Reunion Junta directiva Acta No 1

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Reunion Junta directiva Acta No 1 Powered By Docstoc
					                 Acta No. 01 de Reunión de Junta Directiva- ACOLEP.

Siendo las 5:10 pm del día 04 de agosto de 2006 se dio inicio a la reunión de la Junta
Directiva de ACOLEP realizada en el Instituto de Ciencias Naturales, Universidad
Nacional de Colombia, Bogotá.

El orden del día fue el siguiente:

   1.   Llamado a lista y verificación del quórum
   2.   Aprobación del orden del día
   3.   Informe de constitución legal de ACOLEP a cargo de Angela Amarillo
   4.   Definición de apertura de cuenta de ACOLEP
   5.   Definición de cuotas de afiliación
   6.   Discusión y aprobación de formatos de membresía
   7.   Estructura y contenido del Boletín de ACOLEP
   8.   Varios


   1. Llamado a lista y verificación del quórum. Cuatro de los cinco miembros de la
      Junta directiva estuvieron presentes en la reunión. El señor Gonzalo Andrade
      (Vicepresidente) en adelante GA, el señor Jean François LeCrom (Tesorero) en
      adelante JF, la señora Blanca Huertas (Vocal) en adelante BH y la señora Ángela
      Amarillo (Presidenta) en adelante AA. Se concluyó que existía el quórum y se
      procedió a abordar los demás puntos del orden del día. Dado que Lina Rocío
      Campos (Secretaría) en adelante LR, no estuvo en la reunión y quien se excuso
      previamente de no poder asistir, se designó a AA como secretaría de la reunión.
      BH asistio a la reunion desde Londres, UK mediante teleconferencia por el
      sistema Skype, con el soporte de la red de la Universidad Nacional de Colombia.

   2. Aprobación del orden del día. Se aprobó el orden del día propuesto.

   3. Informe de constitución legal de ACOLEP: AA comentó que es necesaria la
      consulta de un experto en asuntos tributarios con el fin de poder llenar
      cabalmente el formulario de Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN,
      pues se requiere registrar las obligaciones tributarias en que incurriría ACOLEP
      como entidad sin ánimo de lucro. GA plantea la posibilidad de preguntar a
      miembros de la Junta Directiva de la Asociación Colombiana de Ornitología a
      este respecto y de que JF pregunté a un contador. Se aprueban estas sugerencias
      y AA queda encargada de contactar a Loretta Rosselli secretaria de la
      Asociación Colombiana de Ornitología.

   4. Definición de apertura de cuenta ACOLEP: Hay consenso entre los participantes
      en que la cuenta debe ser abierta en una institución bancaria que tenga una
      amplia cobertura a nivel nacional. Se discutieron varias posibilidades. El
      Citibank, Conavi y Davivienda. Se descartó el CITIBANK por que de acuerdo
      con JF sus servicios son muy costosos. Se descartó también CONAVI, pues
      según AA y GA posee poca cobertura a nivel nacional. Se acordó abrir una
      cuenta en DAVIVIENDA por cumplir con los requisitos mencionados
   inicialmente. Esta cuenta sería abierta a nombre de ACOLEP y registraría las
   firmas del Tesorero, el presidente y el vicepresidente, en su orden. Se acordó que
   GA y AA abrirían la cuenta y JF registraría su firma posteriormente ya que por
   motivos de viaje al exterior no podrá estar disponible en el lo que queda del mes
   y se precisa la apertura de la cuenta cuanto antes para iniciar los procesos de
   afiliación de miembros.

5. Definición de cuotas de afiliación: GA propone una cuota de afiliación anual
   para estudiantes (pregrado y posgrado) de $25.000 pesos (Veinticinco mil pesos)
   colombianos y para profesionales de $50.000 (Cincuenta mil pesos)
   colombianos y para miembros del exterior su equivalente en dolares al cambio
   del dia. Hay consenso en la propuesta y se aprobaron estas tarifas por la
   totalidad de los participantes. Se discutieron las ventajas y desventajas de la
   membresía con única fecha anual para tal fin y de la membresía con una fecha
   distinta para cada miembro que dependiera de la fecha en la cual se dio su
   afiliación. Se aprobó que esta cuota debería ser cancelada por los miembros
   activos al inicio del mes de Julio de cada año independientemente de la fecha en
   la que cada miembro se afilie durante el año, teniendo como base que fue la
   fecha en que se creo ACOLEP.

6. Discusión y aprobación de formatos de membresía: AA trajo a la reunión los
   formatos elaborados y enviados a los miembros de la Junta con anticipación. BH
   GA y JF incluyeron cambios que fueron discutidos y aprobados. Se discutió la
   validez del formato de renovación de vinculación (ahora formato de renovación
   de membresía según sugerencia de BH aprobada por la Junta) y se acordó que se
   dejaría, pues como lo planteó AA permitiría mantener una mejor organización,
   registro y control actualizado de afiliaciones y renovaciones año a año, sin
   incurrir además en excesos de trabajo para el miembro de la Junta encargado de
   dicha tarea. De acuerdo con los cambios aprobados AA realizará las nuevas
   versiones de estos formatos, los enviará de vuelta a los miembros de la Junta
   para una revisión final. Posteriormente BH se encargará de pasar los formatos al
   Inglés y GA los pondrá a disposición del público en la página web de ACOLEP.

7. Estructura y contenido del Boletín de ACOLEP: Los diferentes asistentes
   plantean que el primer boletín debería incluir:

       a. Una presentación de los objetivos de ACOLEP
       b. Una fotografía del grupo de miembros fundadores y una reseña de este
          evento.
       c. El primer directorio de miembros de ACOLEP organizado por nombres
          alfabéticos, por intereses y por países entre otros.
       d. El lanzamiento del concurso del logotipo de ACOLEP (propuesto por
          JF). GA ofrece conseguir libros de la serie libros rojos y de la serie
          libretas de campo para dar como premio al ganador del concurso.
       e. Anunciar la constitución de un Comité de Edición del Boletín.
       f. Anexar fotografías y datos de especies que son inusuales de obtener dad
          la rareza de la especie, su clasificación como especie en vía de extinción,
          la inaccesibilidad a material de museo de la especie, etc (propuesto por
          BH).
           g. El formato de de afiliación a ACOLEP. No se incluiría por este año el de
              renovación de membresía.

           Se aprueba solicitar a LR su colaboración en la estructuración de una
           propuesta de boletín con esta información para ser discutida en la próxima
           reunión de Junta.

   8. Varios: No hay varios

Siendo las 6:20 pm, se da por terminada la reunión.

En constancia firma,




ANGELA R. AMARILLO SUÁREZ
Presidenta ACOLEP
Secretaria de la Reunión