienti

Aprovizionare magazine proprii

Evidenta tranzactii vanzari

Inchidere perioada de gestiune

Stabilire necesar de aprovizionat

Lansare comenzi

Listare situatii comenzi

Intrare comanda noua

Fisa client

Listare comenzi

Emitere factura

Inregistrare Generare liste factura vanzari incasata

Factura export

Client nou Inregistrare Inregistrare Inregistrare transfer productie cumparari magazine consum

Client existent

Factura Factura noua proforma Borderou Necesar vanzari aprovizionare

Factura Certificat valuta origine marfuri

Adaugare factura noua

Inregistrare factura intarziata

Inregistrare factura platita

Programare plati

Generare liste cumparari

Sistemul de salarizare se descompune în următoarele module şi submodule de prelucrare:



Aprovizionare o Stabilire necesar aprovizionare o Lansare comenzi o Listare situatii comenzi



Evidenţă tranzacţii aprovizionare o Înregistrare consum o Înregistrare cumpărări      Adăugare factură nouă Înregistrare factură întârziată Înregistrare factură plătită Programare plăţi Generare liste cumpărări

o Înregistrare transfer magazine  Clienţi o Intrare comandă clienţi o Fişe clienţi    Client nou Client existent

o Listare comenzi Evidenţă tranzacţii vânzări o Emitere factură   Factura nouă Factură proforma

o Înregistrare factură încasată o Generare liste vânzări o Factură export  Închidere perioadă de gestiune

Anexa4. DFD de nivel 0 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4)
Furnizor Serviciul Aprovizionare
Referatdeaprovizionare Delegatiederidicaremarfuri Comanda
1

Contabilitate generala Productie
Dispozitiede-plata

Documente-de-insotire-amarfurilor Date-comenzianterioare

Registrucasa

Comenzi
Datecomenzi-noi Borderou-de-achizitii Nota-de-transfer Raport-productie-consum Datecomenzi-onorate

2

Nota-depredare

Aprovizionare Serviciul financiar
NIR Raportstocuri

Evidenta tranzactii aprovizionare
Fisa-de-magazie Documente-detranzactii-materiale

Magazine proprii

Documente4 vanzari ComandaAprovizionare aprovizionare Borderouvanzari

magazine proprii

DocumentePlanificari-plati de-plata Raport-transfer-magazine Borderou- Dispozitiede-plata de-plati Raport-furnizori-de-platit

Depozit

Casierie

Director comercial Client
Comanda Contract
3

Documentede-plata-ordin-deplata-cec-etc

Extras-de-cont

Raportvanzari Documente-de-ridicare-a-marfii Date-clientiexistenti Date-Clienti

Borderoudeincasare
5

Banca
DocumentedeIncasare
6

Clienti

Comenzi clienti

Evidenta tranzactii vanzari
Registrucasa Plan-conturi-analitice

Inchidere perioada de gestiune

Factura-documente-deinsotire-a-marfurilor

DispozitieDispozitie-de- delivrare incasare

Nota-contabila

Serviciul vanzari

Contabilitate generala

Anexa5. DFD de nivel 1 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului de aprovizionare şi relaţiile dintre submodule

Raport-stocuri NIR
1.1

Serviciul financiar

Liste-comenzi

Date-comenzionorate

Stabilire necesar de aprovizionat

1.3

Date-comenzianterioare

Comenzi

Referatdeaprovizionare

Listare situatii comenzi
Datecomenzi-noi

Serviciul Aprovizionare
Delegatie-de-ridicare-marfuri

1.2

Lansare comenzi

Furnizor

Comanda

Documente-de-insotire-a-marfurilor

Anexa6. DFD de nivel 1 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului de evidenţă tranzacţii aprovizionare

Productie Depozit
Nota-depredare Fisa-demagazie
2.1

Documente-de-tranzactiimateriale

Inregistrare productie Raportconsum

Director comercial
Raport-transfermagazine

2.3

Furnizor

productie-consum RaportfurnizoridePlanificariplatit plati

Inregistrare transfer magazine

Documente-de-insotire-amarfurilor
2.2

Nota-detransfer Date-comenzionorate

Comenzi
Registru-casa

Magazine proprii

Inregistrare cumparari
Extras-de-cont Documente-de-plata-ordin-de-plata-cec-etc Borderou-deachizitii

Contabilitate generala

Dispozitie-de-plata Borderou-deplati DocumenteDispozitie- de-plata de-plata

Banca

Casierie

Serviciul financiar

Anexa7. DFD de nivel 2 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului de înregistrare cumpărări

2.2.4 2.2.5

Comenzi
Date-comenzionorate
2.2.3

Programare plati

Generare liste cumparari

Planificari-plati Datefacturiintarziate Raport-furnizoride-platit

Inregistrare factura platita Director comercial
Borderoudeachizitii Date-achizitii Borderou-de-plati Documente-deplata

Date-facturi
2.2.2

Inregistrare factura intarziata

Serviciul financiar
2.2.1

Extras-decont Registrucasa DispozitieDocumentede-plata-ordin-deplata-cecetc

Documentedeinsotireamarfurilorfacturaintarziata

Adaugare factura noua

Dispozitie-deplata

de-plata

Casierie

Banca
Documentedeinsotire-amarfurilor

Furnizor

Contabilitate generala

Anexa7. DFD de nivel 1 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului de clienţi
Client
Contract

Comanda
3.1

Intrare comanda noua
3.3

Facturadocumente-deinsotire-amarfurilor Date-clienti

Date-comenzi

Listare comenzi

ListeComenzi

Serviciul vanzari

3.2

Comenzi clienti Fisa client
Date--Clienti

Anexa8. DFD de nivel 2 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului de fisă clienţi
Client

Date--Client -nou
3.2.1 3.2.2

Date-client

Client no u
Date-clientiexist ent i

Client ex istent

Co menzi clienti

Anexa9. DFD de nivel 1 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului aprovizionare magazine proprii

Magazine proprii
Comanda-aprovizionare Borderouvanzari Documentevanzari
4.2 4.1

Borderou vanzari

Necesar aprovizionare

Anexa10. DFD de nivel 1 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului
Documente-deIncasare
5.2

evidenţă tranzacţii vânzări

Inreg istra re fa ctura inca sa ta
Registru-casa

Ca sierie
Borderou-de-incasare Dispozit ie-de-incasare Dat efacturi

Co nta bilita te g enera la Directo r co mercia l

5.1

Raport -vanzari

Emitere fa ctura
Dat e--Clienti Documentede-ridicarea-marf ii Dat eclientiexterni

Co menzi clienti
Dat e-clienti-exist ent i
5.3

Dat e-facturi-emise

Genera re liste va nza ri

Client
5.4

factura-valuta-certificate

Fa ctura ex po rt

Anexa11. DFD de nivel 2 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului emitere factură
Comenzi clienti

Date--Clienti Date--Clienti

5.1.1

5.1.2

Factura noua

Factura proforma

Date-facturi Documente-deridicare-a-marfii

Client

Casierie

Anexa12. DFD de nivel 2 ”SC MOLDOPLAST” SA (Visible analist v7.4) Diagrama descompuneri procesului
Comenzi clienti

factură export

Date-clienti-externi
5.4.1 5.4.2

Factura valuta
Documente-deridicare-a-marfii

Certificat origine marfuri

Client

Certificate-originemarfuri


				
DOCUMENT INFO
Categories:
Tags:
Stats:
views:18759
posted:12/28/2009
language:Romanian
pages:36